檔案室檔案管理大全11篇

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篇（1）

1電子檔案的特點優(yōu)勢分析

電子檔案的特點及優(yōu)勢是相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費。針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較小；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢。當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢。

2電子檔案在管理中可能遇到的問題

2.1對電子檔案管理的認(rèn)識不足雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實質(zhì)性的管理突破。

2.2電子檔案自身的管理問題

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。

2.3檔案管理人員的管理水平問題

新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認(rèn)識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業(yè)務(wù)知識儲備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。

3加強檔案室電子檔案管理的措施建議

3.1加強制度建設(shè)，提高對檔案管理工作的重視程度

檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認(rèn)識，特別對領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對檔案操作程序流程進行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識，為實現(xiàn)動態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎(chǔ)。

篇（2）

第二條本辦法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條本市行政區(qū)域內(nèi)的國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱各單位）以及個人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法。

第四條各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，保證檔案管理機構(gòu)、人員編制和發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費的落實。

第五條檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

第六條市、縣(區(qū))檔案局負(fù)責(zé)履行同級人民政府檔案行政管理部門的職責(zé)，業(yè)務(wù)上接受上級檔案行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第七條國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人都有維護檔案的完整、準(zhǔn)確與安全的義務(wù)。

第二章檔案機構(gòu)及其職責(zé)

第八條市、縣（區(qū)）檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，其主要職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策；

（二）制定本行政區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和檔案工作規(guī)章制度，組織實施、推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；

（三）對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案館及其他單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)；

（四）組織并指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案保護、檔案宣傳教育和檔案人員培訓(xùn)工作；

（五）監(jiān)督檢查本行政區(qū)域內(nèi)檔案法律、法規(guī)的實施，依法查處違反檔案法律、法規(guī)的案件。

第九條鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府和城市街道辦事處應(yīng)當(dāng)建立檔案室，配備專（兼）職檔案工作人員負(fù)責(zé)本機關(guān)的檔案收集、整理、保管和利用工作，并對所屬單位以及村（居）民委員會的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

村（居）民委員會應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用工作。

第十條機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本單位的檔案，并對所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受同級和上級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第十一條各級各類檔案館的設(shè)置：

（一）各級國家檔案館按縣（區(qū)）以上行政區(qū)域設(shè)置，由同級人民政府批準(zhǔn)；

（二）專門檔案館、部門檔案館的設(shè)置，應(yīng)當(dāng)按省人民政府檔案行政管理部門統(tǒng)一規(guī)劃，經(jīng)同級人民政府檔案行政管理部門審核同意，報同級人民政府批準(zhǔn)；

（三）大中型企業(yè)和高等院校設(shè)置企業(yè)或事業(yè)檔案館，由企業(yè)自主決定或者經(jīng)其主管部門批準(zhǔn)，報省人民政府檔案行政管理部門備案。

第十二條各級各類檔案館的職責(zé)范圍：

（一）各級國家檔案館負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用其分管范圍內(nèi)各歷史時期的所有門類和各種載體的檔案，集中向社會提供利用黨政機關(guān)已公開現(xiàn)行文件；

（二）專門檔案館負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用某一專門領(lǐng)域或者某種特殊載體形態(tài)的檔案；

（三）部門檔案館、企事業(yè)單位檔案館負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用本部門或者本單位及其所屬單位形成的檔案。

第三章檔案的收集

第十三條單位及其工作人員在公務(wù)活動中形成的，按照國家和檔案行政管理部門規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的各種載體的文件材料，由本單位文書或者業(yè)務(wù)部門收集整理，定期移交單位檔案機構(gòu)或檔案工作人員集中管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有、拒絕歸檔或自行銷毀。

國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

嚴(yán)禁偽造檔案。

第十四條本行政區(qū)域內(nèi)舉辦重大的政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、教育、文化、體育、外事、宗教等活動和重要人物、杰出人物在其公務(wù)活動中形成的對國家和社會有保存價值的檔案，承辦單位應(yīng)當(dāng)做好收集、整理工作，并在活動結(jié)束之日起3個月內(nèi)向同級國家檔案館移交。

特別重大的活動，承辦單位應(yīng)當(dāng)按省人民政府有關(guān)規(guī)定，通知市、縣（區(qū)）檔案局派專人進行錄像、攝影。

第十五條市、縣（區(qū)）重點建設(shè)項目、重大科學(xué)技術(shù)研究和技術(shù)改造項目，在竣工驗收、鑒定時，須有同級檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門對其檔案進行驗收；國家、省確定的項目，其檔案的驗收按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

各單位的建設(shè)工程、科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)改造和重要設(shè)備更新等項目驗收、鑒定時，須有本單位檔案工作人員參加。

第十六條有下列情形之一的，有關(guān)單位和個人應(yīng)當(dāng)做好檔案收集工作，并通知當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門，接受有關(guān)檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督：

(一)行政區(qū)劃變動的；

(二)機構(gòu)設(shè)立、變更或者撤銷的；

(三)組織實施重點建設(shè)項目(工程)、重大科學(xué)技術(shù)研究項目以及重大普查活動的；

(四)舉辦或者承辦本行政區(qū)域內(nèi)有重大影響活動的；

(五)發(fā)生其他重大事件的；

(六)發(fā)現(xiàn)重要、珍貴檔案和資料的。

第十七條各單位應(yīng)依照下列規(guī)定，按期向有關(guān)檔案館移交檔案和與檔案有關(guān)的資料，并辦理交接手續(xù)：

（一）列入市國家檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年，向市國家檔案館移交；

（二）列入縣（區(qū)）國家檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿五年，向縣（區(qū)）國家檔案館移交；

（三）列入專門檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起六個月內(nèi)向?qū)ｉT檔案館移交；

（四）列入部門檔案館或者企業(yè)、事業(yè)單位檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起至次年六月底前向部門檔案館或者企業(yè)事業(yè)單位檔案館移交。

因特殊情況需要提前或者延遲移交期限的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意，延遲期限不超過五年。

（五）市、縣（區(qū)）各級凡具有行政管理職能和社會公益服務(wù)職能的機關(guān)、群眾團體、企業(yè)事業(yè)單位，都要按要求向同級國家綜合檔案館已公開現(xiàn)行文件利用中心報送本單位制發(fā)的已公開的現(xiàn)行文件。

第十八條列入有關(guān)國家檔案館接收范圍的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位或者其他社會組織撤銷或者合并，在撤銷或者合并之前，必須對全部檔案進行整理，經(jīng)檔案行政管理部門同意，向有關(guān)國家檔案館移交或者由有關(guān)機關(guān)代管。

非檔案館接收范圍的單位撤銷或者合并時，其檔案可由主管部門代管，也可向檔案館寄存。

第十九條國有企業(yè)發(fā)生改制、拍賣等資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動或者依法破產(chǎn)時，應(yīng)當(dāng)依照國家有關(guān)國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置的規(guī)定辦理檔案移交工作。

中外合資（合作）經(jīng)營企業(yè)終止、解散后，檔案交由原中方保存或者向當(dāng)?shù)貒覚n案館移交。外資企業(yè)終止、解散后檔案的處置，依照國家有關(guān)外資企業(yè)檔案管理的規(guī)定辦理。

第二十條各級國家檔案館可以向社會征集、征購對國家和社會具有保存價值的檔案。鼓勵單位和個人自愿向國家檔案館捐贈檔案，或委托代管。

第四章檔案的管理

第二十一條各級各類檔案館和單位應(yīng)當(dāng)建立健全科學(xué)的檔案管理制度，使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品及裝具，保證檔案的安全。對重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保護措施。

