檔案管理工作計劃大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案管理工作計劃范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

一、指導(dǎo)思想

以黨的十七大精神為指導(dǎo)，以加強(qiáng)農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民檔案工作為重點(diǎn)，緊扣“生產(chǎn)發(fā)展、生活寬裕、鄉(xiāng)風(fēng)文明、村容整潔、管理民主”的社會主義新農(nóng)村目標(biāo)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、樹立典型、規(guī)范建檔、有效利用，提高村級檔案管理整體建設(shè)，為我區(qū)推進(jìn)社會主義新農(nóng)村建設(shè)作貢獻(xiàn)。

二、工作目標(biāo)

圍繞建設(shè)社會主義新農(nóng)村的總體要求，將新農(nóng)村建設(shè)檔案工作作為當(dāng)前和今后一個時期的重點(diǎn)工作納入長遠(yuǎn)規(guī)劃。全區(qū)小康示范村建檔合格率達(dá)到100%，（建檔示范村暫定為如下幾個村：七河鄉(xiāng)五峰村委會、金安鄉(xiāng)龍山村委會、金山鄉(xiāng)金山村委會、束河辦事處黃山社區(qū)、西安街辦事處寨后社區(qū)），20xx年實(shí)現(xiàn)新農(nóng)村建設(shè)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

三、方法與步驟

（一）啟動階段：

3月開始，按照古城區(qū)社會主義新農(nóng)村建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室下發(fā)的文件精神，對全區(qū)行政村檔案人員進(jìn)行較為系統(tǒng)的培訓(xùn)。

（二）實(shí)施階段：

3月，明確1-2個小康示范村進(jìn)行檔案試點(diǎn)工作。3--4月，分片開展新農(nóng)村建設(shè)小康示范村檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

5—20xx年10月，全面開展小康示范村檔案工作。

（三）總結(jié)檢查階段：

10月，由區(qū)檔案局和區(qū)社會主義新農(nóng)村建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室對全區(qū)小康示范村檔案工作進(jìn)行檢查驗(yàn)收。

（四）全面推進(jìn)階段：

11月--20xx年12月，以小康示范村檔案工作為樣板，全面開展小康村建檔工作，20xx年1月組織抽查或檢查。

四、工作要求及責(zé)任劃分：

根據(jù)工作計劃，按照建檔要求，抓好試點(diǎn)工作，熱情服務(wù)，認(rèn)真指導(dǎo)，嚴(yán)格督查的要求，開展工作，確保村級檔案規(guī)范化，全面提高社會主義新農(nóng)村檔案工作規(guī)范化管理水平。

責(zé)任劃分：

王曉蘭負(fù)責(zé)祥和辦事處義和村委會。

篇（2）

調(diào)整我局檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。下設(shè)辦公室，全面負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)管理和建設(shè)工作。建立和健全檔案管理的各項工作制度。

二、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平

首先要組織全體干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》使大家進(jìn)一步提高對檔案工作重要性的認(rèn)識；尤其是檔案人員要堅持經(jīng)常學(xué)、自覺學(xué)、熟悉和掌握檔案知識，增強(qiáng)依法治檔的意識，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

三、狠抓檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，使之達(dá)到規(guī)范化、科學(xué)化和制度化

篇（3）

全面完善規(guī)范脫貧攻堅以來產(chǎn)生的所有檔案資料，做到以事實(shí)為根據(jù)，以精準(zhǔn)識別、精準(zhǔn)幫扶、精準(zhǔn)退出和鞏固脫貧成果為主線，以原始資料為基礎(chǔ)，以印證性資料為要件，確保各項資料齊全真實(shí)，實(shí)現(xiàn)貧困戶進(jìn)出軌跡隨時可查、隨時追蹤，檔案管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。村戶檔案資料要能充分印證錄入全國扶貧開發(fā)信息系統(tǒng)中的村戶數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容真實(shí)、過程真實(shí)、數(shù)據(jù)真實(shí)，防止弄虛作假、編造資料等行為，確保檔案資料齊全完整、真實(shí)可信、經(jīng)得起檢驗(yàn)。

二、主要內(nèi)容

（一）貧困戶家庭檔案資料。以戶為單位建立貧困戶檔案資料，存放于貧困戶內(nèi)。檔案封皮要寫清楚戶主姓名、聯(lián)系電話、家庭住址、脫貧狀態(tài)，并根據(jù)戶內(nèi)實(shí)際情況對清單目錄進(jìn)行如實(shí)勾選，貧困戶家庭檔案資料主要包含4類18項。

1.基礎(chǔ)工作方面：包括貧困戶幫扶連心卡，《扶貧手冊》、分年度家庭收入測算表。

2.精準(zhǔn)幫扶方面：包括“一戶一策”精準(zhǔn)脫貧計劃（需上墻），義務(wù)教育階段適齡人口接受義務(wù)教育情況證明，居民養(yǎng)老保險繳費(fèi)（代繳）憑證，基本醫(yī)療保險繳費(fèi)票據(jù)，住房安全等級認(rèn)（鑒）定表（或竣工驗(yàn)收表），住房安全達(dá)標(biāo)認(rèn)定書。

3.精準(zhǔn)退出方面：包括貧困戶退出驗(yàn)收達(dá)標(biāo)證明。

4.其他方面：包括建檔立卡貧困人口患者住院報銷憑證（或醫(yī)療費(fèi)用報銷明白卡），精準(zhǔn)扶貧專項貸款合同和還款憑證，公益性崗位聘用合同（協(xié)議），合作社帶動協(xié)議，入股配股帶貧協(xié)議（或入股分紅憑證），入股協(xié)議書、股權(quán)證及分紅記錄表，農(nóng)業(yè)實(shí)用技術(shù)或就業(yè)技能培訓(xùn)證書，扶貧政策到戶到人明白冊。

