人事檔案信息化管理大全11篇

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篇（1）

（二）以人為本理念始終貫穿于人事檔案信息化管理與服務(wù)的整個(gè)過(guò)程。人事檔案管理與服務(wù)是針對(duì)組織或個(gè)體獨(dú)立的信息化服務(wù)工作，堅(jiān)持以人為本的理念，提高人事檔案的信息化管理與服務(wù)水平有利于充分利用現(xiàn)有資源，服務(wù)更多的人群，進(jìn)而真正做到以人為本。

（三）信息化服務(wù)是傳統(tǒng)人事檔案管理體制機(jī)制的有益補(bǔ)充。傳統(tǒng)的人事檔案管理與服務(wù)工作中存在的諸如棄檔、篡改檔、保管不嚴(yán)及管理與服務(wù)水平不高等弊端日益凸顯，這嚴(yán)重影響了人事檔案管理的整體質(zhì)量及檔案信息參考價(jià)值的有效發(fā)揮等。因此，通過(guò)對(duì)人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的探討，有利于完善我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作體制機(jī)制，更好地為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

二、我國(guó)人事檔案信息化管理與服務(wù)的現(xiàn)況

（一）人事檔案信息化管理與服務(wù)體系基本形成。按照人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，我國(guó)的人事檔案是由各級(jí)組織人社部門實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。伴隨著人事檔案管理體系的形成，我國(guó)由各級(jí)檔案管理部門組成的人事檔案信息化管理與服務(wù)體系框架初成，他為各級(jí)各部門在人力資源管理與開發(fā)中提供了重要的信息依據(jù)，對(duì)人力資源的合理配置奠定了基礎(chǔ)性作用。

（二）人事檔案正在由傳統(tǒng)的管理服務(wù)模式向信息化管理服務(wù)模式發(fā)展。人事檔案的信息化管理與服務(wù)，就是通過(guò)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的有效利用，達(dá)到提高檔案的管理水平、服務(wù)效率及質(zhì)量和充分發(fā)揮人事檔案開發(fā)與利用價(jià)值的目的。具體的說(shuō)就是利用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對(duì)人員檔案信息進(jìn)行記錄及跟蹤，并進(jìn)行綜合分析，正是由于這項(xiàng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,大大提高了人事檔案的信息化管理與服務(wù)水平，有效摒棄了傳統(tǒng)人事檔案管理薄弱、內(nèi)容陳舊、信息不準(zhǔn)確、服務(wù)效率低等弊端。

三、我國(guó)人事檔案信息化管理與服務(wù)中存在的問(wèn)題

（一）工作人員綜合素質(zhì)不高。從我國(guó)各級(jí)人事檔案管理部門人事檔案管理工作的實(shí)際來(lái)看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業(yè)化程度低、管理混亂等現(xiàn)象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價(jià)值作用的有效發(fā)揮。

（二）管理與服務(wù)體制不健全，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前許多部門（機(jī)構(gòu)）尤其是一些企事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，管理體制不健全，檔案管理設(shè)施、場(chǎng)地等不符合規(guī)定，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，信息化服務(wù)水平低，而人事檔案管理與服務(wù)工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理服務(wù)水平低下的現(xiàn)狀，已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)快節(jié)奏的人事工作和國(guó)家發(fā)展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進(jìn)展與個(gè)人的事業(yè)發(fā)展。

（三）信息化管理與服務(wù)水平低，檔案價(jià)值功能弱化。人事檔案管理與服務(wù)的信息化，需要一套完整的工作制度、設(shè)施設(shè)備、信息技術(shù)等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導(dǎo)致了材料收集歸檔不全、不能及時(shí)更新、信息可靠性降低、管理與服務(wù)水平不高等現(xiàn)象的發(fā)生。服務(wù)模式在很大程度上還停留在過(guò)去的那種紙質(zhì)信息記錄，現(xiàn)代信息技術(shù)利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運(yùn)轉(zhuǎn)，缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)管理系統(tǒng)，不能充分發(fā)揮人事檔案的應(yīng)有功能。

四、以人文本，加強(qiáng)人事檔案信息化管理與服務(wù)的幾點(diǎn)思考

（一）大力優(yōu)化工作人員綜合素質(zhì)，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會(huì)知曉度。一是要強(qiáng)化工作人員的檔案意識(shí)。各級(jí)人事檔案管理部門既要強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)及重要性的認(rèn)識(shí)，更要注重培養(yǎng)提高檔案管理工作人員自身的政治素養(yǎng)與業(yè)務(wù)素質(zhì)，使工作人員充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴(yán)格的工作人員錄（聘）用制度，選拔具有一定專業(yè)素質(zhì)的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過(guò)采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營(yíng)造社會(huì)認(rèn)知檔案工作的濃厚氛圍。

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[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）012- 0087- 01

1 高校人事檔案信息化管理的重要性及基本內(nèi)容

1.1 人事檔案信息化管理重要性

人事檔案是記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，高校人事檔案是人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，一般來(lái)說(shuō)，高校對(duì)人員的考核調(diào)動(dòng)等活動(dòng)或者人才選拔和干部選拔都需要人事檔案作為基礎(chǔ)，人事檔案管理對(duì)高校師資隊(duì)伍的建設(shè)和教學(xué)、科研項(xiàng)目、黨政管理的開展都具有十分重大的作用。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化具有重要意義，信息化可以使檔案管理從原始的手工方式轉(zhuǎn)變發(fā)展成為只能自動(dòng)化檢索和管理。網(wǎng)絡(luò)信息化可以使高效人事檔案管理工作效率提高，使檔案更易于保存、查詢、修改、分類等，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息化可以提高檔案利用率，降低檔案管理的成本。

1.2 人事檔案信息化管理基本內(nèi)容

一般來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)現(xiàn)信息化需要遵從一定的程序和內(nèi)容規(guī)范，高校人事檔案管理的信息化同樣需要遵從一定的內(nèi)容規(guī)范。首先，需要根據(jù)人事信息建立一個(gè)花名冊(cè)，以花名冊(cè)為基礎(chǔ)建立建立一個(gè)人事檔案的框架。以院系為單位，每個(gè)院系編制獨(dú)立的編號(hào)，以下姓名依姓氏首字母為序。其次，在設(shè)置好的花名冊(cè)框架之下，逐個(gè)錄入人員信息，信息的內(nèi)容包括編號(hào)、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評(píng)定時(shí)間、參加工作時(shí)間及進(jìn)入本單位時(shí)間、學(xué)歷情況等。再次，設(shè)置好紙質(zhì)檔案之后，開始實(shí)現(xiàn)信息化，將紙質(zhì)檔案的分類并依此按順序錄入系統(tǒng)。最后，高校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化之后，對(duì)于后期的管理，包括職務(wù)和工資等項(xiàng)目的變動(dòng)，打開系統(tǒng)查詢后進(jìn)行修改登記即可。

2 當(dāng)下高校人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題與制約因素

信息化管理意識(shí)落后，且開發(fā)成果不多，社會(huì)影響力低。傳統(tǒng)意識(shí)得不到改變，人事檔案管理的信息化進(jìn)程就會(huì)放慢。在人們的傳統(tǒng)意識(shí)里，人事檔案管理工作就是檔案的保存，很少意識(shí)到人事檔案潛在的巨大價(jià)值。另外高校領(lǐng)導(dǎo)層絕大多數(shù)處于中年期甚至年齡更大，他們較少接觸到網(wǎng)絡(luò)，多對(duì)網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)識(shí)不足，也導(dǎo)致高校人事檔案信息化程度不高。受限于高校規(guī)模、實(shí)力、觀念意識(shí)等客觀因素，大部分高校人事檔案信息資源的開發(fā)工作還處于一個(gè)較低的水平，開發(fā)成果少。

人事檔案內(nèi)容信息量少，缺乏個(gè)性。目前高校人事檔案多千人一面，信息面單薄，缺少對(duì)個(gè)人的“德”、“能”、“勤”、“績(jī)”的記載。個(gè)人信息記錄不全面，多官方語(yǔ)言，不能客觀地反映個(gè)人的真實(shí)情況。

