檔案信息化論文大全11篇

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（二）從基礎做起，加強日常會計檔案管理工作。

會計檔案因存儲量大，可以通過計算機硬盤或刻錄光盤等將會計數據儲存。但電子的會計檔案資料易復制、易更改。而紙質的會計檔案數據，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理的要求遠比紙質會計檔案要提升許多。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質，是單位整個經濟活動的全部真實記錄。因此，會計檔案的完整性尤為重要。首先，對電子設備和防病毒軟件時時進行更新與維護。隨著信息網絡技術的不斷更新與進步，計算機網絡病毒的攻擊力也越來越強，使得會計信息的重要數據容易被破壞。其次，定期對會計電子檔案進行備份。建議對數據進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災害給整個財務信息化系統造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環境要求苛刻，采用磁性介質保存的會計檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數據的丟失，所以應遠離磁場，嚴密保管。

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2杭鋼檔案信息化建設的目標和主要內容

對此，公司辦公室在檔案館的改造中啟動了信息化建設項目，到目前為止，杭鋼已投入合同金額103.7萬元用于檔案信息化建設。項目在2010年3月開始準備，2011年1月正式啟動，2011年10月鋼鐵主業生產單位及輔助部門的18家二級單位檔案管理人員上線操作。并明確提出杭鋼集團檔案管理信息系統建設的最終目標是：按照總體規劃、分步實施的要求，逐步建成一個由現代計算機技術和網絡技術構成的跨區域、分布式、多功能、規范化、集約型管理的高效、開放、共享、虛擬、資源豐富的數字化“杭鋼檔案館”。2．1階段目標，2．1．1第一期實現杭鋼檔案館和鋼鐵業二級單位檔案信息資源的數字化，包括現有館（室）藏檔案有重點地逐步進行數字化處理，杭鋼檔案館和鋼鐵業二級單位的檔案信息管理軟件系統接入辦公自動化系統，電子文件通過辦公自動化網絡和光盤等手段和方式接收進杭鋼檔案館。檔案形成單位和部門可以利用檔案信息管理系統或電子載體形式進行電子檔案的移交；檔案專業技術人員可以利用計算機和網絡技術實現檔案信息資源采集、分類、整理、編研、提供利用服務和進行檔案工作的日常管理；合規用戶根據授權可以在網絡上實現檔案信息資源的查詢利用和檔案業務咨詢。2．1．2第二期實施集團公司在杭單位的檔案信息資源數字化管理，并通過網絡手段與杭鋼數字檔案館信息系統相連接，實現檔案信息資源的共享。2．1．3第三期實施集團公司杭外單位的檔案信息資源數字化管理，并通過網絡手段與杭鋼數字檔案館信息系統相連接，實現檔案信息資源的共享。2．2檔案信息化建設的內容2．2．1基礎設施設備建設杭鋼集團公司由于公司內網布局已經完備，基礎設施的主要內容就是配備與檔案信息化建設相適應的支撐軟件系統運行和相關檔案業務工作的硬件設備。如：工程掃描儀、工程一體機、大型繪圖儀、非線性編輯、音視頻數據采集轉換等設備。目前檔案館已配備了計算機6臺、筆記本2臺、高速掃描儀（3臺）、打印機（2臺，其中網絡打印機1臺）、光盤刻錄機（2臺）、數碼照相機（1臺）。為檔案信息的采集、交流、交換和檔案業務的監督、檢查、指導服務。同時在數字檔案信息存儲管理平臺上配備服務器（2臺）、存儲器（1臺）承擔檔案信息主數據存儲管理。在數字檔案信息應用平臺上配備計算機4臺、終端4臺：其中檔案館工作人員計算機2臺，用于借閱利用和其他管理工作；檔案館用戶查詢計算機2臺（獨立連接國際互聯網）、終端4臺，裝載應用軟件系統，通過網絡連接服務器群，提供在線利用。配備打印機2臺、光盤刻錄機2臺，為用戶提供檔案信息載體。2．2．2鋼鐵主業二級單位檔案室管理：一是加快現有館室藏檔案整理。按照國家和省檔案行政管理部門和冶金系統檔案工作標準、規范加快對現有館室藏檔案的整理、整改工作：杭鋼檔案館、鋼鐵業各二級單位、非鋼產業各單位需分步完成文書檔案、職工檔案、會計檔案、實物檔案的整改，以及完成照片檔案、印章檔案、科技檔案的整理、整改。二是加強檔案目錄及其數據庫建設。現已擁有各類檔案管理軟件、具備建立檔案目錄數據庫的單位要充分運用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，并為下一步移植到數字檔案館管理系統做好準備。三是規范電子檔案歸檔管理。集團公司機關各部門要根據公司檔案管理規定和要求，抓緊整理移交應歸檔的紙質或其他載體檔案材料；加強對本部門電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔移交工作；職能部門在與外單位簽訂設計、勘察、監理、施工、設備采購等合同時，要提出在移交紙質檔案的同時移交電子檔案的要求，其中設計、勘察、設備供應方必須提供電子文件歸檔。2．2．3電子檔案信息的管理和利用目前，杭鋼檔案館的電子檔案信息管理主要負責對采集到的檔案信息進行規范整理、分類、管理，使之有序化。對采集的符合或通過轉換使其符合檔案管理規范的數字信息及其元數據，根據采集時所帶的目錄信息，采用《杭州鋼鐵集團公司檔案分類編號實施辦法》和《歸檔文件整理規則》等標準的分類方案將這些數據有序地存儲到系統中。截止2013年12月，杭鋼檔案館機讀目錄案卷級3.05萬條，文件級19.31萬條，集團公司（含杭鋼檔案館）機讀目錄案卷級5.58萬條，文件級25.64萬條。數字化加工轉化集團公司科技檔案37547件，集團公司文書檔案13046件；鋼鐵業二級單位科技檔案12233件，文書檔案館619件。同時，根據邏輯關系將符合《中國檔案主題詞表》、《冶金檔案主題詞表》、《杭州鋼鐵集團公司公文主題詞表》有關要求的主題詞和符合《中國檔案分類法》、《冶金檔案分類法》、《杭州鋼鐵集團公司檔案分類編號實施辦法》有關要求的信息分類號組合在一起所形成的一套分類號主題詞對照表，系統可以從對照表中自動提取相應的分類號—主題詞，完成標引任務。此外，根據檔案工作標準對整理立卷的檔案或以件為單位整理的檔案，進行分類后按不同要求自動編目，提供在線查詢和輸出為紙質載體。對重要文件和檔案信息進行全文采集、轉換、識別、壓縮、加密、和檢索等管理與利用。

