檔案管理特點大全11篇

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引 言

大專院校的不斷深入發(fā)展從根本上推動了中國的教育層次由傳統(tǒng)“精英型”教育階段邁向“大眾型”教育階段，一定程度上推動了中國整體教育水平的提高[1]。大專院校作為我國高等教育的重要組成部分，對有效推動中國教育模式變革以及現(xiàn)代化教育的深入持續(xù)發(fā)展有重要的作用。而大專院校檔案管理工作作為涵蓋高校教學、科研及管理等基本內(nèi)容的工作，其管理質(zhì)量的好壞以及其本身所具備的特色在很大程度上會影響到整個高校各項工作的順利開展。本文就大專院校檔案管理工作的特點提出了幾點問題，通過對問題的分析以發(fā)現(xiàn)有效解決措施，從根本上推動大專院校檔案管理工作的發(fā)展。

1、大專院校檔案管理特點研究

大專院校檔案管理工作作為學校管理工作的重要組成部分，反映了學校的整個發(fā)展歷程以及教學、科研及管理歷程。近些年以來，隨著中國高等教育的持續(xù)發(fā)展，大專院校教育也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，這些多元化的發(fā)展趨勢決定了其教育教學模式與管理的多樣性特點，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。

第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學、辦學模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現(xiàn)出復雜化和多樣化的發(fā)展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內(nèi)容更多的記錄了學生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關管理人員的學歷狀況、資歷狀況及社會經(jīng)歷等內(nèi)容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復雜性特點。

第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學生、教職工及相關管理人員的學習、工作、實踐等內(nèi)容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內(nèi)的學習狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等[2]。這些材料均需要經(jīng)過學校相關部門的審查，以保證材料內(nèi)容的真實性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續(xù)不全或者無頭有尾等類似的材料。在材料管理過程中，如出現(xiàn)來源不明確或者內(nèi)容不符合事實的材料，管理人員會在第一時間內(nèi)將其剔除。因此可以說明大專院校檔案管理能夠真實的反映個體的狀況，具備一定的真實性特點。

第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學習狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質(zhì)，因此具備一定的實用性特點。

第四，動態(tài)性特點。這種動態(tài)性包括學生機教師的學習工作地點、學籍及工作調(diào)動等方面的變化對檔案管理工作帶來的影響。學生及教師檔案是學生及教師表現(xiàn)與精力的重要證明，是其他相關管理的重要基礎，因此具備有效的保存價值與參考價值，是評定個體全面發(fā)展狀況的最原始記錄與憑證，對于學生及教職工深造等具有重要的作用。另外，隨著高等院校擴招趨勢的發(fā)展以及學每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動的狀況使得學校檔案管理出現(xiàn)一定的動態(tài)性特點，比如周期相對較短、穩(wěn)定性相對較差等。

2、大專院校檔案管理特點中存在的問題分析

第一，受大專院校學生檔案管理工作多樣性與動態(tài)性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。隨著大專院校的不斷發(fā)展與完善，檔案工作的基本范圍也由傳統(tǒng)的日常收集發(fā)展到保管、知識管理等層面。長期以來部分大專院校對檔案管理工作缺乏一定的重視，加之檔案管理工作相對復雜、多樣，且具備較短的周期性與動態(tài)性發(fā)展的特點，使得檔案管理機構難以形成系統(tǒng)化的管理模式，群體檔案管理意識相對薄弱，檔案管理工作逐漸走向邊緣化。

第二，檔案管理機制不健全。受檔案管理真實性的要求及動態(tài)性的發(fā)展特點的影響，很多大專院校在檔案管理工作中出現(xiàn)應付了事的狀況，尤其是針對學生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學、管理機制不健全的狀況，沒有形成統(tǒng)一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多大專院校并沒有將學生的檔案管理工作深入納入到學校的相關管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導考核環(huán)節(jié)，管理機制不系統(tǒng)。

第三，管理人員的整體素質(zhì)有待進一步提高。檔案管理具有真實性和實用性等特點，關系到學生日后工作與深入發(fā)展等問題，而現(xiàn)階段很多大專院校學生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應的培訓，導致檔案管理工作存在很多問題。同時受到人員編制及人員基本業(yè)務素質(zhì)等的影響，很多檔案管理工作均以手工操作，在帶來一定質(zhì)量問題的同時，還影響了工作效率。很多檔案管理人員在強大的勞動強度壓力下，無法有效提升自己的業(yè)務素質(zhì)與能力，因此一定程度上限制了檔案管理工作的深入開展及其水平的有效提高[3]。

3、如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展

第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學生自身的利益及未來發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務素質(zhì)，提高學生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內(nèi)外部環(huán)境的形成。

第二，建立有效的檔案管理機制。根據(jù)學校實際發(fā)展狀況與發(fā)展階段，出臺相應的規(guī)范性檔案管理文件，使學生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進一步發(fā)展。

第三，不斷提高管理人員基本素質(zhì)。加強對檔案管理人員基本業(yè)務能力、知識結構、管理能力等方面的培訓，提高對檔案管理人員的培訓機會，系統(tǒng)的對檔案管理人員進行基礎理論知識與專業(yè)知識的培訓與指導，提高其管理水平與知識運用能力，充分掌握檔案工作的基本思維方式，不斷增強自身素質(zhì)，保證檔案管理工作的有效開展。

4、結論

綜上所述，有效做好大專院校檔案管理工作，一方面能夠推動高校自身的持續(xù)性建設與發(fā)展，同時還能有效保證大學生實現(xiàn)有效擇業(yè)。大專院校檔案管理工作是一項相對復雜多樣的工作，但其價值卻不可替代。隨著國家教育尤其是高等教育的不斷發(fā)展以及對畢業(yè)生就業(yè)擇業(yè)的相關政策的調(diào)整，很多大專院校的檔案管理工作均缺乏一定的規(guī)章制度保證。因此需要不斷提高關于檔案管理工作重要性的認識，以學生的基本需求為主，突出人本主義的管理理念，充分調(diào)動管理人員的主觀能力型，推動檔案管理工作的深入與可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻】

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近些年以來，隨著中國高等教育的持續(xù)發(fā)展，高職院校教育也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，這些多元化的發(fā)展趨勢決定了其教育教學模式與管理的多樣性特點，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。

第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學、辦學模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現(xiàn)出復雜化和多樣化的發(fā)展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內(nèi)容更多的記錄了學生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關管理人員的學歷狀況、資歷狀況及社會經(jīng)歷等內(nèi)容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復雜性特點。

第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學生、教職工及相關管理人員的學習、工作、實踐等內(nèi)容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內(nèi)的學習狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等。這些材料均需要經(jīng)過學校相關部門的審查，以保證材料內(nèi)容的真實性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續(xù)不全或者無頭有尾等類似的材料。

第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學習狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質(zhì)，因此具備一定的實用性特點。

第四，動態(tài)性特點。隨著高等院校擴招趨勢的發(fā)展以及學每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動的狀況使得學校檔案管理出現(xiàn)一定的動態(tài)性特點，比如周期相對較短、穩(wěn)定性相對較差等。

新形勢下，高職院校檔案管理與實際教育改革的需求之間還存在一定的差距，尤其是與高職深入開展產(chǎn)學研相結合的改革力度與成效相比，高職院校的檔案管理存在顯著的滯后性，主要表現(xiàn)如下：

