事業(yè)單位人事檔案管理研究

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事業(yè)單位人事檔案管理篇1

人事檔案記錄了個人信息，是單位選人用人的主要依據(jù)，也是人力資源管理的重要內(nèi)容。近年來，隨著市場經(jīng)濟體制的發(fā)展和完善，傳統(tǒng)的人事檔案管理理念、制度和模式暴露出弊端，必須進行創(chuàng)新和改革。對事業(yè)單位而言，人事檔案資料具有參考、憑證、依據(jù)的作用，在轉(zhuǎn)正定級、申報職稱、辦理社會保險等工作中均要使用檔案。新形勢下，通過信息資源整合與開發(fā)利用，提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務，成為人事檔案管理的發(fā)展方向。以下結(jié)合工作實踐，探討人事檔案管理的創(chuàng)新與服務模式的改革事宜。

一、人事檔案管理工作創(chuàng)新改革的必要性

（一）適應事業(yè)單位體制改革需要

隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位體制也在深化改革，改革的前提是了解單位發(fā)展歷史，通過查看工作報告和檔案信息，為改革工作提供決策支持。這其中，人事檔案扮演了重要的角色。然而，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不再適用，甚至會為改革工作帶來阻礙。創(chuàng)新管理工作，就是結(jié)合實際工作需求和特點，采用新理念、新技術、新方法，提高檔案管理效率，從而加快事業(yè)單位的改革進度。

（二）滿足檔案信息化發(fā)展的趨勢

信息技術的發(fā)展和普及，已經(jīng)走進人們的日常生活中。在檔案管理領域，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案取代，不僅方便檔案資料的查詢和使用，而且能延長保存時間。基于此，創(chuàng)新人事檔案管理工作，滿足檔案信息化發(fā)展的趨勢，要求單位充分利用計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術，為人事檔案的保存、檢索、使用提供服務，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。

（三）促進人才在單位崗位間流動

事業(yè)單位進行人事檔案管理，對于領導干部、專業(yè)人才的選拔和任用具有重要作用。對管理服務模式進行創(chuàng)新，一方面能對人員的經(jīng)驗、能力、特長進行分析，明確崗位職責，激發(fā)人員潛能，達到人盡其用的效果。另一方面，從人事檔案的收集、整理等細節(jié)入手，助力單位更好地開展人才服務工作，促進人才在單位崗位間流動。

（四）提高人事檔案的利用價值

新公共服務理論從市場和經(jīng)濟學的角度出發(fā)，對行政理念和價值進行重新塑造，建成一套新的理論體系。該理論強調(diào)：事業(yè)單位應為公共利益服務，服務是工作核心。相對應的，人事檔案管理工作，也應該突出服務這個核心。創(chuàng)新人事檔案的管理和服務模式，首先要對檔案資料進行深度整合開發(fā)，提高人事檔案的利用價值，更好地服務于單位人事工作，發(fā)揮出事業(yè)單位的職能作用。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）管理理念滯后

檔案管理工作的開展，對管理者和事業(yè)單位均產(chǎn)生了正面影響，認識到檔案的重要價值。但是，相比于其他業(yè)務工作，檔案管理的投入仍然不足，尤其管理理念滯后。具體表現(xiàn)：

1.管理者對于人事檔案的管理，停留在檔案接收、保存層面，并沒有進行開發(fā)利用；

2.業(yè)務工作和檔案管理完全分離，未將檔案管理納入年度規(guī)劃，只是被動性地提供檔案信息查詢服務；3.檔案信息收集不全面，影響后續(xù)開發(fā)管理工作，并對績效考核、檔案資源整合等帶來困擾。

（二）管理不夠規(guī)范

人事檔案管理工作不夠規(guī)范，其原因主要有兩個：

1.管理機制落后。單位內(nèi)的檔案管理制度不完善，難以落實日常管理規(guī)定，例如一些單位的獎懲制度缺失，管理者工作創(chuàng)新缺乏動力，習慣沿用傳統(tǒng)的管理制度，出現(xiàn)管理不規(guī)范、不科學的現(xiàn)象。

2.管理方法落后。人事檔案涉及的內(nèi)容較多，其中包括人員個人信息，具有較強的隱私性。對人事檔案資料進行管理時，應該劃分涉密等級、設置訪問權(quán)限。因單位的技術手段應用不足，配套管理制度缺失，影響實際工作效率，造成管理不夠規(guī)范的問題。

（三）信息化程度低

相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案具有許多優(yōu)點，事業(yè)單位為了滿足改革需求，加快了信息化建設速度。但是，信息化程度低的問題尚未完全解決：

1.部分單位依然采取人工管理模式，檔案數(shù)據(jù)不全，不僅更新較慢，而且查詢時困難大。

2.單位引進了信息技術設備，但在實際應用環(huán)節(jié)缺少人才支持，數(shù)據(jù)采集、整理、存儲、維護等環(huán)節(jié)存在問題，沒有發(fā)揮出信息技術的優(yōu)勢。3.系統(tǒng)安全風險大，缺少必要的防御手段，因內(nèi)部控制、安全防護不到位，存在檔案信息泄露、黑客攻擊、病毒入侵等風險。