禁止在危房和有重大火災(zāi)隱患以及沒有防護設(shè)施的環(huán)境中保管檔案，對破損、散失的檔案應(yīng)當(dāng)采取措施進行搶救。

對不具備保管條件，可能導(dǎo)致檔案不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的，按照下列規(guī)定處理：

(一)列入檔案館接收范圍的，經(jīng)同級檔案行政管理部門核實后，由有關(guān)檔案館提前接收進館；

(二)屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)督促檔案保管者改善其保管條件，或者經(jīng)協(xié)商同意后，向國家檔案館寄存、捐贈或者出賣。

第二十二條各級各類檔案館可以按合同的約定向社會開展代保管檔案服務(wù)。

第二十三條各級各類檔案館(室)應(yīng)當(dāng)定期對檔案進行鑒定，對失去保存價值的檔案列出銷毀清冊，按照國家有關(guān)規(guī)定報經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。

第二十四條各級各類檔案館(室)對保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須依照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理。

第二十五條屬于國家所有的檔案，任何組織和個人都不得出賣。因工作、科研等需要，經(jīng)省檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，可以贈送、交換、出賣檔案復(fù)制件。國有企業(yè)事業(yè)單位因資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓需轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

非國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，可以向國家檔案館捐贈、寄存或出賣。向國家檔案館以外的單位或者個人出賣、轉(zhuǎn)讓或贈送的，按照國家有關(guān)規(guī)定，須經(jīng)縣級以上檔案行政管理部門批準(zhǔn)。

第二十六條單位和個人需要攜帶、運輸、郵寄國家所有的、集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案及其復(fù)制件出境的，按照《檔案法實施辦法》和《*省檔案管理條例》的規(guī)定辦理。

第二十七條單位因撤銷、變更，檔案管理權(quán)發(fā)生變化的，應(yīng)當(dāng)報同級檔案行政管理部門備案；發(fā)生爭議的，由同級檔案行政管理部門做出決定。

第五章檔案的利用和公布

第二十八條各級國家檔案館所保存的檔案，應(yīng)當(dāng)按《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《*省檔案管理條例》的有關(guān)規(guī)定，分期分批地向社會開放，并同時公布開放檔案的目錄。

第二十九條各級國家檔案館應(yīng)當(dāng)建立檔案目錄中心，并定期向上級檔案目錄中心報送檔案資料目錄，為檔案利用者提供現(xiàn)代化的檢索服務(wù)。各專門檔案館、部門檔案館以及其他檔案機構(gòu)（檔案室）應(yīng)當(dāng)定期向縣級以上國家檔案館報送檔案資料目錄，逐步實現(xiàn)檔案信息資源共享。各級各類檔案館應(yīng)當(dāng)配備編研人員，加強檔案的研究整理，采取各種形式開發(fā)檔案信息資源，有計劃地組織編輯出版檔案史料，在不同的范圍內(nèi)發(fā)行并提供社會利用。

第三十條檔案的利用是指對檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。

需要利用檔案館保存的已開放檔案或已公開現(xiàn)行文件的，應(yīng)當(dāng)持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明；需要利用檔案館保存的未開放檔案的，須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意，必要時還須經(jīng)同級人民政府檔案行政管理部門審查同意。

需要利用機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)保存的尚未向檔案館移交的檔案，須經(jīng)檔案保存單位同意。

外國人或者外國組織利用已開放的檔案，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十一條向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對檔案中不宜開放利用的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)維護其合法權(quán)益。

第三十二條任何單位或者個人利用檔案的，必須遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得擅自抄錄、復(fù)制檔案或泄露檔案內(nèi)容，不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。利用已經(jīng)開放的檔案，不得侵犯他人的合法權(quán)益；利用涉及知識產(chǎn)權(quán)的檔案，應(yīng)當(dāng)征得知識產(chǎn)權(quán)所有者的同意。

第三十三條各級各類檔案館應(yīng)當(dāng)為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件，對提供社會利用的檔案，可以按照國家或者省、市人民政府檔案行政管理部門會同價格行政管理部門制定的收費標(biāo)準(zhǔn)收取費用。

第三十四條檔案的公布是指通過《檔案法實施辦法》第二十三條規(guī)定的形式首次向社會公開檔案的全部或者部分原文，或者檔案記載的特定內(nèi)容。

屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機關(guān)公布。集體或者個人所有的檔案，檔案所有者有權(quán)公布，但應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)規(guī)定。任何單位或者個人所公布的檔案不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

對寄存在檔案館的集體或者個人所有的檔案，未經(jīng)檔案所有者同意，檔案館不得提供給他人利用和公布。

第六章保障措施

第三十五條各級人民政府應(yīng)當(dāng)按檔案館藏量和檔案業(yè)務(wù)工作量將檔案保護費、檔案搶救費、珍貴檔案征集費、檔案宣傳教育費等檔案事業(yè)經(jīng)費納入同級財政預(yù)算，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費。其中，檔案保護費按館藏總量每卷1元/年計算；檔案搶救費、珍貴檔案征集費根據(jù)實際需要，由同級財政列入專項預(yù)算撥給。

第三十六條各級人民政府應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案安全保護工作的需要，搞好檔案安全保護設(shè)施的建設(shè)。

第三十七條各單位應(yīng)當(dāng)依法為檔案的收集、整理、保管和利用提供必要的條件，保障檔案工作的開展。

第三十八條縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)把地方國家檔案館建設(shè)納入地方固定資產(chǎn)投資計劃。檔案館建筑應(yīng)當(dāng)符合國家規(guī)定的檔案館建筑設(shè)計規(guī)范要求。

各級各類檔案館(室)應(yīng)當(dāng)配置檔案管理必需的設(shè)備，逐步運用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案。

第三十九條新建、改建、擴建各級各類檔案館，應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》及國家有關(guān)規(guī)定，方可按照基本建設(shè)程序辦理其他手續(xù)。

第四十條檔案工作人員必須忠于職守，遵守紀(jì)律，應(yīng)當(dāng)具備檔案現(xiàn)代化管理以及相關(guān)專業(yè)知識，符合條件的檔案專職人員方可取得相應(yīng)的檔案技術(shù)職稱。未受過檔案專業(yè)知識教育的檔案工作人員，須經(jīng)縣級以上人民政府檔案、人事行政管理部門培訓(xùn)合格，方可上崗。

第四十一條鼓勵中外組織和個人通過捐贈、捐助或者其他形式支持本市檔案事業(yè)的發(fā)展。

第七章獎勵與處罰

第四十二條有下列事跡之一的，縣級以上人民政府及其檔案行政管理部門和有關(guān)部門應(yīng)給予表彰、獎勵：

（一）在檔案收集、整理、保護和現(xiàn)代化管理方面成績顯著的；

（二）在檔案宣傳、教育和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中成績顯著的；

（三）在檔案的科學(xué)研究中做出重要貢獻的；

（四）開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會效益和經(jīng)濟效益的；

（五）向國家捐獻重要或者珍貴檔案的；

（六）熱心資助檔案事業(yè)發(fā)展事跡突出的；

（七）舉報、制止檔案違法行為、查處檔案違法案件表現(xiàn)突出的；

（八）其他對檔案事業(yè)的發(fā)展作出突出貢獻的。

第四十三條有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、行政監(jiān)察部門或者其他主管部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分：