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二、法院檔案信息化建設的優勢及存在的問題

相較于以紙質為主要載體的檔案保存和管理，法院檔案信息化建設有三大優勢。第一，提高查詢便捷度。檔案數字化，是實現檔案信息化的前提條件和基礎。數字化資源存儲于硬盤、光盤等數字儲存介質上，其優勢在于不易遺失損毀，復制、轉移及查詢方便快捷，大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。第二，提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結底是訴訟檔案信息資源的開發利用，建立一體化的檔案信息化管理體系，把檔案管理納入局域網建設總體格局中，減少人力、物力、財力資源的占用，既便于管理，又能夠實現資源高度共享，從而擴大檔案利用率，提高全社會的檔案意識。第三，降低空間占用率?，F在各級法院檔案室均或多或少面臨著庫藏檔案“爆滿”的問題，隨著微縮技術、掃描技術、光盤技術的運用，檔案信息的儲存量大幅提高，存儲密度大大高于紙質檔案，利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用的速度快，易操作。但在法院檔案信息化實際操作中，也難免遇到一些問題。首先。法院干警“重紙質輕數據”的思想仍然存在。一些法院干警對數字化的檔案存在抵觸情緒，特別是一些工作年限長、年齡較大的干警，對于翻閱傳統紙質檔案的工作模式已然習慣，對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，仍舊要求借閱紙質檔案，造成電子檔案的“有而無用”。其次，檔案管理軟件本身開發尚不完善。應用于檔案管理的軟件還不成熟，其穩定性、實用性還有待加強，軟件自身的程序問題造成檔案的丟失、重號狀況時有發生。再次，數據在不同系統中轉錄易出現差錯。法院的數字化檔案是在多個平臺上產生，以江蘇省法院采用的辦公系統為例，檔案數據由信息管理系統轉入檔案管理系統，或由辦公管理系統轉入檔案管理系統，需要二次加工，再次錄入難免出現一定比例的人為誤差，不能完全確保檔案的真實性和準確性。最后，專業數字化公司對法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院訴訟檔案的掃描工作，大多由相關專業公司派駐員工進行數字化處理，這些員工精通數字化掃描工作，但對法院本身的工作全無了解，對紙質訴訟檔案的形式及內容亦無基本概念，也會一定程度上增加訴訟檔案數字化的錯誤率。

三、完善人民法院信息化建設的建議

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1、檔案信息化的定義和內涵

1.1定義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。

1.2內涵

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。

2、檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ??？梢哉f，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

3、加強檔案信息化管理的措施

《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

3.1加強基礎設施建設

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。3.2檔案信息資源建設

3.2.1檔案的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。

3.2.2加強檔案目錄數據庫建設

我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。

3.3檔案信息化人才的培養

從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。提高檔案業務人員的管理水平。

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二、煤礦企業檔案信息化建設的改進措施

所謂檔案信息化建設是進一步提高企業檔案管理和服務水平，實現檔案工作科學發展的重要舉措，它是依靠現代化檔案人才及現代信息技術兩大資源，共同完成。因此，我們要建立創新的檔案管理體制，勇于克服建設中所出現的因素，有序的推進煤礦企業檔案信息化建設進程。

