檔案管理認知大全11篇

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篇（1）

我國現(xiàn)有的人事檔案管理制度是以政治身份登記、城鄉(xiāng)戶籍以及土地所有制等為代表的社會身份登記制度。然而在當前社會轉(zhuǎn)型關鍵時期，一方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作對于個人的信息獲取還做不到“快、精、準”。另一方面，人才流動的頻率越來越頻繁，事業(yè)機關單位引進企業(yè)人才致使企業(yè)人才流向事業(yè)機關單位的現(xiàn)象越來越多，而現(xiàn)有的人事檔案管理制度限制了人才流動，并出現(xiàn)了擅自建檔、棄檔、扣檔、偽造檔案以及內(nèi)容陳舊單一等現(xiàn)象，不僅影響其作用的發(fā)揮，還影響了人事檔案管理的真實性和權威性，降低了人事檔案的可信度，不利于我國人力資源管理工作的正常有序進行。因此人事檔案管理制度改革勢在必行。

一、當前人事檔案管理制度存在的問題

（一）對人事檔案管理的不重視。

人事檔案管理工作反映了一個人的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及社會活動等各項內(nèi)容的信息材料，均是以個人為單位保存下來的文字、表格以及證件等其他形式的原始資料，它是國家機構、社會組織以及企事業(yè)等機構考核人才的重要材料之一。人事檔案管理則是按照國家規(guī)定對人事檔案進行收集、整理、歸檔以及管理利用的過程。當前很多人對于人事檔案管理的認識出現(xiàn)了一些認知方面的偏差，從而出現(xiàn)了擅自建檔、棄檔、偽造檔案等現(xiàn)象。另外，隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展人口流動的次數(shù)越來越頻繁，這給人事檔案管理工作帶來了很大的難度。

（二）人事檔案的信息化水平低。

在當今信息化時代，信息技術已經(jīng)逐漸滲透到我們生活的各個領域。但是人事檔案信息化建設的速度非常慢，很多人事檔案依然還是采用過去的紙質(zhì)檔案記錄，只對部分人事檔案實現(xiàn)了電子化管理，對于很多人事檔案的資料檢索、調(diào)閱檔案以及檔案記錄等仍是手工操作，還沒有建立起現(xiàn)代化的人事檔案管理信息資源庫，這在很大程度上導致人事檔案信息的利用率低，沒有發(fā)揮出人事檔案管理應有的作用。

二、社會轉(zhuǎn)型時期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新人事檔案管理制度。

人事檔案管理工作是對一個人的社會活動進行真實的記錄，加強人事檔案管理工作是為了更好地維護事業(yè)單位人才的合法權益。針對當前人們對人事檔案管理工作方面存在的認識偏差，人事檔案管理部門必須要加強對人事檔案管理工作的宣傳，提高人們對人事檔案管理的正確認識，從而促進人事檔案管理資源的收集、保管、開發(fā)以及利用，不斷提高人事檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量。其次就是作為人事檔案管理的工作人員，必須要不斷學習新知識和新技能，掌握現(xiàn)代化的信息處理手段，為人事檔案管理工作打下良好的基礎。

（二）加快人事檔案數(shù)字化建設。

計算機信息技術的發(fā)展與普及極大地改變了人們的生活生產(chǎn)方式，將計算機信息技術應用在人事檔案管理工作中可以提高人事檔案管理的信息化水平。首先，人事檔案管理單位要積極引進掃描儀、復印機以及打印機等相關的硬件設備，為人事檔案的數(shù)字化建設提供必要的物質(zhì)基礎；其次就是要建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將所有人事檔案資料錄入信息管理系統(tǒng)中，并將這些資料分門別類存儲好，進而有利于后期的管理、調(diào)取和利用，不斷提升人事檔案信息的利用率。第三，根據(jù)相關規(guī)定，國家對于干部人事檔案必審、個人事項報告必核，注重對干部實際工作能力的考察，進而全面選擇那些專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)思想過硬的行家，但為了確保人事檔案的真實性和可靠性，人事檔案管理人員必須對所有檔案信息資料進行摸底與核實，為國家機構、社會組織以及企事業(yè)用人單位提供真實可靠的數(shù)據(jù)參考。

（三）將人事檔案管理納入個人信用體系的建設中。

隨著社會主義市場經(jīng)濟制度的不斷建立，事業(yè)單位也進行了一系列的創(chuàng)新與變革，很多事業(yè)單位開始逐漸市場化。在當下社會轉(zhuǎn)型的關鍵時期，人事檔案還應該與社會主義市場經(jīng)濟的個人信用體系聯(lián)系起來，將個人身份證明、銀行信用記錄情況、是否涉案等信息真實反映出來，給用人單位提供參考。目前秦皇島市人力資源和社會保障局正在積極探索人社信用體系建設，將社會流動人員的人事檔案管理納入到社會信用體系中，并制定了《流動人員人事檔案管理服務中開展社會信用體系建設試點實施意見》，要求全市人才交流服務中心，加快信用體系建設，制定信用信息目錄以保護個人資料，推廣職業(yè)信用報告以加強職業(yè)道德建設，這對于推動我國個人信用體系建設以及人事檔案管理改革工作具有重要借鑒意義。

三、結(jié)束語

當前我國正處于社會轉(zhuǎn)型的關鍵時期，人事檔案管理直接關系到我國人力資源管理工作。創(chuàng)新人事檔案管理制度、加快數(shù)字化建設、建立多元化管理模式讓我國人事檔案管理符合經(jīng)濟社會的發(fā)展要求。

【參考文獻】

篇（2）

在我國的檔案管理工作中，特別是林業(yè)檔案管理工作，有很多的檔案管理人員包括部分領導干部都缺乏對檔案工作的認識，覺得檔案工作就是簡單的抄抄寫寫，只是單純的保管事務性工作，不是單位的重點工作，也不會給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，遵循不丟失和不泄密的原則就行了。嚴重輕視檔案工作的思想內(nèi)容，部分管理人員對檔案工作缺乏深入了解，忽視檔案工作的重要性，長此下去，將無法適應當代的檔案管理需求。

（二）檔案管理人員素質(zhì)較低

多數(shù)的檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入有限，在日常事務上，往往只是將材料放人檔案盒，不進行及時的整理歸檔，加上歸檔的材料還不夠真實和準確。嚴重影響了檔案管理水平。

（三）檔案室環(huán)境設施落后

檔案室的環(huán)境設施是做好檔案管理工作的前提和基礎，營造濃厚的檔案管理氛圍是檔案工作的重點，在林業(yè)檔案室，由于檔案管理必備的條件較差，缺乏專用的檔案室，加上檔案室的環(huán)境狹窄和潮濕，檔案設備不配套，造成檔案材料的霉變和蟲蛀，嚴重影響檔案的美觀和完整。所以，良好的檔案環(huán)境可以提高檔案管理質(zhì)量。

二、林業(yè)檔案管理工作的策略研究

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

由于檔案自身的保密性等特點，要求加強檔案工作隊伍建設，挑選政治上可靠、作風正派、責任心強的檔案管理人員從事檔案工作管理，關心他們工作和生活，積極發(fā)揮他們的主動性和創(chuàng)造性。檔案管理人員的素質(zhì)高低直接決定論檔案管理工作的好壞，所以，作為林業(yè)檔案管理人員，必須加強自身的專業(yè)水平，通過教育培訓機構提高自身素質(zhì)，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

（二）建立健全檔案管理制度

建立健全檔案工作管理制度必須遵循如下要求：首先，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合林業(yè)單位的特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。其次，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。最后，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，體現(xiàn)檔案管理制度的法律性和權威性。

（三）提高檔案管理工作的認知度

篇（3）

目前在一些單位中檔案管理部門對人事檔案管理的制度及模式還存有一些不足之處，這些管理問題在一定程度上限制了管理工作的開展，影響了人事檔案在單位中的作用效果。目前我國經(jīng)濟形勢處于轉(zhuǎn)型及調(diào)整時期，這對單位人員調(diào)動有著非常大的影響，人事檔案的作用所起到的效果也愈加突出，因此，對其管理制度與模式的改革創(chuàng)新就更應受到單位和社會的重視。