(一)將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機構(gòu)、檔案工作人員歸檔的；

(二)不按照國家有關(guān)檔案技術(shù)規(guī)范要求歸檔或者不集中統(tǒng)一管理檔案的；

(三)拒不按照國家規(guī)定向國家檔案館移交檔案的；

(四)違反國家規(guī)定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的；

(五)不按照國家規(guī)定開放檔案的；

(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取保護措施，造成檔案損失的；

(七)檔案工作人員、對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員，造成檔案損失的；

(八)檔案專職工作人員未按規(guī)定取得培訓(xùn)合格證書上崗的；

（九）對已報損毀、丟失的檔案未作及時認(rèn)定的。

有前款第（一）項、第（六）項、第（七）項違法行為，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第四十四條根據(jù)《*省檔案管理條例》第三十八條規(guī)定：國家檔案館庫房屬二級以上危房或者有重大火災(zāi)隱患，同級人民政府應(yīng)當(dāng)采取整改措施而未采取整改措施，造成重大損失的，依法對同級人民政府主要負(fù)責(zé)人或者分管負(fù)責(zé)人給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第四十五條有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、行政監(jiān)察部門或者其他主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：

(一)損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；

(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

(三)涂改、偽造檔案的；

(四)違反《檔案法》第十六條、第十七條規(guī)定，擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的。

在利用檔案館的檔案中，有前款第(一)項、第(二)項、第(三)項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以根據(jù)有關(guān)檔案的價值和數(shù)量，對單位處以1萬元以上10萬元以下罰款，對直接責(zé)任人員處以500元以上5000元以下罰款；造成損失的，責(zé)令賠償損失。

企業(yè)事業(yè)單位或者個人有第一款第（四）項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以根據(jù)有關(guān)檔案的價值和數(shù)量，對單位處以1萬元以上10萬元以下罰款，對直接責(zé)任人員處以500元以上5000元以下罰款；有違法所得的，沒收其違法所得；并可以按照《檔案法》第十六條的規(guī)定征購所出賣或者贈送的檔案。

篇（3）

2、檔案收集不全。各站所、村、社區(qū)形成的文檔材料、專業(yè)檔案和照片收集、整理收集不完整，歸檔率低。部分文書檔案遺失、年份銜接斷檔，重要檔案丟失。

3、檔案意識淡薄。各站所、村、社區(qū)沒有形成良好的存檔意識，檔案未及時交到鎮(zhèn)檔案室管理，致使檔案散落丟失。養(yǎng)老保險、土地確權(quán)等部分基礎(chǔ)檔案自行保管，安全性不高，利用率低。

結(jié)合__年縣檔案局執(zhí)法檢查和年終考核，集中整理各站所、村和社區(qū)10年（2004年-__年）檔案，形成環(huán)境良好、存檔有序、便于查閱、管理規(guī)范的新局面。

（一）準(zhǔn)備階段

制定整改方案，設(shè)置專門檔案室，采購密集柜與相關(guān)硬件設(shè)施，明確相關(guān)負(fù)責(zé)人。召開部署動員培訓(xùn)會議。邀請縣檔案局專業(yè)工作人員進行培訓(xùn)、培訓(xùn)內(nèi)容為檔案年限的分類、接收檔案類型和存檔流程等。參加培訓(xùn)人員：檔案室工作人員、各站所、村和社區(qū)工作人員各1名。（__年1月26日）

（二）實施階段

1、各站所檔案，各站所抽調(diào)一名工作人員負(fù)責(zé)整理、按年限裝訂后移交鎮(zhèn)檔案室。鎮(zhèn)征地、土地管理、養(yǎng)老、醫(yī)療保險、土地確權(quán)、民生等檔案為重點檔案，全部移交到鎮(zhèn)新檔案室管理。（__年1月22日—-__年2月18日）

2、每個村和社區(qū)整理2004年—__年每年的各項計劃、安排、總結(jié)、各類報表、會議記錄、發(fā)展黨員及亮點工作，由各村、社區(qū)裝訂成冊后及時移交鎮(zhèn)檔案室管理。（__年2月26日—__年3月10日）

（三）驗收階段邀請縣檔案局專業(yè)工作人員進行驗收，驗收標(biāo)準(zhǔn)與其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)標(biāo)準(zhǔn)一致。對于驗收不合格的由相關(guān)工作人員在專業(yè)人員的指導(dǎo)下，繼續(xù)整理，直到驗收合格為止。（__年3月20日—4月1日）

篇（4）

[關(guān)鍵詞]GLP；檔案；標(biāo)本；電子檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113

[中圖分類號]G271 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

在GLP試驗室中對檔案室的建立及管理是有準(zhǔn)則要求的，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機被應(yīng)用到了各個領(lǐng)域，包括在試驗中形成的大量電子文件，也是檔案的重要組成部分；另外，標(biāo)本檔案的管理也不同于紙質(zhì)檔案的管理。因此，本文將著重講述在GLP實驗室中關(guān)于電子檔案及干濕標(biāo)本檔案的管理。

1 檔案管理中在GLP準(zhǔn)則下，檔案管理應(yīng)具備的基本要求

1.1 操作規(guī)程

結(jié)合本機構(gòu)的實際工作特點制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，并參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)，再加上符合各類GLP準(zhǔn)則的要求，本實驗室制定了從資料接收至歸還的程序、人員檔案管理的程序、人員出入檔案室的程序、事故損失恢復(fù)的程序、檔案銷毀的程序以及事故損失恢復(fù)程序等。

1.2 檔案管理中對人員方面的基本要求

試驗機構(gòu)負(fù)責(zé)人需要準(zhǔn)備一名檔案管理員和候補檔案管理員，以在前者無法履行崗位職責(zé)時，需要候補管理員代其履行相應(yīng)職責(zé)。檔案管理人員在上崗前需要嚴(yán)格遵守系統(tǒng)的GLP準(zhǔn)則進行培訓(xùn)，考核通過后方可正式上崗。

2 電子檔案的管理

2.1 電子數(shù)據(jù)的來源

在GLP試驗室中，電子數(shù)據(jù)主要來源于軟件在使用過程中采集到的動物體重、給藥信息、癥狀觀察、死亡動物傳遞、電子稱的校準(zhǔn)、臟器重量、解剖所見以及組織學(xué)所見等數(shù)據(jù)，另外，如生化儀、血液分析儀、尿液分析儀，色譜、質(zhì)譜等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。

2.2 電子數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)

電子數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)包括移動硬盤、U盤、刻錄光盤、電腦其他盤。

2.3 電子檔案的檢驗與接收

送檔人填寫歸檔清單，在移交電子檔案之前，檔案員應(yīng)對歸檔的每套介質(zhì)及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，完全合格方可進行接收。檢驗的項目如下：①介質(zhì)有沒有劃痕，并清潔；②有無病毒；③核實歸檔電子文件的完整性、真實性、有效性，并形成原始記錄；④核實歸檔清單是否齊全；⑤對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)軟件、版本、操作手冊等是否完整。檢驗完成后，送檔人及檔案員依據(jù)SOP的要求，在歸檔清單上共同簽字確認(rèn)接收。