（一）不斷加強專業知識學習，提高認識、更新觀念企業檔案真實地記錄了企業發展的歷史，是服務和推動企業進一步發展不可替代的信息資源，而檔案信息化充分發揮了這一效果。當今信息化的新時代對檔案工作有了更進一步的要求，檔案從業人員不僅要具備深厚的檔案專業知識，還要信息化建設所要求的計算機信息知識，這樣才能適應檔案信息化建設的職業技能需求。因此這就要求企業領導層及檔案人員要高度重視檔案工作，要對企業內部專、兼職檔案人員的工作進行配合協調支持。同時，我們檔案從業人員也要擺脫傳統觀念的束縛，要站在企業發展的高度，提高認識，與時俱進，傳統的墨守成規早已不適應現代化社會發展的需求，要主動更新觀念，創新管理檔案工作方法。

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0引言

在全國檔案工作“十一五”規劃中，檔案信息化建設已放到突出位置，得到高度重視，但按現狀看，檔案信息化建設至今仍未全面普及推廣，目前只限于政務公開、民生檔案建設等層面，中小型企業對檔案信息化建設工作的實際推廣實在太少，這種發展的不平衡現象眾所周知，不容忽視，現結合本單位（小型企業）的實際情況，淺析企業檔案信息化建設中存在的問題及對策：

1企業檔案信息化建設存在的問題

1.1領導重視不夠。每件事情要大力推廣，領導們的高度重視是離不開的，但目前大部分中小型企業的領導都沒有認識到檔案信息化建設的重要性，經費上不予以支持，使企業檔案信息化建設進程緩慢。

1.2軟件不適用。本企業也在推行“無紙化”辦公，設立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關鍵字查找所需文件。但由于本企業的OA系統較適用于文書檔案，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。

1.3存儲設備落后。本企業的檔案室是2001年建成，當時并未考慮對電子檔案進行管理，缺少專門的磁介質檔案存儲設備，而數字檔案對設備的依賴性是比較強的，這對電子檔案的管理帶來了一定困難。

1.4電子文檔管理不完善。本企業已使用局域網，電子文件可儲存在“資料庫”，全體員工根據各自權限讀取文件。本來這是一個很好的溝通渠道，但由于管理不夠完善電子文件存放的位置（路徑）沒有明確規定，甚至有部分員工把文件只存本機，造成檔案的不完整，查找不便利。

1.5人員素質未能適應需求。目前本企業的2名檔案工作者均為兼職，只通過市檔案局的上崗培訓，對電子檔案處理并無深入學習及參加市檔案局組織的培訓。檔案知識不夠專業，對新規定新要求了解不夠，信息接收不夠及時。這樣，不利于檔案信息化建設的實施。

2企業檔案信息化建設的對策。

2.1加強領導對檔案信息化建設的重視。企業領導應認識檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業領導的決策和管理水平，并且應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。

2.2選擇適用于本企業的檔案管理軟件。目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應根據本企業的實際需要選擇，最好能與開發商協商，量身訂造合適的軟件。

2.3完善存儲設備。檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發事件中的及時搶救。

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隨著檔案信息化建設的發展，國家逐步出臺了《中華人民共和國電子簽名法》《保密條例》《中華人民共和國檔案法》《電子檔案管理辦法》和《電子檔案管理規范》等法律法規，這一系列舉措說明了信息化建設已成為國家工作、國民經濟和社會發展中不可或缺的必要步驟。

1.2是檔案傳統式管理的發展趨勢

中國最早的檔案工作可能要追溯到原始社會的結繩記事，甲骨文、金文、竹簡、羊皮卷、帛書等都是曾經檔案的記錄載體，發展到以紙張作為檔案的主要載體后，檔案管理逐漸制度化、系統化，但傳統式管理有自身難以克服的缺點。一是由于檔案需長期保存，紙張極易受潮、蟲蛀及火災等災害的毀壞。二是需要投入大量的保管經費，檔案被反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，導致檔案工作人員為無備份而每年不得不有的文檔損失擔憂。三是檔案傳統管理特點決定了檔案的交互性弱，不利于不同部門、不同地方和不同級別單位的使用。

2現代農業科研發展中檔案信息化建設的作用

2.1優化保存

中國是一個農業大國，科學技術在農業發展中發揮著不可估量的作用。農業科研檔案主要是農業科技工作者在科研活動過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱，其主要包括課題從立項、申報、總結、成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料，如科研檔案課題立項的申請書、合同書、實驗調查記錄、科研過程中的照片以及科研人員在該項研究中撰寫的論文等，既是生產資料，也是體現現代科學技術的載體。檔案信息化建設以現代計算機技術為支撐，利用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層級的加工，加強了對農業科研檔案的保存優化率，是第二次農業科研創新，既擴大了檔案保存的范圍，又加深了檔案管理的深度，有利于各種檔案長期有序的保存。