信息化程度不高，資源共享程度低。多數(shù)高校人事檔案管理部門主要采用手工檢索查閱，尤其是當(dāng)前檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)較為薄弱，信息化程度不高，即使有的檔案人員或多或少地了解一些計(jì)算機(jī)知識(shí)，但大多只會(huì)一些簡(jiǎn)單的操作，對(duì)于信息化的復(fù)雜技術(shù)顯得力不從心，更談不上研究與開發(fā)，而先進(jìn)的管理設(shè)備只是檔案管理達(dá)標(biāo)和升級(jí)考核的擺設(shè)而已，沒(méi)有發(fā)揮其科學(xué)管理功能。

3 如何做好高校人事檔案信息化建設(shè)

（1） 提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識(shí)。網(wǎng)絡(luò)信息化是個(gè)較新的概念，管理人員需要改變傳統(tǒng)意識(shí)，改變陳舊的局面，不斷吸取新觀念和知識(shí)，勇于進(jìn)取。用全新的、開放的思維接受社會(huì)的發(fā)展和改變，將高效人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。

（2） 注重高校人事檔案的信息安全。通常來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為人事檔案管理提供了諸多便利，但是鑒于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)，同樣具有一定的危險(xiǎn)性，比如信息安全等問(wèn)題。信息安全隱患主要存在的問(wèn)題有：新老版本的不兼容和不可識(shí)讀性、存儲(chǔ)材料的易損性、操作失誤、信息泄露丟失等。針對(duì)這些問(wèn)題，一般需要從3個(gè)方面進(jìn)行改善。① 在人事檔案的管理和調(diào)閱時(shí)，明確保密級(jí)別和用戶權(quán)限。② 保證數(shù)據(jù)安全，建立安全機(jī)制，進(jìn)行專門的安全保密設(shè)計(jì)。③ 電子檔案的保存客觀環(huán)境需謹(jǐn)慎，在檔案變動(dòng)前后及時(shí)做好備份。

（3） 有步驟、分重點(diǎn)地推薦高校人事檔案信息化建設(shè)。高校人事檔案信息化管理不是短期就可以完善的，所以實(shí)現(xiàn)檔案信息化需要有步驟、分重點(diǎn)地進(jìn)行。首先，根據(jù)高校自身的特點(diǎn)和信息化實(shí)現(xiàn)程度，制訂與之相適應(yīng)的具體分層分期實(shí)施方案。其次，確保網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施齊全后，搭建系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)，設(shè)置保密等級(jí)和用戶權(quán)限。再次，隨著人事的變動(dòng)，逐漸積累檔案數(shù)據(jù)資源。最后，在確保信息正確安全的前提下，開放檔案共享信息。

（4） 加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理人才的培養(yǎng)的途徑可以是高水平人才的引進(jìn)，也可以是內(nèi)部培訓(xùn)，挖掘人才。① 對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，選拔中青年、有潛力的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，切實(shí)提高其現(xiàn)代管理、信息技術(shù)和信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力。② 引進(jìn)急需的信息技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，包括有工作經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)人才和相關(guān)專業(yè)高層次人才。③ 整合IT行業(yè)的信息化人力資源，聘請(qǐng)專家、顧問(wèn)幫助提供技術(shù)支持和人才培養(yǎng)。

主要參考文獻(xiàn)

[1] 王宜奮. 信息化背景下的高校人事檔案管理缺陷與對(duì)策[J]. 吉林教育，2010（7）.

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中圖分類號(hào)：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2013）35-165-01

隨著社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代企業(yè)管理機(jī)制的不斷完善和規(guī)范，人力資源管理作為企業(yè)管理職能中的組成部分，已經(jīng)成為關(guān)乎企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要管理項(xiàng)目。加強(qiáng)企業(yè)人才隊(duì)伍管理，關(guān)鍵是要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理。目前，在網(wǎng)絡(luò)科技日新月異、咨訊交流方便快捷的時(shí)代，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的重點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

一、檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案工作總是隱居于各項(xiàng)工作背后，以“機(jī)密”對(duì)待，很少與外界建立聯(lián)系。在管理方面重紙質(zhì)檔案的收集和整理、輕電子檔案的建立，寶貴的信息資源埋藏在案卷里，影響了人力資源的開發(fā)，大大制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。21世紀(jì)是信息社會(huì)的時(shí)代，信息化管理滲透到社會(huì)的各行各業(yè)，社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。人事檔案的信息化管理，其核心內(nèi)容就是通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對(duì)人事工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行存儲(chǔ)、加工、檢索、傳輸，為企業(yè)人事檔案工作提供及時(shí)高效的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。

二、人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1、信息全面化

建立人事檔案管理系統(tǒng)，可以全面反映一個(gè)人各方面的情況。相對(duì)固定的一些基本情況，如姓名、性別、身份證號(hào)、家庭住址和聯(lián)系電話等，并動(dòng)態(tài)管理學(xué)歷、工作簡(jiǎn)歷、職務(wù)任免、工資、職稱、獎(jiǎng)懲、保險(xiǎn)等情況，將歷次變動(dòng)情況隨時(shí)在信息系統(tǒng)里反映。在錄入信息時(shí)把好“入門關(guān)”和“更新關(guān)”，把記載在案卷里的紙質(zhì)人事檔案信息一一分解，從而形成一份電子化的人事檔案。

2、查詢快速化

傳統(tǒng)的檔案查詢方式是由管理人員從一本一本的分類目錄中，找出所需檔案的索引編號(hào)，然后根據(jù)編號(hào)到庫(kù)房中查找，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需在計(jì)算機(jī)上輸入姓名、身份證號(hào)、檔案號(hào)等任一字段，便能立刻顯示出所需要的人事檔案信息，一目了然，無(wú)需翻開案卷逐頁(yè)查找。紙質(zhì)檔案信息化，一方面能夠減少紙質(zhì)案卷因調(diào)閱次數(shù)頻繁而造成的磨損，保護(hù)紙質(zhì)檔案，達(dá)到長(zhǎng)期保存使用的目的；另一方面提高了查詢速度，減輕了管理人員的工作量。

3、統(tǒng)計(jì)多樣化

統(tǒng)計(jì)分析工作是人力資源管理工作的重要組成部分，而統(tǒng)計(jì)的基本信息來(lái)源于人事檔案。按照傳統(tǒng)的工作方法完成一項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作，往往需要投入大量的人力、物力和時(shí)間，周期長(zhǎng)，過(guò)程繁瑣，且準(zhǔn)確性、時(shí)效性差。統(tǒng)計(jì)手段的落后直接影響了工作的成效。各種統(tǒng)計(jì)資料，用的時(shí)候出不來(lái)，出來(lái)的時(shí)候又用不上，制約了人力資源的開發(fā)。利用人事檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能，能按照年齡、學(xué)歷、職稱、工作單位、政治面貌等多個(gè)字段逐個(gè)或者綜合統(tǒng)計(jì)，自動(dòng)生成各類報(bào)表，并可轉(zhuǎn)化成各類圖表，提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和用人單位分析和決策，提高了人力資源配置的合理性和有效性。

三、檔案信息化管理的關(guān)鍵問(wèn)題

1、原始性問(wèn)題

電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性人們可以通過(guò)字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒(méi)有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。

2、真實(shí)性問(wèn)題

電子檔案極易失真。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程中稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)，電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案，電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后不留痕跡。

3、完整性問(wèn)題

電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障：電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。

4、安全性問(wèn)題

電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。

四、加強(qiáng)檔案信息化管理的方法

1、完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ)

在人事檔案管理中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎(chǔ)。

2、依托專業(yè)人才是信息化的有力保證

由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚豢空莆諅鹘y(tǒng)檔案管理技能的檔案人員是難以適應(yīng)的。因此，要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理員和者的角色轉(zhuǎn)換，要提高人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，能用信息化、數(shù)字化管理手段來(lái)管理人事檔案信息。對(duì)專業(yè)人才的培訓(xùn)主要分為兩個(gè)方面：一是基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。檔案人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)的技術(shù)；二是現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)。培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用等方面。通過(guò)培訓(xùn)使檔案人員能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家里手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運(yùn)行。只有擁有相應(yīng)素質(zhì)的人才，才可能充分挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力，從而更為有效地實(shí)施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務(wù)。

