檔案管理要求大全11篇

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關鍵詞：

電子檔案管理；基本要求；完善策略

實現檔案的信息化管理，是現代檔案管理發展的必然趨勢。但由于我國電子檔案管理起步較晚，在電子檔案管理中經常會出現一些問題。這些問題嚴重影響了檔案管理的質量和檔案的調用效率。隨著電子檔案管理逐漸取代了傳統的紙質檔案管理模式，如何在應用電子檔案管理過程中，優化電子檔案管理系統，利用信息技術提高檔案管理工作的效率，已經成為檔案管理領域亟需解決的問題。

1電子檔案管理的基本要求

1.1原始性

電子檔案不同于紙質檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

1.2真實性

電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。

1.3完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制言語主、發文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業不同，規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域，內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經常處于滾動狀態，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。

1.4安全性

電子檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電，直接影響信息再現，出現不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2電子檔案管理存在的問題

2.1原始性問題

傳統的紙質檔案文件的原始性比較容易界定，紙質檔案的原始性能夠通過內容、載體、形式表現出來，人們通過對字跡、印記和紙張材料的技術分析，便能夠判斷檔案的原始性。但電子檔案作為一種虛擬檔案，其本質只是一組數據，基于二進制生成的檔案數據在傳輸時不會發生任何變化，因此根本無法判斷文件的原始性信息。正因如此，電子檔案的原始性判斷成為了電子檔案管理工作中的重點和難點，如何解決電子檔案管理中的原始性問題，顯然已經成為制約電子檔案管理水平發展的關鍵問題。

2.2真實性問題

在電子檔案的管理工作中，必須將紙質檔案通過處理技術處理為完整的電子檔案。在檔案轉錄過程中，極易由于轉錄人員的疏忽大意造成電子檔案失真。一旦電子檔案失真，檔案在使用過程中難以保證真實性，將會給資料參考人員以錯誤的判斷，從而影響檔案質量。由于電子檔案儲存與數據庫中，由于電子文件的可更改和可修改性質，也容易導致部分管理人員為了一己私利篡改電子檔案，使檔案的真實性出現問題。

2.3完整性問題

電子文件主要存儲與數據庫中，但當遇到檔案需要調用時，則會從數據庫中通過拷貝流動到其他媒介中。如果在拷貝和復制過程中程序出現問題，或者設備出現故障，很容易導致電子檔案信息丟失。由于電子檔案的儲存介質為電子設備，因而這些設備比較容易受到環境的影響，導致文件損壞，這也是影響電子檔案完整性的重要因素之一。

2.4安全性問題

網絡安全一直是我國在互聯網建設和發展中的工作重點，但由于互聯網屬于公共信息分享平臺，盡管采取很多措施避免電子檔案受到黑客攻擊，但由于計算機病毒日新月異，很難保證數據在存儲和使用過程中不會受到安全威脅。一旦數據庫被黑客攻擊，數據庫中存儲的數據就會遭到黑客的篡改，影響數據的安全性，給珍貴的檔案帶來不可挽回的損失。

3電子檔案管理的完善策略

3.1電子檔案的形成制度要進一步完善

在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規定的統一格式標準，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數指標和載體形式加以規范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數據也應一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

3.2電子檔案要執行更為科學的歸檔制度

要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環節。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環節，但是不同于紙質檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應軟硬件環境下的有效性；檢查同電子檔案有關聯的紙質或其他載體形式的文件，以保證內容和相關說明與描述的一致性；電子檔案機讀目錄及相關軟件、說明等也應同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細致的規定，以維護電子檔案在程序上的合法性與真實性。

3.3建立嚴格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質量關；其次，要規范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應遠離有害氣體與強磁場環境，并建立一個適合磁、光介質保存的物理保管環境，同時保持良好的溫度、濕度環境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態。

3.4規范電子檔案的利用制度

規范電子檔案的利用制度，一是對利用過程的制度管理。檔案部門應當以自己的信息安全技術條件為依據，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實的基礎上，以電子檔案的密級為根據，進行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數據系統管理者和電子檔案保管人員等。應以他們各自的分工為依據，對其使用權限進行合理的限制，可根據各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內容，決定對其授權的范圍。

綜上所述，電子檔案管理作為現代檔案管理的發展的必然方向，其技術應用和發展影響著我國檔案管理水平的提高和檔案資料的利用效率。想要進一步提高電子檔案管理水平，就要抓住電子檔案管理的基本要求，解決我國電子檔案管理工作中存在的問題，提高我國電子檔案管理的工作水平，在實現對檔案資料的數字化管理的同時，為社會提供更加優質的檔案管理服務，為社會的進步和經濟的發展做貢獻。

作者：賈德鋒 單位：黑龍江慶安縣勤勞鎮農牧業技術綜合服務中心

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林權檔案可分為靜態檔案和動態檔案。靜態檔案指林權登記申請表、受理表、公示表、宗地地形圖等，這些檔案被收集以后內容已固定，不再增加了。動態檔案指綜合檔案中的文書檔案、影像資料及林業要素市場中的林權流轉資料、林權抵押貸款、森林資源資產評估、市場信息等，這些檔案隨著時間推移還需不斷更新。為了統一林權檔案的標準。遂川縣的林權登記申請表、受理表、公示表等表格均由縣林改辦統一印制分發至各鄉鎮場，外業勘界結束，各類表格填寫完整，經縣林改辦驗收合格后，再由檔案管理員登記入庫。綜合檔案由文書平時注意收集，每隔一定時間整理一次。林業要素市場內設各中心的檔案由各中心收集整理，年終統一歸檔。

整　理

檔案入庫后需進行分類、整理。遂川縣的林權檔案主要分以下兩類，一是宗地檔案，內容包括林權登記申請表、林權登記公示表、受理林權登記申請登記表、責任山承包合同書，權源依據、宗地地形圖(藍圖)、身份證復印件、各類證明：二是綜合檔案，內容包括省、市、縣有關林權登記文件、方案，鄉、村、組林改方案，縣林改辦文書資料，林改簡報，林權登記臺賬，林權證發放登記表、林權登記申請表校對表及有關統計報表、計算機數據資料，影像、圖片資料，林業要素市場各中心辦檔案。

宗地檔案中的林權登記申請表、權源依據、身份證復印件、各類證明等材料統一存入以戶為單位的林權檔案袋中。林權登記公示表、受理林權登記申請登記表、責任山承包合同書以村或組為單位裝入林權檔案袋中。綜合檔案按照一般文書檔案進行整理歸檔。

林權檔案分類整理好后放置到檔案密集架上。為便于管理，對檔案密集架進行排序編號，制作鄉鎮村組卡片標貼在密集架上。一般情況下，一列密集架為一個鄉(鎮)的檔案，一個檔案箱為一個村的檔案，其中專門存放宗地檔案中分戶裝袋的林權登記申請表、權源依據、責任承包合同書。組與組之間的檔案用貼有組別卡片的塑料墊板隔開。宗地檔案中的林權登記公示表、林權登記受理申請登記表專門安排一列存放。綜合檔案根據其資料多少安排數列密集架，不同性質的資料如文書檔案、音像資料、今后的林業要素市場資料等分別存放于一個檔案箱。林權檔案卡片內容為林權檔案名稱、數量、建檔時間、建檔人。同時，還根據各鄉鎮場及綜合檔案的排列順序，制作林權檔案分布查詢圖，張貼在檔案室的醒目位置，方便查詢。

保　管

一是高起點、高標準完善設備設施。建立標準化檔案管理機房，購置高性能的微機、專用打印機、掃描儀及移動數據備份存儲設備；參照國家檔案庫房建設標準，建立了具備防火、防潮、防盜功能的林權檔案室，配置了符合國家行業標準的直列式手動檔案密集架。

二是建立、健全了各項規章制度及管理機構。遂川縣成立了專門的林權檔案管理機構，有專人負責林權檔案收集、整理、歸檔及檔案室管理工作。同時制定了《計算機機房管理制度》、《計算機房值班制度》、《遂川縣林權檔案管理辦法》、《遂川縣林權檔案庫房管理辦法》等，確保了計算機房及設備正常有序工作，保證了林權檔案的安全、整潔，延長了檔案使用壽命；制定了《林權檔案管理員崗位職責》，明確林權檔案管理員基本職責。

