檔案管理工作特色大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理工作特色范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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Abstract:In view of the records management in the marginalization tendency， proposed that enhances the cognition. The establishment organizes the leader system. Perfect institutional framework and viewpoints and so on construction characteristic management system.

Key words:records management; marginalization ;scientific system

1 加強針對性，提高檔案管理認知

目前，學校檔案管理工作存在著邊緣化的傾向。很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。一些檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度和樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，不利于形成學校管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍。整個學校的檔案意識進一步弱化，平時不注意收集整理，到真正需要的時候，再去收集、補救，甚至造假，從而導致檔案管理工作在整個學校發展進程中有邊緣化危險。

學校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這對于我們全面貫徹黨的教育方針，深化學校內部體制改革，優化教師隊伍，提高辦學水平都具有重要的參考價值。學校檔案還是學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教學科研工作和教育督導評估必不可少的資料。因此，檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。

做好檔案管理工作是每一個檔案管理工作人員必須解決的問題。因為檔案管理工作是學校管理工作的一部分，做好檔案管理工作是一個學校健康發展的需要，是提高學校工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個學校業績與管理水平的重要尺度。學校檔案記載著這個學校發展史上的優秀成果，對研究本學校的辦學業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為學校高層管理人員及時了解學校整體辦學狀況，適時調整辦學策略提供準確依據，為辦學決策提供支持性證據;另一方面有利于社會各方準確認定學校辦學成果，為學校與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇于探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映學校整體發展狀況和辦學成果。

2 加強領導，建立管理組織體系

檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結合實際，領導要帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人;通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。要建立健全檔案管理機構和管理網絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備專職檔案員，學校各科(處)室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。

3 完善制度，健全管理制度體系

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。各科(處)室做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。要制定《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等規章制度，給檔案管理工作提供法律依據。

4 立足實際，構建特色管理體系

各檔案管理科室除按照檔案管理的要求和規章制度進行管理外，還要根據自身工作特點，制定有自身特色的檔案管理制度。如本校電教中心是集電化教學和電教服務為一體的綜合處室，檔案資料管理體現為內容多、資料多、載體形式多等特點，在管理和建檔中難度很大。這就需要從實際出發，在不違反檔案管理原則和要求的基礎上，構建有本校電教中心自己特色的檔案管理體系。

根據本校電教中心的檔案來源特點，大致把電教中心檔案分為教學資料檔案、活動資料檔案和其他資料檔案三大類。教學檔案資料主要以聲像資料檔案為主。筆者又根據制作材料的特點，細分為音帶類、像帶類、碟片類等類型。音帶類又按專業分為中文類、外語類、藝術類等。像帶類主要是與教學有關的錄像帶等，按其用途分為示范觀摩類、改革研討類、教學常規類等。碟片類主要指與教學相關的光盤影碟等，根據專業分為中外名著類、政治歷史類、文化藝術類、體育活動類等。

活動資料主要指記錄和反映學校各級各類活動內容的不同載體形式的資料，包括圖片、照片、錄像帶、自己制作的光盤或碟片等。筆者根據活動級別的不同，分為學校類活動資料、系科類活動資料、班級類活動資料、社團類活動資料等。如學校舉辦的學術活動、紀念活動、文化活動、體育活動、對外活動以及系科舉辦的教學活動、班級舉辦的主題活動、學生社團舉辦的活動等等都屬于活動資料范疇。

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前言

在醫院文化建設過程中，檔案資料是醫院文化建設過程的見證者和載體，它如實記錄下醫院在不同時期歷經的點點滴滴，通過沉淀和提煉，展現醫院厚重、濃郁的文化氣息，提升醫院軟實力，增強醫院的綜合競爭力，為醫院的不斷發展發揮重要推動作用。因此，在醫院文化建設過程中，醫院管理者一定要深刻認識到檔案管理工作對醫院文化建設的重要意義，在醫院文化建設過程中努力做好檔案管理工作，為醫院文化建設服務。

一、檔案管理工作對醫院文化建設的重要性

檔案管理工作承載著醫院文化建設的歷史重任，是醫院文化建設的寶貴信息源泉。檔案管理工作對醫院文化建設的重要意義主要體現在以下幾方面：

1.檔案資料能夠為醫院各項重大決策提供參考依據，使醫院決策更加科學化。在醫院發展過程中，檔案資料詳實地記錄著過往的豐富沉淀，醫院領導者通過檔案資料能夠詳細地了解到醫院過去或現在的狀態，為醫院當前和后續領導者做出科學決策提供有效的參考依據。在醫院文化建設中，檔案資料是寶貴的文化素材，把檔案中的文化積淀與醫院傳統特色相結合，將會打造出極具特色的高水準醫院文化體系。

2.醫院檔案資料能夠提升醫院文化層次，提煉醫院精神。醫院精神是醫院文化建設的核心內容和最終目的，它是醫院在長期積淀中形成的寶貴精神財富，為醫院的發展增添無形的動力。在醫院文化建設中，檔案資料完整、詳實地記錄著醫院文化建設整個過程，通過檔案資料如實地反饋醫院的優良傳統，與當今時代相結合，提煉出具有強大生命力、感召力和獨特色彩的醫院精神。

3.檔案管理工作為醫院職工優良職業道德的養成提供規范。醫院檔案資料為醫院員工職業道德素質的培養發揮著規范作用。規范醫院檔案管理工作，使檔案資料真實、有效、權威，能夠在醫院日常工作中切實維護各方的合法權益，減少醫療糾紛事件發生。同時，能夠幫助醫院查找原因，分析問題所在，及時改進，優化自身服務，提升患者滿意度，為醫院文化建設發揮積極影響作用。

4.醫院檔案為醫院以人為本的人事管理服務。醫院的文化建設是醫院在以人為本人事管理中的全體職工精神和理念的升華，人力資源是醫院寶貴的財富，通過對醫院職工進行檔案記錄，真實反映醫院職工的狀態，形成具有凝聚力的醫院文化。同時，人事檔案是合理配置醫院人力資源的重要依據，有利于對先進人才的培養和引進，促進包括醫院文化在內的醫院整體文化的發展。

5.醫院檔案承載著醫院歷史記錄，為醫院文化的發展提供新思路。醫院的文化設不斷歷經傳承，在文化建設中，通過檔案資料回溯醫院優良的歷史文化，為醫院文化提供深厚的歷史底蘊，繼承豐富的文化遺產，增強文化的感染力；同時，檔案資料為當前醫院文化建設指明新方向和新思路，增強醫院職工的擔當精神和自豪感。

6.以先進人物和事跡帶動醫院文化發展，檔案資料發揮著重要作用。醫院文化建設過程中，應樹立典型，發揮先進人物的模范作用，通過先進人物和事跡推動醫院文化建設工作。檔案資料詳實記錄著先進人物和事跡，以檔案資料為素材，加大宣傳教育活動力度，弘揚醫院先進文化，增強醫院凝聚力。

