檔案應(yīng)急管理大全11篇

緒論：寫作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案應(yīng)急管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

福建LNG(Liquefied Naturai Gas，液化天然氣)站線項(xiàng)目是國(guó)家推進(jìn)能源多樣化而從國(guó)外引進(jìn)的大型液化天然氣項(xiàng)目，包括接收站終端、碼頭和輸氣干線3個(gè)部分，參建的施工單位、監(jiān)理單位、檢測(cè)單位多達(dá)30多家，分布在福建省沿海的福州、莆田、泉州、廈門和漳州5個(gè)地市，工程歷時(shí)5年。福建LN G站線項(xiàng)目平均每年受到5個(gè)臺(tái)風(fēng)的影響，開展臺(tái)風(fēng)應(yīng)急管理工作，建立項(xiàng)目檔案的臺(tái)風(fēng)應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急管理流程，及時(shí)總結(jié)應(yīng)急管理經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，不斷完善應(yīng)急管理體制，對(duì)避免和減少臺(tái)風(fēng)對(duì)項(xiàng)目檔案的危害，確保項(xiàng)目檔案齊全、完整和安全，具有積極的意義。

臺(tái)風(fēng)應(yīng)急管理準(zhǔn)備

1　組織臺(tái)風(fēng)及防臺(tái)知識(shí)的專項(xiàng)培訓(xùn)

公司邀請(qǐng)大學(xué)教授對(duì)所有員工及參建單位做臺(tái)風(fēng)及防臺(tái)知識(shí)講座，學(xué)習(xí)有關(guān)臺(tái)風(fēng)的定義、強(qiáng)度等級(jí)、警報(bào)信號(hào)、風(fēng)速、形成、臺(tái)風(fēng)的生命史、路徑分析與預(yù)測(cè)、臺(tái)風(fēng)應(yīng)急防范等知識(shí)，公司檔案室要求所有參建單位的文檔員都得參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)。也邀請(qǐng)了政府檔案保管專家講授檔案安全管理規(guī)范、管理要求并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，使臺(tái)風(fēng)應(yīng)急管理與檔案安全管理要求相結(jié)合，為項(xiàng)目檔案的臺(tái)風(fēng)應(yīng)急管理提供必要的專業(yè)知識(shí)。

2　與公司HSE部門、當(dāng)?shù)貦n案機(jī)關(guān)溝通交流

為做好福建LNG項(xiàng)目建設(shè)期間的臺(tái)風(fēng)應(yīng)急管理工作，結(jié)合國(guó)家檔案局《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》，公司檔案室積極與HSE部門、當(dāng)?shù)貦n案機(jī)關(guān)進(jìn)行溝通臺(tái)風(fēng)應(yīng)急管理程序，建立與公司HSE(健康、安全、環(huán)境三位一體管理體系)部門和當(dāng)?shù)貦n案機(jī)關(guān)對(duì)接的臺(tái)風(fēng)應(yīng)急預(yù)案，形成統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的應(yīng)急處理體系。

3　制定、完善防臺(tái)風(fēng)應(yīng)急預(yù)案

在與公司HSE部門、當(dāng)?shù)卣畽n案機(jī)關(guān)充分溝通的情況下，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，參照公司應(yīng)急救援總預(yù)案及當(dāng)?shù)貦n案機(jī)關(guān)的防臺(tái)風(fēng)工作預(yù)案，遵循公司應(yīng)急管理理念和管理要求，充分借鑒和吸收國(guó)內(nèi)外的臺(tái)風(fēng)應(yīng)急管理經(jīng)驗(yàn)，制定并逐步完善項(xiàng)目檔案臺(tái)風(fēng)應(yīng)急預(yù)案。

(1)應(yīng)急方針

根據(jù)公司應(yīng)急委員會(huì)的防臺(tái)風(fēng)方針，公司檔案室貫徹了“安全第一、預(yù)防為主”、“十防九空也要防”、“寧可防而不來(lái)、不可來(lái)而無(wú)防”的防臺(tái)風(fēng)應(yīng)急方釓預(yù)防為主，防救結(jié)合，常備不解。

(2)應(yīng)急原則

以人為本原則，以落實(shí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀為準(zhǔn)繩，把保障人的生命安全作為首要任務(wù)，臺(tái)風(fēng)應(yīng)急時(shí)應(yīng)最大限度地避免或減少人員傷害。充分利用公司，當(dāng)?shù)貦n案機(jī)關(guān)及周邊社會(huì)現(xiàn)有資源的原則，福建LNG應(yīng)急辦公室由HSE和總調(diào)度成員組成，應(yīng)利用公司應(yīng)急辦公室的臺(tái)風(fēng)信息和應(yīng)急保衛(wèi)小組行動(dòng)。發(fā)生重大緊急情況時(shí)，可充分請(qǐng)求臺(tái)風(fēng)發(fā)生地檔案機(jī)關(guān)和其他社會(huì)力量現(xiàn)有的資源救援。快速、實(shí)用、有效原則，發(fā)生臺(tái)風(fēng)災(zāi)害，立即啟動(dòng)應(yīng)急程序，以實(shí)用、有效的方法迅速處置應(yīng)急事件。持續(xù)改進(jìn)原則，應(yīng)急管理在不斷的演練和實(shí)踐中提升，達(dá)到提高總體管理水平的目的。

(3)應(yīng)急預(yù)案組成

一是總預(yù)案，包括應(yīng)對(duì)臺(tái)風(fēng)緊急情況的管理政策、預(yù)案的目標(biāo)、應(yīng)急組織和責(zé)任等內(nèi)容。總預(yù)案是綱領(lǐng)性的，主要明確應(yīng)急的原則、職責(zé)和總體目標(biāo)，具體的內(nèi)容由其他文件詳細(xì)說(shuō)明。二是程序文件，程序文件說(shuō)明某個(gè)具體行動(dòng)的目的和范圍。程序文件的內(nèi)容十分具體，包括該做什么、由誰(shuí)去做、什么時(shí)間和什么地點(diǎn)等。程序文件的目的是指導(dǎo)較為復(fù)雜的應(yīng)急行動(dòng)，使某些應(yīng)急行動(dòng)程序化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保應(yīng)急人員在執(zhí)行應(yīng)急任務(wù)時(shí)不會(huì)產(chǎn)生誤解和誤操作。三是指導(dǎo)說(shuō)明書，說(shuō)明書要介紹具體的行動(dòng)細(xì)節(jié)，應(yīng)急行動(dòng)細(xì)節(jié)的內(nèi)容往往是供應(yīng)急行動(dòng)人員使用，尤其是只涉及少數(shù)應(yīng)急人員的具體工作時(shí)，相應(yīng)的文件應(yīng)在指導(dǎo)說(shuō)明書中詳細(xì)描述。四是應(yīng)急行動(dòng)記錄，包括應(yīng)急行動(dòng)時(shí)的相關(guān)記錄，如指揮與行動(dòng)記錄、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)記錄、應(yīng)急演習(xí)與培訓(xùn)記錄、檔案損失記錄等。這些記錄是應(yīng)急預(yù)案必要的組成部分，是改善應(yīng)急行動(dòng)與預(yù)案的基礎(chǔ)，也可能是追究法律責(zé)任的依據(jù)。

臺(tái)風(fēng)應(yīng)急管理的組織機(jī)構(gòu)

在公司應(yīng)急委員會(huì)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，公司檔案室負(fù)責(zé)牽頭項(xiàng)目檔案的臺(tái)風(fēng)應(yīng)急預(yù)案演練和運(yùn)行工作。項(xiàng)目檔案臺(tái)風(fēng)應(yīng)急管理的組織結(jié)構(gòu)如下：

項(xiàng)目檔案應(yīng)急管理受公司應(yīng)急委員會(huì)統(tǒng)一指揮，公司檔案室、各部門文檔員及各參建單位文檔員分級(jí)負(fù)責(zé)實(shí)施項(xiàng)目檔案應(yīng)急工作。