第一，受高職院校學生檔案管理工作多樣性與動態(tài)性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。

第二，檔案管理機制不健全。針對學生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學、管理機制不健全的狀況，沒有形成統(tǒng)一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多高職院校并沒有將學生的檔案管理工作深入納入到學校的相關管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導考核環(huán)節(jié)，管理機制不系統(tǒng)。

第三，管理人員的整體素質(zhì)有待進一步提高。現(xiàn)階段很多大專院校學生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應的培訓，導致檔案管理工作存在很多問題。

針對以上高職院校檔案管理存在的問題，我們應該如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展呢？

第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學生自身的利益及未來發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務素質(zhì)，提高學生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內(nèi)外部環(huán)境的形成。

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會計電算化檔案主要指的由存儲在計算機內(nèi)和通過計算機打印出來的書面文檔形式的財會數(shù)據(jù)，包括會計文檔、報表和賬簿等，另外還包括財會軟件運行編制的各種資料、文檔和表格等。實行會計電算化檔案管理工作主要內(nèi)容有：保存會計檔案并保證其安全，按要求生成各種標準文檔和數(shù)據(jù)，保障財會數(shù)據(jù)的合理利用等。醫(yī)院的會計電算化檔案管理是一項十分重要的管理工作，隨著計算機和信息技術的普遍應用，醫(yī)院的會計核算工作從傳統(tǒng)的手工記賬向利用電算軟件進行會計記賬轉(zhuǎn)變，因此實現(xiàn)會計檔案的信息化管理是實現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的必然趨勢。

（二）醫(yī)院電算化會計檔案管理的特點

1.現(xiàn)代化信息技術為載體。醫(yī)院會計電算化檔案不僅包括儲存在計算機內(nèi)的電子數(shù)據(jù)，也包括打印出來的紙質(zhì)財會檔案，如，藥品盤點表、醫(yī)院收費管理系統(tǒng)病人預交金額、庫存物資出庫單等。因此電算化會計檔案同時囊括現(xiàn)代化信息技術下的電子財會檔案和傳統(tǒng)意義上的財會紙質(zhì)檔案。2.軟硬件設施為基礎。和傳統(tǒng)會計檔案不同的是，電算化會計檔案不具有直接可視性，而需要借助計算機的硬件和軟件設施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質(zhì)量、機房物理條件和存儲盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術操作水平為前提。電算化會計背景下對相關財會人員的現(xiàn)代信息技術操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關人員不僅要熟悉財會核算的專業(yè)知識，更要掌握必要的計算機和財會軟件操作技能。

二、醫(yī)院會計電算化檔案管理的有效建議

（一）提高思想重視程度，創(chuàng)新醫(yī)院電算化會計檔案管理理念

新醫(yī)院的電算化會計檔案管理工作和醫(yī)院領導的重視程度息息相關，醫(yī)院領導層應當加強全醫(yī)院上下對會計檔案管理的重視程度，依據(jù)國家相關法律法規(guī)嚴格執(zhí)行電子會計信息的生成和保存工作，同時財會工作人員應當創(chuàng)新會計檔案管理理念，學習相關的會計和檔案管理法律法規(guī)以及專業(yè)知識，如《會計法》《會計檔案管理辦法》等。醫(yī)院管理層要加強對檔案和會計相關法規(guī)政策的宣傳力度，讓財會人員懂法、知法、守法。最后，要提高對財會檔案的安全和保密意識，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會計電子數(shù)據(jù)的保存，更要重視對電子數(shù)據(jù)和書面文檔的分析、整理和利用工作。財務部門和檔案部門要結合起來對相關工作人員進行專業(yè)知識培訓，一方面強化管理檔案意識，另一方培養(yǎng)信息化意識，提高計算機和電算會計軟件操作水平。

（二）完善財會電子化的軟硬件設施

加大財會檔案管理的硬件投入，加強軟件設施建設。首先，醫(yī)院可以提供專用于會計檔案管理的倉庫，保證溫度、濕度和光照等物理條件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉庫條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財會部門配備高質(zhì)量的噴墨或激光打印機，選用符合醫(yī)院實際需求并帶有檔案管理功能的會計電算化軟件，通過醫(yī)院專業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)絡管理員強化醫(yī)院的軟件系統(tǒng)維護，加強電算會計軟件的補丁修補、聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡安全問題，減少計算機病毒入侵和網(wǎng)絡泄密。

（三）健全檔案管理制度

首先，完善檔案借閱制度，電算化財會檔案的借閱要按照內(nèi)外有別和嚴格審批的制度進行，任何人不論任何崗位借閱會計檔案都要辦理借閱手續(xù)，醫(yī)院內(nèi)部員工如需用到檔案則需要財務部門管理人員的審批，醫(yī)院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財會部門，主管領導審批。其次，建立保密制度，對電算化的會計檔案進行分權限調(diào)用和多用戶管理制度，不同的電算會計檔案采用不同的保密等級，普通會計數(shù)據(jù)可以在醫(yī)院范圍內(nèi)共享；涉及到醫(yī)院機密的數(shù)據(jù)，則供小范圍內(nèi)專業(yè)人員使用。另外不管是財務部門的專業(yè)人員還是其他部門員工借閱會計檔案，都不得對檔案進行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要根據(jù)檔案管理制度采取相應的懲罰措施。最后，對電算化會計檔案的銷毀工作要及時到位，建立銷毀管理條例，對超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財務部門聯(lián)合鑒定并進行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個部門負責人簽字或蓋章。總之，電算化背景下醫(yī)院的會計檔案管理工作是醫(yī)院財務管理中的重要環(huán)節(jié)，對提高醫(yī)院的財會信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫(yī)院財會檔案管理工作人員應當具備與時俱進的意識，通過技能培訓和制度完善加強電算化會計檔案管理工作的質(zhì)量。

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在現(xiàn)代企業(yè)、單位、公司的人事管理過程中，依據(jù)人事管理檔案的特點，大都實行由人事部門對人事檔案進行集中統(tǒng)一管理以及分級負責的管理模式。但是，近些年隨著我國政治改革以及市場經(jīng)濟的不斷深入和發(fā)展，極大了推動了我國人事干部管理制度的深化改革，因此相應的人事檔案的管理模式也應隨著改革不斷深入而進行相應的完善和優(yōu)化。現(xiàn)階段我國人事檔案管理工作暴露出諸多問題與缺陷，隨著人員頻繁變動、流動以及思維模式以及觀念認識的轉(zhuǎn)變等都對企業(yè)、單位、公司內(nèi)部的人事管理提出了更高的要求。如何在當前情況下正確的解決和處理這些問題，不斷的完善和優(yōu)化人事檔案的管理工作，已經(jīng)成為現(xiàn)階段企業(yè)、單位、公司等人事管理部門所急需解決的問題。