二、加強檔案管理工作，促進醫院文化建設的重要措施

檔案管理工作在醫院文化建設中承擔著重要的作用，做好醫院檔案管理工作，有效利用醫院檔案資源是醫院文化建設的關鍵。因此，醫院在檔案管理上應該做好如下幾方面的工作：

1.拓展檔案資源和素材，注重檔案管理宣傳工作，樹立醫院全體員工檔案意識。醫院在日常工作中要注重檔案管理工作，強化對檔案管理的領導，使檔案管理成為醫院管理工作的核心內容；同時，要采用有效措施優化檔案管理方式，探索和研究檔案管理工作中存在的問題，努力提升檔案管理水平。此外，要增強全體醫院職工檔案管理意識，使廣大醫院職工深刻認識到檔案管理工作對醫院建設和自身生活的重要影響，促進醫院檔案管理工作順利開展，為醫院文化建設蓄積能量。

2.努力提升醫院檔案管理工作從業人員的專業素質。醫院檔案管理人員自身的業務素質對檔案管理工作至關重要。眾所周知，醫院檔案管理工作專業性較強，它要求從業人員具備專業的檔案管理技能，同時要具備相關的醫學知識。鑒于此，醫院應該著力提升檔案管理人員的各項業務素質，定期對相關人員進行專業、系統的培訓，使檔案管理人員及時了解到檔案管理工作面臨的新趨勢，不斷增強自身檔案管理綜合素質，使醫院檔案管理工作做得更加出色，為醫院文化建設貢獻力量。

3.建立健全醫院檔案管理制度，利用現代信息技術拓展檔案管理方式，提升檔案管理質量和水平。由于部門眾多且較為分散，醫院檔案管理工作面臨著諸多難題，在實際檔案管理工作中，應該根據醫院自身的實際情況，建立與之適應的檔案管理制度，使檔案管理工作更加便捷、有效，為醫院開展文化建設提供有利條件。同時，醫院檔案工作應善于利用現代電子信息技術，推進計算機檔案網絡電子檔案管理進程，優化醫院檔案的服務方式，建立醫院電子檔案，使原始檔案通過生動、形象的電子圖片和信息呈現在人們面前，促進醫院檔案工作信息化，進而推動醫院文化建設。

總而言之，醫院檔案管理工作是醫院文化建設的重要依據，對醫院文化建設工作起著至關重要的作用。在醫院檔案管理工作中，要樹立檔案管理意識，結合醫院實際情況情況建立健全檔案管理制度，提升檔案管理工作的專業素質，積極利用現代網絡信息技術，實現檔案管理工作現代化、信息化，不斷豐富檔案管理內涵，利用檔案資源優勢為醫院文化建設服務。

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二、藝術檔案管理中的問題分析

作為歷史文化重要載體的藝術檔案，在新時期已經得到了各級政府和社會的高度重視，這也是使得我國的藝術檔案管理朝著系統化、正規化、信息化不斷邁進。藝術檔案的管理工作也發展到了新階段，出現了數字化管理模式，這是一種新型的檔案管理技術，是把傳統的紙質的藝術檔案材料，通過現代化的掃描等技術轉換成圖片文件等存儲于一些介質上。但是，由于我國的藝術檔案管理工作尚處于初期階段，因此，在快速發展的過程中，也出現了一些不容忽視的問題。這些問題主要表現如下：有些單位的檔案意識較為模糊，在思想觀念上還不能夠緊跟藝術檔案工作的快速發展道路，這些單位和個人不夠重視藝術檔案工作，甚至沒有安排專門的人員進行負責和管理，即使有人管理，也是兼職人員，而且管理所需的資金投入不足，這嚴重影響了劇本等資料的搜集，使得當前的藝術檔案歸檔等工作無法及時完整的完成；藝術檔案的管理工作中的重點不夠清晰，雖然說有些單位的藝術檔案管理部門也在進行一定的管理，但是，總體來說，其管理工作還是存在重點不夠明確的缺陷，尤其是對于一些具有歷史意義和地方特色的藝術檔案重視程度不夠高，使得重點保護對象不夠明確，而有些即使收集管理起來了，但是，對于應有的價值沒有進行充分發揮；藝術檔案的歸檔問題較為復雜，有些藝術檔案的創作者認為屬于個人所有，拒絕被檔案管理部門收集，這也許是由于商品經濟形態的影響。即使有些藝術檔案被收集了，但是，收集上來的藝術檔案卻不夠系統化和完整，從而造成了他們對于藝術檔案收集保存的畏難情緒。此外，藝術檔案的保管條件不夠好，有些藝術檔案難以長期保存，有些單位也沒有明確文化藝術檔案的規定與要求，導致了藝術檔案資源利用效率低。

三、加強新時期藝術檔案管理工作

作為藝術檔案管理工作的主要部門和單位，首先要從思想上提高對于藝術檔案管理工作的重視程度，認真了解藝術檔案所包含的價值，從思想上高度重視藝術檔案的管理工作，加大對于藝術檔案管理工作的資金投入，培養專門的管理人才，切實抓好并落實好藝術檔案的管理工作，推進藝術檔案管理工作的水平提升；相關單位和地方都要對于藝術檔案的管理工作足夠重視起來，尤其是對于藝術檔案的地方特色尤為強調，充分挖掘出藝術檔案的歷史意義和地方特色，提高這些藝術檔案的有效利用率，使得這些藝術檔案的價值和特色充分展現出來；鑒于當前藝術檔案的收集工作較為復雜化，導致了收集工作較為困難和多變。那么，我們就要針對這種情況，采取客觀及時、靈活多樣的收集形式，從被動的收集轉為主動的收集，比如說主動上門索取等。此外，收集好了之后，還要加強對于藝術檔案的整理工作；我們還要為藝術檔案管理工作建立一個專門的字樣建設平臺，使得展示了一個民族和國家藝術發展歷史的藝術檔案能夠實現自身的價值。具體來說，我們就要全面規劃、做好建檔工作，建立機構、強化意識，加強隊伍建設，建立和完善藝術檔案管理制度，加強業務建設，豐富館藏等，還要加強自身建設，為民族文化大區建設服務；為了加強藝術檔案的管理工作，我們還要強化藝術檔案工作者的整體素質，因為他們是藝術檔案管理工作中最重要、最活躍的因素，他們的素質高低直接關系到檔案質量和利用效率。具體來說，我們要強化藝術檔案工作者的事業心和工作責任感，提高他們自覺學習檔案管理、文化藝術專業知識及相關技術知識的能力，上級文化、檔案部門要關心和支持這些相關人員開展具體的藝術檔案管理工作。此外，我們還要加快藝術檔案的信息網絡建設，有效貫通上下檔案信息資源。