（二）村級檔案資料。村級檔案資料要體現(xiàn)精準(zhǔn)識別、精準(zhǔn)幫扶、精準(zhǔn)退出全過程，按照要求分類裝檔，檔案盒標(biāo)簽要醒目清楚，便于查閱；村級檔案資料重點(diǎn)包含4類9項內(nèi)容。

1.基礎(chǔ)工作資料：貧困村2018-2020年脫貧攻堅規(guī)劃。村級常住人口花名冊、駐村幫扶和結(jié)隊幫扶花名冊。

2.貧困人口動態(tài)管理資料（按年度規(guī)范）：貧困人口識別、退出程序性資料。

3.精準(zhǔn)幫扶資料：農(nóng)村飲水安全花名冊，義務(wù)教育階段適齡人口接受教育情況花名冊，基本醫(yī)療保險和享受參保資助花名冊，住房安全、危房改造、易地扶貧搬遷、不需改造的危房等臺帳，產(chǎn)業(yè)和就業(yè)扶貧臺帳。

4.貧困識別退出資料：貧困村退出程序性資料。

（三）駐村幫扶工作隊資料。工作隊要在積極配合村“兩委”做好村戶脫貧攻堅檔案資料的基礎(chǔ)上，及時規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)駐村幫扶工作隊各項臺賬資料；駐村幫扶工作隊資料主要包括8項內(nèi)容。

1.文件類檔案資料：省、市、縣印發(fā)的脫貧攻堅文件資料。

2.出勤請休假資料：考勤簽到簿、請銷假記錄、工作隊職責(zé)分工、輪流值班計劃表。

3.學(xué)習(xí)會議類資料：學(xué)習(xí)計劃、會議記錄、黨小組會議記錄、工作日志。

4.工作臺賬、花名冊：駐村工作隊工作臺賬、幫辦實(shí)事好事臺帳、幫扶干部進(jìn)村入戶臺帳、群眾來電來訪記錄、幫扶責(zé)任人與幫扶戶結(jié)對幫扶花名冊。

5.公示公開臺帳資料：督促村“兩委”扶貧資金項目公示公開臺賬、工作交接清單、工作隊經(jīng)費(fèi)使用報銷臺賬。

6.總結(jié)整改類臺帳資料：工作隊工作總結(jié)、季報表、幫扶單位臺賬、問題整改臺帳。

7.上墻張貼資料：駐村工作隊員信息公示牌，駐村工作公示欄，駐村工作隊工作職責(zé)、隊內(nèi)分工，扶貧政策宣傳材料等。

8.其他資料：“一戶一策”精準(zhǔn)脫貧計劃村內(nèi)留存?zhèn)浞荩ぷ髁咙c(diǎn)，其他階段性工作臺帳資料等。

（四）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料。按照《省<精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法>實(shí)施細(xì)則》文件和村級脫貧攻堅檔案資料管理要求，分類梳理歸檔，嚴(yán)格規(guī)范管理。

三、工作要求

脫貧攻堅檔案資料規(guī)范整理工作采取全面核查的方式開展。以村為單位，對全鎮(zhèn)范圍內(nèi)所有貧困人口的村實(shí)行村村過、戶戶清、項項核。由鎮(zhèn)扶貧站進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)格對照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行脫貧攻堅檔案規(guī)范整理，實(shí)現(xiàn)檔案資料分類清晰、信息真實(shí)準(zhǔn)確、填寫規(guī)范詳細(xì)。

篇（4）

學(xué)籍檔案是高等職業(yè)學(xué)院的寶貴財富。檔案工作是一項以提供檔案與教學(xué)服務(wù)的工作，同其它各行各業(yè)一樣，需要制定各種標(biāo)準(zhǔn)，作為開展工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，它是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由上級主管機(jī)關(guān)或會同標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商對檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，制定出科學(xué)的統(tǒng)一的規(guī)定和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行進(jìn)而修訂的全部過程。目的就是通過科學(xué)的制定、貫徹、修訂各科標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化。它的基本內(nèi)容有：檔案工作名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、代號代碼標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言標(biāo)準(zhǔn)、收集、整理、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、提供利用標(biāo)準(zhǔn)、檔案編纂及出版格式標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案裝具、檔案制成材料標(biāo)準(zhǔn)等。這些標(biāo)準(zhǔn)從制定到成熟需要一個相當(dāng)長的發(fā)展過程，而且這個過程是有規(guī)律的螺旋式上升，檔案工作現(xiàn)代化的水平也將隨著標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)動形式上升而逐步提高。因此，檔案工作者必須重視檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。下面對檔案工作化標(biāo)準(zhǔn)化談點(diǎn)粗淺的看法。

一、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提

檔案工作是高等職業(yè)教育事業(yè)中的重要組成部分。高等職業(yè)教育檔案工作要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，首先是檔案工作的一系列環(huán)節(jié)，如名詞術(shù)語、檔案著錄、代號代碼等都必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以便在進(jìn)行工作時有統(tǒng)一的原則和規(guī)范。因?yàn)闄n案工作現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的科學(xué)基礎(chǔ)之上，如果沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)不僅不利于檔案工作的開展，而且檔案的作用也將大大減弱。要實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作的現(xiàn)代化和學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化，還須建立檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系，在這個標(biāo)準(zhǔn)下開展工作才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。可見實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案工作現(xiàn)代化首先是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，離開了標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化。