1　公司應(yīng)急委員會(huì)職責(zé)

應(yīng)急委員會(huì)職責(zé)主要包括重大事項(xiàng)決策，應(yīng)急行動(dòng)的統(tǒng)一指揮，向上級(jí)報(bào)告情況，批準(zhǔn)并臺(tái)風(fēng)應(yīng)急處理及應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序，批準(zhǔn)并臺(tái)風(fēng)應(yīng)急預(yù)案，組織臺(tái)風(fēng)應(yīng)急演練，負(fù)責(zé)落實(shí)應(yīng)急資金，滿足應(yīng)急工作及應(yīng)急演練的需要，負(fù)責(zé)應(yīng)急體系的管理評(píng)審，并對(duì)有關(guān)人員和單位進(jìn)行嘉獎(jiǎng)或處罰。

2　應(yīng)急辦公室職責(zé)

應(yīng)急辦公室主要職責(zé)包括收集臺(tái)風(fēng)的預(yù)報(bào)信息并及時(shí)向應(yīng)急委員會(huì)報(bào)告；接收現(xiàn)場(chǎng)的報(bào)警信息并記錄，及時(shí)向應(yīng)急委員會(huì)報(bào)告；當(dāng)應(yīng)急委員會(huì)主任宣布應(yīng)急預(yù)案啟動(dòng)后，立即通知應(yīng)急委員會(huì)成員到達(dá)應(yīng)急崗位；負(fù)責(zé)策劃應(yīng)急演練，組織培訓(xùn)工作；負(fù)責(zé)應(yīng)急行動(dòng)、培訓(xùn)及演練記錄的收集并存檔；負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查各應(yīng)急組織的應(yīng)急準(zhǔn)備工作情況，并向應(yīng)急委員會(huì)報(bào)告等。

3　應(yīng)急保衛(wèi)小組職責(zé)

應(yīng)急保衛(wèi)小組主要職責(zé)包括應(yīng)急狀態(tài)下實(shí)施對(duì)區(qū)域的治安保衛(wèi)；執(zhí)行應(yīng)急委員會(huì)的應(yīng)急指令；組織人員或檔案財(cái)產(chǎn)的疏散或應(yīng)急撤離；事故現(xiàn)場(chǎng)的救援行動(dòng)；事故現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境保護(hù)；參與應(yīng)急響應(yīng)技術(shù)培訓(xùn)和演練；完成應(yīng)急委員會(huì)交給的其他任務(wù)。

4　公司檔案室職責(zé)

公司檔案室職責(zé)包括負(fù)責(zé)編制檔案的臺(tái)風(fēng)應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急管理程序、檔案應(yīng)

急說(shuō)明書；向各參建單位文檔員轉(zhuǎn)發(fā)應(yīng)急信息；負(fù)責(zé)實(shí)施檔案庫(kù)房應(yīng)急管理；負(fù)責(zé)檢查各文件場(chǎng)所安全措施落實(shí)情況；對(duì)災(zāi)后現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行評(píng)估并向應(yīng)急辦公室報(bào)告；發(fā)生重大損失時(shí)，經(jīng)應(yīng)急委員會(huì)批準(zhǔn)，召集檔案界專家統(tǒng)一補(bǔ)救方案并監(jiān)督實(shí)施等。

5　文檔員職責(zé)

文檔員主要職責(zé)包括實(shí)施具體的應(yīng)急行動(dòng)；應(yīng)急解除后應(yīng)立即向檔案室匯報(bào)檔案受災(zāi)情況；按應(yīng)急說(shuō)明書要求及檔案室或檔案專家的指導(dǎo)采取即時(shí)補(bǔ)救等。

臺(tái)風(fēng)應(yīng)急管理程序

自2003到2009年，福建LNG站線項(xiàng)目臺(tái)風(fēng)應(yīng)急預(yù)案成功運(yùn)行了24次，項(xiàng)目檔案沒(méi)有遭受損失。福建LNG臺(tái)風(fēng)應(yīng)急管理程序如下：

1　跟蹤并及時(shí)通知臺(tái)風(fēng)信息

每年五月份開始有臺(tái)風(fēng)時(shí)，根據(jù)公司應(yīng)急辦公室提供的臺(tái)風(fēng)信息，公司檔案室跟蹤臺(tái)風(fēng)實(shí)時(shí)情況，并及時(shí)向所有參建單位文檔員傳達(dá)臺(tái)風(fēng)情況，直到臺(tái)風(fēng)結(jié)束為止。

2　應(yīng)急啟動(dòng)

臺(tái)風(fēng)48小時(shí)內(nèi)可能影響項(xiàng)目部所在地時(shí)，根據(jù)公司應(yīng)急委員會(huì)宣布的臺(tái)風(fēng)應(yīng)急啟動(dòng)，公司檔案室及時(shí)將應(yīng)急啟動(dòng)通知傳達(dá)給各參建單位文檔員，各參建單位文檔員按規(guī)定時(shí)間間隔進(jìn)行報(bào)告項(xiàng)目檔案安全隋況，直到防臺(tái)風(fēng)工作結(jié)束。

3　應(yīng)急準(zhǔn)備

臺(tái)風(fēng)24小時(shí)可能影響項(xiàng)目部所在地，平均風(fēng)力達(dá)6～7級(jí)時(shí)，根據(jù)公司應(yīng)急委員會(huì)下發(fā)的臺(tái)風(fēng)應(yīng)急準(zhǔn)備行動(dòng)，公司檔案室及時(shí)將通知傳達(dá)給各參建單位文檔員，并組織下列工作：

(1)確認(rèn)臺(tái)風(fēng)位置

防臺(tái)風(fēng)的關(guān)鍵是如何確定與臺(tái)風(fēng)的安全距離。根據(jù)公司應(yīng)急辦公室提供的信息，公司檔案室及時(shí)將臺(tái)風(fēng)位置傳達(dá)給各文檔員。

(2)安全檢查

臺(tái)風(fēng)來(lái)臨之前，公司檔案室組織監(jiān)理對(duì)各承包商進(jìn)行臺(tái)風(fēng)應(yīng)急專項(xiàng)安全檢查，對(duì)保管不足地方立即整改，嚴(yán)堵漏洞，做好項(xiàng)目文件的防水防潮工作。

(3)定期臺(tái)風(fēng)書面簡(jiǎn)報(bào)

從應(yīng)急啟動(dòng)開始直到臺(tái)風(fēng)結(jié)束，參建單位文檔員向公司檔案室匯報(bào)檔案現(xiàn)場(chǎng)損失情況，公司檔案室向公司應(yīng)急辦公室做檔案專題匯總。

4　應(yīng)急撤離

臺(tái)風(fēng)12小時(shí)內(nèi)可能影響項(xiàng)目所在地，平均風(fēng)力可達(dá)10級(jí)以上時(shí)，根據(jù)應(yīng)急委員會(huì)的應(yīng)急撤離指令，各項(xiàng)目檔案保管場(chǎng)所應(yīng)拔掉所有電器插頭，關(guān)好門窗，所有文檔員及項(xiàng)目文件應(yīng)撤離到安全地方。

篇（2）

調(diào)整我局檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。下設(shè)辦公室，全面負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)管理和建設(shè)工作。建立和健全檔案管理的各項(xiàng)工作制度。

二、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平

首先要組織全體干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》使大家進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)；尤其是檔案人員要堅(jiān)持經(jīng)常學(xué)、自覺(jué)學(xué)、熟悉和掌握檔案知識(shí)，增強(qiáng)依法治檔的意識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

三、狠抓檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，使之達(dá)到規(guī)范化、科學(xué)化和制度化

篇（3）

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

原標(biāo)題：高校檔案應(yīng)急管理體系研究

收錄日期：2013年5月30日

突發(fā)事件是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急處置措施以應(yīng)對(duì)的事件。高校檔案作為學(xué)校的歷史記憶寶庫(kù)，一旦遭受突發(fā)事件的危害，后果不堪設(shè)想。加強(qiáng)突發(fā)事件下的高校檔案管理成為亟待解決的課題。