（四）服務功能欠缺

事業(yè)單位的職能轉(zhuǎn)變，并非一朝一夕就能完成的，從管理者變成服務者，不僅需要外在形象的轉(zhuǎn)變，更需要主觀意識上的轉(zhuǎn)變。目前的主動服務制度欠缺，現(xiàn)有服務流程和檔案利用需求不相符，提供的檔案服務質(zhì)量差、體驗差，服務模式的改革阻力大。例如：單位領導的思想守舊，沒有認識到人事檔案的服務功能，相關的宣傳工作不到位，管理者的管理活動受到影響。

（五）專業(yè)人才不足

1.事業(yè)單位從事檔案管理的專業(yè)人才數(shù)量少，不少基層崗位由實習生或兼職人員擔任，因缺少必要的知識和技術，檔案管理質(zhì)量不高。

2.人事檔案的內(nèi)容本身比較復雜，人員頻繁流動造成傳遞、審核不規(guī)范等現(xiàn)象，進一步增加了管理工作量，這也是影響管理質(zhì)量的一個原因。

3.缺少專業(yè)檔案管理人員，不利于新技術、新方法的推廣，給檔案信息化建設帶來阻礙。

三、人事檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革途徑

針對以上問題，結(jié)合事業(yè)單位人事檔案的特點和管理需求，我們從理念、流程、技術、服務、人員五個方面提出針對性措施，助力管理創(chuàng)新與服務模式改革。

（一）更新管理理念。針對管理理念滯后問題，應更新管理理念。

1.變被動管理為主動管理。新時代背景下，管理者應樹立主動管理的理念，將人事檔案管理和人才建設、日常業(yè)務、發(fā)展決策相結(jié)合，深入挖掘檔案信息的價值，提供完善的信息保障。

2.注重團隊協(xié)作。管理者以個人為單位開展人事檔案管理工作，雖然滿足信息采集和保存利用的要求，但服務功能沒有發(fā)揮出來。管理者應從檔案資源開發(fā)的角度入手，圍繞管理、技術、行政崗位，組建人事檔案管理團隊，以團隊為單位開展管理工作，為單位發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。3.強化部門溝通。人事檔案管理過程中，檔案部門應和其他部門加強溝通，消除部門壁壘和信息孤島，實現(xiàn)信息資源的互聯(lián)共享。遇到管理困境時，從其他部門獲得幫助和支持，推進檔案管理體系的創(chuàng)新，提高管理效率和質(zhì)量。

（二）規(guī)范管理流程

針對管理不夠規(guī)范的問題，應規(guī)范管理流程。

1.健全管理制度。事業(yè)單位建設人事檔案管理制度條例時，可以從國內(nèi)外先進的管理經(jīng)驗中汲取養(yǎng)分，尋找成功的管理方法為我所用。例如：對電子檔案進行整理時，嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，保證信息的真實性和完整性；如果電子檔案需要長時間保存，要和紙質(zhì)檔案同時歸檔；具有保密要求的檔案，應采取合理的保密技術手段等。

2.優(yōu)化管理流程。人事檔案管理工作的順利推進，需要有整體規(guī)劃，要求管理者深入分析部門特點、發(fā)展目標，開展調(diào)查論證工作，建立可行的管理計劃方案。以電子檔案的管理為例，建設信息化管理系統(tǒng)時，應兼顧時效性、靈活性、可拓展性，才能對管理流程進行梳理和優(yōu)化，改善檔案使用者的體驗。

（三）推廣信息技術

針對信息化程度低問題，應推廣信息技術。

1.建設人事檔案數(shù)據(jù)庫。結(jié)合事業(yè)單位的規(guī)模，確定數(shù)據(jù)庫的架構(gòu)和功能；前期準備時應收集、完善人事信息，作為建立電子檔案的基礎，利用數(shù)學模型測試可能存在的管理問題；然后對問題進行總結(jié)和處理，不斷完善數(shù)據(jù)庫，從而提供更好的管理服務。

2.加強信息化宣傳。大數(shù)據(jù)時代，信息技術不僅用在人事檔案的管理上，還能用在其他類型檔案的管理上，以及單位日常業(yè)務活動的管理上?；诖耍瑧罅π麄餍畔⒓夹g的優(yōu)勢，充分利用宣傳欄、官網(wǎng)、微信公眾號等媒介，營造出良好的信息化環(huán)境氛圍，對職工產(chǎn)生潛移默化的影響，積極配合信息化建設。3.落實安全管理工作。將信息技術應用在人事檔案管理中，雖然提高了效率和質(zhì)量，但也帶來了風險隱患。第一存儲安全方面，采用備份和恢復機制，數(shù)據(jù)丟失能及時找回，保證檔案資源的完整性。第二使用安全方面，將單位網(wǎng)絡分為內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，調(diào)用人事檔案時需要使用內(nèi)網(wǎng)；外網(wǎng)用戶需申請賬號、密碼，數(shù)據(jù)庫設置訪問權(quán)限。

（四）完善服務體系

針對服務功能欠缺問題，應完善服務體系。

1.利用人事檔案開展線上、線下服務時，單位可在檔案法、檔案工作條例的指引下，編制《人事檔案服務手冊》，為服務工作的開展提供政策保障。同時，對管理者進行培訓，轉(zhuǎn)變服務意識，采用標準化、精準化的管理方法，為檔案使用者提供良好的服務體驗。