二、標(biāo)準(zhǔn)化是衡量檔案工作質(zhì)量的尺度之一

檔案工作是一項專業(yè)性的服務(wù)工作，對高等職業(yè)教育服務(wù)的效果直接與檔案工作一系列環(huán)節(jié)中的標(biāo)準(zhǔn)化程序有關(guān)。檔案工作中的組卷、分類標(biāo)引、鑒定工作中的保管期限確定檢索工具的編制、提供利用、裝具設(shè)備等都必須制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對質(zhì)量規(guī)格、工作程序以及要求等相應(yīng)的做出明確的規(guī)定，嚴(yán)格地按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，就能促使各項工作早日走向規(guī)范化、統(tǒng)一化，從而提高檔案工作的質(zhì)量。例如檔案標(biāo)引工作，它是將文件或案卷的主題內(nèi)容賦予一定的標(biāo)識，作為存儲和檢索的依據(jù)，利用者查找檔案通過檢索標(biāo)識去判斷自己所需的材料，如果檢索人員按標(biāo)準(zhǔn)給出的檢索標(biāo)識準(zhǔn)確、恰當(dāng)，利用者就能迅速地找出自己所需要的資料，節(jié)約查找時間，而且查找效果好、效益高。如果檢索標(biāo)識不完全，專職性低，文件或案卷就可能被漏掉，使有用的檔案被埋沒，又有可能檢索出自己無用的材料。所以標(biāo)引工作必須要有標(biāo)引的規(guī)定與規(guī)則，保證標(biāo)引的一致性，使標(biāo)引工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。同樣道理，高等職業(yè)教育檔案工作的各個環(huán)節(jié)都達(dá)到了一定的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，學(xué)籍檔案工作的質(zhì)量才有可靠的保證，才能為發(fā)展高等職業(yè)教育提供豐富的資料。

三、標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案工作的工作效率，節(jié)約人力物力財力的有效措施

標(biāo)準(zhǔn)化能提高檔案工作的工作效率。搞好標(biāo)準(zhǔn)化對節(jié)約人力物力財力有重要作用，根據(jù)合理地標(biāo)準(zhǔn)化要求，人力物力財力資源都可以得到合理的利用。以整理工作中的組卷為例，過去由于文件和案卷的組卷方法沒有統(tǒng)一合理的標(biāo)準(zhǔn)，往往把不同歷史時期，不同組織單位的文件和案卷組織在一起，或者把不應(yīng)該分割的文件或案卷進(jìn)行分離組卷，致使文件或案卷本身固有的聯(lián)系被分割，隨意搬家，脫離形成單位，組卷不合要求，給查找者帶來麻煩，使利用者浪費(fèi)了很長時間還查找不到自己所需要的資料，造成人力物力的很大浪費(fèi)，影響檔案的社會效益。通過制定標(biāo)準(zhǔn)既可以把檔案的本來面貌反映出來，又能使文件或案卷在來源時間、內(nèi)容和形式等幾個方面形成一個有機(jī)的整體，查找迅速、方便、節(jié)約人力、使檔案工作者省出更多的時間去從事其他工作。在財力方面如能進(jìn)行裝具的改革、創(chuàng)新、制定出技術(shù)先進(jìn)、 經(jīng)濟(jì)合理的裝具標(biāo)準(zhǔn)，按標(biāo)準(zhǔn)化、系列化集中生產(chǎn)出一批耐腐蝕、耐老化的裝具就能降低造價，提高技術(shù)水平，節(jié)約大量的人力物力財力，加速高等職業(yè)教育檔案工作現(xiàn)代化。

四、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作科學(xué)管理的重要組成部分

所謂科學(xué)管理就是根據(jù)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法，依據(jù)各種科學(xué)管理制度對檔案進(jìn)行管理，開展各項工作，科學(xué)管理要求做到的標(biāo)準(zhǔn)是：檔案管理機(jī)構(gòu)高效化，管理方法科學(xué)化，管理工作計劃化，管理技術(shù)現(xiàn)代化等。要實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，只有各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作才能按標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。因此要實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理必須大力推行標(biāo)準(zhǔn)化。

五、標(biāo)準(zhǔn)化是推動高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案管理發(fā)展的重要條件

篇（5）

隨著科技、經(jīng)濟(jì)和社會建設(shè)的高速發(fā)展，檔案信息作為社會信息的一個重要方面，其內(nèi)容和形式也在不斷豐富和發(fā)展。社會對檔案信息的利用需求發(fā)生了很大變化，由過去的量少、零散、形式單一、內(nèi)容專門化，變?yōu)榱看蟆⑾到y(tǒng)、形式多樣、內(nèi)容豐宦。傳統(tǒng)的檔案管理方式已越來越不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)勢在必行。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題

眾所周知計算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計算機(jī)的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實(shí)行計算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機(jī)工作的技術(shù)要求。

那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏，內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。

2 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

（一）全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三）結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實(shí)行檔案計算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

（四）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（五）規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委，北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委；還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種；必要時加上人名、地點(diǎn)和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點(diǎn)、時間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

3 加快數(shù)據(jù)儲備，積極推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄？對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引；而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