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隨著社會的發展和時代的進步，人類進入了信息化時代，高校的檔案管理方式也發生了很大改變，已經由傳統的管理方式向信息化方向發展。信息化技術給高校檔案管理帶來了極大的便利，同時能夠促進檔案管理的可持續發展。高校檔案管理員面臨的最大問題是，如何將信息化建設更好地應用到檔案管理中，這也是當前他們的重要任務。將信息化建設應用到檔案管理中，不僅能提高工作效率，還能減輕工作人員的工作負擔。當前，高校進行檔案管理的信息化建設受到很多問題的阻礙，積極對高校檔案管理中的信息化建設進行分析，便于更好地促進高校的可持續發展。

1.關于高校檔案管理的概念和內涵

1.1在高校的管理中，檔案管理是其中的一個重要方法，對高校的建設意義重大。高校檔案管理包括的內容有很多包括招生工作、科研管理檔案及教學檔案等，它將一些具體的事物用文字和圖表的方式進行表示，方式簡單，便于保存，是以后高校教育和教學的重要參考和歷史記錄依據。它能為高校日后的發展積累豐富的經驗，從而奠定了高?？沙掷m發展的基礎，對高校的未來發展影響深遠。實現高校檔案管理信息化指的是利用網絡和多媒體等先進技術對高校檔案進行信息化管理，對一些高校的檔案資料進行合理的開發和利用，以達到實現其進行社會共享的目的，從而提高其社會利用價值。

1.2高校檔案管理信息化通過網絡化和數字化的手段將高校中的各類檔案資料進行收集，從而實現數字化管理。通過網絡和計算機等技術手段，實現將高校檔案進行自動化和一體化管理的目的。還能通過技術手段進行資源的共享，實現高校檔案的共享價值。高校檔案管理信息化是進行推廣和應用信息技術的過程，也是進行二次開發和利用高校檔案資源和信息的過程，是一個將信息服務達到最大化價值開發的過程。

2.信息化建設在高校檔案管理中存在的一些問題

當前高校的檔案管理工作已經成為了各校管理工作的重點，在當今信息化時代的大背景下，為了促進學校管理建設，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客觀和主觀問題的影響，仍然存在著很多的問題，主要表現在如下方面：

2.1檔案管理人員整體素質不高，能力和水平有限。很多高校的檔案管理人員都是臨時聘用的，沒有經過專門的知識和技能的培訓，對于檔案管理工作中的具體流程和注意事項沒有明確的概念，在工作中按照自己的思維進行管理，這樣在工作中容易出現信息流失和信息不全的問題。高校也沒有對學校管理中檔案管理人員起到的重要作用有著清晰的認識，在資金和經費的投入上明顯不足，沒有對檔案管理人員進行專業知識培訓，使得他們的技能始終得不到提高。

2.2落后的檔案管理設施和技術服務水平。在檔案管理工作中，我國各高校存在著明顯的南北方差異，總體而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在著差異的重要原因就是資金投入水平不同，一些一流的高校其資金來源較廣，學校能利用的資金相對較多，對學校檔案管理工作投入的資金就多；而一些普通的高校相對而言缺少資金來源渠道，對學校的檔案管理工作投入的資金就少，從而使得學校的檔案管理工作發展受到了限制。

3.如何有效進行高校檔案管理工作的信息化建設

現代高校檔案管理工作的重要目標是實現信息化和數字化的管理模式，從而實行促進高校建設的目的。如何將各高校的檔案管理水平進一步的提高，以保證檔案管理的效力，可以從下面的幾個方面進行考慮：

3.1將檔案管理隊伍進行強化建設，檔案管理人員的素質必須進行提高和培養。高校檔案管理人員的素質對檔案管理工作的開展具有很大影響，當前檔案管理工作滯后的一個重要原因就是管理人員的素質偏低。所以加強管理人員的素質培養和專業技能培養成為了當前的首要任務，定期對檔案管理人員進行培訓，提高其專業技能，同時要提高他們對工作重要性的認識，及時對他們進行一些應用到檔案管理中的先進技術培訓，讓他們能在工作中學會操作，從而有效提高高校檔案管理工作的能力。

3.2加大對檔案管理工作的資金投入，充分提高檔案管理的信息化技術水平。當前高校檔案管理工作中的一個重要問題就是檔案管理設施落后、嚴重缺乏資金投入。沒有雄厚的資金作為后盾，檔案管理工作就不能得到切實的落實。各高校應積極加大社會各界對學校的資金投入，擴大資金來源，從而能夠引進先進的設施，提高檔案管理的整體水平。

3.3創新管理方式，進行特色檔案管理體系的建立。大多高校在當前的檔案管理工作中，都是簡單的對檔案進行分類劃分。這種簡單的劃分模式存在著較大的缺點，容易造成以后在查找檔案中存在困難或是流失了一些重要的檔案信息，同時也不利用進行特色校園的建設。為了將高校檔案管理信息化建設進行有效提高，就需要在日常工作中對技術創新進行不斷加強，實現管理手段的不斷信息化發展，建立起具有自己校園特色的個性檔案管理體系。小結高校檔案管理的主要方式已經逐步改變為進行信息化的管理，為了將檔案管理人員的工作效率進行提高，促進高校的可持續發展，實現最大價值化的高校管理，就需要不斷完善和改進高校的檔案信息化管理，找到發展中存在的問題并提出相關的解決策略，從而保證能有效進行高校檔案的信息化管理，以此促進高校建設的順利進行。

參考文獻：

[1]陳程.高校檔案管理的信息化建設探析[J].魅力中國,2014,(13).

[2]姜翠娥.高校檔案管理信息化建設研究[J].商情,2013,(46).

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檔案工作是國家科學文化事業的重要組成部分。檔案工作與國家各項事業緊密聯系在一起的，并且相互影響、相互促進。檔案在國民經濟發展、文化創新、科技進步等方面具有積極的影響作用。建設中國特色社會主義是全國各族人民的共同理想。在全面建設小康社會，加快推進社會主義現代化的新的歷史時期，要使檔案工作適應新情況新需求，檔案管理人員必須樹立創新意識和憂患意識，增強服務意識，與時俱進地推進檔案管理工作的體制創新、工作創新、方法創新，更好地為建設中國特色社會主義服務。

一、當前基層檔案管理中存在的問題

（一）在一些基層單位存在著檔案管理人員專業素質偏低問題。雖然也經常參加各類檔案知識的培訓，但在相當多的基層單位檔案管理人員還是缺乏系統的完整的檔案編研工作理論知識。

（二）由于一些基層單位檔案管理資金短缺，造成檔案設備陳舊，直接制約了檔案服務功能的發揮。這主要是一些基層單位的領導沒有對檔案管理工作給予足夠的重視，因為是說起來重要，做起來不重要。