2.對服務方式進行創(chuàng)新。在單位領導的帶頭下，組織檔案管理部門所有人員，以利用率較高和職工需求密切相關的檔案為核心，開通就地查詢、館社聯(lián)動、全區(qū)通辦等服務項目，提高檔案資源利用率，促使檔案資源惠及更多人。

3.建立并完善人事檔案的服務制度，從安全保管、開發(fā)利用等方面入手，確保服務制度和實際工作需求相吻合。

（五）提高人員素養(yǎng)

針對專業(yè)人才不足問題，應提高人員素養(yǎng)。

1.專業(yè)人才招聘環(huán)節(jié)，應按照單位人事檔案管理的實際要求，對人才提出對應的要求，既要有扎實的理論知識，又要具備必要的技術技能，同時有良好的人際溝通能力、團隊協(xié)作精神等。

2.現(xiàn)有管理團隊“傳幫帶”。新職工的優(yōu)勢是工作熱情高漲，具有較強的創(chuàng)新意識；老職工的優(yōu)勢是管理經(jīng)驗豐富，掌握了一定的工作技巧。通過老帶新、熟帶生，可以提高整個管理團隊的綜合業(yè)務能力。3.根據(jù)人事檔案管理工作的要求，單位應定期組織檔案管理者進行培訓學習，從理論知識、技術方法、職業(yè)素養(yǎng)等多個方面入手，采取多樣化的教育形式，例如講座、競賽、進修等，激發(fā)管理者的主觀能動性。

四、實例分析

以某高校為例，對人事檔案管理現(xiàn)狀進行梳理，明確存在的問題，分析問題原因，并提出針對性的解決對策，以創(chuàng)新人事檔案管理、改革服務模式。

（一）存在的問題

某高校屬于公立大學，是省屬工科類高等職業(yè)院校，人力資源管理采用聘用制，人員流動逐年遞增，導致檔案管理工作難度提高。目前存在的問題主要有：1.為了爭奪人才，檔案重建現(xiàn)象時有發(fā)生，導致部分流動人員出現(xiàn)一人多檔的情況，不僅影響相關規(guī)定，而且?guī)砣肆芾盹L險。

2.檔案資料收集不完整，在應屆學生中，檔案材料缺少項目有：學籍材料、黨團材料、報到證等；在工作人員中，檔案材料缺少項目有：離職證明、工資表、聘用合同書等。

3.檔案利用率不高，一是定期存放職工個人檔案材料，沒有全部進行數(shù)字化處理；二是檔案具有保密性，查閱使用限制多，審批手續(xù)繁瑣，尚不能提供高效的查詢服務。
4.檔案管理過程中，沒有突出服務功能，管理者被動提供服務，缺少必要的激勵措施，服務時缺乏熱情、責任感不強，沒有全身心投入檔案管理中。

（二）原因分析

針對以上問題，分析原因在于：

1.檔案管理意識淡薄，分散管理和多頭管理存在弊端，導致監(jiān)督工作不到位，影響人力資源的合理配置。

2.管理制度本身滯后，以檔案代理制度、管理制度雙軌制為例，負面效應產(chǎn)生雙重標準，一旦出現(xiàn)大范圍人員流動，檔案轉(zhuǎn)移時會出現(xiàn)混亂。

3.管理方法長期未更新：一是缺少長期性的規(guī)劃布局，二是硬件設備跟不上，三是缺少復合型管理人才。

4.管理工作執(zhí)行過程中存在不規(guī)范現(xiàn)象。

（三）解決對策

結(jié)合該高校的實際情況，在人事檔案管理中制訂的解決對策如下：1.完善管理制度體系。一是調(diào)整收集范圍，完善收集制度，保證人事檔案資料的完整性，做到材料齊全、系統(tǒng)成套、數(shù)量適當。二是保證檔案材料的真實性與及時性，做好審核工作，嚴格按照要求轉(zhuǎn)遞人事檔案，履行移交手續(xù)。三是規(guī)范管理，避免錯放他人檔案，清理重復或不需歸檔的內(nèi)容，存檔材料放原件，歸檔手續(xù)要完備等。四是利用信息技術對檔案開發(fā)利用，將檔案材料數(shù)字化，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式共存；做好網(wǎng)絡信息安全工作，對有檔案保管權(quán)利的部門設置訪問權(quán)限，通過網(wǎng)絡調(diào)閱檔案。2.建立服務管理模式。一是樹立公共人事檔案理念，檔案材料盡量全面反映出當事人的技能、品德、績效、廉潔等信息，為單位及個人提供便利服務。二是創(chuàng)新服務模式，檔案使用不再局限于單位的人事管理部門，可以在政策允許范圍內(nèi)探索社會服務化管理模式。三是在政府主導下，建設高校人事檔案中心，政府、高校、檔案管理中心通過分工協(xié)作，更好地發(fā)揮出人事檔案的社會服務功能。