（四）用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

篇（6）

二、工作目標(biāo)、任務(wù)：

以《檔案法》頒布為契機(jī)，有計劃、有步驟地開展學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹活動，增強(qiáng)全校教職員工的法制觀念和檔案意識，強(qiáng)化行政執(zhí)法的力度，提高全員執(zhí)法的自覺性，推動學(xué)校檔案工作向高標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)發(fā)展。

1.組織學(xué)校全體教職員工和檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，參照蘇州市檔案局學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》活動實(shí)施方案，進(jìn)行有計劃、有組織地宣傳、學(xué)習(xí)和落實(shí)。

2.在認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校政治學(xué)習(xí)對全校教職員工進(jìn)行宣傳、學(xué)習(xí)，通過印發(fā)宣傳材料、做檔案知識測試卷，提高法制意識和檔案意識。

3.按照《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》收集好各處、室、組等部門所形成的文件、材料，按分類方案進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝合，并在今年8月底，完成年度各種檔案資料的立卷工作，寫好立卷說明及簽定報告。

4.做好檔案臺帳，對各項內(nèi)容認(rèn)真填寫，為迎接一年一度的檔案法規(guī)性檢查作好準(zhǔn)備。

5.及時收取、處理各類文檔資料，為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

6.配合學(xué)校做好各類評估、評審、考核工作。

7.根據(jù)學(xué)校發(fā)展情況，及時做好資料的匯編、索引的延續(xù)工作，為學(xué)校擴(kuò)大社會效益。

三、工作安排：

第一季度：

1.制訂學(xué)校年工作計劃

2.收集本校年各科室所形成的文件、材料

3.做好本校新年度的文書處理工作

第二季度：

1.整理本校年文件資料，按《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》規(guī)定做好裝訂、分類、排列、編號、裝合工作，確保門類齊全，完成立卷任務(wù)

2.參加教育系統(tǒng)開展的檔案法制宣傳周活動

3.檢查本校檔案保管情況，如有不到位之處，及時向校領(lǐng)導(dǎo)匯報處理

第三季度：

1.做好本校檔案編制專題匯編及索引的延續(xù)工作

2.做好局檔案室、協(xié)作組來校年度檢查的準(zhǔn)備工作

3.做好年度安全檢查工作，迎接局檔案室對本校檔案安全情況的考核

第四季度：

1.收集本校各室所形成的文件、材料

篇（7）

兩河指揮部根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，充分認(rèn)識工程檔案在建設(shè)項目竣工驗(yàn)收中的重要性以及對項目建成后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改、審計等方面的重要作用，從項目立項開始，就成立檔案小組，配備專門工作人員，負(fù)責(zé)文件、圖紙、合同等資料的收集、管理工作。對項目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。

二、加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理信息化是新事物，有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式。因此要通過各種形式，組織檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們學(xué)會新知識，掌握新技能，提高對檔案信息化管理的重視程度，加大對法律法規(guī)的宣傳力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是積極參加各級檔案管理部門組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。二是在工作中實(shí)行一對一的幫扶方法，由業(yè)務(wù)工作水平較高的檔案管理人員對業(yè)務(wù)能力較差的管理人員進(jìn)行幫帶培訓(xùn)工作，在檔案資源、文書等方面的工作能力進(jìn)行科學(xué)有效的培訓(xùn)。

三、建立健全檔案管理規(guī)章制度

一是檔案收集工作。陡河青龍河防洪排澇綜合整治工程在與設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等參建單位簽署各類合同、協(xié)議時，明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等，把項目文件資料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。指揮部制定了《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項目檔案資料歸檔范圍及保管期限表》、《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項目檔案資料歸檔目錄》，按照前期資料、施工資料、監(jiān)理資料等八項內(nèi)容將檔案整理的收集歸檔范圍進(jìn)行了分類，明確了建設(shè)單位資料接收范圍及向城建檔案館移交資料范圍。《施工監(jiān)理階段資料立卷整理標(biāo)準(zhǔn)》對施工監(jiān)理單位提出了詳細(xì)的立卷整理方法及數(shù)量等要求。

二是建立合同臺帳。合同管理是項目建設(shè)中的一項重要內(nèi)容。項目建設(shè)初期應(yīng)該成立專門的部門對項目建設(shè)簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行審核、把關(guān)。制定合同審批單，對合同簽訂日期、內(nèi)容摘要、審核領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人、份數(shù)、保管出處等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，并分類匯總，建立臺帳。圍繞合同，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，整理裝盒后定期移交檔案室。并為日常管理工作和審計工作提前做好充分準(zhǔn)備。

三是檔案移交、鑒定工作。依據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗(yàn)收辦法》，為保證項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，指揮部結(jié)合實(shí)際，分別制定了適用于指揮部內(nèi)部資料及施工監(jiān)理單位移交程序及表格：指揮部相關(guān)各處室、所屬各單位均按照《歸檔目錄》要求及移交流程移交資料，遵循“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則。在掌握審核標(biāo)準(zhǔn)上，堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。

四是檔案分類編號。為了系統(tǒng)、科學(xué)的管理檔案，充分發(fā)揮工程檔案的作用，安全有序的對檔案進(jìn)行保管，檔案室首先對工程總體情況進(jìn)行了摸底、調(diào)研工作。按照六個單獨(dú)立項子項目將檔案分類大項依次分類。結(jié)合工程實(shí)際特點(diǎn)，編制了檔案號、檔案類目設(shè)置、檔案分類形式、排序等具體方案。

