檔案管理基本要求大全11篇

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【摘要】本文從水利工程檔案管理的基本要求、核心內容和管理措施三方面進行了具體的分析和闡述。

關鍵詞 水利工程；檔案管理；核心內容；管理措施

WATER records management requirements and measures basic analysis

Gao Li-hui

(MWR IOC Zhangweinan Bureau from Pro WestLinxiHebei054900)

【Abstract】From the basic requirements of water conservancy archives management, the core content and management measures three aspects of the specific analysis and elaboration.

【Key words】WATER;File management;The core;Management measures

1. 水利工程檔案資料管理的基本要求

水利工程檔案是水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分，依照檔案法規要求，做好水利工程檔案工作，是工程參建各方共同的職責和任務，是維護國家利益，保護自已合法權益，提高管理水平和應急能力的需要。水利工程檔案是工程建設審計工作的依據、是工程驗收的依據、是質量評定的依據、是工程建設質量查、改的依據和憑證。

1.1檔案管理的依據和竣工驗收

水利檔案管理的依據有：《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦［2005］480號）；《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》》（水辦〔2008〕336號）；《水利工程建設項目驗收管理規定》（水利部30號令）；《水利水電建設工程驗收規程》（SL223- 2008）；《水利基本建設項目竣工決算審計暫行辦法》（水監［2003］370號）；《建設工程質量管理條例》（2000年1月30日，國務院令第279號）。竣工驗收主要是資料的驗收：法人驗收，政府驗收，工程檔案資料的驗收﹙要求作專項驗收﹚。工程檔案要求真實、完整、準確、系統。真實是要求沒有虛假的資料；完整是要求工程檔案資料不能缺項，即所有應歸檔材料的類項必須齊全；準確是指檔案資料所反映的內容要準確，其中包括文字、數字、圖形都要準確，特別是竣工圖要能準確反映工程建設的實際狀況；系統是指所有應歸檔的文件材料，應保持其相互之間的有機聯系，相關的文件材料要盡量放在一起，特別要注意工程項目文件材料的成套性。圖片、照片、錄音、錄像和電子文件的歸檔反映建設項目建設過程的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料，都是工程檔案的重要內容，應做好這部分材料的收集、整理工作，關鍵是要及時整理，要將不同種類（照片或錄像）的聲像或電子材料分別立卷。

1.2水利工程檔案的歸檔范圍與要求

水利工程建設項目檔案的歸檔范圍與保管期限、按照《水利基本建設項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件一）執行，工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，永久為50年以上，長期為15～50年、短期為15年以下，長期保存的檔案實際保管期限不得超于工程項目的實際壽命。水利工程建設項目檔案必須完整、準確、系統，應歸文件材料應字跡清楚、圖面整潔、簽字手續完備，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易退色材料書寫，檔案整理應有科學的分類方案，案卷質量符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）。

1.3檔案資料驗收與移交

水利工程建設項目檔案驗收，是工程竣工驗收的重要組成部分，各級水行政管理部門在組織水利工程驗收時，須通知相應的檔案管理部門作為驗收委員會成員負責工程檔案的驗收工作，工程竣工驗收前，項目法人應組織參建單位對所承擔的工程檔案資料收集、整理、歸檔進行認真檢查，確認已達到規范要求后，寫出自檢報告，在申請工程驗收時，一并報上。實行總承包的，應由總承包單位負責向建設與管理單位移交；實行分包的，應由各承包單位向建設單位移交，或由建設單位委托一個承包單位匯總后，再向建設與管理單位移交；實行監理制度的，應由監理部門負責審查合格后，再由各有關單位向建設與管理單位移交；審查與移交均應履行簽字手續。移交與接收工程檔案資料的時間，應視工程建設的實際情況而定。一般情況，單位工程完工后，就應完成有關工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進行檔案資料移交與接收工作。

2. 水利工程檔案管理的核心內容和管理措施

建設工程資料是工程建設從項目的提出、籌備、勘測、設計、施工到竣工投產等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡稱為工程資料。主要包括工程準備階段資料、施工資料、監理資料和竣工驗收資料等。建設工程資料，是建設工程合法身份與合格質量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進行檢查、驗收、維修、改建和擴建的原始依據。參建各方都負有收集、整理、簽署、核查工程資料的責任。為了保證工程的安全和使用功能，必須重視工程資料的真實性、可靠性。因此，我們應當規范工程資料的管理，將工程資料視為工程質量驗收的重要依據，甚至是工程質量的組成部分。

2.1水利工程檔案的核心內容。

（1）工程準備階段資料：是指工程在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標、開工審批及工程概預算等工程準備階段形成的資料，由建設單位提供。

（2）施工資料：是指施工單位在工程具體施工過程中形成的資料，應由施工單位負責形成。主要包括單位工程整體管理與驗收資料、施工管理資料、施工技術資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄、施工質量驗收記錄等。工程竣工后，施工單位應按規定將施工資料移交給建設單位。

（3）監理資料：是指監理單位在工程設計、施工等監理過程中形成的資料，主要包括監理管理資料、監理工作記錄、竣工驗收資料和其它資料等。監理資料由監理單位負責完成，工程竣工后，監理單位應按規定將監理資料移交給建設單位。

（4）竣工驗收資料：是指在工程項目竣工驗收活動中形成的資料。包括工程驗收總結、竣工驗收記錄、財務文件和聲像、縮微、電子檔案等。

2.2工程資料的管理職責。

（1）工程資料的形成應符合國家相關的法律、法規、技術規范、質量驗收標準、工程合同和設計文件等規定。

（2）參建單位應將工程資料的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和全過程。

（3）工程資料應隨工程進度同步收集、整理并按規定進行移交。資料組卷與資料份數應符合規定。

（4）工程資料應實行分級管理，由建設、監理、施工單位主管（技術）負責人組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設過程中工程資料的收集、整理和審核工作應有專人負責，并按規定取得相應的崗位資格。

（5）工程各參建單位應確保各自所形成的資料的真實、有效、完整和齊全。對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等現象，應按有關規定對相關責任人予以處罰，情節嚴重的，應依法追究法律責任。