3、建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點(diǎn)

篇（4）

人事檔案管理是將企業(yè)所有職員的信息歸類、整理的過(guò)程，它是一項(xiàng)精確度相對(duì)較高的工作，且需要專業(yè)水平較高的人員從事相關(guān)管理工作。為了保證工作的效率和準(zhǔn)確性，通常采用信息化管理，而傳統(tǒng)的管理方式由于管理水平低下、失誤率高等特點(diǎn)逐漸被時(shí)代淘汰。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的飛速發(fā)展，人們已經(jīng)步入信息時(shí)代。信息時(shí)代主要以計(jì)算機(jī)為主要工具，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接。作為企業(yè)管理的組成部分，人事檔案管理也在逐漸向信息化管理過(guò)渡。在這一過(guò)程中，不免會(huì)出現(xiàn)各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，但企業(yè)人事檔案管理者應(yīng)該采取積極的應(yīng)對(duì)措施，以促進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化的全面、深化管理。

1 企業(yè)人事檔案信息化管理的重要意義

企業(yè)人事檔案信息化管理對(duì)于企業(yè)人事管理行業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。它不僅是時(shí)展的必然趨勢(shì)，符合時(shí)展的潮流，也是企業(yè)人事檔案管理的一個(gè)創(chuàng)造性的飛躍，對(duì)企業(yè)、社會(huì)以及自身都意義重大。它具有很多獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)，既能保證工作效率，又可以化繁為簡(jiǎn)。在企業(yè)人事檔案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作質(zhì)量和效率，它主要是減少了傳統(tǒng)人事檔案管理的工作量。由于以電子版信息代替打印版信息，工作內(nèi)容也發(fā)生了相應(yīng)的變化。人事檔案信息化管理的重復(fù)使用率較高，傳統(tǒng)的管理雖然建立檔案相對(duì)容易，但不利于了解后期的人才情況。而信息化管理合理的解決了這一問(wèn)題，它雖然錄入信息的工作量大，但便于重復(fù)利用，可以對(duì)人才的綜合信息進(jìn)行掌握，這有利于合理配置人才資源，以使得人盡其用。信息化的檔案管理是由互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接的，這擴(kuò)大了人才的信息資源，使其在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行交流和溝通，這一方面可以使得人才資源共享，另一方面，有利于增加就業(yè)率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的個(gè)性化和多元化發(fā)展。人事制度對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)也是至關(guān)重要的部分，信息化檔案管理可以在某種程度上完善人事制度，使企業(yè)更加合理化、人性化。人事檔案的信息化管理可以長(zhǎng)期進(jìn)行保存，還可以進(jìn)行備份防止丟失。相對(duì)于紙質(zhì)版的檔案，在某些特殊的情況下，不容易損壞。信息化管理給企業(yè)人事檔案管理行業(yè)帶來(lái)了福音，這有利于推動(dòng)人事檔案管理的發(fā)展、進(jìn)步和完善。

2 企業(yè)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 工作量大，效率低

人事檔案管理是一項(xiàng)特殊的工作，長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)人事檔案管理的管理模式和方法相對(duì)滯后，一般以單一的管理方式進(jìn)行信息庫(kù)的建立和管理，這種落后的方式使得人力勞動(dòng)增加、工作效率低下，且由于工作量較大和工作內(nèi)容繁瑣，經(jīng)常存在或多或少的誤差，這嚴(yán)重制約了企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展。在實(shí)際的管理過(guò)程中，也存在很多缺陷：人事檔案一般需要進(jìn)行封存，這制約了企業(yè)人事檔案的流轉(zhuǎn)和共享，且查閱起來(lái)相對(duì)困難，耗時(shí)耗力；另外，傳統(tǒng)的檔案管理使得人才的流失嚴(yán)重，不利于企業(yè)對(duì)于人才的配置，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，人才得不到合理的利用，將會(huì)造成極大的損失。

2.2 管理人員的業(yè)務(wù)水平不足

管理人員的業(yè)務(wù)水平不足也限制了人事檔案信息化管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理者的業(yè)務(wù)水平都是由傳統(tǒng)管理培訓(xùn)所得，對(duì)于他們來(lái)說(shuō)，人事檔案信息化管理是一個(gè)新的領(lǐng)域。由于信息技術(shù)水平有限，管理人員對(duì)于人事檔案信息化管理的操作不熟練，這使得人事檔案管理信息化進(jìn)程面臨著較大的挑戰(zhàn)。管理人員是企業(yè)人事檔案管理的核心，直接決定著信息化管理是否能夠?qū)嵭小?/p>

2.3 信息化落后

人事檔案管理信息化是充分利用信息化的一種管理模式，在實(shí)際運(yùn)行中，需要足夠的信息化設(shè)備作為支撐。信息化設(shè)備主要包括軟件設(shè)備和硬件設(shè)施，這是推行人事檔案信息化管理的核心要素，也是實(shí)施人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。但是，企業(yè)大多缺乏管理軟件和平臺(tái)，設(shè)施設(shè)備不足，不能滿足現(xiàn)代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的實(shí)行。信息化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，缺乏了物質(zhì)條件，人事檔案管理信息化的推進(jìn)更加艱難。

2.4 人事管理與計(jì)算機(jī)操作不兼容

人事檔案管理改變了傳統(tǒng)的管理紙質(zhì)版檔案的方法，它主要以網(wǎng)絡(luò)為載體，利用計(jì)算機(jī)將人事檔案儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中。人事檔案以信息文件的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，可以提高它的重復(fù)利用率，也可以起到一定的保護(hù)作用。但它仍存在很多不足，傳統(tǒng)的人事管理技術(shù)和工作內(nèi)容與信息化管理相差甚遠(yuǎn)，且利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作以實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變的難度系數(shù)較大，需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)實(shí)現(xiàn)。由于技術(shù)層面的問(wèn)題，使得人事檔案信息化管理的形式嚴(yán)峻。

2.5 缺乏規(guī)范

處于信息化時(shí)代，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式的重要性，也深知人事檔案信息化管理的價(jià)值和意義，并進(jìn)行了初步的嘗試。在對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改革的過(guò)程中，這些企業(yè)仍存在諸多問(wèn)題。企業(yè)管理者并沒(méi)有完全貫徹改革，也未制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在推進(jìn)人事檔案信息化管理的過(guò)程中，落實(shí)力度不夠，各種問(wèn)題便隨之出現(xiàn)。檔案信息不完整、錄入錯(cuò)誤、信息的及時(shí)性、精準(zhǔn)性等都存在問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的信息化建設(shè)。

3 應(yīng)對(duì)企業(yè)人事檔案信息化管理的策略

3.1 增強(qiáng)管理人員的技術(shù)水平

管理人員是推行人事檔案信息化管理的關(guān)鍵。對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，首先必須具備較高的信息技術(shù)水平和業(yè)務(wù)管理水平，另外，還應(yīng)該熟悉國(guó)家規(guī)定和相關(guān)法律。只有這樣，才能達(dá)到較高的管理水平。對(duì)于只接受過(guò)傳統(tǒng)管理培訓(xùn)的老員工來(lái)說(shuō)，應(yīng)該注重他們業(yè)務(wù)水平的提高，可以對(duì)他們進(jìn)行信息化操作技術(shù)的培訓(xùn)，以使他們熟練掌握并操作現(xiàn)代化設(shè)備。此外，還應(yīng)提高管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)，以提高工作效率。

3.2 完善設(shè)施設(shè)備

現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的先驅(qū)。對(duì)于一些落后的管理軟件和平臺(tái)，應(yīng)視其情況進(jìn)行更新、升級(jí)和淘汰，對(duì)于一些缺少的現(xiàn)代化設(shè)備，企業(yè)應(yīng)該加大資金的投入，購(gòu)入相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，為人事檔案信息化管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)，并滿足人事檔案管理信息化的相關(guān)需求。