一、突發(fā)事件對(duì)高校檔案應(yīng)急管理提出挑戰(zhàn)

1、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺乏。存在必然會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)，不管這種風(fēng)險(xiǎn)是來(lái)自于自然的還是人為的。即使是嚴(yán)格按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建立起來(lái)的檔案館，同樣會(huì)面臨各種各樣意想不到的風(fēng)險(xiǎn)，歷史上那些直到今天仍被學(xué)術(shù)界推崇的檔案建筑與保管措施并不能保證大部分檔案的消亡就是明證。近年來(lái)，檔案在突發(fā)事件中頻遭損失的情況，暴露出風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺乏的問(wèn)題。這也是高校檔案部門應(yīng)當(dāng)借鑒和警惕的。針對(duì)自然突發(fā)事件，既有的檔案保護(hù)技術(shù)和防護(hù)措施相對(duì)較為成熟，也積累了較為豐富的經(jīng)驗(yàn)。近年來(lái)人為突發(fā)事件在高校有日趨增長(zhǎng)之勢(shì)，需要格外引起重視。

2、應(yīng)對(duì)能力不足。突發(fā)事件下的檔案應(yīng)急管理包括預(yù)案編制、預(yù)測(cè)預(yù)警、信息報(bào)送、應(yīng)急處理、信息、恢復(fù)搶救、調(diào)查評(píng)估等一系列環(huán)節(jié)，牽涉到組織架構(gòu)、資源配置、配套支持等。這決定了高校檔案應(yīng)急管理不能局限于某一環(huán)節(jié)、某一領(lǐng)域，而必須從更高的層面來(lái)進(jìn)行一種頂層設(shè)計(jì)，構(gòu)建起包括應(yīng)急體制、機(jī)制、預(yù)案等各方面內(nèi)容，涵蓋了檔案危機(jī)預(yù)防、處置和恢復(fù)等全過(guò)程的檔案應(yīng)急管理體系。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，這方面還存在許多薄弱環(huán)節(jié)，缺乏足夠的資源支持，缺乏有效的整體應(yīng)對(duì)能力。加之危機(jī)管理框架下的檔案管理研究是一個(gè)新興領(lǐng)域，理論研究尚待深化，實(shí)踐性有待檢驗(yàn)。這些都勢(shì)必對(duì)高校檔案應(yīng)急管理構(gòu)成嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

3、重要難題來(lái)自于分級(jí)機(jī)制不完備。突發(fā)事件應(yīng)急處置的特點(diǎn)和基于成本效益的分析，都要求檔案應(yīng)急管理必須保重點(diǎn)、保核心。這就需要有相應(yīng)的檔案安全分級(jí)機(jī)制來(lái)支撐。正如檔案價(jià)值鑒定是檔案工作中最困難的一環(huán)，現(xiàn)實(shí)中這方面也同樣是弱項(xiàng)。高校檔案機(jī)構(gòu)一方面在存放檔案時(shí)考慮到將重要、珍貴檔案集中存放的并不多，另一方面也缺乏針對(duì)檔案安全管理狀況的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估。這就有可能導(dǎo)致在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)，難以在有限的時(shí)間集中資源重點(diǎn)應(yīng)對(duì)，最終貽誤時(shí)機(jī)，出現(xiàn)“玉石俱焚”的后果。

二、高校檔案應(yīng)急管理應(yīng)對(duì)策略

1、樹立檔案風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。強(qiáng)烈的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)是應(yīng)對(duì)突發(fā)事件所必須具備的意識(shí)。由于產(chǎn)生和誘發(fā)的因素很多，突發(fā)事件很難做到及時(shí)預(yù)知預(yù)報(bào)，它更多的是建立在對(duì)既往事件和知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的積累和推斷分析上。當(dāng)準(zhǔn)備投入很大但并未發(fā)生或造成后果不像預(yù)想的那么嚴(yán)重時(shí)，就可能造成浪費(fèi)，這也是導(dǎo)致很多人對(duì)此掉以輕心的原因。高校檔案部門相對(duì)內(nèi)向封閉，似乎發(fā)生幾率不大，但若無(wú)準(zhǔn)備，也許不經(jīng)意間它就悄然襲來(lái)，猝不及防下造成的損失可能更大。正是基于強(qiáng)烈的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，國(guó)際檔案學(xué)界就檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件已達(dá)成一個(gè)共識(shí)：最好的救災(zāi)措施就是預(yù)防災(zāi)害，預(yù)防比災(zāi)后恢復(fù)更富有成效。強(qiáng)烈的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)有助于我們將著力點(diǎn)放在預(yù)防為主，防患于未然。

2、建立高校檔案應(yīng)急體制。根據(jù)2007年頒布的《突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》，我國(guó)已建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合協(xié)調(diào)、分類管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、屬地管理為主的應(yīng)急管理體制。相應(yīng)地，我們可以在學(xué)校應(yīng)急管理的整體框架下分三個(gè)層面組建有關(guān)的檔案應(yīng)急組織。指揮層面，學(xué)校整體應(yīng)急機(jī)構(gòu)可視作檔案應(yīng)急管理的指揮機(jī)構(gòu)；管理層面，可成立突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組，組長(zhǎng)建議由分管檔案工作校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，設(shè)有學(xué)校檔案工作委員會(huì)的則由委員會(huì)主任擔(dān)任，組員由檔案部門及相關(guān)職能部處負(fù)責(zé)人組成；操作層面，檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部成立由檔案業(yè)務(wù)骨干及有關(guān)專家組成的應(yīng)急小分隊(duì)。對(duì)于某些檔案突發(fā)事件，還要根據(jù)有關(guān)規(guī)定向上級(jí)應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)上報(bào)處置。據(jù)此，通過(guò)分級(jí)處理、分級(jí)響應(yīng)，形成一個(gè)自上而下和充分協(xié)調(diào)的檔案應(yīng)急管理組織指揮體系。

3、制定高校檔案應(yīng)急預(yù)案。預(yù)案是高校檔案應(yīng)急管理的核心和關(guān)鍵。國(guó)外的各類檔案機(jī)構(gòu)包括國(guó)家檔案館、地方檔案館、大學(xué)檔案館，大多制定了相應(yīng)的防災(zāi)計(jì)劃或應(yīng)急處置方案。我國(guó)許多高校也制定了有整體的或?qū)ｍ?xiàng)的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。相對(duì)而言，高校檔案應(yīng)急預(yù)案的制定起步晚，更待完善。

4、完善高校檔案應(yīng)急機(jī)制。高校檔案應(yīng)急機(jī)制包括檔案危機(jī)預(yù)警機(jī)制、應(yīng)急資源調(diào)配與調(diào)動(dòng)機(jī)制、檔案危機(jī)化解機(jī)制。本著預(yù)防為主的原則，檔案危機(jī)預(yù)警機(jī)制居于首位。檔案危機(jī)預(yù)警機(jī)制，主要是通過(guò)制定檔案部門應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)檔案安全預(yù)警和信息報(bào)告制度，采取適當(dāng)?shù)念A(yù)防措施，避免突發(fā)事件發(fā)生，減少檔案損失后果。對(duì)重要、珍貴檔案，特別要注意進(jìn)行多重備份或適當(dāng)集中保管，提高其安全等級(jí)和系數(shù)，從而以最有限的資源來(lái)實(shí)施最有效的保護(hù)。