利　用

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在檔案工作網絡中,“檔案工作領導小組”的重視是一切工作的基礎。檔案工作領導小組制訂方向、目標、計劃,決定工作進程,協調各方面關系。如果領導不重視,不為檔案工作人員提供必要的工作條件,不進行有關協調工作,網絡上的其他具體工作人員就無法進行正常的工作。最重要的是立卷單位的分管領導,負責本單位檔案工作的組織領導,協調指揮。如果立卷單位的分管領導“本位主義”嚴重,不配合全校檔案工作,或只圖自己方便,不向立卷人員提供相關應歸檔材料,甚至利用職權阻止本單位兼職檔案員向綜合檔案室移交檔案,就肯定會妨礙全校檔案的集中統一管理,更談不上材料齊全,保證案卷質量了。在這個網絡中,樞紐單位是綜合檔案室。綜合檔案室負責全校十大門類、各種載體的檔案的集中統一管理;鑒定檔案的保存價值;銷毀過期檔案;編制各種檢索工具;精心保管檔案,盡可能延長檔案壽命,保證每一份檔案的安全;統計檔案情況;編研檔案資料,努力為利用者提供方便、快捷、優質、高效的服務,為領導決策和學校工作提供參考。

在檔案工作網絡中,最為關鍵的是兼職檔案員。檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、統計、編目、利用、編研環節中,收集和整理是檔案的形成環節。也就是說,只有經過收集和整理(分類、編頁、填寫卷內目錄和備考表、裝訂、擬寫案卷題名),才能形成檔案,而這最為關鍵、最為基礎的兩項工作是由兼職檔案員來完成的。因此,文件的形成是否規范、各類檔案的收集是否完整、分類是否科學、案卷質量是否達標,都直接影響全校檔案工作的水平。如果沒有一支過硬的兼職檔案員隊伍,檔案工作肯定是搞不好的。

目前來說,兼職檔案員的文化知識、年齡結構層次差別很大,其特點是兼職任務多,日常工作繁雜,處理文件時間少,工作變化頻繁,專業知識少,難以專心搞好歸檔工作。由于檔案工作效果難以立竿見影,不易引起大家的重視,而常被其他工作擠掉。他們默默無聞地做著分類、編頁等繁瑣工作,卻又不被別人理解。而且,兼職檔案員絕大多數沒學過檔案專業,所以業務素質普遍較低,新手尤其如此,這直接影響著檔案工作的質量。但他們的優點是基本素質較好,文化程度高,學習熱情高,因此,有計劃、有針對性地培養、建設一支高素質的能夠適應現代化高校檔案工作需要的兼職檔案干部隊伍,不僅是當務之急,而且也是可以做到的。

二、加強兼職檔案員的素質培養

(一)積極爭取領導重視,加強對兼職檔案干部的專業思想教育

一般來說,兼職檔案員工作主動性較差,究其原因,一是對檔案工作的重要性認識不足,二是日常的文書檔案工作得不到大家的理解和支持。為此,“檔案工作領導小組”和立卷單位分管領導要關心和支持兼職檔案員的工作,進行職業教育,鼓勵他們樹立專業思想,想方設法為兼職檔案員做好文檔工作提供時間、創造條件,調動其工作積極性,喚起工作熱情。

(二)開展各種形式的宣傳工作,增強兼職檔案員的檔案意識

增強檔案意識不但要加大宣傳力度,還要注意形式的多樣化。例如為使《檔案法》、《山東省檔案條例》更加深入人心,我們先后舉辦了兩次《檔案法》知識考試,把《檔案法》、《山東省檔案條例》及有關宣傳材料發到每一個兼職檔案員和立卷單位分管領導的手中,做到人手一份;不定期的在校報上登載檔案知識,并通過校報及時報道檔案工作新動態。通過持久的宣傳工作,全校教職工普遍對檔案和檔案工作有了新的認識。在學校里形成統一領導,分級管理,一級抓一級,上下齊努力的良好大環境。

(三)努力提高兼職檔案干部的專業知識和實際操作能力

1、舉辦培訓班,對兼職檔案員進行集中培訓

針對兼職檔案員日常工作繁多、工作變動頻繁、新手多、專業水平低等特點,要有目的地進行業務培訓。首先要循序漸進,加強專業基礎知識教育和基本應用技能的教育,適當減少純理論知識的介紹,急需什么講什么,切實提高專業知識水平。針對不斷更換的新上崗兼職檔案員要進行檔案管理的基本知識和基本技能、實際操作方法、文件價值鑒定的原則和方法等內容的培訓;針對不同門類檔案的實體管理要進行教學檔案、黨政管理檔案、實物檔案、多媒體檔案等的培訓。

但是如果培訓方法不當,要求不嚴,學習后不復習又不實踐,不久便會忘記,到用時又不會,肯定影響工作。因此,對于一年一次的立卷工作來講,檔案室指導人員應當不怕麻煩,每年都在立卷前組織一次專門培訓,以保證立卷工作順利進行。在培訓方法上,我們可以采取“模擬啟發式教學法”,就是先舉例教學,再模擬實踐,后啟發引導。改變過去那種在培訓班上滿堂灌,照本宣科和平鋪直敘的講課方法,二是通過大量的實例,講述立卷知識,在文檔人員對立卷工作具有感性認識的基礎上,擬制大量文件標題,讓文檔人員根據實例進行模擬立卷,指導人員根據實例進行綜合,結合不同單位的特點進行啟發性引導,使兼職檔案員能夠根據本單位情況掌握文件材料的收集、分類、立卷等工作程序和基本要求,全面掌握立卷的方法和技能。

2、設立指導熱線,深入基層,解決立卷中的實際問題

設立指導熱線電話和電子郵箱,可以更方便快捷地解決廣大兼職檔案員工作中的問題,有效的緩解歸檔工作壓力,提高工作效率。在加強檔案專業基礎理論培訓及業務指導工作的同時,檔案室指導人員要經常深入各立卷部門,從文件的分類、組卷到擬寫案卷標題等業務環節都主動進行幫助,解決疑難問題,面對面、手把手地指導。經常進行業務指導,不但使原有的兼職檔案員能按要求獨立完成每年的立卷歸檔工作,而且能使新兼任的同志較快地掌握文書處理、分類、立卷等基本技能。

3、做好重點項目、重大活動和突發事件檔案的業務指導工作

及時指定專人跟蹤指導學校重點項目、重大活動和突發事件檔案的歸檔工作,積極主動聯系歸檔文件的相關事宜。特別是對于學校多個部門共同組成的臨時工作小組和專項活動形成的文件,檔案室及時進行歸檔范圍制定和歸檔文件整理的指導和培訓工作。做到特殊事件特殊對待,最大限度地做好各項重點項目、重大活動和突發事件檔案的業務指導工作。

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客觀而論，當下社會正處于知識經濟時代與信息時代并行的高速發展階段，人才的作用不斷突顯，相關檔案管理部門作為人事檔案管理的重要基地，其作用和地位也正逐漸得到人們的關注和重視。因此，應當充分把握信息時代的各項網絡技術以及科技環境，妥善加以引用和建設，通過構建符合人事檔案管理需求的共享網絡與發展平臺，進而實現發展與創新。

一、信息時代人事檔案的管理要求

信息化時代人事檔案管理工作，不僅將用人機制最基本的真實性、公信力設為基礎職能，還將基于當前社會信息科技發展的大背景，全面推行人事檔案管理的網絡化和信息化建設設置為根本目標。而究其原因，一是便于當地政府部門在進行相關的財政預算時，能夠有針對性地增加檔案管理信息化建設的相關投入，從而鼓勵相關研發部門更為積極地開發有利于全國聯網查詢、調檔、保證信息安全的計算機信息應用系統；二是在相關管理體系當中，全面推行信息化和科學化管理和業務辦理流程，為現代化科技融入人事檔案管理工作當中提供廣泛的社會基礎。當然，這一切手段的實施，還應當借助穩定的法律制度體系支撐，從而為各項檔案管理政策的實施提供必要的法律依據。

此外，還應遵循動態性原則。由于員工是不斷成長的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時更新檔案，就會造成信息的延遲，影響到人力資源部門的決斷。為此，檔案管理部門應該及時根據時代的變化、員工狀況的變化、現實情況的變化，將最新的員工資料及時補充、記錄在案，強化人事檔案信息的實效性，加強動態記錄與動態管理，同時要定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，及時更新人事檔案的信息，從而做出合理的、有預見性的決斷。

二、信息時代人事檔案的安全要求

概括地說，信息時代對人事檔案的安全要求主要有下述兩點：第一，檔案信息之所以會面臨危險，有來自客觀環境及人為的各種介質因素。當網絡和計算機技術成為人事檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設施，其安全與否、其抗災害能力如何就成為關系到檔案安全的重要因素。如，人事檔案存儲的外在介質在遭遇不可抗力災害（地震、火災或其它類型的自然災害）時，其固有的信息數據便很有可能隨著外在介質的被破壞，而遭受嚴重損害；又如，人事檔案管理人員出現擅離職守，或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統造成數據損壞、導致其無法還原和備份時，同樣容易造成人事檔案運作系統的全盤崩潰。由此可見，人事檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質以及工作人員的良性操作，是維護檔案安全的重要因素和環節。第二，信息化之所以會給人們生活帶來便捷、給檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網絡和數字信息所產生的傳輸性。當今社會大量的檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網絡當中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內容，如果這些數據在云端被攻克，或個人信息傳輸記錄被網絡漏洞所竊取，那么人事檔案信息安全性將遭受全面喪失。