2.3水保檔案管理的必要性和對策。

（1）沒有統一的水土保持檔案分類標準和編碼體系，檔案資料調閱、調集或查詢困難，檔案信息利用率低，或大部分既有資料未歸檔、建檔。

（2）檔案管理制度不健全、管理不規范、多頭管理現象普遍存在，檔案資料分布散亂。

（3）檔案管理人員匱乏。

（4）未實行專業化管理，檔案資料保管或存儲的軟、硬件條件差，檔案資料破損現象嚴重。

（5）法制意識不強，檔案管理工作未引起各地的重視，也無專項經費投入，制約了檔案管理的規范化建設。

2.4規范水土保持檔案管理的必要性是水土保持信息化建設、水土保持決策科學化、水土保持法制化和規范化建設以及提高水土保持行業管理能力和工作水平的需要。規范水土保持檔案管理的對策應建立水土保持檔案資料庫，進行統一檔案編碼和密級標準，建立水土保持檔案管理體系，提高檔案法律意識，建立并完善水土保持檔案管理制度，培養并造就一支高素質的水土保持檔案管理隊伍。挖掘檔案資料潛力，為水土保持及社會公眾提供服務。

3. 總結

水利工程資料管理必須納入項目管理的程序中，資料員應參與生產過程，及時掌握施工管理信息，便于對資料的管理監控。工程資料的收集必須與實際施工進度同步。對所提供的資料不符合規定要求的不予結算工程款。按質量驗收記錄、工程質量控制資料核查記錄、施工技術管理資料、工程安全功能檢驗資料核查和主要功能檢查資料等劃分，同類資料按產生時間的先后排列。根據實際條件，配備必要的存放資料的箱柜存放資料，并注意做到防火、防蛀、防霉。規定移交、歸檔。按時移交給公司、建設單位和城建檔案部門。

參考文獻

［1］梁靜.水利工程檔案管理與發展J.湖南水利水電，2008，（4）：78～79.

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【中圖分類號】R197.32 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-7526(2012)04-0293-01

血站是負責轄區內血液的采集和保障臨床用血的公益性單位。近年來，隨著無償獻血事業的蓬勃發展，血站檔案管理工作的重要新也日益凸顯。特別是我站在2005年通過ISO2000質量體系認證后，血站獻血檔案管理的制度化、系統化也進入了規范發展的軌道。同時，隨著血站計算機網絡管理的普及，也給獻血檔案管理的安全問題注入了新的特點和內容。

1 基本要求

1.1 保障血液質量安全：保障血液質量安全是血站工作的最根本要求，血站在血液質量安全方面不容出現任何閃失。獻血者檔案作為血站整個大質量系統中的最起始階段，是關系血液全面質量管理成敗的基礎環節。因此，獻血者檔案的完整、準確，將成為考量整個采供血流程中“質量第一”原則的最初保障。

1.2 保存獻血過程的記錄 ：目前階段，醫患矛盾日漸突出，各類醫療糾紛層出不窮，作為醫療衛生單位的血站也勢必無法避免的面臨醫患沖突的危險。隨著人們法律知識不斷充實和自我保護意識的增強，以及醫療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，血站在糾紛中如何免責是一個非常現實的問題，一份完整、翔實、準確的獻血者檔案必將成為分辨各方責任的重要依據依。獻血者檔案中各項紀錄的原始真實及可追溯性與見證性具有長期甚至永久性的保存價值。

1.3 篩選安全血源的依據：從經血液傳播性疾病的低危人群中采集血液是保證獻血者、受血者身體健康的基本要求，獻血者檔案的各項記錄將有助于從中篩選出健康合格，適于多次獻血的安全血源，也有助于及時掌握獻血者的身體狀況，以便于為其選擇最佳獻血周期提供依據。

2 獻血檔案材料歸檔范圍

獻血者檔案的歸檔范圍應包含整個無償獻血的過程，即從體檢化驗獻血直到血液用于臨床的過程。這其中包括了血站工作中的主要業務科室，應歸檔的獻血者檔案材料包括：無償獻血健康征詢表（包括獻血者姓名、證件號碼、從事職業、聯系方式等基本情況）、體檢記錄、采血記錄、檢驗記錄、成分制備記錄、入庫出庫記錄，血液運輸記錄、各環節質控等。

3 如何管理獻血檔案

3.1 檔案管理人員基本要求：不僅要政治可靠、業務過硬、具有良好職業道德，還要不斷加強自我修養,自覺地抵制來自各方面和各種形式的腐朽觀念、遵守職業道德,從黨和國家的利益出發做好檔案管理工作。作為血站的檔案管理人員，更要有一定的血液專業知識常識，能及時與相關科室溝通，為如何更完整的保存獻血檔案出謀劃策。

3.2 獻血檔案的正確采集是保障獻血檔案完整安全的前提，其具有環環相扣、分散處理、信息共享的特點。這就要求各相關科室人員各司其職，及時準確的記錄整個過程。同時，需各科時間交接的各類原始檔案和數據信息要進行核對，雙方確認無誤后簽字交接。分層把關，相互約束，確保數據來源的準確。

3.3 建立獻血檔案的歸檔和借閱制度，由檔案形成部門負責收集、整理后移交檔案室歸檔，并由檔案管理人員立卷。借閱時根據根據不同層次的借閱人員劃定不同的借閱范圍,對一些記錄有個人隱私的文檔或含保密信息的資料要進行特別管理，確保不失密、不泄密及檔案的完好無損。

總之，要提高血站獻血檔案管理工作水平，還必須借助血站計算機信息化、網絡化管理的優勢，以及相關工作人員共同的努力，以此使得檔案信息能夠被更好的利用，以提高檔案信息化和自動化管理水平，為血站管理提供優質高效的服務。

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（一）SOA的基本概念

“SOA”是“Service Oriented Architecture”的縮寫，中文意為“面向服務的體系架構”。它是一個組件模型，“SOA”主要是一種涵蓋架構風格、編程模型等一套新的分布式軟件系統構造方法理論，主要包括這幾個過程：從建模到開發，然后整合再部署，最后運行、管理。它將不同的服務通過接口聯系起來，使得服務可以使用通用的方式進行管理。建立在以SOA基礎上的信息系統，可以自行研發組織，具有良好的維護性、可用性和可擴展性。