1.人事檔案的管理特點

相比較傳統(tǒng)的人事檔案管理工作而言，現(xiàn)階段人事檔案的管理工作有著以下特點：

1.1新時期人事檔案管理機構、管理對象等具有更強的社會性

近些年，隨著市場經(jīng)濟的不斷深入和發(fā)展，各行業(yè)之間的市場經(jīng)濟日益激烈，經(jīng)濟組織的形式也越來越多樣化，在一定程度上加快了各企業(yè)、單位之間的人員頻繁流動，同時也在一定程度上促進了人事制度的深入改革，也促進了新時期人事檔案管理制度以及人事管理制度的改革和創(chuàng)新。當前情況下，人事管理已經(jīng)逐漸升級成為一種專業(yè)性很強的社會化活動，而人事檔案管理作為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，也實現(xiàn)了從傳統(tǒng)管理模式向新型專業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變。隨著市場經(jīng)濟的不斷成熟和發(fā)展，各企業(yè)、單位、政府等已經(jīng)建立起社會性較強的人事檔案管理機構，比如全國各地方人才市場依據(jù)一定標準設立的認識檔案管理機構。這種管理機構的管理對象以及服務對象不是本企業(yè)、單位的人事檔案，而是面向全社會，它的服務對象、管理對象以及管理范圍包括該地區(qū)內(nèi)所有流動人員的人事檔案。相比較而言，新時期的人事檔案管理要比傳統(tǒng)人事管理檔案在管理機構、管理范圍以及服務對象上都具有更強的社會性以及地域性。

1.2來源更具廣泛性、內(nèi)容更具復雜性

當前情況下，隨著人事檔案的管理機構、管理范圍以及服務對象越來越社會化，因此其來源以及內(nèi)容也更具廣泛性、復雜性。在以往的檔案管理工作過程中，人事檔案主要是由各企業(yè)、單位、公司的等內(nèi)部的人事部門負責整理、收集以及存檔，所有檔案的來源也比較單一，大都是本企業(yè)、單位、公司的人員，檔案內(nèi)容也相對簡單；而新時期下，隨著人事檔案管理工作越來越社會化，檔案的來源范圍也隨之擴大，只是要該區(qū)域內(nèi)流動人員的人事檔案都屬于管理部門的管理范疇，此外，又因為全國各地情況不同，管理制度以及管理范圍也不盡相同，再加上區(qū)域內(nèi)流動人員身份以及從事的工作性質(zhì)也各不相同，因此他們的人事檔案也非常繁雜多樣化。

1.3新時期下，人事檔案需求呈多樣化趨勢

當前情況下，人作為一種有效資源，在促進企業(yè)發(fā)展以及社會進步中起到了重要的作用，也受到越來越多的重視。企業(yè)的發(fā)展離不開人，現(xiàn)在不管是國有企業(yè)、民營企業(yè)、還是政府機關都重視人才選拔、人才儲備以及人才的招聘工作，而人事檔案作為衡量標準之一，因此也受到越來越多的重視。使用用途以及使用者類型的不同，致使新時期下，對人事檔案的管理內(nèi)容、存檔方法以及傳遞方式等呈現(xiàn)出多樣化趨勢，也使得人事檔案突破范圍限制，不再是企業(yè)、單位、公司等的人事部門對其進行單獨使用，而是實現(xiàn)了企業(yè)、單位等內(nèi)部各部門對人事檔案的綜合協(xié)調(diào)使用，此外與員工日常生活以及自身利益等緊密相關的人事檔案，經(jīng)常被各種企業(yè)、單位、以及個人查詢使用，但由于他們的需求以及目的各不相同，所以他們要查詢的內(nèi)容也就各不相同。

2.新時期人事檔案管理工作的應對策略

2.1強化人事檔案管理，加強對人事檔案重要認識

近些年，隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展，我們清楚的意識到，人事管理已經(jīng)從企業(yè)、單位面向全社會，而人事檔案管理作為企業(yè)、單位、公司等人事管理工作的重要的環(huán)節(jié)，其管理范圍、管理對象等也越來越具社會性。因此，這就要求我們要切實做好各單位、企業(yè)部門的領導管理工作，強化管理認識，從基礎抓起、從基層抓起，切實的做好人事檔案的管理工作。此外要將其放在關系到社會整體發(fā)展的高度之上，從全局的出發(fā)來對待人事檔案的管理工作，規(guī)范和完善有關的法律、法規(guī)，對檔案管理工作進行不定時的抽查與指導，確保管理經(jīng)費充足，改善檔案管理工作的整體條件，努力的推動人事檔案的管理工作向系統(tǒng)化、標準化以及科學化得方向發(fā)展，從而切實的提高人們對人事檔案管理工作的認識。

2.2做好組織隊伍建設，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高管理人員的整體素質(zhì)

在企業(yè)、單位、公司的人事管理過程中，檔案管理人員的整體素質(zhì)高低對檔案管理工作的水平有著直接的影響。要想在新時期下，切實的做好人事檔案的管理工作，就要求相關單位和機構將努力做好對檔案管理人員的教育和培訓工作，在提高其專業(yè)技能的同時，也切實提高他們的整體素質(zhì)。

2.3完善和優(yōu)化管理制度，提高檔案的管理水平

一套完整、合理的管理制度是做企業(yè)管理工作的基礎和保證。當前情況下，人事檔案的管理工作比較瑣碎、復雜，如果沒有一套完整、合理的管理制度對其進行合理、有效的制約，那么人事檔案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，隨著市場經(jīng)濟得發(fā)展以及市場競爭的加劇，造成各企業(yè)之間的人員流動比較頻繁等問題，而隨著這些問題而衍生出來的其他新的問題以及新的情況，比如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理制度中的有關條款，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的棄檔、死檔現(xiàn)象，也已經(jīng)成為現(xiàn)階段人事檔案管理工作過程中所急需解決的重要問題。

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Key words: China highway engineering; archives management; characteristics

中圖分類號:U415 文獻標識碼文章編號

一、公路工程科技檔案資料的內(nèi)容 1.綜合性文件資料 主要包括上級批準文件；計劃任務書;工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料;項目的方案及初步設計文件資料;規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監(jiān)理中標文件及有關合同、協(xié)議書;工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料;工程竣工結算及其審計報告等文件資料;工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。 2.公路工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料 主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄等文件材料；項目的施工組織設計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料抽檢記錄及各項試驗資料;隱蔽工程驗收記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

二、公路工程科技檔案的特點分析 1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。 2.真實性。工程科技檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照,是公路工程質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。 3.實用性。工程科技檔案是該工程最原始的記錄,通過檔案,可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

三、公路工程科技檔案管理需要解決的問題 1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路工程檔案存在的主要問題。 2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從科技檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程科技檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。 3.缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務知識，又缺乏相關的業(yè)務知識，難以適應工作需要。

四、嚴格公路科技檔案管理制度 1.思想上要重視工程檔案管理工作 工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，施工單位對公路工程科技檔案在思想上重視程度不夠。 2.建立健全科技檔案管理制度 是做好公路工程科技檔案管理的基礎。為了加強對公路工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設單位在項目建設初期(從工程立項開始)就應按照國家檔案管理的有關規(guī)定，結合公路戒備實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。 3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關 工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發(fā)給《建設工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統(tǒng)。

五、加強公路科技檔案收集力度 工程施工文件一般都是按階段形成的。科技管理人員應圍繞各個施工階段的工作特點開展收集工作。 1.按施工階段分期分批收集歸檔，對一些中小型工程，可在工程結束后一次收集歸檔;大型工程可按施工階段分期分批進行收集歸檔。公路工程的施工一般要經(jīng)過前期準備，設計施工和竣工驗收等幾個階段。最關鍵的是科技檔案部門要了解施工項目，完成時間，計劃安排，工作進度以及科技文件材料的形成、積累情況等，以便有計劃、有步驟地開展收集工作。 2.跟蹤進行收集。為保證科技檔案收集的完整性，檔案管理人員要與各業(yè)務科室緊密配合，掌握各業(yè)務科室的任務。在一項科技項目結束或告一段落時，要及時催促該項目負責人和負責移交的科技人員進行交接工作。移交部門要根據(jù)規(guī)定，造冊逐項登記，并由項目負責人檢查是否遺漏，防止有些資料和數(shù)據(jù)留在個人手中，占為己有或認為無保留價值而隨意棄之。