（三）檔案管理的制度不健全。缺乏必要檔案工作激勵機制，造成基層檔案管理人員的工作積極性不高。

（四）部分檔案管理人員憂患意識不強，在檔案日常管理工作中安于現狀，不思創新，工作的主動性不強。

二、提高檔案管理工作對策建議

（一）樹立創新意識

創新是一個民族進步的靈魂，是國家興旺發達的不竭動力。創新也是檔案管理人員創新檔案工作的強大推動力。創新意識是人們進行創造活動的出發點和內在動力，也是創造性思維和創造力的前提。創新意識成為喚醒、激勵和發揮人所蘊涵的潛在本質力量的重要精神力量。創新包括觀念創新和方式手段的創新。樹立創新意識要求檔案管理人員解放思想，更新觀念，充分認清檔案管理工作的重要性。樹立創新意識要求檔案管理人員不斷創新檔案管理的手段和方式方法。檔案管理人員在日常的檔案工作中要大膽探索，不斷開拓新的工作思路，在工作方法和手段上不斷創新，來推動檔案管理工作的規范化、秩序化。

樹立創新意識還包括檔案管理人員要不斷吸收和借鑒相關行業的先進經驗和和管理方法，來為檔案管理工作所用。

（二）增強服務意識

檔案工作作為維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業,是一項社會性、服務性、政治性的工作。檔案管理的目的是為了利用。檔案服務工作是檔案工作的重要內容之一，也是檔案工作的一項具體內容。檔案服務是檔案工作發揮社會作用,為經濟和社會發展作出貢獻的重要途徑。檔案服務是檔案部門與外界發生聯系的主要環節。要更好發揮檔案服務功能，檔案管理人員要增強服務意識，要加強與單位各部門的協調溝通。檔案管理人員還要千方百計的擴大檔案的收集力度。

（三）加強對檔案工作的領導，健全各項檔案規章制度

加強對檔案工作的領導，不斷深入宣傳《檔案法》和《檔案法實施辦法》，提高各級領導的檔案意識。只有各級領導的重視，才能確保對檔案工作必要的資金投入。

健全各項檔案規章制度，具體包括建立檔案管理制度、檔案室安全防范制度、檔案保密制度，檔案查閱利用制度、具體工作人員的崗位目標責任制度等，通過一整套健全的規章制度來確保檔案管理工作的規范化、秩序化。

（四）通過學習培訓，提高檔案管理人員的綜合素質

要鼓勵檔案管理人員通過學習培訓，不斷提高自身的綜合素質。

1、通過學習培訓樹立敬業精神。具備敬業精神是做好檔案管理工作的前提。敬業精神來源于方案管理人員在思想上對檔案管理工作重要性的認識。有了清醒的認識，才會有明確的工作目標。檔案工作的國家檔案工作的組成部分。檔案工作為促進社會和諧社會發揮著積極的作用。檔案工作是一項系統性、科學性的工作。檔案的日常管理工作單調枯燥，只有檔案管理人員具備了敬業精神，才能淡泊名利，獻身工作，甘于寂寞，以踏實的心態對待檔案的分類、整理工作，把檔案基礎工作做得規范，在平凡的檔案管理工作中建功立業。

2、通過學習培訓樹立憂患意識。憂患意識是歷史主體在社會發展轉折時期或關鍵時期的一種清醒的防范意識和預見意識。憂患意識源于自覺的危機感、緊迫感、責任感和使命感，表現為堅強意志和奮發精神?！皯n勞興國，逸豫亡身”、“生于憂患，死于安樂”，中華民族自古以來就有著“居安思危”的憂患意識?？倳浺笕h：常懷憂黨之心，恪盡興黨之責。當前我國已經進入全面建設小康社會，加快推進社會主義現代化的新的發展階段，面對復雜多變的國際形勢和日趨激烈的國際競爭，面對我國改革開放和現代化建設的艱巨任務，檔案管理工作者要有憂患意識，要有緊迫感，要居安思危。做好檔案工作。憂患意識也是一種強大精神動力。它內涵著對事物發展的科學預見和積極建構。維護檔案的完整與安全是檔案管理工作的基本要求。檔案管理人員要樹立和提高憂患意識和防范意識，對檔案工作開展定期自查自糾，查漏補缺，進一步完善制度，落實責任，加強安全防范。

3、通過學習培訓掌握過硬的專業技能。檔案管理人員必須掌握過硬的本領、不斷提高綜合素質，才能擔負起自身肩負的職責。

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隨著社會的發展和時代的進步，人類進入了信息化時代，高校的檔案管理方式也發生了很大改變，已經由傳統的管理方式向信息化方向發展。信息化技術給高校檔案管理帶來了極大的便利，同時能夠促進檔案管理的可持續發展。高校檔案管理員面臨的最大問題是，如何將信息化建設更好地應用到檔案管理中，這也是當前他們的重要任務。將信息化建設應用到檔案管理中，不僅能提高工作效率，還能減輕工作人員的工作負擔。當前，高校進行檔案管理的信息化建設受到很多問題的阻礙，積極對高校檔案管理中的信息化建設進行分析，便于更好地促進高校的可持續發展。

1.關于高校檔案管理的概念和內涵

1.1在高校的管理中，檔案管理是其中的一個重要方法，對高校的建設意義重大。高校檔案管理包括的內容有很多包括招生工作、科研管理檔案及教學檔案等，它將一些具體的事物用文字和圖表的方式進行表示，方式簡單，便于保存，是以后高校教育和教學的重要參考和歷史記錄依據。它能為高校日后的發展積累豐富的經驗，從而奠定了高校可持續發展的基礎，對高校的未來發展影響深遠。實現高校檔案管理信息化指的是利用網絡和多媒體等先進技術對高校檔案進行信息化管理，對一些高校的檔案資料進行合理的開發和利用，以達到實現其進行社會共享的目的，從而提高其社會利用價值。

1.2高校檔案管理信息化通過網絡化和數字化的手段將高校中的各類檔案資料進行收集，從而實現數字化管理。通過網絡和計算機等技術手段，實現將高校檔案進行自動化和一體化管理的目的。還能通過技術手段進行資源的共享，實現高校檔案的共享價值。高校檔案管理信息化是進行推廣和應用信息技術的過程，也是進行二次開發和利用高校檔案資源和信息的過程，是一個將信息服務達到最大化價值開發的過程。

2.信息化建設在高校檔案管理中存在的一些問題

當前高校的檔案管理工作已經成為了各校管理工作的重點，在當今信息化時代的大背景下，為了促進學校管理建設，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客觀和主觀問題的影響，仍然存在著很多的問題，主要表現在如下方面：

2.1檔案管理人員整體素質不高，能力和水平有限。

很多高校的檔案管理人員都是臨時聘用的，沒有經過專門的知識和技能的培訓，對于檔案管理工作中的具體流程和注意事項沒有明確的概念，在工作中按照自己的思維進行管理，這樣在工作中容易出現信息流失和信息不全的問題。高校也沒有對學校管理中檔案管理人員起到的重要作用有著清晰的認識，在資金和經費的投入上明顯不足，沒有對檔案管理人員進行專業知識培訓，使得他們的技能始終得不到提高。

2.2落后的檔案管理設施和技術服務水平。

在檔案管理工作中，我國各高校存在著明顯的南北方差異，總體而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在著差異的重要原因就是資金投入水平不同，一些一流的高校其資金來源較廣，學校能利用的資金相對較多，對學校檔案管理工作投入的資金就多；而一些普通的高校相對而言缺少資金來源渠道，對學校的檔案管理工作投入的資金就少，從而使得學校的檔案管理工作發展受到了限制。