（二）運用企業服務總線的方法（ESB）

支撐SOA的關鍵是其消息傳遞架構――企業服務總線（ESB）。ESB采用“總線”模式來管理和簡化各服務應用之間的集成拓撲結構，在網絡中起到一個連接的作用，以接受的開放準則作為支撐點，然后使得事件以及消息等動態之間能夠相互關聯和通暢，是一種在服務和應用之間標準的集成方式。ESB作為最基本的連接中樞，使得網絡之間的連接能夠更好的進行，是構筑企業神經系統最為根本的要素。ESB架構主要使得異地應用之間的消息能夠發送和接收，除此之外，還能夠通過ESB發送和接收消息。

二、在SOA的基礎上建立高校人事檔案管理系統

（一）建立高校人事檔案管理系統的基本要求

高校人事檔案管理涵蓋了各個不同的部門和方面，建立高校人事檔案管理系統的基本要求就在于能夠使現有的各類管理系統能夠完好的保存，以及讓系統之間有所差異，這樣能夠讓用戶更好的查看個人信息。新的系統還應具有安全性和可靠性，能夠很好地維護用戶的信息安全。除此之外，新的高校人事檔案管理系統還應最大程度的適應各個板塊，使得各個板塊之間能夠自由的傳輸，能夠屏蔽系統之間的差異性，

（二）高校人事檔案管理系統體系結構

SOA系統能夠很好的滿足高校人事檔案管理系統的基本要求，它能夠將高校人事檔案管理系統中的數據很好的連接起來，建立起一個完整的SOA高校人事檔案管理系統的構架。主要可以分為幾個方面，第一就是基礎應用方面，組成各

個部分的主要是人事檔案管理系統，主要包括教學、科研、工資、學生、圖書、資產、辦公、人事等各個方面，例如人事管理系統主要包括的是教師的基本信息，教務管理系統主要包括考試的工作以及科研兩個方面，等等這些都是教師的基本信息，人事檔案管理的最基本的就在于人事檔案的數據與其他部門的數據共享。第二就是接口方面，主要的作用就是將上述的基礎應用方面的應用程序以及共享數據等通過協議封裝、接口為服務，將這些作為企業服務的總接口。第三就是企業總線方面，主要對日志、業務、安全、公用等方面的服務來進行管理，除此之外，還應增強業務方面的柔性，使得面向服務中的高校人事檔案管理系統更加完善，第四就是流程方面，是各個部分的組件組成的，主要的工作任務就是負責服務的構建以及編排。第五就是表示層面，就是將高校人事檔案管理系統的需要發送給客戶，用戶便可以通過這個快速查閱以及接受這些消息。最后就是接入的過程，可以通過多種電子產品，例如電腦、手機等等接入這個程序，這個也為當前的很多用戶提供了一個接口，為以后的擴展奠定了一個良好的基礎。

三、在SOA的基礎上高校人事檔案管理系統設計

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2PKI和PMI技術應用實際

（1）PKI技術。PKI技術主要是指公鑰基礎設施技術應用，其作為一個應用平臺，最核心的工作就是提供公鑰并建立加密服務體系，系統平臺能夠按照工作要求進行自動管理與引導，大大提升其網絡平臺的安全性與可靠性，用戶利用加密技術與簽名技術通過該平臺具備一定的便捷性，尤其是對一些涉密的檔案信息材料，其完整性與可靠性都能進一步提升。（2）PMI技術。PMI技術就是特權管理系統的設置，在認證階段需要根據屬性證書的要求，進行管理平臺的應用授權。該技術還會依賴PKI系統，通過對針對性的服務應對，在用戶提出相應的服務要求之后進行驗證，則數據信息獲取與共享階段的過程安全性與穩定性就能逐步增強。

3雙證管理模式的構建

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一、房地產電子檔案管理的羈絆性因素分析

傳統房地產檔案管理，采用兩級管理的方式，隨著信息化社會的發展，檔案管理的外部環境產生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來以下幾方面的羈絆性因素：

（一）傳統檔案管理對象是紙質的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計算機普遍應用之后，檔案信息內容中出現了各種無紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無法進行有效管理。

（二）檔案管理人員長期以來習慣于傳統的管理方式，思想、理念、業務水平等方面，都停留在傳統管理的階段。在應用信息化管理技術之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時間內提升業務管理水平，由此產生的諸多不適應性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。

（三）檔案的數字化和網絡化，對檔案的形成提出了新的要求，傳統檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機構精簡之后，會出現檔案人員身兼數職，不利于工作的開展，因此傳統檔案管理的形成方式亟需進行改變，以提高歸檔和利用的效率。

二、房地產電子檔案管理創新突破口的尋求

綜合以上幾方面的房地產電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢下房地產檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創新，必須以下面幾個方面作為突破口：

（一）一體化信息資源平臺的建立

根據房地產檔案信息化建設的基本要求，檔案信息化資源平臺的建立，需要開發資源計劃、數據管理、辦公自動化、項目管理、數據采集等系統，作為前端控制平臺規范化的條件。其中一體化信息資源平臺的建立，必須在開發檔案管理軟件的基礎上，根據電子文件整理標準，再行信息資源的整合，該平臺的建立必須開發以下三種數據庫：首先是文件級和案卷級檔案目錄數據庫，通過公文管理網站，將館藏檔案的目錄數據公布；其次是重要檔案內容數據庫，主要包括文書檔案和科技檔案，通過掃描的方式，轉換成為數字化的檔案資料，需要通過檢索獲取；再次是多媒體檔案數據庫，根據檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過以上數據庫的建立，以統一的電子檔案儲存格式、流程等，形成電子檔案的統一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時能夠有效確保檔案信息的及時性和完整性。

（二）便捷查詢利用手段的開發

房地產電子檔案的歸集以數字檔案管理系統平臺作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過便捷查詢利用手段的開發，對檔案的利用管理流程進行優化。在這里，我們同樣需要基于數字檔案管理系統平臺，對電子檔案進行分類編號，建立規則的歸檔程序，在檢查和比對之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過條件檢索的方式，迅速在目錄清單當中找到目標檔案，然后快速鎖定紙質檔案的存儲位置，或者可以直接調用紙質檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個關鍵詞，系統自動過濾之后，彈出所需相關檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產電子檔案管理創新的重要手段之一。

