檔案管理主要內容大全11篇

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1.1 人事檔案管理的模式比較封閉

由于現代社會的開放性，傳統的人事檔案管理方式已經無法與時俱進，與時代處于同一頻率。傳統的比較封閉的人事檔案管理模式存在很多不足之處，比如說其功能比較程序化、內容老舊、結構不合理、人才的流動不平衡，這些問題都讓人事檔案管理工作受到了不同程度的制約，對社會經濟的發展起到了嚴重的影響作用。

1.2 人事檔案管理的制度不完善

人事檔案管理的制度不完善，對于每一個員工的工作內容和職責分配的不明確，是人事檔案管理的一個重要問題，這就導致一定程度上出現了很多人管理一件事情，或者是沒有人處理的情況。由于這種不完善的制度，使得很多的部門都在私下里進行人事檔案的管理，這種問題出現在勞動部門、社會保障部門、事業企業部門、私營企業、國營企業。甚至就連民辦中介也在進行管理，這就是多頭管理。多頭管理造成了人事檔案管理的混亂性，使得人事檔案管理工作無法實現統一，減少了工作效率，提高了管理的而成本，對人事檔案管理的健康發展造成了影響。還有一個問題是，大家都不管的問題，我國的很多個部門機構都沒有一個完善的管理制度，大部分都是為了方便流轉才設立的人事檔案管理，在平常的工作中，一般只是進行簡單的收發手續，并沒有從本質上去進行管理。所以人事檔案管理的信息老舊，不能夠與時俱進，清楚的應付最新的人動，制約了人事檔案管理的發展。

1.3 人事檔案管理對于人權的忽視

人事檔案管理對于人權較為忽視，使得人權得不到有效的保障，主要表現在人事檔案管理工作中有對人權造成傷害的現象，比如：工作人員對于人事檔案管理不能夠及時的進行跟進，不能夠及時更新和記錄新的個人信息；人事檔案中一些人的個人信息存在虛假性。這些現象存在于人事檔案的管理工作中，忽視了人權的保障，一些人對于自己的檔案信息得不到正確的了解，容易打擊個人的工作積極性。

圖一和圖二人事檔案管理的兩種最常見的形式：

（圖一）

（圖二）

2 針對人事檔案管理改革若干問題的探索

2.1 對人事檔案管理模式進行改革

人事檔案管理模式在進行改革的時候，首先，要符合我國的人才政策，要確保對我國的人才流動的方向和合理性有幫助，并且能夠促進我國的誠信體系的建立和健全以及發展，為我國的人事檔案管理服務質量的提高做出貢獻。其次，要確定我國公民的地位和權益，要確保不傷害公民的利益。另外，改革人事檔案管理模式的時候，要適當的增加民主性和公益性，讓公民能夠以更為實惠的價格看到自己的檔案，體現了公民的知情權。

2.2 人事檔案管理制度需要健全

人事檔案管理制度在進行改革的時候，一定要注意明確分工，職責分明這一主要內容。其次，要制定嚴格的規章制度，讓各級員工按照制度來辦事，優秀的獎勵，懶惰的懲罰，這樣能夠有效的提高工作效率和工作質量。另外，還要強化我國的流動人員和死亡人員的檔案信息，對他們的信息做到及時的更新和記錄，這樣才能夠及時的為單位的人事檔案管理工作提供一定的參考意見。最后，借助信息技術，將人事檔案管理數字化，在網絡上建立咨詢平臺，讓公民能夠進行參與，這有利于服務質量的提高。

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在現階段的高校管理過程中，由于部分基層單位自身的檔案管理意識不強，因此使得在日常的檔案管理運行過程中暴露出來諸多問題與缺陷，給高校管理工作帶來一定的負面影響。因此這就要求我們在現階段的教學管理過程中一定要做好檔案自身的收集以及整理工作。同時也要充分有效地發揮教務檔案在現階段教學管理以及教學研究中的有效作用。本文就結合高校教務檔案，對檔案管理存在的問題與現狀進行詳細的分析與研究。

一、檔案管理過程中存在的問題

1.教務檔案管理意識相對比較薄弱

在現階段的檔案管理過程中，由于相應的管理人員認為對于自身的檔案工作認識不到位，以至于部分檔案管理人員認為當前高校教務部門的最主要工作就是做好教務管理工作，檔案管理應由其他一些專門的機構去做，還有些人認為雖然歸檔作業過程中所需要的一些材料比較重要，但由于其在工作過程中經常會使用到，再加上歸檔會給其他的日常工作帶來一些不方便，因此可能會對歸檔工作產生一些消極對待。另外還有一些人認為當前的教務檔案是可有可無的，因此根本沒有歸檔的必要，因而使得相關的檔案管理人員在進行檔案管理過程匯總時缺乏一定的責任心，不僅使得檔案管理工作效率比較低下，同時也拖慢了整個檔案工作的開展速度。

2.檔案管理知識相對比較匱乏

當前部分高校從事檔案管理的一些工作人員由于自身缺乏一些專業的培訓和教育，使得他們對檔案管理的一些專業知識掌握得很少，甚至在這些檔案管理人員中，有很多人員只是兼職，因此根本沒有多余的時間去學習以及掌握相應的檔案管理知識。他們自認為掌握的知識，其實只是那些基礎的存檔，根本沒有一定的理論作為支持。

3.檔案管理相對比較混亂

在現階段的教務檔案管理過程中，依據其相應的載體以及檔案內容，可以將檔案管理工作具體劃分為四類：學籍檔案管理、教學管理檔案、聲像檔案以及相應的教師業務檔案。而其相應的主要內容一般都包括教學計劃、教學大綱、執行細則、教學進度表、教學日歷、相應的聽課記錄、工作量統計、教材的使用情況、相應的試題庫、測試、考試安排、試卷分析以及相應的實驗實習材料，等等。而學籍的檔案管理則主要包含入學登記表、每次測試學生的成績單、學生的學籍變動、學生獎懲材料等。相反，當前的教師業務檔案其主要內容包含教師自身簡介、實際的教學情況、具體的科研成果以及進修成果，等等。而聲像檔案的主要內容則包括磁盤、光盤、碟片等諸多形式。在當前這個階段，檔案管理主要從檔案的實際整理、收集、保管等方面呈現出來。但由于受種種原因的影響，導致檔案管理又存在著以下一些問題：

（1）收集材料不夠及時。應該說，教學檔案是在整個高校教學活動中以及相應的教學管理過程中逐漸演變而來的，而其教學活動中以及檔案管理過程中所使用到的各種文件以及材料都是從傳統的資料收集中不斷轉變而來的。由于它自身不同于一般性的文獻材料，所以這就要求我們在第一時間就要做好相應的資料整理工作；同時對收集而來的資料予以安全的保存以及保管。

（2）資料不系統、不完整。現階段的教學檔案因其自身的信息數據相對比較復雜，是當前高校管理過程中的真實軌跡，因此對于其他類型的一些信息來源說，具有相當高的可靠性以及權威性。但是在一些基層部門的工作規劃以及制定的制度當中鮮有涉及檔案管理以及收集性的政策，因此使得檔案收集以及整理相對比較困難。此外在一些方面由于檔案資料相對比較單薄，也缺乏對陳述材料的有利支撐，因而使得一些資料雖然從表面來看，比較齊全，但從其內容來看卻比較陳舊。

（3）對分類的標準不夠統一。當前的檔案管理過程中，對于教務檔案根本沒有制定統一、合理的分類標準，而且對于檔案的存放都是按照自己的習慣來存放，以至于在檔案管理過程中經常出現一些重復檔案或者是檔案死角。

（4）載體相對比較單一，而且落后。我國現階段高校的一些教務檔案仍然使用一些紙質的檔案載體，但由于紙張的規格不統一，再加上注冊標準相對比較零散，因此使得檔案載體標準難以統一化。雖然經過一段時間的發展，一些高校已經開始使用一些先進的現代化手段，但由于其自身內容不夠完整，以及技術標準相對較低，既不方便對電子檔案進行全方位的維護保存，同時也無法對其進行及時有效的更新。

4.檔案管理體制自身存在著較大的弊端

事實上，我國在教務檔案這一塊，使用率是相當高的。經常能夠見到高校畢業生來索取自己的成績以及公證處來核實學生學歷。另外在教學過程中的教學評估以及相應的學位和管理工作的評估等都需要使用專業教務檔案中的一些教學計劃以及專業設置的數據。因此如果單從其自身的管理體制上來說，如果將教務檔案全部移交到現階段的高校檔案管理部門，這勢必會帶來諸多不便。此外，在檔案管理過程中，檔案中一些數據也經常發生不相符合的情況。