3.如何有效進行高校檔案管理工作的信息化建設

現代高校檔案管理工作的重要目標是實現信息化和數字化的管理模式，從而實行促進高校建設的目的。如何將各高校的檔案管理水平進一步的提高，以保證檔案管理的效力，可以從下面的幾個方面進行考慮：

3.1將檔案管理隊伍進行強化建設，檔案管理人員的素質必須進行提高和培養。高校檔案管理人員的素質對檔案管理工作的開展具有很大影響，當前檔案管理工作滯后的一個重要原因就是管理人員的素質偏低。所以加強管理人員的素質培養和專業技能培養成為了當前的首要任務，定期對檔案管理人員進行培訓，提高其專業技能，同時要提高他們對工作重要性的認識，及時對他們進行一些應用到檔案管理中的先進技術培訓，讓他們能在工作中學會操作，從而有效提高高校檔案管理工作的能力。

3.2加大對檔案管理工作的資金投入，充分提高檔案管理的信息化技術水平。當前高校檔案管理工作中的一個重要問題就是檔案管理設施落后、嚴重缺乏資金投入。沒有雄厚的資金作為后盾，檔案管理工作就不能得到切實的落實。各高校應積極加大社會各界對學校的資金投入，擴大資金來源，從而能夠引進先進的設施，提高檔案管理的整體水平。

3.3創新管理方式，進行特色檔案管理體系的建立。大多高校在當前的檔案管理工作中，都是簡單的對檔案進行分類劃分。這種簡單的劃分模式存在著較大的缺點，容易造成以后在查找檔案中存在困難或是流失了一些重要的檔案信息，同時也不利用進行特色校園的建設。為了將高校檔案管理信息化建設進行有效提高，就需要在日常工作中對技術創新進行不斷加強，實現管理手段的不斷信息化發展，建立起具有自己校園特色的個性檔案管理體系。

小結

高校檔案管理的主要方式已經逐步改變為進行信息化的管理，為了將檔案管理人員的工作效率進行提高，促進高校的可持續發展，實現最大價值化的高校管理，就需要不斷完善和改進高校的檔案信息化管理，找到發展中存在的問題并提出相關的解決策略，從而保證能有效進行高校檔案的信息化管理，以此促進高校建設的順利進行。

參考文獻：

[1]陳程.高校檔案管理的信息化建設探析[J].魅力中國,2014,(13).

[2]姜翠娥.高校檔案管理信息化建設研究[J].商情,2013,(46).

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中圖分類號：TM58 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）01-0330-01

高校檔案管理工作要適應新的發展格局，就必須保持檔案管理與時俱進，選擇性使用現代文明成果。規范化和科學化是檔案管理工作改革與創新的重要方法[1]。在我國高校的發展進程中，檔案管理工作有其重要的作用。對我國高校檔案管理的狀況進行分析，參照國內外檔案管理成功的經驗和成果，更新觀念，創新工作方法，逐步提升檔案管理水平，向著檔案管理的科學化、規范化邁進，并使該工作步入法制化的進程。

1 檔案管理工作的重要意義

高校管理工作應包括檔案管理，因為檔案管理工作是提升效率和質量的必要保證。做好檔案管理工作是高校管理工作健康發展的需要，是保持和還原歷史真實性的重要舉措。評判一個高校的工作實績與管理能力的重要依據之一就是檔案管理的規范化和科學化。高校檔案是高校發展進程中優秀成果和重大事件的記錄，是探討和分析發展進程中教學與科研情形的原始文獻，對其分析與整理，有助于總結歷史經驗和教訓，制定合適的發展方向和管理策略。做好檔案管理工作能為高校高層管理人員及時了解整體狀況，適時調整管理策略提供依據，有利于社會各方準確認定高校的管理水平及教學和科研成果，為高校橫向合作奠定堅實的基礎。高校管理層認真研究和分析檔案管理工作的成果，有助力于制定合理的管理策略，選擇合適的發展模式并合理配置該高校資源，這對于該高校立足長遠發展，不斷提升管理效率和水平有著極其重要的意義。

2 檔案管理工作的邊緣化危險

迅猛發展的計算機應用技術沒有使高校的檔案管理工作得到進一步提升，反而淡化了其重要性。檔案管理工作在高校發展中的戰略作用和實際意義，很多高校檔案管理人員對此也是一知半解，且不具備過硬的檔案管理專業知識和廣博的其他知識，因而在檔案管理工作中缺乏良好的職業道德，更談不上任勞任怨、樂于奉獻的精神，檔案管理工作沒有取得顯著成績，不能夠引起高校領導重視。再加上，檔案管理工作人員不注重宣傳檔案管理工作的重要性，導致一些高校普遍認為檔案管理無用。高校管理層不重視、不關心檔案管理，檔案管理意識弱化，無法形成重視檔案管理的良好環境，檔案管理工作被邊緣化，與高校其他管理工作的發展不協調。

3 法制化是做好檔案管理工作的基礎

3.1 依法建立和完善管理制度

檔案管理工作需要法制化，因為法制化是做好檔案管理工作的根本保證。要做好檔案管理工作，須要依法制檔。隨著社會的不斷進步，檔案管理的措施和方法也需要不斷的改革和創新。針對檔案種類和載體的特點，應用新的管理技術提升檔案管理能力。檔案管理人員要適應新形勢的發展，就必須不斷學習專業知識和管理技能。檔案管理應以法為本，向著法制化方向發展。要為高校其他管理工作服務，使檔案管理工作發揮相應的作用，必須走檔案管理的法制化之路。20多年前《中華人民共和國檔案法》制定并實施，為加強檔案的收集、匯編、整理，以及管理提供了法律依據，為檔案管理工作順利發展奠定了重要基礎，有效地促進了檔案管理工作的進展。但社會總是不斷進步和發展，有必要在《中華人民共和國檔案法》的框架下，因地制宜地根據自己的實際情況，在自己的權限范圍內制定一套具有區域特色的檔案管理法規，使檔案管理依法操作。與此同時，各高校也應健全和完善相應的檔案管理制度，加強檔案管理，提升檔案管理工作效益，充分發揮檔案管理的重要作用，為高校的建設和發展做出應有的貢獻。

3.2 檔案管理應與現代技術相結合

計算機網絡技術的應用與發展為檔案管理工作提供了機遇與挑戰。檔案管理與先進的管理技術相結合，能實現檔案管理的電子化，使檔案管理水平得到有效地提升。檔案的收集、匯編、整理、歸檔等工作，工作強度大，應用計算機管理技術有利于提升工作效率。電子化檔案管理便于查詢和打印，可有效減少對原始文檔的損壞，又可減少手工勞動，提高檔案管理能力。檔案管理的電子化，提高了檔案管理的系統性和組織化，便于按照不同要求和目的進行檢索，快速得到相關的文檔信息，有利于館藏檔案的充分利用[2-4]。為維護檔案信息安全，須要制定較為嚴密的電子檔案管理措施，健全和完善電子檔案的登錄權限及管理與維護規章制度，合理配置管理人員，明確各自的職責范圍。管理軟件開發和利用應注意精心設計功能和模式，并利用先進的信息安全管理技術，有效合理地識別管理人員身份和權限。嚴格管理登錄口令，設置電子檔案使用管理的自啟操作日志，以便進行安全性或真實性核定追蹤。

