檔案管理的必要性大全11篇

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篇（1）

第二，傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)空間必須很大，并且還要有預(yù)留空間。因?yàn)榇罅康募堎|(zhì)需要很多空間，并且，隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量也會(huì)不斷地增加，當(dāng)檔案增加到備用空間也占滿時(shí)，那么將給檔案管理造成很多不便，影響檔案管理工作的正常運(yùn)行。

第三，由于紙質(zhì)的檔案是易燃、易腐爛的物品，在保存上增加了難度。很多檔案由于存放時(shí)間過長(zhǎng)，保存不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е滦侣剻n案受損，如果發(fā)生火災(zāi)那么損失將更加嚴(yán)重，這是檔案室不可逆的損失。這便是傳統(tǒng)的新聞檔案管理存在的弊端，需要我們采用新的措施與手段來進(jìn)一步改進(jìn)。

二、信息時(shí)代新聞檔案管理的必要性

隨著信息時(shí)代的到來，新聞單位的檔案管理工作有了很大的變化。計(jì)算機(jī)技術(shù)與因特網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用，新聞檔案管理工作的管理方式與管理方法也發(fā)生了全面的改觀。在新聞檔案管理技術(shù)條件不斷改善的同時(shí)，新型的管理思想也在信息化發(fā)展的同時(shí)，逐漸涌現(xiàn)出來。當(dāng)然，這樣的情況并不意味著傳統(tǒng)的新聞檔案管理思想沒有存在的價(jià)值，在實(shí)際的新聞檔案管理工作中，保持紙質(zhì)信息與電子信息同時(shí)應(yīng)用還是非常有必要的。我們都知道，一個(gè)文件生效的標(biāo)志就是印章與簽署，就目前的形勢(shì)而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有憑證作用的文件需要使用紙質(zhì)保存。由于電子文件載體具有一定的不穩(wěn)定性，而且信息技術(shù)也不穩(wěn)定，同時(shí)電子文件還容易修改，所以將電子文件拷貝存檔也是保證數(shù)據(jù)安全的途徑之一。當(dāng)前，將紙質(zhì)文件與電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其成為新聞檔案，通常采用的歸檔形式為雙軌制。換言之，就是要將新聞信息的紙介質(zhì)與磁盤、光盤等介質(zhì)一起進(jìn)行有效歸檔，進(jìn)而形成內(nèi)容一致的檔案，雙重保險(xiǎn)。在進(jìn)行新聞信息的歸檔時(shí)，最好使用不同的存貯裝備，以及不同的目錄編制方法。檔案相關(guān)部門不僅要在每一卷紙質(zhì)檔案上進(jìn)行備考表的設(shè)置，而且還要通過目錄備注來將電子信息對(duì)應(yīng)的編碼注明，為日后對(duì)檔案信息的利用提供方便。當(dāng)前，磁介質(zhì)與光介質(zhì)的耐久性問題還沒有得到良好的解決，其將在未來的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)與紙質(zhì)檔案并存。

從長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來看，等電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的技術(shù)改進(jìn)之后，對(duì)于一些具有在參考與情報(bào)方面有重要價(jià)值的文件檔案采用光介質(zhì)與磁介質(zhì)歸檔方式為主、紙質(zhì)介質(zhì)歸檔方式為輔的歸檔方式進(jìn)行新聞檔案的歸檔。而對(duì)于一些在憑證方面具有重要價(jià)值的新聞檔案，要采用以紙質(zhì)介質(zhì)歸檔為主、光介質(zhì)與磁介質(zhì)歸檔為輔的方式進(jìn)行歸檔。這樣的新聞檔案管理方式，不僅能夠使得新聞檔案的管理效率提高，使得館藏檔案管理更加優(yōu)化，而且能夠使得檔案庫(kù)房緊張的現(xiàn)狀得以緩解。此外，將兩種不同的新聞檔案管理方式進(jìn)行綜合利用，不僅要謹(jǐn)慎，保證新聞信息歸檔的萬(wàn)無一失，而且要采用分類的方式進(jìn)行歸檔，最好能夠保存簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)道等信息的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，為日后檔案信息的使用提供便利，成為日后相關(guān)工作的重要依據(jù)。新聞單位采用雙套制的檔案歸檔方式，不僅能夠?yàn)闄n案查詢工作提供良好的便利條件，而且通過對(duì)電子檔案的利用，還能夠?qū)崿F(xiàn)快捷查詢。在對(duì)新聞檔案進(jìn)行日常的使用時(shí)，可以首先選擇電子檔案，方便快捷，省時(shí)省力，但是一旦電子檔案出現(xiàn)了問題，就體現(xiàn)出紙質(zhì)檔案的重要性了。因此，新聞單位對(duì)新聞檔案進(jìn)行雙套制歸檔是非常有必要的。

三、信息時(shí)代新聞檔案的管理方法

新聞單位的檔案管理工作與其他行業(yè)的檔案管理工作有著很大的區(qū)別，盡管二者在管理方式與管理手段方面都存在著一定的共性，但是特殊性也非常明顯。在新聞檔案的管理工作進(jìn)行中，應(yīng)重點(diǎn)進(jìn)行以下幾個(gè)方面的管理。

（一）加強(qiáng)新聞信息的儲(chǔ)備管理

新聞信息量非常大，必須要經(jīng)過全面、科學(xué)的組織管理之后，才能夠成為具有一定價(jià)值的信息資源。要想在茫茫的新聞信息中，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效整理，就必須要加強(qiáng)新聞信息的儲(chǔ)備管理，將開發(fā)價(jià)值大的信息納入到新聞信息檔案資源的范疇之中。在新聞單位的檔案收集方面，要提高對(duì)新聞檔案歸檔與新聞檔案接收工作的傳統(tǒng)渠道的重視，擴(kuò)寬新聞檔案收集的非主渠道，主動(dòng)收集、監(jiān)控新聞檔案的相關(guān)信息。與此同時(shí)，要對(duì)原始的新聞信息進(jìn)行合理的篩選，將新聞信息資源的可開采性與價(jià)值性充分地體現(xiàn)出來，進(jìn)而在更高的層次上實(shí)現(xiàn)信息儲(chǔ)備與信息需求的統(tǒng)一。

（二）加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用

新聞檔案在很大程度上可以說是當(dāng)?shù)貧v史的記錄，因此，新聞檔案管理的要求也就越來越高。在新聞單位的新聞信息檔案管理方面，要不斷加強(qiáng)先進(jìn)的信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用。現(xiàn)代信息技術(shù)主要表現(xiàn)在光盤技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，以及縮微技術(shù)等方面，這些技術(shù)在進(jìn)行新聞信息的組織管理中顯示出重要的作用，提高了新聞信息管理的效率與質(zhì)量。然而，就目前新聞檔案信息化管理而言，新聞單位的檔案網(wǎng)絡(luò)管理化水平仍然比較低，在以后的發(fā)展中，我們必須要在當(dāng)前新聞檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，不斷引用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)而促進(jìn)新聞信息資源的共享與價(jià)值。

（三）加強(qiáng)新聞檔案的人文管理

從新聞檔案的內(nèi)容方面考慮，有很大一部分新聞檔案信息都是對(duì)人民群眾呼聲的反映，因此，加強(qiáng)新聞單位新聞檔案的人文化管理是非常有必要的。當(dāng)前，在新聞檔案的管理工作中，呼吁新聞檔案的人文管理并不是歷史的倒退，反而是時(shí)代的進(jìn)步。盡管新聞檔案的信息化管理日益受到人們的重視，在檔案管理中的作用日益凸顯，但是新聞檔案的人文管理仍然是新聞信息資源管理的核心。我們不得不承認(rèn)，信息技術(shù)畢竟只是一種管理技術(shù)，或者說是一種管理方法，而人不僅是新聞信息的產(chǎn)生者，而且是新聞信息的組織人員，同時(shí)還是新聞信息的管理者與決策人員。所以說，人在新聞檔案信息資源管理中的作用才是決定性的。現(xiàn)代信息技術(shù)只是一種用來管理信息的工具，仍然存在著一定的問題。要想保證新聞信息資源的完整性與安全性，保存好檔案信息的原始性憑證，僅僅依靠先進(jìn)的信息技術(shù)是不行的，還必須要有人的有效參與。

（四）提高新聞檔案管理工作人員的素質(zhì)