六、加強業(yè)務指導，強化公路科技檔案的利用方式 1.業(yè)務指導要到位。首先可以從提高基層信息員的認識入手，站在時代的高度，增強信息員的歷史責任感，培養(yǎng)信息員對歷史責任的工作作風。其次，通過業(yè)務培訓、專題講座、傳、幫、帶等形式提高信息員的業(yè)務素質(zhì)。以解決信息員能力偏低的問題。此外，還可以通過典型示范，檢查評比等方法，激發(fā)科技檔案信息員不斷提高業(yè)務素質(zhì)和工作能力的主動性和積極性。 2.提供閱覽，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)。科技檔案部門在指定的場所接待用戶閱覽檔案，閱后立即歸還。閱覽的方式對于科技檔案室來說，可以分為本單位用戶閱覽和外單位用戶閱覽兩種;有條件時，閱覽室也應當分設。閱覽的方式有利于保護科技檔案的安全和提高。科技檔案的利用率，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)，利用者調(diào)卷數(shù)量不受限制。在閱覽室為利用者提供利用，是科技檔案利用的最常見的方式;既安全、經(jīng)濟又劃算，為建設公路維護、擴建、改建等提供有力的支持。 3.利用科技檔案為公路建設提供依據(jù)。高速公路建設飛躍發(fā)展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基礎上，維護、擴建、拓展、建設施工，而原始的數(shù)據(jù)、圖紙、底圖和隱蔽部位的詳細記錄就是重要的依據(jù)和基礎。這種依據(jù)是真實的、可靠的、實用的、準確的，是其他因素無法代替的。

七、強化公路科技檔案信息化進程 1.為了保證科技檔案工作的質(zhì)量，一是要切實加強科技檔案隊伍政治思想建設，建設一支政治思想過硬、政策水平強、業(yè)務素質(zhì)高的科技檔案工作隊伍是非常必要的。二是要對檔案管理人員的角色重新定位。科技檔案管理人員是信息資源的管理者，不但要具備科技檔案管理專業(yè)知識，還要具備計算機信息技能，以應對數(shù)字時代信息量巨增的局面，更要掌握市場經(jīng)濟，法律，電子檔案管理知識，從而適應社會對科技檔案工作越來越高的要求。三是要加強對科技檔案工作人員的愛崗敬業(yè)教育，開展科技檔案管理人員定向培訓。不斷提升科技檔案的管理水平和服務水平，使檔案管理人員有針對性地更新自己的知識結構。為公路科技檔案管理注入新的活力，為和諧社會建設做出新的更大的貢獻。 2.強化科技檔案管理的信息化進程。一是加大科技檔案信息化建設的投入力度，加強對科技檔案管理人員的計算機知識培訓，為全面推進公路科技檔案管理信息化管理創(chuàng)造條件。二是充分運用現(xiàn)代化管理手段積極開展公路科技專項檔案信息化管理系統(tǒng)，建立科技檔案信息庫，把科技檔案資料全部納入信息化管理范疇，特別是對現(xiàn)場施工記錄和后續(xù)維修記錄，盡量做到直接錄入計算機，對公路科技檔案資料進行數(shù)字化加工，為全面實現(xiàn)科技檔案管理數(shù)字化、信息化奠定基礎。加快實現(xiàn)科技檔案資料的計算機存儲和網(wǎng)格查詢檢索。三是建立健全公路檔案資料數(shù)據(jù)庫，充分利用現(xiàn)代化管理手段，不斷提高科技檔案資料的開發(fā)利用效率和水平。

八、結束語 檔案工作者無論是在業(yè)務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，努力做到人無我有，人有我優(yōu)，人有我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現(xiàn)檔案工作的持續(xù)快速發(fā)展。

參考文獻 ：

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中圖分類號：G27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）09-072-01

一、檔案管理逐步實現(xiàn)數(shù)字化、虛擬化

所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子設備將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件。“虛擬”傳遞即指信息脫離其所依附的物質(zhì)載體在網(wǎng)絡上任意流動。數(shù)字技術的出現(xiàn)，為檔案管理實現(xiàn)虛擬化創(chuàng)造了基礎。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點。如今在不少領域，文件均已實現(xiàn)網(wǎng)上收發(fā)和傳輸，傳統(tǒng)的物理形式的檔案資料將更多的被電子文件所替代，由此帶來的直接影響就是無紙化辦公時代的到來。這是科技發(fā)展給辦公方式帶來的變革，同時也是檔案管理向信息化邁進的基礎。

檔案無紙化把檔案資料從傳統(tǒng)的物理載體中釋放出來，而虛擬化則為“去紙化”的檔案傳輸創(chuàng)造了條件。隨著人們對信息檢索需求的不斷提高，檔案管理虛擬化可以通過網(wǎng)絡互聯(lián)大幅增加館藏，豐富檔案資源，這將直接增強檔案的利用價值。

二、檔案管理呈現(xiàn)實現(xiàn)多元化、智能化

隨著新技術的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現(xiàn)現(xiàn)代化。

計算機技術特別是未來語音識別技術的開發(fā)與應用，將使檔案的管理模式實現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且將極大提高檔案基礎工作效率，更加有效地發(fā)揮檔案信息服務社會的功能。

三、檔案管理將加強保密性、產(chǎn)權性

根據(jù)內(nèi)容的不同，檔案資料有著不同的保密等級。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，保密工作相對較容易實現(xiàn)，但是在檔案管理虛擬化、電子化的趨勢下，檔案資料的開放性將空前加強，這對保密工作提出了新的課題。但是可以肯定的是，但這絕對不意味著檔案資料的保密性將降低，恰恰相反，保密性將得到更多的保障。隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而電子文件簽署技術的應用，實現(xiàn)了對電子文件資料真?zhèn)蔚臉俗ⅲ@一技術的發(fā)展應用，也在一定程度上為那些具有經(jīng)濟價值的檔案資料強化了知識產(chǎn)權的歸屬，進一步提高了檔案資料的保密性。