5、加強(qiáng)高校檔案應(yīng)急管理相關(guān)研究。高校檔案應(yīng)急管理作為一個(gè)新情況、新問(wèn)題，其中有很多方面需要去研究。諸如如何判定風(fēng)險(xiǎn)，怎樣防范應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，要建設(shè)什么樣的應(yīng)急管理體系，如何評(píng)估應(yīng)急管理的成效，怎樣通過(guò)高校檔案應(yīng)急管理來(lái)推動(dòng)高校檔案管理方式和理念創(chuàng)新等。這就要求我們加強(qiáng)相關(guān)的研究，并及時(shí)做好相關(guān)研究成果的推廣，力求不論是檔案管理理論的成果，還是其他領(lǐng)域應(yīng)急管理研究的實(shí)際進(jìn)展，都能盡最大可能整合到高校檔案應(yīng)急管理預(yù)案中，從而盡可能為應(yīng)對(duì)突發(fā)事件提供理論支持和現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)。

篇（4）

任何檔案在管理中都存在潛在的危機(jī)因素，而高校檔案管理中存在的危機(jī)因素則更突出。

1、從原因分析，高校檔案危機(jī)可分為自然因素和人為因素的危機(jī)兩類。自然因素危機(jī)是由于人力不可抗拒或難以支配和操縱的各類自然災(zāi)害所引發(fā)造成的，如高溫高濕、地震、臺(tái)風(fēng)、水澇、火災(zāi)、蟲害等；人為因素危機(jī)包含管理技術(shù)水平、手段落后，高校檔案管理人員業(yè)務(wù)操作不當(dāng)，檔案的形成、歸檔、鑒定、保管等工作不規(guī)范以及檔案遭到盜竊或破壞，高校檔案管理軟件維護(hù)性差、軟件質(zhì)量不過(guò)關(guān)等引起的檔案危機(jī)。目前高校檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，更容易受自然和人為因素的影響出現(xiàn)危機(jī)。

2、從檔構(gòu)成分析，高校檔案危機(jī)可分為檔案實(shí)體安全危機(jī)和信息安全危機(jī)。檔案實(shí)體安全危機(jī)即檔案載體的危機(jī)，包括檔案本身存在如紙張、光盤、磁帶的老化問(wèn)題；由于保管不當(dāng)造成，如光線強(qiáng)烈、高濕、高溫等。檔案信息安全危機(jī)包括檔案的數(shù)字化信息安全隱患，以及所有檔案的信息安全隱患。當(dāng)檔案信息與載體結(jié)合為一體時(shí)，載體的安全決定著信息的安全，載體的損壞也相應(yīng)使信息內(nèi)容丟失，如紙張褪色、磁帶斷裂、照片受霉菌的侵害等；當(dāng)檔案信息與載體分離時(shí)，檔案信息易被修改、盜竊或損毀，面臨著信息真實(shí)性、完整性、憑證性、保密性等危機(jī)。

作為高校管理的重要組成部分的檔案工作，信息化建設(shè)勢(shì)在必然。否則，在電子檔案迅速崛起的情況下，人工管理為主的高校檔案遇到的管理技術(shù)危機(jī)會(huì)更突出，在諸多環(huán)節(jié)都存在危機(jī)因素以至于影響到自身的存在。

3、從工作流程分析，高校檔案危機(jī)可分為在收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀中的危機(jī)。由于高校檔案管理人員業(yè)務(wù)水平良莠不齊，收集不齊全、保管不到位、在利用過(guò)程增加了對(duì)檔案的損害、沒(méi)有按文件價(jià)值進(jìn)行鑒定等現(xiàn)象，造成了高校檔案管理質(zhì)量不高、檔案容易受損等危機(jī)。

二、高校檔案危機(jī)的表現(xiàn)和成因分析

1、經(jīng)費(fèi)投入不足。隨著數(shù)字化檔案建設(shè)步伐的加快，高校檔案管理各項(xiàng)軟硬件設(shè)施急需得到改善，目前檔案管理配備的設(shè)施、預(yù)算經(jīng)費(fèi)已不能滿足數(shù)字檔案建設(shè)的需要。檔案信息資源化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)難以得到切實(shí)有效的保障，造成檔案管理硬件設(shè)施相對(duì)落后，難以進(jìn)行更深層次檔案信息編研和服務(wù)創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案工作危機(jī)頻發(fā)。

例如，檔案室建設(shè)方面。檔案室是保管高校所有檔案的場(chǎng)所，是所有黨群行政檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等各類檔案的安身之處。由于高校經(jīng)費(fèi)投入不足，導(dǎo)致檔案室建設(shè)滯后、基礎(chǔ)設(shè)施落后，是檔案實(shí)體保管中的重要危機(jī)。

2、檔案管理方式落后。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校各項(xiàng)工作中的廣泛應(yīng)用，雖然一些高校檔案部門配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，但多數(shù)高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動(dòng)化程度不高。

首先是立卷程序和方法仍采用傳統(tǒng)方法，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型進(jìn)行區(qū)分和初步組合，然后調(diào)整、排列并編號(hào)，編制案卷封面并裝封，最后編制案卷目錄。這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式，導(dǎo)致利用上的重重困難。檔案管理采用原分庫(kù)存方法已不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的檔案管理手段、方式已愈來(lái)愈滯后于高校工作的發(fā)展需要，難以適應(yīng)信息化的要求。這種落后的管理方式必將影響檔案信息的利用。

其次，結(jié)構(gòu)不合理、門類單一，缺乏特色館藏。館藏檔案是開展檔案利用服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，沒(méi)有館藏，檔案服務(wù)是無(wú)水之源、無(wú)本之木。受傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的影響，檔案收集的主動(dòng)意識(shí)淡薄，館藏檔案資源量不足。同時(shí)衡量館藏建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)也以檔案數(shù)量和排架長(zhǎng)度來(lái)衡量，許多學(xué)校只重視收集的數(shù)量，輕視收集的質(zhì)量。大多數(shù)學(xué)校注重黨群類、行政類、教學(xué)、科研類等常規(guī)檔案的收集，而對(duì)特色檔案、重點(diǎn)檔案、具有典型性、代表性的檔案收集較少。再次，檔案資源開發(fā)編研不合理，檔案信息的加工、編研缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不能形成完善的檔案信息資源體系，有些開發(fā)編研產(chǎn)品不利于用戶檢索、利用。

3、現(xiàn)代信息數(shù)字化發(fā)展緩慢。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案工作的模式發(fā)生了根本性變化，檔案工作領(lǐng)域不斷拓寬，各大高校相繼啟動(dòng)館藏檔案數(shù)字化建設(shè)、數(shù)字化檔案館建設(shè)等。但是大多數(shù)高校檔案館館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐不快；檔案數(shù)字化建設(shè)沒(méi)有統(tǒng)一的時(shí)間限制和目標(biāo)規(guī)劃；館藏檔案掃描件沒(méi)有統(tǒng)一的分辨率設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)；電子文件存儲(chǔ)還存在較大的安全隱患；有些高校檔案信息網(wǎng)頁(yè)設(shè)置花哨而不實(shí)用，欄目設(shè)置不能完全體現(xiàn)用戶的需求，不合理現(xiàn)象仍然存在。

信息化時(shí)代對(duì)檔案管理者的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，而高素質(zhì)的檔案工作人員和完善的操作規(guī)則是檔案管理現(xiàn)代化健康發(fā)展的重要保證。但是，目前高校檔案管理人員普遍缺乏現(xiàn)代技術(shù)，綜合素質(zhì)較低，既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才缺乏的現(xiàn)象較為突出。這極大地制約了高校檔案現(xiàn)代化進(jìn)程。但受傳統(tǒng)用人體制的制約，檔案工作人才缺乏競(jìng)爭(zhēng)，既懂檔案管理又熟悉計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才難以吸引進(jìn)來(lái)，致使檔案部門人員老面孔，觀念落后，技術(shù)缺乏，面對(duì)當(dāng)前飛速發(fā)展的社會(huì)科技有被淘汰的危險(xiǎn)。