新聞單位的新聞檔案管理工作的工作量大，要求的技術(shù)水平高，與此同時(shí)，需要新聞檔案工作人員也必須具備良好的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前，在計(jì)算機(jī)技術(shù)日益成熟的同時(shí)，新聞單位對(duì)新聞檔案管理人員的素質(zhì)要求也逐漸提高。新聞單位的新聞檔案管理工作已經(jīng)不能夠僅僅局限在傳統(tǒng)的信息收集、信息歸檔，以及信息整理上，而是要求檔案管理工作人員熟悉掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，能夠獨(dú)立有效地使用檔案管理軟件，同時(shí)還必須要具備一定的管理創(chuàng)新意識(shí)，緊跟時(shí)展的步伐。所以，新聞單位的新聞檔案管理工作人員不僅要不斷加強(qiáng)新聞管理的新技術(shù)與新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分發(fā)揮新管理方法在檔案管理工作中的作用，最終使得新聞檔案更好地服務(wù)于社會(huì)的發(fā)展。

篇（2）

目前人事檔案的重要作用被人們所忽視，人事檔案成了“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”無足輕重的部分。對(duì)人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數(shù)企、事業(yè)的“短板”。

1.人事檔案管理的現(xiàn)狀如下

1.1人力資源配置不足。目前大部分企、事業(yè)單位的人事檔管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個(gè)擁有檔案室鑰匙的保管員，偶爾奉命到檔案室去查詢一下工作中所需資料。對(duì)于大量的需要裝檔的資料只是機(jī)械的放入檔案袋中，而不是分類、歸檔、鑒別。

1.2檔案交接工作存在較多問題。首先是檔案交接不及時(shí)。很多單位對(duì)對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續(xù)遲遲不辦，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責(zé)任不明、界限不清；其次是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求；再次是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。按照規(guī)定檔案的交接是有領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)監(jiān)交，并在交接內(nèi)容署名的。而某些單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對(duì)檔案交接準(zhǔn)備工作很少過問，使得檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

1.3人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平偏低。人事檔案管理具有較高的專業(yè)性，僅僅就檔案材料的分類、鑒別就有一定的難度。新老管檔人員頻繁的更換，而沒有后續(xù)的培訓(xùn)，致使管檔人員的工作水平偏低，材料分類混亂，提供數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

1.4人事檔案的管理手段落后。目前大部分企事、業(yè)單位的人事管理還僅限于紙面管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數(shù)據(jù)庫(kù)管理，而根本沒有涉及到聲像管理。但是隨著社會(huì)的發(fā)展、辦公條件的改善，為了更加真實(shí)、全面的記錄職工所有經(jīng)歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢(shì)。

人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、晉升、薪酬、福利等多項(xiàng)內(nèi)容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)；是審核員工“三齡一歷”的確信憑證；是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要根據(jù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平是大多數(shù)企、事業(yè)單位的重點(diǎn)工作。

2.針對(duì)上述情況對(duì)人事檔案的管理應(yīng)該做到

篇（3）

事業(yè)單位檔案管理是進(jìn)行事業(yè)單位組織和發(fā)展的基礎(chǔ)，也是人員管理的重要手段，因此需要重視檔案信息管理工作，結(jié)合不同時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展情況，制定適宜的管理方法。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來越多的事業(yè)單位開始使用數(shù)字化的管理技術(shù)，通過數(shù)據(jù)庫(kù)將掃描的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)和音像得意保存，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理可以全面的提升存貯年限和管理質(zhì)量，具有紙質(zhì)檔案管理不具備的優(yōu)勢(shì)，因此在事業(yè)單位的檔案管理中需要對(duì)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，采用數(shù)字化的手段，保證檔案管理的科學(xué)性，提升檔案管理的質(zhì)量。

1事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的必要性

1．1促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)效益的提升

人類進(jìn)入信息時(shí)代一個(gè)重要的標(biāo)志就是信息的傳輸速度與準(zhǔn)確性提升，使得信息之間的交流更加的便捷，事業(yè)單位也不例外，人員在流動(dòng)的過程中產(chǎn)生了大量的信息，這些信息通過原本的紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行管理，難免出現(xiàn)問題，因此需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備通過數(shù)字化的管理方式，提升人員的信息傳輸速度，通過計(jì)算機(jī)的普及對(duì)檔案信息管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。但是現(xiàn)階段事業(yè)單位如果在工作中仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，將造成事業(yè)單位人員工作量的增加，人員的浪費(fèi)，使得事業(yè)單位在檔案管理中耗費(fèi)了大量的人力物力，并且對(duì)于人員的信息認(rèn)識(shí)程度不足，造成人員使用和資金劃分方面存在問題，導(dǎo)致整個(gè)事業(yè)單位的工作效率低下，而采用數(shù)字化的檔案管理方式，可以有效的對(duì)這些問題進(jìn)行避免，使檔案管理的準(zhǔn)確度和質(zhì)量得到全面的提升，減少必要的工作時(shí)間，節(jié)約資源，將單位有用的資源支配到更加合理的項(xiàng)目上。

1．2促進(jìn)日常辦公效率的提升

傳統(tǒng)的檔案信息管理，涉及到的內(nèi)容包括紙質(zhì)信息管理、檔案調(diào)動(dòng)管理、檔案查閱管理，大量復(fù)雜的檔案在管理中耗費(fèi)了人員較多的時(shí)間，并且工作效率較低，進(jìn)行檔案收集的過程中也需要工作人員現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)收集，保證信息的準(zhǔn)確性，這個(gè)過程對(duì)于人員較多的事業(yè)單位本身就是復(fù)雜性較大的工作。而采用數(shù)字化的檔案管理方法，而檔案管理依賴現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)管理方法，將便捷性、高效性、環(huán)保性結(jié)合起來，提升工作效率，減少誤差，避免重復(fù)工作，全面的提升辦公效率，讓工作人員可以更加的投入到工作過程中，提升辦公效率。

1．3提升檔案利用效率

當(dāng)前人們對(duì)檔案信息的使用更加頻繁，事業(yè)單位的管理更加離不開檔案，傳統(tǒng)的管理方法下調(diào)取檔案的過程中需要耗費(fèi)較多的時(shí)間，并且紙質(zhì)的檔案頻繁的翻閱對(duì)檔案的傷害較大，因此采用數(shù)字化的檔案管理，將用戶的信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，在檔案需要使用時(shí)只需要對(duì)信息在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行調(diào)取即可，過程非常方便。并且在信息調(diào)取過程中，通過計(jì)算機(jī)查找資料，更加快捷，使用數(shù)字化技術(shù)可以對(duì)檔案管理質(zhì)量進(jìn)行提升。

2事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在的問題

2．1現(xiàn)代化辦公設(shè)備普及性不足

我國(guó)事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字化管理過程中，對(duì)于設(shè)備的更新存在問題，并沒有充分的考慮到技術(shù)的需要，造成設(shè)備的引進(jìn)和現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)不相符，造成資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。同時(shí)對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的利用效率較差，有的事業(yè)單位雖然引進(jìn)了技術(shù)，但是對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備軟件和硬件設(shè)備的更新不及時(shí)，造成系統(tǒng)無法支撐數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行。最后，事業(yè)單位雖然引進(jìn)了檔案管理系統(tǒng)，但是對(duì)于檔案資料的收集整理存在隨意性，嚴(yán)重的影響到信息的正常使用，造成數(shù)字化檔案管理的準(zhǔn)確性受到影響。

2．2資源共享能力不足

我國(guó)事業(yè)單位相互之間的信息聯(lián)系本身存在不足，系統(tǒng)之間聯(lián)系性不足，無法實(shí)現(xiàn)相互之間的資源共享，導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)不能形成統(tǒng)一的體系，人員的信息是分離的，造成人員在信息檔案更新存在一定的滯后性，嚴(yán)重的影響到信息檔案管理的準(zhǔn)確性。同時(shí)各個(gè)事業(yè)單位采用系統(tǒng)不統(tǒng)一，造成事業(yè)單位檔案信息管理格式不統(tǒng)一，對(duì)于信息的保管存在不利影響，造成檔案在管理中因?yàn)楦袷皆蛟谠斐尚畔⑹褂檬艿接绊懀档土耸褂眯省Ｗ詈螅Y源共享平臺(tái)建立的滯后性，使得人員在遷移的過程中檔案可能出現(xiàn)缺失，對(duì)于檔案的完整性不利。

2．3工作人員個(gè)人能力不足

計(jì)算機(jī)的普及需要人們掌握必要的現(xiàn)代辦公技巧，但是事業(yè)單位中存在一些老員工，對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用存在問題，對(duì)于現(xiàn)代化的辦公軟件應(yīng)用能力不強(qiáng)，學(xué)習(xí)接受能力也存在不足，造成數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)無法發(fā)揮應(yīng)有的效果，影響檔案管理系統(tǒng)的正常使用。同時(shí)，數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)需要配備專業(yè)化的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員，但是事業(yè)單位中對(duì)于崗位的把持較為死板，導(dǎo)致專業(yè)的維護(hù)人員無法進(jìn)入到事業(yè)單位內(nèi)部工作，造成設(shè)備的維護(hù)存在滯后性，欠缺專業(yè)知識(shí)和技術(shù)人員，使得檔案管理設(shè)備無法發(fā)揮效果，造成現(xiàn)代化資源的浪費(fèi)。