5.信息化程度相對較低

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目前,高校檔案的計算機管理已基本普及,但對那些規模較小的院校來說仍存在著管理水平不高的問題,網上檔案管理較其他網絡產物還顯得稚嫩、不成熟,高校檔案網絡化管理的現狀還不容樂觀,有鏈接標識的檔案管理僅占上網總數的百分之幾,而與此相比,幾乎每個上網高校都有圖書館的主頁,究其原因,可歸納為以下幾點:①傳統檔案管理在宣傳力度和服務意識上有一定欠缺;②檔案管理人員自身缺乏應有的現代化意識和勇于開拓的精神;③檔案管理人員計算機與網絡技術知識和現代化設備的操作能力有待進一步提高;④高校領導部門對檔案實現計算機網絡化管理不夠重視。

2.高校檔案計算機管理應注意解決的幾個問題

2.1更新觀念,解放思想。檔案管理人員應從現在做起,改變現有狀況,有關部門應及時對檔案管理人員進行計算機操作和計算機輔助檔案管理、上網等方面的培訓,進行更新觀念的教育,提高創新意識,以適應信息時代給人們帶來的新挑戰。

2.2制訂規劃,分步實施。高校應致力于計算機與網上檔案資源的開發,服務于大眾,重塑檔案管理的良好形象,借鑒網上圖書館的成功經驗,有計劃、分步驟、實實在在地下功夫進行計算機網上檔案管理的各項建設。

2.3領導重視,措施得力。高校領導應充分重視這項工作,在資金、設備、人才上給予充分的支持和保證,努力辦出富有個性、別具特色的計算機網上檔案管理。

3.高校檔案計算機管理要圍繞服務開展

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007

[中圖分類號]G271；F810.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-00-02

1 財務檔案管理的作用及主要內容

1.1 財務檔案管理的主要內容

財務檔案管理的主要內容有以下幾方面：①作為單位資金流動的憑證，如會計憑證及記賬憑證等；②可作為單位內財務總結報告，如按時間劃分的會計報表、季度報告及年度報告等；③包含事業單位的詳細會計賬目，如內部的資金流向、相應固定資產的記錄等；④包含企事業單位在銀行方面的存款對賬、相應會計檔案的清單及保管項目等；⑤包含企事業單位的檔案電算化，如U盤及移動硬盤等；⑥包含企事業單位內數據庫的存檔備份；⑦包含企事業單位內系統數據庫記錄狀況；⑧包含企事業單位內財務設備的軟硬件設施，如管理系統、軟件、網絡以及數據庫等；⑨包含經審的會計材料及單位內財務記錄的材料及數據等。

1.2 財務檔案管理的作用

財務檔案管理的作用主要表現在以下幾個方面。第一，財務檔案管理的實施，能切實加強企業單位對內部經濟狀況的掌控。第二，財務檔案中包含了企事業單位和其他企業經濟互通的賬目，加強企事業單位的財務檔案管理，能為合作雙方提供完整的報表及數據，從而有效解決企業間因資料不完善而引發的糾紛。第三，加強財務檔案管理，可保證企事業單位的總賬、會計報表等具備較高的科學性及準確度，從而促使企事業單位在開展各項經濟活動時，產生具體的資金投入分配比值，規范企事業單位的經濟發展。第四，企事業單位的財務檔案是其發展歷程及經濟情況的直接反映，政府能根據財務檔案充分了解企事業單位的發展趨勢，并制定出符合單位發展的政策，使市場運營更加規范。第五，財務檔案較為詳細地記錄了經濟活動與業務往來，直接給企事業單位提供了良好的經驗指導，使企業有效面對持續變化的市場。

2 企事業單位財務檔案管理常見的問題

2.1 財務檔案管理人員能力偏低

一般情況下，企事業單位內的財務檔案管理大都由會計人員兼任，而此類人員普遍對檔案管理工作缺乏系統性的認識，更多的是對財務檔案進行基本的整理，未對不同類型的檔案進行分類整理，直接導致企事業單位財務檔案管理工作難以形成有序化管理。在該情況下，員工在查閱相關檔案時，通常需要耗費較長時間，直接降低了檔案的利用率。此外，各企事業單位在財務檔案管理人員的安排上也存在一定的問題，并沒有直接形成規范化崗位制，檔案管理人員的年齡結構及知識結構不合理，導致管理效果不佳。

2.2 財務檔案管理機構設置不完善

單位財務檔案管理機構的設立，是內部財務檔案管理工作開展的重要保障，同時也是相關法律規章制度的要求。然而，當前多數單位內財務檔案管理機構設置不完善，部分單位甚至并未設置此類機構，內部的檔案工作交由其他人員兼職，人員職責及架構方面不夠科學合理，表現出過度分散的現象。如，單位內的會計檔案交由會計人員專門負責，而對檔案的歸檔則交由辦公室人員負責，檔案的咨詢、查詢服務卻由資料形成人員專門負責。這種工作分配的形式較為分散，會極大地影響企事業單位內財務檔案管理的質量及效果。

2.3 財務檔案管理工作的規范性不足

在現實的財務檔案管理中，缺乏規范、統一的管理標準，對企事業單位工作的順利開展造成了巨大影響。此外，多數企事業單位在財務檔案管理內容方面也不夠規范，其檔案室的設施設置也不完善，國家《檔案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落實。

2.4 單位對財務檔案管理工作不夠重視

當前，多數企業事業單位領導干部、基層員工都對內部財務檔案管理工作不重視。多數人員認為，財務信息本身屬于保密的資源，應當嚴加保管，將一些賬務信息進行票據封存，不必專門建立檔案等。此外，一些單位內的財務管理更多地停留在傳統管理層面，針對財務信息的管理，沒有切實做好分類建檔、記錄等；也有一些單位雖然建立了檔案分類，但分類非常模糊，導致整個工作混亂不堪。

3 解決企事業單位財務檔案管理問題的規范策略

3.1 大力提升財務檔案管理工作團隊能力

企事業單位必須定期或不定期地開展相應培訓工作，大力提升財務檔案管理工作團隊的綜合能力，并輔以監管。在實際工作培訓中，企事業單位必須對能力強的人員實施獎勵，以切實激發出核心團隊的學習能力；而對能力較差的人員，企事業單位要加強對其的鼓勵，激發其學習的信心。通過這種監督管理，減少疏忽，切實提升檔案管理工作的合理性、科學性，從而實現檔案價值的全面提升。

3.2 完善財務檔案管理機構設置

在具備充足、穩定的財務檔案管理人員的基礎上，設置科學、合理的財務檔案管理機構。通過該機構大力推行目標管理責任制度，并直接將財務檔案管理工作納入部門內部人員的年度工作目標計劃上，將財務檔案管理質量作為年度評比的必要條件，通過這種形式，有效激發財務檔案管理人員對檔案管理工作的積極性。同時，還應協調好部門內部人員的工作，促使財務檔案管理工作更加流暢、準確。這樣才能有效提升財務檔案管理工作的質量、水平。

3.3 強化信息化管理力度

近年來，科技技術發展迅速，要求企事業單位也必須不斷強化財務檔案管理中新技術的運用。這就可以通過完善會計電算化系統來實現，據此有效強化財務管理工作的數據庫構建，并定期維護好系統的更新升級，保持技術的持續更新，以學科技術為主要依托，切實提升財務管理工作的效率水平。而對于移動硬盤等技術類數據存儲設備，則要求企事業單位必須強化相應的技術管理。此外，強化對單位內庫房建設，也是保障財務檔案管理的關鍵所在，因此企事業單位要充分考慮財務檔案存檔時所必須的基本條件，據此來建設能夠支撐多種不同類型檔案存儲的庫房。

3.4 提升事業單位對財務檔案管理工作的重視度

首先，企事業單位要定期組織單位內領導對財務檔案的價值進行探討，在實際探討過程中，明確檔案本身的利用及再利用方向，促使領導深刻認識到財務檔案對事業單位發展的重要促進作用。其次，可以根據企事業單位的具體情況，構建和完善相應的檔案管理網絡，充分結合單位規模及經營發展現狀，配備專職人員負責管理，并健全財務檔案管理方面的規章制度，將財務檔案管理直接納入整個單位的整體發展中，保證權責分明，實現事業單位財務檔案管理工作的協調發展。

4 結 語

在當今知識經濟的時代，各個企事業單位要想獲得更好的發展，就必須推動自身業務不斷進步，充分挖掘出資源利用最大化的方法。只有這樣，才能切實有效地控制成本，提升其經濟效益和價值。財務檔案管理工作的完善，對財務管理水平的提升而言，意義重大。

主要參考文獻

[1]劉靜.如何提高財務檔案管理的規范化和水平[J].城建檔案，2016（9）.