2.2發展農業技術

農業在過去幾千年作為主要產業，現在被稱為關系國計民生的第一產業經歷了漫長的發展。如何有效傳承農業技術？除了身傳言教，我國還出現了農業著作和一些有關農業生產的記錄，如北魏時期賈思勰的《齊民要術》、明朝徐光啟的《農政全書》，而沈括在《夢溪筆談》中創造的十二氣歷對農業影響頗深。言傳身教和過去的農業書籍具有很大的局限性，極易失傳，印刷技術的落后和文言文的使用極大地限制了農業技術的推廣和傳承。20世紀的第三次科技革命以計算機技術的廣泛使用為標志，檔案信息化管理也被國內外應用于農業。檔案信息化、電子化的特點是易傳送、易分享、易再次加工，這使得先進的技術、理論、手段管理模式和經營方式能被更多人和更多地方學習、使用，進而有益補充，更帶動農業科學向縱深發展。

2.3經濟效益

1節約了檔案管理成本。農業科研檔案管理作為一門系統而專業的工作，既有農業科研工作的特性，又有科研檔案管理的普遍性。傳統式的檔案管理需要長期耗費大量的人力、物力和財力，與之相比較，有賴于現代信息技術發展，檔案信息化管理一旦建成就能減少投入，節約資源。2創造新的經濟價值?？萍际谴龠M現代農業發展的巨大助力，農業科研檔案是系統的科學技術的載體，蘊含著巨大的經濟價值。從最近幾十年檔案信息化管理發展歷程中我們可以得出這樣的結論：檔案信息化管理當然也包括農業科研行業可以創造新的經濟價值，對信息、計算機系統和人之間流動的良性管理可以帶動廣告收入、知識產權相關收入和農業增收等方面的提高。如果忽視了檔案信息化建設帶來的經濟效益，那無疑在很大程度上否定了檔案信息化的重要性和發展趨勢。

3在農業發展中的現狀和困境

3.1農業科研檔案信息化管理軟件缺乏統一性

我國農業科研單位的信息化管理發展水平不一致，不僅表現在技術水平，也表現在硬件和軟件方面缺乏統一性。使用的電腦系統不兼容，運行的軟件各自不能互用，全國又沒有共用一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，這些技術問題制約了檔案信息化、電子化的進程，不利于工作人員利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。3.2制約檔案信息化建設水平和進程的起因由于我國事業單位的招聘機制分為管理崗位和專業技術崗位，使得各個農業科研機構出現了一個怪圈，懂技術的不懂檔案信息化管理，精于檔案管理的又不熟悉農業科技領域。一些單位在發展檔案信息化過程中沒有配備具有檔案管理專業素養的人員，“抓壯丁”轉去負責農業科研檔案管理工作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，檔案、信息處理和農業技術復合型人才就更奇缺，大部分人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象，盡管引進了現代設備，仍不能充分發揮作用，更是阻礙了檔案信息化管理現代化。

4對農業科研檔案信息化建設的思考

農業科研檔案信息化建設順應了全球信息技術發展趨勢，對當前檔案管理提出了嚴峻的考驗，對農業科研發展提出了更高的要求。改變檔案傳統管理模式，打破檔案信息化建設制約瓶頸，力爭在農業科研檔案信息化建設中脫穎而出，這就迫使我們要正視檔案信息化建設，對照農業科研檔案信息化建設的困境，積極地尋找今后農業科研信息化建設的應對之策。農業科研檔案信息化建設是農業科研和檔案管理兩大專業領域的有機結合，要實現其長期的良性發展就要求從以下三方面采取措施，彌補短板，鞏固長板，形成合力。

4.1建立全國農業科研檔案信息化建設統一體系

個體的發展離不開集體的有力支持，要實現檔案信息化建設，必須建立全國農業科研檔案信息建設統一體系，體系要對檔案管理中涉及的硬件、軟件和法律法規有一個統一而明確的規定，讓一切檔案信息化建設有章可循，有規可依。

4.2高標準培養復合型人才

做好農業科研檔案信息化工作離不開復合型人才的作用，要制定一個長期復合型人才培養計劃，使其在檔案、信息化和農業方面精而專，既能投入農業科研實踐，又能做好農業科研檔案工作，更能實現兩者的有機結合，開發好農業科研檔案信息的價值，創新農業科研檔案信息化管理水平、管理方法。

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目前,在房地產管理部門中,由于房屋產權產籍檔案的管理方式相對滯后,因而積壓了大量歷史信息需要錄入。要將這些信息在第一時間內全部錄入管理系統并且不能產生誤差,需要大量的時間和大量的人力、物力、財力來完成。如何利用現代化手段,加強房地產檔案數字化建設,實現房地產檔案管理的新突破,已成為當前房地產檔案管理工作的重要課題。利用計算機對房地產檔案信息進行管理,具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優點。這些優點能夠極大地提高房地產檔案管理的效率,也是房地產管理科學化、標準化、規范化的一個重要條件。

一、確定適用標準

信息技術標準化是實現信息交換和資源共享的根本保證。在數字化建設中,必須建立好相應的技術標準、管理標準和工作標準,最終建立起一個標準化的數字化利用平臺,實現檔案數字化管理。

