檔案標準化管理大全11篇

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關鍵詞：

企業檔案;規范化;標準化;管理方案

0引言

企業在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現檔案資料的規范化、標準化管理，是促進企業信息管理水平提高和企業基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業的發展特點，積極創新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業檔案管理效率[1]。

1企業檔案管理工作現狀

企業檔案管理需要在日常行政工作中結合經驗和規章制度，實現管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業對文書管理工作不夠重視，就會導致企業內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現象的出現，影響檔案的有效利用。企業檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業對檔案管理人員的專業知識和專業技能培訓安排不夠，難以提高企業檔案管理水平。由于企業的生產、經營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業檔案管理模式難以適應所有企業檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統化要求。企業檔案管理統一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業傳統的檔案資料管理中，缺少專業的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費[2]。

2實現企業檔案管理標準化、規范化方法

2.1轉變觀念，不斷學習

在企業檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業檔案信息保管中的重要內容，也是企業內部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創新方法，追求檔案管理技術水平的專業化和規范化。另外在企業檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據企業發展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業在市場經濟的發展下，需要與時俱進，在現代技術水平的進步中，及時轉變傳統的檔案管理觀念，加強專業知識和專業技能的學習，促進企業檔案資料管理水平的提高。

2.2一體化管理模式

在企業檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現企業文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區分處理，例如對于不適應企業發展規劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業發展年鑒、投資規劃和企業資產清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業生產、管理內容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯系，促進合作與交流，提高信息的共享率[3]。

2.3完善制度規范

企業檔案管理工作的規范化、標準化管理離不開具體規章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區分管理和專項管理，提高檔案管理質量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對于資料的收集歸檔過程需要嚴格按照步驟進行。例如在企業的文書管理中，需要根據文件內容和問題進行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復、信函、決定、會議記錄等。可以對資料的保管期限進行劃分，可分為永久、長期、短期等，保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀，便于今后在企業生產過程中對資料進行查找利用。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業檔案管理進行制度化規范，有利于進一步促進檔案管理工作規范化和專業化發展[4]。

2.4加強基礎設施

企業檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業對檔案管理人員的專業知識培訓和專業技能提升，制定人才培養技術；硬件設施方面，企業需要對檔案信息管理、檢索系統進行升級和更新，提高管理專業化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規范體系，強化內部監督和外部監督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業檔案管理標準化、規范化管理。企業檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規章制度和管理體系的完善，創建科學化檔案管理機制，提高企業管理水平和管理效率[5]。

3結語

企業檔案管理工作是企業基礎管理工作的重要內容，在新時期企業發展模式和發展理念下，需要不斷發揮創新精神，善于利用先進的科學技術手段，提高網絡信息使用水平，提高企業檔案管理水平和質量。檔案資料保管是一項專業、嚴謹的管理工作，需要通過不斷的經驗總結和技能培訓提高企業檔案管理的專業化、規范化程度。

作者：聶云 單位：萊蕪鋼鐵集團有限公司

參考文獻：

[1]杜娟.高校檔案工作規范化、標準化管理方案研究[J].城建檔案,2016(05):79-80.

[2]趙穎.如何推行企業檔案工作規范化標準化[J].蘭臺世界,2016(S1):106-107.

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眾所周知，醫療保險作為我國五大社會保障險種之一，具有覆蓋范圍廣、涉及人員多的特點，面對眾多的人群，要想加大保障的方便快捷，必須通過建立檔案進行管理。然而在具體的實施過程中，由于醫療保險檔案涉及的內容繁多等因素，一直很難在管理上得到人們的滿意，因此推進醫療保險檔案的標準化管理迫在眉睫。

一、醫療保險檔案管理的內容

醫療保險檔案是在醫保的征集繳納、基金管理以及相關業務運行的過程中逐步發展而來的，主要反映醫療保險的工作活動情況，具有重要的利用和參考價值。醫療保險檔案內容繁雜，主要包括三個方面：參保人、零售藥店與定點醫療機構以及醫保的經辦機構。其中參保人方面涉及人員基本信息資料、醫保關系結轉和個人賬戶金額明細等內容。零售藥店與定點醫療機構方面涉及資格認證資料、費用清單以及服務協議、結算憑證等內容。而醫保的經辦機構方面則涉及參保單位的基本信息、基金支付檔案以及基金繳納等內容。

二、當前醫療保險檔案管理的發展現狀

隨著醫保管理內容的逐步增多，醫保檔案管理逐步出現了一些弊端，這些內容的長期不解決，將會直接制約管理的標準化。文章通過總結研究，主要將問題概括為以下幾個方面。1.傳統的管理方式難以滿足現實發展的需要隨著科學技術的不斷發展，各個領域的檔案管理已經逐漸進入信息化時代，只要通過電腦將信息輸入到網上，就可以實現全網共享，自動管理。而在過去傳統的紙質檔案管理中，管理人員要想查找某個人員的信息，就必須大量的進行翻閱，兩者相比，傳統的檔案管理方法顯然不再適應當前快節奏社會發展的需要。2.醫療保險檔案管理制度不健全，標準不統一由于醫療保險涉及內容廣，并且存在內容上的交集，加之并沒有健全的管理制度作為引導，所以經常出現同一檔案分屬于不同部門的現象。另外面對復雜多樣的管理類別，醫保檔案信息在分類編碼上還存在標準不統一的問題，并沒有做到標準化的統一，因此使得檔案管理一直停滯不前。3.管理人員素質有待提高在當前的醫療保險檔案管理中，管理人員素質低下，缺乏積極性也是制約標準化管理的重要因素。由于醫保檔案管理工作本身繁瑣復雜，枯燥無味，所以很容易使管理人員出現厭煩心理，加之很多管理人員認為檔案管理只是簡單的記錄查找，并沒有技術含量，所以在管理中重視程度并不高，這種認識的不足是素質的集中體現，難以勝任本職工作。