五是檔案數(shù)字化建設(shè)方案。隨著信息社會的到來，信息與信息技術(shù)應(yīng)用在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中日漸增多，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，成為了檔案工作發(fā)展的必然趨勢。兩河指揮部將工程檔案及文書檔案列入檔案數(shù)字化范圍，按照檔案部門規(guī)定，制定檔案數(shù)字化掃描加工方案。

篇（8）

所謂檔案管理基礎(chǔ)工作主要包含檔案信息的查詢、登記、裝訂、注銷和分類。其中檔案分類主要是指依據(jù)檔案管理規(guī)范，將檔案信息的內(nèi)容、用途和來源進(jìn)行分類整理，一般情況下來說，裝訂檔案主要采用三點(diǎn)一線法[2]。檔案信息進(jìn)行登記時，要將常規(guī)性的冊、單、表等使用在檔案整理、利用、進(jìn)出和保存等方面的記錄工作中，從而形成完整的原始檔案，并且保證檔案的安全性、完整性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案健全管理是非常重要的工作項目，保證檔案的完整能夠提高檔案信息的使用效率，并且能夠節(jié)約大量的人力，使檔案信息的檢索更加快速。檔案內(nèi)容主要是指企業(yè)和單位活動的過程中所產(chǎn)生的重要記錄，其具有時效性、重要性和獨(dú)特性等特點(diǎn)。有效開發(fā)檔案管理工作項目能夠?yàn)槭褂谜咛峁└玫姆?wù)，并且也能夠完善檔案基礎(chǔ)工作，同時現(xiàn)代化檔案管理水平也得到提升。將現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠有效強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作管理，從而使檔案基礎(chǔ)管理更加完善、全面。也能夠減少因?yàn)闄n案檢索中的問題，從而提升檔案檢索的能力。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作中的問題

目前，我國的綜合性檔案館數(shù)量眾多，其中的館藏內(nèi)容也較為繁雜，由于檔案信息保存的跨度時間較長，所以大部分檔案信息均屬于封閉式管理狀態(tài)，主要目的在于保證檔案信息的完整性、安全性，同時不同時期的檔案管理方式和整理質(zhì)量均不統(tǒng)一[3]，所以在檔案管理基礎(chǔ)工作中仍然存在不足和問題，具體體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）檔案信息保存的時間較長，所以部分檔案檔號不規(guī)范，經(jīng)常會出現(xiàn)無目錄的狀況，或者存在同一目錄號多個檔案信息的現(xiàn)象。

（二）檔案的全標(biāo)題書寫不規(guī)范，部分標(biāo)題無法反映內(nèi)部檔案的具體內(nèi)容，甚至部分檔案存在無標(biāo)題的狀況。

（三）在檔案信息中存在檔案標(biāo)題沒有涵蓋的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，從而產(chǎn)生信息檢索困難的問題。

（四）檔案信息存在頁碼標(biāo)記混亂的問題。

（五）部分檔案卷宗存在保存問題，時間上存在混亂，信息的種類和保存等級上也存在嚴(yán)重問題。

（六）檔案卷宗在歸檔后進(jìn)行保存，但是由于沒有規(guī)范性，所以造成檔案保存沒有規(guī)律性，從而為日后的管理帶來麻煩。

檔案館的建館時間越長，檔案數(shù)據(jù)量越來越大，則問題就越多，也越嚴(yán)重，所以針對這一現(xiàn)象，加緊完善檔案館的管理系統(tǒng)，并且將計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等全部納入到檔案管理中，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，有效提高檔案管理效率，同時能夠快速解決檔案管理信息中所遇到的問題。

三、檔案基礎(chǔ)管理工作在現(xiàn)代管理中發(fā)揮的作用

現(xiàn)代化檔案管理中，要促進(jìn)其完整性，為人們的信息查詢工作和搜索工作提供便利，需要將創(chuàng)新理念應(yīng)用其中，促進(jìn)檔案管理工作在執(zhí)行期間更為系統(tǒng)、更合理。并且，實(shí)現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)管理工作，也能推動檔案管理工作的有效進(jìn)步，從而為其發(fā)展提供有力決策。

（一）提高了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促使人們提高了檔案管理的要求。隨著科技不斷更新，現(xiàn)代化檔案管理逐步轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展道路。由于檔案管理發(fā)展的較為迅速，所以在管理過程中工作人員的能力無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，則無法讓檔案管理工作得到發(fā)展[4]，所以應(yīng)該有意識的培養(yǎng)檔案管理工作人員的管理意識，使工作人員能夠了解檔案管理基礎(chǔ)工作重要性，并且也要注重培養(yǎng)自身的基本能力，從而使檔案保管工作得到科學(xué)、全面的監(jiān)管，并且能夠有效保障檔案信息的安全性。同時應(yīng)該制定專業(yè)化的管理責(zé)任制度，使工作人員能夠銘記自身的工作責(zé)任，同時能夠保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，利用獎罰制度，能夠激發(fā)員工的工作積極性，有效完善檔案管理工作。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠取出雜劣信息

在進(jìn)行檔案管理的時候，經(jīng)常會因?yàn)闄n案信息未編碼、檔案信息資料雜亂等等問題而造成檔案數(shù)據(jù)信息檢索困難，所以需要進(jìn)行徹底的檔案信息資料重新整理，從而將混入到卷宗內(nèi)的雜亂內(nèi)容全部整理出來，有效杜絕出選卷宗過厚、未編頁碼等現(xiàn)象。如果在重新整理的過程中出現(xiàn)目錄、項目號、案卷號、頁碼、類別號、標(biāo)題、件號等信息不完整狀況，則需要立即進(jìn)行備注，并且進(jìn)行重新整理和填寫，通過這種處理方式不但能夠提高檔案信息的使用效率，還能夠改善檔案數(shù)據(jù)信息的拓展性，讓檔案信息容量保持在適度的水平和狀態(tài)，從而有效實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理。