三、應(yīng)對(duì)高校檔案管理危機(jī)策略

1、建立完善的服務(wù)危機(jī)管理法規(guī)制度。完備的檔案危機(jī)管理法規(guī)是做好檔案危機(jī)管理的關(guān)鍵。一套完善的檔案服務(wù)危機(jī)管理法規(guī)是采取有力措施減少或規(guī)避服務(wù)危機(jī)的發(fā)生的制度保障。在檔案館各項(xiàng)規(guī)章制度建設(shè)中應(yīng)加入專門的檔案服務(wù)危機(jī)管理預(yù)防制度、危機(jī)反應(yīng)和彌補(bǔ)制度等，使服務(wù)危機(jī)管理有制度保證，增強(qiáng)服務(wù)危機(jī)管理能力。在檔案館日常工作中，要對(duì)服務(wù)過(guò)程中存在的潛在危機(jī)因子進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，分析檔案資料、分析館員、裝備等，并落實(shí)到服務(wù)危機(jī)管理制度和運(yùn)行機(jī)制中，編制防范預(yù)案，優(yōu)化服務(wù)流程、有效控制，使服務(wù)危機(jī)管理科學(xué)化、法制化，預(yù)防危機(jī)的發(fā)生。

2、提高領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)。學(xué)校各部門領(lǐng)導(dǎo)要有檔案創(chuàng)新與危機(jī)意識(shí)，強(qiáng)化高校檔案危機(jī)意識(shí)和高校檔案信息系統(tǒng)的安全管理，實(shí)行高校檔案安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，成立高校檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成嚴(yán)密的醫(yī)院檔案安全工作網(wǎng)絡(luò)，將高校檔案安全工作落到實(shí)處。

篇（5）

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1003-1650 （2014）10-0219-01

一、當(dāng)前農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中存在的問(wèn)題

1.當(dāng)前許多地方在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中存在宣傳教育工作不到位的現(xiàn)象，未能解決實(shí)際問(wèn)題，存在著“三差一低”現(xiàn)象。“三差”主要是指 安全性能差，又大多在山區(qū)運(yùn)輸，作業(yè)環(huán)境和道路條件差，而“一低”則主要指農(nóng)民機(jī)手的文化水平較低，缺乏一定的安全意識(shí)和維修知識(shí)，駕駛技術(shù)與應(yīng)急措施等能力都比較低。且許多地區(qū)的 管理資源與交警并未實(shí)現(xiàn)共享，容易導(dǎo)致交警的違糾處罰難以落實(shí)到位，而駕駛?cè)藛T則無(wú)處交納罰款，造成了很大的安全隱患。

2.當(dāng)前許多地方在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中還存在著沒(méi)有嚴(yán)格規(guī)范的農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理制度的問(wèn)題，未能明確崗位之間的不同職責(zé)并將其落實(shí)到位，且許多地區(qū)的數(shù)據(jù)資源較為匱乏，導(dǎo)致農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作面臨很大的挑戰(zhàn)，農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理的規(guī)范化程度不高，且缺乏科學(xué)化。

3.當(dāng)前許多地區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)還未能夠意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管的重要性，農(nóng)機(jī)電子檔案管理人員的管理意識(shí)淡薄，未經(jīng)過(guò)相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不了解電子檔案工作的工作流程，缺乏一定的專業(yè)知識(shí)，也缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致了農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理的混亂，容易出現(xiàn)借出的檔案不能及時(shí)歸檔或檔案丟失的現(xiàn)象。

4.當(dāng)前許多地區(qū)在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理的過(guò)程中存在著電子檔案管理系統(tǒng)不完備、沒(méi)有較為完善的農(nóng)機(jī)統(tǒng)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏高素質(zhì)的農(nóng)機(jī)檔案管理人員，致使檔案管理的效率低下，農(nóng)機(jī)信息更新不及時(shí)，使得農(nóng)機(jī)檔案信息難以充分發(fā)揮其為農(nóng)機(jī)人事工作以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的作用。

二、加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理的措施及其意義

1.加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理的措施

1.1加強(qiáng)對(duì)農(nóng)機(jī)電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與管理，例如，電腦、照相機(jī)、打印機(jī)和復(fù)印件等辦公所需要的電子設(shè)備，促進(jìn)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理硬件設(shè)施和軟件的提檔與升級(jí)，做好安全監(jiān)理的防盜、防水、防火以及防蛀工作，在檔案室內(nèi)隨時(shí)備好滅火器以及防蟲劑等檔案管理所需的用品，做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案的安全工作。

1.2應(yīng)當(dāng)注意有效利用信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作，促進(jìn)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理的現(xiàn)代化。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管，已經(jīng)成為當(dāng)前做好農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理的必然要求，檔案管理正在由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向紙質(zhì)管理與電子檔案管理相結(jié)合轉(zhuǎn)變。電子檔案管理系統(tǒng)在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中的應(yīng)用，有效降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度和工作難度，與紙質(zhì)檔案相比，它不僅具有快捷、準(zhǔn)確、方便的特點(diǎn)，還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)格式與紙質(zhì)檔案一并保存，且有效防止了檔案內(nèi)容被篡改，有利于促進(jìn)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管檔案管理水平的提高。

1.3應(yīng)當(dāng)注意提高農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作人員的素質(zhì)。農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作人員的素質(zhì)低下是當(dāng)前農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中存在的主要問(wèn)題之一，因此，提高檔案管理工作人員的道德素質(zhì)與管理水平是加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理的重要措施之一。農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案人員應(yīng)當(dāng)具有較高的政治素養(yǎng)，高度的責(zé)任感、認(rèn)真的工作態(tài)度、良好的職業(yè)道德以及過(guò)硬的專業(yè)知識(shí)，要具有較高的工作熱情、不斷學(xué)習(xí)的觀念以及積極的創(chuàng)新意識(shí)，還需掌握較好的現(xiàn)代化技術(shù)，能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行相關(guān)操作。為了提高員工的素質(zhì)，農(nóng)機(jī)安全管理部門可以對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行知識(shí)與技術(shù)培訓(xùn)，大力開展有關(guān)于農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理的宣傳活動(dòng)，提高員工對(duì)于農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

2.加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理的意義

2.1利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理，加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理，創(chuàng)新了農(nóng)機(jī)檔案管理的管理模式，突出了電子檔案信息量大、易于保存、資源共享以及查找方便等優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)與農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的整合，促進(jìn)了農(nóng)機(jī)檔案管理水平的提高。

2.2加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理為農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作人員制定工作計(jì)劃、進(jìn)行日常執(zhí)法活動(dòng)以及規(guī)范安全監(jiān)理提供了重要的參考資料，其中所記載的機(jī)手肇事與事故處理案例使其成為農(nóng)機(jī)安全宣傳的重要教材，此外，電子檔案管理系統(tǒng)在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中的應(yīng)用，提高了農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管的效率和質(zhì)量，促進(jìn)了農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，有利于檔案信息資源充分利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效整合，符合科學(xué)發(fā)展觀的要求，有利于促進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案資料整理、保管及其利用工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，有利于農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管的科學(xué)與規(guī)范和檔案信息資源的共享，有利于促進(jìn)我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械化事業(yè)的快速發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理中還存在著管理部門重視不夠、農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理人員的素質(zhì)較差、農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理制度不完善以及電子檔案管理系統(tǒng)不完備等問(wèn)題，給農(nóng)機(jī)安全監(jiān)管工作造成了很大的阻礙。因此，我們應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)對(duì)農(nóng)機(jī)電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與管理、有效利用信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作，促進(jìn)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理的現(xiàn)代化、提高農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作人員的素質(zhì)，促進(jìn)農(nóng)業(yè)機(jī)械化事業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇（6）

“6S管理法”起源于日本，被譽(yù)為現(xiàn)代企業(yè)管理的經(jīng)典之作，包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全六要素（日語(yǔ)羅馬拼音均以“S”開頭，故簡(jiǎn)稱“6S”）。“6S”管理主要是榱頌岣咝率、保證質(zhì)量，使工作環(huán)境整潔有序、預(yù)防為主、保證安全，本職上就是一種執(zhí)行力、強(qiáng)調(diào)紀(jì)律性的工作文化，能為其他管理活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)的管理平臺(tái)。