3.3 使管理體制趨于完善

企業(yè)從傳統(tǒng)管理向信息化管理過(guò)渡的過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展特點(diǎn)制定獨(dú)特的管理體制。在進(jìn)行人事檔案管理信息化的過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)制定的規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行，以確保人事檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

3.4 規(guī)范管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理工序

在推行人事檔案信息化管理的過(guò)程中，應(yīng)該熟悉掌握其管理流程和要點(diǎn)，以原有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為基點(diǎn)，進(jìn)一步規(guī)范管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完善管理工序，使人事檔案信息化管理更加高效。在實(shí)際管理過(guò)程中，管理人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格落實(shí)，以確保管理工作的順利實(shí)施。

4 總結(jié)

社會(huì)的現(xiàn)代化程度愈高，信息化的發(fā)展程度也就愈高，目前，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都離不開信息技術(shù)，信息技術(shù)一方面提高了工作效率、節(jié)省時(shí)間，另一方面也給人們帶來(lái)了便利。由于人事檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)傳統(tǒng)的行業(yè)，因此，在向信息化、現(xiàn)代化過(guò)渡的過(guò)程中，會(huì)存在各種各樣的挑戰(zhàn)。但挑戰(zhàn)是一個(gè)不斷完善、進(jìn)步的過(guò)程，只要抓住問(wèn)題的根本，對(duì)癥下藥，便能早日實(shí)現(xiàn)跨越。

參考文獻(xiàn)

篇（5）

在現(xiàn)代社會(huì)中，隨著高科技現(xiàn)代化的發(fā)展，各種管理工作的信息化逐步受到人們的青睞。醫(yī)院人事檔案作為醫(yī)院人事資料庫(kù)，是醫(yī)院檢核醫(yī)護(hù)人員信息，考察醫(yī)護(hù)人員工作狀態(tài)和工作能力的重要依據(jù)，也是醫(yī)院加強(qiáng)人事管理、改善人事管理制度的重要資料依據(jù)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理是跟隨現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展國(guó)情的必然趨勢(shì)，是我國(guó)人事改革制度和醫(yī)院醫(yī)療改革制度的必然要求，更是廣大現(xiàn)代社會(huì)民眾對(duì)醫(yī)院服務(wù)的必然期許。

1 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息化管理開展過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

在實(shí)施信息化檔案管理工作前制約人事檔案管理發(fā)展建設(shè)的因素主要來(lái)自以下三個(gè)方面。

1.1 信息量冗雜

醫(yī)護(hù)人員就業(yè)前背景調(diào)查檔案，工作履歷檔案，人事調(diào)配檔案，重大醫(yī)療事故檔案等等，龐大的信息量讓工作人員整理困難的同時(shí)，還極易在工作交接中造成信息丟失，導(dǎo)致信息不完整、信息不準(zhǔn)確。此外信息量冗雜給需要查閱檔案信息的工作人員也造成很大的麻煩。首先是時(shí)間浪費(fèi)，查閱檔案要去檔案室，去了檔案室后要找到不同科室的專屬檔案柜，然后再在檔案柜中翻找；其次是紙張浪費(fèi)，工作人員和醫(yī)護(hù)人員的多次翻閱極易造成檔案資料磨損，甚至在不小心時(shí)會(huì)有撕破現(xiàn)象，檔案的重新記錄不僅造成人員勞動(dòng)力浪費(fèi)，還會(huì)造成紙張浪費(fèi)。最后是勞動(dòng)力浪費(fèi)，工作人員記錄檔案，工作人員歸置檔案，工作人員重置、完善檔案等，特別死重置完善檔案，需要原先檔案的基礎(chǔ)上重置一份，是一項(xiàng)很大的工作量，造成工作人員勞動(dòng)力的浪費(fèi)。

1.2 管理人員工作不到位

人事檔案管理是一個(gè)枯燥、乏味的工作，工作人員必須整天跟資料打交道，并且大量時(shí)間都花費(fèi)在查找和翻閱中。長(zhǎng)期以來(lái)，很容易讓工作人員產(chǎn)生懈怠情緒和懶散態(tài)度。此外，很多管理人員和工作人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)度不夠，很多工作人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理保密程度的重要性和檔案間接效益性能，只以為醫(yī)護(hù)人員和領(lǐng)導(dǎo)需要查閱資料時(shí)能夠翻閱出來(lái)，并保證資料的完整性就過(guò)關(guān)了，這種認(rèn)識(shí)直接導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展緩慢，跟現(xiàn)代化社會(huì)要求嚴(yán)重脫節(jié)。

1.3 檔案管理機(jī)制不健全

檔案管理機(jī)制不健全主要反映在檔案管理人員收集資料、歸檔資料被動(dòng)，工作人員工作流程不細(xì)致，工作人員工作不規(guī)范，針對(duì)檔案管理工作人員獎(jiǎng)懲制度不健全等四方面內(nèi)容。管理人員工作量大，工作內(nèi)容不容易具體劃分區(qū)域，工作流程單一以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視度不高等多方面因素造成檔案管理機(jī)制不健全和工作人員實(shí)施過(guò)程敷衍等現(xiàn)象。

2 醫(yī)院人事檔案信息化管理工作開展的意義

2.1 有利于提高檔案管理工作人員工作效率

人事檔案信息化促使信息管理有傳統(tǒng)手工操作、翻閱和查找向自動(dòng)化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，能夠幫助工作人員快速搜索信息、查閱信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了傳統(tǒng)手工速度慢、正確率低、歸置繁瑣等特征。效能最為顯著的性能之一—資源共享極大方便了不同部門之間的資源傳遞，節(jié)省了大量的時(shí)間、物力和財(cái)力。為工作人員提升本身技術(shù)素質(zhì)和服務(wù)素質(zhì)提供了可能性。

2.2 有利于保護(hù)人事紙質(zhì)檔案

人事紙質(zhì)原發(fā)檔案的作用是不言而喻的。它的客觀性和難更改性特征賦予了它必須存在特性。人事檔案信息化管理可在計(jì)算機(jī)批下專欄專門放置醫(yī)護(hù)人員原發(fā)資料。在需要查閱原發(fā)資料時(shí)首先查閱計(jì)算機(jī)記錄原發(fā)資料，在出現(xiàn)疑問(wèn)和不確定的情況下再翻閱紙質(zhì)原發(fā)檔案資料，降低紙質(zhì)檔案翻閱次數(shù)，可在一定程度上保護(hù)原發(fā)紙質(zhì)檔案。

2.3 有利于完善檔案管理建設(shè)

檔案管理建設(shè)主要包括人力建設(shè)、制度建設(shè)、設(shè)施建設(shè)三方面內(nèi)容。人事檔案信息化大量引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)施，在一定程度上跟進(jìn)了社會(huì)設(shè)施發(fā)展程度；對(duì)于人力建設(shè)，又分為人力資源分配建設(shè)和人力綜合素質(zhì)建設(shè)兩方面內(nèi)容，信息化檔案管理可有效降低人力資源浪費(fèi)，提升人力資源效率，為工作人員提升綜合素質(zhì)提供了時(shí)間保證，而隨著工作人員綜合素質(zhì)的提高，對(duì)于人力資源的劃分則又提供了技術(shù)保障；制度建設(shè)分為獎(jiǎng)懲制度、工作流程制度、行為規(guī)范制度三種。隨著工作人員工作內(nèi)容的具體劃分，獎(jiǎng)懲制度的界限相對(duì)于傳統(tǒng)工作模式要好劃分很多，獎(jiǎng)懲守則也要詳細(xì)很多，根據(jù)不同的工作任務(wù)和工作難易程度劃分獎(jiǎng)懲等級(jí)，簡(jiǎn)單明了、爭(zhēng)議度降低，還能增加工作人員的積極性。行為規(guī)范制度是對(duì)工作人員的日常工作行為提供行為標(biāo)準(zhǔn)，防治工作人員工作效率低、工作任務(wù)不明現(xiàn)象發(fā)生。