三、推動人事檔案信息化進程工作構想

（一）科學設計檔案信息管理系統

傳統人事檔案管理模式中的員工個人信息一般為書面文字形式，信息內容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費時費力的，不符合時展的要求和人力資源部門工作的需求，為此，應該充分利用現代信息技術，設計科學化的認識檔案管理系統，加強人事檔案管理現代化建設，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務；同時，應在建立內部局域網平臺，形成資源共享，以便于人才管理。此外，鑒于當前人事檔案管理工作現代化設施不足所引發的有關信息化進程的滯后，需要積極爭取更多支持和投入，依托現代化的檔案管理設施，來構建積極完備的信息管理系統。具體地說，一方面需要政府加大財政上的投入與扶持，建立起統一、高效地信息檢索系統，實現網絡資源共享的同時，為用戶提供更便捷的咨詢服務；另一方面則要加強對于原始紙質文字資料的收錄與編輯，將其統一納入網絡管理系統，保障信息資源安全，防止丟失和遺漏。

（二）強化檔案信息技術安全定位

只有保障網絡電子信息共享化和安全化的平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態發展，為廣大民眾提供更好的服務。而信息技術在為人事檔案管理工作帶來快捷與高效的同時，也隱藏了一定的風險，存在著檔案信息外泄以及個人隱私信息公開的可能性，這就需要強化檔案管理工作中的安全意識，完善信息技術的安全定位。具體地說，首先，要注意原有紙質檔案信息的保存環境，防治蟲蛀或因自然環境而毀壞；其次，要注意在紙質檔案電子化過程中電子信息的保存位置，進行必要的網絡監控維護以及備份，確保資料的安全性和完整性；此外，還要定期進行網絡系統的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關的法律體系當中，以免不法人員竊取相關信息而給檔案所有人造成難以彌補的損失和危害。

（三）構建立體化的人才服務體系

信息化時代展開的有關人事檔案管理工作人員培訓，應當圍繞下述三方面展開：一是從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識，在保障最基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業務能力之余，要強化其對數據庫管理和操作、計算機應用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓；其次，要將信息操作和網絡技術應用學習能力作為競爭上崗的重要考評依據之一，以此促進工作人員不斷提升專業能力和綜合素質；第三，要以創新的思維、學習的理念不斷吸收新知識、新內容，促進工作和服務質量的提升，培養檔案管理人員樹立強烈的責任感來保障檔案信息安全。

（四）積極開展信息安全業務培訓

在信息化、數字化接踵而至的今天，人事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個人的綜合素質，讓業務能力與現代化、科技化、信息化的社會發展軌跡相吻合，使之更加符合人事檔案管理工作及各項事宜發展所需。首先，要建立健全人才培訓制度，以實際需求與現狀為參考作出調整與修正；其次，要面向社會廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實人才引進制度，將檔案管理專業，或擁有高級檔案管理職稱的人才納入旗下，儲備人才資源；再者，要定期備份檔案信息數據至云端，及時構筑防火墻藝術、數字驗證碼及密碼校驗技術和入侵檢測技術來為其安全性提升打下籌碼，避免出現“一用皆可、一損俱損”的狀況出現。而在數據的備份時，還要充分考慮到原始數據所處地區可能會誘發的各類自然災害或是其他會威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時可增加一定的資金和設備投入，以完善對于人事檔案的備份與數據更新，以備突發事件下的特殊需求。

四、總結與建議

人事檔案記錄著最真實、最全面地員工信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對真實與全面，并在原有基礎上進行認真清查，詳細準確地核對人員信息，剔除無效、虛假信息，對員工提供的虛假材料進行甄別與清除，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，強化檔案信息錄入，從而獲得最全面的員工信息，建立人才數據庫，為企事業單位人力資源部門提供最全面、最準確的信息憑據。

目前，我國現行法律規定中明確指出檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務中所面臨的問題以書面形式反映到有關法制部門，再由法制部門呈送給國家權力機關，以此依據目前的發展現實不斷完善管理規范，為此，人事檔案管理在信息化進程中，還應以完善的立法體系作為保障，系統地整理所面臨的共性問題，例如網絡系統共享、信息資源公開等方面內容，報送給有關部門報備，使之將其制度化、規范化，再通過構建有效的法律制度和規劃來進一步保障人事檔案更趨向于規范化管理。

參考文獻：

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[4] 關莉.人事檔案管理若干問題的思考[J].人力資源管理，2016（02）

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現階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進的地方，一是多頭管理，存在著嚴重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫療衛生等部門。二是管理體系上仍為傳統干部檔案、工人檔案和學生檔案三大類構成。三是管理模式上實行封閉式管理，從維護人事檔案真實性、準確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學校人事檔案作為一種信息源，在學校人才管理中有著它的特殊作用。學校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應存在以下幾個主要問題：

一是學校人事檔案內容信息量少。

學校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務職稱工資材料等十大類材料，內容信息量小、實用性較差，不能適應現階段人才開發的要求。反映個人經歷、家庭情況及社會關系等方面的內容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術專長、心理素質等個性特點的內容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養、選拔、使用人才的實際要求。

二是學校人事檔案管理分散化和非專業化。

體現在各個學校沒有統一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學校還通常根據各管理部門職能的不同，將教師的有關材料分散在幾個部門管理。例如，教務部門管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。

三是學校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。

目前很多學校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學校人事檔案管理投入不足。體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致學校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學校人事檔案過度實行內向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學校很難對人事檔案進行信息開發，更談不上與其他單位實現人才信息的“互通有無”。

二、如何建立適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制

我們應該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學校人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質量。同時，要緊緊抓住學校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統一管理，建設區域性人事檔案管理中心，加快學校人事檔案信息化建設，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務社會。

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二、人事檔案管理對人力資源管理的意義

(一)給人力資源管理提供真實信息

有效的人事資源檔案管理能夠讓企業對人力資源有更加準確的把握，尤其是當企業分析自身人才需求時，需要有效的借助人事檔案管理才能進行，因此，高效的人事檔案管理，可以幫助企業有效的分析企業需要哪種人才，并且輔助企業進行人才資源計劃的制定［2］。

(二)了解人力資源需求

借助人事檔案管理進行分析還可以讓企業對自身人力資源需求進行精準的預測，通過人事檔案管理的數據，簡化人力資源管理中復雜的工作步驟，提升人力資源管理效率。對于企業而言，必須要對每個員工的未來工作能力進行預測，通過人事管理提供的數據和資料，了解員工過往的工作經歷和經驗，對員工進行正確的調度和調配，才能最大化的發揮出每個人員的優勢和特長，減少人力資源上的浪費并避免人才流失。通過人事檔案管理，可以促進企業之間、部門之間的認識流動，避免冗員和缺職，讓人員處于最適合他們的崗位，最大化的發揮他們的能力。

三、企業人事檔案管理工作中還存在的問題

(一)管理人員水平不足

社會經濟的不斷進步，企業競爭環境的復雜變化，讓企業內部的人力資源管理變得更加復雜。同時，人力資源管理本身就是一項對人員要求很高的工作，需要人員具有極強的專業素質，才能在復雜的工作中高效合理的完成工作［3］。由于我國過去企業的專業化程度不夠，使得人力資源管理人員水平不足，人員的專業程度低，另外，為了應對當前的新形勢、使用新技術，人員綜合能力不足的問題已經日漸凸顯出來。

(二)管理技術不足

現在在進行檔案工作時，已經可以使用計算機，通過計算機強大的運算能力和處理能力，可以讓許多以前困難的工作變得簡單很多。但是，由于企業人員的水平不足，導致計算機的優越性無法實質上的發揮出來。同時，一些軟件操作復雜，不適合人員使用。有一些企業為了進行成本控制，并沒有在人事檔案工作上投入太多資金，使得無論是計算機的硬件還是軟件，都沒有獲得有效的更新，計算機難以應對日常的工作業務。最終造成檔案管理的技術不足，工作不夠高效和準確。

(三)管理制度不完善

有效的管理制度是才能將企業的人事檔案管理支撐起來，但是對于企業而言，由于缺乏重視以及專業的人員缺失，缺少或者無法有效的制度。對于一項工作而言，制度一方面對員工們的行為進行著約束，另一方面也給他們進行著指導［4］。員工可以根據制度中的一些標準和要求來安排自己的工作，尤其是人事檔案管理上，必須通過統一的標準，才能讓數據、檔案標準化，保證檔案的可靠性和可查閱性。很多企業由于管理制度不完善，使得人事管理很難發揮出應有的作用。又因為人才不足，進一步增加了人事檔案管理的混亂。