現(xiàn)階段，檔案管理需要與時(shí)俱進(jìn)，黨政機(jī)關(guān)引入現(xiàn)代工廠通行的“6S管理法”，傳統(tǒng)融入現(xiàn)代，二者辯證統(tǒng)一，具有高度契合性，注入新的理念，實(shí)現(xiàn)有機(jī)融合，必將極大地促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

二、黨政機(jī)關(guān)檔案管理的意義及存在問(wèn)題

黨政機(jī)關(guān)檔案管理的重要意義，一是在于前文所述的“對(duì)于一個(gè)單位、一個(gè)區(qū)域或一項(xiàng)工作具有重要影響”，尤其是在當(dāng)前機(jī)關(guān)工作千頭萬(wàn)緒、涉及面廣、工作量大、政策性強(qiáng)的背景下，隨著檔案工作越來(lái)越被重視，檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化也愈發(fā)顯得重要。二是在于各類資源的信息儲(chǔ)備，通過(guò)對(duì)檔案的規(guī)范化管理，從而為今后工作留下重要的歷史依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供豐富、準(zhǔn)確、詳實(shí)的參考。三是通過(guò)檔案的科學(xué)性、規(guī)范性管理，將碎片式的歷史信息、文字資料、重要文件梳理歸納于一體，加以標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，能夠衡量出一個(gè)單位各項(xiàng)工作的管理水平，提升自身形象。但傳統(tǒng)意義上的檔案管理，往往存在很多問(wèn)題和不足。

（一）數(shù)量龐雜，分類不清。對(duì)于一個(gè)單位或一個(gè)系統(tǒng)而言，因其工作千枝萬(wàn)節(jié)，檔案管理往往會(huì)形成海納百川之勢(shì)，可謂上面千條線、下面一根針。如果仍沿用過(guò)去的管理方法，將大批量的檔案簡(jiǎn)單劃分后裝箱存檔，會(huì)對(duì)今后的調(diào)閱、查詢?cè)斐删薮蟮呢?fù)擔(dān)，嚴(yán)重影響工作效率。因此，如何做到讓檔案的梳理、分類、歸檔更加科學(xué)化，如何更好地運(yùn)用信息化手段，如何合理有效保存具有留存價(jià)值的實(shí)體檔案（如紀(jì)念章、獎(jiǎng)杯、錦旗等），是今后需要認(rèn)真考慮并加以解決的問(wèn)題。

（二）制度缺失，流程不暢。這是檔案管理工作中存在的最大弊端，大多數(shù)單位的檔案工作，因其重視程度、工作力度等問(wèn)題，只是形式上、程序化的簡(jiǎn)單堆積、隨意擺放，究其原因是沒(méi)有對(duì)檔案形成嚴(yán)格成型的制度，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加之接收、歸檔、移交、借閱、保密、銷毀等流程不明確，很容易造成工作疏漏或遺失，給一個(gè)單位造成工作被動(dòng)。

（三）人才不足、環(huán)境滯后。一方面，檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要長(zhǎng)期工作才能做到對(duì)檔案了如指掌、分類把握。但很多單位沒(méi)有專業(yè)的隊(duì)伍、專業(yè)的人才、固定的崗位、固定的場(chǎng)所，且人員的流動(dòng)性較強(qiáng)，長(zhǎng)此以往便難以保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和延續(xù)性。同時(shí)，基礎(chǔ)條件投入不足，且很少有單位會(huì)嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》執(zhí)行，面積過(guò)小，環(huán)境臟亂，安全隱患較多，缺乏硬件等等，都嚴(yán)重制約了檔案管理水平。

三、“6S管理法”在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

（一）整理――有留有棄、騰出空間，營(yíng)造清爽氛圍。整理的過(guò)程實(shí)際上就是鑒別和判定檔案的價(jià)值，挑選出有價(jià)值的檔案交檔案機(jī)構(gòu)保存，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案予以銷毀，是檔案管理中最重要也是難度最大的工作。因此，首先要進(jìn)一步明確檔案室的歸檔范圍，重新清點(diǎn)和歸納所有現(xiàn)存的各類資料，除歸檔范圍之內(nèi)的必需要件（要物）外，其余無(wú)用的、積壓的、暫存的檔案一律消除掉，以此最大程度地騰出空間、用活空間，打造清新舒爽、整潔干凈的環(huán)境。

（二）整頓――科學(xué)布局、標(biāo)識(shí)管理，嚴(yán)格定位歸檔。首先要積極向上級(jí)大力爭(zhēng)取空間、硬件等方面的工作支持，保證足量的工作投入；其次要執(zhí)行標(biāo)識(shí)化管理，將所有文件及物品按照“五定”原則，即：定類、定點(diǎn)、定位、定冊(cè)、定柜后上架擺放和保管，同時(shí)按照“三級(jí)”原則，即：以上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)為來(lái)源做好歸檔工作。第三要在條件允許的情況下實(shí)行信息化管理，收納文件隨時(shí)錄入電子化檢索系統(tǒng)。通過(guò)以上標(biāo)識(shí)化管理、定位化擺放、信息化記錄，將有利于檔案工作效率的提高。

（三）清掃――清除垃圾、美化環(huán)境，務(wù)求干凈靚麗。無(wú)論是工作場(chǎng)所還是庫(kù)房專柜，干凈整潔的環(huán)境既有益快樂(lè)工作也有益于工作開展。一是全面清理打掃。檔案室實(shí)施整體大掃除，重點(diǎn)對(duì)檔案存放地點(diǎn)的各邊角和隱藏處進(jìn)行定點(diǎn)清理。二是制定清掃標(biāo)準(zhǔn)，作為長(zhǎng)期固定規(guī)范張貼在顯著位置。三要保障設(shè)備運(yùn)行。鑒于檔案管理工作隨機(jī)性強(qiáng)、工作量大等因素，每日要隨時(shí)查看計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、文件柜等設(shè)備是否正常運(yùn)行，尤其是電子化存檔文件更要慎之又慎，避免數(shù)據(jù)遺失給檔案工作帶來(lái)的巨大損失。

（四）清潔――建章立制、貫徹到底，保持最佳狀態(tài)。在嚴(yán)格落實(shí)整理、整頓、清掃的基礎(chǔ)上，制定嚴(yán)格的工作制度和程序標(biāo)準(zhǔn)，并一以貫之地執(zhí)行下去，使每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依、有章可循、有序推進(jìn)。通過(guò)一系列規(guī)章制度的落實(shí)，讓標(biāo)識(shí)和檔案碼更加明確、物品擺放井井有條、各類文件卷宗整齊劃一，從而更加便于檔案的管理、查詢和借閱，使檔案工作能夠始終維持良好運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)。

（五）安全――高度重視、消除隱患，確保萬(wàn)無(wú)一失。檔案管理留存著大量的歷史文件和工作記錄，信息的安全性至關(guān)重要。因此，要牢固樹立“檔案工作是家事、檔案管理無(wú)小事”的思想，務(wù)求實(shí)現(xiàn)“三個(gè)零”目標(biāo)，即：登記錄入零差錯(cuò)、設(shè)備運(yùn)行零故障、物品安全零風(fēng)險(xiǎn)。作為檔案管理員，尤其要嚴(yán)格對(duì)照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，確保檔案保管場(chǎng)所達(dá)到耐久、耐火、抗震標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真排查防潮與防水、防日光及紫外線照射、防塵與防污染、防蛀、防鼠與防盜等隱患，保證檔案文件的文本安全和信息安全。