三、醫療保險檔案標準化管理的措施

結合上文論述的當前醫保檔案管理中存在的不足，文章主要給出以下建議。1.加快信息化建設，推進醫保檔案管理的標準化要想實現醫療保險檔案的標準化管理，首先要加快信息化建設的步伐。相關部門要加大資金投入，逐步建立網絡化的檔案管理平臺，實現檔案信息的共建共享，同時建立統一的網絡管理標準，進行實時的網絡維護，保證信息化建設的安全、方便與快捷。2.逐步健全醫保檔案管理制度為保證醫保檔案管理的標準化，各地區要加快制定相關規章制度，做好醫保檔案管理的職責分工，統一科室，逐步規范人員的管理。同時逐步完善醫保檔案管理的統一標準，制定標準化流程，健全管理體系。3.提高管理人員的素質水平和業務能力醫療保險檔案的標準化管理與優秀的人才是分不開的，所以相關部門要加大管理人員的培訓，使其掌握一定的檔案管理學、文書學等相關專業知識，培養熱愛工作，對工作認真負責的態度，提高責任感。同時面對管理的信息化，管理人員還要加快普及計算機網絡知識，以便更好的進行檔案管理，實現管理的標準化。綜上所述，醫療保險檔案管理在醫保制度中至關重要，因此相關部門要加大研究力度，從加快信息化建設、健全管理制度、提高人員素質等多方面著手，保證醫療保險檔案的標準化管理，為醫保制度的發展貢獻力量，進而推進社會保障的不斷發展。

參考文獻

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檔案管理是組織內部管理工作的重要組成部分，是提高組織工作效率和質量必要條件，也是衡量組織與部門業績與軟實力的重要尺度。然而，不少組織還存在對檔案作用的認識不足，財力投入少，設備及技術落后、檔案工作缺乏標準化化，檔案收集、整理、利用不規范，影響了檔案管理科學發展和組織競爭力。本文結合目前檔案管理現狀，結合組織實際，探討檔案標準化管理的啟示。

一、檔案標準化管理的重要性

檔案標準化是管理檔案質量的準繩，只有高水平的標準，才會有高質量的管理效果，實現企業檔案工作標準化管理的意義在于：便于采用計算機為核心的現代技術，便于迅速、準確、系統地滿足人們對各類、信息的需要。企業檔案標準化管理有利于依法治檔工作的進行，有利于提高企業檔案工作的質量，有利于促進企業檔案管理的現代化，有利于檔案信息的開發利用和檔案學理論的研究和發展。

二、建立檔案管理工作機制

（一）領導工作機制。

作為組織領導應樹立檔案管理意識，重視相關工作，加大檔案標準化管理力度，形成積累、保護和利用檔案資源、服務中心工作的工作思路。建立、健全檔案管理領導體系。成立檔案管理工作領導小組和鑒定小組，由組織主要領導為總負責人，形成了組織主要領導主管、檔案室負責、專職檔案員分工明確的格局。

（二）制定和完善規章制度，實施目標管理。

制定和完善《檔案收集制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《電子文件歸檔管理制度》等相關檔案管理規章制度，形成一套完整檔案管理制度體系。要嚴格按照相關檔案管理規章制度要求，把檔案工作納入到組織發展戰略，確立工作目標并進行層層分解，把檔案工作融入組織戰略規劃、年度計劃及檔案管理人員的崗位標準和職責中，實施目標管理。通過定期目標檢查、績效考核確保相關工作落到實處。

三、提高檔案管理水平

（一）檔案基礎建設

加大投入力度，配備硬件建設，投資進行檔案庫房、借閱室、、檔案陳列室、辦公室、機要室等建設，結合組織實際按相關標準購置檔案軟件、檔案專用計算機、專業掃描儀、光盤刻錄機、防磁柜、防盜報警系統、溫濕度測控儀、電子消毒柜等設備，安裝防盜門、更換滅火器。切實改善檔案保管條件及辦公設施設備，為檔案標準化管理基礎建設提供強有力的硬件保障。

（二）檔案管理隊伍建設

首先，加大檔案工作宣傳力度，幫助全員樹立檔案意識。堅持依法治檔，充分利用組織網站、宣傳欄等宣傳、貫徹《中華人民共和國檔案法》，增強檔案法律觀念，提高全員依法治檔意識，讓所有員工了解檔案工作的重要性、支持檔案工作。其次，加強檔案隊伍綜合素質建設。采取"走出去，請進來"對專業人員業務素質和現代信息技術進行培訓，建設一支素質過硬的專業化檔案從業人員隊伍。為實施檔案管理標準化提供人力資源保障。

（三）檔案信息化建設

在組織信息化建設中，將檔案信息化納入組織整體規劃，逐步實現檔案管理網絡化，實現計算機管理、分析、利用，服務于組織中心工作。

四、把握環節，提高標準化

（一）檔案的搜集

檔案工作所涉及部門多、范圍廣、難度大，應按照檔案管理制度要求采取一系列措施。一方面，做好每年各部門上交檔案室的相關資料的形成、積累、整理和歸檔，由專門檔案管理人員進行整理，保證檔案的完整和規范。另一方面，在提高紙質檔案歸檔率、完整率基礎上，加強電子文件、照片、圖表、音像等其它載體檔案的收集，豐富檔案庫藏。

（二）制定并完善檔案分類目錄

按照相關制度和標準的要求，編制案卷目錄、分類目錄、文件字號索引、底圖目錄以及聲像檔案目錄、實物檔案目錄、電子檔案目錄等。永久、30 年保管的檔案進行原文保管。現存檔案實行計算機系統化管理。

（三）加強檔案的整理

為確保案卷質量達到標準化要求，嚴格按照有關規定和規范要求，實行集中統一管理。明確各類檔案管理實施細則及工作規程。制定組織文書檔案、會計檔案、特殊載體檔案的分類表；按照分類方案，做到組織各年度、各門類檔案分類科學、卷目錄齊全、裝訂整齊、有序排列上架。

（四）檔案的保管

加強檔案庫房管理，做到防溫、防潮、防蟲、防火、防塵、防光、防盜、防鼠，堅持定時測控，保證庫房溫度、濕度符合國家規定要求。加強梅雨季節及汛期等特殊時段的檢查與問題整改。對庫房安全隱患做到及時發現，及時解決。按照規范借閱的程序與要求，加強檔案借閱管理、設備或介質信息的防竊取管理工作，確保檔案數據安全，避免發生丟失、損壞或檔案泄密事件。

（五）撰寫編研材料

樹立科學管理、講求效益的觀念，加強編研工作，拓寬利用渠道，提高利用效率。撰寫檔案全宗介紹、檔案管理體制、檔案立卷說明及檔案歸檔范圍、分類標準等，擴大了檔案的利用效果。并注重檔案利用效果的反饋工作。編寫檔案利用實例，定期進行檔案利用綜合分析。通過提供檔案資料，為組織各項工作提供了技術服務，創造了經濟效益和社會效益。

參考文獻：

[1]Frederik Rosen. Off the Record： Outsourcing Security and State Building to Private Firms and the question of Record Keeping， Archives， and Collective Memory[J]. Archival Science， 2008 （8）：1-14.