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檔案的整理

檔案的整理結果反映了項目開展全過程的實際情況，體現(xiàn)出項目實施過程的全貌。檔案人員的任務就是力求通過對檔案材料的整理反映出項目開展過程中對項目經(jīng)費、項目質(zhì)量、計劃進度的全方位的有效控制。國家有關檔案法規(guī)對項目文件的整理與歸檔的責任單位有明確規(guī)定：誰形成、誰收集、誰立卷，但是當我們作為業(yè)主單位，作為任務的承擔單位，我們對項目開展過程中各分包單位提交的項目檔案如果只是單純的接收，而不關注移交文件的整理質(zhì)量，那么最后整個項目檔案是否能真實反映項目的系統(tǒng)、有效情況就要打一個大大的問號！例如：固定資產(chǎn)投資項目中常常遇到的一個典型問題就是竣工圖的更改：有些更改做了但做得不完全，不到位；有些就根本沒做；有些更奇怪，更改做得與更改單、技術核定單不相符，讓人不免對竣工圖的有效性產(chǎn)生懷疑。可見，檔案的整理過程，不僅僅是對檔案材料的排序、數(shù)量進行核對，更實際更重要的作用在于對項目的質(zhì)量控制進行最后的把關。高質(zhì)量的整理結果，呈現(xiàn)的一定是一個脈絡清晰，質(zhì)量可靠的項目實施概況。也就是說，檔案的整理過程是對項目質(zhì)量的一個控制過程，要保證項目檔案的整理質(zhì)量，檔案人員必須充分了解項目進行的全過程，遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性，保持文件的有機聯(lián)系，才能保證文件的真實有效，而真實有效的項目檔案才是對我們的工作有指導、幫助作用的可利用的檔案。

檔案編目

在完成對歸檔材料的收集、整理后，我們要做的是檔案編目工作。對歸檔的文件材料的頁號、案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等進行編寫。按照著錄規(guī)則，通常應該著錄的內(nèi)容包括：序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號等，其中文件材料題名是我們在提供檔案利用時使用得最多的信息，在此項數(shù)據(jù)中，我們通常填寫的是文件材料的封面全稱，這種方式對文書檔案非常適合，但在科研檔案中，有時就不能完全反映檔案材料的內(nèi)容，例如我單位的技術服務項目，簽署的合同封面一律為技術服務合同，有些在合同次頁有具體工作名稱，有些就只有甲方對乙方工作內(nèi)容的規(guī)定，少則幾條，多則幾十條、幾十頁，如果我們在進行編目時不能夠?qū)贤瑑?nèi)容進行概括提煉著錄進文件材料題名，那么要找到指定內(nèi)容的技術服務合同，就不亞于大海撈針了。因此，在檔案編目這個工作環(huán)節(jié)中，我們在錄入文件材料題名時，一定要對文件內(nèi)容作仔細地研讀，力求將文件主題內(nèi)容反映出來，以利利用。

檢索

檢索是在我們完成對檔案材料的整理、編目后，為滿足利用者需求而做的準備工作，我們將文件編號、責任者、文件材料題名、日期等錄入數(shù)據(jù)庫中。利用者根據(jù)自己的需求，在相應查詢窗口輸入檢索信息以取得所需檔案內(nèi)容。在這個工作環(huán)節(jié)中，如果我們僅僅按著錄規(guī)則錄入文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號等數(shù)據(jù)，要滿足所有利用者的需求是遠遠不夠的。科技檔案的管理一般是根據(jù)科研生產(chǎn)項目、課題或?qū)I(yè)立卷歸檔，但科研單位人員可能因為所處的角色與位置不同，關注的對象會有所不同。為滿足各類人員的各種需求，應根據(jù)本單位的機構設置、部門職能分工及科研生產(chǎn)實際情況對檔案材料進行仔細研究，對利用頻率較高的信息進行匯總，增加項目階段、技術狀態(tài)、立項說明、關鍵技術指標、項目成果、專利情況等檢索項，提高了檢索效率。

檔案的查詢、借閱

身處基層的檔案工作者都深有體會，利用者都是帶著需要解決的問題來到檔案部門。但檔案館內(nèi)的檔案數(shù)量浩瀚，種類繁多，利用者很難對其有一個全面、深入、充分的了解。不管他們的利用目的和對檔案工作的熟悉程度如何，在獲取檔案資料上都需要檔案部門的協(xié)助。那么檔案人員就應不斷充實多方面的學科知識，熟悉庫藏，提高自身的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務水平，為利用者提供盡可能全面的服務，根據(jù)利用者的實際情況采取靈活的服務方法：如對一些初次進館或不熟悉檔案情況的利用者，可向他們介紹館藏內(nèi)容、檢索工具體系及使用方法，使他們對檔案館的情況有一個總體了解，以選擇查詢方法和檢索途徑；對一些表達不清自己需求的利用者，可主動詢問其利用目的，把握其要求，有的放矢的去指導或幫助其查詢；對于某些利用者面對幾份各不相同或相互矛盾的檔案材料而無所適從時，可適時的參與其利用活動，根據(jù)自己對館藏檔案的了解，為他們在對檔案信息進行篩選時提供幫助。也就是說，在我們檔案人員與利用者之間要建立一種相互信任、相互理解的和諧關系，以多種形式迅速、準確、系統(tǒng)地開發(fā)、傳遞、應用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的利用價值，為企業(yè)各項工作提供有效服務。

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一、醫(yī)學科研檔案管理工作的特點

（一）專題突出、周期長、專業(yè)性強

專題突出，衛(wèi)生健康部門醫(yī)學研究以專題的形式呈現(xiàn)出來，每一個專題過程完整，有利于檔案的有序整理。周期長，醫(yī)學科研需要投入大量的時間和精力，涉及的科研知識內(nèi)容比較多和范圍較廣，有時需要長達幾十年的時間，這就導致衛(wèi)生健康部門醫(yī)學科研檔案管理工作較長的周期性過程。專業(yè)性強，醫(yī)院醫(yī)學科研管理工作最為突出的特點是需要分門別類地進行檔案的管理，進行相應的編碼，有序地進行檔案的分類和整理。

（二）醫(yī)學科研檔案管理工作量不斷地增加

隨著人們生活水平的提高，新的疾病日益侵蝕著人們的身體，使人們猝不及防。因此，需要加大醫(yī)學科研研究，既導致醫(yī)學科研檔案數(shù)量不斷地增加，又會導致醫(yī)學科研檔案管理工作者工作量增加，勢必影響其工作效率。

（三）載體形式多樣

醫(yī)學研究不僅周期長，而且過程復雜，形式多樣。不同的研究項目有不同的載體形式。醫(yī)學科研檔案管理工作載體形式多樣，記錄研究結果的材料和形式也有所不同，它既包括光盤、磁盤等硬件，也包括文字、獎狀、報紙等實物。它既包括電子，也包括紙質(zhì)。雖然電子化醫(yī)學檔案已經(jīng)成為歷史發(fā)展的趨勢，但由于醫(yī)學檔案的特殊性,紙質(zhì)檔案還是居多。未來人們會普遍使用電子檔案。比如說，縮微醫(yī)學檔案等新形式不斷地出現(xiàn)，其實用性逐漸地加強。未來人們會越來越多地將其運用在醫(yī)學界。載體形式多樣化，有利于檔案的保存，為未來醫(yī)學科研的深入發(fā)展做鋪墊。

二、醫(yī)學科研檔案管理工作的發(fā)展趨勢

（一）醫(yī)學科研檔案管理體系更加健全

現(xiàn)代信息技術在迅速地發(fā)展，醫(yī)學科研檔案管理工作越來越信息化。在工作中逐漸地引進先進的科學技術，這是歷史發(fā)展的必然趨勢和不可阻擋地歷史潮流，有利于醫(yī)學科研檔案管理工作地順利開展，實現(xiàn)醫(yī)學科研檔案科學化管理，促進醫(yī)學科研檔案體系更加健全。