3事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化措施

3．1提升辦公設(shè)備質(zhì)量

事業(yè)單位需要引進(jìn)更加完善的設(shè)備，對(duì)單位內(nèi)的落后辦公設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新，配合數(shù)字化檔案管理建設(shè)。同時(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的保養(yǎng)和維護(hù)，及時(shí)的更新系統(tǒng)，保證數(shù)字化設(shè)備的安全運(yùn)行。最后，政府可以出面對(duì)事業(yè)單位設(shè)備采購(gòu)進(jìn)行引導(dǎo)，盡量保證事業(yè)單位設(shè)備的統(tǒng)一性，這樣可以形成聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，低價(jià)采購(gòu)辦公設(shè)備的同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，從而帶動(dòng)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，并且對(duì)于事業(yè)單位后期建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)提供基礎(chǔ)前提。

3．2推動(dòng)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建設(shè)

事業(yè)單位在建立數(shù)字化檔案管理過程中需要考慮到與其他單位的聯(lián)系，重視進(jìn)行資源的共享，因此數(shù)字化檔案管理體系的過程中，各個(gè)事業(yè)單位的硬件采購(gòu)、軟件安裝等盡量保持一致性，積極和其他單位取得聯(lián)系，加強(qiáng)相互之間的溝通與聯(lián)系，一點(diǎn)到面的建立統(tǒng)一的平臺(tái)。同時(shí)，將自身的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行開放，科學(xué)的設(shè)置權(quán)限和密碼，保證其他事業(yè)單位在合理的范圍內(nèi)可以調(diào)取需要的資料，提升檔案信息的開放性，事業(yè)單位更好的了解員工信息，提升信息檔案管理效率，促金檔案管理的有效流通，使得事業(yè)單位在人員任命上更加高效。

3．3促進(jìn)人員素質(zhì)的提升

事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，首先需要將員工的計(jì)算機(jī)使用能力進(jìn)行提升，對(duì)辦公設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，積極開展培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)工作人員整體技術(shù)的提升。同時(shí)引進(jìn)專業(yè)的軟件維護(hù)人員，不斷的對(duì)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，提升數(shù)字化系統(tǒng)的穩(wěn)定性。最后，最后，需要強(qiáng)化人員的服務(wù)意識(shí)，提高人員的服務(wù)水平，積極采取引進(jìn)和培養(yǎng)相結(jié)合的方式，充實(shí)專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍，將服務(wù)意識(shí)落實(shí)的工作中，讓員工通過服務(wù)意識(shí)的推動(dòng)作用，不斷的學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理知識(shí)，掌握更加全面的操作方法，提升自身能力。

4結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化的信息技術(shù)是生活的重要部分，數(shù)字化的檔案信息管理技術(shù)也不例外，將數(shù)字化與檔案管理相結(jié)合，可以對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位較為混亂的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行改善，采用更加科學(xué)的管理方法，充分發(fā)掘檔案資源優(yōu)勢(shì)，合理的使用檔案，保證事業(yè)單位人員安排的合理性，同時(shí)采用數(shù)字化的檔案管方法，將事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行更加全面的推廣，這樣才能使單位得到長(zhǎng)足發(fā)展，成為合格的服務(wù)型單位。

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［3］李忻芝，黃婷．新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理探討［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2016(09):144．

篇（4）

對(duì)工程檔案進(jìn)行管理控制，主要目的是為了更詳細(xì)的記錄工程施工的全過程。工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工現(xiàn)象的質(zhì)量控制，包括產(chǎn)品質(zhì)量控制、工藝質(zhì)量控制。具體來說，影響質(zhì)量控制的因素主要表現(xiàn)在人、機(jī)、料、環(huán)境以及方法這五個(gè)方面，而通過專業(yè)培訓(xùn)后持證上崗的“人”，需要現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度和輔助工程建設(shè)的“機(jī)”，通過檢測(cè)報(bào)告以及出廠合格證的“料”，施工中及竣工后通過拍照和錄像反應(yīng)場(chǎng)地“環(huán)境”的變化，通過記錄施工日志反應(yīng)工藝流程的“方法”等，都在工程檔案收集編制的范圍以內(nèi)。由此可見，檔案管理是工程建設(shè)質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案工作人員必須要重視檔案管理工作。

（二）工程檔案能防范災(zāi)害破壞及破壞后維修恢復(fù)建設(shè)

工程檔案是工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄，客觀反映了各個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)的具體細(xì)節(jié)，對(duì)工程后期檢測(cè)、改擴(kuò)建、維護(hù)、拆除以及其他工程建設(shè)都具有十分重要的指導(dǎo)意義。而且，此類檔案也可以成為其他同類工程設(shè)計(jì)建設(shè)的一個(gè)重要參考借鑒，充分展現(xiàn)出了工程檔案的價(jià)值和活力。

二、強(qiáng)化工程檔案管理的措施

（一）強(qiáng)化檔案工作者的崗位技能培訓(xùn)

工程項(xiàng)目受各種條件的影響，檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛，這些對(duì)檔案工作人員提出了更高的工作技能要求，例如，檔案存儲(chǔ)知識(shí)、檔案管理知識(shí)、工程基礎(chǔ)知識(shí)等。可以加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的崗位技能培訓(xùn)，提高他們的綜合管理素質(zhì)。定期組織學(xué)習(xí)專業(yè)理論知識(shí)。要積極培養(yǎng)檔案工作人員懂技術(shù)、業(yè)務(wù)精通、會(huì)管理，而且要針對(duì)檔案管理的一些基本知識(shí)進(jìn)行綜合考試，實(shí)現(xiàn)持證上崗；集中組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此類培訓(xùn)如果單位內(nèi)部無法完成，可以請(qǐng)專門的外訓(xùn)講師來做，重點(diǎn)針對(duì)各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內(nèi)容作詳細(xì)培訓(xùn)。

（二）進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)，增強(qiáng)檔案的真實(shí)性

加強(qiáng)工程檔案管理工作是工程規(guī)劃、建設(shè)以及管理的重要依據(jù)。因此，檔案管理人員需要在對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔同時(shí)，確保檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性。具體來說，檔案工作人員需要深入到施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)登記在冊(cè)的工程項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)清查和摸底分析，對(duì)于一些特大型或意義重大的工程項(xiàng)目，在深入現(xiàn)場(chǎng)的同時(shí)也要與建設(shè)單位一同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，待了解實(shí)際情況以后才能進(jìn)行檔案編制。

（三）通過計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)資源，強(qiáng)化檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

利用軟件對(duì)檔案實(shí)行信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和潮流。因此，工程檔案管理需要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案管理效率以及各部門檔案利用的協(xié)調(diào)能力，更方便了各單位對(duì)檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統(tǒng)要確保完善，檔案資料也要進(jìn)行編號(hào)，不同性質(zhì)的資料要?jiǎng)澐珠_進(jìn)行歸檔管理，這樣更有方便查找和歸還。

（四）合理實(shí)行崗位責(zé)任制

檔案的真實(shí)性與檔案工作人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度是密切相關(guān)的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤，才能避免檔案收集馬虎、檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性的現(xiàn)象發(fā)生。檔案編制需要經(jīng)過“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過程，整個(gè)環(huán)節(jié)如果某一部分出現(xiàn)紕漏，都會(huì)影響下一環(huán)節(jié)，甚至整個(gè)檔案編制及管理的準(zhǔn)確性、完整性。筆者認(rèn)為，可以實(shí)行檔案管理崗位責(zé)任制，一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過程中發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題，需要針對(duì)問題責(zé)任到人，且要對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人予以嚴(yán)厲懲罰。

篇（5）

人事檔案的管理工作跟其他工作不一樣，要經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的積累，在短時(shí)間內(nèi)也不容易取得有顯著的成績(jī)。長(zhǎng)期以來，因人事檔案管理是屬于幕后工作類型，有些人員以及領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)人事檔案的管理工作存在著一些錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是一些資料的抄寫以及保管工作，并不是單位的主要工作，因此，人事檔案的管理工作未被重視，大部分時(shí)間都對(duì)人事檔案的管理只停留在口頭上說說，使得人事檔案的管理處于表面形式，等到使用檔案資料時(shí)才發(fā)現(xiàn)人事檔案的管理的重要性，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人力資源選擇有著較大的影響。