二、建設高質量的檔案信息數據庫

房地產檔案管理主要包括兩個方面:檔案原件及檔案數據的管理。檔案原件作為房地產檔案的原始資料有著不可替代的作用,它是檔案數據的來源。房地產檔案管理要實行全方位、多元化的服務模式,房地產檔案網站作為一種紐帶和橋梁,是實現這一多元化服務的有效手段。我們應充分利用這一點,為利用者提供一個交流平臺。一方面我們可將房產檔案中的建筑面積、房屋坐落以及平面圖等無條件公布在網上,對于有條件利用資料的各級用戶可根據自身的用戶級別查詢相關的房產檔案。另一方面,利用者可將自身的相關問題留在網頁上,房地產檔案管理人員可以及時了解適用者的需求,解答問題,搞好服務,方便群眾。

三、重視人員素質的提高

檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶,檔案人員的素質直接影響到檔案的利用在社會公眾心目中的形象。

四、要突出服務理念

就現代管理科學而言,房地產市場管理同時也是一種服務,是一種由我們管理部門提供給社會層面的服務。當前,社會層面越來越需要更為全面、便捷、自主的房地產市場信息服務,也越來越渴望通過房地產市場管理信息系統來獲取房地產咨詢服務和房地產政策指導,因此,我們只有及時、主動、積極地向新型管理服務職能轉變,才能夠順應社會的呼喚、滿足公眾的需求。房地產市場的信息化建設同樣需要

五、要著力強化系統的協作效能

在房地產市場的信息化建設中,需要從全社會的角度去認識和把握市場信息。一是要制定統一的技術規范,包括業務分類、數據分項、數據定義等技術規范與格式,為各相關業務部門、各相關業務系統今后進一步實現信息資源共享奠定技術基礎;二是要在系統中盡量延伸和拓寬市場數據的采集面,并規劃和設計出必要的數字化實現途徑;盡可能多地實現各關聯機構、協作部門業務數據的采集、轉換,促使更多的業務內容轉換成房地產市場所需要和必備的業務信息流;三是要實現系統間的數據交互,新的系統必須支持系統間、部門間數據資源交互和傳遞,實現同類業務信息的一致和共享。

六、當前房地產檔案數字化管理的幾點建議1.提高數字化管理的認識,建立完整規范的檔案資料,房地產檔案數字化的目的是最大限度地提供利用,滿足社會需求。

2.制定房地產檔案館數字化建設發展規劃,并分階段有步驟地實施在數字化建設過程中,必須充分考慮到各地房地產檔案管理部門歷史上形成的數量龐大的庫存檔案,以及每年數量激增的綜合反映,建立一支既懂檔案管理,又懂房地產管理和計算機知識的專業隊伍,是實現房地產產權檔案信息現代化管理工作的關鍵。

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一、檔案信息化建設的必然性

隨著科技信息的日益全球化以及就業的壓力，高職院校在整個國民經濟發展中占所占的地位日益提高。眾所周知，高校檔案是高等學校在教學、科研、學生管理、后勤管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學校發展歷史的縮影和真實寫照。也是衡量一所學校管理水平高低的因素有之一，其價值越來越被社會所認同，其服務領域也由原來的高校內部逐步擴展到社會諸多領域。例如南京大學檔案館就是一個成功的案例。

首先，高職院校檔案信息化建設是高校教育深化改革的需要。近年來，各高職院校不斷合并重組，深化教育教學改革，新的辦學模式不斷涌現，對檔案信息資源利用的速度和效率的需要越來越高。如果還沿襲傳統的檔案管理方式，勢必會滯后于高校工作的發展需要。其次，高職院校利用者利用的內容拓寬了，要求也提高了。不僅僅是查閱大量的紙質檔案文件，更要求檔案工作者提供各種形式的專題服務。例如畢業生選導師時，不僅要求要查詢所選導師的論文專著，還要求要查詢該導師參與的科研項目以及學術報告的視頻等。最后，傳統的檔案管理服務手段已跟不上網絡技術的發展和電子政務普及。檔案人員要管好檔案，就要提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，可有效避免出現電子檔案文件管理的“時空黑洞”。

二、高職院校檔案信息化建設面臨的問題

由于高職院校絕大多數都是由過去的中等專業學校升格而成，大多數高職院校檔案室規模小，起步晚，投入少，技術設備落后?？傮w的信息資源建設狀況尚存在以下問題：

（一）多數高職院校領導對于檔案信息化建設的重要性、緊迫性，缺乏認識。檔案管理工作停留在建檔、管檔上，沒把檔案信息作為一種資源來認識和利用。導致其不能發揮應有的作用。再加上有關部門參與意識薄弱，在檔案資料的收集、利用等方面未能得到應有的理解和支持。更提不上對檔案信息化建設進行全面、深入的思考和研究。