[2]劉殿朕.規范食堂財務檔案管理，提高財務管理水平[J].決策與信息旬刊，2016（6）.

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中圖分類號:G271

文獻標識碼:B

文章編號:1008-0422(2010)08-0174-02

1建設工程檔案編制質量的重要性

建設工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體,是建設項目全過程的原始、真實記錄,是寶貴的信息資源,是一座豐富的知識寶庫,是城市建設的一種潛在的生產力,在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。建設工程檔案編制質量的重要性主要體現在:

1.1 建設工程檔案是建設工程的有機構成。

建設工程檔案貫穿于建設工程全過程。始于建設工程立項、貫穿于審批,招標、投標、勘測、設計、施工、運營、決算等全過程。是建設工程不可分離的有機構成。

1.2 建設工程檔案是建設工程質量的直接反映。

建設工程質量不僅僅直接反映在工程實體,還直接反映在建設工程檔案上。建設工程檔案是對建設工程對其質量全面評價的來源和依據。對于基礎工程等隱蔽工程,工程檔案甚至是唯一的、不可替代的評價依據。建設工程檔案的質量是建設工程質量的直接體現。

1.3 建設工程檔案管理是建設工程質量控制的重要環節。

建設工程項目管理中的質量控制主要表現為施工組織和施工現場的質量控制,控制的內容包括工藝質量控制和產品質量控制。2000年頒布的國務院第279號令《建設工程質量管理條例》,首次從國家法規的層面把建設工程檔案管理納入建設工程質量控制體系。

1.4 建設工程檔案管理是提高建設工程質量的重要手段。

1.5 建設工程檔案是建設工程維護、運營和改擴建的重要依據。

一個工程項目建成,猶如萬里,才走完第一步。她必須經歷數十年的使用、維護、運營和改造。她的每一步都離不開她的檔案。

2建設工程檔案編制存在的主要問題

2.1 對建設工程檔案認識不足。

檔案意識不強,是影響建設工程檔案編制質量的最主要問題,是檔案工作多年來老生常談的問題。她無時無刻不制約檔案工作的向前發展。工程檔案資料管理制度不健全,職責沒有落實到位。這主要是因為某些建設、施工單位領導檔案意識不強,對檔案工作認識不足引起的,日常工程建設管理中只注重抓工程施工建設,抓“形象工程”,只注意安全生產、工程質量,而忽視了屬于內勤服務范疇的檔案資料管理工作,某些檔案工作人員,因沒有工作壓力,往往處于一種應付狀態。由于城建檔案的社會價值和經濟價值兌現時間比較長, 需要十幾年甚至幾十年的時間, 因此,人們對城建檔案的地位作用了解甚少,城建檔案法律意識還比較薄弱,認為城建檔案沒有什么大的作用,可有可無,以致違法行為頻繁發生。

2.2 檔案經費投入不足,是制約建設工程檔案工作裹足不前的重要因素。

檔案經費投入不足,設施設備落后導致建設工程檔案從業人員工作積極性不高,工作負擔重,崗位流失率高,沒有工作成就感,責任心不強,甚至有些人心渙散。

2.3 工程建設的臨時性問題,是工程檔案工作的心腹大患。

工程建設是永久性的,工程施工卻是臨時性的。很多作為建設單位建設指揮部、工程部,以及施工項目部、監理項目部,都是隨工程建設而組建,隨工程竣工而撤銷。近年來,一批批歷史遺留問題工程檔案的出現,是建設工程檔案的臨時性問題的最突出表現。人員流動性強,工程管理層,工程檔案管理人員,工程檔案員變動頻繁,給建設工程檔案帶來巨大隱患!

2.4 檔案從業人員參差不齊是建設工程檔案質量建設的軟肋。

檔案工作要發展,人才是關鍵,檔案工作需要是一支高素質人才隊伍。為城建檔案館,為建設、施工、監理行業培養一大批合格的高素質人才隊伍是建設工程檔案的可持續發展的保證。

3提高建設工程檔案編制質量的方法和途徑

3.1 要完善法規,依法治檔。

《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規劃法》、《建設工程檔案管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等法規的實施,是政府對城建檔案工作的極大重視和支持,對新時期的城建檔案工作做了明確的規范和要求,為城建檔案工作的發展指明了方向。在工程檔案管理中要認真學習、貫徹落實,提高思想素質和理論水平,做到有法必依,執法必嚴,違法必究,加大執法力度,實現工程檔案在新時期的依法治檔。

3.2 詳盡、詳實的業務規范是從事工程檔案管理工作的行動指南。

諺云:綱舉目張:又云:沒有規矩不成方圓,僅僅有國家有關法律法規是遠遠不夠的,各級各類法律法規為建設工程檔案工作奠定法律基礎,提供法律依據,指明發展方向。詳盡、詳實的業務規范才能指導檔案工作實踐。因此,各地城建檔案館根據自身需要,制定了許多詳盡的規章規范,使各檔案管理和編制單位有法可依,有章可循。使檔案編制進一步規范。編制質量得到大幅度的飛躍。我館近年來,在國家有關法律法規的基礎上,結合湖南省和長沙的具體實際情況,分門別類地制定了一系列規范,具體體現在以下幾個方面:

(1)建筑工程:了《建筑工程竣工檔案主要內容及排列順序》《鋼結構工程竣工檔案內容及排列順序》《幕墻工程竣工檔案內容及排列順序》《建筑裝飾裝修工程竣工檔案內容及排列順序》《智能工程竣工檔案內容及排列順序》《消防工程竣工檔案內容及排列順序》《商品混凝土資料歸檔要求》

(2)市政工程:了《市政工程竣工檔案主要內容及排列順序》《綠化工程竣工檔案主要內容及排列順序》《地下管線竣工檔案內容及排列順序》《給水地下管線工程竣工檔案主要內容及排列順序》《通信地下管線工程竣工檔案主要內容及排列順序》,并聯合長沙市路燈管理所了《長沙市道路照明工程竣工檔案內容及排列順序》,聯合長沙市電纜管理所了《長沙市電纜通道土建工程竣工檔案內容及排列順序》。

(3)聲像檔案:了《市政工程聲像檔案歸檔內容及排列順序》《管線工程聲像檔案歸檔內容及排列順序表》《建筑工程聲像檔案歸檔內容及排列順序表》

(4)農民安置房工程,了《農民安置房工程竣工檔案主要內容及排列順序》

這些規范和指引,為檔案管理提供了依據,為各建設、施工、監理單位提供了極大的方便。受到各單位一致好評與推崇。

3.3 程序化管理是工程檔案質量的保證。

將檔案管理納入建設行政管理程序,是建設工程檔案質量控制與管理的基本保證。如果失去建設、規劃等政府部門的支持與配合,則建設工程檔案管理工作無存保證。

3.4 教育培訓是提高建設工程檔案質量的核心。

培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。是提高建設工程檔案質量的重要手段。現代化的城市建設離不開現代化的人才,高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質的管理人員。這就要求對內,工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習,懂技術、會管理、業務精,并取得相應的管理資質、持證上崗;對外定期舉辦工程檔案工作的集中業務培訓,及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。實踐證明,集中業務培訓是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施,它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣,能大大提高建設單位和施工技術人員的業務素質和對工程檔案的管理能力,對建設工程檔案的標準化、規范化起到了積極的促進作用。

3.5 深入現場,做好“一對一”,“點對點” 的檢查指導工作。

多年來,我館主動做好對重點工程業務指導、現場跟蹤服務,特別是對一些影響大、意義深遠的工程,深入現場進行業務指導,組織建設、施工、監理各方,召開建設工程檔案交底會,對工程檔案編制過程容易出現的有關問題,就工程的有關特殊情況的檔案編制方案進行指導,及時解決編制過程中出現的疑難問題,并做好該工程的跟蹤服務和回訪反饋工作。