五、結(jié)語

綜上所述，創(chuàng)新人事檔案管理方法、改革服務模式，是人事檔案管理工作的必然發(fā)展方向。文章結(jié)合目前檔案管理存在的問題，從更新管理理念、規(guī)范管理流程、推廣信息技術、完善服務體系、提高人員素養(yǎng)五個方面提出應對措施，為檔案的開發(fā)利用奠定基礎，促進檔案管理水平不斷提升。

作者:沈曉容 單位:福建省泉州市公安局警務輔助中心

事業(yè)單位人事檔案管理篇2

人事檔案管理是事業(yè)單位運轉(zhuǎn)過程中的重要內(nèi)容，對事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展和信息安全有著重要影響。對此，事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中需要積極轉(zhuǎn)變管理方式，有效引進信息化管理技術，進而從根本上提高人事檔案管理水平，促使事業(yè)單位人事檔案管理逐漸向系統(tǒng)化、規(guī)范化和標準化的方向跨越。

1人事檔案管理內(nèi)容

1.1材料歸檔

事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中，需要對新的檔案材料以及文件進行有效分類。一是劃分人事檔案材料，分析檔案信息是否滿足檔案歸檔的具體要求；二是在檔案歸檔的過程中，結(jié)合工作人員以及崗位的具體屬性、檔案應用方向和材料內(nèi)容進行細致研究，明確檔案的具體位置；三是結(jié)合檔案管理目錄，有針對性地補充材料，保障歸檔屬性和歸檔方式的合理性和科學性；四是在檔案中納入全新材料。

1.2檢查及核對檔案

核對事業(yè)單位人事檔案時，需要對人事檔案進行詳細的檢查，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。在檢查人事檔案內(nèi)容的過程中，除了要檢查人事檔案是否出現(xiàn)遺漏、信息是否無誤等之外，還需要仔細檢查人事檔案的儲存環(huán)境，比如檔案儲存庫的安全性能和環(huán)境是否良好等。

2事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

2.1保障信息的真實性

對于事業(yè)單位而言，人事檔案管理環(huán)節(jié)也是全面體現(xiàn)工作人員能力的重要環(huán)節(jié)。工作人員需要全面構(gòu)建比較完整的人事檔案，以此為事業(yè)單位提供有效且真實的管理依據(jù)[1]。例如，事業(yè)單位在人事任命時需要借助真實且有效的人事檔案，如果這些檔案存在問題，就很難為人事任命提供依據(jù)。此外，事業(yè)單位在整理、收集、保管和分析人事檔案的過程中如果出現(xiàn)操作不規(guī)范的問題，也會影響檔案的真實性。

2.2全面體現(xiàn)人事問題

通過分析事業(yè)單位人事檔案的建立過程發(fā)現(xiàn)，構(gòu)建規(guī)范化和標準化的人事檔案管理體系除了能使工作人員全面了解自身工作內(nèi)容之外，還能全面體現(xiàn)人事問題，有效滿足事業(yè)單位全面了解相關部門及崗位人才匹配情況的需求。比如，細致的人事檔案除了能使管理部門全面了解相關部門當前人力過剩或短缺等問題之外，還能使管理部門了解相關崗位的技能要求，進而科學、合理地調(diào)整崗位。

2.3規(guī)范企業(yè)工作

通過對標準化和規(guī)范化的人事檔案管理體系進行分析發(fā)現(xiàn)，在體系構(gòu)建時需要制定標準化績效評定制度。通過這種評定方式來衡量相關工作人員是否能夠滿足崗位要求，進而促進事業(yè)單位的規(guī)范化和標準化發(fā)展。在事業(yè)單位人事檔案管理的過程中，實際管理制度和相關部門、崗位之間的聯(lián)系比較密切。對此，事業(yè)單位在制訂檔案管理工作方案時，需要結(jié)合具體制度以及相關崗位要求進行管理，推動事業(yè)單位的規(guī)范化發(fā)展。3事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題3.1信息化管理水平低隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中逐漸向信息化管理方向發(fā)展，這也是實現(xiàn)規(guī)范化、全面化和標準化管理的必然要求。但當前很多單位仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，很難滿足人事檔案信息化管理的需求，而且這種管理方式容易造成較大的人力、物力和財力浪費，不利于人事檔案管理實現(xiàn)安全性、精準性和完整性的管理目標。這些問題都是導致人事檔案信息失真的主要原因，若無法從根本上保障人事檔案信息的安全性和保密性，就會對事業(yè)單位的長遠發(fā)展造成不利影響[2]。對此，在人事檔案管理的過程中，需要有效借助信息化管理方式，以此保障事業(yè)單位有序、穩(wěn)定發(fā)展。3.2檔案管理意識欠缺高效的檔案管理方式對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的促進作用，但在具體實施過程中，很多管理部門及相關領導更加重視業(yè)務拓展和經(jīng)濟發(fā)展，這也是檔案管理人員管理意識欠缺的原因之一。忽視檔案信息管理對單位和部門發(fā)展的重要意義，使得人事檔案管理工作僅停留在表面上，甚至有些管理人員工作態(tài)度敷衍，導致檔案管理工作無法全面落實。在人事檔案管理的過程中，如果無法保證檔案的系統(tǒng)性和真實性，就會使人事檔案管理失去意義，進而對事業(yè)單位工作的開展產(chǎn)生不利影響，制約事業(yè)單位的穩(wěn)定、高效和可持續(xù)發(fā)展。