(四)管理方式與工作不符

當前在我國經濟比較發達的地區中，一些企業已經進行了檔案管理工作的建設，保證檔案管理工作能夠與新經濟形勢相適應。但是在一些經濟水平不足的地方，仍然采用著傳統的檔案管理方式，比如依舊使用人工方式進行檔案管理，沒有根據時代對檔案管理進行改革［5］。產生這種問題的原因，主要是因為經濟落后的地區，企業的管理者思想不夠開化，不愿意接受全新的工作方式。另外，許多企業認為使用新技術的投入，會增加企業的運營成本。其實，新技術往往可以有效的促進成本的降低，因為計算機可以降低人員的投入，減少檔案管理的人工費用，另外，還能有效提升檔案管理的準確性，間接地為企業減少因為錯誤而產生的損失。對于擴張的企業而言，企業內的檔案管理人員的工作量會增加，同時由于檔案管理是一個寬泛而且復雜的工作，就會造成檔案管理的低效，不利于企業擴張。

(五)資料真實性不足、管理機制死板

有很多企業人事檔案的材料缺少真實性和準確性，其內容多夸大其詞，甚少體現員工的不足和過失。這樣不準確的內容，會造成企業無法把員工安排在合理的崗位上。比較普遍的現象是材料對于個人狀況的前后記錄不同，情況不真實。現在，很多人為了得到更高的薪水和福利待遇，會跳槽選擇新工作，使得人員流動較為頻繁。這樣的背景下，經常會出現一些“死檔”、“棄檔”、人檔脫節等情況，這種情況的大量出現，與企業的認識檔案管理過于死板關系密切。

四、對人事檔案管理的新要求

(一)人事檔案管理方式的要求

管理制度是保證人事管理有效性的核心，并且能夠有效促進人員水平的提升。所以應該結合企業的實際需求和運營狀況，以及企業未來的發展策略和方向，建立完善的人事檔案管理制度，從而明確人事檔案管理領導的責任，以及部門內每個崗位的職責。日常的管理工作中，必須要求檔案管理人員清楚檔案的調閱記錄、歸檔記錄、保存期限等等，并且對企業的檔案進行定期整理，銷毀超過期限的檔案，保證員工信息的準確和真實。企業要把管理制度和現代的管理手段相結合，促進管理部門對新技術的而使用，提升管理部門的工作效率和準確性。

(二)檔案管理人員的素質要求

無論是制度還是技術，都需要水平足夠的人員進行使用才能發揮出它們的潛力。鑒于企業當前人事檔案管理人員水平的不足，這就要求企業中的人事檔案管理人員提升個人素質水平。企業可以通過對他們進行有效的培訓，促進他們的進步，從而讓管理人員能夠理解全新的管理制度。在招聘人員時，需要根據工作需要進行嚴格的要求，保證人員的專業程度，還需要對人員進行定期考核，督促他們提高自身的業務水平。另一方面，檔案的管理人員還需要有足夠的責任心，從而提升他們工作的質量，企業還需要要求檔案管理人員具備更高的合作意識，促進企業人力資源管理部門工作的順利開展。同時可以給企業打造一個高效的、科學的人事檔案系統，企業可以借助計算機有效提升檔案管理的水平。人事檔案管理部門可以建立一套查詢系統，讓高層能夠更好的對員工的情況進行查看。同時，還要提升計算機的保密性，確保人事管理系統的不會丟失檔案信息，因此要聘請專業的技術人員，對企業的檔案系統進行維護，防止信息泄露。

(三)評估方面的要求

企業在開展人力資源管理時，需要根據企業文化、企業的策略，根據科學理論，合理的進行人是檔案管理，通過建立不同層次的評估模式，來實現人員評估的多元化。尤其是要將單一考核制度轉變成多元考核制度，多元化的了解員工，對員工進行不同角度的評估，更好的發現一個員工的價值。對于檔案管理部門而言也需要提供多元化的資料保證評估的有效開展.五、結束語有效的人事檔案管理對于企業發展是必須的，而每個時代都需要對這項工作進行調整。為了保證人事檔案管理工作能夠為企業更好的服務，無論是制度、技術、還是人員素養，都需要比之前更加完備，保證企業能有更加美好的明天。

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隨著信息技術的不斷發展和進步，辦公自動化和無紙化已成為必然趨勢，檔案的生成方式已轉變為數字檔案生成方式。這就要求檔案工作人員必須具備一定的信息素養，改變傳統的管理方式，適應數字化和信息化的要求，在檔案管理中多運用數字化技術，檔案管理人員必須提高自身的信息素養。

一、信息化對檔案管理人員提出信息素養要求

隨著計算機技術、網絡技術和通訊技術的快速發展，計算機普遍應用于各行各業的管理工作中，辦公自動化系統和各種管理信息系統普遍應用，在檔案管理工作中產生大量的電子文件和電子數據，使檔案工作收集的內容、管理和利用的方式、開發的途徑等都與傳統方式不同。新技術的發展要求檔案工作者熟練運用現代化的技術和手段，做好庫藏檔案目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫建設，提高檔案管理水平和服務水平；檔案資源的收集從紙質載體檔案向多種載體形式檔案的收集發展，新的檔案載體形式要求采用新的管理方式，電子文件的信息安全及規范化管理成為檔案工作者面臨的新課題。檔案工作者必須適應環境變化要求，掌握先進的信息化技術，這就對信息化條件下的檔案管理人員提出了提高信息素養的要求。而目前許多檔案管理人員信息素養較低。主要表現在信息工具運用能力程度不高。

首先，懂計算機編程的檔案管理人員較少，能開發高水平軟件或者對管理系統進行二次開發，功能擴展的的就更少了，工作中以使用現成的商業應用軟件為主，稍微碰到點問題就束手無策。其次，熟悉網絡技術、能進行高水平網頁建設，通過網絡直接公布信息，開展宣傳活動的不多，不能勝任檔案信息披露與外部需要的接合面的要求。能擔負起檔案信息化建設軟硬件規劃， 建設檔案網絡，管理本部門服務器的就更少了，多數需要外聘專業的人員，增加了檔案管理工作的成本。再次，許多檔案工作人員在思想觀念上還沒有完全跟上信息時代的發展，很多檔案人員仍安于做“看家守業，坐等利用”的“管理員”。這種狀況勢必影響檔案工作的信息化建設。總而言之，信息化社會環境對檔案人員提出信息素養要求，而檔案工作目前卻缺乏具有高信息素養的復合型人才。

二、檔案管理人員應具備的信息素養

(一)應掌握一定的信息開發知識

開發信息資源是一門學問，有著完整的理論體系和方法。檔案工作者應該把檔案工作和信息工作結合起來，用信息學的理論和方法來開發檔案信息資源，這是信息化條件下檔案工作人員必須具備的信息素養。

(二)應具有系統的信息開發能力

檔案人工作員信息開發就是有目的的進行信息收集、積累、文獻資料二次加工、編制各種檢索工具、匯編各種專題資料等過程，為單位各方面工作直接提供信息利用，最大限度發揮檔案信息的作用。在市場經濟體制背景下，信息對一個單位的發展至關重要，采用什么樣的方式和方法，使檔案信息資源發揮最大作用，需要檔案人員提高信息素養，掌握信息學知識，了解信息規律, 既能匯集信息，也能深加工信息。

(三)應掌握計算機和現代通訊技術方面的知識

信息化環境最大的特點是對計算機和現代通訊技術的應用，利用計算機不僅可以隨時對所有文件進行多角度的分類、檢索， 也可以快速地組織出各種專題目錄及索引，這使得檔案管理方法和管理手段日趨數字化，因此檔案工作人員必須努力學習計算機及網絡技術方面的知識，提高自身素質，學習現代化管理手段，采用新型優質軟件，提高檔案的管理水平。在日常的檔案信息管理過程中，能夠科學管理好、維護好本部門的局域網、網絡設備、數據庫、網站、軟件系統，推動應用好系統的各項功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統安全、穩定運行。利用現代科技整合檔案信息資源，把豐富的檔案信息資源直接推到利用者面前，由利用者擇舍，保持檔案信息使用通道的方便流暢，更好地適應利用者需要。

(四)應具備較強的判斷能力

由于數字化信息技術的發展，信息的搜集環境日益開放化，如果檔案信息管理不善，很容易發生信息泄露事件。這就要求檔案人員不斷提高自己的政治素質，具備較強的判斷能力，妥善處理好開放與保密的關系，靈活機動地提供利用信息。檔案管理是每一個單位職能活動的一個組成部分，這決定了檔案室主要是為本部門服務，對社會僅提供諸如學歷、工資、親屬關系等項證明。而即使在單位內部，也要求檔案人員能按照不同檔案種類、不同檔案內容、不同部門及查閱人員群體來正確區分檔案的開放、保密的程度，保持適度開放，做到既有利于工作的開展又不致信息泄露。所以檔案人員既要講求原則，嚴格按保密制度辦事，同時又要有較強的判斷能力，對新用途的掌握靈活機動。嚴格執行借閱保密制度，準確、快速地給查檔人員提供有關檔案材料。