（二）開發和利用的方式和手段落后。當前，許多高職院校已對本室檔案實行計算機管理，初步實現了在電子文件統一歸檔。但都未作為檔案進行系統化的處理，而且缺乏統一的規范、標準的管理軟件和完善的管理制度，造成了這些寶貴資源的散失。由于當前電子文件的保密、保真技術尚未成熟，檔案信息不能聯網。提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主，計算機操作為輔。不能實現檔案目錄網絡管理與檔案信息網絡化管理共享信息資源的要求。如果檔案積累的時間比較長，將產生大量的文件和數據，這給檔案的查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

（三）高職院校中普遍存在專職檔案人員少的問題。檔案日常管理工作繁瑣，一個人要身兼數職，工作無法細分。高職院校檔案工作人員要么畢業于非檔案管理專業，多數是半路出家的，缺乏檔案管理基礎理論知識，要么檔案工作人員只有專業知識而缺乏相關的信息技術知識。檔案工作部門甚至成為接收富余人員的機構，造成檔案工作人員專業結構不合理，整個檔案隊伍素質普遍偏低。再加上一些具有高級職稱的檔案管理者面臨退休，高職院校又缺乏對于檔案管理人員繼續教育的措施。這都意味著檔案事業的發展不適應信息社會發展的需求。三、高職院校檔案信息化建設的設想

第一，作為高職院校的檔案管理者應站在學校改革與發展的高度，不斷更新管理觀念。把檔案作為重要的信息資源來看待，有效地提高檔案資源的利用率，提供對外宣傳等信息保障。更大地發揮檔案信息化的作用，為學校可持續發展創造奠基。

第二，建立—套科學、合理的檔案工作管理制度，讓工作人員心情舒暢，自覺地去履行崗位職責。檔案部門應明確電子文件歸檔的時間、范圍、建立一個大多數軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準。才能保證檔案信息資源共享。著錄時使每一項數據項與事物形成映射關系。開發利用時，要健全電子文件的使用和管理記錄。電子檔案形成后，制定保密和備份制度，使電子文件盡可能地處在安全保密狀態。

第三，加強檔案管理隊伍建設。高職院校現有的檔案隊伍大多知識結構單一。檔案信息化建設的人員必須是既具備檔案管理方面的知識，又掌握計算機、信息管理、網絡技術的人才。重視提高檔案管理人員的學歷層次，年齡結構的優化，不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍。

第四，充分利用校園網，收集整理檔案信息，建立電子檔案管理數據庫。把檔案軟件管理系統接入學校的校園網，實現檔案查詢和檢索自動化。鼓勵各部門以電子文件的形式按規定格式和要求上報檔案材料，如照片、錄音、錄像、文字等。利用網頁制作技術，在校園網上開辟檔案信息站點。

第五、高職院校與其他高校不同就在于專業設置，具有行業特色，注重高等技術應用型人才的培養。鑒于此應加快建立本校重點專業、精品課程的特色數據庫檔案。加強教學檔案建設，突出高職院校室藏特色。

第六、檔案具有一定的保密性，有使用權限的問題，但網絡易受到黑客攻擊、網上竊聽與篡改、病毒、程序缺陷、技術淘汰等眾多因素的威脅，故要建立檔案信息化安全保障體系。

結束語：總之，高職院校檔案信息化建設不僅僅可以提高教育教學質量及管理效率，還對維護學校權益等起著不可替代的作用。檔案信息化建設是一項復雜而艱巨的系統工程，需要檔案工作人員和相關部門共同努力。

參考文獻：

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（一）醫院運用現代化技術進行檔案管理

這里所指的的現代化技術指的是計算機信息技術。醫院運用現代化技術進行檔案管理，指的就是醫院將各種先進的計算機信息技術運用到檔案的記錄、存貯、整理、加工查找、交流等各個方面。同時，根據計算機信息技術的特點對當前的檔案管理工作進行改進，以便能夠與計算機信息技術進行更好的結合。醫院利用先進的計算機技術完成檔案管理工作，從而達到實現醫院檔案管理現代化的目的。

（二）醫院的檔案管理工作人員需要掌握現代科技知識

檔案管理現代化必然會引起檔案管理領域中的一系列的變化，例如技術革命或技術變革等等。同時，由于各種先進的現代化技術的應用，也使得醫院的檔案管理工作人員變得更加難以適應。因此，要推進醫院檔案管理現代化建設，其中一個重要的要素就是讓醫院的檔案管理工作人員掌握先進的現代科技知識。檔案管理工作人員首先應該掌握的就是計算機技術。如今技算計技術已經成為了檔案管理現代化的基礎，醫院的檔案管理人員只有掌握了計算機技術，才能夠更好的利用計算機進行檔案的現代化管理。同時醫院還必須要對檔案管理人員的檔案管理基礎知識進行及時的更新。

（三）實現檔案資源數字化

在21世紀，將各種資源與信息進行數字化已經成為了現代化建設的主要核心。檔案管理現代化，就必須要是實現檔案資源的數字化，只有這樣才能夠讓醫院的檔案管理工作與時俱進。要實現檔案資源的數字化就必須要建立起相應的規范與標準，同時還需建立起相應的信息平臺，只有這樣才能夠促進檔案信息資源的共享與利用，推進醫院檔案管理的現代化進程。