（三）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠促進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展

現(xiàn)代化檔案管理工作要順利進(jìn)行，必須要強(qiáng)化管理工作人員的工作技能和職業(yè)素養(yǎng)，而管理工作人員如果要想強(qiáng)化自身的管理能力，則需要對案卷要求、歸類要求和歸檔要求等工作內(nèi)容進(jìn)行全面完善，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。在檔案管理工作中如果出現(xiàn)檔案信息不正確、檔案內(nèi)容不齊全等問題，即使應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也無法提高檔案管理工作的水平[5]。所以檔案管理部門應(yīng)該制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，并且結(jié)合自身的實(shí)際情況來規(guī)劃規(guī)章制度的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，并且管理工作人員的日常行為規(guī)范，并且嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理工作的各項環(huán)節(jié)，從而保障檔案管理基礎(chǔ)工作的順利完成，另外在檔案信息歸檔以后，還需要嚴(yán)格管理檔案信息的保存工作，保證檔案信息能夠及時的歸檔入庫，使數(shù)據(jù)信息能夠得到完整的保存，對以后的檔案信息檢索和應(yīng)用都有積極作用。

（四）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠使信息檢索工作順利應(yīng)用

在進(jìn)行檔案信息管理的過程中，檔案信息的歸檔和錄入是最基礎(chǔ)的檔案管理工作，只有掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作，并且能夠?qū)n案基礎(chǔ)工作執(zhí)行到極致，才能夠進(jìn)一步提升檔案信息的現(xiàn)代化管理水平，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。做好檔案基礎(chǔ)管理工作，能夠?yàn)槭褂谜咛峁┩晟频臋z索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息[6]。社會科技的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷的應(yīng)用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開性，只有不斷完善檔案管理基礎(chǔ)工作，才能夠使檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，并且迅速提高管理的效率和水平。在人們進(jìn)行數(shù)據(jù)信息檢索的過程中，只有保障數(shù)據(jù)信息、案卷號等信息準(zhǔn)確無誤后，才能夠提供完善的數(shù)據(jù)信息檢索服務(wù)。另外，應(yīng)該創(chuàng)建專業(yè)化的檔案信息收集小組，對檔案信息進(jìn)行收集、整理等工作，編制規(guī)范化的目錄，然后裝訂成冊進(jìn)行保存，從而節(jié)約了檔案管理工作人員數(shù)據(jù)收集、整理的時間。

（五）提升檔案利用率

篇（9）

2、案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。

3、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。

4、檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。

5、許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

6、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的對策

1、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計算機(jī)管理檔案后的利用效率。

2、全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

3、規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案室條件存在差異再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案室應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點(diǎn)和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的—個重要目的就是要使檔案為社會所用而實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

篇（10）

關(guān)鍵詞：

基層黨校；檔案；信息化管理；意義；策略

檔案管理工作對專業(yè)性和政策性具有較高的要求，黨校檔案作為黨校辦學(xué)和教學(xué)過程中形成的重要文件資料，記載著黨建的歷史，對黨校的發(fā)展具有很好的借鑒作用，因此需要對基層黨校檔案資料做好收集和整理工作，做好黨校檔案的管理工作，特別是在當(dāng)前信息化環(huán)境下，更需要努力提高基層黨校檔案信息化管理水平，確保基層黨校檔案工作能夠更好的適應(yīng)信息化時展的需求。

1加強(qiáng)基層黨校檔案信息化管理的意義

1.1有利于檔案管理效率的提高

基層黨校檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，檔案工作實(shí)現(xiàn)了自動化、實(shí)時化和網(wǎng)絡(luò)化，有效的降低了檔案人員的勞動強(qiáng)度，工作效率大幅度提升。而且檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，檔案可以實(shí)現(xiàn)即時查詢，能夠快速的檢索出自己所需要的檔案信息，有效的減輕了檔案管理人員查詢工作的負(fù)擔(dān)。同時檔案借閱過程中直接采用計算機(jī)進(jìn)行管理，而且能夠自動產(chǎn)生催還記錄，能夠及時對借閱者進(jìn)行催還。而且在檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)后，檔案部門則會不僅僅是對檔案進(jìn)行保管，而成為整體單位內(nèi)部的信息中心，檔案利者可以直接在計算機(jī)上查閱自己所需要的檔案資料，有利于工作效率的提高。

1.2實(shí)現(xiàn)了檔案管理與信息電子化的有機(jī)結(jié)合

在計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，對檔案管理工作提出了更高的要求，隨著檔案管理工作與現(xiàn)代技術(shù)不斷結(jié)合，檔案管理信息化水平不斷提高。在信息化環(huán)境下，檔案管理人員也需要及時轉(zhuǎn)變觀念，樹立良好的服務(wù)意識，不斷的增強(qiáng)自身的現(xiàn)代化管理能力，在具體工作中充分的利用現(xiàn)代化手段來對檔案進(jìn)行整理和保管，有效的提高了工作效率，更好的推動了檔案資源的開發(fā)利用，檔案工作也會越來越規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

1.3檔案管理信息化是形勢發(fā)展的需求

目前，大多數(shù)基層黨校對檔案的管理與形勢的發(fā)展要求是不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用。運(yùn)用信息化對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。