三、提高檔案工作人員信息素養的對策

(一)強化檔案工作人員的信息意識

過去檔案所包含的豐富信息固化在紙質載體上，限制信息的疏通、傳遞，信息的功能發揮受到很大限制。信息技術的發展使檔案管理進入了信息化時代。樹立檔案工作人員信息意識成為迫切的需要。信息技術的發展一方面為檔案工作的發展提供了有利條件，另一方面也使檔案信息資源的泄密變得更加容易。檔案管理首先是保證檔案信息資源的安全，所以在信息化的背景下必須強化檔案工作人員的信息意識，對外防止信息被竊取，對內防止信息泄密。強化信息意識是檔案管理人員提高信息素養的基礎和前提。

(二)加強檔案工作人員的信息技術培訓

信息化的檔案管理方式要求檔案工作人員必須具備信息化處理技術，對計算機、網絡、軟硬件開發與維護等相關技術都要有一定的掌握，才能適應信息化對檔案工作人員的素養要求。這就必須加強對檔案工作人員的信息技術培訓，建立健全在崗檔案人員信息技術培訓制度，經常性的對檔案人員進行信息技術培訓，并使這種培訓經常化、制度化。要鼓勵檔案人員到高等院校在職進修信息技術。可以開展針對性、應用性項目培訓，通過報告、講座、結合參觀訪問、實習交流等多樣化方式加強對計算機技術、信息技術方面的學習。還可以利用網絡技術開展各種形式的遠程培訓和網上課程學習，提高檔案人員的信息化素養。

(三)提高檔案工作人員的綜合素養

信息化條件要求檔案工作人員要掌握檔案管理的專業知識和具備計算機及網絡知識，由檔案業務人員向檔案技術型人才轉變，由消極的庫房保管員向積極的信息管理者轉變，承擔起檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播和利用的重要任務。這對檔案工作人員的綜合素養提出了極高的要求，成為檔案工作發展的關健因素。檔案工作者必須根據檔案工作出現的新特點不斷學習、更新自己的知識、提高自己的水平，以適應時展對檔案工作提出的新要求。檔案部門還應該引進吸收外來行業特別是計算機管理行業的高素質人才，培養檔案部門中的復合型人才。檔案工作人員還廣泛開展學術研究和交流。使自身的綜合素養不斷提高。

總之，隨著現代信息技術的發展，檔案管理工作面臨著新的技術條件，也對檔案管理人員提出了新的素質要求。檔案管理人員必須強化信息意識，加強信息技術學習和培訓，提升自身的信息素養和綜合素養，才能適應信息化對檔案工作人員的要求。

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行政規范性文件僅指國家機關(行政機關和授權組織)為執行法律、法規的需要依法定權限制定和的具有普遍約束力的決定、命令及其他規范性文件,包括行政機關自己制定的內部管理方面的規范性文件。地方檔案規范性文件是法律、法規、規章的延伸和具體化。法律、法規、規章規定不夠具體的,地方檔案規范性文件可作細化規定。法律、法規、規章沒有規定的,地方檔案規范性文件制定機關可以根據本地具體實際,制定一些具有本地特色的地方文件。本文僅就各級人民政府及其工作部門頒布施行的地方檔案規范性文件在制定技術中存在的問題進行分析。

1地方檔案規范性文件概況

據2010年3月對《法律圖書館》網站的不完全統計,自1957年7月安徽省人民委員會公布實施《安徽省各級國家機關整理積存檔案暫行辦法》以來,我國各級政府及其工作部門頒布的與檔案工作相關的地方規范性文件大約有562個。詳見表1論文

2對我國地方檔案規范性文件的分析

應該說,自1957年7月《安徽省各級國家機關整理積存檔案暫行辦法》公布實施以來的50多年間,各地各級黨委、政府及其工作部門在檔案工作實踐中頒布施行的地方檔案規范性文件遠遠大于562個。這些規范性文件不但是推動我國檔案事業法制化進程的重要基礎,也是促進我國檔案事業不斷發展和進步的主要工具和重要保障,為今后轉型期地方檔案規范性文件的制定提供了寶貴經驗。同時,地方檔案規范性文件還存在許多不足和薄弱環節。下面,從制定技術的角度,對地方檔案規范性文件在制定根據、法律淵源與效力、名稱、適用范圍、頒布時間與實施時間的間隔、形式結構等六個方面存在的問題進行分析。

2.1地方檔案規范性文件的制定根據分析

在我國,行政機關制定行政規范性文件是以“根據”為原則的。由于原網站改版或升級,造成《法律圖書館》網站與部分文件的鏈接錯誤,致使部分文件無法查閱到全文。562部(含首次頒布與修訂本)地方檔案規范性文件,可以查閱到全文的有370部,其中,342部指明了制定依據,占92%;28部沒有指明制定依據,占8%。詳見表2。

檔案規范性文件制定依據的比例高低排序分別是:省級人民政府(含副省級城市),省級檔案局,省級檔案局與其他廳、局、辦聯合,市級檔案局,省級其他廳、局、辦單獨或聯合,市級人民政府,省級人民政府辦公廳(室)和省委辦公廳(室)單獨或聯合,市級人民政府辦公廳(室)和市委辦公廳(室)單獨或聯合,市級其他局、委、辦單獨或聯合。

從總體情況看,地方檔案規范性文件大部分注意到了對制定根據的表述,但仍然存在表述過于籠統的問題。

第一,同樣內容的規范性文件,法律依據多少不一。如有關“城市建設檔案管理”的規范性文件共有90部,其中,法律依據最多的有7部,最少的沒有說明法律依據。第二,有些規范性文件只是籠統地說明依據“有關法律法規和規章”、“有關法律、法規的規定”、“國家有關法律法規規定”等,沒有說明具體依據哪一部或哪幾部法律、法規。例如,2006年s月,《江蘇省司法廳關于印發<江蘇省法律援助案件檔案管理辦法>的通知》等11部規范性文件就存在這種問題。

除了上述規范性文件以外,還有相當一部分規范性文件在說明具體依據某部法律后,還加有“和其他有關法律、法規的規定”的表述。這里的“其他有關法律、法規的規定”指的是與檔案有關的法律、法規,還是與文件有關的法律、法規;是與公民有關的法律、法規,還是與機關、團體、企業有關的法律、法規;是刑法、民法,還是行政法,應該有進一步的明確表述。在《中華人民共和國立法法》(以下簡稱《立法法》)實施多年之后,仍然出現此類問題,說明地方各級政府及其工作部門在起草、制定、檔案規范性文件時,還沒有嚴格遵循《立法法》的規定和要求。

2.2地方檔案規范性文件的淵源與效力分析

從廣義上來說,行政規范性文件是介于行政立法行為和行政執行行為之間的一種“在一定程度上可反復適用、具有弱普遍約束力”的“準行政立法行為”,是規章以上行政法淵源重要而有益的補充。因此,行政規范性文件在行政管理領域內的效力,總的來說,“應低于同類行政法規、規章而高于據其所作出的集體行政行為”。從法律效力來看,370部地方檔案規范性文件的法律效力都較低,不得同憲法、法律、上級和同級行政法規、行政規章相抵觸。

由于經驗與技術的欠缺,地方檔案規范性文件在制定過程中,不僅存在與上位法相抵觸的問題,同樣存在與本級人大或人大常委會制定的其他地方性法規相抵觸的問題。一是制定主體不合法。不管是檔案行政機關,還是企事業單位或是社會團體,誰都可以制定有關檔案行政管理的規范性文件。特別是某些大中型企事業單位制定的關于加強本單位檔案管理辦法的某些內容,明顯與本地檔案行政管理部門制定的規范性文件相悖。這些都是因制定主體不合法而造成的。二是越權現象較嚴重。與制定檔案規范性文件有關的越權行為,既有上下級檔案行政機關的縱向越權,亦有同級檔案(或非檔案)行政機關的橫向越權,目前,以后者居多。三是與檔案行政法規、行政規章不相符。有的檔案部門為使本部門的史料編纂多出成果,而對應開放的檔案遲遲不予開放。國家檔案局與國家物價局對檔案利用收費已有明文規定,而有的檔案部門則借此機會自行制定收費標準,擴大收費范圍,提高收費標準,在社會上造成不良影響。四是與制定規范性文件的法定程序相違背。按照國家規定,制定某些專業檔案管理的規范性文件,檔案部門需要與有關專業行政主管部門聯合發文。此類文件往往先有檔案部門起草,專業主管部門會簽,有時因時間關系,會簽手續不全,也照發不誤。這樣,就造成主辦、協辦機關不明,各自職責不清,出現問題相互推諉,自然會影響這些規范性文件的行政執法效力。五是不符合法律規定的方式。文件制定主體在起草、制定檔案規范性文件時常有很大的隨意性,使用的名稱也較混亂。有的只需發個“通知”、“意見”之類的文件也要冠之以《規定》、《辦法》,甚至《條例》。一些市縣檔案規范性文件詞不達意,時常出現錯別字。由此可見,最具特色和最為具體的檔案規范性文件更需要引起制定主體的高度重視和法制部門的嚴格把關。

