公司銷售合同管理大全11篇

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中圖分類號：F715 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 12-0000-01

隨著我國社會主義市場經濟的逐步完善，合同已經深入到人們生活的方方面面，同時對外貿易往來也日益頻繁，合同已成為人們社會經濟關系的具體表現形式，同時成為聯系人們社會關系的重要紐帶，市場經濟的實質就是合同關系的體現。市場經濟下，任何企業要想均需提供合格的產品來滿足客戶的需求，并從中獲取利潤，因此顧客是企業生存的前提。合同管理，尤其是銷售合同的管理成為企業管理經營的重要內容。現筆者結合自己所在的一家機械制造企業工作經驗為例，來談談企業銷售合同的管理存在的問題及其對策。

一、企業銷售合同管理存在的問題

筆者所在企業屬于一家大型機械企業，主要生產塔筒，年產值近數億人民幣，但目前公司合同管理還存在一定的缺陷，主要表現在市場萎靡，合同簽訂與執行困難。

隨著目前風電市場的萎靡，從而引發一系列不利反應，我公司主要生產塔筒，服務于風電企業，因此所受波及較大，目前銷售合同的簽訂比較困難，總體表現是銷售困難，這對公司來說事致命的打擊，因此這就需要銷售部門與合同管理部門共同努力，完善銷售與合同簽訂環節，給與客戶以最人性化的產品與合同，從而爭取更多的訂單，為企業謀利益。

正是由于目前風電市場的不景氣，不僅導致新的訂單合同難以簽訂，同時以往的合同執行起來也存在的一些缺陷。合同執行不力不僅僅是單方面的問題，這涉及到整個風電上游市場的形式，對于風電企業來說，其市場不景氣，利潤減少，必將引起風電企業后續投資的減少，從而以往的訂單有些就需要延期，以及拖欠貨款等等，同時還會相應減少新的訂單合同。因此合同管理人員應該在維持與客戶良好關系的基礎上，進行催繳余款，因為企業也需要資金進行周轉與研發，同時在新的定單合同中適當給與客戶一些人性化的服務，爭取更多的新訂單。

二、完善企業銷售合同管理的應對策略

（一）完善企業內部合同管理的原則

目前我公司銷售合同管理模式還較為傳統，主要是由銷售合同管理部門的幾位員工全權負責，由于合同數量眾多，人員有限，因此導致銷售合同管理人員工作量大，缺乏激情，同時對合同的重視程度和風險意識認識不夠充分，而銷售部門的人員不可能對合同全過程的每個環節都有熟悉，因此很有必要進行全員、全過程、全方位的銷售合同管理機制。銷售合同作為企業生存的命脈，而合同的簽訂、執行、結算等環節涉及到較為廣泛的專業知識，如法律、機械、財會等，因此很有必要讓各個部門協同起來，以銷售合同管理部門牽頭，各部門積極配合，爭取將每份銷售合同都做到完美。

全員銷售合同管理也就是要做到企業所有人員除了做好本職工作外，還應服務于銷售合同的管理，做到物盡其用，人盡其才。

全過程的銷售合同管理也就是爭取對合同簽訂前、簽訂中、簽訂后全過程進行有效的控制，爭取防患于未然，處事不驚，從容自如的應對各類突發問題。

全方位的銷售合同管理也就是針對銷售合同管理的復雜性，銷售合同管理部門難以單獨完成合同的管理任務，因此應充分發揮各部門的協調作用，對銷售合同進行全方位的管理，即分層把關，銷售合同管理部門進行全面負責，各部門分口把關，以實現銷售合同的高效管理。

（二）加強合同管理人才隊伍的建設，提高相關人員的綜合素質

銷售合同的管理工作對員工提出了較高的要求，因此對于我公司來說，急需一批懂法律、懂業務、懂管理、懂財務的專業人才來滿足企業的實際需要，其次就是由于我公司的銷售合同量大，且合同內容各不相同，因此也給合同管理帶來了較大的麻煩，這就需要合同管理人員，能力強、能吃苦、能耐勞，且要能晚上銷售合同管理工作的實際需要。

（三）建立相應的獎懲機制，以促進銷售合同管理的規范化

任何一項工作如果沒有一定的考核機制與獎懲措施，則員工的積極性難以得到充分的發揮，銷售合同的管理工作也是一樣離不開相應的考核。因此我們必須制定嚴格的考核制度，來促進員工積極性的發揮。對于造成合同糾紛、合同執行不到位從而造成企業損失的相關人員應給予相應的懲罰，對給公司作出貢獻且挽回企業損失的工作人員應給予獎勵，做到獎賞分明，激發員工的積極性與合同管理的規范性。

（四）建立企業銷售合同信息管理系統

隨著信息技術的快速發展，計算機技術以深入到人們生活的方方面面，對于像我公司這樣的大型機械企業，合同量多，合同內容復雜，因此僅靠人力進行管理還是顯得較為吃力，且工作效率得不到有效的提升，同時對公司來說人員越多，則成本也就越高，因此我單位合同管理還屬于一種高投入低效率的合同管理模式。因此很有必要引入銷售合同管理信息系統，形成一個龐大的錯綜復雜的信息鏈，并實現人機互動的銷售合同管理模式。工作人員通過合同信息管理平臺就可以很輕松的對合同進行管理，省時省力效率高。

三、結語

總之，對于風電市場下游的塔筒制造企業來說，其市場面窄，客戶較為固定，每一份銷售合同執行的好壞都直接影響著客戶以后是否考慮繼續與企業進行合作。因此塔筒制造企業應認真做好銷售合同的管理工作，確保銷售合同的管理部門人員能全面的了解企業產品的各項指標，進而在合同的簽訂、履行、結算的全過程中保證雙方的利益不受到損失，構筑一個和諧的合作范例，實現企業長遠的經濟效益。

參考文獻：

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[2]崔自三.銷售主管如何進行有效的銷售過程管理[J].現代營銷（經營版），2009（02）.

[3]宋春英.企業合同管理存在的問題及防范[J].吉林財稅，2003，6.

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中圖分類號：TP393文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2012)07-1486-04

Research and Design of Sales Contract Management System Based on J2EE

MAO Chen-shuang1, ZHONG Liang-wei2

(1.School of Mechanical Engineer，University of Shanghai For Science & Technology, Shanghai 200093，China; 2.Center of CAD，University of Shanghai For Science & Technology, Shanghai 200093，China)

Abstract：Based on the development of The Management System of Sales Contracts, the essay analyses some problems in the system. According to the actual need of company, the essay propose the Management Systems of Sales Contracts through J2EE framework, and especially analyses the critical functions of struts frame and hibernate in the designing of the system. Actual application shows the system meet the requirements of enterprise and are being succeed carried out. The companies can take this essay as a reference in regard to the development the management information system.

Key words: sales contract management system; J2EE;Struts;hibernate

隨著計算機技術和網絡技術的發展，我國的制造業逐漸擺脫了傳統的粗放型經營模式，信息化技術在企業之間有了廣泛的應用。而國內外的現代企業為了在激烈的市場競爭中立于不敗之地，越來越重視企業信息化建設，由此應運而生的ERP把企業的制造、財務、銷售、采購、庫存等各個子系統結合到一起，構建整體化的信息管理系統。銷售管理是ERP系統中重要的一環，通過銷售管理可以掌握客戶的需求信息，從而進行生產計劃安排、原材料的采購計劃制定，還可以對客戶信息進行管理維護，預測客戶將來的產品需求。在當前市場經濟環境下，企業生產、經營銷售都是圍繞市場進行展開，因此銷售管理在企業的整個運作過程中是信息流程的開端，完整的銷售管理系統應該實現銷售業務活動的整體處理，同時將銷售與計劃、生產、運輸、庫存、財務等方面緊密聯系起來[1]。本文來源于上海某機械設備制造企業實施信息化的項目過程中所開發的銷售合同管理系統。

1現有銷售合同管理系統的分析

1.1現有銷售合同管理系統的特點

現有的銷售合同管理系統包含的主要功能模塊有：合同信息管理、合同執行管理、合同查詢統計、用戶管理、其他系統的接口等。對于系統的架構而言，目前很多企業采用的還是傳統的C/S模式，能夠充分發揮客戶端的PC處理能力，響應速度快，有利于處理大量的合同數據。適應了企業內部局域網上的數據共享、網上會簽，實現完全辦公自動化。

1.2現有銷售合同管理系統的局限性

1）C/S體系架構的系統可維護性不高，對于大型的企業來說，一旦客戶端的程序發生修改，則所有的客戶端都需要重新安裝程序。同時系統支持的并發連接數有限，限制了同時運行的客戶端程序的數目。

2）用戶對象單一，適應性不強。目前很多的銷售合同管理系統都是針對特定企業進行設計開發的。諸如供電合同管理系統、購銷合同系統、應用在房地產、煤炭企業的銷售合同管理系統等。

3）數據的利用率不高。合同文檔中保存有大量的數據信息，這些數據不僅與企業的采購、生產、銷售等環節緊密相關，而且還需要與其他系統進行數據的交換和共享。而在現有同類系統大都只是提供簡單的查詢，沒有能有效地利用合同數據來進行數據挖掘和分析，充分發揮合同中數據的作用。

2銷售合同管理系統的需求分析及業務流程

2.1銷售合同管理系統的需求分析

經過實際的調研和訪談，發現該公司的目前從銷售合同的簽訂到審核、執行完全交由人工操作，其中涉及營銷部、計劃處、財務、技術等多個部門。我們分析公司實際需求主要有如下幾個方面：1）項目跟蹤管理：根據公司市場調研的結果，記錄甲方、業主、設計院三方面的客戶信息，同時還有項目的技術方案信息，并能夠及時的更新項目實施的進度。2）合同的基本信息管理：目前的合同簽訂到實施完全由銷售員手工填寫，再經過負責人簽字審核，而不同的銷售員操作方式并不一致，導致合同的樣式不規范。需要統一的合同樣式，同時對已經輸入的合同能夠進行相應的編輯修改。3）合同評審：合同評審的過程中涉及到技術、財務、營銷多個部門，紙質版的合同在實際操作過程中效率低下，需要系統中設計不同的用戶權限。4）用戶管理：根據部門的不同，對相應的用戶設置不同的角色，不同的角色賦予不同的權限，這樣既保證了系統中數據的安全也提高了員工的工作效率。5）工作命令管理：對于已經審核通過的合同，要及時的生成工作令并且投入生產。6）發貨管理：對于已經制造完成成品的合同，及時的開具提貨單，進行發貨。同時記錄發貨時間、查找過往發貨的記錄。7）安裝及調試管理：該公司生產的大型設備在合同中規定了是本公司安裝還是指導安裝，需要記錄售后安裝信息以及調試反饋的信息。8）合同的查詢與統計：可以根據合同的狀態查詢合同實施的過程，并把合同的相關信息以報表的形式集中導出。