2.4 電子數(shù)據(jù)的保管要求

（1）歸檔介質(zhì)應(yīng)作防寫處理。避免觸摸、劃、擦記錄涂層。

（2）單片介質(zhì)應(yīng)裝進盒子，豎立存放，避免擠壓導(dǎo)致介質(zhì)損壞。

（3）存放時應(yīng)遠離強熱源、強磁場、并與有害氣體隔離。本中心檔案室采用防磁柜進行存儲。

（4）環(huán)境溫度應(yīng)控制在17℃～20℃。相對濕度應(yīng)控制在35%～45%。

2.5 有效性保證

（1）檔案員每年均應(yīng)對電子檔案進行一次檢查并登記。由于計算機技術(shù)的發(fā)展非常迅速，應(yīng)用目前的設(shè)備，相關(guān)人員是可以讀取存儲器中的數(shù)據(jù)，但隨著信息化進程的不斷深入，信息設(shè)備的不斷更新，用新的設(shè)備有可能無法再次讀取數(shù)據(jù)，因此電子記錄的保存應(yīng)確保在存檔期限內(nèi)是可以有效讀取的。當(dāng)設(shè)備環(huán)境更新時，應(yīng)先確認(rèn)檔案室內(nèi)的介質(zhì)與新設(shè)備的兼容性；如果不兼容，應(yīng)進行歸檔電子檔案的介質(zhì)轉(zhuǎn)換工作，原介質(zhì)仍需保留，且保留時間不少于3年。保留期滿后可擦寫介質(zhì)，清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的介質(zhì)應(yīng)按保密的要求進行處置。

（2）對磁性介質(zhì)每滿2年的、光盤每滿4年的，應(yīng)進行一次抽樣讀取檢驗，抽樣應(yīng)不低于電子檔案總體的20%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時按照SOP采取恢復(fù)措施，并形成原始記錄。

（3）對磁性介質(zhì)上的電子檔案，應(yīng)每4年進行一次轉(zhuǎn)存。原介質(zhì)同時保留時間應(yīng)不少于4年。其轉(zhuǎn)移過程應(yīng)形成原始記錄，并驗證記錄轉(zhuǎn)移的完整性及其準(zhǔn)確性。如果無法將記錄轉(zhuǎn)移至另一電子存儲介質(zhì)中，可將其打印成為紙質(zhì)記錄。電子檔案的紙質(zhì)拷貝是檔案保存的方法之一。

2.6 電子檔案的使用

電子檔案封存后不應(yīng)外借，未經(jīng)機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不允許擅自復(fù)制電子檔案。需使用時，應(yīng)使用拷貝件并遵守中心的保密規(guī)定。使用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍內(nèi)。

作為檔案員應(yīng)不斷提升自我的學(xué)習(xí)能力，時代在不斷進步，也將會產(chǎn)生更多的電子檔案，如果沒有相應(yīng)的保護措施，電子記錄的未來可獲得性將存在風(fēng)險。保護措施的實施應(yīng)能確保電子記錄在存檔期限內(nèi)的完整性以及可獲得性。

3 干濕標(biāo)本的管理

3.1 干濕標(biāo)本的來源

干癖甌鏡睦叢次蠟塊、切片、顯微鏡涂片、濕組織。

3.2 干濕標(biāo)本的接收

檔案員根據(jù)歸檔清單逐項核對內(nèi)容并確認(rèn)，無誤后簽字存入檔案室，并填寫相應(yīng)的記錄。

3.3 干濕標(biāo)本的儲存

儲存條件應(yīng)確保質(zhì)量、完整性不受損害，因此，應(yīng)對干標(biāo)本和濕標(biāo)本進行專門存儲，本中心是分別放置在兩個房間中。應(yīng)定期檢查歸入檔案室的濕標(biāo)本，防止有漏液現(xiàn)象的發(fā)生，如有漏液現(xiàn)象的發(fā)生應(yīng)依據(jù)機構(gòu)內(nèi)的相應(yīng)SOP進行操作，并形成記錄。依據(jù)OECD GLP準(zhǔn)則，標(biāo)本應(yīng)保存到無法進行質(zhì)量評價。

3.4 干濕標(biāo)本的借閱

干濕標(biāo)本的借閱不同于紙質(zhì)檔案的借閱，借用人應(yīng)填寫借用記錄，說明借用原因，經(jīng)機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案員方可提供相應(yīng)標(biāo)本，在檔案員的監(jiān)督下進行查閱，因為干濕標(biāo)本較為特殊，因此不許帶出檔案室。如果需要接受檢查或由于某種原因短時間內(nèi)必須要借出檔案室，經(jīng)過機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案員方可提供，同時應(yīng)由檔案管理員或檔案員陪同，用完后立即歸還。如果借出的檔案為易碎的顯微鏡涂片，應(yīng)萬分小心，嚴(yán)防損壞；歸還時，檔案員或檔案管理員和借用人雙方應(yīng)進行仔細核對，確認(rèn)無誤后雙方簽字并放回原處。

3.5 防蟲害管理

檔案室應(yīng)放置樟腦球用于檔案的防蟲、防霉，并定期更換樟腦球；每月都應(yīng)對檔案進行抽樣檢查，檢查是否有發(fā)霉、蟲蛀等現(xiàn)象。

3.6 干濕標(biāo)本的處理

如果干濕標(biāo)本未達到保管期限，委托方要求移交給委托方自己保管時，經(jīng)機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，委托方必須簽字確認(rèn)。如果干濕標(biāo)本超過保管期限后，經(jīng)機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，應(yīng)返還給委托方，經(jīng)過溝通，如果委托方不想保留時，由機構(gòu)統(tǒng)一處理。銷毀時應(yīng)委托專業(yè)公司進行處理，防止造成環(huán)境污染。

4 結(jié) 語

檔案對GLP實驗室是不可或缺的重要資產(chǎn)和溯源的關(guān)鍵。作為檔案員應(yīng)嚴(yán)按照GLP準(zhǔn)則進行電子檔案及標(biāo)本檔案的管理。

主要參考文獻

篇（5）

1.電大檔案管理工作能夠推動“科教興國”的進程

隨著“科教興國”戰(zhàn)略的提出，電大在近些年來不斷的發(fā)展起來。電大的檔案是記錄其發(fā)展過程和發(fā)展成功的重要載體，有著重要的作用，利于今后相關(guān)檔案信息與資料的查找。從全國范圍來看，電大在各個省市都有設(shè)置，教育資源分布較為廣泛，其具有配備有教學(xué)經(jīng)驗較為豐富的教師隊伍及現(xiàn)代化的電教設(shè)備，成為推進“科教興國”進程的基礎(chǔ)條件。值得一提的是，電大檔案管理工作，涉及到多方面的內(nèi)容，包含電大的具體課程設(shè)置、師資隊伍水平、多媒體影像資料等，其為電大的進一步發(fā)展提供了重要的借鑒資源，這也是實現(xiàn)“科教興國”戰(zhàn)略的有力支撐，有著重要的價值意義。

2.電大檔案管理工作是評估檢查的重要基礎(chǔ)

在檔案中記載的關(guān)于電大發(fā)展過程中的資料，對于今后電大改革的決策與管理工作提供了重要的依據(jù)，其檔案資料是最為真實的歷史記錄。舉例來說，在教學(xué)檔案方面，記錄的是具體的教學(xué)實踐和教學(xué)內(nèi)容，并以文字、影像等資料進行保存，其是今后教學(xué)改革辦法制定的重要依據(jù)，能夠為相關(guān)的教師提供較為豐富的教學(xué)經(jīng)驗。可見，電大各項檔案工作做的如何，將直接影響學(xué)校各方面的發(fā)展。特別是在教學(xué)評估方面，電大檔案是其衡量標(biāo)準(zhǔn)的重要指標(biāo)，有著基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的作用。