一、當前人事檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理不當，人員流動性大。

事業(yè)部門聚集了大量的高素質(zhì)以及高層次人才，這些人才在單位處于專業(yè)要求較高的崗位中，因為這些人的發(fā)展前景、專業(yè)特點以及再教育等原因?qū)е缕淞鲃有暂^大。傳統(tǒng)的檔案管理方法由于工作繁雜，單一重復，導致很多人才不愿意長期從事檔案管理工作，造成人員的大量、快速流動。

（二）管理工作不科學，缺乏合理的考核規(guī)范。

當前，我國缺乏科學的員工考核依據(jù)和人事檔案管理制度，很多用人單位是根據(jù)人事檔案對員工進行工資晉級和職務晉升，而不是根據(jù)員工的貢獻價值、工作能力以及知識水平，用人單位缺乏公正、合理、科學的考核標準，對員工的工作積極性造成很大的負面影響。

（三）檔案管理工作秩序混亂，歸檔不及時。

當前，很多用人單位已經(jīng)充分認識到人才對單位和企業(yè)發(fā)展的重要性，因為，紛紛采取相關的優(yōu)惠政策來吸引專業(yè)人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調(diào)動的情況下，用人單位使用三不要做法，即不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調(diào)出手續(xù)，造成部分檔案歸檔不及時，影響正常的檔案使用秩序。

（四）人事檔案管理內(nèi)容陳舊。

人事檔案管理中所涉及的管理內(nèi)容比較陳舊，無法滿足現(xiàn)代單位對于人才的基本管理需求，也無法切實適應于現(xiàn)代單位檔案管理的需要，而對于個人參加各類培訓，獲得技能證書情況等又缺乏相應的記錄格式。另一方面，由于個人關系等主觀情況導致人事檔案中出現(xiàn)很多虛假的記錄，這就使得人事檔案管理失去真正的意義，無法充分反映個人的真實情況。

二、人事檔案管理工作進行改革創(chuàng)新的對策措施

（一）正確認知人事檔案管理，樹立服務意識。

要正確認知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進管理工作的全面開展。首先，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理觀念，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監(jiān)督體系。第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業(yè)以及機關等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當做基礎工作來做，引導相關管理人員執(zhí)行自己職責，在實際工作中提高工作水平，促進管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務。

（二）改進檔案管理方法，提高工作效率。

相關單位要改進檔案管理方法，為提高管理水平提供條件，對人事檔案進行管理要從傳統(tǒng)的分散模式向統(tǒng)一模式轉(zhuǎn)變。加強事業(yè)企業(yè)同社會管理機構的交流合作，整合檔案信息資源，促進檔案管理向信息化方向發(fā)展，加強檔案資源的應用和開發(fā)。同時，還要建立完善的檔案管理條例，科學制定管理方法，使檔案管理充分滿足市場經(jīng)濟的需求，促進檔案管理水平的提高。

（三）做好管理人員培訓工作，提高隊伍的專業(yè)素養(yǎng)。

人事制度的深化改革對管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出高要求。在新時期下，領導一定要選擇責任感強、工作態(tài)度認真嚴謹?shù)娜藛T從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和專業(yè)素質(zhì)的管理團隊，并且對其進行培訓教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時，還要聘請專業(yè)檔案管理人員進行專業(yè)培訓，樹立正確科學的管理理念，利用現(xiàn)代信息技術進行檔案管理，更新檔案管理方式。

（四）充實檔案管理內(nèi)容，便于查閱相關個人信息。

聘用書、工作協(xié)議、勞動合同等相關法律文件是人事檔案的關鍵組成因素，一定要進行及時歸檔，同時，解聘、辭聘以及考核等相關資料也要及時存入檔案中，充實檔案內(nèi)容、豐富個人信息，為以后的查閱提供便利。

（五）成立檔案管理機構，制定科學合理的管理制度。

由于人員流動頻繁，人事檔案不能由所在企業(yè)或者單位完全控制，要成立專門的、中立的、社會性的管理機構。檔案管理機構要遵守國家檔案管理、勞動以及人事的相關政策、制度以及法律，接受檔案管理部門、勞動部門以及國家人事部門的檢查和監(jiān)督，制定科學的管理條款。總之，要想適應單位的發(fā)展及市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)變就需要突破原有管理模式的局限，通過時代的角度去探索及創(chuàng)新管理制度，根據(jù)人事檔案的作用及要求對其制度及模式進行科學合理的改進。上文的內(nèi)容主要指出人事檔案應具有一定的隱私性，并在實際中受法律的保護，在尊重員工的同時，建立公開、透明、公正的高效的人事檔案管理體系，利用創(chuàng)新的角度對人事檔案進行有效管理。

參考文獻：

[1]鐘莉梅.論新時期人事檔案管理制度的改革[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2013(09):216-217.

[2]王麗濤.人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務,2017(03):154.

篇（4）

二、高校檔案管理人員職業(yè)道德建設的重要意義

（一）有利于激發(fā)高校檔案管理人員的職業(yè)責任心。高校檔案管理人員職業(yè)責任心指的是從事高等教育事業(yè)的檔案管理人員對自己所承擔的檔案管理責任的認知和感覺，它是高校檔案管理人員被賦予責任之后，內(nèi)化于高校檔案管理人員的一種心理狀態(tài)，正是這種心理狀態(tài)激勵著高校檔案管理人員忠于職守、勤奮工作，甚至是精益求精。高校檔案具有歷史憑證、工作查考、經(jīng)驗總結(jié)、科學研究、輔助決策、積累知識和開發(fā)信息等作用，不僅是高校的財富，也是國家和人民的寶貴財富。

（二）有利于提高高校檔案管理人員為師生服務的質(zhì)量。高等院校的廣大師生普遍對檔案管理工作感覺陌生，雖然國家制定了許多相關的法律法規(guī)為高校檔案管理人員的工作提供了一定的保證，但事實上，高校檔案的開放水平、工作形式與廣大師生的需求還存在一定的差距。檔案只有被利用，才能體現(xiàn)出價值，不斷更新服務的形式，加大服務師生的力度，檔案館的價值才能得以更好的發(fā)揮。

三、高校檔案管理人員職業(yè)道德建設存在的主要問題

目前高校檔案管理人員的職業(yè)道德的整體和主流是好的，但還存在著一些問題，需要引起重視和加以改進。

（一）部分高校檔案管理人員缺少奉獻精神。由于部分高校檔案管理人員認為自己的工作是平凡、枯燥、繁瑣，是為他人作嫁衣的工作，所以在工作當中積極性不夠，計較個人得失，以自我為重，不能一心為檔案事業(yè)著想，這些都體現(xiàn)出部分檔案管理人員，缺少奉獻意識，阻礙高校檔案工作的向前發(fā)展。

（二）高校檔案管理人員缺乏服務意識。高校檔案管理人員沒有對檔案服務工作做到真正的認識。有部分高校檔案管理人員自身修養(yǎng)不夠，在對待查檔案人群中，把人分等級。還有部分檔案管理人員的重藏輕用的思想比較嚴重，在檔案管理中過度偏重于維護檔案的保密、安全和完整，忽略高校檔案管理的根本目的是為師生和其它人員提供服務的思想。

（三）部分高校檔案管理人員缺乏責任感。一部分檔案管理人員只關心自己在檔案技能提高和職稱的評定方面，而對檔案工作方面投入的精力較少，在為利用者服務當中出現(xiàn)態(tài)度冷漠、隨便應付。在對一些保密檔案資料時，不應開放的檔案資料無意地給外傳出去，造成保密的信息泄密。在保管一些保密資料和移動介質(zhì)當中，出現(xiàn)粗心大意，不遵守保密制度，將保密檔案隨意堆放，出現(xiàn)泄密現(xiàn)象。這些都表現(xiàn)在工作當中缺乏責任意識。