（三）軟硬件基礎設施建設

硬件方面配置：HP DL580（G2）服務器1臺，序列號347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個；Evolution Pro工程掃描儀2臺；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺；HP Colorlaserjet 3700激光打印機1臺；聯想開天M400PC機4臺；筆記本電腦4臺；不間斷電源1個；數碼攝像機1臺；數碼相機1臺，加1G內存。軟件方面配置：Windows2000 Server標準版10用戶操作系統；Oracle 9i標準版10用戶數據庫軟件；清華紫光軟件，用于網站建設、全文檢索、OCR應用軟件升級。

（四）應用系統開發

首先是信息的采集，該系統功能是通過對檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統數據庫當中。其次是日常管理，根據檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內容，通過軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統計、利用、借閱等。再次是系統設置，根據檔案管理的需求，以及結合檔案管理的工作結構，為適應用戶的需求而不斷完善的系統功能，這也是檔案事業長久發展的舉措。最后是數據的安全，檔案應用系統的數字化，在為檔案提供更加方便管理環境的同時，面臨越來越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數字化加工的時候，提高數據的安全系數水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關的管理要求，在日常管理當中保證數據環境的安全。

三、結束語

綜上所述，由于傳統檔案管理方式習慣于傳統的思想和理念，在數字化和網絡化的背景下，房地產檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，因此很難進行超前管理和跟蹤管理，由此產生的諸多不適應性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認為房地產檔案管理工作應該通過開發檔案信息化管理系統，并通過軟硬件基礎設施建設和應用系統開發，方可為檔案管理工作的開展，創造有利的條件。

參考文獻：

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中圖分類號：D523.2 文獻標識碼：A

一、存在的問題

1、多數醫院因為資金和人員配置的問題往往忽視醫院檔案的作用，通常缺乏明確的任務目標和具體的措施，檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高，而且因為各家醫院檔案隸屬于不同的行政機關，所以相互之間聯系很少，是各自為政的發展模式。

2、檔案管理模式問題，館藏資料和數據庫“大不全，小不精”，既重復浪費又出現資源閑置。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。各級醫院在管理檔案時沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

3、檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

4、檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高，檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，設備陳舊，技術落后，也制約了檔案事業的發展。隨著科技技術的發展，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。

5、人事管理體制和機制不完善，財力物力的匱乏。許多醫院檔案管理人員都面臨這年齡偏大、專業不對口、學歷參差不齊，只能進行一般工作。醫院大部分的財力物力都被放在醫院的醫療設備的更新、人才的培養和擴建病房等硬件建設上面。對檔案管理這方面投資較少。

二、醫院檔案管理工作的基本要求及其工作的特點

（一）醫院檔案管理工作的基本要求。

1、醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。制定各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施，還要通過法規手段來實現。

2、檔案管理的基本原則。要達到完整性的要求，一方面要保證醫院檔案數量齊全，成分多樣化，另一方面也要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系。

3、醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運營中起決定作用。

4、醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，年代越久價值越大。盡可能延長檔案的壽命，保護其安全性，避免醫院檔案中的機密泄露，是檔案管理的基本任務之一。

5、現代醫院檔案管理工作要求現代化，要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理，使醫院檔案管理工作走向更高水平。

6、醫院檔案管理現代化已經成為了一種必然的發展趨勢，各種現代化技術如計算機技術、復制技術、縮微技術、視聽技術等應用在檔案管理當中，可以大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案管理的水平。

（二）醫院檔案管理工作的特點。

1、醫院檔案管理過程可以分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。不同階段檔案的作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，方式也不同。檔案具有憑證價值和過渡性，具有歷史價值和科學文化價值。

2、醫院檔案管理工作直接關系到醫院切身利益，它的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾。

3、醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性。醫院檔案是在形成者活動過程所產生的，檔案歷來形成者所有與控制，價值和形成者有著密切的關系。

三、醫院檔案管理工作的新思路

（一）提高檔案管理人員的素質，加強學習《檔案法》，增強人們對檔案管理的意識，提高依法歸檔的自覺性。

現代醫院管理向科學化、現代化和標準化發展，對醫院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領導、指導、決策、監督的作用。大力宣傳檔案工作，使得醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己的日常工作和生活的密切關系，更好的支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的行程。有些人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。

（二）完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。

促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。醫院要結合本單位檔案管理的實際要求，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》來制定一系列的檔案管理制度，統一管理，統一考核，促進醫院發展。

（三）實現檔案標準化是檔案管理信息化的根本，檔案管理現代化不僅僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。

加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質，加大投入，提高配備。通過專業培訓、繼續教育進修學習等提高業務和知識水平，深入臨床一線調查研究，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。加大資金投入，引進現代化的技術和設備是必然條件。醫院充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化和現代化。

（四）建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用提供更有利的依據，重視開發，充分利用，發揮檔案的社會效益。

檔案管理的最終目標是使得檔案得到充分利用，加強檔案利用反饋信息的管理，實現醫院信息的橫向聯系，實現資源共享，提高檔案的利用率，充分發揮社會效益。

檔案自古至今都在延續發展，從紙質到電子版，從理論到實踐中，從工作手段到工作方法，從思想意識到管理模式，根據自身的發展特點，響應政府出臺的各種優惠政策，用科學發展觀的理論指導改革現行的管理體制，轉換運行機制，根據自己情況聯合檔案管理體制，實現資源共享和個性化、多元化創新服務。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索只是經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的針對性的措施，這樣有利于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院現代化的發展，實現檔案管理的理論意義和應用價值。

（作者：河南省中醫院第二附屬醫院審計室科員，主要研究方向：檔案管理與審計）

參考文獻：

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所謂的檔案信息化就是指在國家檔案行政管理部門的規劃管理指導下，將現代信息技術、網絡技術等應用到檔案管理實踐活動中去，實現對檔案信息資源的處理、管理以及開發和利用等服務項目的過程，它是一個由以檔案實體保管向檔案實體數字信息化服務模式的轉變，是信息網絡技術與傳統檔案管理模式的融合，符合當前我國檔案信息化建設的根本目標。現階段，我國檔案信息化建設是以國家檔案行政管理部門規劃組織為基礎，通過對現代信息網絡技術的應用，推動檔案信息上網的進程，實現檔案信息資源最優化利用。