3.6 實施電子歸檔,加強動態管理與網絡化建設。

電子檔案這一新型載體的產生,給傳統管理帶來了的極大促進與推動。使檔案管理工作產生了質的飛躍!電子檔案數據交換與電子檢查,能夠大幅檔案檢查的工作效率。進而大幅提高檔案編制質量。電子檔案歸檔后,使檔案館檔案查閱、利用,編研工作上一個新的臺階。改變了由檔案館來進行檔案數字化的被動局面。我館了《關于加強建設工程電子文件歸檔管理的通知》,明確規定從2010年5月1日起,我市建設工程實施電子檔案歸檔制度。并《建筑工程電子檔案歸檔范圍》、《市政工程電子檔案歸檔范圍》以及建筑工程和市政工程電子檔案軟件。

根據信息化發展趨勢,逐步建立檔案管理的網絡化和動態管理。建立檔案網站:充分利用網絡傳播的優勢,建立一個為社會提供優質服務的,具備宣傳城建館形象、檔案查詢、信息、網上業務指導與交流等功能的高度互動的平臺。

3.7 強化聲像檔案編制。

聲像檔案是建設活動中形成的,以攝錄為手段,以感光膠片、磁性材料和電子介質為載體的檔案。聲像檔案具有客觀、真實、形象、生動等特點,它在記錄和反映各項工作和活動時,具有以文字為記錄手段、以紙張為載體的檔案所不能替代的獨特作用。我館把聲像檔案作為建設工程檔案的重要組成,擺在紙質檔案同樣重要的地位,要求在建設工程過程中同步編制,同步審查,同步移交,確保了聲像檔案的編制質量。極大地豐富的建設工程聲像檔案資源。

3.8 嚴格建設工程檔案初驗與驗收質量關。

建設工程檔案初驗與驗收,是建設工程檔案質量控制的兩道重要環節。初驗時,必須按照建筑工程檔案編制規范、范圍和要求,對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核,發現問題及時解決,補缺補漏,務必使得竣工材料做到真實、完備、及時,歸檔范圍符合要求,認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文,提出工程檔案整改意見。

把好竣工驗收關,把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。長沙的做法是,移交合格工程檔案的,向建設單位發放《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的,不發給《建設工程檔案合格證》。同時,按照《湖南省建筑市場不良行為記錄公示制度》記嚴重不良行為記錄一次。這一做法在即將出臺的《長沙市城鄉建設檔案管理條例》中得到采納。

3.9 建立及時催交制度,防止產生新的“歷史遺留問題”。

建設工程檔案“歷史遺留問題”,有著各種各樣的歷史原因,似乎不可避免,但可以盡量減少。建立及時催繳制度,是防止產生新的“歷史遺留問題”的最重要途徑。某些大型工程由于其自身特點,工程量巨大,建設工期長,施工隊伍繁多,建設程序繁雜,致使工程檔案長期留存在施工單位手中,后患無窮。我館因地適宜推出檔案先交、催交制度。使建設施工單位卸下檔案管理重負的最后一個包袱,徹底解放出來,既放心又省心。如國防科大佳園建設,僅房屋建筑工程就有九十多棟,我館決定在該項目建設中每建設一棟,驗收一棟,就由施工單位向我館移交一棟,最后由建設單位統一辦理歸檔手續。建設施工單位對這樣的簡易程序交口稱贊。同時也避免了產生新的“歷史遺留問題”。

4工程實例及成效

長沙市橘子洲提質改造工程,工程浩大,工期長,從工程拆遷到正式開園,已歷時數年,后續工程還將歷時數年才能完成。涉及防洪水利、風景名勝、文物古跡、道路橋梁、污水處理、綠化亮化等各個方面。涉及100多個標,50多家參建單位。我館歷經3批對口指導人員,對每一批進場的施工企業,都組織一次現場檔案業務交底會,對水利施工企業更是和水利質監站共同召開業務交底會,共同組織中間檢查指導,共同解決檔案工作中出現的疑難問題。保證了工程檔案的質量,保證了工程施工、驗收的順利進行。因其風景名勝園林建設特色,園林施工企業來自全國各地,尤以上海、江浙一帶的居多,施工企業一旦完成建設,都希望盡快撤離,轉移戰場。我館應施工單位所急,盡快為其辦理歸檔手續,只要其項目驗收完成,即可辦理移交,最后的交接手續,則是若干年后的建設單位來辦理。

5結語

新時期檔案建設工程工作需要我們解放思想,轉變觀念。要跳出檔案框框看檔案。樹立為工程建設服務,為城市建設服務,為經濟建設服務的理念,立足建設工程檔案,抓好檔案質量。

參考文獻:

篇（6）

各級檔案部門要牢固樹立為“三農”服務的思想,緊抓農村勞動力資源工作的特點,在檔案管理工作中理清工作思路,突出工作重點,落實為廣大農民勞動力資源服務的各項措施,扎扎實實做好農業和農村檔案工作。

廣大檔案管理干部是農村勞動力資源管理的生力軍,是檔案管理的組織者、實施者和推動者,一支高素質的管理干部隊伍,必將促進檔案管理工作的有序開展。在推動檔案管理工作深入開展的進程中,要努力造就一支熟悉農村政策、具有較強工作能力的管理人員隊伍。同時,要加強對管理干部的監督教育,建立和健全管理人員考核激勵機制,促進管理人員保持持久的積極性和戰斗力。

隨著農村經濟社會的不斷發展和農村改革的不斷推進,圍繞農村勞動力資源的各類檔案資料也越來越龐大。面對迅速增長的檔案資源,如何做好相應的管理工作,逐漸成為擺在各級管理部門面前的重要工作。改變傳統的服務方式,完善農村勞動力資源檔案管理機制和服務機制,已成為國家和社會穩定的重大問題之一。

1.勞動力資源檔案管理的宗旨與內涵

勞動力資源檔案是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料,記錄了勞動力資源在不同時期、不同階段的發展情況和歷程,對了解歷史、查考現實、制定政策規劃具有極其重要的作用。

勞動力資源管理部門要想真正做到掌握農村勞動力資源的最真實最全面的信息,并可以通過查閱檔案了解勞動力個人的全部歷史和工作經歷,就需要建立完善的、可信的檔案管理體系。

勞動力資源檔案管理部門應將提供優質服務作為工作的基本點,與時俱進,牢固樹立“服務民生”的觀念,積極拓展服務形式,提高服務質量,構建完善、豐富的檔案管理體系。做好檔案管理工作, 要加強對檔案管理部門的檔案監督指導,建設適應民生需求的檔案資源體系。要建立健全民生檔案法規體系,規范歸檔機制。

2.集安市勞動力資源檔案管理現狀

勞動力資源檔案關系著千百萬勞動者的切身利益,關系到我國人事制度改革的進一步深入。由于傳統體制下檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門,操作過程繁瑣,管理人員意識淡薄,致使當前的勞動力資源檔案管理制度改革舉步維艱。

人力資源檔案管理是一項專業性較強的工作,相關檔案材料需要專人管理。由于檔案資源管理工作量大,管理人員和管理流程也略顯混亂。在檔案管理手段上,仍未實現全面的信息化辦公,致使檔案材料有時并不能及時歸檔整理。目前,基層檔案管理部門對勞動力資源管理的檔案化管理工作還缺乏有效認識,并沒有真正建立為勞動力資源服務的檔案管理制度。同時,農民工自身關于檔案的認識極為有限,并沒有樹立相關的意識。

3. 建立健全檔案管理的主要內容

檔案資源管理和建設作為一個系統工程,需要突出重點,多方面開展建設,具體內容主要包括加強人員素質的培養、完善檔案管理機制、健全檔案管理制度、加強信息化建設等。

相關部門應以檔案行政主管部門為主,會同下級管理部門,以科學規劃、循序漸進等為原則,制定切實可行的發展規劃,統一管理,統一部署。對仍處于空白的民生檔案的要盡快予以建立,已建立的要繼續完善。

隨著信息技術的普及,檔案管理信息化成為國家和社會信息化發達程度的重要標志之一。信息技術迅速而全面地滲透到政治、經濟、文化等多個領域以及人類生活的各個方面,對社會的進步和發展產生了極其深遠的影響。隨著檔案信息量的不斷,應建立統一標準的民生檔案信息管理系統,研究和制定一套通用的數據規范,堅持統一規范,避免各自為政、互不兼容的情況發生。應逐步建立諸如勞務輸出等檔案的專題數據庫。