2.2銷售合同管理系統的業務流程

我們通過銷售合同的信息流向來分析整個業務流程[2]，通常的生產計劃是根據企業簽訂的合同，完成評審后，由生產計劃處下達工作命令。另外一個基于預投的生產命令下達方式是指企業預先生產部分市場需求的產品放在庫存中，在客戶需要的時候可以直接進行銷售。如圖1和圖2所示。

圖2預投工作令的流程

3系統設計

3.1系統架構

通過業務流程的分析，我們著眼于整個銷售合同管理系統，采用J2EE平臺的多層模型結構，它根據功能將應用邏輯分在不同的組件，各個應用組件根據他們所屬的不同的J2EE層而被安裝在不同的平臺上[3]。如圖3所示。一個J2EE應用主要包括客戶層、WEB層、業務邏輯層以及企業信息系統層。

客戶層組件位于客戶機上，主要由WEB瀏覽器和動態網頁構成，在該銷售合同管理系統中，客戶層直接通過瀏覽器負責頁面的處理。進行各種輸入、編輯、查詢等操作。WEB層和業務邏輯層位于J2EE服務器上，其中WEB層主要是通過JSP、Java Servlets進行服務器端的WEB組件編程，用來接收客戶層的請求并返回相應的回答。業務邏輯層負責處理某一特定領域的業務邏輯，它從客戶層接收數據，經過適當處理后存儲到數據存儲設備中，或者從數據存儲設備中讀取數據，經過處理反饋到客戶端。在銷售合同的系統中所實現的功能都是在業務邏輯層中實現。企業信息系統層位于數據庫服務器上，公司采用的是SQL Server 2008數據庫系統。

3.2系統開發關鍵技術分析

在銷售系統的WEB層主要應用的JSP語言是用來開發含有動態內容網頁的一種技術，但區別于靜態的HTML語言，JSP頁面不但包含了HTML語言的各種標簽，還包括JS腳本語言、CSS樣式表、以及自身定義的各種標簽。因此，我們可以根據公司的需求快速的更改頁面的布局、實現表單的驗證、讀取數據庫的數據信息以及記錄合同需要保存的信息等功能。JSP的實現過程如下[4]：首先由客戶端發出請求（request），服務器在將JSP轉譯成Servlet源代碼，產生的源代碼經過編譯加載到內存執行，最后將結果（response）回饋到客戶端。

我們運用Struts框架來實現J2EE業務邏輯的處理，通過Struts框架的運用使得J2EE應用的視圖和業務邏輯得以清晰的分離。它主要由控制器（ActionServlet）、業務邏輯控制器（Action）、模型、視圖等組成[5]。控制器負責攔截所有用戶的請求，當請求與配置文件的中一致，該請求將轉入Struts框架處理。如下圖所示，業務邏輯層控制器就是用戶自己實現Action類的各個實例，這種類都包含一個execute方法，該方法都返回一個ActionForward，用來確定返回的頁面；視圖由JSP文件實現；模型則有實現業務邏輯的JavaBean或EJB組件構成。

圖3 J2EE體系架構

圖3 Struts框架的請求與響應

在與數據庫交互的過程中，我們采用了hibernate框架結構。它是一個開源的對象關系映射框架，同時對JDBC進行了非常輕量級的對象封裝，使得我們在開發的過程中能用面向對象的思維來操作數據庫[6]。hibernate可以在應用EJB的J2EE架構中完成數據持久化的任務。在系統中主要使用hibernate.cfg.xml配置文件和hibernate根據數據庫中的表生成的映射文件，hibernate.cfg.xml主要是配置數據庫的連接和hibernate運行的主要屬性，映射文件是為了將實體類中的字段與表中的字段關聯起來，反映出持久類與數據庫表的映射關系。這樣對數據庫的操作就轉化成對持久化類的操作。

3.3功能模塊設計實例

由需求分析我們把系統主要分成八個模塊，項目管理、合同信息管理、合同評審、工作命令管理、發貨管理、安裝及售后管理、查詢模塊，客戶用戶管理。以新建合同為例。在系統登錄時就確定了用戶的權限，部門等信息，輸入合同時，首先選擇合同的客戶，然后輸入合同的基本信息、設備的基本信息，最后按照企業規定的合同號生成合同。圖4為新建合同所用到的一些基本方法。

4小結

銷售管理是企業中重要的一個環節，本文以J2EE框架為平臺，根據企業的實際需求，設計并實現了一個基于J2EE為平臺的銷售合同管理系統。該系統已實現了銷售合同從簽訂、審核、執行以及最后交付的各功能流程，強化了合同實施的穩健性，達到了預期的設計目標。該系統已經在公司成功部署并實現運行。隨著企業信息化建設的深入，對系統的依賴性會越來越大，同時對系統的要求也會更高，要求整個系統具有可靠性、穩定性和高安全性。希望能對同類系統的開發和設計起到一定的借鑒作用。

圖4新建合同中所用的基本類和方法

參考文獻：

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[3]張為.基于J2EE技術的物流系統的設計[J].計算機應用與軟件,2007,24(7):106-108.

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2.在工程類合同的管理上，在合同條款的審核中，財務部門應主要注重的是履約保證金收支、工程款項支付、工程質保金支付等條款。財務的工作就是加強對工程項目各項費用的管理，工程類的合同一般時間會比較長，價格相對較大，合同的內容比較詳細，財務人員需要對合同的內容仔細分析。財務人員根據項目的不同進行核算，需建立一個方便的合同臺賬，以便于對項目成本加強監督。合同臺賬應包括比較全面的內容，例如合同簽訂時間、施工單位名稱、合同金額、合同標的、合同收付款節點、累計付款金額、發票開據情況等，臺賬的建立會對合同執行起到一個很好的輔助作用。財務部門應就合同的執行情況定期與相關部門進行溝通核對，避免合同超額支付，對于未按合同條款履約的，財務部門有權拒絕付款，待對方按合同履約后再付款，使合同的履行得到有效的保障。

3.對于采購類的合同，采購一般就是款到發貨及貨到付款。款到發貨方式，公司需支付一筆預付款，這種方式風險性比較大，所以合同的訂立一定要謹慎，一定要寫明公司與客戶需要承擔的法律責任和需要履行的義務，避免對公司的利益造成不可挽回的損失。合同訂立之后，財務部門要與其他部門聯系，及時清楚貨物是否送到，貨物到來以后根據憑據銷掉預付款項。如果選擇貨到付款，就要形成一筆應付賬款，等貨物到來點算清楚之后，待各種單據交與財務部門后，財務部按照合同條款支付應付款項。如果發票沒有開據，財務部門要及時的通知相關部門收取對方發票。其他部門有需要支付的款項，一定要按照相關的流程認真辦理，各種辦理的票據都需要認真整理，及時登記，以方便將來的查驗。

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在整個物流鏈中，貨運商又是極其重要的角色，當買賣雙方達成交易后，貨運商受到委托，將交易中的貨物進行交付，已實現最終交易。在進出口貿易中，我們常見的貨運商就是船東公司，例如，海外船舶公司，馬士基、韓進等等，也有國企背景的中海、中遠等等，還有第三方物流公司，這類公司的數量龐大，處在整個貨運商金字塔的第一層，其中傳統民企撐起了半邊天。第三方物流公司在服務進出口貿易發展的過程中所起的作用是不可小覷的，他們的健康發展將會直接影響進出口貿易中的物流服務水平。

第三方物流公司的可持續快速發展，主要依托于其有效且效率的資金使用與管理。公司在成長的過程，好比在大海中航行，選擇什么航道，想到達多遠的港口，這個是戰略問題，其重要性毋庸置疑。但是，作為推動公司這艘大船遠航的動力，即資金，也是同樣值得引起我們關注。

作為第三方物流公司，其有別于其他船東公司的特點之一，就是沒有船舶，即沒有大型的固定資產，其資產中最大也是最重要的是流動性較強的應收賬款部分，一般第三方物流公司的80%以上的主營業務收入均以應收帳款的形式存在。換句話說，第三方物流公司大都存在替客戶代墊資金的情況，所以，他們的應收賬款管理和風險控制就變得十分重要。一旦應收賬款逾期未結或出現壞賬，都直接影響到自身的運營資金的安全，影響一個公司的現金流動。

一、公司基本情況介紹

NEKO國際貨運（上海）有限公司，是一家成立于1998年，專門提供優質的進出口貨運服務的第三方物流公司。從業務區域來劃分，其主要業務涉及中美地區間的往來貿易，這部分銷售收入占其總收入的85%以上，其中尤其以出口海運的高品質服務，在同行業中擁有極強的競爭優勢。其余15%的業務則涉及其他各個國家，例如：加拿大、日本、越南、德國、英國等等。從業務種類來劃分，其主要業務集中在海洋運輸服務，占比總業務量的85%左右，剩余部分歸屬航空運輸。

作為一家在同行業中規模較大的第三方物流公司，其2012全年的銷售收入約人民幣2500萬，美元收入約260萬。公司的收入結構為，人民幣賒銷2000萬，現銷500萬；美元賒銷220萬，現銷40萬。海洋運輸收入占總人民幣收入的2300萬，航空運輸約占200萬，美元部分為海洋運輸占230萬，航空運輸約占剩余的30萬。從該公司最大的資產收入初步分析，我們可以發現其應收賬款的交易量十分龐大，占比收入高達80%-85%之間，賒銷是其主要的銷售策略，也是銷售實現的重要途徑，正因為如此，對于該公司應收賬款的管理和風險控制就非常重要。

二、目前應收賬款存在的問題

NEKO公司的治理章程中對于應收賬款的管理有明確且嚴格的相關制度。其目的就是要盡可能的降低應收賬款的損失給公司帶來的資金風險，或盡可能分散這種風險。整個應收賬款的監控，是由一套經過設計的內控流程完成，時時關注應收賬款的運作的規范性。