[2]蔣玉清.談創新企業檔案管理機制[J].黑龍江檔案，2009（1）：65.

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在學校的管理工作中，檔案管理是一項重要的內容。從檔案管理的作用來看，一方面是檔案可以為學校的建設和發展提供有效的參考資料。另一方面是利用檔案資料，可以對學校的各項建設進行科學合理的評估。總之，檔案管理工作具有重要的價值，所以促進檔案管理工作的規范化和標準化，對于提升檔案管理的質量具有重要的意義。為了實現對學校檔案工作的規范化和標準化管理，分析管理中的問題并進行針對性地解決作用巨大。而本文所探討的，正是學校檔案管理工作中存在的問題以及規范化和標準化管理的策略。

一、學校檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不健全。在目前的學校檔案管理工作中，制度不健全是存在的一個主要問題。就管理現狀而言，制度不健全主要體現在兩個方面：第一是檔案管理的責任制度存在缺陷，在實際管理的過程中往往會發生責任遺漏的情況。檔案管理要想獲得較高的效果，必須要對檔案分門別類地進行處理，但是目前存在的分類混亂嚴重影響了責任的落實。第二是在管理檔案的時候，級別劃分存在問題。在一般管理中，根據檔案的價值會進行不同等級地劃分，而等級不同，采取的管理也會存在差異。目前，等級劃分的衡量標準缺陷嚴重，所以檔案價值的判斷有失標準。

（二）管理標準不統一。管理標準不統一也是目前學校檔案管理工作存在的主要問題。標準的不統一主要是因為檔案管理缺乏執行統一標準的環境。就目前的管理現狀而言，檔案管理的流程和步驟劃分模糊不清，所以在具體的管理中很難利用統一的標準進行管理。再者，檔案管理的目標建設也缺乏先導性，所以在實際管理工作中缺乏統一的目標，目標缺失導致的管理混亂也是管理標準得不到統一的重要原因。簡而言之，目前學校檔案管理工作標準的不統一，基本來源于管理環境的混亂，所以要實現標準統一，需要從管理環境入手。

（三）管理人員隊伍素質不高。管理人員隊伍的素質不高，對于管理的標準化和規范化影響也非常巨大。由于管理人員素質不高，所以對待檔案管理的態度存在著輕視，正是由于這種輕視使得檔案管理的價值沒有充分地發揮出來。再者，檔案管理人員在實際工作中缺乏科學的管理理念和管理方法，也會存在檔案分類或者分級的錯誤，更有甚者，會因為操作的問題造成檔案資料的毀壞，這種現象的存在使得檔案管理很難得到進一步的提高。

二、學校檔案管理工作標準化、規范化的管理策略

（一）強化管理制度，實現制度規范化。要實現學校檔案管理工作的標準化和規范化，必須建立規范化的制度，從目前的管理現狀來看，規范化的制度需要從兩方面來確立：第一，要建立健全管理責任制度。在管理中，要將工作進行分級和分類，然后根據工作人員的現狀進行設置或者是部門的劃分，通過這樣的方式，使得工作人員有明確的管理范圍，從而可以實現責任的全面落實。第二，要詳細檔案的分級制度。在管理實踐中發現，檔案的重要性存在著差別，所以在實際工作中要對檔案進行分級處理，通過級別的統一，然后采取統一的管理方式，進而實現管理的標準化和規范化。

（二）打造統一的管理標準。打造統一的管理標準對于檔案管理的標準化和規范化而言具有重要的作用。要實現管理標準的統一，需要做好兩項工作：第一是對檔案管理的流程和步驟進行明確地劃分。在不同的管理階段和管理層次，檔案管理會存在差異，所以對檔案管理的過程進行步驟劃分，更有利于在各個過程中實現標準化和規范化。第二是在檔案管理的過程中，要確定統一的管理目標。在管理目標確定的情況下，管理的標準更容易明確。簡而言之，要實現管理標準的統一，需要強化管理目標。

（三）培養和建設具有標準化和專業性的管理隊伍。要實現檔案管理工作的規范化和標準化，專業的管理隊伍打造不可缺少。而專業化的檔案管理隊伍打造需要進行兩個方面的培養。第一是進行檔案管理理論的培養，使管理人員對檔案管理的重要意義和價值有更加深刻的認識，從而在工作中能夠重視檔案管理，認真對待管理工作。第二是對管理人員進行實際管理的培訓，包括對檔案資料的分級、分類、存儲以及具體的實施方法等。通過專業化的操作，可以盡可能地避免操作失誤帶來的分類分級錯誤或者是檔案資料損毀問題。總之，利用專業化隊伍實施檔案管理，其標準性和規范性必然會得到提升，管理的效率和質量也會得到提高。

三、結語

學校檔案管理是校園管理工作的一項重要內容，通過提高檔案管理的效率和質量，可以使得檔案資料的價值得到更大的發揮，而檔案價值發揮可以幫助學校進行更為合理的發展規劃和建設。所以說，深入地分析校園檔案管理工作存在的問題，然后進行標準化和規范化的策略研究，可以實現校園建設的科學化。

【參考文獻】

[1]張麗娟.探究檔案管理工作的規范化和標準化[J].世界最新醫學信息文摘，2015（A5）：215-216.