篇（7）

位-個人”的社會管理模式向“國家-社會中間層-個人”的社會管理模式進行轉變，這一現狀使我國的人事檔案管理制度進入全面改革，以適應市場經濟體制下大量社會人口的自由流動。

關鍵詞：流動人口 人事檔案管理制度 改革

我國社會中的流動人員主要由自由擇業人員、自主就業人員以及自由流動人員等組成，其人員的個人素質成分可以涵蓋我國社會的所有人群，這也是我國非公有制經濟體系下的必然產物，對促進我國社會經濟在新時期的高速發展有著重要意義。本文從流動人員定位的角度對人事檔案管理制度改革進行深入研究，并簡要分析了現存流動人員人事檔案管理制度在實行過程中存在的問題，對導致這些問題的主要原因進行深入反思，以便于我國人事檔案管理制度改革可以滿足社會發展需求。

1 現存流動人員人事檔案管理制度存在的問題

我國現行的流動人員人事檔案管理制度是為了滿足市場經濟體制需求而建立，雖然這一人事檔案管理制度在很大程度上滿足了社會人口的流動需求，但是在新時期已成為我國經濟改革、體制改革的絆腳石，已無法滿足新時期的社會人口流動需求。我國人事管理制度只是為了彌補傳統管理模式出現的管理真空，而管理模式的管理真空是社會經濟結構改變而導致的，在我國市場經濟體制建設不斷完善的同時，社會人口流動正在不斷面臨更加自由、頻繁的趨勢，這也就意味著流動人員人事檔案管理制度改革已成為國家人事檔案制度改革中的主要內容。雖然當前我國推行的人事檔案管理制度漸進式改革有利于社會的穩定，在很大程度上降低了社會劇烈變動對國家事業產生的巨大影響，但是由于流動人員人事檔案管理制度中雙套價值標準和評價標準的存在，導致新舊體制之間的矛盾和沖突變得日愈加劇，而且這一問題在短期內無法得到有效解決。新經濟體制下我國政府開始強調強化國家的服務功能，以“國家-社會中間層-個人”的社會管理模式在不斷建設與完善，由社會中間層作為我國社會事物的主要管理者已成為主要趨勢，這意味著我國流動人員人事檔案管理制度改革面臨著新的挑戰，即在新形勢下以及新經濟體制的大背景下如何定位和改革人事檔案管理制度，從而建立出符合市場經濟體制和社會人口流動需求的人事檔案管理制度。

2 對國家人事檔案管理制度改革提出的幾點建議

2.1 明確定位人事檔案管理的作用和內容 市場經濟體制下公民從單位管理開始轉向社會管理，而人事檔案管理制度應以公共服務和社會管理等功能為主，而不是對公民施行身份限制和單位控制等功能，這要求我國政府及有關部門在新時期要重新定位人事檔案管理的作用和內容，將突出其公共服務和社會管理等功能作為制度改革中的重點內容。新形勢下的人事檔案管理制度應該要求其只記載個人的基本信息、工作經歷、工作業績以及工作表現等，不應該把組織意見強硬性的夾雜到個人的基本人事檔案信息中，市場經濟體制中公民已成為單獨的利益主體而存在，國家在人事檔案管理制度上要最大程度的予以對公民應有的尊重。

2.2 保證流動人員人事檔案管理工作的公開化 我國傳統的人事檔案管理制度強調檔案管理工作的機密性，其要求人事檔案中的組織意見和整個人事檔案必須是封閉的，人事檔案的當事人沒有權力介入到檔案管理工作中，但是這種人事檔案管理制度已無法滿足流動人員的頻繁流動趨勢要求，這便要求人事檔案管理制度改革中要將流動人員人事檔案公開化作為主要改革內容。流動人員人事檔案管理工作的公開化可以減少認為的流動障礙，在這方面的建設上我國可以借鑒西方國家的相應經驗，例如，美國和加拿大等國每個公民都有一個單獨的社會保險號碼，這個社會保險號碼中包含公民個人的信用記錄、駕駛記錄以及司法記錄等信息。

2.3 確立流動人員人事檔案管理的檔案信息權 個人檔案信息權是指個人在信息資料收集、處理和利用整個過程中，檔案信息本人對信息資料所享有的支配權和控制權，包含了個人對相應信息的決定權、保密權、查詢權、更正權、封鎖權以及刪除權等，這樣才能最大程度的滿足新時期公民對人事檔案管理制度的需求。權利的行使是保障公民權利最好的方法與途徑，同時也是公民對抗管理機構濫用權力的有效方式與策略之一，所以通過人事檔案管理制度改革來確立檔案信息權，可以保障流動人員人事檔案內容被公正的記載，這一改革內容需要從我國民事、行政以及刑事等多方面出發，這樣才能真正的保障流動人員人事檔案管理制度中檔案信息權的實現，最大程度滿足社會人口流動對人事檔案管理制度的需求。

3 結束語

社會人口流動的趨勢是會隨著市場經濟體制完善而加劇，這便要求我國人事檔案管理制度要深入到新一次改革中，重新定位人事檔案管理制度的作用和內容，并將其公開化建設和檔案信息權建設作為改革的主要內容，這樣才能徹底消除我國人事檔案管理制度中存在的問題，可以滿足新形勢下社會人口的大規模流動趨勢要求。

參考文獻：

[1]陳炳亮，許長.從個人信息保護法看流動人員檔案管理[J].檔案學通訊，2006.

[2]楊柳.人事檔案管理現狀與發展趨勢[J].價值工程，2010（04）.

篇（8）

大多數學校是經過了漫長的發展歷史逐漸的成長起來的，在漫長的發展中他們經理了各個時代的文化影響，并逐漸的形成了自己的辦校理念。將流傳下來的信息進行合理的處理，對學校建設中正在不斷更新的信息進行保存，確保學校對校內建設及發展中所產生的信息能夠進行合理有效的處理。所以，在學校檔案管理的建設中，了解檔案信息化的概念及主要內容就顯得十分重要。檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使檔案管理模式從過去的以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。檔案信息化的內容包括：第一，檔案信息化基礎設施建設，主要是通過推進運用計算機管理檔案，提高各級各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高學校檔案管理信息化水平；第二，數字檔案信息資源建設，包括加強數字檔案目錄數據庫建設和目錄中心建設、推進數字檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設、開展電子文件歸檔管理等措施；第三，檔案信息化標準、規范建設，包括管理性標準、業務性標準和技術性標準的建設；第四，檔案信息化人才隊伍建設，要加強檔案業務人員的培訓工作，著力打造一批既熟悉檔案業務，又熟悉計算機應用基礎知識、網絡技術知識、現代管理技術的綜合型人才。

二、學校檔案管理信息化建設“失范”的表現

在當前學校的建設中，由于學校發展的觀念停留在育人為本的環節，對學校相關基礎設施的建設工作并不是十分的重視，所以，在進行學校信息化檔案管理的建設中并沒有投入適當的資金進行管理，學校高層對檔案管理的重視力度也不是非常的高，學校內部的檔案管理工作人員對檔案的重要性也不能夠有效的認識等原因，最終導致了“失范”現象的發生。

2.1學校檔案管理工作的資金投入少地位低下

當今學校的檔案管理機構還不夠健全，檔案管理人員權益得不到應有的保障。檔案管理人員的歲數和專業技術都達不到檔案工作的需求，阻礙了學校檔案管理信息化的發展，體現不出這個工作的價值，阻礙了檔案管理信息化的建設。

2.2學校檔案管理工作的失衡

學校在管理過程中，一般不會顧及到檔案管理工作，一般只注重它的主要工作，造成學校管理整體的不完美。學校管理要想很好的發展必須認識檔案管理的重要性，注重整體的發展，檔案工作要和學校的主要工作放在同樣的位置，最好能保持一碗水端平。

2.3學校檔案管理工作的失速

檔案管理工作是學校基礎業務的重要工作，還是教育目標實現的重要條件。然而目前學校的檔案工作跟不上學校的發展速度，使得學校檔案的管理職能得不到充分發揮，檔案的價值得不到提升，阻礙了學校檔案管理的發展腳步。