3.管理能力欠缺

當前，很多事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中，主要管理人員由其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，導致相關管理人員專業(yè)水平不足，甚至不具備人事檔案管理的基礎條件。同時，部分管理人員工作態(tài)度不積極，很難滿足人事檔案管理最基本的要求，也無法及時跟上社會發(fā)展的步伐[3]。隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理工作不能僅依靠人力，還需要引進科學的管理設備和信息化系統(tǒng)，這種管理方式對相關管理人員的信息技術水平提出了更高的要求。此外，部分事業(yè)單位人事檔案管理人員存在兼職管理現(xiàn)象，適應崗位的時間較短，流動性較高，這在某種程度上也制約了事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展。

4事業(yè)單位人事檔案管理策略

4.1加強檔案管理思維

在人事檔案管理的過程中，檔案文件的管理和錄入較為重要。管理部門需要發(fā)揮帶頭作用，強化管理人員的管理意識。管理人員需要按照具體要求錄入檔案信息，從根本上解決信息失真、不完整等相關問題，滿足錄入信息真實性和系統(tǒng)性的要求。此外，管理人員需要主動學習先進的管理方法，并將這些管理方法融入具體工作中，建立具體和具有權(quán)威性的相關管理制度，為后期的管理提供依據(jù)。人事檔案管理具有較強的復雜性和系統(tǒng)性，若缺少合理和科學的管理模式，就會影響人事檔案管理工作的開展[4]。因此，管理人員需要突出管理意識，結(jié)合人事檔案管理現(xiàn)狀，全面優(yōu)化和完善相關管理制度。相關管理部門、領導以及工作人員需要高度重視管理過程，采用高水平和高層次的管理方式開展檔案管理工作。此外，管理人員在使用檔案和資料收集的過程中都要嚴格遵守規(guī)章制度，不斷優(yōu)化管理措施，提升人事檔案管理水平。與此同時，落實好人事檔案管理制度需要管理人員具有責任意識，還要將個人績效和標準化、規(guī)范化的管理工作相結(jié)合，這種管理方式能夠提升人事檔案管理部門的建設水平。

4.2強化人才引進措施

要想滿足事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化和系統(tǒng)化的管理需求，就需要引入先進的管理制度和專業(yè)技能人才，不斷為事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化提供新的發(fā)展動力，進而使管理人員擺脫傳統(tǒng)的管理思想，學習先進的管理方式，制定出比較先進的管理制度。在此基礎上，人事檔案管理部門需要高度重視對現(xiàn)有管理人員的理論基礎和技能的培訓，以此全面提高管理水平和效率。

4.3深挖管理中存在的問題

人事檔案管理體系的構(gòu)建和完善需要結(jié)合事業(yè)單位的具體情況，全面探究管理時可能存在的問題，結(jié)合相關單位、相關部門和工作人員的實際工作情況，制定能夠滿足當前人事檔案管理需求的制度；從檔案調(diào)取、錄入和歸檔等方面開展工作，將檔案的錄入者、查閱者、管理者、被記錄人納入制度管理中。同時，專業(yè)管理人員是保障人事檔案規(guī)范化管理的基礎，如果管理人員的綜合素質(zhì)不高，缺乏全面的管理思維，就很難滿足人事檔案管理規(guī)范化和標準化的管理需求。對此，在開展人事檔案管理工作的過程中，需要高度重視管理人員的綜合素質(zhì)，以此作為人事檔案管理的基礎，積極打造高水平的管理團隊。具體措施有以下幾點：一是積極探索，培養(yǎng)專業(yè)技術人才，有效提高管理人員的專業(yè)技能和理論水平。二是要全面打造具有較高專業(yè)化水平的管理團隊，提高管理人員的綜合素養(yǎng)，在培養(yǎng)和優(yōu)化專業(yè)管理人員綜合素養(yǎng)的基礎上有效提高其管理水平。 

4.4優(yōu)化檔案管理效率

近年來，現(xiàn)代化技術的發(fā)展如火如荼，很多事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中注重引入數(shù)字化管理技術，以滿足事業(yè)單位人事檔案管理的需求。通過學習數(shù)字化管理技術，能夠提高事業(yè)單位的人事檔案管理水平[5]。對此，部門建設需要借助先進的科學技術，建立起比較完善的人事檔案信息庫，縮減檔案管理流程，縮短檔案管理時間，提升檔案管理效率。