（四）部分高校檔案管理人員的專業(yè)技能素質(zhì)偏低。一些檔案管理人員不熟悉檔案庫藏信息，對庫藏的存放位置不了解，使查檔帶來盲目性，浪費了利用者的時間;專業(yè)技能低就無法進行檔案的參考資料的編寫、匯編檔案文集、編篡檔案史料，參與歷史研究和編史修志等工作。也由于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的不到位，編研意識的缺乏，致使檔案管理人員缺乏檔案編研的主動性、積極性，使檔案信息開發(fā)工作很難堅持下去，高校的檔案資源很難得到很好的利用。

四、提高高校檔案管理人員職業(yè)道德的基本方法

（一）開展正面教育，強化榜樣作用。曾說過“:人是要有點精神的，那么，精神是什么?”榜樣人物的先進事跡告訴我們:人與人相比也許并不多什么，只是一點精神;人與人相比也許并不少什么，也只是一點精神。但沒有精神，一切皆無從談起!敬業(yè)精神不僅僅是發(fā)展的起點，而且還是奮斗的目標，更是事業(yè)發(fā)展道路上奮發(fā)圖強的精神動力。

（二）搞活人事制度，做到人盡其才。中國有句俗語，叫做“人盡其才，物盡其用”。關鍵在于把人擺在適當?shù)膷徫唬盐锓旁谇‘數(shù)牡胤健Ｗ鰹槿耸虏块T講究“人崗匹配”，就是“人適其事，事宜其人”的原則，根據(jù)人員的專長，安排適當?shù)奈恢茫⒁勒諉T工的優(yōu)缺點，做機動性的調(diào)整，這樣達到人與事的統(tǒng)一，發(fā)揮人的最大效能。

篇（5）

在數(shù)據(jù)信息重要性日益提升的今天，當前人事檔案管理工作雖然受到了更多的關注，但也同樣存在著很多的不足與缺陷。因此，要想讓人事檔案資料在高職院校人事管理活動中發(fā)揮出更大的作用，未來就必須要對人事檔案管理工作展開全面創(chuàng)新，而針對高職院校人事檔案管理創(chuàng)新意義與路徑的相關研究，自然也同樣是十分具有現(xiàn)實意義的。

一、高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新原則

（一）服務性對于高職院校來說，人事檔案資料既是對教職工人員自然狀況的抽象記錄，同時也是開展人事管理工作的重要依據(jù)，其實際應用價值是非常強的，但從目前來看，由于很多高職院校對人事檔案資料的認知存在偏差，未能正確認識到人事檔案的重要性，因此在開展人事檔案管理時，往往只是為了應付上級要求或是盲目效仿其他高校，對于人事檔案管理的實際作用則并不關注，而人事檔案管理本身也因此變得缺乏實效。針對這一現(xiàn)象，未來高職院校對于人事檔案管理的創(chuàng)新還需堅持服務性原則，高度重視人事檔案資料本身的應用價值，以滿足人事管理實際需求為目標，對人事檔案資料收集、歸檔、保存、查詢等工作進行完善，保證每一項人事檔案管理工作都能夠發(fā)揮出應有的作用，并為高職院校人才使用、管理與流動提供支持。另外，由于人事檔案資料與教職員工的個人利益直接相關，因此高職院校人事檔案管理同樣也要加強對教職員工個體的服務，堅持人事檔案信息的適當公開原則，對非保密性檔案資料予以公開，這樣既可以發(fā)揮外部監(jiān)督作用，保證人事檔案信息的真實性，也能夠為教職員工的個人應有權益提供保障。

（二）繼承性從高職院校長期發(fā)展的角度來看，當前國內(nèi)高職院校在人事檔案管理方面雖然存在著很多普遍性問題，但由于以人事檔案資料為基礎的人事管理模式已經(jīng)建立起來，因此在實際工作中仍然有著很多可取之處。例如很多高職院校雖然未能充分認識到人事檔案管理工作的重要作用，但對于人事檔案的保管卻比較嚴格，能夠有效保證教職員工個人隱私信息的安全；有些高職院校的人事檔案雖然真實性不足，但對于人事檔案資料的應用卻比較多。這意味著高職院校對于人事檔案管理的創(chuàng)新不能盲目推翻原有管理模式與制度體系，而是要堅持繼承性原則，以現(xiàn)有人事檔案管理模式為基礎，針對人事檔案管理中的實際問題展開深入分析與創(chuàng)新改進，在繼承當前工作優(yōu)點的同時，將更加適合人事管理需求的新模式確立下來，這樣才能夠取得更大的創(chuàng)新成果[1]。

（三）技術性在信息時代下，現(xiàn)代檔案管理工作得到了非常迅速的發(fā)展，而各種先進科學技術在檔案管理工作中的應用也都比較廣泛，并發(fā)揮出了十分關鍵的作用。因此對于高職院校來說，針對人事檔案管理的創(chuàng)新還需順應時展趨勢以及檔案管理行業(yè)的信息化趨勢，堅持技術性原則，對大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等各類先進技術進行積極應用，并借助這些先進技術來展開工作模式、工作流程、工作形式、工作要求、工作手段的創(chuàng)新，使人事檔案管理能夠在先進技術的支持下實現(xiàn)工作效率、工作質(zhì)量等多方面的有效提升。例如通過對現(xiàn)代辦公軟件的應用，可以大大提高人事檔案信息歸檔整理的效率，減少檔案管理人員的工作量，而對大數(shù)據(jù)技術的應用，則可以將海量人事檔案信息以數(shù)字文件的形式分類存儲起來，保證檔案信息的安全性。

（四）開放性當今市場經(jīng)濟環(huán)境下的人才交流已經(jīng)變得十分密切，無論是專業(yè)人才的流動，還是現(xiàn)有職工的任用與管理，其復雜性都隨之大大提升，而高職院校作為專業(yè)人才需求較大的用人單位，自然也同樣需要迎合市場經(jīng)濟下人才市場的發(fā)展趨勢，主動尋求與政府教育部門或其他高校進行合作，對人事檔案信息進行開放共享，這樣既可以為高職院校專業(yè)人才引進提供更多的數(shù)據(jù)信息，適應當前的人才流動趨勢，同時在激烈的人才競爭環(huán)境下，也能夠促使高職院校加強人事管理工作，為更好的留住優(yōu)秀人才而展開持續(xù)創(chuàng)新。

二、高職院校人事檔案管理創(chuàng)新的有效策略

（一）關注檔案信息安全開放式的人事檔案管理模式雖然能夠有效提升人事檔案信息真實性，適應專業(yè)人才流動頻繁的時代特點，但在復雜的網(wǎng)絡環(huán)境下，也同樣會引發(fā)一系列的檔案信息安全問題，如果高職院校未能做好對電子化人事檔案資料的保護工作，那么就很可能會導致丟檔、檔案信息泄露等情況，進而對學校人事管理及教職工個人隱私安全造成影響。因此在針對人事檔案管理的創(chuàng)新中，高職院校雖然需要堅持開放性原則，建立開放的檔案管理模式，但也同樣需要重視對人事檔案信息的保密、保護，而不可為了加強檔案信息交流而盲目進行人事檔案資料的傳輸、共享。從具體措施上來看，高職院校一方面需要從網(wǎng)絡信息安全防護入手，將防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份等信息安全技術應用到檔案信息系統(tǒng)中來，對電子化的檔案資料進行嚴格防護，避免信息因黑客攻擊、病毒入侵等問題而出現(xiàn)遺失、泄露問題[2]。而在另一方面，則需要強化對人事檔案管理人員的培訓教育，提高其信息安全意識，并對日常檔案管理操作加以規(guī)范，以免因操作不當而引起檔案資料信息的丟失、泄露。