1.2檔案管理水平較低

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事管理制度也在進(jìn)行的改革，人員也在不斷地進(jìn)行著變動(dòng)，有些人事檔案的管理人員并不是專業(yè)人員，缺乏實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理的相關(guān)工作不是很熟悉，向信息的收集、檔案的歸類以及資料的整理等。也有一些人事檔案管理人員并不是專職人員，而是兼職的，對(duì)人事檔案的管理意識(shí)比較淡薄，缺乏相關(guān)的管理知識(shí)，在進(jìn)行資料管理的時(shí)候，只將相關(guān)資料裝進(jìn)袋子，并沒有按照嚴(yán)格的相關(guān)管理規(guī)范進(jìn)行管理，很容易造成資料的丟失。還有相關(guān)管理人員的管理手段比較落后，大多數(shù)檔案管理工作都是利用手工來操作，不但費(fèi)時(shí)也很費(fèi)力，工作效率也比較低。

2、提高人事檔案管理的措施

2.1提高人事檔案管理的意識(shí)

要想做好人事檔案管理的工作，首先就是需要提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，要將人事檔案管理工作放入日常工作中來，建立相關(guān)的檔案管理小組，定期對(duì)人事檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題可以進(jìn)行及時(shí)的解決。還可以制定相關(guān)的人事檔案管理工作的考核制度，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，從而提高管理人員對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)。

2.2完善人事檔案管理制度

人事檔案管理是一項(xiàng)比較瑣碎繁雜的工作，如果沒有相關(guān)的管理?xiàng)l例來制約，就會(huì)導(dǎo)致管理工作比較雜亂，沒有章法可循。所以應(yīng)根據(jù)社會(huì)的發(fā)展，對(duì)人事檔案管理工作相關(guān)制度進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和完善，并進(jìn)行落實(shí)。從而提高人事檔案管理工作效率。特別是引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備結(jié)合相關(guān)管理制度來輔助人事檔案的管理，根據(jù)相關(guān)管理制度對(duì)檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的審查，防止虛假信息進(jìn)入檔案中。利用現(xiàn)代化的設(shè)備對(duì)資料進(jìn)行收集和錄入，從而提高人事檔案管理的工作效率，為事業(yè)單位的人事工作提供更好的服務(wù)。

篇（6）

工程檔案通常是指公路建設(shè)全過程中所直接形成的、用于記錄項(xiàng)目中具有保存價(jià)值的文檔資料與信息資源，也是后續(xù)養(yǎng)護(hù)、管理等多項(xiàng)工作得以順利實(shí)施的重要依據(jù)。近年來，隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的逐漸加快，以及公路工程建設(shè)項(xiàng)目的日益增大，加強(qiáng)檔案管理工作，建立健全完整、系統(tǒng)、可靠的檔案管理體系，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)城市建設(shè)、確保公路工程建設(shè)質(zhì)量等多個(gè)方面都將起到非常積極的作用。

（二）公路工程檔案的特點(diǎn)

相比普遍的建設(shè)項(xiàng)目，公路工程普遍具有規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)、工程組成復(fù)雜等特點(diǎn)，這都使得其檔案在形成與管理方面，與普遍工程檔案之間有著較大的區(qū)別，并具有以下顯著特點(diǎn)：

1.形成周期長(zhǎng)

一個(gè)工程項(xiàng)目的建設(shè)，從立項(xiàng)審批、可行性研究、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、招投標(biāo)、工程施工、交工驗(yàn)收、試運(yùn)行直至最后的竣工驗(yàn)收，往往需要跨越較長(zhǎng)的時(shí)間，通常在3年以上。而各類檔案信息，也是伴隨著項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的開展所形成的，其形成周期同樣很長(zhǎng)。

2.涉及面廣

在項(xiàng)目建設(shè)的一個(gè)完整周期內(nèi)，需要涉及交通部、交通廳、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、多家施工單位、多家監(jiān)理單位，總數(shù)達(dá)數(shù)十家直接相關(guān)單位；同時(shí)，沿途還需涉及政府、電力電訊、材料供應(yīng)廠家等多個(gè)部門。

3.專業(yè)性與階段性強(qiáng)

專業(yè)性，是指其檔案內(nèi)容多是技術(shù)方面的，專業(yè)性很強(qiáng)，要求檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)與檔案管理知識(shí)。

階段性，則是指在項(xiàng)目施工的全過程當(dāng)中，通常需要?dú)v經(jīng)路基、橋梁、隧道、通訊、綠化等各階段的工程建設(shè)，需要各種專業(yè)化的施工隊(duì)伍參與，這都使得檔案的形成具有很強(qiáng)的階段性特點(diǎn)，必須在各階段中都加強(qiáng)檔案的管理工作，以免影響到后續(xù)工程的施工。

4.管理難度大

一方面，由于工程檔案的種類繁多、類型復(fù)雜、記錄方式多樣，這都加大了在檔案信息收集與立卷歸檔方面的難度；另一方面，則是由于工程項(xiàng)目建設(shè)具有一次性的特征，工程檔案一旦形成以后，對(duì)原有檔案管理中存在的問題很難進(jìn)行彌補(bǔ)，這也加大了工程檔案管理的難度。

二、加強(qiáng)公路工程檔案管理工作的必要性

（一）有利于提高工程項(xiàng)目的管理水平

項(xiàng)目管理，主要包括了對(duì)工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、工程安全等各要素的有效控制與管理，并通過在工程項(xiàng)目中制定相應(yīng)的考核與責(zé)任機(jī)制，來判定其管理水平是否達(dá)到了預(yù)期的管理目標(biāo)。

然而，由于這些管理要素往往貫穿于工程項(xiàng)目的全過程之中，需要采取動(dòng)態(tài)化的管理模式，這都導(dǎo)致許多考核與評(píng)價(jià)的數(shù)據(jù)，需要在不同時(shí)間段進(jìn)行收集與統(tǒng)計(jì)。如果單獨(dú)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，不僅耗時(shí)、耗力，而且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性無法保證。而通過將檔案應(yīng)用于項(xiàng)目管理中，則能將各種數(shù)據(jù)信息完整、準(zhǔn)確地保存下來，從而有利于大幅度提升工程項(xiàng)目管理的效率與水平。

（二）有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工程中存在的問題

在工程項(xiàng)目建設(shè)的一個(gè)完整周期內(nèi)，需要涉及多個(gè)參建單位。而通過工程檔案，則能將各單位的工作活動(dòng)詳細(xì)記錄于檔案之中，每個(gè)參與者均通過簽字與簽署意見的方式，以明確各自的職責(zé)與義務(wù)。

通過強(qiáng)化檔案管理，一方面能通過對(duì)檔案信息的收集、整理與分析，以及早發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)過程中所存在的問題與隱患，并通過實(shí)施技術(shù)調(diào)整、工藝調(diào)整或施工隊(duì)伍更換等措施，以確保項(xiàng)目施工的安全與順利進(jìn)行；另一方面，當(dāng)工程事故一旦發(fā)生時(shí)，工程檔案還能作為事故分析、程度判斷、根源查找以及責(zé)任確定的重要憑據(jù)，從而有利于工程事故及問題的及早解決。

三、強(qiáng)化公路工程檔案管理的實(shí)施途徑

（一）公路工程檔案管理存在的問題

長(zhǎng)期以來，公路工程界始終存在著“重外輕內(nèi)”的思想，對(duì)于檔案管理工作，普遍重視程度不足，并存在著規(guī)范性不夠、自動(dòng)化程度不高、人員素質(zhì)較低等一系列問題。

1.缺乏規(guī)范化

當(dāng)前，在工程檔案管理中，尚缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案的表格形式、填寫規(guī)范與歸檔方法上普遍存在著不統(tǒng)一的現(xiàn)象。正是由于檔案管理缺乏統(tǒng)一化與規(guī)范化，這不僅給檔案管理人員帶來了極大的不便，而且容易導(dǎo)致檔案信息的不完整、不準(zhǔn)確。

2.自動(dòng)化程度不高

檔案管理工作，主要包括了信息收集、文件整理、檔案立卷歸檔、檔案利用等一系列工作。然而，在目前的工程檔案管理中，仍普遍停留在手工填寫、人工立卷的水平，檔案的形成過程基本上為手工操作，這不僅使得檔案管理人員的工作強(qiáng)度大、效率低，而且容易出現(xiàn)填寫或歸檔的錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響到檔案信息的質(zhì)量。

3.人員素質(zhì)不高

目前，在公路工程的檔案管理人員中，專職人員較少，而兼職人員偏多，多數(shù)管理人員都是由該工程項(xiàng)目的技術(shù)人員所兼職的。盡管這類管理人員具備較高的學(xué)歷水平與工程管理經(jīng)驗(yàn)，但是卻缺乏對(duì)檔案工作的了解，不熟悉檔案管理的相關(guān)流程與業(yè)務(wù)，也缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)教育，容易導(dǎo)致檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，甚至出現(xiàn)遺漏問題。