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橋梁工程是城市的基礎設施，對城市建設發展起著極其重要的作用。橋梁建設過程中的檔案資料是指與橋梁建設工程有關的重要活動而形成的，具有參考利用價值的各種載體的文件材料，是整個建設過程的全程反映。及時收集整理、科學管理檔案資料，不僅有利于全面掌握工程的建設內容、進展情況和資金落實情況，有利于加強對工程的管理和監督，有利于將來工程改建、擴建的實施，同時也能夠為后續的檔案工作開展奠定堅定的基礎。

一、將檔案資料標準化管理納入到工程標準化管理體系中

將項目檔案工作納入橋梁建設項目的標準化管理工作中，建立領導責任制，配備具有相關工程專業知識、能夠適應項目文件材料收集、立卷和歸檔工作需要的專職檔案管理人員，并保持其穩定性；按規定做好項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔的工作。將項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作納入工程建設管理程序、納入招投標體制，與工程建設同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔，保證項目文件材料收集、立卷、歸檔的及時、準確、完整、系統和安全。明確本單位有關崗位和人員文件材料收集歸檔的職責和要求，把文件材料的規范化管理納入到工程技術人員崗位責任制中，檔案人員、工程管理人員、設計人員、工程監理人員、施工管理人員等都擔負著文件材料的形成、積累、整理、歸檔的責任，在其進行定員定崗中，必須明確其職能范圍規定有文件材料這一項，并進行嚴格的考核。通過組織檢查、評比、參觀、會議、現場指導、跟蹤、反饋等工作加強對橋梁建設過程中檔案資料的監督關聯，監督文件材料的規范化、標準化、完整性、真實性、及時性和連續性。根據有關要求，在圖紙規格、質量、字跡材料、圖紙種類、內容、圖例說明、圖表的更改等方面都做了規定。通過這樣的監督管理，確保了工程資料的真實性、完整性、系統性，提高了檔案資料的管理質量，并形成了一種“工程完，材料完”的好現象。

二、建立符合橋梁建設要求的檔案資料管理體制

檔案資料工作的根本目標在于保證橋梁建設的安全、快速開展。首先，建立行之有效的檔案整理工作責任制，把檔案整理工作的責任逐級劃分，分到人頭，保證檔案整理工作按時、標準、規范的完成。我國橋梁建設過程中檔案資料的管理按照國家的相關規定主要實行項目法人負責制，檔案工作接受交通運輸部門和檔案行政管理部門的監督和指導。項目法人（或受委托的建設單位）單位應建立檔案管理部門和專門的管理人員，負責做好本單位建設項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作，承擔各參建單位項目文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作的組織、協調和監督、指導等管理職責；項目監理單位應有專人負責對勘察、設計單位、科研咨詢單位、施工單位（含監控單位、檢測單位）有關本項目竣工文件材料的形成、收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督、檢查，在交工驗收前向項目法人（或建設單位）單位提交項目檔案質量審核意見。項目竣工文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作應納入工程合同管理，納入監理工作內容，按照“誰形成誰負責”的原則，由文件材料的形成單位或部門負責，不得委托他人。其次，建立項目檔案網絡管理體制，按照橋梁檔案管理要求，根據職責分工范圍和實際情況，做好與建設項目有關的文件材料的形成、積累、整理和歸納工作，定期對檔案資料的管理情況進行檢查和總結，查漏補缺，對檔案不全不完善的地方加以補齊完善。分綜合類、工程及財務類做好檔案記錄、歸集工作，保證規范完整，裝訂成冊。再次，建立有效的獎懲機制，對項目工程檔案整理工作實行目標管理，各級逐級簽定目標管理責任狀，檔案整理工作結束后兌現獎懲，對于沒有完成整理工作或者工作質量不高的進行明確的處罰，通過這些措施增強了各工程實施單位和人員的責任感和積極性。

三、完善相關的硬件設施

按照國家規定，設立檔案室，并配備相應的硬件設施。首先，設立符合國家標準規定的檔案室。雖然橋梁建設過程中，條件比較艱苦，施工單位辦公用房比較緊張，但按照國家規定應當設立不得小于的40 m2檔案室以及數量充足的檔案柜（金屬）、盒等檔案裝具，為妥善保存施工過程中形成的各種檔案資料提供基本的硬件保證。其次，配備檔案管理工作必須的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機等現代化辦公設備，有條件的單位應當配備經檔案管理部門認定的檔案管理軟件，對檔案實行數字化管理，應配置專用電腦和專人操作、維護并配置保護電源，并與單位辦公自動化系統聯結，為檔案數字化管理奠定良好的基礎。再次，檔案庫房和檔案辦公用地要配備溫濕度計、空調、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器、火警報警器和防盜裝置等設施設備，建立檔案庫房管理的基本制度，確保檔案資料實體和信息的安全。最后，加強對檔案管理人員能力的建設，組織各參建單位建立檔案管理領導小組，明確分管領導直接參與工程檔案工作日常事務，并納入崗位職責，各參建單位根據所承包項目規模和檔案量均配備了一定人數的專（兼）職檔案管理員；積極組織各參建單位檔案管理員和檔案專家開展檔案工作心得交流活動，現場討論檔案業務問題。

參考文獻：

[1]羅廣國. 強化建設工程檔案質量管理初探[J]. 城建檔案，2014，01：24-26.

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）09-00-01

隨著當前改革有序的推動和管理理念的不斷成熟，檔案的利用價值越來越顯示出其重大作用。檔案的作用、價值和地位是隨著現代制度的建立和對檔案認識的不斷深化而逐漸提高的。現代化的檔案管理制度已成為促進社會和諧發展不可缺少的因素。

進入新世紀以來，隨著市場經濟體制趨向完善，知識經濟和信息經濟的快速發展，各單位迫切需要按照現代科學管理要求，創建和諧單位，急需在加強檔案管理規范化建設的基礎上推進檔案管理創新。但是，目前大多數單位的檔案管理仍停留在“傳統型”或“初創型”階段，檔案管理現狀明顯滯后于現代管理要求。因此，進行檔案管理創新發展對促進社會和諧發展具有重要的作用。

一、檔案管理現狀及存在問題

1.管理理念滯后，沒有把檔案管理工作擺到應有位置

部分領導對檔案工作的認識仍停留在陳舊的觀念上，認為檔案管理工作只不過是文件資料的搜集、整理、保存和查閱，是一項簡單的管理業務輔工作，不創造經濟價值，忽視檔案管理在生產經濟活動中的重要地位和作用，更沒有把它上升到現代科學管理和信息化管理的要求來認識，因此沒有將它擺到重要的管理位置上。