二、提高電大檔案管理工作質(zhì)量的有效對策

1.建立健全系統(tǒng)化的管理機制

眾所周知，電大與一般學(xué)校有著同樣的教育功能，同時其在為社會發(fā)展培養(yǎng)與提供復(fù)合型、實用性人才方面，有著不可替代的作用。總體來說，電大的建校時間不長，在檔案建設(shè)方面的重視力度不夠，在一定程度上影響了整體的檔案建設(shè)工作。為了使得電大的檔案管理工作做實做好，首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)新時期的實際需要，建立健全相關(guān)的檔案管理機制，使得各項工作有章可循，進而做到進一步規(guī)范。具體來說，在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”下，應(yīng)當(dāng)在招生計劃、專業(yè)設(shè)置、課程安排等方面分別制定具有針對性的檔案管理機制，以及制定統(tǒng)一的文書處理制度、歸檔范圍、歸檔類目以及檔案利用、服務(wù)等一系列可操作性的規(guī)范化管理制度。通過相關(guān)機制和制度的制定，使得檔案管理工作更加規(guī)范，相關(guān)的檔案信息系統(tǒng)更加完善，并且能夠真正的發(fā)揮電大檔案的作用。與此同時，在做好本單位檔案管理的同時，還需要加強上下級的聯(lián)系，將相關(guān)的檔案資料進行歸檔，并報上一級備案。這樣，相關(guān)的檔案資料與信息匯總到上一級管理單位，其可以得到上級部門的指導(dǎo)；同時，上一級部門也可以根據(jù)所獲得的檔案信息與資料，進行更為科學(xué)、合理的統(tǒng)籌，最終最大限度的實現(xiàn)檔案資料的價值。

2.增強電大檔案管理水平

一般來說，檔案管理工作是各項工作的重要基礎(chǔ)，為其今后的發(fā)展提供基礎(chǔ)性的參考數(shù)據(jù)。鑒于此，在電大的檔案管理工作方面，應(yīng)當(dāng)重視其管理水平的提升。首先，針對當(dāng)前管理方法各異、歸檔不規(guī)范、保管期限不夠明確等問題，應(yīng)當(dāng)制定出科學(xué)、合理的工作辦法，努力做到檔案管理有序進行，相關(guān)操作進一步規(guī)范。其次，在電大學(xué)校層面，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，建立多功能綜合檔案室。針對當(dāng)前在學(xué)校范圍內(nèi)存在著檔案多頭管理的現(xiàn)象，建立統(tǒng)一的綜合檔案部門。同時，確保綜合檔案室建立的資金落實以及增加相關(guān)的硬件設(shè)備，將多種載體的檔案資料進行統(tǒng)一的管理。再次，針對檔案管理工作的特殊性，還要配置專門化的基礎(chǔ)設(shè)施，如防光、防潮、防霉的設(shè)備，并逐步增添去濕等現(xiàn)代化檔案基礎(chǔ)設(shè)施。可見，通過在各方面加強電大檔案管理水平的提高，加速了現(xiàn)代化檔案管理的進度，能夠促進電大檔案管理水平的快速提升，進而推動電大學(xué)校各個方面的發(fā)展。

3.擴大電大檔案管理與服務(wù)領(lǐng)域

電大，是隨著社會和經(jīng)濟發(fā)展而來的一種新型學(xué)校。其是通過廣播、電視和文字、音像教材等媒體進行遠程教學(xué)的創(chuàng)新式的高等學(xué)校。在其檔案管理與服務(wù)工作方面，也應(yīng)當(dāng)打破原有的、傳統(tǒng)模式的束縛，不斷擴大服務(wù)領(lǐng)域，進一步優(yōu)化服務(wù)方式與方法，積極探索電大檔案管理與服務(wù)工作的新路徑。值得一提的是，電大的檔案管理與服務(wù)工作方面，還應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)德育教育功能，在建檔方面加大力氣。舉例來說，可以建立校史室，通過記錄電大學(xué)校初建時的困難以及發(fā)展到今日的優(yōu)秀成績，表明電大工作者的艱苦奮斗精神等。可見，電大檔案管理與服務(wù)領(lǐng)域的拓展，對于學(xué)校各方面事業(yè)的發(fā)展，都有著重要的作用。

4.加強電大檔案管理隊伍建設(shè)

篇（6）

同志曾指出“檔案工作是各項工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)，這個基礎(chǔ)不牢固，將來我們是要負(fù)歷史責(zé)任的”、“我對檔案工作重要認(rèn)識的加深，是從市政建設(shè)中的管道問題開始的”。馬鞍山市的各屆領(lǐng)導(dǎo)也對城建檔案工作，尤其是城市管網(wǎng)檔案管理工作十分重視，早在1983年市領(lǐng)導(dǎo)就兩次參加了市建委、檔案局聯(lián)合召開的城建檔案工作會議，并在會上明確強調(diào)“城市要實行科學(xué)管理，管網(wǎng)搞不清怎么行，三年不行，五年行不行？我們在兩年內(nèi)能否理個頭緒出來。”為此市政府專門頒發(fā)文件，下達了主要管網(wǎng)單位補測補繪任務(wù)，對做好補測補繪資料整理、歸檔等工作提出了具體要求，責(zé)任到單位領(lǐng)導(dǎo)，并規(guī)定了完成任務(wù)的期限。從此，馬鞍山市的管網(wǎng)管理工作開始逐步走上正軌。接到市政府下達的任務(wù)，市煤氣公司、自來水公司、郵電局和馬鋼自控所、動力廠等有關(guān)單位立即進行布置，制定計劃，并付諸實施。為進一步推動這項工作的開展，市政府又于1984年10月19日在市煤氣公司召開了全市管網(wǎng)補測補繪現(xiàn)場匯報會，檢查文件貫徹落實情況和主要管網(wǎng)單位半年來工作開展情況。會上市領(lǐng)導(dǎo)肯定了煤氣公司管網(wǎng)補測補繪的經(jīng)驗，并對各單位的工作再次提出了具體要求和希望。1985年11月省建設(shè)廳、省檔案局還專門在我市召開了全省城市管網(wǎng)檔案管理工作會議，對我市開展管網(wǎng)補測補繪，給予高度評價。從而，有力地推動了我市管網(wǎng)檔案管理工作的開展。

二、確立城市規(guī)劃的權(quán)威性，

做到審批一支筆，管理一盤棋

城市規(guī)劃既要加強和改善對全市有影響的給排水、供熱、煤氣、通訊、人防和供電等主要管網(wǎng)的宏觀管理，也要注意各住宅小區(qū)和單位內(nèi)部的支線、支管的微觀管理。凡在我市行政區(qū)域內(nèi)興建的各項管線工程（包括坑道工程），無論中央和省屬單位等都應(yīng)按市規(guī)劃局做出的統(tǒng)一規(guī)劃，合理布局地上地下管線工程，城市建設(shè)部門和負(fù)責(zé)該項工程的建設(shè)單位嚴(yán)格按照先地下、后地上的原則，統(tǒng)一協(xié)調(diào)、組織施工。不斷提高管網(wǎng)檔案的準(zhǔn)確性，各管網(wǎng)單位對于地面構(gòu)筑物的變化，地下管網(wǎng)調(diào)整以及實際應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)的錯漏，要隨時糾正，力求管網(wǎng)檔案與實際相符。要盡快將管網(wǎng)竣工圖標(biāo)到1/1000市航測新地形圖紙上，統(tǒng)一將相對位置，修正為坐標(biāo)位置，絕對高程，加快全市綜合管網(wǎng)圖的繪制。