（二）強(qiáng)化檔案管理工作的具體實(shí)施途徑

針對(duì)以上種種問題，必須采取有效的對(duì)策與措施，以切實(shí)提高工程檔案的管理水平，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確與可靠。

1.建立完善的檔案管理制度

當(dāng)前，在檔案管理工作中普遍存在著管理不規(guī)范、不專業(yè)的問題。最主要的原因就是對(duì)其重視程度不足，導(dǎo)致其工作質(zhì)量與管理水平的滯后。建設(shè)單位應(yīng)積極轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾砝砟睿⑼ㄟ^不斷完善檔案管理制度，以推動(dòng)其不斷向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的方向邁進(jìn)。

一方面，在工作中必須改變?cè)小爸赝廨p內(nèi)”的管理思想，認(rèn)識(shí)到這些管理理念，已無法適應(yīng)當(dāng)前公路建設(shè)事業(yè)高速發(fā)展的需要。通過形成 “科學(xué)管理、有效服務(wù)”等新的工程檔案管理觀念，從而使得工程檔案管理工作逐步由傳統(tǒng)的被動(dòng)式管理，向著主動(dòng)式管理的方向邁進(jìn)，以更加深入地挖掘出工程檔案信息的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)管理與優(yōu)化配置，從而更好地滿足工程建設(shè)發(fā)展的需要。

另一方面，在檔案管理工作中，還應(yīng)制定明確的獎(jiǎng)懲制度與責(zé)任制度，以激發(fā)管理人員的工作熱情與主動(dòng)性，并盡量避免其在工作中不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)的情況發(fā)生。同時(shí)，還應(yīng)強(qiáng)化各單位之間的協(xié)調(diào)與配合，使工程建設(shè)各單位都能主動(dòng)與檔案管理人員展開合作，確保工程檔案信息收集的及時(shí)、準(zhǔn)確與完整。

2.積極利用信息化技術(shù)

當(dāng)前，在工程檔案管理工作中，無論是在信息的采集、歸檔方面，還是在保存、檢索與利用方面，其技術(shù)手段都較為落后，這也嚴(yán)重制約了檔案管理水平與管理效率的提升。工程檔案管理，是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致和復(fù)雜的工作，檔案信息如果仍采用傳統(tǒng)的手工填寫、整理和歸檔，不僅耗時(shí)長(zhǎng)、勞動(dòng)強(qiáng)度大，而且往往容易出現(xiàn)差錯(cuò)。為更好地保證工程檔案信息的完整性、原始性與可靠性，就必須將檔案管理工作納入到信息化的軌道中，通過積極利用各種信息化、數(shù)字化的手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量與工作效率的提升。

一方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程檔案信息的數(shù)字化處理，即通過利用各類先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字格式的錄入方式，從而使其能方便地存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，這也便于對(duì)工程檔案信息的歸檔、管理、搜索與再利用；另一方面，則應(yīng)是加強(qiáng)對(duì)工程檔案的軟、硬件的建設(shè)，通過積極采用現(xiàn)代化的檔案管理軟件，建立工程檔案的管理網(wǎng)站等方式，以確保工程檔案信息的有效錄入、存儲(chǔ)與管理、利用。

篇（7）

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案管理 信息化 必要性

醫(yī)院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫(yī)治病的醫(yī)療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫(yī)療、教研等活動(dòng)中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫(yī)學(xué)的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，成為材料檔案事業(yè)進(jìn)展的新方向和新課題。電子文檔的大量產(chǎn)出和運(yùn)用，使得檔案的信息化迅速向數(shù)字化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發(fā)展流向。所以，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化在醫(yī)院的管理中有著至關(guān)重要的意義。

一、檔案信息化完善了檔案管理模式

在諸多傳統(tǒng)的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數(shù)都是以紙質(zhì)的形式存在的。隨著時(shí)間的交替，檔案里的資料越來越多，數(shù)量越來越大，占用的空間也越來越廣。根據(jù)有關(guān)部門規(guī)定，出院病人的在住院時(shí)的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時(shí)間的不斷推移和每年的入院病人數(shù)目的不斷激增，醫(yī)院需要多大的空間來保存這些病例，而科學(xué)合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會(huì)給醫(yī)院造成多大的困難。所以，實(shí)行電子病歷將成為一種必然的趨勢(shì)。各類醫(yī)院文字檔案在經(jīng)過信息化的處理以后，可以更大限度地增強(qiáng)檔案的運(yùn)用效率，使檔案的信息更加形象、生動(dòng)。便于檔案的搜索以及利用，并節(jié)約了大量的儲(chǔ)蓄資料的空間，節(jié)省了人力、物力以及財(cái)力，同時(shí)也保證檔案的備份安全。

二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善

在醫(yī)院工作過程中，檔案管理部門要對(duì)各類文件進(jìn)行及時(shí)的著名錄入。在紙類文件時(shí)代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費(fèi)很多的時(shí)間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動(dòng)一個(gè)地方就要發(fā)生一連串的反應(yīng)，相關(guān)的部分都要需要改動(dòng)，會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間及精力。將檔案經(jīng)過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來，應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動(dòng)時(shí)只需輸入相應(yīng)的命令，就可以自動(dòng)促成系統(tǒng)的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫(yī)院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對(duì)全年的文件以及相關(guān)的材料進(jìn)行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運(yùn)用檔案及軟件提供的信息格式，進(jìn)行錄入工作，通過軟件進(jìn)行檔案信息的轉(zhuǎn)化，并對(duì)進(jìn)行管理。檔案人員還可運(yùn)用系統(tǒng)的檢索以及排序的功能，隨時(shí)閱讀文件的歸屬情況，發(fā)現(xiàn)沒能及時(shí)歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時(shí)發(fā)出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規(guī)范化。

三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合的重點(diǎn)在于體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化、有效化以及共享性，最終要達(dá)到的目的是進(jìn)一步的擴(kuò)大檔案資源的使用范疇。往常在醫(yī)院的不同部門，不同的科室，需要隨時(shí)隨地查閱有關(guān)的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫(yī)院設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質(zhì)原件更易于導(dǎo)視，可擴(kuò)大對(duì)原始檔案的運(yùn)用程度和范圍；而且更有利于醫(yī)院的各個(gè)部門、各個(gè)科室按照自身需求瀏覽并隨機(jī)存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)的無限潛能。

四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便

過去手工操作查詢檔案資料，往往是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)還不能達(dá)到預(yù)想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統(tǒng)，使用的時(shí)候只需要輸入一個(gè)關(guān)鍵詞，相關(guān)的資料文獻(xiàn)就可逐個(gè)呈現(xiàn)在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時(shí)還可采用電子加密功能對(duì)檔案進(jìn)行保密處理。

五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件

醫(yī)院的各種檔案在經(jīng)過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護(hù)檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴(yán)重，以做到保護(hù)檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫(yī)院在建設(shè)以及發(fā)展過程中，不同時(shí)間段的一些珍貴的歷史文獻(xiàn)資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進(jìn)行信息化管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)原件經(jīng)過電子設(shè)備的掃描之后以電子文檔的形式進(jìn)行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護(hù)珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫(yī)學(xué)檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫(yī)學(xué)、教學(xué)和研究?jī)r(jià)值。將其進(jìn)行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進(jìn)行妥帖的長(zhǎng)期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復(fù)地應(yīng)用于各項(xiàng)工作之中。

參考文獻(xiàn)：

篇（8）

檔案指的是進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)時(shí)，政府、單位及個(gè)體徑直產(chǎn)生的擁有儲(chǔ)存意義的不同載體及方式，即圖表、文字、音像及其它的歷史記載。它作為載體與信息的結(jié)合，是一種信息資源。隨時(shí)電子時(shí)代的到來，檔案信息化進(jìn)程也在催生、加快，信息化的檔案管理已成為順應(yīng)社會(huì)朝著信息化不斷進(jìn)展的根本渠道。對(duì)檔案工作者來說，信息化管理將是檔案工作全方位服務(wù)于社會(huì)的唯一選擇。

一、信息化檔案管理的必要性

科技不斷發(fā)展，使得紙質(zhì)化的辦公形式向無紙化轉(zhuǎn)變，對(duì)于檔案如何形成也有著較大的改變，譬如傳統(tǒng)文件的草擬、手簽、催發(fā)辦理及歸檔等這些過程統(tǒng)統(tǒng)都經(jīng)計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，而之前的檔案工作由機(jī)讀文件為其重要形式，所以檔案應(yīng)由“機(jī)讀”方式出現(xiàn)，這便形成了傳統(tǒng)紙質(zhì)與如今信息化檔案管理的使用形式出現(xiàn)較大差別。如此變化代表著管理檔案的人員需較多地針對(duì)機(jī)讀方式是磁盤作為介質(zhì)的檔案。對(duì)于檢索信息的人們來說，信息的具體內(nèi)容是其最為關(guān)心的，管理檔案的人員將所有存于各種“機(jī)讀”方式下的檔案信息整體地提取出來，是其工作的重點(diǎn)。有價(jià)值的檔案信息，必須經(jīng)過一個(gè)特選過程，方可讓“機(jī)讀”方式下的檔案擁有真實(shí)感、整體感及價(jià)值感，讀者方能得到較為完備的服務(wù)。所以，檔案使用工作進(jìn)展的必然之路便是信息化的檔案管理。