隨著公司這十幾年的不斷發展壯大，雖然預先設計的應收賬款控制程序起到了預想的作用，但是近兩年應收賬款的管理結果卻出現了不盡如人意的情況，去年一年的壞賬比例約總收入的0.3%，同時，應收賬款的拖欠情況也有所加劇。公司目前急需改善的問題涉及有以下兩點：

（一）應收賬款合同管理不規范

該公司的銷售策略主要有大量賒銷，以及薄利多銷，用業務量的提升，來攤薄間接成本。同時，利用自己擁有的訂艙量規模和船東談判，獲取低于其他同行的直接成本即較低的海運運價。公司目前的客戶數量巨大，同行客戶有500多家，直接客戶有150家。如今應收賬款合同管理的不規范，其中原因之一也包括客戶數量巨大，簽署合同速度跟不上銷售的實現，嚴重時還會出現銷售合同遺漏簽署生效的情況發生，這對應收賬款是很大的風險，因為一旦公司進行賒銷，客戶惡意拖欠，公司很難用法律武器來有效維權。此外，有效的銷售合同信息維護也較薄弱，不能及時更新合同信息，尤其是關于應收款項賬期的重要信息。

（二）應收賬款逾期，無法做出及時且有效的應對措施

這個問題的出現，其實與前一問題有著一定的因果關系。因為銷售合同的管理不規范問題，導致應收賬款逾期，也無法采取有效措施降低風險。例如：銷售合同到期，合同管理人員未發現，未能與客戶及時續簽，與該客戶的銷售卻仍然延續的發生，此時，若這類客戶逾期付款，甚至破產倒閉，NEKO公司由于無法拿出有效的銷售合同，就無法及時申請債權，削弱其催收應收賬款的效率。目前公司如遇如此情況，唯一的處理方法就是不停地打電話或上門拜訪逾期客戶，如此一來即耗費大量人力，又效果不佳。第二種情況則是財務人員人為工作失誤，當客戶應收賬款逾期時沒有發現，繼而未作出任何反饋和應對措施。

三、公司采取的應對措施

（一）應收賬款合同管理的改善

目前的應收賬款合同問題涉及兩個部門，一個是銷售部，其直接和客戶洽談，雙方達成一致合意后簽署銷售合同。生效的銷售合同被接著傳遞到資信部門，有專門人員登記合同中的重要信息，制成列表報告，上傳公司內網，共需要人員查詢，同時，紙質合同歸檔備查。這個流程在公司運行著，但是目前評估下來，有必要進行一部分的調整。資信部的合同管理人員一直只有一人，面對如今龐大的客戶數量，已經明顯工作量超過負荷，人員配備急需補足，人手的缺乏，容易導致合同信息更新不及時，信息不準確，也容易導致合同遺漏的問題。

公司的第一步可以采取增加一個人員加入合同管理工作，先達到人員配置合理，新員工負責入錄及維護數據的工作，老員工負責審核和監督，有這樣一個復核的程序，能有效的降低工作中人為差錯的發生。第二步可以考慮將合同管理中的入錄的工作一分為二，例如客戶基本信息，由銷售人員錄入電腦，在系統中形成一個新合同編號。然后，再將生效的合同流轉到下一個資信部門，資信部的人員核對已經錄入的客戶基本信息和原合同，做一步審核工作，之后再將與財務有關的應收賬款賬期、運價金額、合同起止日期等其他信息維護入數據庫，這樣一來又多了一道審核的工序，進一步維護了信息的準確性。進過這兩步的改變，工作量得到均衡的分配，兩個部門間既有聯系，又相互監督。負責監督的資信部門老員工同時增加每日對合同即將到期或已經到期的關注，做到及時通知銷售部門，與客戶進行溝通，續簽合同，若銷售部門答復將不再與客戶續簽合同的答復后，則在系統中將相關信息刪除，做到系統信息及時準確有效，合同負責人員需定期報告財務部門負責應收賬款的人員，所有與客戶應收賬款有關的合同變化情況，保證應收賬款的安全。

（二）及時查明逾期應收賬款的原因

負責應收賬款的工作人員，一旦發現客戶應收賬款出現了逾期的情況，或者有了可能逾期的因素，就要及時反饋到風險控制部門。由財務部、銷售部、資信部和風險控制部門立項調查研究客戶的經營近況及其資金運行等，判斷是否存在壞賬的風險，并評估其風險大小，計算對本公司的影響情況。當發現客戶現金流異常，資不抵債等重大風險時，則立刻采取應對措施，控制住客戶在本公司掌控下的所有貨物，暫停與其相關的所有賒銷行為，密切關注客戶的資金動態，直到客戶逾期行為消失，結清應收賬款。

參考文獻

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市場經濟迅猛發展，市場競爭日益激烈，企業為了自我生存和發展，千方百計地開展促銷活動，擴大自己產品的銷售規模和市場的占有份額，銷售手段花樣百出。其中，賒銷作為企業促銷產品的重要手段之一，已越來越被眾多企業的領導們所采用，對企業產品的銷售工作起到一定的促進作用。但是，賒銷也使企業的應收賬款金額迅速增大，加上企業間相互拖欠貨款的現象日益嚴重，使企業應收賬款金額增長更快，壞帳損失也日益增多，給企業的正常生產經營活動造成嚴重影響，嚴重制約了企業的正常生產和發展。因此，對單位應收賬款必須加強日常管理，采取有力的措施進行保障和控制，及時發現問題，及時解決。如何有效地控制應收賬款的增長，已成為企業管理和企業生死存亡的重要議題。下面我從應收賬款形成前、形成中和形成后三個階段談談應收賬款的管理：

一、 應收賬款形成前的管理

1、搞好新客戶資信調查，從源頭控制不良應收賬款的發生。凡與公司發生業務往來的客戶，特別是非現款交易的客戶，在發生業務之前，公司都要專門派業務員對客戶的資信狀況進行全面了解，從源頭控制不良應收賬款的發生。為防止業務員壟斷客戶源，凡與公司發生業務的客戶資源實行集中統一管理，應由銷售部門設立專人建立客戶檔案。

2、堅持對老客戶進行動態管理進行調查、評審。每隔半年公司都要對老客戶重新進行一次資信狀況評審，及時掌握老客戶的發展變化，分析老客戶的資信和未來的發展情況。通過對老客戶嚴格的資信調查，科學地信用評估，重新確立客戶的信用等級，與信譽好的客戶繼續開展業務往來。對資信狀況有所下降的客戶及時采取減少發貨，實行擔保和加強貨款催收措施，對資信狀況差和長期拖欠款的用戶則停止發貨。

二、應收賬款形成中的管理

1、謹慎選擇結算方式。公司在與客戶發生業務往來時，根據客戶的信用等級不同，采用不同的結算方式。對于一些盈利能力較強，資信度較好的客戶，適當放寬信用，采取定期收款和銀行承兌匯票等結算方式；而對于那些盈利能力一般或者盈利能力較弱、資信度較差的客戶，則選擇支票或銀行匯票等現金結算方式，決不能單純為提高銷售額而遷就客戶提出的不合理要求，以增加應收賬款帶來的風險。

2、加強銷售合同管理。為加強防范經濟風險的能力，確保合同的順利進行和發生糾紛時提供可靠的證據，公司領導應當授權銷售部門及業務人員與客戶簽訂銷售合同。簽定合同應符合《中華人民共和國合同法》的規定。金額巨大的銷售合同的訂立應當征詢法律顧問或專家的意見。公司應當建立健全銷售合同審批制度。審批人員應對銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等嚴格把關。

公司所有的產品供銷合同和合同履行過程中形成的中間資料（合同變更協議書、附件、傳真件等）由合同管理部門統一收集管理存檔。凡涉及非現款交易的業務，公司都要與客戶簽訂符合國家標準的商業供銷合同。首先，在正式簽訂合同前，由業務員、銷售負責人根據客戶的資信等級商量確定客戶的最高賒銷款額，報合同管理部門備案；然后按ISO9002標準合同評審程序進行嚴格的合同評審，經審查無異議后，合同管理部門做好合同臺賬登記并在合同副本上加蓋“已存檔”印章，接下來交由銷售部門、財務部門嚴格監督合同執行。

3、嚴格發貨通知單和開票管理。在與客戶發生業務關系時，銷售部門填制完善的“發貨通知單”，發貨通知單必須登記各種不同的客戶內容，如所訂貨物的貨號、數量、價格等以完整和規范化的格式反映出來。銷售過程中所需的各種授權和審批在發貨通知單上必須簽署齊全。發貨通知單必須在事先進行連續編號，并制成能反映出各銷售環節控制作用的統一格式。發貨通知單在執行后應歸檔管理，并由專門的職員對其進行定期檢查。

銷售部門在按照銷售合同上訂明的貨物發出后，填制“開票通知單”，并在“制單人”欄簽名（不能蓋章），經銷售負責人在簽名（不能蓋章）后，向稅務會計出具“開票通知單”和與本項業務一致且已加蓋“已存檔”印章的有效合同副本，稅務會計根據客戶檔案中最高欠款限額確立是否開票，如果開票通知單計入應收貨款扣除已收貨款后累計不超出最高欠款限額，稅務會計開出發票；否則，稅務會計拒開發票。

4、限制賒銷額，避免盲目賒銷。公司對于新客戶，一般都不采用賒銷形式，對于個別類型的客戶（如私有企業或是經營規模較小的企業），堅持先付款后發貨的原則，如果第一次業務順利完成，則該客戶以后再與企業發生業務時，可享受上次業務的賒銷額度。對長期發生賒銷業務的客戶，公司每隔一個季度對其進行一次經營狀況調查，如該公司經營狀況正常，且信用度較好，則賒銷額自動增長一個百分比（公司可自定），以體現對誠信客戶的優厚待遇。

三、應收賬款形成后的管理

1、加強應收賬款的監控，減少壞賬損失。企業的財務部門應按賒銷客戶區域建立核算應收賬款明細賬，對賒銷業務及時進行會計核算，月末，編制“應收賬款賬齡分析表”，并對超期未付款者列表注明名稱、金額，并查明原因，及時反饋給企業主管領導和銷售部門，為評估、調整賒銷客戶的信用等級提供可靠依據。企業財會部門應定期向賒銷客戶寄送對賬單和催交欠款通知書。對未超過期限的賒銷客戶，主要是獲得經雙方供銷、財會經辦人確認無誤并簽章的對賬單，作為雙方對賬的原始依據；對超過期限的賒銷客戶，在發出對賬單的同時，還需發催交欠款通知書，及時催收欠款。企業銷售部門及有關經辦人員應積極配合財會部門做好此項工作，減少壞賬損失。