（二）加強主動用檔意識人事檔案管理的主要作用并非是對人事檔案資料的歸檔整理或分類存儲，而是在完成一系列檔案管理工作后，能夠為人事管理提供重要數(shù)據(jù)信息支持，如果缺少了對人事檔案的應用環(huán)節(jié)，那么即便歸檔、整理等工作環(huán)節(jié)完成的再好，也都是毫無實際意義的[3]。因此，當前高職院校的人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變被動的工作模式，樹立主動用檔的工作意識，在日常工作中，即便人事管理部門或角質(zhì)員工不需要對人事檔案進行應用，也同樣需要經(jīng)常性的展開查檔、用檔，通過現(xiàn)實考察與檔案內(nèi)容分析相結(jié)合的方式，找出真實性、完整性或是內(nèi)容格式存在問題的檔案，并圍繞問題檔案進行責任追究與檔案信息修正、補充，這樣既可以避免“不考察不查檔”、“不提拔不用檔”等工作現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案應用效率，同時也可以保證人事檔案信息的真實性、完整性，為人事管理工作提供重要參考。

（三）規(guī)范檔案管理要求高職院校人事檔案管理具有著較強的專業(yè)性，對于各方面工作細節(jié)的要求通常都十分嚴格，因此為保證人事檔案管理工作質(zhì)量，高職院校還需在工作創(chuàng)新過程中提高檔案管理要求的規(guī)范化，將檔案收集、檔案整理、檔案查詢等各環(huán)節(jié)的具體要求細化明確下來。例如在檔案收集與歸檔管理工作中，需要將工作職責落實到人，各部門教職員工在人事檔案管理中的責任都要加以明確，一旦檔案收集、歸檔程序出現(xiàn)問題，都需要立即進行責任追究。而基礎設施方面，則要明確軟硬件設施的建設要求，并建立標準化的設施管理尺度，保證打印機、計算機、數(shù)據(jù)庫等各類設施都能夠得到嚴格的管理[4]。

篇（6）

檔案管理是一項重復繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯的工作，但在人工智能時代，這種局面在未來將會有較大的改觀。人工智能在檔案管理領域的應用將推動檔案資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡化、智能化、用戶使用便利化，對檔案管理和社會服務的影響會是革命性的，呈現(xiàn)一種完全不同的情景。

一是存儲數(shù)字化，檔案柜架消失。這包括檔案的數(shù)字化采集和數(shù)據(jù)庫建設。檔案數(shù)字化采集指使用專業(yè)化的數(shù)字設備，將實物與聲像檔案中的圖文，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案采集的目標;數(shù)據(jù)庫建設則是用數(shù)據(jù)庫將收集和編碼的檔案數(shù)據(jù)存儲和管理起來。概括起來就是檔案生產(chǎn)資料的智能化。

二是無人檔案館，檔案的收集、整理、分類、歸檔智能化，這包括網(wǎng)絡檔案信息資源智能收集、數(shù)字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定和智能化檔案安全管理。在檔案工作中可以應用人工智能，包括應用自然語言處理、模式識別和機器學習的相關科學技術對數(shù)字檔案信息資源進行智能分類，以及應用神經(jīng)網(wǎng)絡算法來讓計算機做檔案開放鑒定，它通過模仿人腦的機制來解釋和處理數(shù)據(jù)，建立大腦神經(jīng)網(wǎng)絡系統(tǒng)傳遞信息，分析圖像、聲音和文本。機器鑒定檔案會有以下三個優(yōu)點：鑒定標準統(tǒng)一，效率高， 無須相關專業(yè)知識即可鑒定。簡單說，人工智能將使檔案管理生產(chǎn)力大幅度提升。

三是檔案管理關系將被重新定義，呈現(xiàn)的是全時空機器關系。常言說“生產(chǎn)力決定生產(chǎn)關系，生產(chǎn)關系反作用生產(chǎn)力，生產(chǎn)力與生產(chǎn)關系需要相互適應，并且在矛盾中相互促進發(fā)展”。人工智能進入檔案管理領域，也將帶來檔案 管理關系的重大變化，這種關系的解讀可以從人工智與檔案工作者、人工智能與檔案服務、人工智有與檔案使用者。任何一種新技術在檔案工作中應用的初期都會使檔案工作者產(chǎn)生一定的抵觸情緒，特別像人工智能這樣的技術，可以應用到檔案工作的方方面面，勢會顛覆檔案工作者的原始認知，這需要通過教育來改變。

近年來，隨著大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，人工智能技術已經(jīng)被廣泛應用于人們的生活生產(chǎn)中，其應用也將為檔案管理工作帶來了一系列歷史性變革與發(fā)展。人工智能技術應用于檔案管理中可以實現(xiàn)智能分類檢索與智能安全管理，滿足用戶對檔案管理的多元化需求。如2019 年由浙江省檔案館與國家級AI+檔案聯(lián)合實驗室（國家檔案局檔案科學技術研究所和科大訊飛股份有限公司聯(lián)合成立）（以下簡稱“聯(lián)合實驗室”）共同簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，同時為“國家級成果應用示范基地”揭牌。一項用于檔案管理的“黑科技”—科大訊飛檔案機也在今天正式亮相。AI賦能，成效顯著。目前實驗室成功利用智能語音識別和實時轉(zhuǎn)寫技術實現(xiàn)口述征集，實現(xiàn)了智能語音檔案著錄，音、視頻數(shù)字檔案檢索利用等這些革命性成果，極大的提升了檔案工作的效率;用OCR技術識別民國繁體文書類檔也取得突破性進展，識別率85%以上，達到可用級別;尤為重要的是，基于機器學習的檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)研制及知識庫建設，利用OCR識別與智能語音“雙結(jié)合”方式以及檔案行業(yè)規(guī)則和知識庫學習，對數(shù)字化加工應用的創(chuàng)新，整體效能提升40%以上。這些先進成果和技術應用，為聯(lián)合實驗室和浙江省檔案館的合作奠定了堅實的基礎。雙方合作以后，聯(lián)合實驗室將利用自身的技術、人才、產(chǎn)品、服務等核心優(yōu)勢，浙江省檔案館提供權威、專業(yè)的檔案管理研究資源支持，雙方共同制訂“人工智能+檔案”科研成果應用及推廣的可行性方案規(guī)劃設計，共同推動相關成果在區(qū)域性國家重點檔案保護（華東）中心和浙江省檔案館的國家重點檔案保護與開發(fā)、口述歷史采集室建設運行、音視頻檔案整理利用、檔案開放鑒定、檔案著錄等工作中的成果轉(zhuǎn)化及推廣，創(chuàng)新檔案管理工作模式，提升“智慧檔案”建設水平。聯(lián)合實驗室首款產(chǎn)品—訊飛檔案機，以檔案信息安全為基礎，具備高保密性。可隨時隨地進行口述史的征集整理;重大活動全過程記錄建檔。產(chǎn)品上手簡單，操作便捷，是實驗室首款既有顏值又有才華的檔案專業(yè)人工智能創(chuàng)新型產(chǎn)品。浙江省檔案館目前正在進行一系列口述歷史的搶救性采集整理工作，從此前走訪浙江籍名人，到接下來走訪浙籍老藝術家、抗戰(zhàn)老兵，包括檔案機在內(nèi)的人工智能黑科技都將發(fā)揮巨大的作用。

人工智能是研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術及應用系統(tǒng)的一門新的技術科學。自誕生以來，人工智能的理論和技術日益成熟，應用領域也不斷擴大，基于技術革命的大膽預測，未來人工智能帶來的科技變革，將會是人類智慧的一大挑戰(zhàn)。綜上所述，傳統(tǒng)的檔案提供利用服務方式一般包括閱覽服務、展覽服務和咨詢服務等被動方式實現(xiàn)，而新型的檔案提供利用服務方式主要是網(wǎng)站服務、新媒體服務、精準推送服務等主動方式實現(xiàn)。人工智能可以應用大數(shù)據(jù)人工智能對使用者的需求進行深度挖掘，及時準確地掌握使用者的個性化需求，真正地實現(xiàn)“以用戶為中心”的現(xiàn)代檔案服務，包括“萬物互聯(lián)”“萬物智能”“無時不在”“無處不聯(lián)” “無所不有”的等智能服務特點。