2.管理模式滯后，管理制度不健全

檔案管理體系跟不上發展的需要，沒有隨著單位規模的擴張、經營層面的增加而相應建立檔案管理網絡，僅依靠檔案工作人員“孤軍作戰”。甚至有的職工把有關圖書資料、文件資料、技術設計圖紙等私自保管，從而造成檔案不全，檔案資料散失的現象，嚴重影響了檔案的完整、安全及檔案信息資源的利用作用。

3.管理人員薄弱，綜合業務知識落后

單位沒有配備專職檔案工作人員，是由其他管理人員兼職，對于規模很小的單位為精簡人員，可以兼職，但問題在于專職、兼職的文化程度和專業知識落后，有的未經專業培訓，缺乏檔案管理專業知識，更缺乏對計算機、圖像、情報、法律等復合型知識及運用能力，并有相當一部分檔案工作人員不熱忱于本職工作。

二、促進檔案管理向精細化和創新化方向發展

推進檔案管理創新發展的目的主要體現在圍繞現代的科學管理要求，對檔案技術、經濟資源進行科學整合和優化配置，建設成為單位的信息資源中心，實現管理理念、管理方式、管理模式、組織形式、管理制度的精細化管理和創新化管理，實行規范與創新相結合。

1.管理理念和方法要趨于精細化

要推進檔案管理精細化，關鍵取決于更新理念。應充分認識到檔案工作在市場經濟體制趨于完善、知識經濟和信息經濟快速發展的新形勢下的重要地位和作用。促使領導把檔案工作納入現代管理創新的重點內容來抓，并加強檔案工作人員、各級經營管理人員對檔案管理重要性的教育，使之形成共識，充分利用和發揮檔案信息資源的實用價值作用，更好地為組織發展和提高經營管理水平服務。

隨著經濟全球化和知識經濟、信息經濟的快速發展，各個單位更加需要注重市場信息、知識信息的積累與應用，這就迫切需要通過檔案管理的規范與創新，更好地發揮信息資源的集聚和開發利用作用。要改變傳統的檔案利用服務方式，逐步建立起上門服務、電話咨詢、計算機聯網等企業檔案利用服務體系，實現多途徑、多渠道、全方位的服務體系，更主動地為領導決策、規劃、總結、研究和生產經營等各項工作服務，充分開發利用檔案信息資源，更好地發揮信息資源共享作用。隨著規模的擴展和產業的提升，組織機構和管理層面發生明顯變化，加上現代管理制度要求運作規范、高效，更加講究法律程序化，勢必只有推進檔案管理創新，才能更好地適應單位內部與外部環境的變化，更好地適應規范化、法制化、高效化的管理。此外，各個單位可以根據自身情況決定檔案管理組織形式機構，但無論組織機構如何設置，都必須遵循統一管理與分級管理相結合的基本原則；都必須推進由單一的行政管理組織向依法治檔的組織轉換；從單純的檔案資料管理組織向集檔案、情報、信息于一體化管理組織轉換，促使檔案工作從低效率、低產出向高效率、高產出轉化，建立起充滿生機活力的復合型檔案管理新組織。

2.管理模式和制度要趨于創新化

一個單位之所以能持續快速地發展，主要得益于機制、技術和管理的不斷創新。同時，科技革命和管理革命都需要檔案管理創新。未來的競爭既是科技的競爭，也是管理的競爭。產品技術需要不斷創新，管理也需不斷創新。要把檔案室建設成為組織的信息中心，成為發展服務的資料庫、智力庫、情報庫，實行虛擬和實物相結合，歷史和現實相結合，主動和被動相結合的管理模式。利用檔案管理規范創新的信息資源平臺，及時準確地提供各方面的信息資源和佐證材料，確保歷年檔案資料的綜合利用。這就足以說明規范和創新檔案管理的重要作用。

推進檔案管理制度創新，要從加強檔案管理規范化建設入手，按照現代管理制度創新和依法治檔的要求，從檔案資料的源頭抓起，制定檔案進館時間，根據不同項目制定歸檔范圍，開展科技檔案編研，擴展檔案管理的涵蓋面和輻射面作用，推進檔案管理體系和管理制度的完善與創新，健全行之有效、廣泛參與的檔案管理制度，使檔案管理更趨規范化、制度化和科學化。

三、結語

根據檔案管理精細化和創新化發展的新思路，建立和完善一整套新穎的檔案管理機制是檔案收集工作精細化和創新化的前提和保證，具有高素質的檔案管理人員是檔案事業發展的動力。因此，隨著市場經濟的不斷發展，信息已成為各個單位發展不可或缺的重要資源。推進檔案管理的精細化和創新化發展，不斷提高檔案管理工作，并充分借鑒檔案管理成果顯著的單位先進經驗，對事業的發展無疑具有十分重要的推動作用。

參考文獻：

篇（7）

一、文書檔案在企業運行的過程中有著不可忽視的作用

文書檔案是單位在行政管理活動中形成的文件轉化而成的檔案材料，它對一個單位而言，是其成長和發展歷程的見證，也是其寶貴的經驗積累。文書檔案管理工作的規范化和合理化，是對一個單位檔案管理的基本要求。文書檔案管理工作又分為兩部分，分別是文書處理和檔案工作，這兩者之間既有區別又有聯系，是不可分割的統一體。文書處理是檔案工作的基礎，檔案工作又是文書處理的必然歸宿。所以對于一個單位來說，要想盡可能好的保存自己的經驗財富，首先要做的就是文書處理工作。但是隨著辦公自動化、無紙化等現代化事物的出現和信息化逐步的發展，如何提高文書檔案的管理水平，及時、準確、快捷地提供檔案信息，也成為了對文書檔案管理工作規范化和標準化的新要求。我們在工作中必須要進一步強化管理意識，在文書檔案管理工作中，嚴格遵循規范化和標準化的要求，從文書處理到檔案管理，一步一步做好基礎和保存。