（六）素養(yǎng)――養(yǎng)成習(xí)慣、明確流程，提高管理水平。檔案管理既是精細(xì)作業(yè)，也是系統(tǒng)工程，因此檔案管理員要更加注重從兩方面提升綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。一方面要堅(jiān)持習(xí)慣養(yǎng)成，強(qiáng)化精細(xì)意識(shí)和工作執(zhí)行力，并將過(guò)往形成的好習(xí)慣、好作風(fēng)、好制度落實(shí)好、傳承好，形成人人依規(guī)辦事、工作簡(jiǎn)潔明了的氛圍；另一方面要明確工作流程，結(jié)合工作崗位實(shí)際，重新梳理和細(xì)化檔案管理的接收、分類、立卷、歸檔、交接、整理、統(tǒng)計(jì)、借閱、保密、鑒定銷毀等流程，以嚴(yán)格的“過(guò)程控制”，保證檔案管理工作的順利開展。

篇（7）

我們通過(guò)調(diào)查得知，廣東省高校中，檔號(hào)的制作辦法大致有以下三種：

第一種：刻一個(gè)“檔號(hào)章”(章的式樣如下)，先在每一份歸檔的文件上蓋上這個(gè)章，然后再手工往空白格內(nèi)填上相應(yīng)的代號(hào)。這種辦法相對(duì)簡(jiǎn)單，但也存在兩個(gè)問(wèn)題：一是采用手工填寫，如果檔案工作人員的書寫不規(guī)范，那么填寫的檔號(hào)有時(shí)難以辨別，且一旦寫錯(cuò)，需要對(duì)檔號(hào)進(jìn)行涂改，會(huì)造成檔案污損；二是手工填寫，檔號(hào)制作的效率比較低。

第二種：也是先刻一個(gè)“檔號(hào)章”，但這種章與上面有所不同，它類似于財(cái)務(wù)或郵局的“日期章”。這種“章”的結(jié)構(gòu)與上面的差不多，但它的空白處事先設(shè)好有數(shù)字(或英文字符)，需要一個(gè)什么樣的檔號(hào)，先將數(shù)字(字符)手工調(diào)好，再往歸檔的文件上蓋上這種章。這種辦法省去了手工填寫模糊或污損檔案的不足，但是也有兩個(gè)問(wèn)題：一是每蓋一次，都要手工調(diào)一次，效率明顯不高；二是這種印章采用加墨的辦法，如果墨加得不均勻，就會(huì)造成有的地方墨太濃，字跡湮沒(méi)成一片，有的地方?jīng)]有墨，字跡不清。

第三種：有的單位先用Excel報(bào)表將要編的檔號(hào)制成電子表格，再打印出來(lái)，然后將其一一裁成小紙條，用膠水將它粘貼在相應(yīng)的檔案上。這種做法編好的檔號(hào)相對(duì)美觀，但明顯復(fù)雜，效率不高。

條形碼技術(shù)是在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中產(chǎn)生和發(fā)展起來(lái)的一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。條形碼是由一組按一定編碼規(guī)則排列的條、空符號(hào)，用以表示一定的字符、數(shù)字及符號(hào)組成的信息。它是由條碼符號(hào)設(shè)計(jì)、制作及掃描閱讀組成的一個(gè)自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)。我國(guó)于1991年加入了國(guó)際編碼組織EAN協(xié)會(huì)。近年來(lái)?xiàng)l型碼技術(shù)在部分行業(yè)如郵電、銀行、超市連鎖店、圖書館、交通運(yùn)輸及各大企事業(yè)單位得到了完善并廣泛使用。利用條形碼技術(shù)也可以編制檔案檔號(hào)，但需要解決一些問(wèn)題。

用條型碼編制高校檔案檔號(hào)存在的問(wèn)題：

一是要選擇合適條型碼制作軟件和條型碼打印機(jī)。要使用條型碼來(lái)編制高校檔案檔號(hào)，條型碼制作軟件和條型碼打印機(jī)必須要具備處理數(shù)據(jù)庫(kù)的功能。這是因?yàn)楦咝n案與檔號(hào)是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，一個(gè)檔號(hào)只對(duì)應(yīng)一份文件，而一份文件也只有一個(gè)檔號(hào)。如果我們的條型碼制作軟件和條型碼打印機(jī)不具備處理數(shù)據(jù)庫(kù)的功能，那么我們的檔號(hào)制作效率仍然會(huì)較低，而且造成的不便會(huì)影響到該技術(shù)的使用。

二是具體從檔案管理系統(tǒng)中提取檔號(hào)這一個(gè)組合數(shù)據(jù)字段的公式的技巧。高校檔案檔號(hào)在不同管理系統(tǒng)中都不是一個(gè)獨(dú)立的字段，而是由[年度]、[分類號(hào)]、[保管期限]、[件號(hào)]4個(gè)字段組成，而且每個(gè)字段之間還有一個(gè)“一”連接符。如果不能將這個(gè)字段用一個(gè)數(shù)據(jù)公式組合起來(lái)，那么用條型碼編制檔號(hào)，仍是一件低效率的事情。

上面這兩個(gè)問(wèn)題，尤其是第二個(gè)問(wèn)題是阻礙高校檔案檔號(hào)條型碼編制的難題。第一個(gè)問(wèn)題目前已經(jīng)得到普遍解決，現(xiàn)在新出的大部分打印機(jī)和條型碼制作軟件已經(jīng)具備處理數(shù)據(jù)庫(kù)功能。解決第二個(gè)問(wèn)題就成了用條型碼來(lái)編制高校檔案的檔號(hào)的關(guān)鍵。下面我們以飛狐靈通檔案管理系統(tǒng)為例來(lái)闡述我們對(duì)該技術(shù)的應(yīng)用。

第一步，建立檔號(hào)組合字段。打開飛狐靈通檔案管理系統(tǒng)，在菜單欄中進(jìn)入“系統(tǒng)管理員工具”，選擇“數(shù)據(jù)公式”進(jìn)入以下頁(yè)面：

在左上角的空白框內(nèi)輸入“檔號(hào)”，并在右上角空白框內(nèi)輸入公式“[年度]&‘-’&[分類號(hào)]&‘-’&[保管期限]&‘-’&[件號(hào)]”，如圖：

單擊右邊的“測(cè)試”鍵，彈出下面的對(duì)話框：

篇（8）

2 在“雙套制”下如何解決紙質(zhì)與電子檔案的歸檔

篇（9）

2農(nóng)村經(jīng)濟(jì)經(jīng)營(yíng)管理檔案工作存在的問(wèn)題

由于現(xiàn)實(shí)種種原因，農(nóng)村經(jīng)營(yíng)管理檔案工作還處于混亂狀態(tài)，農(nóng)經(jīng)工作資料還有不重視、甚至少數(shù)人不當(dāng)回事的現(xiàn)象。

2.1對(duì)農(nóng)經(jīng)工作檔案的重視程度不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員、尤其是一部分老農(nóng)經(jīng)人員有不重視農(nóng)經(jīng)工作檔案資料的慣性心理。甚至有部分農(nóng)扣部門的領(lǐng)導(dǎo)、干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，一個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)是：認(rèn)為這些資料‘我’要用的，如果‘你’拿去存檔了，‘我’要用就不方便，用起來(lái)去查檔案好麻煩的！認(rèn)為檔案就是保管著就行，自己是領(lǐng)導(dǎo)、是干部就放在自己柜子里，要用時(shí)拿出來(lái)用一下，過(guò)后又自己鎖著。要么隨便整理一下就可以了，自己認(rèn)為不要丟失，不要泄密就行了。這種想法和做法使得應(yīng)該及時(shí)存檔的資料長(zhǎng)久的滯留在其身邊，本應(yīng)存檔的資料長(zhǎng)時(shí)間未入檔。另一個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)是：對(duì)于當(dāng)年本應(yīng)該移交存檔的材料抱著敷衍的態(tài)度，也就是只移交一部分材料，使存檔資料收集不齊全。這種現(xiàn)象導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量下降，即影響了檔案管理工作也無(wú)形的有影響了工作人員的工作積極性。