1.4能大大提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案的管理不僅要求工作人員懂得紙質(zhì)檔案管理的操作技術(shù)，還要求工作人員能夠熟練地使用電子計算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的信息化檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)信息化進(jìn)程的需要，檔案管理信息化中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，讓管理人員及時掌握最新的信息化管理方法，只有這樣通過學(xué)習(xí)和熟練運(yùn)用計算機(jī)業(yè)務(wù)技能來提高管理水平的效果。

2做好基層黨校檔案信息化管理的具體策略分析

2.1加強(qiáng)基層黨校檔案信息化法制建設(shè)

在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的新形勢下，檔案工作需要以《檔案法》為核心，進(jìn)一步對相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行完善，構(gòu)建完善的檔案行政法規(guī)體系，抓好地方信息化立法工作，建立健全檔案信息化管理的法律法規(guī)保障體系。同時還要對檔案信息化相關(guān)制度進(jìn)行完善，規(guī)劃電子文件信息的采集、整理、存儲格式等，制定電子文件歸檔、整理、利用等方面的工作規(guī)范，進(jìn)一步完善電子文件的保管和存儲方面的安全制度，有效的保證基層黨校檔案信息化管理工作的規(guī)范性，更好的促進(jìn)黨校檔案工作的順利開展。

2.2加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)及其安全系統(tǒng)建設(shè)

目前網(wǎng)絡(luò)安全已成為世界各國在信息化建設(shè)過程中十分關(guān)注的一個問題。檔案是一種重要的信息資料，而且許多帶有一定的密級，利用計算機(jī)系統(tǒng)處理信息時，必須采取信息"管理一條線"的原則，將保密及本單位業(yè)務(wù)需求和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一建設(shè)，充分實(shí)現(xiàn)公文管理、檔案管理及文檔一體化和安全保密工作和技術(shù)應(yīng)用的同步。這樣才能使電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)先進(jìn)的實(shí)用性和較完善的安全保密性得到有效保證。因此，在技術(shù)上要不斷更新保密手段，在管理上要嚴(yán)禁信息上網(wǎng)，對已經(jīng)上網(wǎng)的信息要做好系統(tǒng)和數(shù)據(jù)備份。

2.3加快檔案系統(tǒng)數(shù)字資源建設(shè)

檔案系統(tǒng)資源的建設(shè)是指現(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng)歸檔文件的收集和館（室）藏檔案的數(shù)字化兩部分內(nèi)容。現(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng)歸檔文件的收集主要是指電子政務(wù)和采用辦公自動化系統(tǒng)形成的電子文件。館（室）藏檔案的數(shù)字化，即利用專用掃描設(shè)備如工程掃描儀、文檔高速掃描儀等設(shè)備對館藏的圖紙、文檔、聲像等檔案進(jìn)行掃描和處理等工作，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子文件的轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化發(fā)展將進(jìn)一步完善我國以紙質(zhì)檔案為主體的檔案信息資源體系，為社會各界提供更為豐富的信息資源。

2.4加強(qiáng)檔案信息化人才的培養(yǎng)

由于檔案信息化建設(shè)具有較強(qiáng)的技術(shù)性，因此對檔案管理人員具有較高的要求。作為檔案信息化管理人員，不僅需要掌握專業(yè)檔案知識，而且還要熟悉計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，只有這樣才能更好的勝任自身的工作。因此在信息化環(huán)境下，基層黨校需要做好檔案信息化人才的培養(yǎng)工作，對于在職人員，需要定期進(jìn)行培訓(xùn)，使其在培訓(xùn)中能夠更扎實(shí)的掌握分檔案基礎(chǔ)理論知識，提高自身的理論水平和分析能力，熟練對計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理軟件進(jìn)行應(yīng)用。同時基層黨校還需要組織多種形式的技術(shù)培訓(xùn)和交流，為檔案管理人員營造一個良好的學(xué)習(xí)氛圍，努力提高自己的知識積累，掌握各種新技術(shù)和新方法，打造一支高素質(zhì)的復(fù)合型檔案信息化人才隊伍。

3結(jié)論

基層黨校作為基層黨員干部教育和培訓(xùn)的重要基地，在新形勢下，需要對基層黨校檔案信息化管理給予充分的重視，這是一項長期性和系統(tǒng)性的工程，需要人力、物力和財力的投入。在基層黨校檔案信息化管理工作中，需要加快改變傳統(tǒng)的管理方式，充分的利用先進(jìn)的技術(shù)來推動檔案信息化建設(shè)，使基層黨校檔案工作更好的融入到信息社會中來，培養(yǎng)出更多的基層黨員干部，為我國經(jīng)濟(jì)和社會的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉志鵬.黨校檔案信息化建設(shè)存在的問題及發(fā)展對策[J].黑龍江檔案，2013（2）：15.