2.3地方檔案規范性文件的名稱分析

從形式上看,370部地方檔案規范性文件中,265部用“辦法”,139部用“通知”,56部用“規定”,2部用“條例”。在265部采用“辦法”的法規中,又分“辦法”、“暫行辦法”和“管理辦法”三種不同用法。從制定技術的角度來講,“條例”作為法的形式,是對某一方面的社會關系或某一方面行政工作做比較全面、系統的規定。“辦法”和“通知”是規范性公文中使用范圍最廣、使用頻率最高的文種。它是領導機關或職能部門對特定范圍內的工作和事務制定相應措施,要求所屬部門和下級機關貫徹執行的法規性公文。“辦法”作為一種立法形式,其功能是對某類社會關系或行政工作做出比較全面、系統與具體的規定。“規定”是落實某一法律、法規,具體規范某項工作而制定的,具有較強的約束力,且內容細致,可操作性較強。一般來講,地方人大及其常委會通過的地方性法規應采用“條例”,地方政府規章和規范性文件應采用“辦法”。

2.4地方檔案規范性文件的適用范圍分析

由于規范性文件的內容種類不同,適用的范圍也就不同。從規范性文件的適用范圍來看,370部地方檔案規范性文件涉及內容最多的有:檔案管理,檔案事業,檔案工作,城市建設檔案,企業檔案,城市地下管線檔案,重大活動或重大事項檔案,人物或名人檔案,建設項目檔案,村民委員會或居民委員會檔案,征集檔案,收集檔案,查閱或利用檔案,司法檔案,技術檔案,移交檔案,等等。涉及內容較少的有:檔案法,檔案卷,信用檔案,行政復議檔案,移民檔案,電子文件管理,檔案事業發展規劃,檔案整理,鑒定或銷毀檔案,檔案信息,檔案信息化,檔案寄存,檔案中介,檔案搶救,行政執法檔案,檔案保證金,檔案庫,檔案驗收,檔案登記,開放檔案,檔案綜合管理以及眾多其他專門檔案和檔案機構與檔案人員,等等。從數量和內容來講,當前急需的檔案行政執法,檔案行政復議,檔案信息組織和檔案信息化,電子文件管理,檔案事業發展規劃,檔案開放,檔案鑒定與銷毀,檔案寄存,檔案搶救,檔案中介,政府信息公開和檔案信息服務,檔案資源整合,檔案工作崗位責任制,電子文件中心建設等方面的規定明顯偏少或空缺。一方面,說明相應的上位法缺位,另一方面,說明制定主體缺乏探索和創新精神。這應是未來各級政府及其工作部門重點規范的內容和領域。

2.5地方檔案規范性文件的頒布時間與實施時間間隔分析

從制定技術上講,法律法規的頒布時間和實施時間應間隔一段距離,以便法規的宣傳和推廣。這樣,既有利于檔案政策和法規部門對法規的實施有一定的心理準備,也有利于社會成員的學習與消化,使法律法規實施后能夠取得較好的效果。

從370部地方檔案規范性文件頒布時間和實施時間的間隔來看,177部頒布時間和實施時間是同一天,占47.83%。167部相隔一段時間,占45.14%。其中,10天以內的10部,11～20天以內的16部,21～30天以內的30部,31～40天以內的24部,41～50天以內的28部,51～60天以內的13部,60天以上的13部。最長的相隔為79天,最短的只有4天,平均為35天。19部只有發(頒)布時間,沒有開始實施的時間,占5.14%。在370部地方檔案規范性文件中,有21部明確規定了失效時間,占5.7%。

我們認為,首次頒布的檔案規范性文件,頒布與實施的時間間隔應當稍大一些,修訂的檔案規范性文件,頒布與實施的時間間隔應當稍小一些,甚至可以頒布與實施為同一時間。新(頒布)的規范性文件應明確宣布自施行之日起,舊的和其他有抵觸的規范性文件同時廢止。

2.6地方檔案規范性文件的形式結構分析

370部檔案規范性文件,有119部屬于復雜結構,占32.2%。分為總則、附則、章等若干部分,各部分都有標題,條文也較多,要件數量多而且全面。其中,116部有總則、分則、附則等,有章、條、款之分,每一章都有標題;有3部沒有附則。116部中,有58部設有罰則。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均為6章。全文最多的是65條,最少是14條,平均為34條。

有213部介于簡單結構與復雜結構之間。要件多于簡單結構但少于復雜結構,沒有章的設置,也沒有各部分標題、附則等要件,只有條、款之分,條文較復雜結構少,其中最多的48條,最少的9條,平均為21條。有38部屬于簡單結構,只有款之分,條文較復雜結構少了許多。370部規范性文件均沒有目這一層次。從字數看,最短的只有129個字,最長的有10482個字,平均為2815個字。

另一個值得注意的問題是,同一內容的規范性文件,其形式結構差異很大。如有關“城市地下管線檔案”的規范性文件有21部,其中1部有章,20部沒有章;條文最多的為28條,最少的沒有設條,直接用數字標明順序;字數最多的為3051個字,最少的只有1484個字。由此看來,各地各部門制定的檔案規范性文件能夠結合自身實際,有的放矢,注重解決實際問題,實現了形式和內容的多樣化,逐步避免了地方檔案法規普遍存在的照抄照搬現象。這是值得充分肯定和需要進一步保持和發揚的地方。

在370部地方檔案規范性文件中,有58部設有獎勵或制裁的條款,占15.7%。

行政規范性文件和行政法規、規章都具有法律約束效力,都可以作為行政行為的依據,效力最高的應該是行政法規,其次為規章。因為,根據1996年10月1日起實施的《中華人民共和國行政處罰法》中的相關規定,行政法規、規章可以設定行政處罰,行政規范性文件明確規定不得設定行政處罰。其次,根據《中華人民共和國行政訴訟法》的相關規定,人民法院審理行政案件,以法律、行政法規、自治條例和單行條例為依據,同時參照規章,并沒有包括行政規范性文件。據此,地方政府及其工作部門在今后制定地方檔案規范性文件時,應當取消行政處罰,適當保留獎勵條款。這樣,既可以避免與法律抵觸,又可以起到自身獨特的作用。

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中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01

隨著社會的不斷發展，以及現代網絡技術和信息技術的應用都在不斷發展，面對著我國經濟、政治、文化發展的新趨勢，國家檔案局在高校檔案工作科學發展的法規性文獻中對高校的檔案管理人員的個人素質提出了新的要求。

一、高校檔案的工作要求不斷升級

（一）檔案的類型不斷的變化

正如大家所熟知的，高校檔案的使用者均為高校中任教的教師或者行政人員，其他的社會工作人員的使用較少。但是伴隨著現在大家對檔案意識的加強，各類經濟、政治性的組織甚至個人都對檔案額使用有著同樣的需求。比如在學校周邊進行的工程建設就有機會接觸到學校的檔案資料，另外在高校內部現在還有大量的學歷、學籍的認證服務都在證明著我們對檔案需求在不斷地變化著。

（二）檔案的工作量增加

隨著我國高等教育的迅猛發展以及我國改革開飯的不斷加深，高校的中建設工程、科研項目和其他重要的工作內容的增加，現如今的檔案管理者的工作量要遠遠大于之前任何時期。大量的活動、項目和工程所累積的工作量對于高校的檔案管理者也在不斷的發出新的挑戰。

（三）檔案的載體在不斷的升級

隨著社會經濟的發展，大量的信息不斷的涌入生活，可以看出紙質的文件已經不能滿足高校檔案管理的需要。伴隨著大量的信息文件、電子數據、視頻傳播等途徑的產生，高校檔案的記錄的載體已經在朝向多元化方面發展。同時檔案管理也深受電子技術和網絡技術的影響，以前全靠手寫、剪貼、裝訂的舊式方法已經不能滿足當代社會的信息高速發展的需求。傳統的紙質文件所建立的檔案系統正在飽受高速發展的新載體的挑戰。

（四）檔案的工作需求有了更深的延伸

舊日的紙質記錄方法在忠實的記載著高校的發展歷程，很難加以延伸利用。而面對現如今的對信息量如此強烈的社會發展，已經在不斷的要求高校檔案的工作應適應社會的發展。同時為我們提供更多的所需信息，因此高校的檔案管理工作的只能做出更廣闊的延伸，那么檔案的管理人員如何做好自己角色定位成為現階段面臨的一個新問題。