3.3 檔案管理的目的在于應用

高校檔案管理是一項基礎工作，其目的在于檔案的合理有效的應用，更好地為社會經濟和政治服務，更好地為高校的生存和發展效力。檔案的合理應用，便于總結過去的經驗和教訓，有利于把握高校經濟活動的運行規律和高校發展的方向。強化高校檔案管理工作的重點是充分合理有效利用檔案，充分發揮檔案的重要作用，為建設具有區域特色的高水平的高校服務。高校檔案是高校生存和發展的重要的信息資源，高校檔案的合理應用是檔案實現自身價值的重要途徑。要充分開發和利用檔案，須要強化檔案的管理工作。檔案工作人員的日常工作通常是檔案的收集、去偽存真、整理和保管，還應注重及時編目，編制合理和快速的檢索方法和途徑。應用合理的管理系統，建立有效的檢索體系，提供有效的檢索工具，并適時匯編檔案文件等，以便完整、系統、快速提供各種檔案信息，滿足不同用戶的需要。另外，還要注重對珍貴、重要的檔案文件的管理，用現代管理技術對珍貴和重要的檔案資料及時備份，替代原件使用。當然，也應爭取領導層的支持，合理建設和使用檔案管理庫房，強化檔案管理的安全措施，盡量降低環境等自然因素及人為因素對檔案文件的損害。檔案管理工作也要更新管理思路，創新工作方法，以適應社會經濟、政治發展的需求，以滿足高校自身的生存和發展的需要，更好地使檔案管理工作在為社會經濟、政治及高校自身發展服務的同時，促進檔案管理工作本身的發展。因而高校檔案管理工作一定要以檔案應用促發展，以發展更好帶動和強化檔案管理工作。

總之，高校檔案管理工作要適應社會發展的需要，滿足高校自身生存和發展的需求，須要堅持科學而規范的檔案管理發展之路。要提升高校管理水平，建設具有區域特色、高水平的高校，就要使檔案管理科學化、規范化和法制化，并努力做好檔案的開發和應用，為高校的建設和發展提供必要的決策信息，充分發揮高校檔案管理工作的重要作用。

參考文獻

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美術類專業作為藝術類學科，教學環節中包含大量的技能訓練等實踐性教學環節，由此產生的教學檔案相比于其他學科其教學活動具有突出的專業特色。首先，美術類教學檔案具有載體和形式上的多樣性。美術類專業人才培養方案中，大量的技法類課程考核是以學生作品為考核主要依據的，包括繪畫、現代設計、傳統工藝、書法、雕塑、篆刻等門類。而這些作品不同于規格統一的試卷，依課程不同而各具特點。學生考試和作業檔案載體廣泛,形體多樣,與其他院系檔案有很大差別。其次，美術類專業的教學環節的特殊性決定了該專業教學檔案的獨特性。相比其他專業，美術類教學不僅有各類專業性的技法類課程，還有采風、寫生等外出實踐類課程和畢業創作等成果展示類課程。這些課程的不同特性決定了美術類專業對應的教學檔案管理具有更強的專業性和獨特性。此外，由于大量繪畫類實物作品的歸檔，對相關檔案管理帶來了技術性要求，如色料的氧化性和紙張的吸濕特性等因素，這些因素更增加了檔案管理的專業性和難度。

二、美術類教學檔案管理中存在的問題

(一)建檔與管理意識淡薄使教學與檔案管理脫節作為教學主體之一，長期以來，很多美術和藝術設計專業課教師往往把工作重點放在教學環節，對教學檔案管理的重要性認識程度不足，導致教學環節和教學檔案管理脫節。在日常教學及科研過程中大量有價值的教學過程和教學成果因為教師缺少有意識的保留與整理，造成相關檔案材料的遺失與散落。此外，教學檔案來源分散，除上級業務部門和本校下發的各種文件、二級學院的內部文件外，還有大量文件材料散存于一線教師。這也會導致相關教學檔案無法歸檔，對教學檔案管理工作造成負面影響。

(二)缺乏體現學科專業性的檔案管理規范與制度由于檔案管理人員缺少對美術學科教學和科研特點的了解，缺乏能體現美術專業特色的檔案信息收集與管理的規范，檔案在管理過程中無論是收集還是分類都沒有一個能體現學科特色的機制進行指導和約束，一方面導致部分體現學科特色的檔案收集不全，如一些具有較高學術價值的美術檔案材料未能及時歸檔，導致教學資源不完整，影響檔案的利用。另一方面也會導致即便檔案收集上來了，但是沒有得良好的分類管理。檔案管理的粗放化，這些都是制約美術專業教學檔案管理的負面因素。

(三)檔案管理偏重于實物化導致信息化管理技術落后部分美術類院系教學檔案收錄方式更注重于實物材料的收集。教學檔案管理手段還是以實體檔案為主，電子檔案管理系統的應用較少、信息化建設水平不高。由于美術學科作品門類繁復，設計各種平面和立體作品需要占用大量空間，同時由于專業特點，作品材料、尺寸大小不一，難以規范，造成實物檔案收集、分類和保管的困難。盡管隨著數字化的普及，美術院系對于檔案管理都進行了相關的數字化改革，但仍然有相當多的美術院系檔案管理處于滯后狀態，缺乏科學的檔案信息收集、整理、歸類體系。造成難以對相關檔案分類和查閱，影響到相關信息資源的有效開發與利用。

三、美術類專業教學檔案管理對策

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關鍵詞：檔案管理；科學發展；路徑

檔案工作的日新月異以及由此帶來的對于高校的文明、環境、倫理、價值的挑戰，越來越凸顯出檔案事業科學發展的迫切性。以科學理論為指導思想依據來對檔案管理工作進行改善，保證檔案管理工作能夠順利良好進行。其內涵就是以科學理論指導檔案管理，以科學管理模式進行檔案的管理工作，保證科學制度技術措施的良好有序保證。