三、檔案管理信息化建設“失范”的解決對策

面對當前學校發展中對檔案管理存在的不足，以及在進行檔案管理信息化建設中存在的“失范”問題，為了保證學校能夠有效的發揮檔案的使用價值，提高對檔案的管理能力，在學校建立信息化檔案系統管理過程中有效的解決“失范”問題，以下將提出解決對策。

3.1學校檔案管理制度的健全

學校應該明確學校檔案管理的職能，搞清楚檔案管理對學校管理的重要關系，建立獨立的檔案管理部門，成立管理學校檔案的委員會，制定適合學校檔案管理信息化的管理條例，完善學校檔案管理的制度，體現檔案管理的價值。

3.2增強學校檔案的保密性

對學校檔案的保護和管理，防止檔案的外泄是學校檔案管理人員的主要工作，檔案資料具有特殊的作用和價值，關系到檔案人員的隱私，所以學校檔案管理人員必須明確自己的職責，對絕密的檔案要設置保險柜，或者把紙質檔案轉變成電子檔案并且加上密碼，這樣就能很好的保護檔案的安全。

3.3實現學校檔案管理的網絡化

檔案管理工作在學校管理中作為一項很復雜的工作，它需要整個學校人員的努力合作和密切配合。檔案管理的網絡化可以提高學校檔案管理人員的工作速度，可以減少對資源的浪費，從而提高學校的經濟效益。把紙質檔案轉換成電子檔成為當今學校檔案管理的趨勢。

3.4利用學校文化建設推動學校檔案管理信息化建設的發展

在學校制度的建設內容中加入檔案管理工作，把建設學校的文化和學校的檔案工作相互結合，共同發展，這樣能很好的保障學校檔案管理人員的權力和利益，調動檔案管理人員的工作積極性，使得學校檔案管理的建設得到飛速的發展。

篇（9）

一、文物檔案管理的主要內容

文物檔案是直接記錄和反映國家在重要文物活動中形成的原始記錄，具有極為重要的歷史價值和研究價值。文物檔案管理的內容與一般專業檔案管理的內容有所不同，具備種類多樣、內容豐富、研究價值高等特點，所以必須配備專人負責管理，并建立健全科學的管理制度，防止文物檔案毀損、丟失。在文物檔案管理中，其管理內容主要包括以下幾個方面：

（一）文物藏品的歷史資料

有關文物來源、流傳經過的原始記錄和采訪記錄；文化發掘報告、采集記錄、銘記題跋、鑒藏印記；書畫作者的小傳、工藝制作記錄等。

（二）文物的鑒定資料

文化鑒定意見、定級記錄；使用先進的鑒定方法、鑒定儀器對文物藏品進行鑒定的檢測報告、化驗報告、分析報告；專家學者對文物作者、時間、真偽做出的鑒定記錄。

（三）文物藏品的研究資料

文物專家學者在科學研究文物的過程中所發表的專著、論文、銘刻拓片、圖錄、叢書目錄索引、研究文摘等。

（四）文物藏品保管的資料

在對文物藏品采取保護措施時，如滅菌、除銹、消毒、防蟲等過程中所使用的藥物、方法、效果等情況的記錄；文物藏品出入庫記錄、保存現狀記錄；對文物藏品修復、復制的承制者、修復部位、時間、工藝流程、使用材料等方面的記錄。

（五）文物特征記述資料

對文物的時代、產地、色澤、質地、數量、完殘情況、重量、尺寸、特征描述、用途等方面的文字記述，以及有關文物的拓片、照片、紋飾、器物繪圖等方面的影像資料。

（六）其它資料

在意外事故中，對文物損毀情況的領導處理意見、有關批示的原件、原文、復印件，這些資料是文物藏品原始記錄的重要依據。

二、計算機在文物檔案管理中的應用

（一）建立文物檔案管理數據庫

檔案整理是文物檔案管理最基本的工作之一，也是較為繁雜的一項工作，在應用計算機進行文物檔案管理時，檔案數據庫的建立尤為重要。通過數據庫的建立能夠極大程度地方便檔案整理工作的開展，只需要按照文物檔案的類別將其錄入到計算機中，再將生成的新檔案添加到數據庫中，整理工作便基本完成，與傳統的文物檔案整理相比，計算機數據庫的應用使整理工作變得非常簡單。數據庫的建立主要涉及以下兩個方面的內容：其一，檔案整理分類。由于文物檔案的整理分類具有一定的學科規律，故此在建立數據庫的過程中，應當咨詢相關方面的專家，通常可根據原有的文物檔案進行分類；其二，檔案資料錄入。由于文物檔案涉及的內容較廣，所以應根據不同的內容選擇不同的錄入方式，如聲音、圖片、影像等可借助專門的設備進行錄入。

（二）建立檔案資料檢索系統

對文物檔案進行檢索和查詢，是體現文物檔案用途和價值的一種有效途徑，通過建立文物檔案資料檢索系統能夠使檢索和查詢變得更加方便、快捷，也使文物檔案的應用更加開放和廣泛，研究人員只需要在計算機上輸入想要查詢的內容，如文物名稱、出土時間、年代、出土地點等，便可以借助檢索系統找到與之相關的資料，如文物藏品卡片、藏品檔案以及其它相關資料等等，這給研究人員帶來了極大的便利，既節能了時間，又提高了工作效率，最為重要的是延長了重要文物檔案的使用壽命。例如過去檔案的載體一般為紙質卷帙，這些載體又面臨著最終消亡的結局，文物的信息生命依然存在巨大的風險。計算機在檔案中的應用，掃描和復制從根本上解決了這個問題。

（三）實現文物檔案信息資源共享

文物檔案管理部門應當對檔案管理制度進行不斷創新，并建立健全責任風險體制和目標管理機制以及相應的激勵制度，借此來促進檔案管理人員逐步向專業型轉變，以適應新形勢下數字化檔案管理工作的要求。同時還應當對文物檔案管理部門的職能進行強化，并加大后續監督管理力度，推進文物檔案管理向科學化、規范化、制度化的方向發展。此外，應當建立并完善文物檔案網絡查詢功能，以檔案開放的明文規定為依據，并以現有的檔案信息資源庫為基礎，構建起一個完善的檔案信息平臺，定期對特定人群以及社會公眾開放，借此來實現文物檔信息資源共享，最大程度地發揮出文物檔案的價值。

（四）創新文物檔案管理方法

文物檔案管理人員應立足于實際，增強文物檔案管理的主動性，利用計算機技術創新管理工作方法，推動文物檔案管理良性發展。文物檔案管理部門可建立重點文物檔案網絡監督系統，以檔案室為中心，以相關單位為網點，不斷擴大文物資料的收集范圍，提高文件材料質量。同時，制定切實可行的文物資料收集辦法，利用網絡監督系統監督檢查各項措施的落實情況，從而確保文物檔案資料收集完整。計算機技術創新管理從根本上解決文物的輸入分類建檔工作。

三、結論

總而言之，利用計算機實現檔案管理文物是極為寶貴的歷史遺產，而文物檔案是全面、準確反映文物相關情況的重要資料。由于文物檔案涉及范圍廣、內容復雜，為了提高文物檔案管理效率和質量，保障文物檔案資料安全，提高文物檔案利用效率，應當將計算機技術引入到檔案管理工作中，以滿足信息時代下文物檔案事業的發展需求。實現檔案電子信息化、必需有高素質的人才，能夠掌握和運用現代化的計算機技術設備。而高素質人才是實現這一要求的保障。文物檔案工作者要進一步對現代化管理作深入的研究和不斷的創新，以信息化促管理，努力實現文物資源的全社會乃至全人類共享。這將是計算機在檔案管理應用中的重大突破。

篇（10）

1.規范標準化。檔案信息標準化是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設過程的始終。檔案信息標準化管理成為檔案管理現代化的一項重要的工作。通過制定和貫徹各種標準、規范，是技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能有有機的聯系起來，并且在檔案管理中得到最佳的效果。

2.檔案一體化。檔案一體化是檔案管理信息化建設的前提。將檔案信息接收、傳遞、存儲、和提供利用按照統一計劃而行動，形成有若干個相互依存相互制約的部分構成整體。一是要求檔案工作制度的創新，要力求打破過去自身的條塊分割的局限，注重其工作制度的開放性。使檔案職能管理部門能夠對一定區域的檔案事業進行統籌規劃、統一布局、組織協調及具體業務指導。二是要求大規模的全面管理模式，我們要把全國范圍內的檔案信息作為一個信心整體進行管理，在注重實體保管的基礎上，更注重檔案信息的合理利用與社會信息資源的共享。三是實現數字化管理，檔子技術的迅猛發展以及條碼技術、網絡博客等都為檔案數字化提供了理想的網絡平臺，我們要充分利用與整合科技成果，做到為我所用。