二、信息化檔案管理的意義

隨著信息時(shí)代的迅猛發(fā)展，文件原本傳統(tǒng)式的草擬、修改、印刷及分發(fā)，統(tǒng)統(tǒng)都通過計(jì)算機(jī)來運(yùn)行，因其利于更改及復(fù)制，輕松編輯等特點(diǎn)，致使最先體現(xiàn)檔案記錄的方式與內(nèi)容不再出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)對(duì)文字進(jìn)行處理過程時(shí)，其電子文件作為全部過程最后一環(huán)節(jié)的文本，有別于手稿及印刷稿，更異于正本及副本，由此檔案及文件兩者中較難區(qū)分出明顯的分割線。這對(duì)于檔案工作來說，必然會(huì)造成全方位且深遠(yuǎn)的打擊。信息化的檔案工作預(yù)示著檔案由傳統(tǒng)跨向現(xiàn)代，充足地使用不斷發(fā)展的信息科技，進(jìn)行信息化的檔案工作，也代表著創(chuàng)新的檔案工作擁有十分重要的意義。具體來看，信息化的檔案需管理檔案者對(duì)檔案管理有全新的思考，特別是出現(xiàn)的新型理論、準(zhǔn)則及狀況，明確其與互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境里的管理檔案及服務(wù)的根本方式及架構(gòu)，達(dá)到服務(wù)于社會(huì)的信息化檔案管理。所以，信息化檔案管理已成為創(chuàng)新檔案工作的必然需求。

三、信息化檔案管理的措施

1、提高建設(shè)硬件設(shè)備，達(dá)到技術(shù)及設(shè)施的現(xiàn)代性

需有效地為信息化檔案工作配置相應(yīng)的現(xiàn)代式的辦公設(shè)施，如電腦、刻錄機(jī)、掃描儀及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等，需有效地將現(xiàn)代科學(xué)及縮微技術(shù)運(yùn)用在檔案管理里，提高通用及實(shí)用軟件的研究及開發(fā)，加速解決數(shù)字化檔案管理問題。所以，有關(guān)部門需擴(kuò)大在財(cái)政方面的投入度，檔案管理機(jī)構(gòu)需主動(dòng)提升自我的工作技能，努力獲得較多的經(jīng)費(fèi)支持。與此同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還可利用其豐富檔案資源的長(zhǎng)處，擴(kuò)大不同面的潛能，著重增強(qiáng)使用及供應(yīng)檔案工作，在較短時(shí)間內(nèi)研發(fā)出大量的檔案資料來保證社會(huì)各方的需求，把潛在的不同檔案價(jià)值轉(zhuǎn)變成經(jīng)濟(jì)效益。現(xiàn)代性科技與措施廣泛地被使用于檔案機(jī)構(gòu)里，能為檔案工作注入新型的能量，也較大地提升使用檔案工作的能力，營(yíng)造出更多的經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益，確保信息化檔案工作更具現(xiàn)代性。

2、形成標(biāo)準(zhǔn)的管理制度

建設(shè)信息化檔案工作，需要明確其過程中的有關(guān)責(zé)任制，確保有安全的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境及其運(yùn)行的數(shù)據(jù)，應(yīng)以現(xiàn)實(shí)存在為主成立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的管理制度。一方面需規(guī)范檔案工作，形成一致性的標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)信息化的檔案工作，是其規(guī)范化的主要根本之一。檔案整理、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)及不同項(xiàng)目技術(shù)等構(gòu)成其規(guī)范，它已是權(quán)衡檔案工作是否有效率的標(biāo)準(zhǔn)。若無此標(biāo)準(zhǔn)，則不能形成檔案庫(kù)里的資源信息。若每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)沒有依照一致的規(guī)范執(zhí)行，自做自的，沒有統(tǒng)一的體系，則檔案工作所需信息在互聯(lián)網(wǎng)上不能暢通無阻地進(jìn)行，更別提達(dá)成共享資源。另一方面需對(duì)檔案工作機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理機(jī)構(gòu)需建設(shè)順應(yīng)信息化的檔案管理機(jī)制。形成及完備檔案工作進(jìn)程及標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)，將檔案數(shù)字工作步驟及階段細(xì)致化。并規(guī)定相應(yīng)的安全辦法，尤其是數(shù)字檔案及文件的建立上，保證其檔案數(shù)字化的整體性與安全性。

3、加強(qiáng)理念，提高管理檔案的現(xiàn)代性思想

篇（9）

技術(shù)檔案也是一種重要的文件資料，主要用于科研領(lǐng)域的生產(chǎn)活動(dòng)，包括一些技術(shù)文件，圖表和圖紙以及照片等。對(duì)于圖書館的技術(shù)檔案主要就是指圖書館的規(guī)劃任務(wù)書、圖書館的建設(shè)大綱以及相關(guān)活動(dòng)的調(diào)查材料等。這些材料的留檔保存可以為圖書館的科研工作提供重要資料文獻(xiàn)和經(jīng)驗(yàn)。而且，技術(shù)檔案具有一定的特殊性，一般為內(nèi)部使用的文件，不會(huì)進(jìn)行隨意的公開，屬于有保密級(jí)別的文件。技術(shù)檔案和技術(shù)文件材料不同，需要認(rèn)清兩者之間的區(qū)別。一般而言，技術(shù)文件材料主要是在日常的工作中使用過，但是沒有進(jìn)行歸檔整理的圖紙、文字以及照片等，技術(shù)文件材料是技術(shù)檔案的一部分。技術(shù)檔案是活動(dòng)中具有保存價(jià)值，并且進(jìn)行歸檔保管的技術(shù)文件材料。對(duì)于高校的技術(shù)檔案而言，要做好相應(yīng)的技術(shù)文件材料的收集和保管，從而做好技術(shù)檔案的保密工作。

2、學(xué)校圖書館建立技術(shù)檔案的必要性

在高校的發(fā)展中，圖書館占據(jù)著重要的教學(xué)輔助作用，在現(xiàn)代化教學(xué)中發(fā)揮重要的推動(dòng)作用。圖書館技術(shù)檔案管理數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息組織和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)管理和大眾化服務(wù)，促進(jìn)資源共享和信息檢索的快捷。

2.1現(xiàn)代信息技術(shù)在圖書館中的應(yīng)用。現(xiàn)代社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了信息時(shí)代的發(fā)展。傳統(tǒng)的圖書館發(fā)揮著文獻(xiàn)采購(gòu)、傳遞以及流通的作用，對(duì)讀者的閱讀指導(dǎo)、信息咨詢、文獻(xiàn)檢索以及使用的模式已經(jīng)退化，不能跟上現(xiàn)代數(shù)字化時(shí)代的圖書館應(yīng)用需求。面對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)圖書館的沖擊，圖書館開發(fā)了一系列的新型業(yè)務(wù)，例如網(wǎng)上文件資源的遠(yuǎn)程借閱、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和信息共享等，使圖書館的工作向數(shù)字化管理的方向發(fā)展。由于目前的信息化技術(shù)在圖書館的應(yīng)用較為廣泛，圖書館適時(shí)地加大機(jī)構(gòu)設(shè)置的改革，新增了一些網(wǎng)絡(luò)資源中心和信息技術(shù)部；加強(qiáng)圖書館人員的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)計(jì)算機(jī)和自動(dòng)化方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，使圖書館管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的習(xí)慣，使圖書館技術(shù)檔案管理人員更加專業(yè)，提高管理人員的自身素質(zhì)。同時(shí)，在圖書館設(shè)備的應(yīng)用，增添一些數(shù)字設(shè)備，例如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)區(qū)和掃描儀等，增加圖書館的現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)力。