2.4 有利于增加管理人員工作積極性

檔案管理信息化在提升工作人員綜合素質(zhì)，降低人員浪費(fèi)的同時(shí)，還可有效增加管理人員工作積極性。原因在于信息化管理擴(kuò)大了信息搜索實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)了信息分析強(qiáng)化，確保了人盡其才，人盡其用。可以說(shuō)是提升了工作人員工作效率，降低了工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，增加了工作人員的技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)力，加強(qiáng)了工作本身的挑戰(zhàn)度和誘惑力，從而增加了管理人員和工作人員的工作積極性。

2.5 有利于醫(yī)院人才的管理和利用

當(dāng)前醫(yī)院人才的流動(dòng)量大，通過(guò)醫(yī)院人事檔案信息化管理，大大的提高人力資源部對(duì)人才情況的及時(shí)掌握，有利于對(duì)人才的及時(shí)評(píng)價(jià)、利用，從而調(diào)動(dòng)人才工作積極性，推動(dòng)醫(yī)院業(yè)務(wù)技術(shù)的快速發(fā)展。

3 醫(yī)院人事檔案信息化管理工作具體實(shí)施策略

3.1 吸取新時(shí)期計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才

在新時(shí)期招收檔案管理工作人員時(shí)，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)作為衡量錄用人才標(biāo)準(zhǔn)之一。此方式不僅可逐步收納新世紀(jì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才，進(jìn)而提升檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用整體素質(zhì)，還間接為醫(yī)院收納了計(jì)算機(jī)應(yīng)用導(dǎo)師，尋找到了針對(duì)檔案管理部門管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)人才，幫助醫(yī)院對(duì)現(xiàn)任管理人員做計(jì)算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)。我院可將檔案管理人員做前輩和后輩劃分，實(shí)行互相課堂培訓(xùn)，前輩教導(dǎo)后背檔案管理要點(diǎn)，后輩教導(dǎo)前輩常見計(jì)算機(jī)應(yīng)用方式。

3.2 計(jì)算機(jī)整理檔案信息

醫(yī)院派出一批專業(yè)人員通過(guò)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、整理、歸納、傳遞和存貯。存貯好檔案信息后，在對(duì)其進(jìn)行保密設(shè)施建立，加強(qiáng)信息保密管理（諸如增加人事信息保障系統(tǒng)，人員查閱保障系統(tǒng)等），可有效提升檔案信息保密度。

3.3 提高領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)

在增加工作人員技術(shù)素質(zhì)的同時(shí)，還應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)檔案的管理認(rèn)識(shí)。檔案管理認(rèn)識(shí)包括制度認(rèn)識(shí)、保密認(rèn)識(shí)、效能認(rèn)識(shí)、和其他管理制度的聯(lián)系認(rèn)識(shí)等。對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)度決定其發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)，正確的檔案管理認(rèn)識(shí)是加強(qiáng)檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)，也是提升管理人員綜合素質(zhì)需要。

4 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，信息化管理的實(shí)施能夠確保人事檔案資源得到充分應(yīng)用，同時(shí)也能夠有效提升醫(yī)護(hù)人員的工作效率，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展具有關(guān)鍵的推動(dòng)意義，是未來(lái)醫(yī)院人事檔案管理的重要開展方向。

參考文獻(xiàn)

篇（6）

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

原標(biāo)題：高校人事檔案信息化管理的問(wèn)題與對(duì)策分析

收錄日期：2013年2月27日

高校人事檔案管理工作信息化是高校檔案工作信息化建設(shè)的重要組成部分。重視和推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)，是為高校的改革與發(fā)展提供及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的信息依據(jù)，為積極推動(dòng)高校各項(xiàng)事業(yè)的順利開展提供有效保證，充分發(fā)揮高校管理、科研、人力資源等各方面的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公手段對(duì)人事檔案實(shí)施信息化網(wǎng)絡(luò)化管理，提高人事檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮人才信息資源的使用價(jià)值，是人事檔案工作發(fā)展的必然要求，科學(xué)有效地做好人事檔案信息化管理，對(duì)學(xué)校改革和人事管理都將起到積極的促進(jìn)作用。

一、高校人事檔案信息化過(guò)程中的問(wèn)題

1、缺乏人事檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)。實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化管理，是一項(xiàng)繁重的工作任務(wù)，這些工作的順利進(jìn)行，必須得到高校領(lǐng)導(dǎo)班子和相關(guān)部門高度重視及大力支持，切實(shí)把人事檔案管理工作列入重要議事日程。從目前高校人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，由于高校對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作不夠重視，財(cái)力及人力投入不足等各方面問(wèn)題，會(huì)限制人事檔案信息化發(fā)展的速度，使之與高等教育的現(xiàn)代化發(fā)展無(wú)法適應(yīng)，使人事檔案在高校管理與改革中無(wú)法發(fā)揮其積極作用。

2、缺乏完善的法規(guī)體系和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系。人事檔案記載的信息非常豐富，時(shí)間跨度也大，由于主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息常常會(huì)或多或少有點(diǎn)差錯(cuò)，數(shù)據(jù)前后不一，甚至有時(shí)一種信息有幾種不同的記錄，如何能讓這些問(wèn)題在信息化建設(shè)中得到順利的解決，使原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案做到很好的銜接，并且在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的同時(shí)解決標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的問(wèn)題，這就要求我們要有一個(gè)完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，使從事檔案信息化建設(shè)的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導(dǎo)，從而形成一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)、縝密的人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫(kù)。

3、缺乏高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊(duì)伍。人才是高校檔案信息化建設(shè)的重中之重。目前高校的人事檔案管理人員大多年齡偏大，信息技術(shù)能力和水平較差，不適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)的需要。

二、高校人事檔案信息化管理對(duì)策建議

1、充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化建設(shè)的重要性。隨著高等學(xué)校人事制度改革的不斷深入，要充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化建設(shè)的重要性，要在國(guó)家政策的引導(dǎo)下積極穩(wěn)妥地推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，不斷加大財(cái)力及人力投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，把人事檔案信息化建設(shè)作為高校人事工作中的一個(gè)重要組成部分來(lái)進(jìn)行建設(shè)。

2、建立完善的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系。人事檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期對(duì)高校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務(wù)，所以無(wú)法照搬傳統(tǒng)手工管理階段的制度，必須結(jié)合各校信息化建設(shè)的進(jìn)度和人事檔案信息化管理的實(shí)際情況制定相應(yīng)的工作流程和規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進(jìn)人事檔案管理工作向制度化、規(guī)范化發(fā)展。特別是人事檔案，其內(nèi)容直接涉及個(gè)人的基本情況和隱私，所以更要制定出相對(duì)完善的管理制度來(lái)保證人事檔案信息化建設(shè)的開展。

3、提高檔案信息利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。高校人事檔案信息化管理，使人事檔案管理與計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，將人事檔案管理的重心從紙質(zhì)檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)移到檔案信息資源建設(shè)、利用和管理上來(lái)，從被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理。其基本目標(biāo)就是利用電子計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)教職工檔案信息進(jìn)行存貯、加工、檢索、傳輸，為干部人事工作提供及時(shí)高效的服務(wù)。這個(gè)目標(biāo)要求我們充分利用信息化的機(jī)遇，迅速搭建信息化的平臺(tái)，使高校的人才資源得到更科學(xué)的利用和開發(fā)，進(jìn)一步提高檔案信息利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

4、提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。在人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要檔案工作者具有豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)能力，更要具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力及熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力。從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有較好的檔案管理理論素養(yǎng)及檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔能力和現(xiàn)代的信息化檔案歸檔管理能力。要在意識(shí)上與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新服務(wù)觀念，善于運(yùn)用現(xiàn)代化管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。還要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)、新理念，以便在信息化檔案管理工作崗位上規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效、高質(zhì)地工作。