2、加大清欠力度，加快貨款回收。隨著應收賬款賬齡的增大，呆壞賬的數額也隨之增大，為加強企業資金管理，把呆壞賬損失控制到最低限額，公司應專門成立清欠辦公室，由公司總經理主要負責。對于債務人破產、死亡、因債務人逾期未能履行償債義務超過三年仍然不能收回的應收賬款，或者需要通過法律途徑解決的應收賬款應轉交清欠辦公室責成專人負責清收。

清欠人員清收時，企業有關銷售、財會、合同管理部門應及時提供賒銷客戶的詳細原始資料，如銷售合同、銷售發票、對賬單、欠款金額及發生時間等，為催收工作提供方向和依據；企業銷售部門應組織人員，積極與對方進行聯系，及時收回欠款。對近期暫不能還款的賒銷客戶，應要求對方制訂還款計劃并提供擔保，使其能逐步還清欠款。對那些既不按時請付貨款，又制訂不出確實的還款計劃或提供擔保的、缺乏清償能力的，應及時通過法律途徑給予解決。

收回的呆壞賬，可根據應收賬款賬齡的長短按比例提取清欠費用，清欠費用應由原經辦人承擔相應的呆壞賬金額的較大比例。通過加大清欠力度，加快貨款回收，公司的流動資金才有可能步入正常循環狀態。

3、辦理交接，明確責任，降低壞賬風險。業務人員崗位調換、離職，必須對經手的應收賬款進行交接，凡業務人員調崗，必須先辦理包括應收賬款在內的工作交接，交接未完的，不得離崗，交接不清的，責任由移交者負責，交接清楚后，責任由接替者負責；凡離職的，應在30日內向公司提出申請，批準后辦理交接手續，未辦理交接手續而自行離開者其薪資和離職補貼不予發放，由此給公司造成損失的，將依法追究法律責任。離職交接依最后在交接單上批示的生效日期為準，在生效日期前要交接完成，若交接不清又離職時，仍將依照法律程序追究當事人的責任；應收賬款交接后一個月內應全部逐一核對，無異議的賬款由接交人負責接手清收，財務部應及時掌握客戶的通訊方式、注冊地址的變化或實地對帳，以確定業務人員手中賬單的真實性。交接前應核對全部賬目報表，有關交接項目一概以交接清單為準，交接清單經交、接、監三方簽署蓋章即視為完成交接，日后若發現賬目不符時由接交人負責。

4、發生壞賬，及時報告。

業務員發現發生壞帳的可能性時應爭取時效速報業務主管，及時采取補救措施，如客戶有其他財產可供作抵償時，征得客戶同意立即協商抵償物價值，妥善處理避免更大損失發生。但不得在沒有擔保的情況下，再次向該客戶發貨。否則相關損失由業務員負責全額賠償。

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（一）財務會計系統 財務會計系統最早的會計電算化在業務上經歷了單賬套一多賬套一多組織一本賬，但無論如何變化，財務會計系統的本質沒有變，即錄入會計憑證，對會計憑證以賬簿和報表的形式進行查詢。由于財務會計系統是對已經完成的交易進行記錄，記錄要遵循國家的企業會計準則和稅收法規的要求，因此，財務會計系統產生的財務數據的管理相關性仍較弱。通過財務會計系統只是減少了財務人員的工作負擔，使財務信息的提供更為準確、及時，財務信息的質量本身仍受到財務人員的水平和主觀性的影響。

（二）管理會計系統在管理會計與財務會計的關系問題上，傳統理論認為財務會計是管理會計的基礎，管理會計的職能是從財務會計的數據中加工出管理需要的信息。簡而言之，管理會計主要是對財務會計信息的應用。實質上，對管理會計的職能定位嚴重削弱了管理會計的作用，因為發展到需要登記會計憑證的經濟業務事項，該發生的已經發生，盡管企業經營管理者需要回顧過去，但更為重要的是事前規劃，以及需要預測、分析、規劃未來的發展。而事前的規劃，最重要的是對未來有強烈的經濟效益觀念，將建立在經濟效益評估基礎上的未來規劃作為管理會計的基本職能，這樣管理會計與財務會計的關系就應該是管理會計在前，財務會計在后，財務會計系統是對管理會計系統的反映和控制。

綜上所述，企業經營管理者更需要的是一套管理會計系統，這套管理會計系統能將經濟效益原則貫徹到每一個人身上，落實到每一步行為之上。管理會計系統如何構成、要素之間的關系、不同模式企業管理會計的特點分析是構建企業財務管理信息系統的重點和關鍵。

二、企業集中式財務管理信息系統構建的實踐基礎

（一）企業集中式財務管理信息系統基礎的業務架構 基于實踐，企業最核心、最基礎的財務管理是：預算、合同和報銷。預算管理的思想滲透在財務管理信息系統的每一環節中，在業務開始前，不進行適當的預算，無法使用企業的財務資源。企業對于合同的管理十分關鍵，合同簽訂是企業形成法律上的債權債務的開始，在簽訂合同前，要對合同進行多方面的評審，合同簽訂后，要控制合同的執行情況。沒有合同也無法使用企業的財務資源。財務報銷實際上就是使用企業財務資源的過程，在財務報銷時，通過是否有預算以及預算的使用情況和是否有合同以及合同的執行情況來決定財務報銷的合適性，決定能否使用財務資源。

（二）企業集中式財務管理信息系統基礎的流程框架 企業集中式財務管理信息系統較好地實踐了管理會計的責任中心理論，責任會計的實質是如何確定合適的管理單元問題，它很好地體現在財務管理信息系統項目管理的過程中，實現對利潤中心和成本費用中心的管理，且能很好地實踐企業內部控制規范，對企業的各業務環節進行必要的內部控制。系統承擔了企業管理制度執行、內部控制、信息輸出的功能后，持續改進的重點不僅僅局限于制度是否得到執行，控制是否有效這些基本問題，而是要重點關注每一個業務環節的關鍵問題，如如何采購到性價比最好的物資，如何在提高質量的情況下降低成本等。

（三）企業集中式財務管理信息系統的風險管控 企業建設集中式財務管理信息系統，全面地考慮經濟環境的特點，控制嚴密，從頭到尾‘一套預算’，實現一管到底，財務管理信息系統可以自動生成會計報表、基礎數據，還可以根據不同的要求進行數據轉換，信息挖掘很直觀。企業集中式財務管理信息系統通過技術手段將各個業務流程規范后，減少了各級管理、經營的隨意性，而且統一核算減少了多級核算制度標準不統一、核算政策掌握的隨意性，有效加強了企業風險管控。

（四）企業集中式財務管理信息系統的管理水平集中式財務管理信息系統使用層次分明，能較好地體現企業管理的提高是一個循序漸進的過程。在企業管理起點低，初始使用財務管理信息系統的情況下，以財務管理信息系統各功能模塊能正常運轉為根本目標，使用簡單；企業管理水平提高，對財務管理信息系統熟悉后，再使用控制更為嚴格的管理策略。同時財務管理信息系統對于企業業務管理具有極大的靈活性，全面地考慮企業經濟環境的特點，控制嚴密，從而提升企業管理水平和創新能力。

三、企業集中式財務管理信息系統功能模塊構建

（一）銷售合同管理功能模塊 銷售合同分成三類：項目銷售合同、期貨銷售合同和現貨銷售合同。項目銷售合同適用于工程、設計類合同的管理，該合同不能用于領取物資。如需領取物資，需立項后通過項目來領取物資。期貨銷售合同適用于不經過進銷存，采購后直接銷售的業務，該合同直接領取采購合同的物資。現貨銷售合同適用于到倉庫領用物資。現貨銷售合同有三張物資表，一張用于銷售部門簽訂合同確定銷售清單，一張用于生產技術部門將粗化的銷售清單轉化為內部可執行的生產或采購清單，一張用于實際領取銷售物資。銷售合同管理控制要素包括：物資管理、收款管理和開票管理。收款管理包括計劃收款管理和實際收款管理。對銷售合同要先安排收款計劃，然后才能進行實際收款的錄入。通過合同收款明細表，可查詢到合同收款計劃執行情況；開票管理是指開具發票時要對應到具體的合同。

（二）成本費用合同管理功能模塊 物資采購合同管理主要的控制點是：必須輸入物資，否則不能報銷；付款和到票金額不能大于已錄入物資的合計金額；核對發票和物資；跟蹤采購物資在內部流動的情況；查看合同的到票和付款情況。非物資采購合同管理主要的控制點是：付款和到票金額不能大于合同金額；查看合同的到票和付款情況。

（三）項目財務管理功能模塊 基本流程是：編制預算進行立項審批、項目立項、凍結、項目關閉。對項目名稱設定四個層次的開放：公司、部門、項目組和項目經理。對項目的預算開支設定五種開支策略：項目名稱控制、預算總額控制、科目控制、科目及預算總額控制和科目金額控制。企業可以根據自身對預算的認知水平和實際管理要求來靈活設定預算管控方式。對預算設定責任主體類型和責任主體，可根據項目名稱開放范圍設定不同責任主體的預算開支范圍和預算開支金額。針對項目設定預算實際開支的審批流程，可預先錄入項目需要的物資，對項目物資開支進行嚴格的預算開支、預算不夠可追加預算。同時，設置多種項目統計表報，包括：項目財務情況一覽表、收款計劃表、實際收款表、開票信息表、預算物資表、個人費用表、責任費用表等。

（四）報銷管理功能模塊 通用報銷單適用于差旅費報銷以外的所有報銷事務的處理，一張單據可報銷不同合同、不同性質的費用，要報銷必須有合同和預算，無預算，不開支，無合同，不開支。報銷時能查看合同執行情況，包括合同金額、累計付款和累計到票，采購物資明細及物資在內部流轉情況。差旅費報銷單全面處理出差過程中所發生的各種費用。

（五）生產制造管理功能模塊實施產品BOM表管理，一張生產任務單可下達多種產品的生產任務，生產任務運用BOM表有三種方式：嚴格運用、可修改運用和不啟用。可按照實際成本法進行產品的成本核算。