三、管網(wǎng)檔案管理要逐步做到

制度化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、法制化

管網(wǎng)管理爭取做到一路一卡，既要有比較詳細的1/1000的管網(wǎng)拼圖，又要有1/10000管網(wǎng)概況圖。在各種數(shù)據(jù)調(diào)查準(zhǔn)確后，推廣應(yīng)用縮微、錄像、電子計算機等現(xiàn)代化新技術(shù)，把管網(wǎng)管理工作提高到一個新的水平。還要根據(jù)我市的實際情況，制定《馬鞍山市城市管線工程管理辦法》、《實行建設(shè)工程規(guī)劃審批前查詢城建檔案制度》，對不按章辦事，亂破馬路，亂接管網(wǎng)，應(yīng)加倍處罰，由此而造成的損失，由責(zé)任單位承擔(dān)，情節(jié)嚴(yán)重者，追究個人責(zé)任。確保我市建設(shè)工程不受損壞，保證城市建設(shè)和城市生產(chǎn)、人民生活的正常進行，保護建設(shè)工程所有者、使用者的合法權(quán)益，使管網(wǎng)管理工作逐步做到法制化。認(rèn)真貫徹落實《安徽省城市建設(shè)檔案管理辦法》和《馬鞍山市城市建設(shè)檔案管理試行辦法》，充分運用經(jīng)濟的、行政的、法律的手段來確保管網(wǎng)竣工檔案及時交城建檔案館歸檔。對凡列入基建計劃項目管網(wǎng)工程，沒有完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的管網(wǎng)竣工檔案，不能評為全優(yōu)工程，不得驗收。

四、堅持集中統(tǒng)一管理的原則，

積極做好管網(wǎng)檔案的歸檔利用

1. 分級管理，多套制保存，做好城市管網(wǎng)檔案的歸檔工作。考慮城市的開發(fā)開放，經(jīng)濟建設(shè)與發(fā)展，以及戰(zhàn)爭、自然災(zāi)害等因素，一個城市必須要有一套較完整、準(zhǔn)確的管網(wǎng)檔案。全市主要管網(wǎng)單位經(jīng)過補測補繪建立健全的管網(wǎng)測繪資料，進行復(fù)核、整理后，首先，將管網(wǎng)檔案交本單位檔案室立卷歸檔，保證管網(wǎng)檔案齊全，完整、準(zhǔn)確。其次，按要求及時向市城建檔案館移交一套，實行多套制保存，并形成制度。市煤氣公司、自來水公司、郵電局等單位檔案室還要按規(guī)定將每年新鋪設(shè)的煤氣、給水、電訊等管線改建和擴建的管網(wǎng)竣工圖移交一套給市城建檔案館保存。現(xiàn)在有的單位保存了部分管網(wǎng)檔案，視其為本單位資本，而不把它看成是國家的財富，不愿意集中歸檔，這是不對的。

2. 積極做好管網(wǎng)檔案的開發(fā)利用。馬鞍山市城建檔案館是接收和保管城市管網(wǎng)檔案的重要基地，對管網(wǎng)檔案管理應(yīng)從封閉型向開放型、從保管型向智能型轉(zhuǎn)化，主動提供利用。該館自1992年以來主動將《城市地下管網(wǎng)檔案目錄》送一份給市規(guī)劃局，為規(guī)劃部門提供第一手城市地下管網(wǎng)檔案材料，積極為城市規(guī)劃管理服務(wù)。

篇（7）

abstract in the unit and the authorities now, relevant archives management model has gradually can not meet the demand of times development, urgent need through the reform to strengthen and improve the work. this paper will discuss in this part, a detailed analysis of the entity model system in archives management of the problems and shortcomings, and put forward the construction and concrete suggestions for the reform of related work, and strive to promote the development of archives management and related business.

keyword records management; management mode; reform; analysis

中圖分類號：g27文獻標(biāo)識碼：a 文章編碼

引言

機關(guān)檔案管理室，是開展相關(guān)的單位部門檔案管理的基本模式。在現(xiàn)今的檔案管理模式當(dāng)中，針對于單位而言，主要的形式有三種，即檔案室形式、檔案庫房形式以及專業(yè)的檔案室形式，這三種工作的形式自從上個世紀(jì)五十年代開始，就一直沿用至今，其中，檔案管理室的形式應(yīng)用最為廣泛和普遍。但是，隨著時代的發(fā)展和進步，現(xiàn)有的檔案管理形式和基本的模式，已經(jīng)逐漸的不能夠滿足時展的需求，由于其自身存在有一定的局限性，也面臨著來自政府、社會、機關(guān)單位以及檔案管理部門等當(dāng)面的壓力，相關(guān)的改革可以說是勢在必行。文章將針對現(xiàn)有體制當(dāng)中存在的主要問題以及改革的基本策略進行研究，力求為相關(guān)工作的開展提供一定的參考。

檔案管理模式的三種形式以及存在的困境

從我國的檔案管理工作展開至今，主要的管理模式，可以大致上分為三種類型，第一種是在相關(guān)的單位內(nèi)部設(shè)定檔案管理室，有著專門的檔案管理人員，并且有專用的辦公室以及檔案庫等，負(fù)責(zé)進行相關(guān)的行政管理以及檔案的保管等工作；第二種，則是在相關(guān)單位的內(nèi)部，設(shè)立檔案庫房，沒有與之相對應(yīng)的行政管理辦公室，但是設(shè)立有專職的或者是兼職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的行政管理工作；第三種，則是由專業(yè)檔案管理職能的專業(yè)的管理機關(guān)組織形式，設(shè)立有檔案的保管機構(gòu)，負(fù)責(zé)進行單位內(nèi)部以及行業(yè)系統(tǒng)當(dāng)中的檔案管理工作。上述的管理模式自從上個世紀(jì)五十年代開始，就一直沿用至今，現(xiàn)今，隨著時代的發(fā)展和進步，上述的管理模式也在操作和實踐當(dāng)中遇到了許多問題和困境，首先，對于相關(guān)的檔案，有本能的限制，甚至是排斥外部提供利用，僅僅強調(diào)了檔案的保密，而忽略了檔案的開放；其次，檔案的管理水平以及內(nèi)部的動力依然不足，進而造成相關(guān)的檔案管理工作積極性不強，影響著整個檔案管理事業(yè)水平的提升和進步，并且相關(guān)的投入力度也不夠大，經(jīng)費缺乏，也是造成檔案管理水平動力不足的主要原因之一；第三，作為相關(guān)的幕后服務(wù)工作，還是需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，因為只有相關(guān)的單位和領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作引起了高度的重視，相關(guān)的工作才能夠有序的展開，才能夠全面的提升工作的效率和質(zhì)量，但是，在這一個方面現(xiàn)今還是存在有一定的困境。

檔案管理模式分析探索

根據(jù)上文的詳細闡述和分析，可以對現(xiàn)今檔案管理工作當(dāng)中存在的困難和不足之處有著詳細的了解和掌握，接下來，將有針對性的對改革內(nèi)容提出意見和建議，力求全面的促進改革的推進。

（1）聯(lián)合檔案室。聯(lián)合檔案室是在相關(guān)的單位和部門的整體合作情況之下，以一種全新的面貌產(chǎn)生的檔案管理形式，為各級單位和機關(guān)等，提供檔案管理的服務(wù)。和傳統(tǒng)的方式進行比較，其有著多方面的優(yōu)勢，一個方面，聯(lián)合檔案室更加有利于展開相關(guān)的工作，為檔案的管理提供良好的保障性和安全性，并且還便于檔案部門針對相關(guān)單位的工作進行指導(dǎo)，另外一個方面，聯(lián)合檔案室的展開，有利于檔案信息資源的整合以及開發(fā)利用，可以將檔案管理工作的效果發(fā)揮至最大。