人事檔案管理信息化是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。加強(qiáng)信息化人事檔案管理，提高其質(zhì)量和效率，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，學(xué)校只有不斷創(chuàng)新、加強(qiáng)管理才能更好地發(fā)揮其作用。人事檔案信息化是一個(gè)長(zhǎng)期漸進(jìn)的過(guò)程，有待在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善。要因校制宜，用信息建設(shè)思想總攬全局，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理歷史性跨越，從而保證人事檔案信息化建設(shè)與高校信息化同步發(fā)展，為高校的教學(xué)科研服務(wù)。

篇（7）

在高校的整體管理環(huán)節(jié)中，人事檔案管理工作是非常重要的一項(xiàng)工作，它負(fù)責(zé)整個(gè)高校教職員工的晉升、晉級(jí)、職稱評(píng)定與考核評(píng)定的檔案管理;這些繁雜的甄別、整理工作目前仍然由人工進(jìn)行操作。隨著高校的快速發(fā)展及規(guī)模的擴(kuò)大，高校人事檔案管理的工作量也大大加重;隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展，高校人事檔案管理工作者迫切希望能夠?qū)⒋蟛糠譄┈嵉墓ぷ鹘唤o計(jì)算機(jī)去處理，實(shí)現(xiàn)信息化，以減輕人工操作的壓力并提高工作效率 。高校人事檔案管理的主要任務(wù)是為實(shí)現(xiàn)高校的整體戰(zhàn)略目標(biāo)提供合適可用的人才，為學(xué)院的發(fā)展選拔賢能創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使教職員工人盡其才、用其所長(zhǎng);也使教職員工無(wú)后顧之憂，充分發(fā)揮自己的潛能，提高工作激情，積極地、創(chuàng)造性地開展工作。

一、高校人事檔案信息化管理的含義

高校人事檔案的信息化管理就是在人事檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)。人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是通過(guò)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)所需的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件的合理配置，達(dá)到人事檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達(dá)到人事檔案資源共享，促進(jìn)人事檔案管理事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。

信息社會(huì)人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁，人事檔案管理工作也變得越來(lái)越復(fù)雜，因此，人事檔案信息資源管理就更顯得尤為重要。如果能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的信息化，無(wú)疑將會(huì)給高校檔案管理部門帶來(lái)很大的便利。這就需要把教職員工的人事信息實(shí)行統(tǒng)一、集中、規(guī)范的收集管理，建立分類編號(hào)管理、電腦存儲(chǔ)查詢等現(xiàn)代化、專業(yè)化的管理系統(tǒng)。高校人事信息管理為高校人事檔案管理和個(gè)人提供信息輸入、信息修改、信息查詢、工資調(diào)整、依據(jù)信息出具個(gè)人的基本檔案等服務(wù);為學(xué)院和個(gè)人提供檔案信息的收集、整理、保管服務(wù)。

二、高校人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)及要求

高校人事檔案源于高校一切人事管理活動(dòng)。追溯自有官吏選拔制度實(shí)施開始，人事檔案就已經(jīng)同步開始發(fā)展，經(jīng)過(guò)日積月累，其數(shù)量和種類逐步擴(kuò)展，同時(shí)，高校人事檔案也在參照公務(wù)員檔案管理的基礎(chǔ)上，在領(lǐng)導(dǎo)的重視下，高校人事檔案管理也得到了較快的發(fā)展。

針對(duì)目前高校人事檔案數(shù)量大、內(nèi)容更新快、查詢頻率高、材料來(lái)源散、使用范圍廣、傳輸距離遠(yuǎn)等一系列新情況新問(wèn)題，進(jìn)一步加速高校人事檔案管理工作向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理工作的新跨越，是當(dāng)前信息化社會(huì)的必然選擇。

1.人事檔案管理信息化

目前，伴隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，過(guò)去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的需要，加速高校人事檔案管理信息化進(jìn)程已經(jīng)成為共識(shí)。在高校人事檔案信息化管理中正確輸入教職員工人事檔案的相關(guān)信息是最關(guān)鍵也是最基礎(chǔ)的部分;將原有的紙質(zhì)型檔案實(shí)現(xiàn)電子型檔案的轉(zhuǎn)化，把人事檔案更多相關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)中，依托電子手段構(gòu)建個(gè)人信息體系。并以此為基礎(chǔ)，建立更加準(zhǔn)確和完備的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，快捷準(zhǔn)確地為相關(guān)部門提供人員基本情況及綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合，從而解決當(dāng)前人事檔案中存在的現(xiàn)實(shí)難題。

2.人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化

整合人才信息資源是人事檔案社會(huì)化管理的目標(biāo)之一，人事檔案信息化整合的手段在于依托系統(tǒng)軟件支持，快捷方便地實(shí)現(xiàn)查詢、篩選和統(tǒng)計(jì)功能，以達(dá)到共享整合信息資源的目的。

人事檔案網(wǎng)絡(luò)化是指人事檔案電子化的基礎(chǔ)上，在遵循檔案保密規(guī)定的前提下，更好地利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，全面實(shí)施人事檔案信息資源的異地共享。要有側(cè)重地加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)，使其成為既精通檔案業(yè)務(wù)，又能熟練運(yùn)用相應(yīng)軟件的優(yōu)秀人才，進(jìn)一步樹立創(chuàng)新觀念，不斷開拓創(chuàng)新，加速數(shù)字檔案的建立進(jìn)程，加強(qiáng)技術(shù)處理，確保檔案保密，依托現(xiàn)代化手段為人事檔案提供更加高效的管理。

三、加強(qiáng)高校人事檔案信息化管理的對(duì)策

高校人事檔案信息化管理是組織系統(tǒng)信息化工作的重要組成部分，應(yīng)按照統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、安全高效、分步實(shí)施、重點(diǎn)突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統(tǒng)，更好地為高校人事檔案管理工作服務(wù)。

1.完善平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享

應(yīng)將高校人事檔案信息管理與干部選拔任用工作緊密結(jié)合，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在人事檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建信息平臺(tái)。以信息中心為樞紐，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)處室進(jìn)行授權(quán)開放、資源共享，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的良性循環(huán)。充分利用現(xiàn)有資源推進(jìn)人事管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。注重完善硬件設(shè)施，在信息收集和利用等方面加大投入，將信息技術(shù)應(yīng)用到干部選拔任用管理的全過(guò)程，以人事檔案信息化促進(jìn)干部工作的民主化、科學(xué)化和規(guī)范化。

2.安全固本，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

高校人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲(chǔ)安全和利用安全。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。在技術(shù)安全管理方面，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不連外網(wǎng)，以保證安全;要制定信息錄入、信息維護(hù)、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的制度來(lái)保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。

篇（8）

隨著國(guó)家《檔案法》實(shí)施和醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的進(jìn)程和需要,各級(jí)醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來(lái),盡快提高工作質(zhì)量,其最有效的途徑就是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

只有堅(jiān)持人事檔案信息化管理,服從和服務(wù)于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務(wù)處理提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù);才能為各級(jí)組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進(jìn)辦公自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)信息共享和知識(shí)管理,提供先進(jìn)的技術(shù)、手段和方法。

1 醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

(1)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式,往往會(huì)在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象,也就是我們?cè)诶脵n案的時(shí)候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時(shí)卻因?yàn)闄z索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費(fèi)大量的時(shí)間與人力去找文件甚至無(wú)從查找。使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案就不同了,由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快,存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高,可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái),節(jié)省時(shí)間,提高工作效益,對(duì)數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。

(2)利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長(zhǎng)了檔案的壽命。

(3)利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫(kù)房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

2 醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化

人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。因此,首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案。可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式,由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸,逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換,實(shí)現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù),運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機(jī),建立完整、準(zhǔn)確的全國(guó)醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程,要求檔案管理人員要不斷及時(shí)更新檔案中的變化數(shù)據(jù),確保信息的準(zhǔn)確、真實(shí)。為了查詢的便捷,可以將信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類,盡力爭(zhēng)取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫(kù)的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數(shù)據(jù)。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等,改變了過(guò)去傳統(tǒng)的手工和理,向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變,大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量,為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng),節(jié)省大量人力和時(shí)間,以進(jìn)行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè),推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理,是我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化的需要,是信息化時(shí)代的需要,因此,檔案信息化建設(shè)是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。