（六）采購計劃、物流、進銷存、庫存領料管理功能模塊采購計劃有三種編制基礎，即項目、生產和庫存；采購計劃可作為內部采購訂單使用。項目可直進直出領料；銷售可直進直出領料。入庫單能自動反映發票號碼、采購價格和供應商信息。領料主體有項目、銷售合同和生產任務；領料方式有定額和非定額。

（七）報表管理功能模塊設置多種統計報表，包括：科目匯總表、合同財務情況一覽表、銷售合同收款情況表、進銷存表、發貨出庫明細表、各種差異跟蹤表等。

四、企業集中式財務管理信息系統實施策略

（一）確定內部財務管理信息系統實施項目負責人 負責人和項目組的成員都要精通財務管理信息系統的各個功能模塊，在前期的上線過程中，承擔著操作系統，保證系統正常運轉的責任。因此，在財務管理信息系統實施整個過程中，前期大部分工作是由項目組完成，要求項目組成員本身業務素質高，能吃苦耐勞，具有主動學習的精神。

（二）系統上線前企業全方位的管理咨詢 主要包括：單位介紹；業務模式描述；企業的IT系統使用現狀；企業現階段面臨的管理提升問題及已經采取的管理措施；戰略目標、經營規模、經營業務范圍、經營地域；與系統有關的各種經濟指標的現狀及未來3年的變化趨勢；企業主要需求點與系統的符合程度；在上線前要進行的二次開發；企業使用一段時間后潛在的問題及應對方案；各模塊的初始化方案；財務管理系統與會計核算的關系；系統安全方案；上線工作計劃等。

（三）財務管理信息系統的試運行企業在財務管理信息系統實施整個過程中，要加強實施中的風險管理，需建立系統和周詳的風險防范機制，確保系統建設逐期按時保質地完成。要減少系統失控的風險，識別、分配和處理系統開發過程中可能遇到的風險，以確定采取的措施。一般只要預先考慮到風險并采取了相應的處理方法和步驟，大部分的風險是可以避免或者控制的。

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1、熟悉法務助理崗位的主要工作內容職責，熟悉公司業務情況及相關管理流程。

2、審核各部門提交的合同及各類法律文件40余份，包括但不限于采購、銷售合同、施工合同、勞務協議等。

3、輔助各部門處理日常性法律實務，為其提供法律咨詢建議等。

4、負責與外聘律師進行溝通協調。

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關鍵詞：GRAPPLE；XP；UMLs；軟件工程

Key words: GRAPPLE；XP；UMLs；software engineering

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2010）35-0047-03

1GRAPPLE和XP簡介

由于受到軟件危機的影響，軟件的開發過程對軟件開發團隊提出了更高的要求，比如需要更多考慮用戶需求、開發速度要求更快，同時要保證軟件的質量絕對可靠等問題。一直以來業界軟件的開發過程都是采用瀑布模型等早期的傳統軟件工程方法，瀑布模型的特點是層次很清晰，從系統的問題定義、可行性分析、需求定義等一路下來，每一步的開始都要以上一步的完成作為前提。隨著業界對用戶需求、軟件的擴展性等問題考慮的越來越多的情況下，一些新的軟件開發方法和思想涌現了出來，其中影響比較大的是敏捷方法學，而其中更為使用的普遍的是GRAPPLE和XP極限編程方法。XP是一種軟件過程思想，旨在解決軟件生命周期中存在的問題。

極限編程主要是由十二大簡單卻互相依賴的基本原則組成。這些原則結合在一起形成了1個勝于部分結合的整體。它們分別是:計劃游戲、小型、簡單設計、測試驅動開發、持續集成、重構、結對編程、代碼共享、可持續進度、現場客戶、隱喻及編碼標準。下面將結合個人實踐主要對（小型、代碼共享、隱喻及編碼標準）原則進行淺析。

XP的小型：小型就是快速地將簡單系統做成產品，接著在較短的周期內新版本。小型版本是1個可交流的好辦法,用戶可以盡早針對性提出反饋，開發人員根據用戶的反饋糾正瑕疵,那么系統就不會偏離用戶的真正需要太遠。

國外研究者進過總結，Rational公司融合Grady Booch、James Rumbaugh、Ivar Jacobson三位軟件工程大師的理論，提出了Rational Unified Process(軟件統一開發過程)。但RUP有其自身的缺陷：它本身結構復雜和知識點多難以把握，還有它支持多項目開發的能力較弱。

Grady Booch、James Rumbaugh、Ivar Jacobson三位軟件工程大師的理論又提出了GRAPPLE開發過程，它也高度支持UML，且比RUP易于操作，適用于中小型組織MIS的開發，但GRAPPLE不是固定不變的，“它是一組可自適應的、靈活的開發思想，它為項目經理留有余地，以便讓他們發揮自己的創造力和好的思想來適應自己的組織，減少不必要的一些開發步驟。”

GRAPPLE由5個段組成，提出使用“段”而不是“階段”為的是說明不是通常意義上的那種一個階段完成后，下一階段才開始。每個段又由許多動作（action）組成。每個動作產生一個工作產品，并且每個動作都是一個特定的執行者（player）的職責。

GRAPPLE有下列段：①需求收集；②分析；③設計；④開發；⑤部署。其中需求收集段包括發現領域過程、領域分析、識別協作系統、發現系統需求和將結果提交客戶；分析段包括理解系統的用法、充實用例、細化類圖、分析對象狀態變化、定義對象之間的交互、分析與協作系統的集成；設計段包括開發和細化對象圖、開發構件圖、指定部署計劃、設計和開發用戶界面原型、測試設計和開始編制文檔；開發段包括編制代碼、測試代碼、構件用戶界面和用戶界面到代碼的連接測試和完成文檔；部署段包括編制備份和恢復計劃、在硬件上安裝最終系統和慶祝。

總之，GRAPPLE的運動方式是從一般到具體――從不精確到精確。它開始于一個對領域的概念理解，然后是系統的高層功能，接著繼續深入每個用例、細化模型，最后設計、開發和部署系統。

UML是由著名的面向對象專家Grady Booch，James Rumbaugh 和Ivar Jacobson共同設計的一種軟件建模語言，它功能強大，易于表達，全面支持面向對象的整個開發過程。

統一建模語言UML包括13種圖形，構建一個系統不是每種圖都能用上，其中重要的內容可有由5類圖來定義：①是用例圖，用來描述系統邊界和主要功能，并指出各功能的操作者。②是靜態圖，包括類圖、對象圖和包圖。用來描述系統的靜態結構。③是行為圖，包括狀態圖和活動圖。用來描述對象的動態特征。④是交互圖，包括順序圖和協作圖，主要通過對象間的交互關系來描述系統的動態實現。⑤是實現圖，包括構件圖和配置圖。構件圖描述代碼部件的物理結構及各部件之間的依賴關系。配置圖定義系統中軟硬件的物理體系結構。

簡言之，UML可以從靜態結構和動態行為兩方面來描述系統。靜態結構定義了系統中的對象和操作以及它們之間的聯系,動態行為描述了對象之間的交互過程及通信機制。因此，UML的主要內容也可以歸納為靜態建模機制和動態建模機制兩大類。

2應用實例――小型超市進銷存銷售管理系統

2.1 需求收集段在需求收集段，主要工作是發現業務過程、進行領域分析、識別協作系統、發現系統需求及提交結果等。核心就是通過與用戶的各種交流,發現用戶的需求并進行初步的分析。結果可以用反應業務流程的活動圖、反應業務領域的高層的UseCase圖，初步的類圖和其他的文檔形式表達。

進銷存管理系統首先應包括三個子系統：銷售管理子系統、采購管理子系統、倉庫管理子系統。根據GRAPPLE，分析人員先與企業人員面談，了解企業的業務流程以及對企業所處的領域進行分析，由此分析人員得到一組關于業務過程的活動圖（如圖1所示）和一個高層的類圖和會談記錄。之后，分析人員需識別企業是否還使用其他的系統，如財務管理系統，進銷存系統不是獨立存在于企業，它必須與企業中其他的系統協作。

此處采用XP的小型，主要是企業人員因為是非專業人員，通常不能準確描述用戶的需求，所以分析人員通過和企業人員面談，先自行快速開發出一個業務模型，以及借助于這個業務模型，快速進行軟體測試版的代碼編寫工作。

然后我們采用聯合應用開發會議（Joint Application Development session，JAD session），來進行需求收集。采取JAD而不是單獨會談獲取需求，一是因為系統的開發是一個很短的開發時限，而單獨會談可能耗時數周或更長的時間，而且單獨會談時可能產生意見上的分歧，解決這些分歧又要浪費更多的時間。由此得到的是一個表示高層領域的用例圖包（如圖2所示）。

最后開發人員完成需求段的動作后，把這些動作產生的結果提交給客戶，這是一個迭代的過程。

2.2 分析段在這一段里，應深入分析需求收集段獲得結果并增進對問題的理解。其中主要工作是進一步理解系統，充實用例，細化類圖，分析對象狀態變化，定義對象之間的交互以及分析與協作系統的集成。事實上，分析段和需求段之間是沒有嚴格的界限的，分析段的部分工作在需求段就已經開始。

進銷存管理系統由倉庫管理、銷售管理、采購管理三部分組成。由于進銷存管理系統比較復雜，限于篇幅，以下就僅以銷售子系統為例說明UML在分析段中的應用。銷售管理還可以分解成以下一些用例：“銷售合同管理”、“大客戶管理”、“產品推銷企劃”、“銷售計劃管理”、“售后服務管理”如圖3所示。

其中銷售合同管理又可以分解為“增加新合同”、“修改合同”、“打印綜合報表”、“收款單處理”、“打印催款單”、“查詢合同”、“存入歷年庫”、“檢查合同履約”等用例，如圖4所示。

進過以上的步驟，再進一步細化需求階段得到的類圖、分析對象狀態的變化、定義對象之間的交互、分析與協作系統的集成。在需求段得到的類圖中加入關聯名稱，多重性，泛化等。針對用例，在時序圖和協作圖中描述對象間的交互，用作對類圖的方法的補充。

為節省篇幅，僅對銷售合同管理子系統中的收款單處理用例進行描述，如圖5所示。

2.3 設計段在本段中，可以使用分析段的結果來設計系統的解決方案。設計和分析都可以重復迭代直到設計完成。主要工作是開發和細化對象圖、開發構件圖、制定部署計劃、設計和開發用戶界面原型、測試設計、開始編制文檔。