4.5整合信息化管理平臺

在平臺應用中，可以借助硬件設計搭建人事檔案管理平臺。本文將某事業(yè)單位作為實際案例，對其平臺應用效果進行驗證。為了有效阻止非檔案管理人員進入平臺，需要在軟件開發(fā)階段設計登錄窗口，將登錄界面顯示在上位機顯示器上，輸入密碼和賬號后才能進入平臺。需要設置的人事檔案資源屬性以表1為主。通過對上述資源進行整合，借助遺漏數(shù)據(jù)統(tǒng)計軟件來統(tǒng)計遺漏量，將其制作成表格的形式（見表2）。表中整合率的主要計算方式為整合量與“整合量+遺漏量”之間的百分比。通過分析發(fā)現(xiàn)，在整合的過程中四項整合率分別為99.7%、99.0%、97.3%和98.3%，這些整合率數(shù)值均高于人事檔案管理所需要的95.0%。通過分析整合遺漏數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，其多數(shù)都屬于利用價值較低的資源，不會對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生影響。平臺，結(jié)合平臺的服務器進行選擇。其在平臺核心硬件的選擇上，可以選用安裝PowerEdgeR740型號的服務器，該服務器有4個4TB硬盤、2個480GB硬盤以及2個CPU；服務器的內(nèi)存以4×32GB為主；所采用的結(jié)構(gòu)以機架式為主；服務器的主要尺寸大小為82.3mm×426.0mm×702.3mm。在該服務器的使用過程中，該型號數(shù)據(jù)庫中所涉及的ProSupport能夠滿足平臺24×7遠程運行需求，進而滿足事業(yè)單位人事檔案管理相關程序應用的需求，促使各種資源達到均衡，使其具有一定的經(jīng)濟性和可擴展性，滿足檔案數(shù)據(jù)變化的現(xiàn)實需求。

5.上位機顯示器

在上位機顯示器的應用中，主要采用的平臺借助C/S架構(gòu)，不斷在平臺的客戶端有效整合管理信息并安裝相關軟件，同時，在上位機現(xiàn)實界面上展現(xiàn)出人機交互界面，通過這種方式來滿足平臺用戶的操作需求以及訪問和查詢后臺檔案數(shù)據(jù)庫的要求[6]。而在上位機顯示器的選擇中，需要借助型號為SD4-6560的19—65寸落地臥式電容屏觸查詢一體機，同時將VisualC++引入該型號的顯示器中，有效開發(fā)相關平臺的軟件操作界面。因此，借助該型號顯示器，平臺用戶可以有效查詢相關人事檔案信息。觸屏查詢的方式能夠體現(xiàn)出平臺的交互性，滿足用戶信息查詢的需求。在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，人事檔案管理部門的建設具有重要作用，同時人事檔案管理工作也是檔案管理部門開展工作的重要基礎和內(nèi)容。因此，事業(yè)單位要想有效提升人事檔案管理效能，就需要在日常管理工作中積極創(chuàng)新，全面深化落實標準化、規(guī)范化管理方式，且在管理中融入信息化管理措施，通過這種方式提升人事檔案管理水平、管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及管理質(zhì)量。

作者:沙金 單位:中共甘南州委黨校

事業(yè)單位人事檔案管理篇3

一、引言

在事業(yè)單位的各項工作中，人事檔案具有重要作用，可以通過其了解人才的個人經(jīng)歷和教育背景等信息，增強人才選拔工作的科學性和合理性。所以事業(yè)單位需要積極革新人事制度，創(chuàng)新管理理念和管理模式，解決當前工作中存在的問題，強化人事檔案管理工作，為事業(yè)單位管理工作的開展提供助益。

二、人事檔案管理的內(nèi)涵以及重要性

（一）人事檔案管理的內(nèi)涵

人事檔案是指記錄個人主要情況的材料，如教育背景、政治面貌以及工作經(jīng)驗等，其是工作調(diào)整的主要依據(jù)，也在職稱申報中起著重要的參考作用。人事檔案具有較強的法律效力，具有真實性和機密性等特點，是重要的歷史材料，在事業(yè)單位的招聘和考核中發(fā)揮著重要作用。人事檔案管理主要包含保管制度和利用制度，前者是指材料的歸檔和保密等制度，后者主要包括借閱手續(xù)和相關證明手續(xù)。人事檔案管理對單位人事工作的開展具有重要影響，有助于人員考核，以及進一步優(yōu)化改進管理制度。對于事業(yè)單位來說，要想充分發(fā)揮人才資源的優(yōu)勢作用，就要做好人事檔案管理工作，合理對人員結(jié)構(gòu)進行調(diào)整。

（二）人事檔案管理的重要性

一方面可以改善人事結(jié)構(gòu)。在事業(yè)單位人事檔案中，主要包含人員的教育信息、家庭信息和政治面貌等，在招聘人才的過程中，會對這些檔案信息進行嚴格的審核。但為了保障人才招聘的公平，事業(yè)單位還需進一步優(yōu)化自身的人事管理結(jié)構(gòu)。在對檔案進行管理時，通過利用管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對檔案資料的匯總，簡化管理內(nèi)容。但同時，相關單位還應根據(jù)實際情況，對管理工作進行合理安排，發(fā)現(xiàn)素質(zhì)較低的人員，嚴格進行懲戒，保障單位內(nèi)部的有序運營。另一方面，可以增強內(nèi)部管制。當前很多事業(yè)單位將財務和人事等工作結(jié)合在一起，卻沒有合理評估其有效性。如事業(yè)單位人事管理是否具有完整的規(guī)劃，能否實現(xiàn)其社會職能[1]。同時，在事業(yè)單位開展內(nèi)部管理工作時，其中的關鍵因素是人員，這樣通過優(yōu)化人事管理制度，可以強化人事管理成效，并通過增強內(nèi)部管理，調(diào)動工作人員的工作積極性。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）忽略人事檔案管理工作