一、準確把握新形勢下和新要求是做好檔案工作的前提

要充分認識檔案工作在經濟建設、文化建設和社會建設中發生著深刻的變化，不斷賦予檔案工作新的內涵，開闊思路，更新觀念，由于高校檔案工作是一項基礎性的管理工作，又是一項服務性工作，從認識到實踐都在發生著深刻的變化，所以在高校它是一項默默無聞、是一個服務他人的配角工作。時代在前進，實踐在發展，人類活動也在不斷創新、發展，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，也必須根據時代和實踐的發展要求，要求社會科技創新、體制創新、知識創新，因此，做好檔案工作的前提是提高全校的檔案意識，樹立正確的檔案觀念。服務學校發展和科學決策，提升發展軟實力，這一檔案工作的重要任務，得到了空前的重視和強調，這是檔案工作的重要追求，也是檔案工作者面臨的新形勢和新要求。各部門要進一步增強做好檔案工作的意識，分管領導要切實扛起檔案工作領導責任，積極創造檔案事業發展條件，充分發揮檔案部門職能作用，更好地為經濟建設服務、為社會事業服務、為民生發展服務。

二、正確認識檔案工作的功能以及對高校的重要作用

檔案管理工作是材料在工作使用中僅有憑證和參考價值，是推動學校發展和進步的重要力量。是學校尋求進步和發展的需要，是學校部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業素質和個人素養的依據，在學校發展中發揮著不可替代的重要作用。一般認為檔案工作在學校經濟發展、社會進步和培養人的全面發展過程中的功能和作用主要有：積累知識、傳承文明、創新倫理、資政育人、服務社會的功能。

服務社會功能則主要指檔案工作科學發揮自身的理論優勢、科學優勢、價值引導優勢和方法優勢等等，通過推動社會現實問題的解決，服務學校發展，調整工作結構、改進發展規劃，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要，促進學校檔案管理能力的提升。

在新的經濟社會發展和社會思想多元背景下，學校發展也必然要順應時代的要求，面對新形勢，發生新變革。通過吸取檔案管理工作必將會在其中發揮重要的角色。要優化檔案服務措施，方便使用。特別是創造條件，吸引優秀的年輕人加入檔案管理的隊伍當中來。在新形勢下，檔案管理是一門科學，管理更先進、更豐富，檔案工作者不僅要具備基本的操作技能，而且要掌握現代科技手段和先進的管理技術，要適應新的形勢和要求，不斷拓展和創新，提高檔案管理的科學化水平，更好地服務于師生員工。

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檔案已經成為一種重要的社會信息資源，逐步得到人們的關注。學校將各種資料整理、歸檔、立卷，使得這些資料既可以為大眾服務，也可以使檔案得到科學合理的利用。根據這些資料，學校領導可以制定出科學合理的決策，促進學校的更好發展。因此，在學校教育管理工作中，做好檔案的安全性保管工作十分重要。

一、定期對管理人員進行培訓，提升檔案管理工作者素質和安全管理意識

（一）加大法制宣傳力度，提高全體師生的安全應用檔案觀念。在我國《檔案法》和《保密法》已修訂得相當完善，學校應該加大安全應用檔案的宣傳，強化師生檔案管理工作的意識。學校可以可利用校板報、校園文化走等大力宣傳相關的檔案知識。互聯網普及的今天，學校也可以利用QQ、微信等宣傳手段，使全體師生都能充分認識到檔案管理工作的重要性。

（二）定期對檔案管理人員進行培訓，加強對其的職業教育。檔案管理及其安全性保管工作的順利開展需要一只專業化的檔案管理人員隊伍。為了加強檔案管理隊伍建設，學校應該進行崗前知識培訓，然后進行考核，只有通過崗前考核的人員方可持資格證上崗，還要定期地對上崗人員的業務知識、技能和職業道德進行培訓。進而提高檔案管理工作的規范化，使得學校檔案管理工作健康的發展。

（三）學校應加強檔案安全性保管工作的意識，建立領導責任制。檔案管理工作是一項長期的任務，是學校整體工作的一部分，但是在我國很多學校這部分工作是被學校忽視的，這樣使得我國檔案工作存在很多問題，例如部分案卷保管不完善，在查閱時資料不全面，甚至需要的資料找不到、丟失等。為了避免這些情況，校方應該加強對檔案管理工作的重視，建立領導責任小組，由校長或者副校長擔任該小組的組長，其他成員必須選用素質能力和業務能力較高的檔案管理人員擔任，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》《檔案利用制度》等工作制度，建立起完善的檔案管理機制，使得學校檔案管理工作更加健康有序的發展。

（四）實現管理現代化，拓寬服務領域。隨著互聯網技術的發展，我國檔案管理的現代化、信息化發展也日益成熟。利用現代化高科技手段完善檔案管理安全工作的現代化，檔案的作用在于為學校領導的決策提供依據，這是就需要檔案管理者通過一定的手段將檔案資源及時提交學校領導。利用現代科技實現檔案管理工作的現代化不斷提高了資料利用率，更使得校方通過檔案資料的使用過程，使得他們更加重視檔案管理工作。

（五）緊跟時展，將檔案管理工作與校園文化建設相結合。學校檔案工作應該以廣闊的社會文化為背景，結合自身學校的發展特色，不斷地改革創新，緊跟時代潮流，建立獨具本校特色的文化氛圍，再通過學校文化走廊、校報等進行校園文化的宣傳。

二、我國檔案管理工作的安全管理措施

檔案管理工作中安全管理工作尤為重要，但是由于我國學校檔案管理意識淡薄，造成檔案管理工作中存在“重保密輕利用”的現象。怎樣將檔案管理工作的安全管理措施與利用做到良好的結合？

（一）檔案管理人員要做到“兩勤一查”。檔案管理工作人員要做好定期的宣傳工作，利用校報、宣傳走廊、QQ群等，向全體師生宣傳《檔案法》《保密法》及查閱檔案資料的規章制度，使檔案使用者可以科學合理的使用檔案資源。在平常的工作中做好觀察，實時對監控錄像進行監看，防止出現檔案被閱讀者偷撕、涂改甚至損壞。在閱讀者歸還檔案資料時，管理人員也要做好檔案是否完好的檢查，如若發現問題，管理人員應該及時向領導小組進行匯報，在問題出現的第一時間做到問題的檢查。

（二）做好檔案開放前的基礎工作。學校在進行檔案管理工作時，要做好檔案開放前的基礎工作，提高開放案卷的內在質量。要根據檔案的原有存放規律，將檔案進行科學分類、組卷、編目、排列。在做好這一系列工作后，要對珍貴、重要的檔案進行復印、掃描進行復制，做好檔案副本，進而延長檔案的使用壽命。

（三）做好檔案的解密工作。部分檔案還是屬于“保密”檔案，而檔案保密是有時效性的，根據《保密法》的規定，保密檔案劃分為“絕密”“機密”“秘密”三個等級。這就要求檔案管理者應該及時對保密期慢的檔案進行清理和劃分，將這些文件進行公開，使得師生可以借閱。

三、總結

綜上所述，檔案安全管理工作是一項長期的艱巨的工作，也是尤為重要的工作。學校應該加強對檔案安全管理工作的重視程度，結合學校的工作實際，不斷地總結經驗教訓，轉變檔案管理工作思路，創新檔案管理方法，定期對檔案管理者進行職業素質、業務能力等方面的培訓，加強管理人員檔案保密安全管理的培訓，這樣可以促進檔案管理工作健康、有序的發展。