2.2建立技術(shù)檔案是圖書館科學(xué)管理的需要。技術(shù)檔案可以有效的反映一個(gè)單位或者部門對(duì)于基本建設(shè)以及生產(chǎn)技術(shù)方面的實(shí)際情況，還能放映出自然科學(xué)研究方面的活動(dòng)。其本身具有很強(qiáng)的保護(hù)價(jià)值，是真實(shí)的記錄集中保管技術(shù)方面的材料。跟隨信息化發(fā)展的腳步，計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)和通訊、數(shù)字等諸多方面技術(shù)的不斷在圖書館之中得到有效運(yùn)用，現(xiàn)今的圖書館的管理模式逐漸從傳統(tǒng)的方式想近代方式進(jìn)行過渡，實(shí)際運(yùn)用的圖書館的手段和方式也發(fā)生了很大的變化，新的技術(shù)手段在圖書館之中得到可全面的采用，這樣的現(xiàn)狀就需要一些既懂得現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，又對(duì)圖書館方面的專業(yè)知識(shí)有獨(dú)到研究的復(fù)合型的人才。但是，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行條件之下，圖書館在技術(shù)方面不夠穩(wěn)定，這就直接影響到了整個(gè)圖書館正常工作的開展。實(shí)踐運(yùn)行之中，雖然采取了一些措施來引進(jìn)人才，比如有些學(xué)校采取階梯型的引進(jìn)人才以及拉開距離，保證實(shí)際引入的人員和單位簽訂的合同期間之內(nèi)保持一定的穩(wěn)定性，即使是采取了這樣的措施，還是不能有效的減緩出現(xiàn)人員的流動(dòng)現(xiàn)狀，這就給工作方面帶來一些不必要的損失。所以，加強(qiáng)圖書館檔案管理數(shù)字化，利用數(shù)字化技術(shù)和手段，對(duì)檔案進(jìn)行綜合處理，對(duì)圖書館的技術(shù)檔案信息資源進(jìn)行收集和管理。數(shù)字化技術(shù)都是依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行自動(dòng)化管理，促進(jìn)檔案的長(zhǎng)期保存和充分利用。

2.3圖書館技術(shù)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的優(yōu)越性。在高效，圖書館技術(shù)檔案的管理內(nèi)容繁雜，管理的難度較大。加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，可以提高信息的利用效率，將信息儲(chǔ)存技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，將檔案的書面信息加工成計(jì)算機(jī)的數(shù)字化信息資源，就可以形成一定的電子文獻(xiàn)，這種檔案信息管理的方式對(duì)傳統(tǒng)的圖書館檔案管理帶來嚴(yán)重的沖擊，實(shí)現(xiàn)了信息的強(qiáng)大變革。對(duì)于學(xué)校的圖書館的管理工作而言，改變了過去一直運(yùn)用的單一的管理功能，實(shí)行了給“知識(shí)的傳播和擴(kuò)散”的職能以及咨詢功能等，這就對(duì)于館員實(shí)際的素質(zhì)能力方面提出了更高的要求，當(dāng)然，也帶來了一些實(shí)際管理方面的問題和挑戰(zhàn)，需要采取有效的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行解決。所以，要加強(qiáng)對(duì)圖書館技術(shù)檔案的數(shù)字化管理。對(duì)于圖書館的技術(shù)檔案而言，檔案的自動(dòng)化管理可以充分提高管理的工作效率。由于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，將有效解決傳統(tǒng)檔案管理的繁重壓力。例如，計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)以及多媒體技術(shù)多項(xiàng)高科技，可以有效地實(shí)現(xiàn)圖書館技術(shù)檔案的立卷、歸檔、檢索以及利用等功能。由于在實(shí)際的高效技術(shù)檔案管理中，許多現(xiàn)代的管理規(guī)章制度和一些實(shí)際的操作規(guī)程之間出現(xiàn)了一些矛盾，對(duì)于一些崗位的人員在職責(zé)的劃分方面的不夠明晰，這就造成在相關(guān)的操作方面出現(xiàn)了一些失誤和漏洞。對(duì)于這些方面的資料的保存出現(xiàn)一些不完整的情況，這就給出現(xiàn)問題相關(guān)的維修和維護(hù)帶來了極大的困擾。

技術(shù)檔案的數(shù)字化管理，還可以提高信息的網(wǎng)絡(luò)化傳遞，促進(jìn)社會(huì)化服務(wù)質(zhì)量的提高，從而促進(jìn)檔案信息的更大范圍擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的信息服務(wù)，促進(jìn)信息傳遞的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。

3、技術(shù)檔案管理需要建立一定的規(guī)章制度

3.1技術(shù)檔案建立方面的系統(tǒng)化建設(shè)。技術(shù)檔案對(duì)圖書館之中的技技術(shù)設(shè)備實(shí)際的設(shè)置情況以進(jìn)行了詳實(shí)的記錄，可以讓相關(guān)的管理者對(duì)于本館之內(nèi)的現(xiàn)代化的設(shè)備有清楚的了解，這樣在實(shí)際的管理之中才能做到得心應(yīng)手。建立技術(shù)檔案要結(jié)合檔案的實(shí)際情況，進(jìn)行明確的分工，建立其一套完整切實(shí)可行的規(guī)章制度，保證技術(shù)檔案的完整性和系統(tǒng)性。

3.2建立設(shè)備采購(gòu)的賬目清單。相關(guān)的采購(gòu)人員在進(jìn)行各種設(shè)備采購(gòu)時(shí)，對(duì)于實(shí)際的驗(yàn)收、記錄，需要建立起原始的記錄檔案，這樣方便財(cái)務(wù)部門對(duì)設(shè)備相關(guān)的情況了解的一清二楚，依據(jù)實(shí)際的需要進(jìn)行及時(shí)的設(shè)備采購(gòu)和更新。

3.3建立設(shè)備管理檔案和技術(shù)操作檔案。在設(shè)備采購(gòu)之后，對(duì)于每一臺(tái)設(shè)備需要詳細(xì)的進(jìn)行管理，使用賬目，并表明設(shè)備所在的部門，具體的負(fù)責(zé)使用或者是相關(guān)的管理人員工作的狀態(tài)等。對(duì)于采購(gòu)的設(shè)備的采用的買機(jī)配件實(shí)際的使用情況、出處做好切實(shí)的記錄。相關(guān)的技術(shù)部門要依照每一臺(tái)機(jī)器的編號(hào)建立檔案，掌握好各臺(tái)計(jì)算機(jī)的運(yùn)行和維修方面的記錄。現(xiàn)今的很多圖書館實(shí)際采用的自動(dòng)化的管理系統(tǒng)都不一樣，對(duì)于系統(tǒng)的維護(hù)就需要專業(yè)的人員進(jìn)行，建立本館的自動(dòng)化的系統(tǒng)的專門操作記錄和數(shù)據(jù)處理的相關(guān)檔案，便于系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和操作人員進(jìn)交接工作。

篇（10）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.123

[中圖分類號(hào)]G273.5；G258.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-01

圖書檔案的管理對(duì)于圖書館來說尤為重要，檔案當(dāng)中詳細(xì)記載著整個(gè)圖書館的發(fā)展軌跡和運(yùn)營(yíng)的狀況，具有重要的價(jià)值。伴隨著信息時(shí)代的發(fā)展，圖書館的部分檔案管理可能并不能滿足對(duì)于圖書館的發(fā)展需求，在這樣的情況下信息化的圖書館檔案管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)整個(gè)目標(biāo)，可以避免人工整理的繁瑣，并且在很大的程度上降低了整理過程中的錯(cuò)誤率。隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，圖書館檔案管理與信息化建設(shè)有著密不可分的關(guān)系，信息化建設(shè)在圖書館檔案管理中占有重要的地位。

1 圖書館檔案管理的主要內(nèi)容

圖書館的檔案管理包括著人事檔案管理、文書檔案管理、業(yè)務(wù)檔案管理和設(shè)備的管理。其中的人事檔案，是指圖書館的使用用戶的資料，包括書籍的取還情況、用戶的基本信息等；文書檔案指的是圖書管理上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的相關(guān)工作文件，圖書館的會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計(jì)劃以及對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的請(qǐng)示文件等。業(yè)務(wù)檔案指的是檔案管理部門日常活動(dòng)的開展情況及業(yè)務(wù)的完成情況。設(shè)備檔案指圖書館設(shè)備的登記、清查、核對(duì)和維修信息，以及報(bào)p、報(bào)廢物品的核實(shí)登記信息。

2 圖書檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

圖書館的檔案管理信息化建設(shè)，就是利用現(xiàn)代的信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，依據(jù)圖書館自身的發(fā)展要求和自身的建設(shè)要求來開發(fā)和利用圖書館的各種信息資源，為圖書館讀者提供更為優(yōu)質(zhì)的信息化服務(wù)。只有這樣才能更好地滿足不同的人群對(duì)圖書的相關(guān)需求。圖書檔案的信息化管理相對(duì)于傳統(tǒng)的圖書館檔案的管理模式來說，其重要性主要表現(xiàn)在下面3個(gè)方面。