（五）檔案管理的環境在不斷改變

正因為高校對于檔案信息管理的不斷重視，檔案管理所在的環境也隨之改變，高校更多的愿意納入經費預算進行檔案工作環境的整改。面臨著這樣的發展機遇，檔案工作的新要求也在變化和提升著，這就對檔案管理工作的管理的能力提出一個個新的考驗。

二、高校檔案管理者的必備素質

（一）需擁有較強的政治、思想素質

教育部在《高等學校檔案管理辦法》中對于檔案管理工作者提出明確的要求：檔案管理著要忠于職守、愛崗敬業且遵紀守法。并且要具備社會上各類其他專業的工作人員所應具備的政治素質，要堅持恪守四項原則：要熱愛黨，愛社會主義，愛祖國和人民，堅持恪守國家的法律法規和方針政策，不為名利，遵守紀律，講道德，不計較私利。在管理檔案時要嚴格維護檔案的真實性、保密性和政治性。要求對于涉及到國家秘密的檔案信息守口如瓶、恪守誠信。同時要履行好作為檔案管理者的服務性，應具備較強的奉獻精神和忘我精神，甘于平凡且樂于奉獻。

（二）需要更廣闊的知識層面

在這個高速發展的信息化時代，對于檔案管理員的要求不僅僅局限于精神層面，還有對于知識層面的需求，需要懂得檔案管理學、檔案保護技術學、文書學等，還要熟知對于中外檔案的專業基本知識，熟悉黨和國家的相關政策和方針，而且要熟悉自己的業務工作，從而加深自己的工作層次，這樣才能在工作中做到得心應手。

（三）需掌握相關的網絡信息知識

現如今已經是信息全面普及的時代，不僅在行行業業中有所應用，而在高校的檔案管理方面也是得到了更深層次的應用，現階段的高校的檔案管理基本已經實現了資料的數據庫管理。所以這就要求檔案的管理工作人員必須要掌握計算機的相關硬件、軟件以及各類操作系統的層層知識。而且現在能夠利用計算機進行檔案信息的管理、分類以及迅速定位已經成為了高校檔案管理者的一項必備的技能。

（四）需掌握較強的外語水平

在知識經濟已經全球化發展的現如今，信息的交流可以打破國家間、地域間的局限。尤其是英語這門語言所占有的信息成分，所以要想作為一個合格的檔案管理者，要想更加有效的利用現代的科技手段進行綜合性的分析、編排檔案信息，就必須要掌握好較高的外語水平，尤其是英語水平。而且現在各高校均有大量的學生要出國深造，這就需要辦理相應的英文材料，如果不能掌握較好的外語水平，在檔案管理工作中將會面臨著相當多的矛盾。

（五）需有較強的綜合運用檔案素質

隨著計算機管理的越發廣泛的應用在檔案管理中，檔案管理的相關部門在收集檔案時，不只關注紙質材料，更加關注的是電子資源的利用。檔案管理工作者不僅只是整天忙于收集、整理、裝訂進行這些繁瑣的工作，而更要把精力放在對于檔案材料的研究和管理上，要積極的將檔案的資源的建設為核心，以開發檔案信息的利用為目標，加快數字化、信息網絡化的進程，從而積極的持續且高效的引導檔案事業健康發展，為學校和社會的進步提供高校的服務。

三、結語

綜上所述，隨著現階段我國經濟的飛速發展，高校不斷承擔著科研、育人、服務社會、傳承文化等重任，檔案管理則是辦好學校的重要基礎任務之一。那么，要想作為一個合格的檔案管理者，就要始終適應當今社會的發展，不斷地充實自己，拓展自己的綜合素質，從而實現自身的社會價值。

參考文獻：

[1]李小平.對高校檔案管理人員能力素質要求的若干思考[J].湖北成人教育學院學報，2012，18（1）：50-51.

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1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需求。

2、人事檔案交接手續不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節，出現人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現象。

3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。

4、檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。

5、檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。

二、人事檔案管理對策及思考

1、嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

2、強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化領導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統。檔案管理是人事管理工作的重要環節，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真實可靠。

3、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

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隨著數字時代的到來，信息的管理發生了天翻地覆的變化。數字化在降低人們對文字閱讀的興趣的同時，卻提高了人們對視頻觀看的興趣。這就使得檔案管理的對象、檔案管理的方法產生了巨大變化，進而，也對秘書的檔案管理能力提出了新的要求。這對秘書學專業來說，既是挑戰，也是機會。說它是挑戰，是因為掌握數字檔案管理的能力要遠比掌握紙質檔案管理的能力難得多；說它是機會，是因為秘書學專業終于有了一個過硬的專業技能了。這個能力不僅體現在技術上，而且體現在素質上，特別是體現在創新能力上。

一、秘書人員檔案管理工作的轉變

伴隨著檔案管理對象由紙質檔案為主向數字檔案為主的轉變，管理的條件、方法和所需要的能力也發生了巨大的轉變。

所謂數字檔案，是指以視頻或音頻形式存儲的信息，電視臺等媒體又稱其為媒體資產。紙質及實物檔案管理主要需要的是空間和架子，而數字檔案管理的基本條件是網絡計算機系統，這一轉變對管理方法的影響主要表現在以下兩個方面：

（一）由表層管理向深層管理轉變。調用一份紙質檔案時，一般不會只調用其中的某一頁，往往是調用一套檔案，再從中找到有用的那部分信息。如用戶想查某個通知中的某一項要求，就必須調用整個通知。而調用數字檔案（視音頻信息）時，既可以調用長達幾十個小時的完整信息，也可以調用其中幾秒鐘的信息。如用戶想使用某個足球運動員在某場比賽的某一次助攻視頻時，他不必從一個半小時的整場比賽的錄像中找，只需要輸入幾個關鍵詞，就能迅速找到所需要的視頻。

這種不同是因為對不同介質檔案的管理不同造成的，而對不同介質檔案管理的不同則是與瀏覽不同介質的特點有關。瀏覽紙質檔案要比瀏覽視音頻檔案容易。也就是說，同樣是陌生的、內容容量差不多的檔案，瀏覽并確定所需要信息，紙質檔案需要的時間要比數字檔案所需要的時間少。所以，為了方便數字檔案的使用者，使其能夠迅速找到并調用所需的信息，就要對數字檔案進行化整為零的管理，即對完整的視音頻進行層層切分，使之變成一個個小片斷，再對每個小片斷進行文字說明，即著錄。

管理檔案，一個重要的工作是編目。對紙質檔案的編目，只需要對完整一套檔案的各方面信息進行著錄，如時間、作者、主要內容、關鍵詞、語言種類等；但對數字檔案的編目，不僅需要對完整檔案信息進行著錄，還要對檔案進行層層切分，然后分別著錄。這就是說數字檔案的編目包括兩個方面：切分與著錄。

一般情況下，數字檔案的切分分為五層：節目、片段、場景、鏡頭和關鍵幀；著錄主要有四大項：題名項、主題項、描述項、建設者項。

如對一個專題片（即一個節目，如某次會議）的管理是：先進行片段層的切分與著錄，即將完整的專題片切分成若干個內容相對完整的片段，同時為每一個重要片段（編目者認為重要的）抽取一幅關鍵幀，并著錄該片段的主要信息：題名項、主題項、描述項、建設者項等。

片段層編目完成后，要進行的是下一層――場景層的切分與著錄，即將每個重要片段切分成若干個場景，然后對其中重要場景的各方面信息進行著錄，并抽取至少一幅關鍵幀。

然后是再下一層――鏡頭層的切分與著錄，即將每一個重要場景再切分成若干鏡頭，并對重要鏡頭的各方面信息進行著錄，同時抽取至少一幅關鍵幀。

這么編目的目的是便于利用者提取任意一個想用的部分，不必花大量時間瀏覽整個視頻資料。但從上述數字檔案的管理過程可以看出，它對數字檔案不僅有表層的管理：節目層的著錄，更有深層的管理：層層切分并逐層著錄。

（二）由被動管理向能動利用轉變。主要內容有：

1.檔案管理技術改變引起工作重點改變。檔案管理工作主要包括八方面的工作：檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案統計、檔案編研與檔案利用。過去，對秘書的檔案管理工作要求重點是做好前六項，即來什么檔案管理什么檔案就基本可以了。現在，由于數字檔案管理技術的先進性，對秘書的檔案管理工作的重點轉為：檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用。因為在數字檔案管理系統內，檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計都可以由專門設備和管理軟件完成，留給人的工作就比較簡單了。如需要對檔案進行統計時，只要向系統內輸入要求，幾乎是瞬間就能得到統計結果。因此，上述工作在檔案管理工作中的重要性有所下降。相應的計算機不能完成的工作，人能發揮主觀能動性的工作，如檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用工作就成了管理者的重點工作。