很多人認為人事檔案管理工作比較簡單，只需要保管一些檔案資料，避免其出現(xiàn)損壞或者丟失等意外情況，能夠提供相應的查閱服務，就能完成自身的工作任務。這樣的觀點是片面化的，并沒有真正認識到人事檔案管理工作的價值，不利于人事檔案管理工作的開展。并且從事該項工作的人員也不會取得重大的成就，受到領導的重視。并且部分單位將工作重點放到了業(yè)務上，相關高層人員只知道檔案管理的大概情況，缺少對其實質(zhì)性內(nèi)容的了解，導致相關工作人員不能端正自己的工作態(tài)度，管理質(zhì)量難以提升[2]。

（二）缺少完善的基礎設施

事業(yè)單位人事檔案主要有紙質(zhì)資料和電子檔案資料這兩種形式的呈現(xiàn)。但在很多事業(yè)單位中，仍然采用傳統(tǒng)的硬件設施，缺少完善的基礎設施，沒有配備相應的檔案錄用電子設備，掃描儀和網(wǎng)絡等相關設備也不齊全，嚴重影響了人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。同時，相關檔案管理人員不夠穩(wěn)定，經(jīng)常發(fā)生人員流動，并且已經(jīng)呈現(xiàn)老齡化的趨勢，很多人員不能適應信息化發(fā)展的需要。

（三）管理制度不健全

現(xiàn)階段，事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中，管理制度不夠健全，缺少明確的管理標準，嚴重影響了人事檔案管理的質(zhì)量。各個部門之間各有其檔案標準，缺少溝通合作，沒有統(tǒng)一對檔案管理工作進行分析，制定相應的統(tǒng)一標準，加大了人事檔案管理工作的難度，不能實現(xiàn)相關信息的共享，不利于人事檔案管理工作水平的提升。

（四）人事檔案記錄不夠全面

在個別單位進行人事檔案管理的過程中，存在記錄不夠全面的問題，導致檔案殘缺，影響其使用，也不利于管理工作的開展。同時，一些管理人員工作態(tài)度不夠認真，在錄入檔案時，錄入一些虛假資料信息，導致人事檔案失真，影響管理和考核等工作的開展[3]。并且在更新檔案信息時，沒有記錄最新的資料，還需要進一步完善。

（五）信息化管理水平較低

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，在對相應檔案資料進行管理時，往往采用紙質(zhì)的形式，不僅不能保障檔案資料的安全，影響其使用效率，也在一定程度上阻礙了其管理信息化的發(fā)展。一些事業(yè)單位雖然引進了信息化管理系統(tǒng)，卻并沒有將信息化管理落實，仍然存在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的現(xiàn)象。使用紙質(zhì)化的記錄方式對員工信息進行記錄，這樣在查閱相應資料時，需要分別從管理系統(tǒng)和紙質(zhì)文件中進行查找，不僅加大了工作難度，也難以保障工作質(zhì)量。

（六）工作人員專業(yè)性有待提升

人事檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)直接影響著實際管理效果，主要由于該項工作涉及的內(nèi)容比較全面。但一些事業(yè)單位的人事檔案工作經(jīng)常是由其他崗位的人員兼職，而不是專職人員。這些兼職人員還需要完成其他的工作任務，不能將所有時間放到檔案管理工作上，并且本身也不是相關專業(yè)畢業(yè)，難以保障管理效果。并且一些事業(yè)單位不能對人員進行合理調(diào)配，使得檔案管理人員頻繁發(fā)生流動，降低了檔案管理質(zhì)量。將負責檔案管理的人員調(diào)離，新的職員還需要一段時間適應工作崗位，這樣必然會對管理工作產(chǎn)生負面影響。另外，由于事業(yè)單位沒有給予這些人員合理的晉升渠道，相關激勵措施也不充足，導致一些檔案管理人員不能認真對待自身工作，不利于管理水平的提升。

四、優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理的多元路徑

（一）加強對人事檔案管理工作的重視

事業(yè)單位的高層人員應認識到人事檔案管理工作對發(fā)展的積極影響，加強對其重要性的宣傳，幫助所有工作人員正確認識該項工作，轉(zhuǎn)變落后思想，并將相關工作落實到日常工作內(nèi)容中，在適當優(yōu)化的基礎上，加大管理力度，為單位的進一步發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。相關決策人員應加大資金投入，對于表現(xiàn)突出的檔案管理人員給予相應獎勵，以激發(fā)員工的工作熱情，提高管理效率。同時，相關檔案管理人員要深刻認識到本職工作的重要性，端正工作態(tài)度，提高管理質(zhì)量。