（四）需要建立起科學的管理機制

要實現檔案管理現代化，就必須有科學管理作保證?？茖W管理是檔案信息化管理的基本保證,沒有先進的管理就不會有管理工作的現代化，因此必須要建立起科學的管理機制。醫院的檔案管理部門要建立自動化工作的組織機構或配備必要的人員，對檔案管理現代化建設有關的問題進行深入地研究和論證。

二、進行檔案信息化建設的建議

（一）新時期，需要對檔案管理觀念進行更新

在這個信息時代，檔案管理信息化已經是不可避免的發展趨勢，而要推進檔案管理信息化建設，首先就必須要從思想觀念上進行重視。作為醫院的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識時，樹立起良好的服務觀念以及開發檔案的新觀念。如今，很多行業所競爭的不僅僅是產品的質量，同時也在競爭服務。醫院的檔案管理如今也必須要樹立起良好的服務意識，不能在停留在原來的思想上。為此，醫院檔案室必須要對醫護人員對知識以及信息的需求進行調查了解，并根據調查的情況加大相關知識、信息的收集、整理等工作力度，積極的為醫院的發展貢獻自己的力量。同時還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現代化意識，促進醫院檔案事業的現代化發展。

（二）重視對硬件設施建設的投入

如今，各行各業都在推行無紙化辦公，進行無紙化辦公其最基本的就是需要各種硬件設施作為支撐。檔案信息化管理，從某種意義上來說就是實現檔案管理的無紙化辦公。那么在檔案管理信息化建設的過程中，醫院就必須要建設各種電子計算機、縮微復制設備以及各種先進的信息化庫房管理設備，這些都是檔案管理信息化建設的基本條件。目前，這些先進的設備只有在一些大中型城市中的醫院檔案室有配置。但是檔案信息化管理還要涉及到將各種檔案資源在網絡上進行共享，這就使得僅僅在幾個城市、地區擁有這樣的硬件設施還無法滿足要求。要實現真正意義上的檔案管理信息化就需要全國的醫院檔案室都能夠實現硬件設施上的同步與完善，最后實現網絡檔案資源進行共享。

（三）加大投資款項，滿足檔案信息化建設

信息化加快，促使醫院檔案軟件需要時刻更新。鑒于醫院檔案需要以信息化的手段對醫院各項檔案的物、事、人進行全程記錄。為此可基于檔案生命周期進行相對加大投資款項，使檔案管理信息化生命周期保持在最佳勢頭，如引入信息化軟件、使用各種軟件管理工具、周期查看當前硬軟件情況，建立信息化檔案運營機制等，如此一來就保證了醫院檔案管理信息化的進程，隨時為醫院服務。

（四）提高各種現代化管理技術以及方法的應用水平

隨著社會的發展，各種信息量的產生速度已經不是以前的時代可以比擬的。而信息量的大量增加也為醫院的檔案工作帶來了新的特點與新的要求。如今醫院的檔案數量急劇增加，檔案的種類也越來越繁多，檔案的利用也發生了巨大的改變，不僅利用的數量、范圍、深度發生了巨大的變化，其時效性的要求也越來越高。這些變化都是傳統的檔案管理方法以及技術所無法適應的。因此，要積極地提高各種現代化管理技術以及方法的應用水平。

為此，必須要進行以下幾方面的工作：首先，醫院必須要實現檔案管理的標準化以及規范化。要推進檔案管理的信息化建設，就必須要做好檔案管理的標準化以及規范化管理，讓這兩者之間能夠相輔相成、互相促進。其次，是要醫院能夠積極地應用現代化管理方法，讓檔案管理更加的科學、高效和系統，能夠為醫院領導或醫護人員的決策以及科學研究等提供更加準確的、有效的服務。最后，是要醫院積極地將計算機與檔案管理工作進行有機的結合。因為計算機的應用是檔案管理信息化建設的重要物質基礎。

（五）加強檔案信息化人才培養

檔案人才是知識管理型人才。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識性的勞動。檔案工作人員的素質會直接的影響到檔案信息化建設。醫院的檔案管理信息化建設具有很強的技術性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識結構，認清自己是否具備運用各種先進的檔案管理工具、高效并準確獲取各種醫護檔案信息以及其他的相關的檔案管理所需要的的能力。

篇（11）

在當前的社會轉型期，社會治安形勢日益復雜，突出表現是犯罪率明顯上升，新型犯罪不斷涌現，大案、要案層出不窮，犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴峻形勢使公安機關面臨著極大的壓力，而公安機關檔案管理信息化建設，對于警務創新、提高執法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個重要組成部分。隨著社會日益進入信息化時代，公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機關打擊各種違法犯罪活動、維護社會治安穩定的過程中，發揮著越來越重要的作用。改革開放以來，黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用，公安機關的檔案工作取得了很大進步。但是，我們也應該看到，由于種種原因，目前的公安檔案管理工作還存在一些問題，應在實踐中努力解決。