2.檔案利用的需求改變引起工作重點改變。以往，檔案利用最常見的作用是證明，管理者能迅速找到可以證明某事、某人的檔案材料就可以了。至于利用檔案創造新作品，或基于對檔案的研究為領導或部門工作提出建議，不是秘書檔案管理時的主要工作。但隨著信息設備和信息管理技術的提高，人們閱讀習慣的改變，使得領導或部門的工作總結，對產品的推介、宣傳等不再以文字的形式或配合PPT演講的形式進行，取而代之的是視頻形式。這就要求秘書們能夠利用已有的視音頻――數字檔案制作工作總結專題片，或情況、產品介紹專題片等。而制作專題片，就要充分發揮管理者的主觀能動性，這不僅需要有較高的文化水平，還需要有較強的創新能力。

二、秘書人員能力與素質要求提高

以傳統介質為檔案管理對象的檔案管理，對秘書的能力要求是：了解檔案管理的要求，掌握檔案管理技術，如分類、裝訂、裝盒、著錄、復印、傳真等，其技術含量和對創新的要求并不高；而以視音頻為主要檔案資料的數字檔案管理，其對管理者的能力與素質要求則比較高。其主要表現在以下這4個方面。

（一）要有較高的對視音頻作品的理解能力。這主要是因為，在對數字檔案進行編目時，必須有較高的對視音頻信息的理解能力和比較熟悉不同類型的視音頻信息的編目特點，才能正確切分和準確著錄。否則，會層次切的不對，重要的片段、場景、鏡頭沒抓住，重要的信息沒著錄上。

一般來說，數字檔案的形象性高于以文字為主的檔案，因此，檔案比較生動；但其邏輯的清晰性不如以文字為主的檔案，因此，檔案管理者對數字檔案的主旨和結構的準確理解比較困難，加上有的數字檔案創作者使用了比較獨特的表達形式，這就給檔案管理者在編目時準確切分和著錄造成較大的困難，需要管理者具有較高的理解能力。另外一個原因是，數字檔案管理要遠比傳統介質檔案管理深入。

按廣電總局制定的編目規范看，視音頻信息共分六大類：新聞類、體育類、影視劇類、專題類、綜藝類和素材類。在這六類中，編目每一類材料所需的知識體系和能力都不一樣，如對新聞類數字檔案編目需要的能力不是很高。這一是因為所需要的知識并不特殊；二是因為其結構清楚，片段（一條新聞）與片段（另一條新聞）間邊界清楚，因而容易切分；三是要需著錄的內容，視頻上基本都有，不需要編目者自己總結太多。而對影視劇類、體育類視音頻信息的編目則需要有特殊的知識積累和較強的理解能力。因為，雖然每個人都看過不少電視、電影，但由于一般人并不具有導演的眼光，體育知識不豐富，因此，沒有經過專門培訓，很難迅速找到重要片段、重要場景，并寫出正確的著錄內容。

（二）要有更強的文字運用與語言概括能力。數字檔案管理與傳統的檔案管理還有一點不同的是，它的服務對象數量大得多，有的是面對全世界，因此影響也更大。隨之而來的就是對編目工作要求很高，比如，對錯別字非常重視，要求著錄不能有一個錯別字。這就要求檔案管理者必須具有較高的文字水平，它主要是指正確書寫漢字和準確概括視音頻內容的能力。

在檔案檢索工作中，最重要的一項是編目，數字檔案管理的編目包括切分與著錄兩項，而文字檔案的管理沒有切分，只有著錄一項。雖然兩種檔案的管理都有著錄一項，但水平要求差別很大。文字檔案管理的著錄比較容易，需要著錄的主要內容，檔案上基本都已具有，管理者照抄或稍作總結即可。而數字檔案管理所需要填寫的題名項、主題項和描述項很多需要管理者自己總結、概括。因此，不經過一段時間的專門訓練，很難勝任這樣的工作。

（三）最好掌握非線性編輯等軟件的應用能力。數字檔案管理的最重要的目標在利用，無論是截取某一段視音頻作為證明，還是以多段視音頻為素材制作新的專題片，都需要一個能力：編輯軟件的能力。

編輯軟件有多種，其中比較簡單的要數會聲會影，這是大眾級的視頻編輯軟件。還有一款專業普通級的視頻編輯軟件：Adobe Premiere，目前，這款軟件廣泛應用于廣告制作和電視節目制作中。此外，還有一款軟件比Adobe Premiere更廣泛應用于廣告制作和電視節目制作中， 是蘋果公司開發的一款專業視頻非線性編輯軟件：Final Cut Pro。

掌握第一款軟件，不需要納入教學計劃，學生利用業余時間就可掌握，因為它很簡單。但正因為簡單，不能用它制作內容復雜、表達豐富的專題片。Adobe Premiere 和Final Cut Pro都能夠用來制作復雜的專題片，而且掌握其基本功能也不是太難，因此，可以選擇其中之一納入教學計劃。

（四）要有一定的創新能力。對數字檔案的利用，重要方式之一就是專題片制作，即利用已有的視音頻材料制作新的視音頻作品。這樣的工作對于學生來說是有一定難度的工作，難就難在創新上。能否用普通的材料表達新的主題；所選的材料能否給人以新鮮的感覺，哪怕是舊材料新視角；主題表達的形式是否能夠另辟蹊徑，不落俗套。如果沒有一定程度或方面的創新，那所制作的視音頻作品就沒有生命力。

三、秘書人才數字檔案管理能力培養

概括地說，數字檔案管理的內容主要有兩種：編目與編輯。編目主要要求的是對視音頻的理解能力。雖然編目也需要熟悉編目規范，但由于其只是一種知識，不是培養的難點所在。編輯要求的是創造性地使用檔案材料制作新的視音頻作品，它對管理者的綜合素質要求較高。

（一）培養學生的數字檔案管理能力的必要性。是否有必要培養秘書人才具有這樣的能力、怎樣培養秘書人才具有這樣的能力是根據專業所在地區和師資條件決定的。如果專業處在欠發達地區，那就不必培養。因為，培養這樣的能力不僅需要師資，也需要比較先進的設備。但如果專業處在比較發達的地區，就應該將此能力的培養納入到人才培養目標和人才培養方案中。理由有二：一是它能較全面地培養學生的信息管理能力。在培養學生數字檔案管理能力的同時，也培養了他們的信息搜集、整理、管理等能力和辦公軟件應用能力。二是它能有力地提高學生的綜合素質。因為，編輯一個視音頻作品，是一個人閱讀、思考、寫作和創新能力的綜合體現。

（二）納入人才培養方案。如果將培養學生的數字檔案管理能力納入人才培養方案，可以有兩個層次：作為一般能力培養和作為核心能力培養。

1.作為一般能力培養。數字檔案管理能力，作為檔案管理能力的一部分，是秘書應該掌握的諸多能力之一。培養這一層次的能力，既可以在一門課中實施，即在《檔案管理》課中作為檔案檢索中一項能力培養；也可以作為一個單獨的實訓項目在實踐學期進行。

2.作為核心能力培養。如果將檔案管理作為秘書人才的核心能力，那就要為它設計一個教學模塊。這個模塊可以包括3門課程，也可是4門課：《檔案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》，其中《視音頻信息編輯》也可分為《非線性編輯》和《影視節目制作》，關鍵看專業方向。

《檔案管理》的教學內容除了使學生了解檔案管理的8種工作外，特別要使學生掌握對視音頻信息的著錄能力。《攝影攝像》課，既是教授學生辦公設備的使用，也是培養學生視音頻信息的鑒賞和表達能力。《視音頻信息編輯》課的教學內容主要包括兩個方面：非線性編輯和專題片制作，在教學過程中，二者可以融為一體。此課培養的是學生對數字檔案的利用能力。

3門課或4門課的教學順序可以自由安排，既可以是總分分式，即上課順序為：《檔案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》；也可以是分分總式，即上課順序為：《攝影攝像》《視音頻信息編輯》《檔案管理》。《檔案管理》是總，其他課是分。

不同的上課順序體現不同的教學設計思路。總分分式是希望通過《檔案管理》使學生對數字檔案管理有一個概論式的了解，然后再通過《攝影攝像》《視音頻信息編輯》課對數字檔案管理的專項能力進行深入訓練。分分總式是希望讓學生先把各專項能力訓練好了，再在《檔案管理》課上進行綜合訓練。

數字檔案管理既然是因社會發展而產生的新工作，它就有較強的拓展性，對于《檔案管理》課來說，它是對傳統檔案管理方式的拓展；對于秘書人才來說，它又是秘書專業能力要求的向上拓展；對于工作崗位來說，數字檔案管理稍微改變一點，就是迎合新的職業――媒體資產管理。因此，將數字檔案管理能力的培養納入秘書人才培養的方案中，會使所培養的人才無論是在能力方面，還是在就業崗位方面都會有一定的拓展。

【參考文獻】

[1]徐擁軍，周艷華，李剛.基于知識服務的檔案管理模式的理論探索.檔案學通訊[J] ，2011-03-18.