二、做好文書處理，為檔案工作打好基礎

文書處理工作是檔案管理的前提和基礎，因此這一部分工作尤為重要。在一般的單位中，普通文件必須要經過收集、鑒定、整理、保管、統計、檢索、利用、編研等等一系列程序才能成為真正的檔案，才能有利用價值。如何將文書轉化為文書檔案，每一個單位都有自己不同的行文標準和紙張要求，因此，我們更從基礎出發，一步一步認真做好文書處理工作，力求規范標準，提高文書整體質量，為之后的檔案管理工作打好基礎。

1、統一規定文件打印規格

一是公文用紙質量要好，陜西廣播電視臺統一使用70克復印紙；二是打印文件時幅面尺寸規格要統一：A4紙，橫排，左側裝訂；三是打印文件的格式有具體規定：版面題目為二號黑體，公文內容字體為三號仿宋；四是在排版中，如最后一頁沒有文字，則需要空白一頁，可以寫上此頁無正文，在年月日處蓋印既可。

2、把好公文制發關

首先要仔細檢查，確保按照單位規定的文件簽發手續制發文件，同時還要檢查所制發文件是否符合單位的審批權限。具體為公文標題是上行文還是下行文，有沒有嚴格按照單位的標準行文，擬稿單中的主送單位和抄送單位對不對，有沒有按照上行文和下行文的標準制文。

3、保證文件打印質量

為了利于長期保存，公文打印要用高質量黑墨，簽發時也盡量使用黑色簽字筆，字跡工整為佳。

三、保存案卷采用 “一事一檔” 方法

一份文件的立卷是積累本單位檔案的開端，我們在整理文件過程中，必須依據文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，依照“一事一檔”的辦法來整理立卷。

一是按照文件內容和特征立卷，比如說把同一事物、同一項工作，組成一個案卷的方法，這種方式也是我們所說的“一事一檔”法，這種方法簡單方便，使用廣泛。同一件事情對外有獨立性，對內又有連續性，方便檢索和查閱，有效地提高了檔案的利用率。根據本單位實際，采取 “事件獨立性”法將文書分別整理歸類，也是檔案整理很重要的一部分，這將在很大程度上促進單位檔案整理的規范化和標準化。我們在整理文書檔案過程中，采取了“事件獨立性”法立卷歸檔。“事件獨立性”法立卷歸檔就是把本單位形成的文件，按照一事一檔來整理，不管本單位有多少個部門來擬寫文書文本，我們都嚴格按照此方法，這樣就保證了文書檔案的前后連續性和獨立性，便于查找，檢索方便。除此之外，我們在整理工作中，還要遵循以下幾點：

1、準確把握公文的立卷時效性

要嚴格遵守國務院辦公廳下發的《不歸檔文件銷毀辦法》的要求，按照一年一檔的方法，準確把握公文的立卷時效性，將現行任務完成的檔案予以立卷歸檔。

2、嚴格區分文件、合同、文本、資料文本

我們在實際工作中，必須嚴格區分文件、合同、文本、資料。根據實際，公文都是有擬稿單1份、原件1份、制成文件2份、年月日蓋印章2枚，合同一般都是各個部門與外單位簽訂的具有法律效益的、蓋有雙方印章的文本。文本是由本單位向單位職工提供的有證明職工身份或者是職工個人收入等主要是對單位內部使用的，我們將這些統一稱為文本類檔案。

3、盡量減少文書檔案的重復和冗余

在工作中我們也要堅持靈活多變、具體問題具體分析的要求，盡量減少文書檔案的重復和冗余，提高一個單位的檔案利用效率度和效果度。但是我們必須明白，“具體問題具體分析”是建立在堅持“一事一檔”原則、堅決維護文書檔案的完整性的基礎之上的。

4、堅持按類別存檔

在工作過程中，我們還要對所有檔案進行妥善保管，避免遺失。這要求我們在前期的整理歸檔工作中，就要把同類的、具有內在聯系的文件材料組裝在一個卷內，根據文件材料的時效性和連續性，要堅決做到一個事件或案例的前因后果全部在一個檔案鏈上，這樣一方面能保證檔案不缺失不雜亂，另一方面也能提高檔案的利用價值。

四、要保證案卷整理和保存的高質量

嚴格按照“一事一檔”原則進行文書檔案整理歸檔、保證文書檔案的完整和連續，這是文書檔案管理工作的基礎和前提，要想使單位的檔案管理有一個高質量的進行和使用，文書檔案的立卷方法和案卷裝訂質量才是操作性因素。因此我們還必須要做到：（1）用科學的方法對檔案進行分類管理，以便于檔案的檢索更加方便快捷；（2）注意對案卷進行高質量的裝訂，小到裝訂是使用的裝訂針，大到卷宗題目的書寫，都必須有相對應的規范和要求，這樣才能使檔案管理工作更加規范和標準。

五、進行文書檔案管理工作的注意事項

1、檔案收集工作有時會有阻力

文書檔案收集是文書檔案業務基礎工作中的基礎，做不好文書檔案的收集工作，就沒有完整的文書檔案，也就不會有健全的文書檔案工作。目前還有很多工作人員不愿意將各自有保存價值的文書檔案交予檔案部門保存，導致很多珍貴材料因為人員調動、部門調整而缺失。

2、文書檔案管理模式太過老舊，不能適應社會信息化的發展

當前隨著社會信息化的快速發展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，文書檔案的形成方式也發生了很大變化。我們現有的文書檔案傳統的工作模式和當前技術水平已不適應。因此要運用現代化管理手段使文書檔案規范化、標準化任重要道遠。

總之，文書檔案是單位的獨有經驗累積，也是社會的重要歷史資源。因此檔案管理部門應該更加努力地加強文書檔案管理工作的實施和改進。實現文書檔案管理規范化、標準化，最終目標就是通過規范文書檔案管理過程，梳理檔案管理業務，改善檔案資源結構，提高檔案管理的效率和質量，為本單位領導決策、行政管理等提供一流的服務。

【參考文獻】

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[2] 劉越男.電子文件檢索初探[A].西部大開發科教先行與可持續.