在銷售管理子系統中，銷售管理業務包括制定產品銷售計劃、推銷本企業的產品（包括大客戶資訊管理和產品推銷策略計劃的制定與實施），與客戶簽訂銷售合同、產品銷售后及時追繳客戶的應付貨款、檢查合同履約率、提供售后服務等。

對銷售管理用例進行細化分析，得到細化的類圖和對象圖如圖6所示。其中，實體類有銷售人員、客戶、經理、銷售部門、財務管理部門、合同履約、生產調度管理部門、大客戶、貨款、產品、銷售計劃、履約合同、銷售合同、付款單、催款單、庫存管理部門。

通過進一步分析細化，將以上的實體類進一步合并為以下10個實體類：客戶類、大客戶類、銷售人員類、公司經理類、產品類、銷售計劃類、銷售合同類、履約合同類、付款單類、催款單類。

而且還需添加銷售管理的邊界類以及控制類，邊界類主要包括：銷售計劃管理窗口類、客戶（大客戶）管理窗口類、銷售合同管理窗口類、產品管理窗口類、履約合同管理窗口類、付款單管理類、催款單管理窗口類，控制類就是銷售管理子系統的主管理窗口類。

2.4 開發段這個階段，根據前期快速編寫的測試版，結合以上各個時期的軟件構建模型，通過修改測試版的代碼，將設計結果付諸實施編制代碼，測試代碼，構建用戶界面和用戶界面到代碼的連接測試，并進一步完成文檔。

2.5 部署段當開發完成后，系統就要被部署到適當的硬件上運行并要與協同系統集成起來。主要工作是編制備份和恢復計劃，在硬件上安裝最終系統，測試安裝后的系統等。不過，在第一段時該段就可以開始。

3結束語

通過“進銷存管理系統”實例分析，可以看出，整合設計的過程框架分別吸收借鑒了GRAPPLE與XP的優秀方法與思想。通過對GRAPPLE和XP的整合分析與設計可以看出，GRAPPLE需要XP 為其提高敏捷性，提高其對變化的快速反應能力，以適應市場的不斷變化和客戶需求的不斷變化；而XP可以利用GRAPPLE深刻的理論基礎作為其發展的基石。總結出GRAPPLE與XP整合的過程模式是一個以用戶為中心、架構為中心、用例驅動、測試驅動、風險驅動、即時溝通與反饋、易變更的有序軟件開發過程。GRAPPLE和XP的結合能夠適應變化，使得開發團隊更有效率的工作。

參考文獻：

[1]Joseph Schmuller，李虎著，趙龍剛譯.基于UML以RUP為過程指導的業務建模[M].人民郵電出版社.

篇（9）

2.1銷售副總：

a.負責總公司各項銷售政策的實施及各項制度的執行。b.組織并參與市場調查和預測，及時反饋市場信息和客戶要求。c.會同銷售部經理制定和完善銷售承包責任制，制定年銷售計劃，各時期營銷策略。d.對營銷網絡的維護建立，并將信息及時反饋至公司總經理。e.負責資金回籠工作，主持解決所有經濟合同的糾紛事務。f.會同分公司總經理，技術部主管制訂訂貨排產計劃。

2.2銷售部：a.負責企業產品的銷售、售后服務工作。b.嚴格依銷售制度及第十二條款之合同管理規定，貫徹并執行。c.負責編制“銷售合同”，“工礦合同”“訂貨排產情況匯總表”。d.負責對駐外各經銷點監督、檢查、反饋工作。并對其經營負責。e.制訂本部門的管理制度，崗位責任制，操作程序文件，并負責落實與考核。f.負責資金回籠工作。g.負責聯系儲運業務。h.負責本部門的業務培訓工作。

2.3銷售部經理崗位職責：a.負責企業產品的銷售、售后服務工作；b.嚴格依銷售制度及第十二條款之合同管理規定，貫徹并執行；c.負責編制《銷售合同》，《工礦合同》、《訂貨排產情況匯總表》；d.負責對駐外各經銷點監督、檢查、反饋工作，并對其經營負責；e.制訂本部門的管理制度，崗位責任制，操作程序文件，并負責落實與考核。f.負責資金回籠工作；g.負責聯系儲運業務；h.負責本部門的業務培訓工作。

2．4助銷員崗位職責：a．負責客戶的往來接待工作及產品的初步介紹；b．負責公司所有銷售客戶的往來跟蹤、服務、聯系；及售后服務等銷售內務工作；c．負責銷售部所有銷售檔案的整理、跟蹤及管理；

d．銷售部經理外出時，全面負責銷售部內部一切日常運做；e．負責所有銷售合同的跟蹤；

f．負責銷售部及銷售大廳的衛生打掃工作。

2．5開單員崗位職責：a.負責開具產品《出貨單》、〈〈樣板申領單〉〉、《樣板發放單》；b.負責銷售臺帳的登記，每月25日與財務對帳；c.每日負責填報《銷售日報表》及《銷售月報表》，及銷售電腦的操作管理工作；d．并于每年會同成品倉庫管員前往公司專賣店進行年終盤倉；e．填報《質量日報表》；f．負責銷售部及銷售大廳的衛生打掃工作；

三．銷售服務：銷售部應保持8小時日常上班時間有人接聽電話，公司各有關部門人員應文明禮貌待客，具體要求如下：

3．1、接聽電話：

凡有客戶來電首先應答：“您好，公司”然后應耐心解答客戶問題，產品價格應以公司統一規定報價。如為外地經銷商，應記住對方聯系電話、地址，需要時請銷售經理接聽并做電話記錄。講完后應說：“謝謝！歡迎您隨時到本公司來，再見！”等禮貌用語。

3．4、對于與公司往來密切的大宗經銷客戶注意不可怠慢，但不可使在場的其他客戶有差別待遇感。

3．5、對于所有初次往來客戶，無論大小，在初次見面后均應了解并記錄對方的姓名，地址及聯系方式，其外貌特征應盡快熟記，以便客人二次來公司后，有親切感及重視感。

3．6、如客人詢問與交易無直接關系的問題，應禮貌回避，不應明顯表露出不悅或直接敷衍了事。且不可在自己不了解情況時，告訴客人錯誤答案。

37如遇工作秩序關系，使客人被怠慢或耽誤客人時間，應向客人做出禮貌解釋，并向客人表示歉意，請客人原諒，不可與客人發生爭執及面有不悅冷落客人。

3．8、當客人離開時，應主動與之“再見，歡迎下次再來”等禮貌用語。

3．9、如客人委托保管任何物品，應樂意接受，并妥善處理，如發現客人遺留或忘記物品時，收好并通知該客戶。

310銷售部所有人員應盡量滿足客戶所提一切合理要求，不合理的應婉言拒絕。

3．11、凡公司銷售人員及其它相關部門人員不得與客戶串通勾結，一經查處，公司將依情節做嚴肅處理。

四．客戶服務細則：

4．1．客戶意見調查及處理：所有客戶的經銷情況、儲運、財務、倉庫均應做實際了解，如客戶對公司銷售營運提出任何意見，銷售部均應記錄備檔，并及時解決處理，如有重大事件，應及時反饋至分公司總經理或總經理處，以便及時處理。

4．2．客戶投訴：A．客戶質量投訴：公司銷售部凡接到客戶對產品有關質量問題的投訴時，不論情節大小均應由銷售副總或銷售經理親自安排處理，對客戶投訴內容的相關票據、品名、規格、數量、等級、色號、購買日期等予以登記備檔，并必須通知有關部門立即查明原因。對客戶的投訴理由進行確定，必要時銷售副總或經理應協同相關部門主管一同前往客戶處進行詳細了解、調查并迅速做出相應的處理結果。同時對所處理結果進行追蹤服務并做記錄備份留檔。B．客戶對非質量的投訴：客戶對銷售人員或有關部門人員的銷售服務提出意見或進行投訴時應向銷售副總或經理報告，并據情節大小、向公司辦公室提出上報及處理建議。銷售部或辦公室對此做出及時處理，并將處理結果告知客戶。

五．對客戶投訴的有關處理辦法:

5.1所有質量投訴無論大小、輕重，銷售經理均應及時填寫《客戶投訴質量處理表》，并送至各相關部門，據實際情況對表內相關內容進行如實填報，并做出相關處理。處理結束后，將此表復印后送辦公室留檔，銷售部保留原件備檔。

5.2所有服務投訴，由銷售經理填入《客戶投訴服務處理表》，投訴責任人的有關部門應對投訴及時作出相應處理，并將復印件報辦公室一份留檔，原件由銷售部備檔。

5.3對客戶投訴的有關內容的處罰規定：a.凡屬于服務質量引起投訴的，經查實責任人予以通報批評，并據情節嚴重予以罰款20—100元/次，情節嚴重者予以辭退。b.凡屬于質量問題引起投訴的，對相關責任人及部門除予以通報批評并據情節根據《考核方案》予以處罰，如情節十分嚴重，所造成后果惡劣，并沒有悔改表現的，公司將予以辭退處理。

六．要貨發貨要求:

6.1各區域經銷商需貨時,由銷售部根據客戶需求直接開單發貨.如為大宗訂貨需求,而公司無庫存時,銷售部應根據客戶實際情況要求直接反饋至生產部,以便據情排產.6.2如經銷商為需貨量較大且所需品種為公司目前尚未生產之花色品種,銷售部應向客戶索取所需品種樣板后送至技術部進行試制,技術部必須在最短時間內安排并完成試制，銷售部交付至客戶。6.3如經銷商定板后,銷售部與辦公室、生產部及技術部門協商并由銷售部擬訂《訂貨排產計劃表》交付分公司總經理審批簽認，通知生產部門確認并制定《生產排產計劃表》并按排生產。

6.4當客戶或經銷商要求留貨,必須預留訂金.留貨時效為3日,并不得跨月留貨(注:每月25日為財務結帳日).如遇特殊情況客戶無法預留訂金時,由銷售部出具經濟擔保經銷售副總同意后分公司總經理審批簽認,方可批準留貨.如遇客戶確需超期留貨,需由銷售部提出并出具擔保,報銷售副總及分公司總經理審批確認,方可.任何人不得擅自留貨,如經發現公司將對有關責任人予以50-100元的處罰,情節嚴重者予以除名并扣發一個月薪資。6.5任何人員不得擅自對客戶予以報價所有銷售價格均按公司制訂價格并由銷售部人員報出,如遇擅自報價或開單員開價與規定不符,所造損矢及后果由部門主管及相關責任人直接負責,公司將根據情節予以處罰。6.6銷售部應于每月25日前對所有各點經銷商進行盤倉,并做好盤倉記錄進行備檔并報至辦公室。6.7所有要貨、開單、發貨、均按銷售操做規程予以執行。