（二）完善基礎設施

只有具備完善的基礎設施，事業(yè)單位才能推動人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。因此，事業(yè)單位要根據(jù)人事檔案工作的實際需求，加大資金投入，購進相應基礎設施，如計算機和掃描儀等。在這個過程中，還需建立信息化管理系統(tǒng)，增強人事檔案管理工作的統(tǒng)一性，并加強規(guī)范化建設，安排專門的人員負責檔案管理工作，并將檔案單獨進行儲存，采用電子檔案的形式，提高管理效率，也能實現(xiàn)信息共享。在信息化時代下，對于事業(yè)單位來說，要實現(xiàn)進一步的發(fā)展，就要緊跟時代趨勢，重視人事檔案的電子化，完善基礎設施，降低檔案管理人員的工作壓力，也能節(jié)省人工成本，提高管理效率和質(zhì)量[4]。另外，在實現(xiàn)電子化檔案管理的過程中，也不能忽視安全防護工作，以免出現(xiàn)信息泄露的情況，造成不良影響。同時，相關檔案管理人員應在提升自身工作能力的基礎上，不斷強化信息化意識，能夠熟練應用計算機，提高整體信息化管理水平，進而保障事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（三）健全管理制度

在事業(yè)單位各項管理工作中，人事檔案管理工作具有較強的復雜性和綜合性，需要多個部門合作，才能提高檔案管理質(zhì)量。在實際操作的過程中，一般采用分工協(xié)作的方式，合理對檔案資料進行收集和處理。所以要健全管理制度，對相關人員職責進行劃分，保障分工的科學性，形成檔案的系統(tǒng)化管理，完善管理網(wǎng)絡。在這個過程中，事業(yè)單位也需要基于效率提升原則，合理對人事檔案管理工作進行優(yōu)化[5]。另外，為了避免人員流動影響管理工作，降低人事檔案管理效率，需要將人事檔案管理模式進行轉(zhuǎn)變，形成社會化的管理模式，集中管理人事檔案，避免資源浪費。所以事業(yè)單位應積極健全管理制度，提高人事檔案管理質(zhì)量，為相關運營決策工作的開展提供數(shù)據(jù)支持。

（四）保障檔案管理的全面性

在實際開展人事檔案管理工作的過程中，主要的工作內(nèi)容就是有效保存人才的基本信息，并將其作為后續(xù)相應工作的開展的依據(jù)。所以必須保障檔案信息的全面性和真實性，才能真正發(fā)揮管理的價值。相關檔案管理人員在開展工作時，要具有高度責任意識，掌握人員的相關信息，及時對其進行整理，確保信息的真實性和有效性，杜絕出現(xiàn)檔案造假的情況。另外，相關管理人員要全面掌握員工信息，完善相關資料，這樣才能提升檔案的實際使用效果，確?？己撕驮u職稱等工作的合理進行。

（五）促進管理信息化發(fā)展

現(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)信息技術高速發(fā)展，在各個行業(yè)得到了廣泛應用，具有較強的實用性。所以事業(yè)單位人事檔案管理工作也要積極使用信息技術手段，建立信息化管理系統(tǒng)，并有效落實信息化管理。通過這樣的方式，能夠直接對所需資料進行提取，大幅提升工作效率，也能保障檔案管理質(zhì)量。但要注意避免出現(xiàn)形式化管理，確保相應管理措施的有效落實，并做好信息保密工作，保障電子檔案資料的安全。同時，事業(yè)單位要加強向其他先進單位的學習，引進新型信息技術管理理念，積極培養(yǎng)技術型人才，實現(xiàn)信息化管理模式，提升整體管理質(zhì)量，為相關工作的開展提供數(shù)據(jù)支持。

（六）提升工作人員的專業(yè)性

事業(yè)單位應加強對人事檔案管理崗位的標準化要求，在引進人才的過程中，保障其公開性和公平性，杜絕任何不正當手段，確保每一個職員都符合崗位標準要求。同時，事業(yè)單位應定期開展培訓活動，或者組織相應的知識講座，提高人員的專業(yè)能力，確保其掌握過硬的專業(yè)技能，強化其責任意識，促進管理人員綜合素質(zhì)的提升。同時，人事檔案管理人員還需積極學習先進的管理經(jīng)驗，事業(yè)單位可以邀請優(yōu)秀團隊舉辦講座，分享相關工作經(jīng)驗，進而培養(yǎng)管理人員的專業(yè)能力。并且聘請專家，引進先進技術，幫助人事檔案管理人員學會先進的管理技術，實現(xiàn)信息化的檔案管理模式，保障管理效果的優(yōu)化。建立完善的人才激勵制度，及時對優(yōu)秀員工進行獎勵，激發(fā)員工的工作熱情，避免人員頻繁流動[6]。另外，在進行人事檔案管理人員調(diào)配時，應根據(jù)實際情況，合理進行人員配置，確保相關人員能夠在崗位上充分發(fā)揮自身優(yōu)勢。

五、結(jié)語

事業(yè)單位要真正認識到人事檔案管理工作的重要性，對于當前存在的忽視人事檔案管理，缺乏完善的基礎設施，管理制度不健全，檔案記錄不夠全面以及工作人員專業(yè)性有待提升等問題，需要事業(yè)單位加強對人事檔案管理的重視，完善相應基礎設施，健全管理制度，保障檔案記錄的全面性以及提升工作人員的專業(yè)性，加強人才培養(yǎng)等，促進人事檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升，進而保障事業(yè)單位的長遠穩(wěn)定發(fā)展。

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作者:黃桂楨 單位:泉州市西北洋滯洪排澇中心