一、簡述當前在信息網絡環境下檔案管理的特點

（一）網絡檔案管理過程中注重雙向收集、利用和交流

網絡檔案管理模式在實際的應用過程中具有一定的優勢，其主要表現在以下幾個方面。首先用戶在使用過程中可以對查詢材料的完整性進行識別，一旦發現檔案材料缺失或者存在問題，用戶會主動向相關的檔案管理部分進行上報，而檔案材料形成部分部門也會及時的完善材料，以滿足客戶的需要。其次檔案工作人員也可以利用網絡技術來了解和掌握用戶在使用過程中的需求，進而結合用戶的需求來不斷完善檔案材料內容，同時檔案工作人員也可以通過對用戶意見的分析來制定針對性檔案信息管理措施。

（二）網絡檔案管理對立卷部門和用戶在使用檔案信息資

源過程中的協作性要求較高在網絡檔案管理以及資源利用過程中，各個相關部門地理位置比較分散，但是網絡技術的應用卻又將這些部門緊緊的聯系在一起，實現了“面對面”交流和辦公，形成了一個網絡化的統一整體。基于此，各立卷部門在進行信息采集、錄入和維護的過程中，應當加強與相關檔案管理部門和用戶等之間的合作和交流。

（三）網絡檔案管理可以為公眾提供及時的信息查詢服務

所有檔案管理工作的最終目的就是實現利用價值，尤其是在社會經濟快速發展的今天，人們對信息的要求越來越高，社會對信息的需求量也在不斷的提升，這就要求網絡檔案管理部門應當與檔案信息用戶之間形成良好合作的關系，滿足其對檔案信息的要求。傳統檔案管理模式在實際應用中存在著一定的缺陷，例如在次年6月以前，文書檔案歸檔工作才能完成，從這可以看出整個檔案整理、立卷以及移交的時間周期比較長，且立卷部門的工作量也比較大，而在這期間將無法為用戶提供更加快捷和方便的檔案查閱服務，從而影響了檔案信息有效的利用。網絡檔案管理則不同，它可以實現信息利用和檔案整理工作同步進行的目標，例如用戶在進行檔案查閱時，在檢索入口輸入要查詢的檔案信息關鍵詞，網絡系統就是將有關的全部信息顯示出來。

二、探究在信息網絡環境下檔案管理的途徑

（一）建立數字檔案館

數字檔案館以現代化信息技術應用為依托，通過數字化手段的應用，實現數字檔案信息的收集和管理，為超大規模、分布式檔案信息資源數字系統的建立提供了基礎。在數字檔案館建立之前，研究人員對電子檔案館、數字化檔案館以及無墻檔案館等進行了分析和研究，以尋求檔案信息化的發展方向。其中電子檔案館是以電子媒介承載檔案信息為基礎，它更為注重單個檔案館對檔案信息資源的服務；而無墻檔案館則是通過電子網絡遠程檢索功能，實現對多個檔案館數字化館藏的信息檢索，它在使用過程中更加注重檔案信息的廣泛性，同時網絡傳輸功能在其應用中也具有十分重要的作用。數字化檔案館與兩者都存在著一定的差異，其更加注重館藏的數字化，它在收集檔案信息的過程中，一方面可以是經數字化處理過的傳統檔案信息，另一方面也可以是通過計算機系統處理后形成的檔案，這些也是數字檔案館建設的必要條件。作為一種科技含量高的數字檔案系統—數字檔案館是當前檔案信息組織的基本模式，通過模擬整個技術的應用，實現了館藏檔案數字化的基本目標。另外在接受檔案文件數據的過程中，可以實現文化流轉的自動化管理；利用大數據庫管理技術，實現了不同檔案館數字化館藏的網絡連接。

（二）創建網絡環境

以服務對象和范圍為參考，可以將檔案網絡化技術建設分為兩個層次，即內網和公眾網。而在信息化檔案建設過程中應當將兩種層次的網絡進行物理隔離，保障其應用過程中的相對獨立性。首先，所謂的內網就是指以支持內部服務的館內網，它的主要工作內容有以下幾點。第一，對采集檔案信息、系統處理完成的檔案信息等進行進一步的組織和存儲；第二，直接想內網用戶有關信息，并未其提供相關的服務，如檢索、演示等；第三，為內部日常辦公提供支持；第四，為政府網和公共網提供一定的檔案信息資源；第五，對網絡、數據信息以及用戶等進行有效的管理。其次，所謂的外網就是指以服務大眾為基礎的公眾網，其工作內容主要包括檔案信息的采集、向互聯網用戶提供服務以及對網絡、數據等進行維護和管理。

三、結語

綜上所述，在我國信息技術快速發展的今天，如何在檔案管理領域中加以利用是當下檔案管理研究過程中應當思考的問題，而這也符合當下我國信息化建設的基本要求，以檔案網絡建設為依托，實現檔案信息資源工程建設，為檔案信息資源最佳化利用目標的實現打下了堅實的基礎，同時也在一定程度上推動了我國的檔案資源數字化發展和進步。

參考文獻：

[1]王萍.電子檔案管理基礎[M].北京：清華大學出版社,2006.

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中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）03-0068-02

油田企業檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，也是企業管理的一項重要內容，在油田勘探開發工作中，起著重要的作用，油田企業檔案是促進油田發展的助推器，為了更好地發揮油田企業檔案管理在油田建設發展中的作用，最大限度地實現油田企業檔案的價值，為油田企業經濟的不斷發展和各項工作服務，本文聯系油田企業檔案管理工作的實際，粗談一點見解和認識。

1 油田企業檔案管理工作的重要性和必要性

油田企業檔案管理主要是油田生產開發經營活動的原始記錄和重要憑證以及行政文書和人事檔案管理，縱連油田發展諸多重要歷史階段，記述了油田生產開發的全過程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發展極其重要的無形資產，是油田勘探開發和經濟活動的基礎，是油田發展做強做大、承前啟后的保證。因此，為了更好地發揮油田檔案管理工作的作用，使檔案管理工作更加規范科學，我們必須對油田檔案管理工作的現狀有一個清醒的了解，充分認識其重要性和必要性。目前，在油田企業檔案管理工作中，或多或少對其重要性缺乏足夠的認識，其主要表現如下幾個方面。