七．貨款管理辦法:7．1經銷商每次進貨銷售部均應將進貨額登記在《客戶管理跟蹤表》內，并保留相應票據，有效保存原始票據。7．2所有產品均按先款后貨方式執行，對大宗經銷商可先預留貨款，而后根據所留貨款進行分期分批提貨，財務部做轉帳處理。7．3往來密切與公司常年合作，并具有相當實力及良好信譽的客戶，為便于銷售及財務的操作運行，銷售部可允許客戶在簽定書面保證后,保證所有轉帳支票或電傳匯票均無虛假或空頭的情況下，在確保公司利益的基礎上,銷售部可在收到客戶轉帳支票或其它電匯單據傳真件后，通知財務,財務以此傳真件為準予以先提貨。7．4對于一些往來密切的大宗客戶，提貨時因特殊原因無法完全支付提貨款，允許銷售部以本部門當月銷售提成做為經濟擔保，經濟擔保由銷售部申請，總經理批準簽認，財務確認備檔。直至客戶將所欠貨款完全支付此擔保結束。

注：銷售部出具的經濟擔保金額不得超出當月銷售提成，否則總經理不予審批，財務不予確認。

八．樣板發放管理辦法：

8．1所有樣板銷售部應根據本部門樣板存儲情況開具《樣板申領單》，報分公司總經理審批，交成品倉

統一領出；

（《樣板申領單》一式三聯，一聯交辦公室，一聯交成品倉，一聯銷售部存根）

8．2所有樣板，銷售部在樣板發放前均必須做好樣板標識，以便發放。所有樣板發放由銷售部開出《樣板發放單》，報財務部由財務確認后，準予發放。

（《樣板發放單》一式三聯，一聯交財務部，一聯交門衛，一聯銷售部存根。）

九．銷售檔案的管理：

9．1所有與公司建立合同關系及大宗客戶均應建立其獨立檔案。

9．2所有相關提貨憑證，均應有復印件備份。

9．3應定期或不定期與各經銷點電話聯絡做售后服務跟蹤并對內容記錄備檔。

十．銷售部操作程序：

10．1為完善公司銷售程序；整體操作運作規范，以實現公司統一管理。特制定本操作程序。

10．2所有銷售訂單、合同在簽訂時，應明確產品規格、型號、等級及客戶對產品的其他要求。

10．3開單員在接到訂單后，須掌握倉庫的存貨情況，并在開單前將存貨的情況通知客戶，并在取得客戶的認可后方可開單。同時做好銷售臺帳記錄。

10．4開單員在開具單據時作到準確及時、無誤地開出提貨清單，及時送到出納員處，經審核確認無誤后，收現金或轉帳，加蓋收訖章及財務專用章。方可送之成品倉庫發貨員處組織發貨。

10．5遇庫存產品不詳時應由銷售部開《裝貨通知單》，待裝車完畢后，以裝車實際數字由成品倉管理員簽字并確認后，在開單員處開《出貨單》交財務部審核確認收現金或轉帳，加蓋收訖章及財務專用章。

10．6所有產品銷售后，客戶反饋任何質量問題，均由銷售部首先口頭通知至成品車間主任，同時將有關書面材料及時提交生產部，協同解決處理并填寫收現金或轉帳，加蓋收訖章及財務專用章。收現金或轉帳，加蓋收訖章及財務專用章。《客戶投訴反饋表》。

10．7遇重大質量事故，則因由銷售副總會同相關部門主管親往解決處理，并將處理結果上報總經理處。

10．8所有大宗經銷商銷售部應接到對方現金或轉帳支票、電匯單據之傳真件后，由財務確認，銷售部方可予以開單發貨。

10．9調貨產品操作規程：10．9．1調往其他公司時，應由該公司銷售部首先將每批產品填具《調貨計劃通知單》，及產品《質檢報告》同時傳真至需發公司銷售部，并由銷售部副總簽認，銷售部蓋章后并回傳后方可發貨。10．9．2銷售部安排好調貨產品的儲運后，將《貨運單》及其他相關票據傳真至調入方，并由對方財務及銷售簽認回傳。10．9．3調入方收到產品后，應及時對所調入產品進行清點并檢查破損情況，并將數量、等級、破損數填具收貨清單后傳真至調貨方，對方銷售及財務簽認后回傳。

十一．銷售部內務管理辦法：

11．1引銷員必須熱情接待所有客戶，作到耐心有禮，服務周到不得與客戶爭吵；11．2所有運做程序必須嚴格依照銷售部操作程序運行；11．3不得擅自提供公司有關產品質檢標準；11．4所有《銷售合同》的簽定均必須根據第十二條款合同管理規定實施執行；11．5未經公司財務許可不得私自欠款發貨；

11．6對客戶投訴必須做到百分之百的解決。

十二.銷售合同管理:12.1銷售部在接受合同前應對每一份銷售合同進行審核,旨在保證本企業產品能滿足合同要求.12.2所有銷售合同的簽定均由銷售部經理及分公司總經理簽字.12.3銷售合同必須加蓋公司合同章方為有效。

12.4銷售合同必須統一由電腦管理,電腦打印。12.5所有《銷售合同》必須以公司統一藍本,任何人及部門不得私自改動.如確需做出修改,需經銷售副總及總公司審核批準后方可修改。12.6大宗工程合同的簽定均由銷售部經理會同總經理、銷售副總、科研所主管、生產廠長作出合同評審填寫《合同評審表》，并由全體評審人員簽字，分公司總經理批準，分公司總經理外出時由生產廠長代為執行。

12.7大宗工程合同的簽定均以《工礦合同》為藍本。如遇特殊情況確需做出改動，需經銷售副總及總公司批準，銷售經理簽字方可生效。

12.8所有處理產品包銷合同的價格需經分公司總經理及銷售副總批準，銷售經理簽字方可生效。12.9所有《銷售合同》均須建立嚴格的銷售檔案并填寫《客戶跟蹤管理表》：12.9.1營業執照復印件；12.9.2法定代表人身份證復印件12.9.3需方公司住所和經營地址，需方公司主要負責人手提電話、住宅電話、辦公電話，家庭住址；12.9.4《銷售合同》復印件；12.9.5所有產品銷售往來明細、本公司代辦運輸的發票、貨票等財務有效憑證復印件。12.9.6有關產品庫存經雙方確認的庫存盤點表及往來帳核對清單。

財務部崗位職責1.財務部經理

(1)在總經理的領導下，負責公司財務管理與會計核算工作；(2)建立健全公司內部核算和財務管理制度；（3）負責稅務協調，配合銀行、稅務、中介機構了解、檢查和審計工作；（4）負責組織公司年度預算編制工作，并監督實施；(5)負責檢查、督促各項費用的及時收繳和管理，保證公司的正常運轉；6)負責審核、控制各項費用的支出，杜絕浪費；（7）負責編制每月會計報表，審核各類統計報表、工資表；

（8）及時做好帳套數據備份，保證數據安全；（9）負責管理部門各項實物資產；（10）每月5日前完成上月會計憑證的審核；（11）每周一向總經理提交上周管理費動態統計表、當月應收費明細表、資金周報表；（12）每周五上午向總經理提交本周工作總結和下周工作計劃；

(13)完成總經理交辦的其他事項。

2.會計

(1)負責公司的會計核算工作；

(2)認真審核出納傳遞的收付款單據，正確編制憑證，月末及時結賬；

(3)及時準確的申報各項稅款，購買發票；

(4)檢查銀行、庫存現金賬目，做到賬賬相符，賬實相符；

（5）及時做好會計憑證、帳冊、報表等財會資料的收集、匯編、歸檔等會計檔案管理工作；

（6）負責公司固定資產的財務管理，按月正確計提固定資產折舊，定期或不定期地組織清產核資工作；

(7)每月8日前向財務經理提交成本、費用類管理報表；

(8)完成經理交辦的其他事項。

3.出納

(1)負責辦理現金、銀行收、付款業務，妥善保管現金及收據、發票、支票等票證和銀行印鑒；

(2)辦理收、付款業務時，堅持見票付款、收款開票的原則；

（3）序時登記現金、銀行存款日記賬，日清日結，每日核對庫存現金，做到帳實相符；

（4）月末與總帳核對現金和銀行存款余額，按規定進行現金盤點和編制銀行存款余額調節表，交會計審核；

（5）及時更新匯簽單動態統計表，并保管好匯簽資料；

（6）及時更新押金登記表，并于每月末與會計核對押金結余數據；

(7)每日下午5：30收取收費員當日的營業款并審核收費日報表，次日上午將審核無誤的單據交會計入賬；

（8）每周一向財務經理提交上周資金周報表；

（9）每月末與會計核對現金月末余額，做到帳實相符；

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一、合同管理在企業管理中的地位

1.生產經營活動的規范性要求必須進行合同管理

企業在經濟運行的過程中，其管理主要涉及產、供、銷三個環節，而這三個環節都是由合同來連接的。合同管理的好壞，直接影響企業的生產運營，因此合同的合規性與合法性顯得尤為重要。以唐鋼不銹鋼公司2012年的合同業務量為例，物料采購合同量占32.64%，銷售合同占34.56%，設備采購合同29.65%、其他合同3.15%。

2.法律風險的可控性要求企業必須加強合同管理

法律風險與其他風險的重要區別就是法律風險具有可控性。根據引發法律風險的不同原因，可以將企業法律風險分為外部法律風險和內部法律風險。外部法律風險是由市場、客戶、國家政策等外部因素引起的，企業對其發生無能為力，所以，企業的外部法律風險是不能完全規避的。然而企業的內部法律風險，是由企業自身的原因引發的，企業管理對內部法律風險的發生起到了決定性作用，而且企業通過采取措施可以控制其發生，合同管理作為內部風險管理的一個重要內容，是引發企業內部法律風險的關鍵因素，因而通過加強合同管理，構建以合同法律風險防范為核心的現代管理體系，把合同法律風險消滅在萌芽狀態，成為現代企業規避法律風險的重要途徑。