（二）醫(yī)學科研檔案管理日益現(xiàn)代化

隨著現(xiàn)代技術的發(fā)展，可以通過數(shù)字化檔案等方式，建立起兼具檔案信息開發(fā)和運用等功能的完整系統(tǒng)，逐步地實現(xiàn)檔案的管理現(xiàn)代化。醫(yī)學科研檔案管理可以利用現(xiàn)代技術，超越時空的局限，獲取檔案信息，實現(xiàn)檔案的有效管理和運用。醫(yī)學檔案管理者會越來越借助現(xiàn)代化手段，充分發(fā)揮網(wǎng)絡檔案信息的最大作用,讓人們快速地獲取一部分自己需要的科研檔案信息，讓人們了解一部分醫(yī)學前沿的動態(tài)問題。

（三）醫(yī)學科研檔案管理流程日益優(yōu)化

隨著醫(yī)學科研實踐的深入發(fā)展和專家研究科研領域逐漸地擴大，醫(yī)學科研檔案管理流程日益創(chuàng)新，并逐漸地系統(tǒng)化與合理化。1.新項目建立檔案追蹤袋。通過檔案追蹤，將檔案信息加以整理，并將歸檔的要求提前告知相關的工作人員，做好相關的記錄，并定期檢查。這是醫(yī)學科研檔案管理流程的初始階段。2.歸檔。采取歸檔責任制，對于每一個課題，派專門的人員收集科研信息，并定期與檔案管理人員溝通。3.建檔。對真實的科研資料可以進行驗收之后，檔案管理部門可以建檔，在建檔之前，對科研成果進行檢查，要求科研專家和檔案管理人員共同檢查檔案的管理是否完整。

（四）管理手段日益提升

科技在進步，醫(yī)學科研管理手段日益創(chuàng)新。現(xiàn)代技術被越來越多地運用到檔案管理工作中來，使用電子信息化手段受到醫(yī)院檔案管理者的重視。醫(yī)學科研檔案管理手段日益創(chuàng)新，顯示出日益突出的地位。1.電子檔案效率更高。人們?nèi)绻肓私庾约旱臋n案信息，只需要相關的人員在網(wǎng)上進行相關的檢索，就能迅速地找到你想要的檔案信息。科研檔案一旦錄入，科研人員隨時隨地就能獲取需要的檔案信息，簡單方便、高效。2.充分地利用檔案。檔案管理人員可以通過檔案網(wǎng)絡平臺進行搜尋，操作簡單。通過電子檔案，可以減少傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案尋找文件繁瑣的弊端，可以超越時間和地點的限制，充分地利用科研檔案。例如在華中師范大學讀研的時候，需要本科的成績單，本科是在外地讀的，這時候去華中師范大學信息門戶的一站式服務中申請檔案成績打印，十分方便快捷。醫(yī)學科研管理手段日益創(chuàng)新，未來可以讓機器人實現(xiàn)管理。

（五）管理理念日益更新

傳統(tǒng)檔案管理思想是檔案管理人員在進行檔案管理工作中有一種等的思想，態(tài)度消極，比較懶散，比較被動。原因是工作累，時間長，工作人員沒有那么多的耐心。檔案管理者只有等領導來視察的時候，才會比較主動，才會對年度檔案進行有序整理，并加以分類，這樣做比較倉促，沒有細致地考慮如何更好地利用科研檔案，許多檔案積滿灰塵，淹沒在歷史的塵埃里。現(xiàn)代科學研究日益受到重視，很多人打破傳統(tǒng)的檔案管理思想，在管理理念上進行創(chuàng)新。例如，管理者的積極性增強。科研檔案管理人員積極性日益增強，積極、主動地投入檔案管理中，具有超前管理和全程管理思想。從課題項目立項開始，全程跟蹤科研項目的進度等一系列工作，管理工作人員只需要付出較少的時間，實現(xiàn)最佳的管理，這樣對于檔案管理者來說，難度較低，提高了他們的積極性。

（六）醫(yī)學科研檔案管理更加公開化

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中圖分類號： TU242.3 文獻標識碼：A

1 公路工程科技檔案資料的內(nèi)容

1.1 綜合性文件資料

主要包括上級批準文件；計劃任務書;工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料;項目的方案及初步設計文件資料;規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監(jiān)理中標文件及有關合同、協(xié)議書;工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料;工程竣工結算及其審計報告等文件資料;工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

1.2 公路工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料

主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄等文件材料；項目的施工組織設計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料抽檢記錄及各項試驗資料;隱蔽工程驗收記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

2 公路工程科技檔案的特點分析

2.1 單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.2 真實性。工程科技檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照,是公路工程質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。

2.3 實用性。工程科技檔案是該工程最原始的記錄,通過檔案,可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

3 公路工程科技檔案管理需要解決的問題

3.1 檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路工程檔案存在的主要問題。

3.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式。從科技檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程科技檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.3 缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務知識，又缺乏相關的業(yè)務知識，難以適應工作需要。

4 嚴格公路科技檔案管理制度

4.1 思想上要重視工程科技檔案管理工作

工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，施工單位對公路工程科技檔案在思想上重視程度不夠。

4.2 建立健全科技檔案管理制度

是做好公路工程科技檔案管理的基礎。為了加強對公路工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設單位在項目建設初期(從工程立項開始)就應按照國家檔案管理的有關規(guī)定，結合公路戒備實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。

4.3 嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關

使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要同工程項目管理人員，按照公路工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求。

5 加強公路科技檔案收集力度

工程施工文件一般都是按階段形成的。科技管理人員應圍繞各個施工階段的工作特點開展收集工作。

5.1 按施工階段分期分批收集歸檔，對一些中小型工程，可在工程結束后一次收集歸檔;大型工程可按施工階段分期分批進行收集歸檔。公路工程的施工一般要經(jīng)過前期準備，設計施工和竣工驗收等幾個階段。最關鍵的是科技檔案部門要了解施工項目，完成時間，計劃安排，工作進度以及科技文件材料的形成、積累情況等，以便有計劃、有步驟地開展收集工作。

5.2 跟蹤進行收集。為保證科技檔案收集的完整性，檔案管理人員要與各業(yè)務科室緊密配合，掌握各業(yè)務科室的任務。在一項科技項目結束或告一段落時，要及時催促該項目負責人和負責移交的科技人員進行交接工作。移交部門要根據(jù)規(guī)定，造冊逐項登記，并由項目負責人檢查是否遺漏，防止有些資料和數(shù)據(jù)留在個人手中，占為己有或認為無保留價值而隨意棄之。

6 加強業(yè)務指導，強化公路科技檔案的利用方式

6.1 業(yè)務指導要到位。首先可以從提高基層信息員的認識入手，站在時代的高度，增強信息員的歷史責任感，培養(yǎng)信息員對歷史責任的工作作風。其次，通過業(yè)務培訓、專題講座、傳、幫、帶等形式提高信息員的業(yè)務素質(zhì)。以解決信息員能力偏低的問題。此外，還可以通過典型示范，檢查評比等方法，激發(fā)科技檔案信息員不斷提高業(yè)務素質(zhì)和工作能力的主動性和積極性。

6.2 提供閱覽，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)。科技檔案部門在指定的場所接待用戶閱覽檔案，閱后立即歸還。閱覽的方式對于科技檔案室來說，可以分為本單位用戶閱覽和外單位用戶閱覽兩種;有條件時，閱覽室也應當分設。閱覽的方式有利于保護科技檔案的安全和提高。科技檔案的利用率，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)，利用者調(diào)卷數(shù)量不受限制。在閱覽室為利用者提供利用，是科技檔案利用的最常見的方式;既安全、經(jīng)濟又劃算，為建設公路維護、擴建、改建等提供有力的支持。