【參考文獻】

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關鍵詞 ：檔案管理信息化 地方院校 共享

隨著經濟社會的快速發展，計算機技術、互聯網技術日新月異，數字化、信息化手段突飛猛進。特別是近年來大數據、云計算的運用和飛速發展，互聯網+成為我國經濟社會進入新常態的新的發展引擎。互聯網技術、計算機技術的發展給傳統檔案管理工作帶來了巨大的機遇。

一、信息化為傳統檔案管理帶來的機遇

長久以來，提到檔案管理，往往使人聯想到檔案室、檔案櫥、檔案袋、文件夾，與數字技術、計算機技術不搭界。信息技術、計算機技術與網絡技術的迅猛發展，促進了檔案管理信息化，給傳統檔案管理帶來了嶄新的發展機遇。

所謂檔案管理信息化，通俗地講，就是在檔案管理的入檔、保存、查詢、利用等各個環節，運用現代的計算機、信息、網絡技術，實現方便、快捷、安全地處理、管理、開發利用的過程。與傳統的檔案管理方式相比，檔案管理信息化具有占用空間小、對保存環境要求低、不易損毀、存儲方便、查詢快捷、易于復制、利于傳播、方便共享的優點，通過計算機、服務器就能存儲海量的文字、音頻、視頻等各種介質檔案，給傳統檔案管理帶來革命性的變革。

1.改進儲存保管方式，提高了檔案管理的安全性和保管期限。數字化、信息化的檔案管理是對傳統檔案儲存、保管方式的根本性變革，也是有效補充。它能避免傳統檔案保管受外界環境影響大的弊端，如受潮、蟲蛀、災害風險等，也能杜絕因檔案反復查詢、借閱等容易造成的遺失、損壞等隱患。原始檔案與數字檔案相結合，甚至根據保管時效、重要性等選擇只保存數字檔案，將大幅度節省檔案保管場館與經費，為檔案工作開創新局面。

2.方便查詢、復制，充分發揮檔案的信息功能。檔案是重要的信息資源，檔案的重要性不僅體現在通過提供佐證和相關資料，促進管理的規范化和決策的科學化，而且能為相關領域的調研分析、文獻研究提供研究對象和證據資料。尤其應該指出的是，隨著對檔案的開發利用，隨著檔案信息共享的提升，“死檔案”變成“活數據”，其重要性將獲得極大提高。檔案管理的信息化將極大地方便檔案的檢索查詢、復制引用，從而使檔案的信息功能得到充分發揮。

3.在線檢索、聯網共享將使檔案功能產生質的提升。孤立的檔案資料，經過信息化的處理手段，通過互聯網平臺，連接成線成網，實現聯網共享，將在大數據、云計算等背景與平臺下，產生一加一大于二的效果，使檔案工作和檔案功能產生質的飛躍，其重要性將隨著信息技術、計算機技術、互聯網技術的快速發展而逐步顯現。

二、地方院校檔案管理工作存在的主要問題

地方院校是我國高等教育的主體和主力軍，是服務區域經濟社會發展，為地方培養高素質人才的骨干力量。無論是學校數量，還是在校生規模，地方院校都占全國高等教育的絕大多數。但與全國重點高校相比，地方院校在辦學條件、經濟實力、政府支持力度等方面都不可同日而語，檔案管理工作基礎薄弱、投入不足、信息化程度低，難以適應信息化需求。

1.重視程度不夠。受辦學條件、資金實力等方面的限制，地方院校的檔案管理工作往往起點低，底子薄，得不到足夠的重視，不同程度地存在檔案館藏面積不足，設備陳舊，專業人員缺乏的問題，甚至部分學校的檔案管理僅限于人事檔案的保管和公文的保存，分布在各個職能部門，檔案管理的信息化無從談起。

2.投入不足。檔案管理的信息化需要一定的投入，需要經濟實力作為支撐。部分地方院校因為擴招和新校區建設，負債累累，有限的財力被優先用于保障教學、科研，作為小配角的檔案管理自然投入不足，限制了場館建設、信息化設備投入、人才引進和培養。

3.信息化程度亟待提高。首先是受管理體制及缺乏標準化的限制，檔案分散于各個職能部門，沒有實現校內聯網、共享；其次是檔案管理以傳統方式為主、原始檔案為主，多數未經過數字化處理，不適應檔案信息化管理要求；再次是即使經過數字化、信息化處理，往往不能實現在線查詢檢索，未與社會聯網，沒有實現共享，沒有充分發揮檔案的信息效能。另外，地方院校檔案管理工作中，不同程度地存在著管理體制不協調、標準規范相對滯后、管理人員素質不平衡的問題，不適應高校檔案管理信息化建設的需要。

三、加強地方院校檔案管理的重點和對策

加強地方院校檔案管理信息化，必須立足院校實際，根據本校的經濟實力和工作基礎，先易后難，突出重點，強化特色，逐步推進檔案管理信息化。

1.完善基礎設施建設，加強紙質檔案管理。首先從思想上重視檔案工作，提高對檔案信息價值的認識，逐步完善檔案場館等基礎設施建設，為檔案管理工作提供必要條件；其次要完善管理體制，加強檔案標準化建設，按統一標準，及時做好相關檔案的入檔、采集、保管，把分散在各部門、各院系的檔案集中管理；另外，考慮到我國的具體國情以及地方院校的實際情況，在很長時間內紙質檔案仍是檔案管理工作的主體，其特有的法律效力及原始憑證性質非電子檔案能夠替代，不能因為檔案管理的信息化趨勢而忽視紙質檔案的管理。

2.加大信息化投入，強化檔案的數字化和電子檔案的收集、歸檔。多渠道籌措資金，加大對檔案信息化工作的投入，配備必要的計算機、打印機、復印機、掃描儀、數碼相機等設備，逐步開展紙質檔案的數字化加工和信息化處理，實現紙質文件、照片圖紙、音像資料的數字化存儲。同時，重視對電子檔案、電子文件的采集、歸檔工作，發揮電子方案方便檢索、存儲、復制、傳播的優勢，作為紙質檔案的有效補充。

3.逐步創造條件，實現檔案信息的共享。通過構建檔案管理信息系統，完善數據庫建設，利用局域網和互聯網平臺，實現校內查詢、檢索、共享。在保證信息安全的前提下，通過數據加密、訪問權限、安全通信等手段，實現檔案信息的網絡共享和在線利用，充分發揮檔案的信息功能。

4.突出院校特色，提高檔案信息對學校發展的貢獻度。無論是綜合性院校還是專業院校，雖然發展水平不同，辦學歷史有長短之分，但都對地方經濟社會發展做出了突出貢獻，也在辦學中形成了自己的特色，培育了自己的重點學科和培養方向。發揮本校優勢，突出自身特色，在條件有限的情況下重點做好有特色、本校特有檔案的管理工作，如重點學科、特色專業、歷史名人、校史沿革等檔案管理，能發揮檔案的獨特價值，為學校的發展提升服務。

參考文獻

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