一是領導層面對檔案管理工作抓得并不十分緊。有的認為檔案管理工作無關緊要，只是一般的后勤輔工作。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開發上，很少過問檔案管理工作，更談不上提上議事日程，上儲量、上產量是頭等大事，有了產量，有了儲量，領導層就有了功績。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設，走走過場，對出現的諸多問題也是說說完事，談不上檢查考核落實，致使檔案管理工作被冷落。

二是檔案管理工作者在檔案管理工作中，缺乏高度的責任感、良好的職業道德、認真細心的工作態度，不能充分認識到檔案管理工作在油田生產建設中的具大作用。因此，工作中按部就班，工作模式常態化、老式化，缺乏創新精神，當一天和尚撞一天鐘，結果導致檔案管理工作經常出現失位現象，不是資料漏失，就是目條與實際內容不相符，如此等等，只能說明一個問題，那就是我們檔案管理工作者本身對自己從事的職業缺乏應有的認識。

三是油田企業內部對檔案管理工作支持力度不夠，缺乏主動配合，齊抓共管。檔案管理工作是一個集體大項目，不能只依靠幾個檔案管理工作者就能做好檔案管理，在油田勘探開發生產建設中，隨著油田的發展，大量的原始資料、憑證記錄需要登記管理成卷，工作量大，內容之多，離開了油田各部門的支持配合，原始檔案就容易發生漏失現象，原始的資料不完整，有欠缺，勢必為今后查閱歷史資料留下空白和遺憾，這樣談何為領導決策提供準確的歷史依據。

以上種種現象不一而舉，至少能說明這樣一個問題，從領導到職工，從油田各部門到檔案管理工作者，對檔案管理工作的重要性和必要性還缺乏足夠的認識。

2 目前油田檔案管理工作中存在的主要問題

隨著油田生產的發展和科學技術的不斷進步，油田檔案管理工作水平有了一定的提高，檔案管理工作在一定程度上逐步向科學化、規范化、程序化邁進，油田各級領導對檔案管理工作的支持力度較之過去有了一定的提升。但是，恕筆者直言，目前在油田檔案管理工作中，相對于管理科學、規范程序的要求還有一定的距離，其主要問題有如下幾個方面。

一是檔案管理工作制度化的管理程序還比較欠缺，相關要求執行不到位。油田檔案管理工作表面上都制定了一定的相關制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實中也形同虛設，結果導致從源頭上檔案收集就不規范，少數部門和單位對于需要歸檔的資料想交就交，檔案管理人員在收集資料過程中，上跑下竄，其結果導致有的重要資料檔案都不能及時歸檔，時間一長必然造成資料丟失現象。

二是檔案整理不規范。在檔案整理過程中存在著類別不清，卷內目錄與實際整理不相符等問題，查找一個資料不能準確及時，費時費力，影響了檔案利用的價值。

三是檔案管理模式上缺乏綜合性。目前，在油田以廠處單位為例，檔案管理層面多，沒有綜合管理。廠處級單位的檔案室由廠處辦公室下設的一人或兩人專業管理。同時，組織科、勞資科的人事檔案分別由他們自己的科室直接管理，這樣，檔案管理工作在一個單位內部劃分多個層次，結果導致檔案管理不能統一要求，難以實現規范科學化管理。

四是檔案管理人員專業素質參差不齊，直接影響檔案管理工作水平。近來來，隨著企業的深化改革，油田內部進行了一系列重組，檔案管理人員內部涌進了不少新人，這些新人上崗后，從思想上對檔案管理工作缺乏應有的認識，認為檔案管理工作是一個輕松的活，領導部門對新加入檔案管理隊伍的員工也沒有進行系列的培訓教育，即使有的單位組織了培訓學習，也是流于形式。這種狀況勢必影響了檔案管理工作水平的提高。

五是檔案借閱程序上存有欠缺和漏洞，極容易造成檔案資料丟失或泄密。在單位內部，有的部門或領導為了查閱檔案，并沒有履行相關手續，因為是熟人，是上下級，是同部門，所以借閱時打個招呼就完事。這樣下去，使檔案借閱制度如同虛設，給檔案管理工作帶來較大隱患。因此，必須要引起我們的關注。

六是檔案管理人員缺乏經常性的保密教育，保密的原則性有待進一步加強。有的檔案管理工作人員茶余飯后，總是愛交談檔案資料的相關內容，這樣容易造成泄密，給企業發展帶來負面影響。

3 做好檔案管理工作的措施和建議

檔案管理工作在油田建設發展中起著極其重要的作用，為了加強和提高油田檔案工作水平，服務油田生產發展，適應檔案管理工作的新形勢，使油田檔案工作再上一個新臺階，筆者認為，當前在油田企業檔案管理工作中，應做好如下幾項工作。

一是油田企業各級領導要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業管理工作的基礎，各級領導一定要重視和支持企業檔案管理工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責、對企業發展負責的責任感，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案管理工作重視到位，投入到位，要定期聽取檔案管理工作的匯報，及時研究解決檔案管理工作中的相關問題，為檔案管理工作的順利開展創造良好環境。同時，要舍得對檔案管理工作經費的投入，改善檔案管理工作的硬件設施，為檔案管理工作提供良好的物質條件。

二是改革現有的檔案管理體制，實現檔案統一管理的工作模式。油田各單位、各層次、各門類形成的全部檔案，要實行集中統一管理。這是企業檔案管理工作的基本原則，是檔案法律法規對油田企業檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。因此，我們必須改革現有的檔案管理模式，將企業內部各個門類形成的檔案，實行統一管理，定崗定人，明確職責，強化管理，使油田企業檔案管理工作達到和符合檔案法律法規對檔案管理工作的基本要求。

三是加強檔案管理隊伍建設，不斷提高檔案管理人員業務素質。隨著油田企業生產建設的不斷發展，為企業檔案管理工作提出了新的更高要求，要實現檔案管理工作科學化、標準化、規范化，在全油田范圍內必須要建設一支高素質的檔案管理隊伍。因此，油田領導要定期對檔案管理人員進行業務培訓，使他們精通檔案管理工作，為全油田檔案管理工作開創新局面打好基礎。同時，還要加強對檔案人員的保密教育，提高他們的政治素質。