參考文獻

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檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡單表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。

檔案種類繁多，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。而對于一些專業(yè)性、業(yè)務性較強的還可建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等等。

檔案管理，也稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動就是檔案管理。

檔案管理并非只是將檔案歸檔整理就行了，它有自己的工作內(nèi)容。檔案局管理主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對檔案中所包含的信息的管理，也稱檔案信息組織。

做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類整理好，不出差錯，更重要的是必須與時俱進，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

二、檔案管理人員的素質(zhì)要求

檔案管理人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養(yǎng)等的總稱。檔案管理水平與質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低。《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)提出的要求。

1.良好的政治素質(zhì)

檔案管理人員應該具備各類專業(yè)工作人員必須具備的基本政治素質(zhì)，堅持社會主義道路，遵紀守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應具備更強的政治素質(zhì)。無論何時何地，都應堅持正確的政治方向，立場堅定，嚴守機密。

2.精湛的業(yè)務素質(zhì)

業(yè)務素質(zhì)是指檔案管理人員應具備專業(yè)的技能和素質(zhì)。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）掌握檔案管理專業(yè)知識。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計到提供利用、進行編研等各項業(yè)務環(huán)節(jié)都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學習和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質(zhì)量，提高工作效率。

（2）熟悉檔案管理相關的法律法規(guī)。檔案管理人員要熟悉黨和國家有關檔案管理的各項法律法規(guī)和方針政策，熟悉針對本行業(yè)制定的各種規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)定，按照這些規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)定進行檔案管理。

（3）全面、扎實的實踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專業(yè)知識、法律法規(guī)和各項規(guī)章制度的要求都靈活地應用于日常的檔案管理工作實際中，從而高效率地完成好本職工作。

（4）檔案管理人員還需要及時掌握和熟練應用現(xiàn)代化的辦公手段。隨著檔案管理的現(xiàn)代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計算機操作能力，掌握檔案現(xiàn)代化設備的使用。

3.愛崗敬業(yè)，遵守職業(yè)道德

檔案管理人員應具有良好的職業(yè)道德，無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，尊重歷史，忠于職守。遵守職業(yè)道德主要表現(xiàn)為：一要熱愛檔案事業(yè)；二要有珍檔敬業(yè)、無私奉獻的精神；三要有甘于寂寞、甘于清貧的品質(zhì)。

4.與時俱進，勇于創(chuàng)新

隨著社會生產(chǎn)力和經(jīng)濟的整體發(fā)展，尤其是科學技術的進步和提高，檔案管理人員在思想和業(yè)務上必須順應社會的發(fā)展趨勢，與時俱進。同時檔案管理人員要更新觀念，打破常規(guī)，勇于探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質(zhì)量和檔案管理水平。

此外，檔案管理人員還應具備高度的責任心，具備較強的表達和溝通能力，具備高度的安全意識，具備一定的專業(yè)管理知識。

三、加強檔案管理的措施與方法

加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務，本人認為應從以下幾個方面入手：

1.建立以人為本的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異。要實現(xiàn)規(guī)范、標準的管理，就必須以《中華人民共和國檔案法》為指導，建立符合組織實際的以人為本的檔案管理制度。檔案管理工作要以“人”為中心，把組織成員個人需求與自我實現(xiàn)和組織協(xié)調(diào)發(fā)展作為管理的核心，創(chuàng)造一種學習型的組織氛圍，促進組織成員個人發(fā)展與組織發(fā)展相結(jié)合，從而形成組織成員個人的自我實現(xiàn)和組織檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.嚴格規(guī)范文件的制發(fā)

檔案來源于文件，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。因此，在文件制發(fā)過程中必須要解決好規(guī)范化、標準化問題，確保這些作為檔案的原始憑證符合檔案的要求，全面提高檔案實體質(zhì)量。文件的制發(fā)必須做好以下幾項工作：

（1）文件格式要規(guī)范、文種要合理，便于分類歸檔；

（2）文件要素要齊全、內(nèi)容要完整；

（3）文件字跡要清晰、牢固，便于保存；

（4）文件用紙要統(tǒng)一、標準，便于整理。

3.科學管理電子檔案

在現(xiàn)今的網(wǎng)絡工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，必須加強電子文件的管理。

（1）提高電子文件載體的穩(wěn)定性，確保電子文件傳輸和使用暢通。

（2）建立電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的電子文件管理體制，正確進行電子文件的分類與歸檔。

（3）做好電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（4）解決好電子文件的保存與利用。

4.提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量

在電子檔案日益發(fā)展的今天，在實際工作中，紙質(zhì)檔案仍以其特有的優(yōu)勢得到廣泛應用。紙質(zhì)檔案在唯一真實的原始性、無法替代的憑證性、內(nèi)容材料的隱私性、持久穩(wěn)定的安全性、提取利用的直接性等方面是電子檔案無法替代的，因此任何組織都必須提高紙質(zhì)檔案的立卷質(zhì)量。

在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的過程中，必須注意解決好紙質(zhì)檔案立卷的兩大問題：一是注意解決好檔案立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，二是注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

5.創(chuàng)新檔案管理工作

用科學發(fā)展的眼光，創(chuàng)新組織檔案管理工作。

（1）思想觀念的創(chuàng)新。要有積極的信息化轉(zhuǎn)化意識，強化檔案使用效率意識。

（2）管理方式的創(chuàng)新。解決好檔案資源量的有限性與人們需求的多樣性之間的矛盾。

（3）檔案管理隊伍整體素質(zhì)的提高。

6.堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

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2.有助于做出正確的人事決策。人事檔案能為落實國家用人政策，確定和澄清個人有關問題，及進行政治審查提供有力證據(jù)。醫(yī)院人事檔案形成于個人不同的發(fā)展時期，其材料上留有公章和個人印記，而這些標志都具有一定的法律效力，都反映了一定時期的個人情況，為組織科學用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風，避免了人事政策改動的主觀性。

3.有益于吸引并留住優(yōu)秀人才。優(yōu)質(zhì)人力資源是第一生產(chǎn)力，是組織發(fā)展的核心競爭力。人事檔案管理作為一項重要的管理活動，在組織人才引進方面發(fā)揮著日趨重要的作用。然而，很多醫(yī)院并未建有專門的檔案管理機構，其醫(yī)護人員的人事檔案多數(shù)存放在本地人才市場，或者需支付一定管理費的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時的調(diào)閱、更新個人檔案信息，而且可能會發(fā)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的嚴重滯后及檔案丟失等現(xiàn)象，從長遠來看不但增加了成本，甚至會造成人才的嚴重流失。因此，科學的人事檔案管理，設有專門的檔案管理機構的醫(yī)院，從根本上可以吸引優(yōu)秀人才的加盟。

二、醫(yī)院人事檔案管理面臨的困境

1.忽視對人事檔案管理的重視。人事檔案管理是一項繁雜性的工作，一般情況下不易取得太明顯的成績，它不像醫(yī)院的業(yè)務創(chuàng)收那么重要。這就使得部分領導對人事檔案管理存有認知誤區(qū)，認為“人事檔案管理只是簡單的保管任務，只要不發(fā)生檔案丟失、泄密等現(xiàn)象，完全可以由人事管理部門監(jiān)管，不需要再配備專業(yè)的人事檔案管理人員。”為此，很多醫(yī)院的人事檔案管理處于一種被動應付的狀態(tài)，不但很難滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)體制改革的發(fā)展需要，而且也不能適時的為醫(yī)院人才隊伍建設服好務，嚴重的制約了醫(yī)院醫(yī)療管理水平的提高。

2.人事檔案管理制度不夠健全。人事檔案管理領導小組的缺失，使得醫(yī)院人事檔案管理流于形式，沒有專人核查人事檔案管理工作，也不能適時做好檔案的核查和修復工作。另外，醫(yī)院沒有專門的檔案管理制度，在收集整理、鑒別歸檔和查閱更新等方面都沒有明確規(guī)定。還有，有的醫(yī)院雖建有人事檔案管理制度，但制度制定的不完善或執(zhí)行的不嚴格的現(xiàn)象很多，這使得醫(yī)院經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理混亂、裝訂不完善等問題。