第一，隨著整個(gè)信息時(shí)代的不斷進(jìn)步、發(fā)展，人們圖書館檔案信息的需求越來越高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在著信息流通量不高、查詢繁瑣、文檔歸檔工作的工作量較大、處理不及時(shí)、檔案容易丟失等大量的問題。此外，檔案信息的檢索不夠靈活，不能及時(shí)、精準(zhǔn)地滿足讀者的要求。對(duì)比之下，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后可以使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行更高效的檢索和書籍的處理，使圖書館的檔案信息，在速度和準(zhǔn)確率上都有很大的提高。正是通過網(wǎng)絡(luò)的終端，圖書館的的讀者才能更好、更快速地尋找到自己所需要的相關(guān)書籍內(nèi)容，不需要像過去一樣一本本地翻開、一卷卷地查閱，從而為獲得更多的讀書時(shí)間。

第二，在傳統(tǒng)模式下各個(gè)圖書館的檔案都分開來管理的，所以圖書館出現(xiàn)一種半封閉的“典藏館模式”。在這樣的情況下想要實(shí)現(xiàn)信息的共享非常困難。對(duì)如果采用信息化的檔案管理系統(tǒng)，就可以很好地解決這種問題，讓圖書館變成一個(gè)開放的信息共享的平臺(tái)，與此同時(shí)，也給知識(shí)的傳播、科學(xué)的普及提供了更便捷的渠道。此外，對(duì)于每一位使用圖書館的讀者來說，在信息化的平臺(tái)上將能獲取更多的信息，讓時(shí)間得以高效利用，信息的時(shí)效性得以發(fā)揮，展示出信息化系統(tǒng)人性化的一面。

第三，在傳統(tǒng)的管理之下，儲(chǔ)存檔案的空間相對(duì)較大，還需要借書室、還書室、類室等相關(guān)辦公場(chǎng)所。另外，圖書館檔案的整理、歸檔的工作量巨大，需要大量的人力、財(cái)力來維持。一些圖書館沒有這么大空間，也很難配備這么多的工作人員。而信息化建設(shè)下的圖書管理工作只需要一個(gè)不是很大的空間，幾臺(tái)可以使用的電腦、存儲(chǔ)設(shè)備和服務(wù)器就可以實(shí)現(xiàn)圖書館的檔案管理工作，對(duì)于人力、財(cái)力、物力都是很大程度上的節(jié)省，并且這種情況下還可以提升圖書管理工作的效率，為社會(huì)帶來更大的效益。

3 結(jié) 語(yǔ)

現(xiàn)階段，信息化建設(shè)對(duì)于圖書館的檔案管理工作來說，十分重要，其能更好地提高檔案信息的利用率及檔案工作的效率，滿足圖書館用戶的多元化需求。作為圖書館管理的重要環(huán)節(jié)，圖書館的檔案管理應(yīng)該更積極地吸入現(xiàn)代信息技術(shù)，大力開展圖書館的信息化建設(shè)，從而促進(jìn)圖書館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

篇（11）

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2013）09-0013-01

環(huán)境檔案管理是一項(xiàng)涉及多學(xué)科多領(lǐng)域的工作，它需要一定的技術(shù)基礎(chǔ)。環(huán)境檔案管理的對(duì)象就是在環(huán)保過程中所產(chǎn)生的真實(shí)材料，這些專業(yè)活動(dòng)包括環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科技環(huán)境法制及環(huán)境研究。

一、目前環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理方法

檔案管理工作的綜合性較強(qiáng)，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細(xì)心的工作態(tài)度。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是檔案的收集和分類工作，管理員首先需要把環(huán)保科技檔案可以分為以下八類：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)境工程與基本建設(shè)、儀器設(shè)備與環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量；然后按系統(tǒng)的方法將檔案迅速地整理好，并以適當(dāng)?shù)姆椒ū４妫乐渭堎|(zhì)檔案發(fā)生霉變、長(zhǎng)蟲、發(fā)霉、遺失等問題

2.電子文檔管理方式不受重視

使用電子文檔來保存信息不僅可以節(jié)省大量的紙質(zhì)資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術(shù)投入，必須以一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理人員的管理要求、技術(shù)要求也更高，工作量也增大。在實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的過程中還存在以下問題：首先，硬件設(shè)備和軟件設(shè)備不能達(dá)到要求，缺少資金投入和技術(shù)支持；其次，檔案管理人員的技術(shù)水平落后，尤其是缺少專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技能。因此，要實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術(shù)投入，也需要加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)。

3.當(dāng)前我國(guó)環(huán)境檔案管理存在的問題

一方面，我國(guó)環(huán)境檔案管理體系沒有保障機(jī)制，表現(xiàn)為既沒有專門的環(huán)境檔案管理準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)，即使在與檔案管理相關(guān)的法律中也很少有涉及環(huán)境檔案管理的條例，也沒有環(huán)境檔案和信息披露的制度和規(guī)范，對(duì)信息披露的范圍、內(nèi)容、形式都沒有統(tǒng)一的規(guī)定。另一方面，從技術(shù)層面來看我國(guó)還沒有建立完整的環(huán)境檔案管理技術(shù)體系，沒有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

二、環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)和方式

1.環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)

環(huán)境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來儲(chǔ)存所要管理的信息，電子文件是以光盤、磁盤等為載體，與紙質(zhì)文檔相比，它有以下特點(diǎn)：電子文檔離不開現(xiàn)代辦公設(shè)備的支持，最主要的設(shè)備即計(jì)算機(jī)；通過這些現(xiàn)代化的設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)文檔信息快速、便捷的共享，不會(huì)有任何時(shí)間和地域的限制；通過這些設(shè)備也可以快速地對(duì)信息進(jìn)行修改或補(bǔ)充；電子文件的保存環(huán)境沒有紙質(zhì)文檔的保存環(huán)境要求高，只要這些設(shè)備不發(fā)生損壞即可。

2.電子文件歸檔的方式

要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤上，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)移交檔案。以保存在磁盤上的方式來歸檔看起來文檔的保存期可以無限長(zhǎng)，但實(shí)際上磁盤很容易受到損壞，對(duì)電子文檔產(chǎn)生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復(fù)起來難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內(nèi)的信息不回丟失，可以通過采取文件備份的方法解決該問題，但這又會(huì)使存儲(chǔ)磁盤的數(shù)量增多，管理人員的工作量也會(huì)增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過網(wǎng)絡(luò)版辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門合作，由辦公室統(tǒng)籌管理工作，而信息部門依靠其技術(shù)設(shè)備及人才條件負(fù)責(zé)電子文件歸檔并負(fù)責(zé)保證其安全。當(dāng)然最好的方式還是把兩種方式同時(shí)使用，做好網(wǎng)絡(luò)存貯的同時(shí)把文件存入光盤。

三、實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性

檔案管理方式的電子化與信息化已經(jīng)成為信息時(shí)代的大勢(shì)所趨，環(huán)境檔案管理也不例外。

1.環(huán)境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作

電子化和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時(shí)間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國(guó)甚至全世界接軌，檔案管理部門能獲得更多的支持，使檔案管理部門由封閉走向開放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴(kuò)展到信息采集、管理和服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)信息資源的合理配置、科學(xué)管理。

2.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是形勢(shì)發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化高速發(fā)展的時(shí)代，人類的每項(xiàng)工作都離不開高科技的支持，環(huán)境檔案管理也不例外。環(huán)境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬(wàn)件，這些文件都是一個(gè)地區(qū)或國(guó)家珍貴的信息資源庫(kù)，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和普通群眾的充分利用，充分實(shí)現(xiàn)資源共享，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展及環(huán)境保護(hù)服務(wù)。近年來，環(huán)境檔案管理電子化信息化的趨勢(shì)越來越明顯，檔案載體已經(jīng)大部分被光盤、磁盤取代，隨之也產(chǎn)生了一系列檔案管理的問題，例如電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用問題，要解決這些問題就要加快檔案管理電子化信息化的建設(shè)。

3.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是社會(huì)的強(qiáng)烈需求

在競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈的當(dāng)今社會(huì)，人們的世界觀念越來越強(qiáng)，對(duì)工作效率的要求越來越高，領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)也要做到迅速、準(zhǔn)確，職能部門的工作對(duì)數(shù)據(jù)也要求及時(shí)、準(zhǔn)確，社會(huì)大眾對(duì)檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環(huán)保意識(shí)的加強(qiáng)，人們對(duì)環(huán)境檔案信息的需求明顯增大。面對(duì)這些群體，檔案管理部門只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿足達(dá)到要求，這就迫使檔案管理部門改變傳統(tǒng)的管理方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供多功能而快捷的服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的環(huán)境檔案的紙質(zhì)管理方法已經(jīng)不再適合現(xiàn)當(dāng)代對(duì)于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環(huán)境檔案管理由紙質(zhì)管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾硎潜厝悔厔?shì)，只有順應(yīng)時(shí)代潮流利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供更舒適的服務(wù)，才能讓環(huán)境檔案的管理和使用更加安全更有效率。

參考文獻(xiàn)