1公安檔案信息化的現狀

目前，公安部正在實施金盾工程，大力進行信息化建設，從而使公安機關的檔案存儲方式發生了根本變化，由紙質檔案轉變為電子檔案。各地各警種分別建設了各自的數據庫來存儲相關的檔案信息，不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民戶籍、旅館流動人口、出入境人員、在逃人員、重點監管人員、機動車、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲，并在維護社會治安、打擊犯罪等工作中發揮了重要作用。如根據在逃人員數據庫進行網上比對來抓捕通緝犯，極大地提高了抓捕效率。

另一方面，由于公安檔案信息系統建設中存在以下問題，警方目前只能從這些檔案信息中進行簡單查詢和統計匯總等工作，從而制約了檔案信息效能的發揮，阻礙了警方工作效率的提高。

1．1各警務數據庫彼此缺乏聯系，警方各部門間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門分別投入大量的人力、物力、財力建立了自己的一套信息網絡，然而由于種種原因，這些網絡未能有效互連，導致檔案信息不能在數據庫之間互相貫通、共享，以致形成了一個個的“信息孤島”。

1．2警務數據庫中檔案數據的異構性問題突出。各地警方一般根據本地財力等條件進行金盾工程建設，信息化的標準、水平不一。目前各警務數據庫中檔案信息的種類繁多，且信息標準、信息存量、運行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異，兼容性不強，成為制約檔案信息共享的一大障礙。

1．3許多公安應用軟件不能充分滿足業務需要。表現在軟件開發環境不成熟，功能比較單一、運行不穩定，時常造成檔案信息丟失、泄密，甚至貽誤正常業務工作：有的公安機關投入了巨額資金建設信息網絡，卻因應用軟件不配套，只能進行簡單的檔案文件傳輸，從而使整個系統的運行效率很低。

2知識發現技術對公安檔案信息化建設的意義

不可否認，公安檔案信息化建設取得了巨大成績，各警務數據庫已存儲了大量的檔案信息。能否充分發揮這些檔案信息的作用，是衡量公安檔案信息化建設成效的重要標準，也是提高警方工作效率的關鍵。如果將知識發現技術應用于警務數據庫系統，則能從海量的檔案數據中自動發現令人感興趣的知識，如自動發現原本需經領域專家分析才能得到的案件線索等，從而為警方進行科學決策提供必要的支持，這對于提高公安檔案的利用效果和警方工作效率，進而提高公安檔案信息化建設水平都具有重要的意義。知識發現技術的作用具體體現在以下幾個方面：摘要：本文闡述了公安檔案信息化的現狀，知識發現技術發展與應用概況及其對公安檔案信息化建設的重要作用，并根據公安檔案信息系統存在的問題指出了在警務領域應用知識發現技術所要解決的關鍵技術問題。

關鍵詞：檔案知識發現公安數據庫

在當前的社會轉型期，社會治安形勢日益復雜，突出表現是犯罪率明顯上升，新型犯罪不斷涌現，大案、要案層出不窮，犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴峻形勢使公安機關面臨著極大的壓力，而公安機關檔案管理信息化建設，對于警務創新、提高執法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個重要組成部分。隨著社會日益進入信息化時代，公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機關打擊各種違法犯罪活動、維護社會治安穩定的過程中，發揮著越來越重要的作用。改革開放以來，黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用，公安機關的檔案工作取得了很大進步。但是，我們也應該看到，由于種種原因，目前的公安檔案管理工作還存在一些問題，應在實踐中努力解決。

1公安檔案信息化的現狀

目前，公安部正在實施金盾工程，大力進行信息化建設，從而使公安機關的檔案存儲方式發生了根本變化，由紙質檔案轉變為電子檔案。各地各警種分別建設了各自的數據庫來存儲相關的檔案信息，不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民戶籍、旅館流動人口、出入境人員、在逃人員、重點監管人員、機動車、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲，并在維護社會治安、打擊犯罪等工作中發揮了重要作用。如根據在逃人員數據庫進行網上比對來抓捕通緝犯，極大地提高了抓捕效率。

另一方面，由于公安檔案信息系統建設中存在以下問題，警方目前只能從這些檔案信息中進行簡單查詢和統計匯總等工作，從而制約了檔案信息效能的發揮，阻礙了警方工作效率的提高。

1．1各警務數據庫彼此缺乏聯系，警方各部門間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門分別投入大量的人力、物力、財力建立了自己的一套信息網絡，然而由于種種原因，這些網絡未能有效互連，導致檔案信息不能在數據庫之間互相貫通、共享，以致形成了一個個的“信息孤島”。

1．2警務數據庫中檔案數據的異構性問題突出。各地警方一般根據本地財力等條件進行金盾工程建設，信息化的標準、水平不一。目前各警務數據庫中檔案信息的種類繁多，且信息標準、信息存量、運行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異，兼容性不強，成為制約檔案信息共享的一大障礙。