3.現(xiàn)代化的檔案管理手段缺失。電子化的檔案管理手段的缺失，僅靠傳統(tǒng)的手填式檔案資料管理，已不能滿足信息資料的更新速度。另外，隨著醫(yī)院人員流動的不斷增快和加大，紙質(zhì)檔案錄入工作量也隨之增大，這加大了檔案管理人員的工作負荷，容易使其對檔案管理工作產(chǎn)生職業(yè)倦怠，不利于將優(yōu)秀的人才吸引并留下來。還有，紙質(zhì)檔案材料的不易保管，且保管過程中的破損與變質(zhì)，都會無形加大人事檔案管理的成本。因此，為不斷提升醫(yī)院人事檔案的管理水平，引進現(xiàn)代化的檔案管理手段已經(jīng)迫在眉睫。

三、加強醫(yī)院人事檔案管理的措施

醫(yī)院人事檔案管理是一項系統(tǒng)工程，其牽涉到醫(yī)院中的所有醫(yī)護人員，需要這些人員的大力配合、支持與合作。這是人事檔案管理更好的服務于醫(yī)院的重要前提。同時，給予人事檔案管理人力、物力和財力的支持，也是加強和推動人事檔案管理有序開展的重要保證。因此，如何有效便捷地利用人事檔案，充分發(fā)揮其在醫(yī)院人事管理中的作用，是檔案管理人員必須深思的重要議題。

1.提高對人事檔案管理的認識。人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，要求醫(yī)院所有人員必須樹立全員檔案意識。領導要重視人事檔案管理工作，將檔案管理納入重要的議事日程，提高檔案管理人員的薪資待遇，切實解決他們工作生活中的難題，讓他們?nèi)硇牡耐度氲剿鶑氖碌墓ぷ髦小T工要切實配合檔案管理工作，對該補充的檔案材料要及時補充與更新，對要求準確填寫的檔案材料，要做到內(nèi)容表述準確精練、檔案邏輯嚴謹。

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中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0150-01

職工退休一直是企業(yè)職工關心的熱點話題，而人事檔案是職工退休辦理的重要支撐和依據(jù)。因此如何做好人事檔案的管理與退休申報、辦理工作，是關系到職工切身利益，保障職工退休隊伍穩(wěn)定，已成為當前企業(yè)極為重視的一項工作任務。

一、職工退休申報與人事檔案管理的關系

按照國家有關退休政策以及退休辦理流程對職工達到法定退休年齡，符合退休政策的職工進行退休申報和審批，并計算養(yǎng)老待遇等一系列的工作。但在為職工辦理退休申報手續(xù)過程中，出生日期、參加工作時間、職稱、工作履歷等重要信息的認定需要從職工人事檔案中進行核查，這是為職工退休辦理提供資料的重要依據(jù)，職工人事檔案是記述和反映職工的歷史和現(xiàn)狀，人事檔案由原始資料構成，包括職工歷年工作經(jīng)歷、學歷、職稱、人事調(diào)動、新職工登記表、入伍表、工資待遇調(diào)整等信息。所以職工退休與人事檔案之間有著緊密的關系，退休審批需要職工人事檔案，人事檔案內(nèi)容記載的是否清晰、準確也關系到職工的退休申報和審批。因此人事檔案管理和職工退休辦理是一個有機的整體，二者不可分離，同步發(fā)展。

二、辦理職工退休申報過程中出現(xiàn)的問題

（1）職工檔案資料記載模糊致使出生日期難以認定。尤其是職工入職或計算工齡的第一張表上的出生日期模糊或有涂改等現(xiàn)象，這就給企業(yè)的退休申報和社保機構經(jīng)辦部門的退休審批工作帶來困難，也會直接影響到職工的退休時間。

（2）檔案資料不全，參加工作時間等退休信息不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應的資料。 從目前企業(yè)的人事檔案管理中，如職工履歷、工資、職稱、崗位變動等情況的材料未能及時歸檔，有的檔案里有聘任手續(xù)資料，但變?yōu)楣と藣徫粫r，無解聘等手續(xù)，或者到新的崗位上工作，沒有新崗位任何紙質(zhì)材料及相關手續(xù)，還有的檔案記載是當兵入伍，但沒有退伍證明材料，以及職工履歷上記載是下鄉(xiāng)的，但沒有下鄉(xiāng)工齡認定材料和下鄉(xiāng)證明材料，由于檔案內(nèi)容不完整，不能反映其本人的真實情況，不能客觀地反映一個人的全貌。也不能確定職工的參加工作時間，以及職工的身份和崗位等問題，致使會影響到職工的退休和待遇計算等問題，給職工造成不可彌補的損失。

（3）人事檔案中的紙質(zhì)材料與企業(yè)管理系統(tǒng)上的電子信息不同步。隨著管理手段的提高，以及科技信息技術的進步，供電企業(yè)現(xiàn)在各項管理均利用計算機管理復雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)中存儲了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質(zhì)檔案并不完全相符的問題，如紙質(zhì)檔案有材料而ERP系統(tǒng)沒有維護到位，或是ERP系統(tǒng)有信息而缺少相應的紙質(zhì)檔案。動態(tài)管理工作水平有待于進一步提高。

檔案管理工作是關系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務，現(xiàn)在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現(xiàn)出它的效果。

三、申報退休遇到問題的原因分析

（1）表象原因。首先，由于歷史因素，職工檔案缺失或者是丟失。其次，職工人事檔案的記載比較模糊，有些企業(yè)并沒有對人事檔案設定專人管理，檔案一直都是無人管理的狀態(tài)，因此檔案的涂改、前后記載差異等等都是比較常見的問題，也導致了檔案的審查工作變得非常的困難。

（2）本質(zhì)原因。職工在辦理退休手續(xù)的時候，除了有歷史原因影響之外，其檔案管理過程的不規(guī)范仍然是主要問題。我國在建國甚至改革開放初期的時候都是以經(jīng)濟建設作為主要的工作內(nèi)容來進行管理，因此對于人事檔案的關注度不高，檔案意識相對就比較落后，檔案管理思想更加如此，因此管理過程的規(guī)范性非常差。檔案管理人員自身的文化素質(zhì)和業(yè)務能力的差異也讓檔案管理工作質(zhì)量好壞不一，人事檔案并沒有作為企業(yè)的重要工作來開展，檔案丟棄也是因為管理疏漏導致的，因此這一現(xiàn)狀是比較嚴重和主要的問題，目前這一狀態(tài)還是沒有獲得很好的改善，因此需要建立起全局人事檔案管理的思想。

四、建立人事檔案管理體系，提升檔案管理工作。

（1）強化檔案管理認知能力。職工檔案作為企業(yè)職工退休的一個重要依據(jù)，是每一個職工都需要的重要資料，當這個資料沒有獲得妥善的管理和保護的時候，其企業(yè)職工的權益就會收到損害。所以加強企業(yè)各部門對于檔案管理的認知能力是提升檔案管理工作質(zhì)量的首要任務，讓檔案管理的軟硬件設施能夠符合規(guī)范要求，制定出相應的管理制度來確保檔案的質(zhì)量和安全性。

（2）組建檔案管理隊伍。檔案管理工作需要由專人來執(zhí)行，那么組建一支高效、高水平的管理隊伍就是非常有必要的事情，當前的檔案管理隊伍正是因為能力不足、水平不高，才會容易出現(xiàn)檔案管理問題，因此企業(yè)的檔案管理部門應該對其員工進行培訓或者引入新的高新技術人才，讓檔案管理工作能夠規(guī)范、嚴格，這樣企業(yè)職工的檔案才能夠獲得妥善的管理和保存。