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doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.055

現代信息技術快捷、高效、準確、便利的優勢，深刻地影響著新時期檔案管理工作，它不僅給檔案管理工作帶來了機遇，也使傳統的檔案工作面臨著前所未有的嚴峻挑戰。因此，必須加快醫院檔案管理的標準化建設，使醫院檔案信息資源發揮最大的效益。檔案管理標準化，對于規范和健全檔案管理工作具有重要的歷史意義和現實意義。

1醫院檔案管理標準化的內容

醫院檔案管理標準化是醫院醫療、教學、科研管理標準化的有機組成部分，是整個檔案工作標準化的一個子系統。它應包括檔案管理標準和工作標準兩部分。

管理標準是指以特定的程序和形式頒布的統一規定和規范。包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔要求及保管期限、案卷質量標準、檔案鑒定標準、檔案復制件縮微品質量標準、計算機輔助管理標準等[1]。因此，標準在一定條件下和一定時期內保持了相對的統一和穩定。

工作標準主要包括醫院檔案室以及各職能部門和各類工作人員的標準，同時，還應包括各部門工作標準中的檔案內容要求、檔案工作程序標準、檔案工作網絡建設要求等[2]。

隨著醫院檔案工作的發展，經驗的積累，標準也在不斷地修改、完善和提高，這就是檔案工作的發展趨勢。實踐證明，檔案標準化管理才能使檔案工作步入了一個標準化、規范化的軌道，將檔案事業引入了社會進步和發展的軌道，進一步促進醫院檔案的科學管理。

2醫院檔案標準化建設中存在的問題

醫院在發展，醫院管理已基本實現了網絡化，這就要求有高效、及時、方便的現代化檔案管理與之適應，作為醫院，應更新觀念，加大人力、物力、財力的投入，將檔案的現代化管理納入醫院的發展戰略。目前醫院檔案標準化建設中存在的問題如下。

2.1標準化建設水平偏低，數據庫建設滯后由于我國醫院檔案標準化建設起步較晚，技術水平偏低，制度建設不夠完善，人們的思想觀念滯后，目前，研制出的不少檔案系統應用軟件功能單一，標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。盡管近些年一些醫院檔案室大都建成了規模大小不等的檔案數據庫，但缺乏整體性，數據庫大都自建自用，規模小，標準化程度低，類型單一，數據無規范化控制，社會服務水平較差。而且大多是條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多醫院檔案室雖然聯網，但只能訪問其主頁，無法實現實質性的資源共享。這就需要管理部門和檔案工作者齊心協力，共同研究，盡快制定出統一的發展規劃和標準，使各館(室)的發展有一個統一的方向，減少發展的盲目性。

2.2缺乏統一的網絡化協調機構目前，由于受醫院管理體制和運行機制的影響，各醫院檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統、各自為政的局面。盡管許多醫院檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性，但還是比較缺乏館際之間合作的具體行動。國家還沒有一個統一的組織機構來規劃協調，使各醫院檔案館網絡化建設工作達成合作，進而達到互助、互利、互惠、資源共享。

2.3經費投入不足由于對檔案管理施行標準化的認識不足等原因，目前投入經費不足是制約我國醫院檔案管理標準化建設的一大障礙。在檔案標準化建設過程中，需要大量的資金，配備所需設備及設備維護，沒有充足的資金投入是無法實現的。

2.4檔案管理隊伍人員素質較低，結構不合理在檔案標準化建設中，必須有既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型高水平的專業人才。目前，醫院檔案人員隊伍整體素質仍普遍較低，又缺乏學術研究、史料研究的能力，不適應高速發展的計算機工作環境，不適應檔案網絡化建設和醫院檔案事業發展的需要。

3加快醫院檔案管理標準化建設的幾點建議

3.1面向未來，更新觀念，抓好檔案管理標準化檔案管理標準化是檔案管理現代化的技術保障和重要前提，但要實現它也不是一蹴而就的，因此，要樹立標準化建設的觀念和信心，把眼光瞄向未來，充分認識到沒有標準化，就沒有現代化。在當前和今后一段時期，加強標準化建設是檔案管理現代化的核心內容，這是一項十分艱巨和細致的工作。

3.2加快檔案信息化建設隨著醫院的快速發展和醫院規模的不斷擴大，醫教研工作管理中形成的歸檔材料愈加豐富，檔案管理模式正轉向以檔案實體數字化信息的形式向社會提供服務為中心，目標在于實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享[3]。而數字化、網絡化建設，是實現這一目標的關鍵。醫院檔案工作應抓住歷史機遇，加快檔案信息化建設的進程，使之更好地為醫院改革和可持續發展提供服務。

3.3促進檔案信息利用的社會化醫院檔案管理部門應當在保證整體利益不受損害的前提下，更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務。廣大醫院檔案工作者既要強化服務意識，打破只為醫院內部黨政管理、醫療、教學、科研服務的思維定式，還要注意提高服務水平和服務效果。

3.4加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施目前，醫院自身對檔案管理部門的有限投入已成為醫院檔案管理現代化建設的瓶頸。建設軟硬件基礎設施是醫院檔案現代化建設的基礎。因此，加大經濟投入，加強基礎設施建設，是保證醫院檔案管理現代化建設得以進行的先決條件。在硬件方面，醫院應給予財力上的支持；在網絡和軟件方面，醫院檔案部門應發揮檔案網、醫院網的平臺作用，吸引和運用院內計算機、信息等學科的技術、人才力量，以高性能軟硬件基礎設施為檔案管理系統提供保障。

3.5優化醫院檔案管理隊伍檔案工作人員整體素質如何關系到醫院檔案信息的整理、利用和開發，關系到醫院檔案工作標準化、規范化、現代化的進程。要優化檔案管理隊伍，一方面充分發揮醫院設施齊全、科研水平高等優勢，培養高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過繼續教育的形式，普及信息化管理知識。通過專題培訓和實際操作，提高現有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍，從而使檔案管理隊伍的年齡結構優化。

總之，在我國醫院規模日益強大的今天，加強醫院檔案管理的標準化、規范化和現代化建設，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，也是提高檔案信息開發與服務水平的必由之路。因此，各醫院要積極創造條件，加快標準化建設步伐，另外，除了醫院自身的重視和努力外，還需要國家檔案主管部門的宏觀調控和大力支持，使醫院檔案標準化建設盡快上一個新臺階，以適應現代化前進的步伐。

參考文獻

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篇（9）

檔案是開展業務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業單位普遍存在管理不規范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環節，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。

二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名.地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。