篇（11）

作者簡介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學(xué)本科，副研究館員，檔案管理

隨著社會的進(jìn)步，檔案工作顯得愈發(fā)重要，我們要不斷發(fā)展檔案館中的檔案類型，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，要想做到檔案資源的豐富，就要進(jìn)行檔案的收集工作。在我國的眾多地區(qū)，都已經(jīng)逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步探討了如何對檔案的收集工作進(jìn)行規(guī)范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關(guān)人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，豐富檔案館內(nèi)的收藏。

一、檔案征集工作的涵義

要相對檔案進(jìn)行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發(fā)展檔案事業(yè)的重點(diǎn)任務(wù)。檔案征集就是將檔案進(jìn)行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行細(xì)致的分析，進(jìn)行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進(jìn)檔案館內(nèi)。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現(xiàn)出一個國家發(fā)展的狀況，還能預(yù)示今后國家的進(jìn)一步發(fā)展，所以我們要加強(qiáng)檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對檔案進(jìn)行的進(jìn)一步整理或是保管工作。

二、檔案征集工作的流程

在檔案征集的過程中，我們應(yīng)該從如下幾個方面開展，大致的流程可以分為五個部分，其中又可以細(xì)化為多個步驟，下面我們來進(jìn)行大致的了解。首先，要想進(jìn)行檔案的收集，就要制定合理的計劃，這樣才能有序的進(jìn)行工作，在完成規(guī)劃的制定后，我們就可以廣泛對檔案的征集提出意向了，在此基礎(chǔ)上，對檔案的規(guī)劃進(jìn)行評估，看使其否符合檔案征集的相關(guān)要求，并且召開專家會議，對檔案征集的可行性進(jìn)行詳細(xì)的探討，在完成上述步驟后，就可以進(jìn)行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進(jìn)行檔案的收集過程中，篩選出有價值的檔案進(jìn)行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進(jìn)行整理，同時要對檔案的捐贈者進(jìn)行一定的獎勵，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進(jìn)行保管了，在保管的同時，還應(yīng)該建立專門的業(yè)務(wù)檔案，以便做到有據(jù)可依，也便于對檔案進(jìn)行查找。

三、檔案征集工作流程規(guī)范化管理探討

檔案的征集工作每一個環(huán)節(jié)、每一個步驟都要設(shè)立相應(yīng)的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據(jù)。只有進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能將我國的檔案事業(yè)發(fā)展得越來越好，同時也能夠促進(jìn)檔案征集工作的進(jìn)一步發(fā)展，下面我們對其中的幾個環(huán)節(jié)進(jìn)行一定的分析。

1、“檔案的征集規(guī)劃”是保證檔案征集工作順利實(shí)施的基礎(chǔ)，工作人員在對檔案進(jìn)行征集的過程中，都是以該規(guī)劃為向?qū)Ф_展工作的。對檔案征集進(jìn)行規(guī)劃其中包含了較多的內(nèi)容，以征集原則為基礎(chǔ)，涵蓋了各個方面的內(nèi)容，例如征集的方式，對不同的檔案信息進(jìn)行不同方式的征集工作，還有從經(jīng)費(fèi)的方面進(jìn)行考慮，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)的預(yù)算等。其中征集原則是十分重要的，因?yàn)槠浜w了檔案征集工作的重要內(nèi)容。要在檔案館的收藏范圍內(nèi)進(jìn)行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進(jìn)館的，如果將所有的信息都收集進(jìn)檔案館內(nèi)，其空間也不能夠滿足相應(yīng)的要求，所以我們應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，充分考慮到檔案館內(nèi)所需要的資源。除此之外，對檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對檔案的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，以便在今后的工作中向貢獻(xiàn)檔案的人員進(jìn)行一定的獎勵。

2、“召開專家鑒定會”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當(dāng)單件或批量征集金額超過規(guī)定金額，或?qū)φ骷瘜ο蟮恼鎮(zhèn)位蛘邇r值存在爭議的時候，才由檔案館或者征集對象持有人提請召開專家鑒定會。“征集檔案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨(dú)立于征集人員的其他人員。筆者認(rèn)為，為了保證征集檔案及時交到檔案館，及時完成整理工作進(jìn)入庫房，由獨(dú)立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進(jìn)館后未能進(jìn)入庫房這一暫存時期的管理，更為穩(wěn)妥。

3、“獎勵捐贈”。獎勵僅適用于持有人無償向檔案館捐贈檔案的行為。為了達(dá)到規(guī)范的目的，在控制流程的基礎(chǔ)上，需要制定系列配套的制度和相應(yīng)的文本。

四、規(guī)范檔案征集人員行為

1、現(xiàn)有的行政規(guī)章，如某省《檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規(guī)定“：檔案館征集檔案，應(yīng)當(dāng)有2名以上工作人員共同進(jìn)行。征集檔案時，檔案征集人員應(yīng)當(dāng)主動出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件。檔案征集人員應(yīng)當(dāng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的檔案交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)將征集的檔案登記造冊。檔案征集人員將征集的檔案據(jù)為己有的，由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責(zé)令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

2、征集工作是一項政策性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，檔案館可以在行政規(guī)章的基礎(chǔ)上，依據(jù)《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》和《國際博物館協(xié)會職業(yè)道德準(zhǔn)則》等，制訂《檔案征集人員行為規(guī)范》，對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對待征集對象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對象；二是必須認(rèn)真收集、科學(xué)記錄擬征集對象的原始資料；三是嚴(yán)格執(zhí)行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務(wù)工作領(lǐng)域相同的私人收藏活動；五是嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

3、加強(qiáng)檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規(guī)章的出臺，對加強(qiáng)、規(guī)范檔案征集工作，有效地保護(hù)和利用檔案是十分必要的。《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)雖然對檔案征集有所規(guī)定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺的行政規(guī)章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規(guī)范檔案征集工作，有必要在上述法規(guī)規(guī)章的基礎(chǔ)上進(jìn)一步認(rèn)真梳理檔案征集工作流程，制定工作規(guī)范。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一，為了不使眾多具有價值的檔案流落在民間，我們要加強(qiáng)檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規(guī)范的進(jìn)行，促進(jìn)檔案征集工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)