（3）增加企業(yè)檔案管理培訓項目。單位檔案部門的人員素質(zhì)高低不齊，因此為他們開展專項培訓，提升他們的技能水平，能夠顯著的改善目前的問題。檔案部門管理人員的素質(zhì)通過培訓項目有有針對性的培養(yǎng)和強化，能夠讓他們在不影響自身經(jīng)驗的同時，增加業(yè)務能力，這樣等同于提升了檔案管理工作的質(zhì)量，為企業(yè)職工的檔案管理提供了保障。

（4）建立職工知悉人事檔案的相關機制，建立人事檔案監(jiān)督檢查機制。人事檔案管理工作非常的紛繁復雜，涉及的內(nèi)容多，牽涉的部門廣，因此其工作需要建立一個多層面、立體的監(jiān)督考核制度，通過檢查制度來督促檔案管理人員的工作質(zhì)量，通過定期或不定期對檔案資源進行抽查和檢查，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范，滿足時效性和規(guī)范性的要求。

（5）嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度。人事檔案管理工作要順利的進行，需要有一套嚴格的檔案管理規(guī)章制度來保障檔案收集、鑒別、轉(zhuǎn)移、查詢等一系列工作的有效運行，因此應當建立、健全《人事檔案收集制度》、《人事檔案利用權限轉(zhuǎn)移制度》、《人事檔案查詢制度》等制度，并且嚴格要求各單位按制度辦事，確保檔案管理工作的有效開展。

企業(yè)退休職工的申報和檔案管理之間的聯(lián)系非常緊密，檔案作為他們退休資料的一個基礎，如果不能夠保證其完整和完善，那么就會影響對職工退休各項福利的管理，損害了員工的利益，因此檔案管理工作必須要正確的認識，放在一個高度上來對待，加強檔案管理工作人員的素質(zhì)，提升檔案管理工作質(zhì)量，能夠讓企業(yè)退休職工的申報工作更加順利。

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0 前言

筆者是學校第一線的檔案管理者，日常與檔案打交道較多，高職院校人事檔案管理工作的基本原則是：誰管理，誰把關，誰審核，誰負責。主要的人事檔案管理步驟是：總類、材料收集、審核、整理、提供利用、轉(zhuǎn)遞、保管保密等。具體的實施步驟是：（1）制定方案，細化明確檔案審核范圍，做好時間安排，組織認定方式等前期工作。（2）審核登記，列入審核范圍人員進行審核登記，逐頁逐卷登記，初審與復審。（3）匯總分析，審核內(nèi)容分類，問題分類，問題處理方式分類，每日情況登記表，要求材料越詳細越好，越具體越好。（4）調(diào)查核實階段，要求至少2人參加，全面調(diào)查核實，取得原始憑證材料，嚴格紀律要求。（5）撰寫調(diào)查報告。秉承著公平公正，從嚴從實的原則，填寫《人事檔案登記表》，由黨委或者組織人事部門集體研究確定。

一直以來，人事檔案在學校的職工晉升、工資改革、職稱評定等方面起著重要的作用。然而，隨著近些年來高職院校合并浪潮的出現(xiàn)，檔案管理工作中存在的諸多問題更加明顯的暴露出來，特別是在一些由不同學科、不同層次學校合并而來的高職院校，合并時間比較倉促，人事檔案工作在各個學校的重視度又不盡不同，從而出現(xiàn)了一些不容忽視的問題。

1 當前人事檔案管理工作存在問題及原因分析

1.1 領導重視不到位，管理意識淡薄

長期以來，相當一部分人對高職院校人事檔案工作不太了解，認為就是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料而已，對教學工作和科研發(fā)展起不了什么大作用，只要確保檔案管理人員對檔案文件保存得當，能應付單位員工調(diào)動或提拔時的查檔工作就行。對于學校檔案工作，一些高職院校領導沒有引起足夠的重視，甚至沒有配備專職的人事檔案管理員，沒有配備專用的檔案庫房，大多數(shù)由學校人事處工作人員兼管檔案工作，或者學校圖書館一些臨時人員管理，學校的人事檔案管理工作長期處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬局面。

1.2 設備更新不到位，管理手段落后

我國大多數(shù)高職院校興辦運行的歷史較短，管理經(jīng)驗不足，具體表現(xiàn)在檔案管理領域則是無史可鑒，無成套的規(guī)章制度可仿效。所以大多數(shù)高職院校特別是新合并升格的高職院校，就先沿用合并前的一些管理規(guī)章制度靠慣性勉強運行。大多數(shù)學校的檔案庫房基礎設施差，普通的辦公用房臨時做檔案庫房的情況比較多，其中有的學校甚至因為檔案材料多，把庫房安排在辦公樓的頂樓、拐角處或者地下室等等陰暗的地方，使得大多數(shù)檔案長期暴露在高溫潮濕的環(huán)境之中，對保護好學校檔案工作非常不利。此外，由于先前各校的隸屬關系、辦學規(guī)模、管理方式存在較大差異，導致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊，管理手段落后等問題，實質(zhì)上是高職院校檔案管理制度的缺失。在這種情況下，檔案的收集、整理、歸類等工作主要還是依靠手工操作，沒有進行規(guī)范整理，當然談不上運用現(xiàn)代化、信息化的管理技術和手段進行管理。

1.3 管理理念不到位，管理制度缺失

大多數(shù)高職院校合并后，各個學校的領導班子和教職工都做了適當調(diào)整，合并后成立新的檔案管理部門對之前的檔案進行歸納整合。由于制度缺少連續(xù)性，在這個過程中容易出現(xiàn)兩種問題：一是，合并之前各個學校各自有各自的檔案管理部門和管理方式，合并后歸檔材料難度也大，制度不同，要求不同，材料收集難度大；二是，由于合并過程中檔案管理工作的疏漏，或者丟棄不見，或者遺留在個人手中，隨意放置，等到歸檔時，就會發(fā)現(xiàn)材料缺失較多，無形中增加了檔案收集工作的難度。

1.4 人員素質(zhì)不到位，管理水平不高

有些高職院校沒有專門的檔案管理部門，或者沒有專職的檔案管理人員。有的學校是人事處相關人員兼管這項工作，有的學校是圖書館下設檔案部門，聘用臨時工性質(zhì)的工作人員，沒有做到單獨設立檔案人員編制。這樣做的直接后果就是人員自身素質(zhì)不高，創(chuàng)新性不夠，信息化技能水平不強，或者根本沒有精力全力投入到檔案管理工作中。此外，有些學校對檔案管理人員的培訓也不夠，有些學校對從事檔案工作的人員很少進行業(yè)務培訓，導致檔案管理人員對現(xiàn)代檔案管理理念、方法、手段等缺少最基本的認知，難以適應檔案信息化管理的需求。

2 人事檔案管理工作的信息化需求及管理策略

當前，信息技術已經(jīng)滲透到事業(yè)發(fā)展的各個領域，高職院校的檔案管理工作檔案也不能例外。這就要求高職院校充分利用信息化手段，明確將信息化建設作為一項重要內(nèi)容，加快檔案信息資源開發(fā)利用工作的保障環(huán)境，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平和能力。從根本上講，檔案信息化建沒，主要是指通過計算機，網(wǎng)絡等高科技手段將傳統(tǒng)的檔案設計成人們可共享，方便查閱編輯的網(wǎng)絡化檔案。它的核心內(nèi)容是在保證與傳統(tǒng)檔案目的相同的情況下，突出當然使用和保管的安全性及實用性，最大限度的減少人們在查閱檔案過程中的困難.方便人們快速準確的使用儲存所需要的信息。高校人事資源管理中會產(chǎn)生很多的檔案信息，比如：職工基本信息、學歷學位信息、職務變動信息、職稱變動信息、工資變動信息、崗位變動信息等等。只有將信息集合按照需要進行開發(fā)和利用才能體現(xiàn)信息積累的意義，通過信息化的管理達到更有效的開發(fā)和利用信息資源的目的。