四是加強檔案的收集和整理，確保檔案資料準確完整。做好檔案資料的收集和整理，是檔案管理工作對檔案管理人員的基本要求，檔案管理人員必須熟悉和掌握檔案資料收集的渠道和方法，對檔案形成的全過程進行動態監督與檢查，確保從源頭上收全收準檔案資料。只有這樣，檔案的歸檔率、完整率、準確率才能達到一個較好的標準。

五是檔案資料要統一規范，達到和符合國家標準。公文制作是提高檔案管理水平的基礎和前提，在制作檔案資料時，首先是公文用紙要好，幅度尺寸規格要統一規范標準。其次，排版形式要統一，字跡要清楚，引用文字要合理，用字要規范。只有這樣，才能符合國家規定和總公司要求。

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高校檔案是高等院校活動的直接紀錄,高校檔案工作是學校的重要基礎工作之一,是衡量教育質量和管理水平的重要尺度。它不僅歷史地紀錄了學校過去和今天的每一項工作、活動的全過程,而且真實地記錄著成功的經驗和失敗的教訓。隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入,高校檔案管理成為高校建設工作中的重要內容。

一、高校檔案與檔案管理的概述

1.高校檔案管理的內容

高校檔案是指高校從事招生、教學、科研、管理等直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀錄。主要分為黨群檔案、行政檔案、科研檔案、教學檔案、學生檔案、產品檔案、財會檔案、基建檔案、設備檔案、出版檔案、外事檔案及聲像檔案等。

檔案管理主要包括兩個方面的內容:一是對檔案資源的管理,也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、鑒定、保管、統計、檢索、利用和編研等內容,通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系,為檔案的現代化管理打下基礎。

2.高校檔案管理的性質和特點

(1)高校檔案管理工作的性質

檔案管理工作是一種專門的管理活動。作為專門負責管理學院各部門檔案的一種獨立的業務工作,是國家科學文化事業的組成部分。與此同時,針對學院特定的部門來說,檔案管理又是該部門各項管理工作的組成部分。

(2)高校檔案管理工作的特點。檔案管理活動與其他文獻管理活動一樣,包含了信息的輸入、存儲、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程,是一種信息控制系統。但由于檔案原始記錄性的特點,又使得檔案管理活動區別于圖書、情報等其他文獻信息工作,主要表現在4個方面:第一,檔案資源積累過程的緩慢性;第二,檔案管理過程的階段性;第三,檔案管理活動對檔案形成者的依附性;第四,檔案管理工作對社會的相對封閉性。

3.高校檔案管理的基本要求

盡管不同類型檔案的管理有不同的方法,但基本要求是一致的。例如,我國高校檔案管理工作的基本要求,主要包括:完整性要求;安全性要求;科學性要求;規范性要求;經濟性要求;現代化要求。

二、我國高校檔案管理存在的問題

隨著社會主義建設的不斷發展,特別是與發達國家相比,我國的高校檔案管理工作還存在著較大的差距和不足,主要有:

1.檔案意識不強,領導重視不夠

檔案意識不強具體表現在:高校對檔案的重要性認識不足,和其他的科研部門相比,檔案部門被認為既沒有經濟地位、沒有社會地位,也沒有政治地位的無足輕重的單位,甚至是可有可無的部門。有些高校人士認為,檔案工作無非就是收集、、整理、保管一些已成為歷史的東西,是簡單勞動,沒有什么意義。

2.檔案工作人員素質偏低,隊伍不穩

在安排工作時,一般不會由工作能力強的人員擔任兼職檔案員;檔案管理人員大多數量身兼數職,半路出家,沒有經過業務學習和培訓上崗;有些高校甚至不注重學歷、業務、素質,即使學歷較高,也不是學檔案專業的;有的高校檔案人員是內部調劑上崗,從未給在崗人員進行崗位培訓,更沒有進行正規的進修或學習檔案專業知識。凡此種種,致使檔案人員業務知識缺乏,業務不精通。

3.經費不足、設備不全,硬件建設差

檔案工作要有必不可少的物質基礎,必須安排一定的專項經費,一是用于檔案庫房設施的不斷完善,保障檔案保管的基礎條件;二是用于從事檔案的科研工作,將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學校過分強調科研建設,科研經費比重大,不重視檔案工作,對于檔案事業的經費投入不足,有的高校根本沒把檔案工作經費列入規劃中,有的即使列入了規劃,所占比例也很少。

4.管理模式呆板陳舊,手段落后

有些高校仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。在當今電子技術的飛速發展,特別是網絡技術的發展已覆蓋各行各業,檔案管理技術跟不上時代的步伐,很多高校檔案部門硬件設備落后,軟件還使用單機版,更新不及時。

5.對檔案工作宣傳不夠,群眾參與意識薄弱

由于檔案工作宣傳力度不深,廣度不夠,在社會上影響不大,知名度不高,很多人對檔案不了解,檔案工作的內容、性質、人物、檔案利用產生的社會效益和經濟效益,還沒有被廣大群眾所認識。

三、加強高校檔案管理的措施建議

高校檔案建設面臨挑戰的同時,也面臨著機遇,高校檔案工作也要順應時代的發展變化,制定自己在知識經濟中的戰略對策。

1.更新觀念,提高檔案管理意識

高校檔案界必須及早認識知識經濟、信息文明給檔案工作帶來的沖擊和機遇,解放思想,更新觀念,樹立并強化與知識經濟發展相適應的新的思想觀念和意識形態。

2.轉變高校檔案管理模式

知識經濟時代將給檔案管理工作帶來許多新的管理理念,促進檔案管理的轉變。主要包括由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變;由硬性管理為主向以軟性管理為主轉變;由區域性管理向全方位、網絡化管理轉變。

3.推進高校檔案管理的現代化

面向知識經濟時代的檔案工作必須加快現代化步伐,必須因勢利導,與現代化建設接軌。運用信息技術改造傳統的檔案工作,實現檔案管理、檢索、利用的信息化、網絡化、數字化,加速檔案應用信息高速公路建設。進一步加強高校檔案管理標準化建設,充分利用檔案信息資源為經濟建設服務。