二、企業合同管理中存在的問題

1.合同管理制度不健全

合同管理制度應該包括合同管理組織機構及其職責分工、合同簽訂和合法性審查、法人授權委托辦法、合同專用章管理辦法、合同履行及合同爭議處理、合同檔案管理，合同管理人員培訓、合同管理監督考核機制等方面，但是在企業合同管理過程中，合同管理制度不是內容欠缺，就是制度形式化，以致不能切實的執行。具體表現為管理職責不明確、合同管理人員缺乏法律素養、變更協議不斷增多，系統性的合同管理缺乏，監督機制不完善。

2.合同條款約定不嚴密

合同執行的過程中難免發生爭議，一份完整的合同，不僅約定內容要全面，而且約定條款必須嚴密準確。如：在簽訂合同時，約定雙方產生爭議，需向簽訂地的人民法院提訟，表面上看去，合同約定了爭議解決條款，但在仔細閱讀全文后，發現合同中并沒有注明合同簽訂地點，導致在雙方發生爭議時，對管轄權問題產生爭議。

3.合同糾紛處理不及時

合同糾紛處理的及時性是由法律的時效性決定的。在企業經營的過程中，合同糾紛是不可避免的。但是在合同糾紛發生后，企業對糾紛不能快速做出反應，導致經濟損失進一步加大。如作為債權人，礙于情面對債務人怠于行駛追索權，也未通過法律途徑請求公權力的保護，錯失了調查取證的良機，甚至超過訴訟時效，喪失勝訴權，失去了法律最有效的保護，造成企業的經濟損失。

三、解決合同管理存在問題的主要途徑

1.提高合同風險防范意識

加強宣傳，提高合同法律風險防范意識。合同管理是一項全員性的工作，涉及到與合同有關的各個部門、各個崗位，合同管理本質上是一項全崗位、全過程管理工作，一旦某個環節出現問題，就會出現合同爭議，將使公司陷于訴累境地，這不僅會影響企業的正常經營管理，而且可能給企業造成重大經濟損失，為此必須提高合同風險防范意識，加大宣傳力度，使干部職工樹立合同風險意識，維護企業合同利益。

2.增加合同培訓，提高法律素養

加強合同法律知識和技能培訓，定期對企業合同承辦人員和合同審核人員進行合同法、招投標法等相關法律法規、企業合同管理制度以及典型合同案例的培訓，通過專項培訓，增強合同法律意識，促使合同管理人員熟知合同管理實務中應注意的關鍵點，掌握合同管理過程的技巧，提高合同管理人員的業務能力，增強職工的使命感。

3.加強合同檔案的管理

合同檔案的管理并不能簡單的理解為合同原件管理，它既包括簽約前的有關招標文件，又應該包括簽約后的有關驗收單、完工證等。合同檔案的保管在合同管理過程中是非常重要的，它是合同履行過程中最原始的證明，更是糾紛解決過程中最直接最有力的原始憑證。假如企業丟失了最原始的證據，那么訴訟中的地位將發生翻天覆地的變化，從而造成非常被動的局面。再者一些合同的內容是企業不愿意公開的，而合同內容會涉及到商業秘密，因此合同管理人員必須對生效的合同按照類別進行分類整理、歸檔，并在保管期限內妥善保管合同檔案。

4.多措并舉解決合同糾紛

在合同糾紛出現后，企業應迅速采取措施防止雙方當事人矛盾惡化，并堅持自愿平等原則，積極與合同對方進行協商，針對合同爭議的內容進行充分的溝通，互諒互讓，而通過協商自行解決合同糾紛是合同當事人的第一位選擇。在協商的同時，企業要根據糾紛的性質和糾紛的內容，積極做好通過法律途徑解決問題的準備，搜集相關證據。在緊急情況下，可以財產保全提出申請，從而減少企業的經濟損失。需要注意的是，當事人尋求法律保護是有時效的，如舉證時間、上訴時間等，企業要嚴格遵守法律規定來維護自身的合法權益。

四、結語

綜上所述，以防范法律風險為準則而進行的合同管理工作，企業的全體員工必須樹立了全面、全過程、全員的風險管理理念，樹立較強的風險意識、競爭意識。將合同管理工作與企業的經營管理工作相結合，經過層層審核把關，對企業最有益的價格簽訂銷售合同、買賣合同，從而降低了經營成本，提高經濟效益。并且根據自己的實際情況，修改合同管理辦法，使管理程序更加規范化、科學化、制度化，促進企業基礎管理水平的再提升。

作者:姬文雙 單位:唐山不銹鋼有限責任公司

參考文獻

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關鍵詞 內部管理制度 票據管理 合同管理 規范

企業的內部管理的規范化程度決定企業的精細化管理程度，俗話說細節決定成敗，各行各業的競爭越來越大，只有精細化管理才能降低管理成本，也只有規范化管理才能降低企業的經濟風險和涉稅風險。規范管理在財務上主要指企業內部制度尤其是財務制度的建設和管理、日常票據尤其是發票的管理、以及合同的管理，而前述規范化管理在涉稅方面的表現主要在以下幾個方面：

一、加強和完善企業內部管理制度建設，提高稅務檢查的可信度

企業完善成文的管理制度便于規范員工，當在日常工作中，如每次都有同樣的問題出現，我們就應該針對這個問題點制訂一個制度，來規范其行為從而解決這個問題點。當一個新的制度討論產生后，組織員工學習領悟制度的精神，幫助員工理解其內涵，通過這樣的方式，制度推行起來就容易被員工接受且得到很好的執行效果。

案例一：某公司銷售單據經常遺失，多次開會強調此現象仍未改觀，次月初還是會發現一些單據仍遺失，這樣導致部分銷售未入帳同時也沒有進行納稅申報。這種情況一旦被稅務檢查到難免會認為該公司有偷逃稅行為。因而，為了規避這一風險，公司有必要針對此現象制訂銷售單據流轉及簽收制度，制度規定銷售單據的流轉順序及領取銷售單據人于簽收本上簽字確認。當制度訂立以后相關部門組織學習，確保涉及職工每個人都制度了如指掌，并清楚明白的加以執行。如此一來單據再也沒有丟失過，業務從而也有序地進行。

當稅務例行檢查時也會因為公司的制度完善對企業產生良好的印象而增加對企業的信任度，從而在一定程度上降低了涉稅的風險。

二、加強日常的票據流程管理，有效避免虛開發票的認定

在日常經營中，企業應當確保每筆業務都配有完整的單證。現以流通批發企業為例對各環節所要規范管理的單據加以說明。

1．采購業務中票據管理

（1）庫存商品采購，其采購業的流程：銷售部填寫商品申購單，交主管部門審批，交采購部詢價確認供應商，洽談、簽訂合同、實施采購直至入庫。在這個采購過程中產生了申購單、詢價單、審批單、采購合同，訂單，供應商的加蓋業務章的銷售出庫單、托運單及本企業的驗收入庫單、合法有效的發票及按合同發票賬號付款的憑證，每單單證都必須有相關人員簽字確認，這避免了稅務管理機關認為企業虛開發票的風險。

（2）辦公用品采購，由于稅法規定成本費用支出須取得合理合法的發票才可以在稅前扣除，一些小商店雖然購買方便但取得發票困難，征對此現象企業可以找一家比較規范的辦公用品超市定期集中采購既可以降低采購成本還可以取得合法有效的發票，作為費用列支的依據。因此辦公用品采購需要配備的票據有：發票，倉庫的驗收入庫單等。在審核辦公用品的發票時，注意公司的名稱必須為全稱，發票內容開辦公用品一批則要求在發票后面附明細的清單。

2．銷售業務中的票據管理

銷售部與客戶洽談簽訂銷售合同產生以下單證：銷售合同，銷售出庫單，加蓋“收貨專用章”的客戶簽收回單，托運單，運輸公司的運費發票、企業收款的銀行帳單等。銷售業務盡量避免收現金，而且要求客戶匯款必須匯到發票上面的帳號。這樣規范客戶原因有兩個一是如果金額超過限額收取現金不符合會計制度，二是如果是增值稅發票要避免讓稅務局認定虛開發票的風險。

三、加強合同管理、規范各項條款、保護企業的合法權益、有利于為涉稅爭議提供依據

市場經濟條件下，企業簽訂經濟合同不僅關注雙方的權利、義務及法律風險，更要關注涉稅條款的描述。因為業務部并不完全了解稅法的規定，因此在簽訂合同時涉及稅法的條款通常合同雙方沒有明確約定。但一旦企業和稅務機關對于該合同的履行有爭議時，必然引發我們的涉稅風險，可能使我們的合法權益得不到保障。

案例二：甲公司2011年3月直接銷售商品一批給乙公司，沒有簽訂銷售合同，其商品不含稅金額是100萬，銷售稅金是17萬，電話約定最遲4月5日付款，但直到6月份稅務局來檢查仍然沒有收貨款。

稅務機關認為此筆業務按直接銷售應該在2011年3月確認收入并繳納增值稅，因此稅務機關認定甲公司有延遲納稅行為，要針對17萬稅款收取滯納金及相應的罰款，甲公司深感冤枉，認為本公司應該算是賒銷，收到貨款時才算收入，但由于他們沒有簽訂銷售合同，沒有依據表明他們是賒銷，最后也只好認罰。

這個案例說明訂立合同很重要，他是企業維護自身合法權益的有效工具，而規范明確合同的銷售方式條款更是我們與稅務機關產生爭議時的依據。

怎樣規范合同管理可以從以下幾個方面著手：1.財務提前介入并積極參與合同的洽談與起草，對合同中涉及財務與稅務相關的條款提供指導意見；2.由于稅法規定成本費用扣除均要合法憑證才能在稅前扣除。因此簽訂采購合同時明確要求按規定提供發票，并注明發票種類（增值稅專用發票還是普通發票）及提供發票的時間等；3.簽訂銷售合同時明確規定銷售方式，因為這涉及到收入的確認時間；4.簽訂合同時明確違約責任，如果涉及賠償、應如何計算經濟損失等這些最重要的問題也要明確規定。

除了上述方面，經濟合同糾紛還有一點應當引起重視，即如果合同沒有履行而收到違約方賠款時，收款方是不會針對收到的賠償款開發票的，因為這是一種純粹的賠償行為，沒有發票可開據，這時違約方也就是支付方要想在稅前合理合法扣除，合同就是重要的憑證之一。

四、加強發票管理，開具發票必須符合業務的真實性，從而降低涉稅的風險

我們是以票控稅的國家，所以很多不法份子經常運用發票進行違法活動，我們在業務中稍有不慎或操作不嚴謹就可能引發涉稅風險。