2.1 領導重視是前提

領導重視是關鍵，只有領導重視才能在各方面有具體要求，才能有利于協(xié)調(diào)各崗位明確責任義務，保證進度和質(zhì)量。必須讓領導充分認識高校檔案的價值，地位，作用和意義，同時充分認識高校檔案信息化建設的重要性和必要性。此外，協(xié)作是實施及管理的前提，只有各崗位人員通力合作、共同使用，積極發(fā)現(xiàn)并解決問題，才能不斷改進系統(tǒng)，使系統(tǒng)優(yōu)點最大化。

2.2 資源整合是重點

加快高職院校檔案信息化建設，是一個復雜的系統(tǒng)工程，要做好這項工作，不但是需要各個學校領導，各個部門，在資金，物力，人事，技術等方面的大力支持和配合，更需要檔案管理工作人員不斷創(chuàng)新，與時俱進學習新的理論和實踐知識。比如，各部門實現(xiàn)其檔案信息化安全措施可以和學校網(wǎng)絡安全系統(tǒng)統(tǒng)一考慮，以節(jié)省人事和財力。召集有關網(wǎng)絡技術專家，共同醞釀制定檔案的有關業(yè)務工作、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，建立一套能夠勝任檔案信息化工作的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路。

2.3 硬件完善是基礎

人事檔案信息是隨時都可能變化的，信息化建設只是信息管理工程的開始，需要建立起有效的檔案管理運行系統(tǒng)，更新數(shù)據(jù)信息。準確的信息才是一切管理和決策的基礎。只有科學的管理和精心的維護，才會賦予信息系統(tǒng)生命，才能持續(xù)發(fā)展，為人事資源管理錦上添花。當然，為保障信息系統(tǒng)的有效運行，檔案部門的經(jīng)費，應列入學校預算，統(tǒng)籌解決。或者專門設立綜合檔案室，添購檔案管理硬件設施、設備，分類存放，編檔管理，做好防火、防盜、防潮、防水、防光、防磁、防蟲、防高溫、防塵、防鼠“十防”措施，為庫房配備溫度計、濕度計、滅火器、空調(diào)機和去濕機等設施，確保檔案材料管理規(guī)范、保管安全、利用方便，向檔案管理現(xiàn)代化邁進。

2.4 人員素質(zhì)是保障

優(yōu)秀的檔案工作人員要對本部門內(nèi)部的工作內(nèi)容、工作流程非常熟悉，要有整體觀念、大局觀念，同時積極搜集內(nèi)部需求并善于思考不斷提出系統(tǒng)的修改改進意見，有步驟、有計劃的保障信息系統(tǒng)的安全實施和有效管理。學校需要積極引進檔案管理專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才，并通過培養(yǎng)、引進和人才流動等方式，優(yōu)化檔案工作人才隊伍結(jié)構，建設一支具有較高專業(yè)素質(zhì)和綜合實力的檔案管理隊伍。學校還要積極支持現(xiàn)有的檔案管理人員參加國家和省、市級檔案部門舉辦的業(yè)務學習，或者到附近兄弟院校參觀學習，促使其業(yè)務能力得到提高。同時還要學習較高的管理能力。通過各種方式培訓努力打造出一支責任心強、技術過硬，適應信息化管理需要檔案管理人員隊伍。

【參考文獻】

[1]程曉英.高校人事資源檔案信息化管理系統(tǒng)的建設與思考[J].檔案學研究，2010（3）.

篇（11）

衛(wèi)生檔案管理工作是國家衛(wèi)生工作的重要組成部分，其涉及的方面都是十分的廣泛的，而且與我們的生活有著非常重要的意義。我們在醫(yī)療工作在人們的生產(chǎn)生活中起著非常重要的作用，對于整個醫(yī)療系統(tǒng)的各個部分的記錄都是非常的有意義的，也是對于我們?nèi)嗣袢罕姍嘁娴木唧w的體現(xiàn)。在我們醫(yī)療企業(yè)做好檔案的管理工作是對于人民群眾的負責，是醫(yī)療企業(yè)必須要做的工作，更好的為患者負責；在一些公共事業(yè)單位，做好這方面的工作，能夠更好地為大家提供好安全的高質(zhì)量服務。我們要深刻的認識到其重要性，只有這樣才能更好的加以重視。

二、保障衛(wèi)生檔案管理工作有序開展

衛(wèi)生檔案在我們的實際的工作中起著非常重要的角色，對其管理、收集等環(huán)節(jié)一定要更加的具體細致化。我們進行管理的最為主要的原則就是與實際相結(jié)合，因為我們進行有序管理的最為直接地目的就是進行實際的工作。我們的衛(wèi)生檔案很多的時候要與相關的單位進行很好地配合，對于其規(guī)章制度的形成也非常的關鍵，一切與實際相聯(lián)系，這樣才是真正的做到有序的開展工作。這樣工作涉及到了我們工作的很多的方面，所以一定要做好各方面協(xié)調(diào)工作，這樣才能推動產(chǎn)業(yè)的進一步的發(fā)展。

三、加強各種門類和載體衛(wèi)生檔案管理

管理的方案在近年來，也變得越來越多樣化，由單純的文字版發(fā)展到錄音、影像等方式，這樣的檔案更加的形象具體，我們進行管理的過程中會更加的方面，對于電子版的檔案，我們只要進行簡單的電腦的存檔就可以了，大大的方便了我們的管理，這樣的管理的模式也是我們未來管理繁榮重要的發(fā)展方向。

四、規(guī)范衛(wèi)生專業(yè)檔案管理

要依據(jù)衛(wèi)生檔案管理制度、業(yè)務規(guī)范和技術標準，加強對醫(yī)療、疾病預防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、血站、婦幼保健和社區(qū)衛(wèi)生服務等衛(wèi)生專業(yè)檔案的管理。在醫(yī)院的檔案管理一定要真實準確，我們進行看病的過程中一定要及時真實的把病人的情況作好記錄，然后進行統(tǒng)一的存檔保管，根據(jù)相關的規(guī)定進行年限的保管，這樣對于該病人的信息可以進行隨時跟蹤。這樣做的目的就是為了建立完整的體制，有利于我們公共健康檔案的生成。醫(yī)院是我們這方面的一個非常典型的例子，在我們的工作中很多的地方都可以對此進行很好地借鑒。我們?nèi)缃竦尼t(yī)院這方面也有很多的不足之處，我們應該不斷的引進先進的理念，運用先進的技術，對于人員進行系統(tǒng)的培訓，只有這樣才能更好的符合時代的需求，未來的工作才會更上一個臺階。

要逐步建立城鄉(xiāng)居民健康檔案。對城鄉(xiāng)的健康檔案的一直我們最容易忽視的部分，由于一直以來我們的城鄉(xiāng)居民的生活水平比較低下，對于醫(yī)療的重視程度不夠深刻，此外，我們的醫(yī)療部門管理的不夠完善，有很多的漏洞存在，這樣對于我們工作的順利的開展產(chǎn)生了重大的影響。我國的醫(yī)療系統(tǒng)的初級的組成單位就是縣級單位，所以我們一定要加強重視的程度。在這一方向的管理工作一定要上一個臺階，不斷地形成制度化才能更好的進行工作。響應當前的發(fā)展形勢，使得我們不完善的部分進行慢慢的完整，也是未來發(fā)展的大的趨勢。

五、提高檔案人員履職能力

1、提高思想認識，強化組織領導。我們應該很清楚的認識到健康檔案管理工作的重要性，我們要不斷的加深其重視其重視層度，相關的領導部門一定要加強認識，加大支持力度。

2、提高工作效率，強化服務意識。檔案管理的價值就在于為領導決策提供依據(jù)、為工作執(zhí)行提供服務。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，服務既是前提也是目的，沒有良好的服務，很大程度上就失去了檔案管理的意義。因此檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量和工作成果是決定檔案工作好壞的根本因素。要及時關注黨和國家的工作大局，善于從政治上研判形勢，根據(jù)黨委、政府的中心工作主動開展檔案工作，在工作中牢固樹立主動服務意識，積極發(fā)揮檔案人員的主觀能動性，變被動等材料為主動收集材料，主動、熱情、及時、準確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助服務。