4.培養適應知識經濟要求的高校檔案人才隊伍

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想要采用科學化的管理手段，就需要改變傳統的管理思想，充分的認識到傳統管理的不足，了解科學化管理的重要性，從而樹立起科學化檔案管理的觀念。只有管理理念轉變，才能從根本上進行科學的檔案管理。采用科學化的管理，首先需要進行一定的資金投入，進行檔案室和管理設備的重建，并且開發使用軟件設備管理。加大檔案管理使用的設備和軟件投入，實現檔案管理的現代化建設，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發檔案管理的信息化系統，實現檔案的自動化管理，從而節約檔案管理的時間。

（二）轉變管理方式

傳統的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動時才會進行檔案的轉移，這種管理方式不使用于現代化的方案管理。在開展科學化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務。檔案的管理不單單要進行數量的管理，還要在質量上有所見效，從而提升科學化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學化管理模式的運用，在企業單位中加強計算機建設，發揮科學化管理的作用，充分的發揮檔案的存儲空間。

（三）提升管理人員素質

提升科學化檔案管理水平的重要任務之一，就是提升管理人員的素質。管理人員的素質直接決定了管理的效果。現代化的檔案管理任務重，管理程序復雜，需要檔案管理的人員具有優秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學化管理的技術等，比如利用計算機來整理檔案，對檔案進行準確的分類和歸檔等。對于計算機的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數據庫的錄入、數據庫的管理等，在進行檔案管理時需要對管理人員進行素質培訓，提升其管理能力，從而促進檔案科學化管理的發展。

（四）健全科學化檔案管理制度

每個單位的內部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責任化制度，符合科學化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責任和任務，并且實行互相監督，多方面的進行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規范指導，嚴格的執行管理制度，使得科學化的檔案管理順利發展。

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中圖分類號：G271文獻標識碼：A

隨著我國經濟的發展以及綜合國力的日益增強，人們的自主創新意識也在逐步的提高。而信息產業，作為市場經濟的核心領域，它的發展程度對社會經濟的迅速發展及可持續發展，發揮了日益重要的支撐作用。其中，作為信息產業的核心——信息資源，其質量的優劣，對信息產業的健康發展起到決定性影響。而作為信息之根——檔案信息而言，其內在的質量以及管理方式的優劣，則是維系信息產業良性發展的根本所在。為此，只有最大限度的保障檔案信息的質量，科學管理檔案信息資源，才能為信息產業的長遠發展奠定堅實的基礎。

實際上，當今市場經濟的迅猛發展，日益催生信息產業的發展與轉型，而其中的信息商品化則是信息產業發展的重要表現形式。信息的商品價值被不斷凸顯，信息不再是普通的、廉價的媒介資源，而日益成為帶有商品屬性的、具有高附加值的稀缺資源。因此，人們對于信息商品的開發愈加重視，力求實現對信息資源內含價值的深度挖掘。而只有依托于科學的信息管理方式，才能實現信息價值的深度挖掘，進而推動信息商品化的發展。

一 、信息商品化對于檔案信息特性的基本要求

（一）檔案信息的準確性與真實性要求

檔案信息的真實、準確性，決定著信息自身商品價值的高低，也就是說經過各種資料數據的收集、整理、加工而形成的各種信息，要做到客觀、真實的反映其事物發生、發展的全過程，并從中總結出具有規律性的內容，以便對今后類似事物的開發與研究，具有一定的指導意義。而這種指導一旦作用于人們的社會實踐，它將直接或間接的決定這個實踐活動成敗。由此來看，信息內容的客觀真實與否，決定著其自身商品價值的高低。

（二）檔案信息的時效性要求

信息的時效性，貫穿于檔案信息管理者對特定信息源的綜合管理直至應用于社會實踐的全過程。而相應的，具有時效性的信息，必然能夠順應當前的社會發展，滿足特定的社會利用需求。實際上，信息的價值就在于，它能夠為決策者提供有關決策依據，降低決策的風險性與不確定性。這就要求它必須在某個特定的時空，對某個特定的實踐活動，提供及時的參考和指導。隨著社會的發展及人們對客觀世界認識程度的不斷提高，一些舊的認識很快就會被新的認識所替代。而這種信息一旦過時，很快就會失去它原先存在的價值。由此可見，信息的實效性要求檔案管理人員要及時的提供真實、準確的檔案信息，而這就為檔案信息管理人員提出了非常高的業務要求。

二、檔案管理工作者要提升自身檔案信息管理與信息分析的能力

檔案管理就是要不斷的把獨立的機構、組織在生產、生活實踐中直接形成的各種原始記錄，進行嚴格的收集、整理，然后進一步對其中記錄的檔案信息進行加工、分析、提煉，總結歸納出對此領域的生產實踐具有指導意義的、帶有規律性的信息內容。而將這些信息，通過市場機制源源不斷的提供給生產經營的決策者，應用于他們今后的社會實踐，這就要求檔案管理工作者一方面要深入社會實踐，親身參與、體會社會實踐的過程，另一方面要具備一定的專業知識水平。同時，檔案管理人員要具備對客觀事物的分析和洞察能力，以及較強的綜合分析能力。只有這樣才能通過勞動，整理、分析、加工制造出對社會有用的完整的檔案信息產品，進而提供給社會，滿足不同領域、不同層面的社會利用需求。

三、檔案管理工作者要有效的推進檔案信息商品化市場的發展

從二十世紀八十年代以來，隨著社會對各種信息需求量的大幅增長，以及對檔案信息重視程度的提高，從而對檔案信息商品化的要求也越來越高。尤其是在社會經濟發展突飛猛進的今天，人們對科學技術的依賴程度在不斷提高，人們更加注重知識產權的保護和自主創新，這同時也為信息市場的發展提出了現實要求，并為其自身的發展提供了客觀條件，而由此，這就必然對檔案的管理工作提出了更高的要求。實際上，只有檔案管理工作者利用其本職工作中得天獨厚的優越條件，依靠自己的辛勤勞動，為信息市場不斷提供高質量的檔案信息產品，才能夠有力地推動這個市場的發展。所以，由此來看，檔案管理是檔案信息商品的生產基地，是檔案信息商品的加工廠，只有它才能夠為檔案信息的商品化提供強有力的支撐和保障。