3 健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)

信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì),醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件,利用檔案信息資源,為醫(yī)院各項(xiàng)工作理好地服務(wù)。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個(gè)方面去思考:

(1)建立一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息管理系統(tǒng),必需選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。

現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對(duì)今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng),才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。

(2)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí),加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項(xiàng)非常繁重的工作。

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持,充分認(rèn)識(shí)建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化,并且對(duì)此項(xiàng)工作高度重視,千方百計(jì)為人事檔案信息化管理工作的加強(qiáng)提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。

(3)加強(qiáng)學(xué)習(xí),建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍

要全面實(shí)行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理水平有工作能力,認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識(shí),掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù),努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí),又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才,熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng),要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù),以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。

(4)重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)。

人事檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù),要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對(duì)其核心部分的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)必須做到:

篇（9）

隨著國(guó)家《檔案法》實(shí)施和醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的進(jìn)程和需要,各級(jí)醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來(lái),盡快提高工作質(zhì)量,其最有效的途徑就是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

只有堅(jiān)持人事檔案信息化管理,服從和服務(wù)于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務(wù)處理提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù);才能為各級(jí)組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進(jìn)辦公自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)信息共享和知識(shí)管理,提供先進(jìn)的技術(shù)、手段和方法。

1 醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

(1)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式,往往會(huì)在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象,也就是我們?cè)诶脵n案的時(shí)候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時(shí)卻因?yàn)闄z索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費(fèi)大量的時(shí)間與人力去找文件甚至無(wú)從查找。使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案就不同了,由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快,存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高,可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái),節(jié)省時(shí)間,提高工作效益,對(duì)數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。

(2)利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長(zhǎng)了檔案的壽命。

(3)利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫(kù)房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

2 醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化

人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。因此,首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案。可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式,由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸,逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換,實(shí)現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù),運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機(jī),建立完整、準(zhǔn)確的全國(guó)醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程,要求檔案管理人員要不斷及時(shí)更新檔案中的變化數(shù)據(jù),確保信息的準(zhǔn)確、真實(shí)。為了查詢的便捷,可以將信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類,盡力爭(zhēng)取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫(kù)的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數(shù)據(jù)。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等,改變了過(guò)去傳統(tǒng)的手工和理,向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變,大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量,為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng),節(jié)省大量人力和時(shí)間,以進(jìn)行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè),推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理,是我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化的需要,是信息化時(shí)代的需要,因此,檔案信息化建設(shè)是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。

3 健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)

信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì),醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件,利用檔案信息資源,為醫(yī)院各項(xiàng)工作理好地服務(wù)。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個(gè)方面去思考:

(1)建立一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息管理系統(tǒng),必需選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。

現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對(duì)今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng),才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。

(2)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí),加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項(xiàng)非常繁重的工作。

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持,充分認(rèn)識(shí)建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化,并且對(duì)此項(xiàng)工作高度重視,千方百計(jì)為人事檔案信息化管理工作的加強(qiáng)提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。

(3)加強(qiáng)學(xué)習(xí),建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍

要全面實(shí)行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理水平有工作能力,認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識(shí),掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù),努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí),又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才,熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng),要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù),以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。

(4)重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)。

人事檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù),要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對(duì)其核心部分的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)必須做到:

篇（10）

人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、出生、學(xué)歷、職稱、工資、考試及工作表現(xiàn)等諸多情況進(jìn)行的記錄，是國(guó)家、組織、企事業(yè)單位必不可少的重要工具。這些歷史記錄以文字資料、表格及其他各種形式進(jìn)行保存，與每一職工的切身利益息息相關(guān)，不僅可以作為人事管理的重要憑證，同時(shí)也是開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，在人事工作中具有不可或缺的重要意義。通過(guò)人事檔案可以實(shí)現(xiàn)對(duì)干部的識(shí)別和選拔，有利用加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)。近年來(lái)，隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案使用效率不斷增加，在這種情況下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前人事檔案發(fā)展的需要，所以加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的意義。

(二)有利于工作效率的提高

在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，其保存介質(zhì)以紙質(zhì)材料為主，材料收集、整理和利用都是管理人員通過(guò)手工操作來(lái)完成，不僅工作強(qiáng)度較大，而且效率較低。人事檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)后，通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)每個(gè)人的信息進(jìn)行管理，錄入電腦的信息進(jìn)行可以反復(fù)的查閱和利用，信息檢索方便快捷。而且利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，可以直接利用計(jì)算來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的分類、提取、分析和加工。同時(shí)數(shù)字檔案更易于保存、查詢，不僅有效的提高檔案管理工作的效率，而且對(duì)檔案利用率的提高也具有非常重要的意義。

(三)人事檔案管理信息化是必然趨勢(shì)

在檔案行業(yè)發(fā)展過(guò)程中不難看出，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)和方向。通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，從而確保人事檔案的信息更加準(zhǔn)確、詳盡，可以更方便的實(shí)現(xiàn)對(duì)各類信息的編輯和管理，給存儲(chǔ)和檢索帶來(lái)了較大的便利，加快了資源共享的實(shí)現(xiàn)，有利于人事檔案管理工作效率及服務(wù)質(zhì)量的提升。

二、人事檔案管理的信息化建設(shè)的策略

(一)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的信息化意識(shí)

長(zhǎng)期以來(lái)人事檔案工作都具有較強(qiáng)的封閉性，在信息化技術(shù)快速發(fā)展下，應(yīng)加快檔案人員思想觀念的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化檔案管理的信息化意識(shí)，從而加快推動(dòng)人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。利用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)和利用，確保檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)。在人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，電子檔案作為檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，通過(guò)檔案信息化，可以更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，可以更好的為人事部門提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過(guò)建設(shè)全面、便捷的人事檔案信息化管理模式，能夠更好的滿足當(dāng)前人們對(duì)檔案的服務(wù)性需求。提高了檔案檢索的速度，而且檔案所包含的內(nèi)容也進(jìn)一步擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化閱檔。

(二)增強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全保密工作

信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來(lái)了安全隱患，我們要正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系。認(rèn)真搞好電子檔案的備份與維護(hù)工作，及時(shí)更新。要確保個(gè)人信息的真實(shí)、完整，不被竊取、泄露、隨意傳播和滅失，就要重視信息安全的技術(shù)保障。切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的安全性研究，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。而且由于人事檔案具有高度保密性的特點(diǎn)，在設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)時(shí)，要充分考慮其安全性與保密性。

(三)重視人事檔案管理信息化人才培養(yǎng)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)每位檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求，管理人員要加強(qiáng)專業(yè)的學(xué)習(xí)，注重業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，不斷拓寬自己的知識(shí)面，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及人事檔案管理軟件的學(xué)習(xí)，定期舉辦各類崗位培訓(xùn)班，邀請(qǐng)專家、學(xué)者講學(xué)座談，及時(shí)了解現(xiàn)代科學(xué)和檔案學(xué)領(lǐng)域發(fā)展的新成果、新動(dòng)態(tài)，更新檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案工作人員的工作技能，促進(jìn)檔案人員服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)。掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的雙重型人才。用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效益。

(四)不斷健全人事檔案信息化的管理制度

首先，以管理者、人事部門負(fù)責(zé)人和人事檔案信息化專家組成檔案信息化管理制度制定小組，結(jié)合國(guó)家相關(guān)規(guī)定和單位經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，制定出符合單位發(fā)展的檔案管理規(guī)章制度;其次，以崗位責(zé)任制確定檔案信息化管理工作的權(quán)責(zé)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息出現(xiàn)失真，難以發(fā)揮其作用的時(shí)候，應(yīng)該積極去實(shí)現(xiàn)問(wèn)責(zé)，責(zé)任落實(shí)到人，保證相關(guān)規(guī)章制度切實(shí)的執(zhí)行到工作中去;最后，將人事檔案管理信息化納入到人力資源管理體系中去，不斷夯實(shí)檔案管理工作，保證其符合人化的實(shí)際情況。