6.3 利用科技檔案為公路建設提供依據(jù)。高速公路建設飛躍發(fā)展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基礎上，維護、擴建、拓展、建設施工，而原始的數(shù)據(jù)、圖紙、底圖和隱蔽部位的詳細記錄就是重要的依據(jù)和基礎。這種依據(jù)是真實的、可靠的、實用的、準確的，是其他因素無法代替的。

7 強化公路科技檔案信息化進程

7.1 為了保證科技檔案工作的質(zhì)量，一是要切實加強科技檔案隊伍政治思想建設，建設一支政治思想過硬、政策水平強、業(yè)務素質(zhì)高的科技檔案工作隊伍是非常必要的。二是要對檔案管理人員的角色重新定位。科技檔案管理人員是信息資源的管理者，不但要具備科技檔案管理專業(yè)知識，還要具備計算機信息技能，以應對數(shù)字時代信息量巨增的局面，更要掌握市場經(jīng)濟，法律，電子檔案管理知識，從而適應社會對科技檔案工作越來越高的要求。三是要加強對科技檔案工作人員的愛崗敬業(yè)教育，開展科技檔案管理人員定向培訓。不斷提升科技檔案的管理水平和服務水平，使檔案管理人員有針對性地更新自己的知識結構。為公路科技檔案管理注入新的活力，為和諧社會建設做出新的更大的貢獻。

7.2 強化科技檔案管理的信息化進程。一是加大科技檔案信息化建設的投入力度，加強對科技檔案管理人員的計算機知識培訓，為全面推進公路科技檔案管理信息化管理創(chuàng)造條件。二是充分運用現(xiàn)代化管理手段積極開展公路科技專項檔案信息化管理系統(tǒng)，建立科技檔案信息庫，把科技檔案資料全部納入信息化管理范疇，特別是對現(xiàn)場施工記錄和后續(xù)維修記錄，盡量做到直接錄入計算機，對公路科技檔案資料進行數(shù)字化加工，為全面實現(xiàn)科技檔案管理數(shù)字化、信息化奠定基礎。加快實現(xiàn)科技檔案資料的計算機存儲和網(wǎng)格查詢檢索。三是建立健全公路檔案資料數(shù)據(jù)庫，充分利用現(xiàn)代化管理手段，不斷提高科技檔案資料的開發(fā)利用效率和水平。

結束語

文章對公路工程科技檔案的內(nèi)涵、特點、存在的問題以及有效的管理措施做了較為詳盡的闡釋，期待對公路工程科技檔案管理工作有所裨益。

參考文獻

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2 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的特點

2.1檔案管理工作具有專業(yè)性特點

權屬檔案是專業(yè)性材料。房地產(chǎn)權屬管理工作特別是權屬登記工作，這個工作是非常繁瑣，涉及的范圍是很廣，同時也是有政府政策干涉，有很強的政策性。這個檔案的各種材料也是很廣泛，文件里面的名詞和專業(yè)的術語也很多，可以說專業(yè)性很強，很多都是用表格式和一些規(guī)范的格式來表達出來的。

2.2具有動態(tài)性特點

動態(tài)性是整個房地產(chǎn)檔案最顯著的特點。很多房地產(chǎn)的權力和房地產(chǎn)環(huán)境情況特點一般都不是一成不變的，它是隨著時間和環(huán)境的變化，比如房子的買賣，房子的交換和房屋的損壞倒塌，等等活躍的房地產(chǎn)權屬發(fā)生的任何變化，都是影響整個房地產(chǎn)的所有權歸屬。財產(chǎn)在不斷的變化，也在不斷的轉(zhuǎn)移，房地產(chǎn)檔案管理動態(tài)性是要加強現(xiàn)代化管理。

2.3.市場價值性

房地產(chǎn)屬于有價值的不動資產(chǎn)。因此，房地產(chǎn)的價值性擁有很強的市場追求。這也是房地產(chǎn)檔案與其他的檔案不同一個特點。價值量大，才能推動市場的需求，也就是在這樣大的市場需求條件下才促使檔案管理現(xiàn)代化。

2.4 綜合性、全面性特點

房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門的房管機構不同，不僅有房地產(chǎn)權屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營管理活動中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領域?qū)挿海N類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。

2.5 法律法規(guī)性特點

任何的檔案文件都是需要要法律效率的，法律性是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認房屋產(chǎn)權、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。房地產(chǎn)檔案擁有法律效力才能保證房產(chǎn)擁有者的權利。

3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢展望

3.1 信息化管理的發(fā)展趨勢

現(xiàn)代社會都是電子信息化的社會，隨著科技的發(fā)展，對電子信息的應用也是越來越廣泛。房地產(chǎn)的檔案現(xiàn)代化管理也是如此的。房地產(chǎn)檔案管理要朝著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展，要把電子管理工程建設起來，把電子信息技術運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。同時，也要建立一套非常嚴格，緊密的系統(tǒng)來規(guī)范檔案信息系統(tǒng)。檔案管理之中的各種操作程序也是要實行電子信息化。

3.2 簡便化、效率化的發(fā)展趨勢

未來房地產(chǎn)檔案管理將會朝著越來越簡便化發(fā)展。發(fā)地產(chǎn)的檔案管理一般是一個很繁瑣的工作，管理人員每天都要面對大量房地產(chǎn)檔案的管理，未來這一工作將變得更加簡單。房地產(chǎn)的檔案管理也會在政府人員的要求和政策的實施等方面都會減少手續(xù)，都會降低要求。房地產(chǎn)的檔案辦理程序也將減少，這樣大大加速了房地產(chǎn)企業(yè)辦事效率。也同時，推動了房地產(chǎn)企業(yè)快速發(fā)展，促進整個行業(yè)經(jīng)濟快速發(fā)展。

3.3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的透明化

隨著網(wǎng)絡信息的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理也變得更加透明。現(xiàn)代社會的經(jīng)濟發(fā)展，人們在追求經(jīng)濟利益的基礎之上，無形之中增加了人們對經(jīng)濟財富追求的手段，這樣給社會帶來很大的弊端。未來房地產(chǎn)檔案管理一律通過網(wǎng)上交易，網(wǎng)絡管理，讓人們在不同地點，不同時間都可以看到房地產(chǎn)信息的交易，房地產(chǎn)的檔案管理。這樣也增加房地產(chǎn)行業(yè)的檔案透明度。未來房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展也是將朝著健康科學的方向發(fā)展。

4 為適應房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢的工作措施

4.1 加強現(xiàn)代化檔案管理人才

房地產(chǎn)的現(xiàn)代化發(fā)展是需要人才支撐的，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才是提高產(chǎn)業(yè)的能力的一個重要手段。房地產(chǎn)在過去幾十年的發(fā)展，經(jīng)歷了傳統(tǒng)的發(fā)展模式，由傳統(tǒng)的手寫記錄慢慢地在向著現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。現(xiàn)代化管理需要現(xiàn)代化管理人才，人才需要教育培訓。所以，房地產(chǎn)企業(yè)在培育現(xiàn)代化檔案管理人才的策略是必需的。