3.歸檔雙軌制。這是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子檔案大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質檔案的地位。所以，在較長的時期內，紙質檔案和電子檔案還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子檔案必須要與相同版本的紙質文件一同歸檔。

二、檔案信息化建設的內容

檔案管理信息化建設內容主要包括基礎設施建設、檔案信息化資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等五個方面。

1.檔案信息化基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。主要包括計算機、服務器、存儲器、交換機、路由器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，其核心是計算機網絡。只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。

2.檔案信息化資源建設。檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，也是檔案信息化建設成敗的關鍵，檔案信息資源建設主要內容為：將現有館藏檔案的數字化和采集、接收的各種形式的電子文檔，集成到統一的檔案數據庫中。

3.檔案信息化標準規范建設。這是檔案管理信息化建設快速、有序、健康發展的保障。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范并指導實施的過程。

4.檔案管理應用系統建設。這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。應用系統建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面。各單位檔案部門應當依靠上級檔案行政管理部門的有關科研院所和技術力量，選用先進、使用和可靠的檔案管理軟件。

5.檔案信息化人才隊伍建設。這是檔案信息化建設的成功之本。在信息時代，檔案管理要提供優質高效的檔案服務，檔案工作者就必須學會使用現代化信息管理設備和技術，適應新的服務需求。現代科學技術的迅速發展，學科之間的交叉和相互滲透，使越來越多的新技術如電子計算機、聲像技術、微縮技術、自動化技術等陸續應用于檔案管理工作的各個方面，原來的傳統的檔案管理服務方式已不能適應要求，這就要求我們要培養及引進檔案信息化管理高素質人員，加強對計算機網絡技術等方面的培訓。盡快掌握新知識、新技術，具備運用新設備和開發信息能力，適應日新月異的檔案管理現代化、開發利用數字化和網絡信息化建設的需要。

三、檔案管理信息化建設的保障和措施

檔案管理信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化以及檔案存儲環境控制的科學化。要加快檔案管理現代化、信息化的建設，主要做好幾方面的工作。

1.加強領導，提高認識。

加快檔案信息化的建設，要更新各級檔案人員的知識結構。檔案事業改革創新，關鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個明確的引路人。要提高領導的現代化管理水平和業務工作水平，以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

2.加大投入，增配軟、硬件設施。

檔案信息化基礎設施是檔案信息化建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，并制約著檔案信息化建設的發展水平，要加快檔案信息化的建設。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件。作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下級部門創造條件，使檔案信息化建設加快發展。

篇（11）

隨著數字時代的到來，信息的管理發生了天翻地覆的變化。數字化在降低人們對文字閱讀的興趣的同時，卻提高了人們對視頻觀看的興趣。這就使得檔案管理的對象、檔案管理的方法產生了巨大變化，進而，也對秘書的檔案管理能力提出了新的要求。這對秘書學專業來說，既是挑戰，也是機會。說它是挑戰，是因為掌握數字檔案管理的能力要遠比掌握紙質檔案管理的能力難得多；說它是機會，是因為秘書學專業終于有了一個過硬的專業技能了。這個能力不僅體現在技術上，而且體現在素質上，特別是體現在創新能力上。

一、秘書人員檔案管理工作的轉變

伴隨著檔案管理對象由紙質檔案為主向數字檔案為主的轉變，管理的條件、方法和所需要的能力也發生了巨大的轉變。

所謂數字檔案，是指以視頻或音頻形式存儲的信息，電視臺等媒體又稱其為媒體資產。紙質及實物檔案管理主要需要的是空間和架子，而數字檔案管理的基本條件是網絡計算機系統，這一轉變對管理方法的影響主要表現在以下兩個方面：

（一）由表層管理向深層管理轉變。調用一份紙質檔案時，一般不會只調用其中的某一頁，往往是調用一套檔案，再從中找到有用的那部分信息。如用戶想查某個通知中的某一項要求，就必須調用整個通知。而調用數字檔案（視音頻信息）時，既可以調用長達幾十個小時的完整信息，也可以調用其中幾秒鐘的信息。如用戶想使用某個足球運動員在某場比賽的某一次助攻視頻時，他不必從一個半小時的整場比賽的錄像中找，只需要輸入幾個關鍵詞，就能迅速找到所需要的視頻。

這種不同是因為對不同介質檔案的管理不同造成的，而對不同介質檔案管理的不同則是與瀏覽不同介質的特點有關。瀏覽紙質檔案要比瀏覽視音頻檔案容易。也就是說，同樣是陌生的、內容容量差不多的檔案，瀏覽并確定所需要信息，紙質檔案需要的時間要比數字檔案所需要的時間少。所以，為了方便數字檔案的使用者，使其能夠迅速找到并調用所需的信息，就要對數字檔案進行化整為零的管理，即對完整的視音頻進行層層切分，使之變成一個個小片斷，再對每個小片斷進行文字說明，即著錄。

管理檔案，一個重要的工作是編目。對紙質檔案的編目，只需要對完整一套檔案的各方面信息進行著錄，如時間、作者、主要內容、關鍵詞、語言種類等；但對數字檔案的編目，不僅需要對完整檔案信息進行著錄，還要對檔案進行層層切分，然后分別著錄。這就是說數字檔案的編目包括兩個方面：切分與著錄。

一般情況下，數字檔案的切分分為五層：節目、片段、場景、鏡頭和關鍵幀；著錄主要有四大項：題名項、主題項、描述項、建設者項。

如對一個專題片（即一個節目，如某次會議）的管理是：先進行片段層的切分與著錄，即將完整的專題片切分成若干個內容相對完整的片段，同時為每一個重要片段（編目者認為重要的）抽取一幅關鍵幀，并著錄該片段的主要信息：題名項、主題項、描述項、建設者項等。

片段層編目完成后，要進行的是下一層――場景層的切分與著錄，即將每個重要片段切分成若干個場景，然后對其中重要場景的各方面信息進行著錄，并抽取至少一幅關鍵幀。

然后是再下一層――鏡頭層的切分與著錄，即將每一個重要場景再切分成若干鏡頭，并對重要鏡頭的各方面信息進行著錄，同時抽取至少一幅關鍵幀。

這么編目的目的是便于利用者提取任意一個想用的部分，不必花大量時間瀏覽整個視頻資料。但從上述數字檔案的管理過程可以看出，它對數字檔案不僅有表層的管理：節目層的著錄，更有深層的管理：層層切分并逐層著錄。

（二）由被動管理向能動利用轉變。主要內容有：

1.檔案管理技術改變引起工作重點改變。檔案管理工作主要包括八方面的工作：檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案統計、檔案編研與檔案利用。過去，對秘書的檔案管理工作要求重點是做好前六項，即來什么檔案管理什么檔案就基本可以了。現在，由于數字檔案管理技術的先進性，對秘書的檔案管理工作的重點轉為：檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用。因為在數字檔案管理系統內，檔案搜集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計都可以由專門設備和管理軟件完成，留給人的工作就比較簡單了。如需要對檔案進行統計時，只要向系統內輸入要求，幾乎是瞬間就能得到統計結果。因此，上述工作在檔案管理工作中的重要性有所下降。相應的計算機不能完成的工作，人能發揮主觀能動性的工作，如檔案檢索（包括編目工作）、檔案編研與檔案利用工作就成了管理者的重點工作。

2.檔案利用的需求改變引起工作重點改變。以往，檔案利用最常見的作用是證明，管理者能迅速找到可以證明某事、某人的檔案材料就可以了。至于利用檔案創造新作品，或基于對檔案的研究為領導或部門工作提出建議，不是秘書檔案管理時的主要工作。但隨著信息設備和信息管理技術的提高，人們閱讀習慣的改變，使得領導或部門的工作總結，對產品的推介、宣傳等不再以文字的形式或配合PPT演講的形式進行，取而代之的是視頻形式。這就要求秘書們能夠利用已有的視音頻――數字檔案制作工作總結專題片，或情況、產品介紹專題片等。而制作專題片，就要充分發揮管理者的主觀能動性，這不僅需要有較高的文化水平，還需要有較強的創新能力。