（2）單位文檔管理模式。

采用此種方式對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行改革，可以更加集中式的針對單位文件檔案進行管理，進而達到了精簡和高效的目的，同時，還有利于緩解檔案館接收檔案的壓力，提升了接收檔案的質(zhì)量，并且更加有利于針對相關(guān)的內(nèi)容進行全面的分析和判斷，使鑒定的工作更進一步，改變了以往較為粗糙的局面。另外一個方面，在相關(guān)文檔管理中心成立之后，可以更加注重針對社會檔案的利用需求，面向社會和企業(yè)單位等，展開相關(guān)的檔案、檔案加工和代管等技術(shù)服務(wù)，面向個人展開相關(guān)的咨詢服務(wù)，提升工作的質(zhì)量，并且為相關(guān)事業(yè)的發(fā)展起到了推動的作用。

（3）針對體制的不足需要進行創(chuàng)新。合理的體制是改革的關(guān)鍵和根本。在現(xiàn)今科學(xué)立法的時代當(dāng)中，檔案管理工作需要建立在合適的體制之上，需要保證期科學(xué)性和民主性，針對存在的問題進行及時的改進和調(diào)整，打破舊有的管理模式，并且力求將相關(guān)的檔案管理中心和政府信息的公開融合在一起，全方位的提升檔案管理工作的質(zhì)量。

結(jié)束語

綜上所述，根據(jù)對檔案管理模式的改革進行詳細分析和研究，闡述了現(xiàn)今體制當(dāng)中存在的問題和不足，并且為相關(guān)的改革工作開展提供了一些建議，以求為檔案管理事業(yè)的發(fā)展進步做出推動貢獻。

參考文獻

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中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼： A 文章編號：

人事檔案是一種專門檔案，是專門活動形成的檔案，它是一個由若干具體檔案種類構(gòu)成集合的概念，具有很強的自我獨立性和規(guī)律性，它雖與官方正式文件轉(zhuǎn)化而成的文書檔案有所不同，但它仍具有明顯的行政管理性，因此它在檔案利用方面具有較強的行政作用、業(yè)務(wù)作用、法律作用及教育作用等等。人事檔案是歷史全面地記載職工的個人信息，在人事管理中是正確評價選拔人才，合理流動配置人才的重要依據(jù)。檔案管理工作能否適應(yīng)社會發(fā)展需要、如何優(yōu)化人事檔案的管理、如何提高檔案的利用價值等方面都要求檔案管理人員在思想意識、專業(yè)知識、業(yè)務(wù)水平上具備較高的認(rèn)識和能力。本文就檔案管理人員如何進行檔案管理工作的問題簡要闡述。

一、人事檔案的收集與鑒定

人事檔案是記述和反映個人的自然情況、重要經(jīng)歷、政治情況、專業(yè)技能、工作業(yè)績、思想、生活及工作作風(fēng)等方面的綜合記錄。各單位應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)配備專職的檔案管理人員，對檔案管理的專業(yè)知識進行定期培訓(xùn)強化，建立健全檔案材料的收集鑒定制度，給檔案管理工作給予高度重視。

1、人事檔案的收集。人事檔案資料應(yīng)具有全面、原始、真實的特性。隨著我國市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，我國人事制度進一步改革，與此相關(guān)的人事檔案工作，也發(fā)生著重大的變化。 “遺棄檔案”、“人檔分離”等已成為社會普遍存在的現(xiàn)象，檔案在一些人眼中作用弱化了，但這并不代表著檔案能夠隨意丟棄置之不管。人事檔案的收集渠道廣泛復(fù)雜，收集時間區(qū)域較長，檔案管理人員在收集、移交等環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，對個人經(jīng)歷、工作業(yè)績、獎懲情況、政治表現(xiàn)等資料盡最大可能的收集齊全。對能突出反映個人突出的專業(yè)技能、社會貢獻、道德品質(zhì)的材料著重收集，主動查找信息收集，為人才的選拔任用提供事實依據(jù)。

2、人事檔案的鑒定。人事檔案中材料內(nèi)容為記錄個人信息，各類檔案材料的來源部門多、歷時長，在人歸檔前必然要經(jīng)歷材料的形成、傳送等多種渠道，所以在歸檔時對形成檔案材料的鑒定應(yīng)作為現(xiàn)今檔案管理工作一個非常重要的環(huán)節(jié)。人事檔案的鑒定是一項政策性很強的工作，它決定檔案材料的取舍，維護歸檔材料的真實性、統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性。檔案材料要隨時收集隨時鑒定。包括鑒別材料內(nèi)容真實與否，手續(xù)是否齊全，填寫格式是否正確等。堅決剔除那些假材料、沒有實際根據(jù)的材料，對內(nèi)容不統(tǒng)一的材料以最愛說服力的材料為依據(jù)統(tǒng)一，保留有利于社會需要的材料，凈化和優(yōu)化檔案材料的內(nèi)容。對于死亡人員檔案、無頭檔案的鑒定工作也不容忽視，一定要保有其存在的真實和完整性，以備查閱利用。

二、人事檔案的分類歸檔與保管

人事檔案正確的分類歸檔與科學(xué)的保管方式能為檔案的有開發(fā)利用提供全面便捷的服務(wù)。長期實際工作的積累使人事檔案保管范圍明朗化，讓檔案材料的歸檔類別清晰，但由于社會高速發(fā)展以及人事制度改革的不斷深化，給檔案管理賦予了新的工作內(nèi)容，提出了更高的工作要求。

1、人事檔案的歸檔。。 檔案具有原始性，在分類過程中確保歸檔范圍明確、類別清晰有序、信息詳實統(tǒng)一、記錄連續(xù)不間斷都是人事檔案歸檔的必須遵循的原則。現(xiàn)有的人事檔案分類已經(jīng)不能滿足人才流動引起的人事檔案歸屬范圍的變化，因此而產(chǎn)生的信息材料另分類別，給檔案歸檔分類提出了一個新的課題。

2、人事檔案的保管。根據(jù)相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格準(zhǔn)確的把握檔案的保管期限，采用科學(xué)現(xiàn)代化的設(shè)施建設(shè)檔案室（館）。人事檔案的保管首先要對收集到的歸檔材料的編號編目工作。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類編序編號，歸檔文件編號是將歸檔文件在卷宗中的位置標(biāo)識，編號是編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過編號，使歸檔文件在卷宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和文件編號順序逐件編制歸檔文件目錄。編寫目錄要按分類順序編制，包手題目、行為單位、形成時間、文號、頁數(shù)、備注等項目，讓查找一目了然。整理完結(jié)的信息材料，裝訂、裝盒形成獨立完整的檔案存入檔案室內(nèi)保管。

三、人事檔案的開發(fā)和利用。

人事檔案記載著一個人成長的軌跡，記載著身份、黨團組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、政審情況以及人才能力、性格、工作作風(fēng)、思想政治表現(xiàn)等許多情況，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用仍不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權(quán)益都無從得以保障！從某種意義上說，它甚至可以決定一個人的命運。人事檔案的利用工作，影響人事檔案工作的全局。做好檔案的開發(fā)利用，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，也可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。

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1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫(yī)院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。

1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對醫(yī)院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動作為一個復(fù)雜的系統(tǒng)來進行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進。

1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規(guī)范性要求，除了要制訂各項醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實施外，還可通過法規(guī)手段來實現(xiàn)。

1.5經(jīng)濟性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟效益。由于我國大多數(shù)檔案機構(gòu)經(jīng)濟條件有限，經(jīng)濟因素往往在檔案管理系統(tǒng)運行中起決定作用。

1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計算機技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。

2醫(yī)院檔案管理工作的特點

醫(yī)院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個方面:

2.1醫(yī)院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當(dāng)一段時間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務(wù)對象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學(xué)文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務(wù)，而是要有意識地開發(fā)檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫(yī)院的各項工作服務(wù)。

2.3醫(yī)院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經(jīng)驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點。