4.2 加快房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，信息化

傳統(tǒng)的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理都是用一些紙質(zhì)文件和手寫程序。傳統(tǒng)的模式已經(jīng)無法滿足今天房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展了。傳統(tǒng)的手寫紙質(zhì)文件都將慢慢退出歷史的舞臺。因為這樣的辦事方式效率很慢，程序很復雜，同時也是非常不環(huán)保的。每天可能都要消費大量的紙，給環(huán)境帶來很大的壓力。所以政府也是不支持，環(huán)保人士也是不支持。推行現(xiàn)代化管理就必需要實行數(shù)字化和信息化管理。信息化的管理也是現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，現(xiàn)代化檔案管理也是需要信息技術的推動。

4.3 質(zhì)量管理體系持續(xù)優(yōu)化升級

質(zhì)量管理體系當中有一個重要循環(huán)，那就是“計劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動”，它代表了全面質(zhì)量管理的全部過程，是一個螺旋上升的過程。將這一循環(huán)應用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實現(xiàn)這一循環(huán)發(fā)展離不開對管理的評估和檢查，離不開對檢查反饋結果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業(yè)務部門對檔案工作的意見反饋，及時進行改正，進而有效推動檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

4.4 合作管理提高競爭力

現(xiàn)代化的管理也是需要合作才能實行的。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的過程，需要尋求多個企業(yè)的合作，行業(yè)的合作也將為房地產(chǎn)檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過程之中，可以互相學習，吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗和優(yōu)勢，提高自身的競爭力。房地產(chǎn)的檔案管理在合作和交流之中不斷地進步。

4.5規(guī)范企業(yè)檔案管理有效責任機制

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一、數(shù)字化信息化的事業(yè)單位檔案管理特點

1.能提高工作效率，降低檔案部門的管理和使用成本。當所有檔案可通過計算機使用查詢時，各個單位部門的領導及工作人員都能通過數(shù)字化的檔案信息系統(tǒng)實時查詢到所需的檔案文件，節(jié)省了查詢需要專門到檔案部門經(jīng)由檔案管理人員查詢再拿回所需處的人力物力以及時間，提高了工作效率。并且數(shù)字化的檔案能夠及時、實時反映檔案的變更情況，給工作帶來便利，增加利用率，縮短辦事時間。例如人事檔案，如果單位人動較大，調(diào)整頻繁，要對人動情況進行統(tǒng)計就需要查閱不同時期的人事資料，并且對于最近的實時的變動情況查詢較為困難。而當檔案數(shù)字化管理以后，數(shù)字檔案的及時入檔以及檔案查詢的方便使工作人員節(jié)約了大量的時間和工作流程。在對檔案的管理方面也由于數(shù)字化的檔案信息特質(zhì)，降低了紙質(zhì)檔案的使用維護和保存的成本。傳統(tǒng)的檔案容易由于紙質(zhì)材料的損壞而丟失，數(shù)字化了的信息檔案可以永久保存，并且反復查閱而不會加速檔案老化，對檔案的長期保存有利，并且可以較好地保護文件安全。

2.政務公開可以提升政府形象。事業(yè)單位實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理以后便于對公開檔案的，不僅僅是對國家或上級政府部門統(tǒng)計政府相關檔案有利，也能方便地將與老百姓生活相關的檔案文件進行公開，以供大家查詢，實現(xiàn)透明公開的政務處理和告知，提升事業(yè)單位的社會形象，符合實行政府公開、陽光政務的發(fā)展要求，也符合充分科學規(guī)范地利用網(wǎng)絡信息資源實行辦公的時代要求。

二、做好管理模式和管理制度的適應轉(zhuǎn)變工作

要從傳統(tǒng)的檔案管理過渡到數(shù)字信息化的管理，需要做好管理模式和管理制度的適應轉(zhuǎn)變。具體內(nèi)容如下：

1.實現(xiàn)文書處理和建檔工作的數(shù)字化。要對文件檔案進行數(shù)字化，首先要做好文書的處理。要實現(xiàn)檔案數(shù)字化的過程，應該將電子政務和文檔管理系統(tǒng)結合在一起。將數(shù)字檔案信息技術應用到事業(yè)單位的時常工作流程當中，不僅能簡化對文件檔案的處理過程，也能增加事業(yè)單位的文件檔案工作效率。對事業(yè)單位的政務處理過程實行電子政務的數(shù)字化建設，能簡化數(shù)字信息化的檔案文件的生成過程，并且將數(shù)字信息化滲透到除檔案管理的其他部門，便于規(guī)范計算機輔助處理文檔數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案文件的安全有效利用和管理，實現(xiàn)辦公文檔審閱、簽發(fā)、修改、歸檔快速簡捷的網(wǎng)絡處理。在檔案系統(tǒng)和電子政務系統(tǒng)中通過設置管理接口，實現(xiàn)與財務、人事等系統(tǒng)的無縫結合，將紙質(zhì)文件材料和電子材料一一對應存檔，即電子文檔能對應查找到相應紙質(zhì)文檔，兩者共存。最后要根據(jù)數(shù)字化檔案的自身特點制定符合于電子檔案的管理規(guī)章制度，實行文檔從紙質(zhì)產(chǎn)生到數(shù)字入檔的全部流程的規(guī)范，并對保密和網(wǎng)絡安全制度進行規(guī)范，有效地保證數(shù)字化信息化的檔案管理工作正常開展。

2.做好檔案數(shù)字化的系統(tǒng)工程建設。檔案的數(shù)字化建設是一項復雜的工程，從總體設計開始就要對過程的每一個環(huán)節(jié)做好準備工作。包括管理設備以及軟件的使用，檔案錄入和整理工具，數(shù)字檔案備份、查詢、安全保護措施和管理措施等。由于每天的日常工作處理都會產(chǎn)生大量的檔案需要數(shù)字化的保存，因此對數(shù)字檔案系統(tǒng)應當做好硬件的準備，并且做好檔案系統(tǒng)的備份準備工作以防意外的檔案丟失。對存儲和備份檔案的電子載體要做好質(zhì)量把關，并做好防潮防高溫損壞等工作。而電子檔案的管理還應當分門別類，對檔案系統(tǒng)操作權限、檔案機密等級、管理部門及單位等不同的分類都做好相應的準備工作，從機制上完善文檔的數(shù)字化管理，提高系統(tǒng)的容錯能力和可用性，并且通過權限設置、密碼保護的方法保證事業(yè)單位文件檔案的數(shù)據(jù)安全。

3.加強數(shù)字化檔案專業(yè)的人才培養(yǎng)。要實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的健康發(fā)展，首要的任務就是要實現(xiàn)人才的培養(yǎng)。由于長期以來的檔案管理都是傳統(tǒng)的管理方法，要進行數(shù)字化的改革和創(chuàng)新就需要對人的思維觀念進行轉(zhuǎn)變，使事業(yè)單位管理人員意識到數(shù)字化的好處和優(yōu)勢，促進他們樹立起變革傳統(tǒng)管理方法、創(chuàng)新數(shù)字化管理理念的思維。對事業(yè)單位檔案管理人員的培養(yǎng)應當遵循與數(shù)字化檔案法制相適應的培養(yǎng)方法，使檔案人才既能掌握世界先進的檔案管理知識，又要具有中國社會主義特色的管理理念，并且文化知識和先進的信息技術都兼而有之。

參考文獻：