二、秘書人員能力與素質要求提高

以傳統介質為檔案管理對象的檔案管理，對秘書的能力要求是：了解檔案管理的要求，掌握檔案管理技術，如分類、裝訂、裝盒、著錄、復印、傳真等，其技術含量和對創新的要求并不高；而以視音頻為主要檔案資料的數字檔案管理，其對管理者的能力與素質要求則比較高。其主要表現在以下這4個方面。

（一）要有較高的對視音頻作品的理解能力。這主要是因為，在對數字檔案進行編目時，必須有較高的對視音頻信息的理解能力和比較熟悉不同類型的視音頻信息的編目特點，才能正確切分和準確著錄。否則，會層次切的不對，重要的片段、場景、鏡頭沒抓住，重要的信息沒著錄上。

一般來說，數字檔案的形象性高于以文字為主的檔案，因此，檔案比較生動；但其邏輯的清晰性不如以文字為主的檔案，因此，檔案管理者對數字檔案的主旨和結構的準確理解比較困難，加上有的數字檔案創作者使用了比較獨特的表達形式，這就給檔案管理者在編目時準確切分和著錄造成較大的困難，需要管理者具有較高的理解能力。另外一個原因是，數字檔案管理要遠比傳統介質檔案管理深入。

按廣電總局制定的編目規范看，視音頻信息共分六大類：新聞類、體育類、影視劇類、專題類、綜藝類和素材類。在這六類中，編目每一類材料所需的知識體系和能力都不一樣，如對新聞類數字檔案編目需要的能力不是很高。這一是因為所需要的知識并不特殊；二是因為其結構清楚，片段（一條新聞）與片段（另一條新聞）間邊界清楚，因而容易切分；三是要需著錄的內容，視頻上基本都有，不需要編目者自己總結太多。而對影視劇類、體育類視音頻信息的編目則需要有特殊的知識積累和較強的理解能力。因為，雖然每個人都看過不少電視、電影，但由于一般人并不具有導演的眼光，體育知識不豐富，因此，沒有經過專門培訓，很難迅速找到重要片段、重要場景，并寫出正確的著錄內容。

（二）要有更強的文字運用與語言概括能力。數字檔案管理與傳統的檔案管理還有一點不同的是，它的服務對象數量大得多，有的是面對全世界，因此影響也更大。隨之而來的就是對編目工作要求很高，比如，對錯別字非常重視，要求著錄不能有一個錯別字。這就要求檔案管理者必須具有較高的文字水平，它主要是指正確書寫漢字和準確概括視音頻內容的能力。

在檔案檢索工作中，最重要的一項是編目，數字檔案管理的編目包括切分與著錄兩項，而文字檔案的管理沒有切分，只有著錄一項。雖然兩種檔案的管理都有著錄一項，但水平要求差別很大。文字檔案管理的著錄比較容易，需要著錄的主要內容，檔案上基本都已具有，管理者照抄或稍作總結即可。而數字檔案管理所需要填寫的題名項、主題項和描述項很多需要管理者自己總結、概括。因此，不經過一段時間的專門訓練，很難勝任這樣的工作。

（三）最好掌握非線性編輯等軟件的應用能力。數字檔案管理的最重要的目標在利用，無論是截取某一段視音頻作為證明，還是以多段視音頻為素材制作新的專題片，都需要一個能力：編輯軟件的能力。

編輯軟件有多種，其中比較簡單的要數會聲會影，這是大眾級的視頻編輯軟件。還有一款專業普通級的視頻編輯軟件：Adobe Premiere，目前，這款軟件廣泛應用于廣告制作和電視節目制作中。此外，還有一款軟件比Adobe Premiere更廣泛應用于廣告制作和電視節目制作中， 是蘋果公司開發的一款專業視頻非線性編輯軟件：Final Cut Pro。

掌握第一款軟件，不需要納入教學計劃，學生利用業余時間就可掌握，因為它很簡單。但正因為簡單，不能用它制作內容復雜、表達豐富的專題片。Adobe Premiere 和Final Cut Pro都能夠用來制作復雜的專題片，而且掌握其基本功能也不是太難，因此，可以選擇其中之一納入教學計劃。

（四）要有一定的創新能力。對數字檔案的利用，重要方式之一就是專題片制作，即利用已有的視音頻材料制作新的視音頻作品。這樣的工作對于學生來說是有一定難度的工作，難就難在創新上。能否用普通的材料表達新的主題；所選的材料能否給人以新鮮的感覺，哪怕是舊材料新視角；主題表達的形式是否能夠另辟蹊徑，不落俗套。如果沒有一定程度或方面的創新，那所制作的視音頻作品就沒有生命力。

三、秘書人才數字檔案管理能力培養

概括地說，數字檔案管理的內容主要有兩種：編目與編輯。編目主要要求的是對視音頻的理解能力。雖然編目也需要熟悉編目規范，但由于其只是一種知識，不是培養的難點所在。編輯要求的是創造性地使用檔案材料制作新的視音頻作品，它對管理者的綜合素質要求較高。

（一）培養學生的數字檔案管理能力的必要性。是否有必要培養秘書人才具有這樣的能力、怎樣培養秘書人才具有這樣的能力是根據專業所在地區和師資條件決定的。如果專業處在欠發達地區，那就不必培養。因為，培養這樣的能力不僅需要師資，也需要比較先進的設備。但如果專業處在比較發達的地區，就應該將此能力的培養納入到人才培養目標和人才培養方案中。理由有二：一是它能較全面地培養學生的信息管理能力。在培養學生數字檔案管理能力的同時，也培養了他們的信息搜集、整理、管理等能力和辦公軟件應用能力。二是它能有力地提高學生的綜合素質。因為，編輯一個視音頻作品，是一個人閱讀、思考、寫作和創新能力的綜合體現。

（二）納入人才培養方案。如果將培養學生的數字檔案管理能力納入人才培養方案，可以有兩個層次：作為一般能力培養和作為核心能力培養。

1.作為一般能力培養。數字檔案管理能力，作為檔案管理能力的一部分，是秘書應該掌握的諸多能力之一。培養這一層次的能力，既可以在一門課中實施，即在《檔案管理》課中作為檔案檢索中一項能力培養；也可以作為一個單獨的實訓項目在實踐學期進行。

2.作為核心能力培養。如果將檔案管理作為秘書人才的核心能力，那就要為它設計一個教學模塊。這個模塊可以包括3門課程，也可是4門課：《檔案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》，其中《視音頻信息編輯》也可分為《非線性編輯》和《影視節目制作》，關鍵看專業方向。

《檔案管理》的教學內容除了使學生了解檔案管理的8種工作外，特別要使學生掌握對視音頻信息的著錄能力。《攝影攝像》課，既是教授學生辦公設備的使用，也是培養學生視音頻信息的鑒賞和表達能力。《視音頻信息編輯》課的教學內容主要包括兩個方面：非線性編輯和專題片制作，在教學過程中，二者可以融為一體。此課培養的是學生對數字檔案的利用能力。

3門課或4門課的教學順序可以自由安排，既可以是總分分式，即上課順序為：《檔案管理》《攝影攝像》《視音頻信息編輯》；也可以是分分總式，即上課順序為：《攝影攝像》《視音頻信息編輯》《檔案管理》。《檔案管理》是總，其他課是分。

不同的上課順序體現不同的教學設計思路。總分分式是希望通過《檔案管理》使學生對數字檔案管理有一個概論式的了解，然后再通過《攝影攝像》《視音頻信息編輯》課對數字檔案管理的專項能力進行深入訓練。分分總式是希望讓學生先把各專項能力訓練好了，再在《檔案管理》課上進行綜合訓練。

數字檔案管理既然是因社會發展而產生的新工作，它就有較強的拓展性，對于《檔案管理》課來說，它是對傳統檔案管理方式的拓展；對于秘書人才來說，它又是秘書專業能力要求的向上拓展；對于工作崗位來說，數字檔案管理稍微改變一點，就是迎合新的職業――媒體資產管理。因此，將數字檔案管理能力的培養納入秘書人才培養的方案中，會使所培養的人才無論是在能力方面，還是在就業崗位方面都會有一定的拓展。

【參考文獻】

[1]徐擁軍，周艷華，李剛.基于知識服務的檔案管理模式的理論探索.檔案學通訊[J] ，2011-03-18.