三、高標準強化檔案管理工作

篇（10）

檔案涵蓋了政府、社會組織、企事業、公民活動中產生的有保存價值的所有信息資料。因此，檔案工作者必須緊跟時代的步伐，把握時代脈搏，進一步開拓創新，勇于實踐，為全社會服務。為了使檔案工作更加規范化、標準化，必須建立健全切合實際的檔案管理制度，嚴格遵照檔案卷宗的立卷歸檔原則，嚴格公文的制發，提高紙質檔案立卷的質量，做好文書以及電子文件的處理工作。

檔案工作復雜而精細，所以這就要求檔案工作必須規范化、標準化。作為國家土地服務部門，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負責為主，但實踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室檔案也應由中心統一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足土地服務工作的需要。

常識高所我們，檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。在硬件建設方面，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該指定專人管理文書檔案和業務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，以便對各科的業務檔案提出統一的立卷要求，促使業務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。提高公文質量，首先對公文用紙的質量及規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。還要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位以及落款是否與公文一致，有無日期等。其次是公文字跡要牢固清晰，各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。

工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把好文書處理工作規范化、標準化的關口，以實現檔案工作的規范化、標準化。

在網絡環境下，電子文件也屬于檔案的一部分。由于電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用磁盤或者其它介質保存，所以在選擇產品時一定要把住它的質量關，以確保安全。 在保存方面，要求將磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里。

篇（11）

隨著現代化社會信息技術的飛速發展，高校的各項管理已走向現代化，檔案管理也面臨著新的發展方向。檔案工作規范化、標準化是實現管理現代化的重要環節，高校檔案管理作為檔案事業與為教學服務工作的一部分，更應加快現代化進程。高校檔案管理工作多年來由于沒有一個統一的歸檔標準，導致檔案整理過程比較混亂。《高校檔案實體分類法》給高校檔案管理注入了生機和活力，解決了長期以來沒有一個適合高校檔案工作特點的科學分類標準問題，打破了傳統檔案管理工作的模式，提出了科學、規范、標準的操作方式。國家教委辦公廳編著的《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》自推行以來，對高校檔案工作確實起到了一定的推動作用。實踐證明，它具有明顯的可操作性，使檔案工作步入了一個標準化、規范化的軌道，將檔案事業引入了社會進步和發展的軌道，促進了高校檔案的科學管理。

一、實行高校檔案工作標準化、規范化的目的和意義

以實施《高校學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》為主要內容的高等學校檔案標準化、規范化的主要目的是：

（一）為了適應高等學校檔案工作發展的需要。多年來，特別是改革開放以來，高等學校檔案工作有了很大的發展，檔案工作規范化、標準化也越來越為檔案界所認識和重視，檔案門類由單一發展到多門類，數量越來越多，檔案干部隊伍素質越來越高，工作范圍越來越大，越來越復雜。總之，無論在速度規模方面，還是在檔案工作內涵、質量、效益、方法、管理的科學程度等方面都上了新臺階。但是，由于沒有一個統一的標準和規范，在高等學校檔案工作的概念、原則、技術方法、工程、程序、操作模式、檔號編制標識等方面基本上還是各行其是，各搞一套。

（二）為了適用科學管理和檔案工作現代化的需要。《中華人民共和國標準化管理條例》指出：“標準化是現代化的重要手段，是科學管理的重要組成部分。沒有標準化，就沒有專業化，就沒有現代化，就沒有高質量，搞速度。”

高校檔案工作的發展，組織由分散到綜合，結構由單一向多重，由封閉向開放，功能由保管向利用轉變，檢索由收購向計算機過渡，要實現現代辦公自動化，就必須有相應的基礎。沒有標準、規范化的實施，就不能實現現代化和自動化，也難以實現真正的科學管理。

(三)為了便于對檔案部門進行監督，提高檔案干部隊伍素質的需要。過去，高校檔案工作在培訓、指導、檢查監督方面沒有一個統一的要求，大都按照國家地方或者其他行業的要求去做，要么比較原則，要么主要從地方機關、企事業單位的實際出發所擬定，不完全符合高校的實際情況，而實行“高等學校檔案工作規范”的目的，就是要克服上述不足，使之有一個客觀的可供使用和操作性較強的統一標準規范，從而不斷提高檔案干部隊伍的素質。

二、標準化、規范化是實現檔案工作現代化的前提

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案管理的有力措施和可靠保證，我校根據學校的現狀和需要，建立了檔案管理制度，完善了檔案管理規章制度，制定了《檔案管理人員守則》、《檔案保密制度》、《借閱檔案守則》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案室安全制度》，此外還編制了檔案分類方案和保管期限表，使學校的檔案工作有章可循，保證了檔案的質量。

在標準化與規范化的管理過程中，檔案管理要有目標、有程序、有措施，資料要完整，檔案要落實，檔案工作現代化就必須建立在先進技術、嚴密分工和廣泛協作的基礎上。檔案的形成必須由收集、整理、歸檔、登記、移交、傳遞等一系列環節組成。如果檢索工具各搞一套，符號、代碼混亂，標引著錄方法格式不一，內容平行重復，使用計算機聯網是無法實現的，那么計算機也好，縮微設備也好，其優越性就難以發揮出來，所以，現代化必須以標準化、規范化為基礎。現代化程度越高，越要標準化、規范化，反過來又會促進檔案管理的現代化。

（一）標準化和規范化是提高高校檔案工作科學管理水平的重要手段。科學管理包括檔案機構的高效化、管理工作計劃性、管理方法科學化、管理技術現代化，而這些都是以標準化、規范化為基礎的。為使學校檔案工作在共同語言、衡量準則、比較的基礎、評估依據等方面有一個統一的要求，避免無規可循，克服各行其是的弊端，國家教委制定了《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》，從而結束了長期以來高校在檔案實體分類和業務建設諸環節不規范、不標準、各行其是的局面。《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》一書把高校檔案劃分成黨群、行政、教學、科研、財會、基建、設備、產品、外事、出版十大門類，擬定了永久、長期和短期等，解決了很長時間沒有一個適合高校工作特點的科學分類標準和業務建設規范的問題，促進了高校檔案工作特點的科學分類標準和業務建設規范，促進了高校檔案工作的科學管理，加強了整體業務建設的深化。