篇（11）

在很長(zhǎng)時(shí)期，我國(guó)企、事業(yè)單位的人事檔案與人力資源管理交織在一起，形成了具有中國(guó)特色的人事檔案管理模式，即人檔捆綁管理模式、人檔靈活管理模式和人檔分離管理模式。

（一）人檔捆綁管理模式

是“計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期”的管理模式。所有從業(yè)人員均為“單位人”，由詳細(xì)記錄每個(gè)人從業(yè)情況構(gòu)成其人事檔案主體；由所在單位人事部門管理；實(shí)行一人一檔制度，人員流動(dòng)以檔案流動(dòng)先行；檔案決定從業(yè)人員的可流動(dòng)性、身份及“待遇”。

（二）人檔靈活管理模式

是“經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型前期”的管理模式。針對(duì)民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)的出現(xiàn)，從業(yè)人員的流動(dòng)性增加，出現(xiàn)了“臨時(shí)工”人事檔案，只記錄個(gè)人部分情況；在不同單位有不同的檔案，出現(xiàn)一人多檔的“特例”。

（三）人檔分離管理模式

是“經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期”模式，采用聘任制，人事檔案由人才交流中心托管，人檔分離管理。雖然不同時(shí)期有不同的管理模式，起到了相應(yīng)的管理作用，但隨著我國(guó)改革開放的深入發(fā)展，更需要適應(yīng)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的、新的人事檔案管理模式，即信息化管理模式。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，與之相對(duì)應(yīng)的醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)得到了無(wú)限延伸與發(fā)展，硬件設(shè)施、軟件服務(wù)、人才梯隊(duì)、文化建設(shè)、人文關(guān)懷、歷史傳承等無(wú)不面面俱到。相反，由于人事檔案不能在短時(shí)期內(nèi)體現(xiàn)出價(jià)值，不能直接為醫(yī)院帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，因此領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，特別是在管理方式、科學(xué)管理水平、規(guī)范化及利用率、人性化管理等方面，導(dǎo)致管理工作嚴(yán)重滯后，成為了所有醫(yī)院的普遍現(xiàn)象。而由于人事檔案管理落后，導(dǎo)致人事檔案信息不能很好地為醫(yī)院建設(shè)所利用，對(duì)醫(yī)院人才建設(shè)帶來(lái)的隱性負(fù)面影響也越來(lái)越突出，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（一）檔案的規(guī)章制度不夠完善

醫(yī)院人事檔案管理制度不健全，是各大醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)“有檔無(wú)人，有人無(wú)檔”的現(xiàn)象比比皆是。而且，由于醫(yī)院檔案管理模式過(guò)分的強(qiáng)調(diào)保密性原則，人事檔案的查詢、調(diào)遣門檻高，利用僅僅局限于政審、調(diào)資、年終考核、辦理退休幾個(gè)方面，對(duì)于人事檔案的利用率極低，這樣的管理模式也使得人事檔案信息化建設(shè)步履維艱。

（二）人事檔案管理方式比較落后

長(zhǎng)期以來(lái)，有關(guān)人事檔案信息基本基于紙質(zhì)檔案的建立與歸檔管理，沒(méi)有儲(chǔ)存電子文檔。即使配備計(jì)算機(jī)，但一般僅用于目錄的存儲(chǔ)與檢索，做一些簡(jiǎn)單的利用，信息存儲(chǔ)量少，實(shí)用性較差。此外，由于在檔案信息特別是個(gè)人檔案信息的利用上，主要依靠紙質(zhì)檔案的歸檔和查閱，因而利用效率尤顯低下。大量的紙質(zhì)文檔，不僅給保存帶來(lái)不便，也增加了因查閱而出現(xiàn)失散的可能。

（三）資料信息收集不及時(shí)、不全面，檔案資料不完整

在日常工作中醫(yī)院每年都有晉升專業(yè)技術(shù)職稱、學(xué)歷繼續(xù)教育、調(diào)整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫(yī)院多個(gè)部門，材料時(shí)間不一，收集難度較大，因此，人事資料信息收集往往不夠及時(shí)，不夠全面，從而導(dǎo)致人事檔案資料不夠完整。

（四）檔案資料利用度不夠，社會(huì)利用效率低

醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理人員長(zhǎng)期從事實(shí)踐活動(dòng)的結(jié)果，但目前對(duì)檔案資料的使用價(jià)值重視不夠，對(duì)檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務(wù)的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價(jià)值，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于社會(huì)。

三、人事檔案信息化管理的必要性

（一）有利于人事檔案資料的充分利用

人事檔案完整的記錄了個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和職稱等相關(guān)信息，是人事部門決定聘用、職稱評(píng)審及人員調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)，有利于迅速查閱員工相關(guān)信息，為醫(yī)院制定合理人才規(guī)劃，實(shí)施績(jī)效管理和組織員工培訓(xùn)等提供科學(xué)依據(jù)，最大限度的實(shí)現(xiàn)人事檔案資料價(jià)值。

（二）有利于提高檔案管理工作的效率

醫(yī)院人事檔案數(shù)量多，信息量大，通過(guò)引進(jìn)專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅有利于醫(yī)院人事檔案的信息化管理，而且有利于醫(yī)院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)信息進(jìn)行交叉查詢、統(tǒng)計(jì)和分析，節(jié)省翻閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間，提高檔案管理人員的工作效率。

（三）有利于對(duì)原始檔案資料的保護(hù)

傳統(tǒng)的博物館式的紙質(zhì)檔案的管理方式，在人員檔案資料查詢時(shí)，需要翻閱原始的紙質(zhì)檔案，不僅工作量大，查詢時(shí)間長(zhǎng)，而且不利于原始檔案的保管，加快醫(yī)院人事檔案的信息化管理，可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的翻閱，降低因人為操作不當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案原件損害的幾率，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的使用壽命。

（四）檔案信息儲(chǔ)存更全面、及時(shí)

快速建立醫(yī)院人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，除了要加大數(shù)據(jù)庫(kù)信息完整、準(zhǔn)確，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的查全率和查準(zhǔn)率；還要及時(shí)修改補(bǔ)充信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息更加全面和具體。以往的人事檔案提取需要耗時(shí)耗力地在檔案室進(jìn)行查找。信息化資源就避免了這種棘手的問(wèn)題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。

四、人事檔案信息化管理的方法

（一）建立長(zhǎng)期有效的信息化系統(tǒng)的管理制度

要保障人事檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行的安全、規(guī)范，必須在人事檔案原有的規(guī)章制度上建立信息系統(tǒng)的規(guī)章制度，只有在這樣的制度約束下進(jìn)行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開展。可制定信息系統(tǒng)科學(xué)的用戶權(quán)限使用制度，系統(tǒng)的維護(hù)要經(jīng)常和定期的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)更新，平時(shí)也要有定期備份數(shù)據(jù)庫(kù)，做到有備無(wú)患。

（二）強(qiáng)化培訓(xùn)，提高對(duì)人事檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)

單位應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理工作人員積極參加檔案相關(guān)管理部門組織的檔案和檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)培訓(xùn)，應(yīng)組織與人事檔案材料收集密切相關(guān)科室和個(gè)人學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，平時(shí)應(yīng)通過(guò)海報(bào)、網(wǎng)絡(luò)等形式及時(shí)傳達(dá)最新的檔案資訊，這樣干部職工檔案意識(shí)就會(huì)自然而然的增強(qiáng)，檔案資料收集率也得到提高，人事檔案管理人員在收到齊全檔案材料的同時(shí)也可以及時(shí)更新和維護(hù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，從而使得人事檔案信息系統(tǒng)能及時(shí)主動(dòng)地為醫(yī)院的人事、科研、教學(xué)等各項(xiàng)工作服務(wù)。