3醫(yī)院檔案管理工作的新思路

3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對醫(yī)院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經(jīng)濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。

3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨立的機構(gòu),造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作,醫(yī)院各級部門要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規(guī)范化。

3.3實行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。

4結(jié)論

檔案從幾千年來的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機遇和挑戰(zhàn)。研究知識經(jīng)濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，針對醫(yī)院檔案管理的特點和要求，探索知識經(jīng)濟時代新形勢下的醫(yī)院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫(yī)院檔案管理水平，強化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價值。

【論文關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；新思路

【論文摘要】檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D象、聲音及其他各種形式的原始記錄。醫(yī)院檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容:一是對醫(yī)院檔案資源的管理，也稱檔案實體管理;二是對醫(yī)院檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。本文通過對醫(yī)院檔案管理工作的論述，提出了醫(yī)院檔案管理的新思路。

參考文獻

[1]宋東亮，顧宏革.知識經(jīng)濟時代檔案館的發(fā)展策略[J].檔案學(xué)通訊，2001.3

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人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在干部選拔、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等工作中，都需要使用人事檔案。

一、學(xué)院人事檔案管理中存在的問題

第一，人事檔案管理是學(xué)院人事處工作內(nèi)容之一，由于學(xué)院人事處工作繁重，人員緊張，長期以來，沒有設(shè)專職人事檔案管理人員，而是作為人事干事的一項崗位職責(zé)，業(yè)務(wù)內(nèi)容之一。2016年，學(xué)院新一輪聘任中，人事處設(shè)了人事檔案管理干事崗，但，檔案管理干事崗位職責(zé)中還有一條：做好教職工社會保險轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、醫(yī)療機構(gòu)變更、生育津貼申報等工作。看似簡單的一條，一年中，又有機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革，實際工作下來，社會保險工作占了三分之二的時間。

第二，學(xué)院是由三個學(xué)校合并發(fā)展起來的，三校區(qū)的人事檔案分別存放在各校區(qū)的檔案室，但，三校區(qū)都沒有獨立的人事檔案室，學(xué)院本部人事檔案與財務(wù)檔案存在一室；學(xué)院東區(qū)和學(xué)院南區(qū)人事檔案與自己校區(qū)的其它檔案存在一起。如此，人事檔案管理存在不安全因素。

第三，學(xué)院沒有人事檔案管理規(guī)程，修訂有《文檔管理工作規(guī)程》。《文檔管理工作規(guī)程》中涉及人事檔案的內(nèi)容不多，只是提到：學(xué)校教職工的人事檔案由人事干事根據(jù)人事管理工作的相關(guān)規(guī)定對每一位員工的必要資料進行收集、整理規(guī)范、存放到位；人事管理干事在收集、整理、存放員工個^檔案資料過程中，負(fù)責(zé)對資料的真實性、準(zhǔn)確性審核把關(guān)，并按照各項資料應(yīng)歸檔的時間節(jié)點按時完成工作。

第四，歸檔材料不完整，檔案管理不夠規(guī)范。隨著近年來學(xué)院的快速發(fā)展，對人才的關(guān)注、引進成為學(xué)院生存與發(fā)展的重心。于是，招聘一些高學(xué)歷、高職稱的人才，招聘進來的這些高層次人才大多數(shù)檔案材料漏缺，不僅缺少學(xué)歷學(xué)位材料，年度考核材料，還有專業(yè)職稱變動材料、工資變動材料等都有缺漏。傳統(tǒng)的人事檔案管理是以被動的方式進行收集，如果制度不完善或移送不到位，執(zhí)行不嚴(yán)格，就會造成人事檔案材料收集的不完整。

二、解決學(xué)院人事檔案管理中問題的對策

第一，設(shè)專職人事檔案管理干事。人事管理干事的崗位職責(zé)中不應(yīng)有做好教職工社會保險轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、醫(yī)療機構(gòu)變更、生育津貼申報等工作這一條。社會保險工作政策性強，人員情況復(fù)雜，計算機操作中又時常發(fā)生問題，業(yè)務(wù)辦理的時間點控制的也很嚴(yán)等等，需要有社保經(jīng)驗的，計算機操作水平高的人員勝任。人事檔案管理干事應(yīng)專注于，專心于檔案管理，社會保險工作中有查個人檔案的地方，人事檔案管理干事應(yīng)該積極配合，而不應(yīng)該學(xué)院的社會保險工作由人事檔案管理干事―人承擔(dān)，否則就喧賓奪主了。

第二，設(shè)三室分開的人事檔案管理辦公室。按規(guī)定，學(xué)院應(yīng)安排出人事檔案庫房、查閱室和人事檔案管理干事辦公室，三室分開。但，由于學(xué)院辦公用房緊張，一次到位，不現(xiàn)實，但，應(yīng)該盡力做到兩室分開，安排出人事檔案室、查閱室和人事檔案管理干事辦公室。學(xué)院本部、東區(qū)和南區(qū)的人事檔案集中存放在同一校區(qū)同一檔案室，沒有條件把庫房、整理和查閱分兩室，起碼應(yīng)做到隔開，并要做到防火、防潮、防蛀、防盜等。

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1人事檔案管理存在的問題

1.1單一模式

層次的多樣性的矛盾。目前，我國企業(yè)人事檔案管理大多采用干部人事檔案管理模式，這種管理模式比較適合本單位內(nèi)部人事檔案，來源比較單一，僅限于本機構(gòu)人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也有利于人事檔案的保護工作。但是隨著我國經(jīng)濟體制改革的不斷深入，市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國涌現(xiàn)出許多類型的企業(yè)，有公有制企業(yè)，三資企業(yè)和私營企業(yè)三種形式。企業(yè)的類型較多，在這些類型的企業(yè)中，企業(yè)管理者的身份層次也很多。有選舉產(chǎn)生的董事會、監(jiān)事會成員，有董事會、經(jīng)理聘任的內(nèi)層管理人員。在國有企業(yè)中，也有上級黨委組織部門直接任命的領(lǐng)導(dǎo)者等等。因此，職工層次的多樣性決定了企事業(yè)單位的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。

1.2部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足

檔案室本來應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致大部分檔案室設(shè)備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現(xiàn)沒有專用檔案室的現(xiàn)象，人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，從而對檔案利用產(chǎn)生了不利影響。

1.3人事檔案管理方式和手段相對落后,運行效率較低

管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理單獨存放。但現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職且大部分靠手工操作未使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)費時、費力效率低。

2人事檔案管理的建議

2.1完善人事檔案管理制度

提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作。如果沒有一定的制度來制約,就會無章可循、無所適從。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要,進一步完善各項檔案管理制度并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度,對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴(yán)格要求,更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則,使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整為干部考察任用提供真實、準(zhǔn)確、實用的個人信息。

2.2注重人事檔案材料收集

提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ),隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料,認(rèn)真整理,細致鑒別,做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理,手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦,確保材料齊全完整、手續(xù)完備,保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。

2.3采用現(xiàn)代化管理手段

加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫,合理利用各種資源,使其最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化,是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分,也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準(zhǔn)確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計算機,通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存,根據(jù)需要,通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡(luò),可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù),以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。

2.4提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì),加強責(zé)任感,把人事檔案工作看做是一項政治工作,在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性能堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責(zé)任心.才能不厭其煩地去收集材料才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)巍?/p>

3結(jié)語

為轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗Α叭耸聶n案”無用論觀念和思想，我們應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務(wù)。

主要參考文獻

［1］陳小薇．對企業(yè)人事檔案管理存在問題初探［J］．就業(yè)與保障，2006（2）．