2.2檔案管理人員專業(yè)技能不高

農(nóng)經(jīng)工作的檔案管理人員往往是兼職的，沒(méi)有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案意識(shí)有些淡薄。加之自身本職工作事情多，他們（她們）日常的工作往往比檔案工作顯得更重要，檔案工作就是兼著干的，對(duì)檔案工作的管理顯得精力上投入不足，這樣就影響了檔案管理的質(zhì)量。管理人員在思想意識(shí)上提不起來(lái)，檔案管理這項(xiàng)工作自身的重視程度就不夠。極個(gè)別的檔案管理人員對(duì)日常事務(wù)中的資料，只是放人檔案盒子里，沒(méi)有按年度及時(shí)整理歸類、歸檔、并裝訂，這種容易造成遺失情況的現(xiàn)象似乎還未引起重視，同樣是嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。

2.3檔案管理硬件設(shè)施差

對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案管理必備的硬件設(shè)施差，現(xiàn)實(shí)工作中農(nóng)經(jīng)檔案室要么兼用要么偏狹窄空間小。因硬件設(shè)施差或設(shè)備不配套，時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)引起檔案材料霉變、甚至蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整，影響保管質(zhì)量。

3完善農(nóng)經(jīng)檔案管理工作的對(duì)策

3.1健全農(nóng)經(jīng)工作檔案管理制度

上級(jí)部門應(yīng)對(duì)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)經(jīng)營(yíng)管理的檔案管理工作建立對(duì)應(yīng)的檔案制度。體現(xiàn)如下的要求：

3.1.1　合理、科學(xué)。為適應(yīng)新需要，建立檔案管理制度要符合農(nóng)村經(jīng)營(yíng)管理工作實(shí)際和檔案管理工作實(shí)際。

3.1.2　簡(jiǎn)明、實(shí)用。建立的檔案管理制度具有適應(yīng)農(nóng)經(jīng)工作的操作性，分類方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性要強(qiáng)，以更好的發(fā)揮檔案管理的作用。

3.1.3　制度要有約束性。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度直接影響著檔案工作制度的順利執(zhí)行，而檔案管理人員是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。

3.1.4　制度要體現(xiàn)嚴(yán)肅性。農(nóng)經(jīng)檔案管理工作好壞體現(xiàn)了農(nóng)經(jīng)檔案管理制度的執(zhí)行情況，農(nóng)經(jīng)檔案工作制度在執(zhí)行的過(guò)程中，應(yīng)該有上級(jí)部門的檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，應(yīng)提供交流平臺(tái)。如果平普拉塔的、抱著不思進(jìn)取的思想還以老套路管理農(nóng)經(jīng)檔案，那再有完善的制度也只會(huì)是空殼。

3.2加強(qiáng)農(nóng)經(jīng)檔案化采用信息化管理

探索新的管理模式，使農(nóng)經(jīng)檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，應(yīng)盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高農(nóng)經(jīng)檔案工作的效率和水平。

3.3提高檔案管理人員素質(zhì)

要加強(qiáng)農(nóng)經(jīng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。一是讓兼職的檔案管理人員接受專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)一步熟悉檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，真正掌握科學(xué)管理檔案的原則和方法，這樣既提高工作效率又提高工作質(zhì)量，同時(shí)也提升了服務(wù)；二是上級(jí)部門應(yīng)創(chuàng)造條件使檔案管理人員相互間有交流空間，有切磋工作經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行有效溝通的平臺(tái)。三是領(lǐng)導(dǎo)要注意對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案管理人員作正確引導(dǎo)，在工作上應(yīng)體現(xiàn)關(guān)心、理解、支持，以充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，不能聽之任之、放任自流、不管不問(wèn)；四是農(nóng)經(jīng)檔案管理人員應(yīng)選擇政治思想可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員，要注重自身政治水平的提高；五是通過(guò)參加培訓(xùn)的方式或自學(xué)方式提高農(nóng)經(jīng)檔案管理工作水平、規(guī)范檔案管理工作、提高服務(wù)質(zhì)量。

3.4強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高管理水平

農(nóng)經(jīng)檔案管理人員要樹立正確的服務(wù)性觀念。要端正服務(wù)態(tài)度，吃得苦、耐得氣，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。使農(nóng)經(jīng)檔案資料充分地為農(nóng)村工作服務(wù)，這也是農(nóng)經(jīng)檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任。

篇（10）

在紙質(zhì)社會(huì)中，機(jī)關(guān)檔案管理還是主要依靠紙質(zhì)材料進(jìn)行收集、記錄和管理，而檔案的儲(chǔ)存則主要依靠于機(jī)關(guān)檔案室，這種檔案管理方式不僅不利于檔案的長(zhǎng)久保存和查閱，也不利于提高檔案管理工作的發(fā)展。而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)設(shè)備得以普及應(yīng)用，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理帶來(lái)了極大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對(duì)于傳統(tǒng)的、紙質(zhì)的機(jī)關(guān)檔案管理工作而言，更是帶來(lái)了極大的沖擊。因此，不少學(xué)者將研究的眼光放在了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及機(jī)關(guān)檔案管理的研究上，以期能進(jìn)一步推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展。

1網(wǎng)絡(luò)環(huán)境機(jī)關(guān)檔案出現(xiàn)的新變化

1.1檔案產(chǎn)生過(guò)程的多元化

傳統(tǒng)的檔案制作一般只有手工制作，而所謂的手工制作則是指在單位內(nèi)部通過(guò)一系列流程，包括手工起草文件，采取人工方式傳統(tǒng)檔案，并以手工方式保存、管理檔案。而隨著信息化社會(huì)不斷發(fā)展，電子政務(wù)開始出現(xiàn)在大眾的眼前，機(jī)關(guān)部門制作文件檔案的方式也有多種路徑可選擇。具體來(lái)說(shuō)主要包含半手工制作，計(jì)算機(jī)生成，數(shù)碼設(shè)備生成等等。而信息化的手工制作與傳統(tǒng)的手工制作不同，信息化的手工制作在通過(guò)一系列的文件起草流程之后，可通過(guò)錄入電腦以形成正式文件。計(jì)算機(jī)生成則是指機(jī)關(guān)文件的制作人通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)生成文件，并在計(jì)算機(jī)進(jìn)行修改，打印，最后形成正式的文件檔案。在網(wǎng)絡(luò)化的今天，甚至能通過(guò)制作相關(guān)的模板來(lái)完成簽單、擬辦等須填寫的內(nèi)容，最終的文檔還可通過(guò)電子文件的形式來(lái)歸檔，不僅方便查閱，還節(jié)約了儲(chǔ)存的空間。隨著數(shù)碼設(shè)備的出現(xiàn)，在機(jī)關(guān)部門開始大量使用，不少檔案都依靠著數(shù)碼設(shè)備來(lái)生成，例如機(jī)關(guān)召開的會(huì)議或活動(dòng)時(shí)，采用數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行全過(guò)程的視頻、音頻記錄，并形成相關(guān)的電子材料檔案。

1.2檔案載體、內(nèi)容記錄的多元化

由于計(jì)算機(jī)設(shè)備和電子設(shè)備的多種多樣，所形成的文檔最終也變得多元化。在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的沖擊下，電子政務(wù)建設(shè)開始逐漸成熟，數(shù)碼技術(shù)和新設(shè)備大量使用，電子文檔的數(shù)量也大大增加，機(jī)關(guān)檔案的載體很內(nèi)容均出現(xiàn)了多元化的趨勢(shì)。比如在磁性材料中，可以保存電子文本、電話錄音等多種形式的材料；而光盤材料則可以保存視頻材料、音頻材料等。而對(duì)于機(jī)關(guān)檔案所記錄的內(nèi)容，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下，不僅包含了紙質(zhì)檔案，還有電子檔案，而電子檔案則是根據(jù)編碼的形式，將其以“0”、“1”來(lái)進(jìn)行組合匯編[4]。對(duì)于不同形式的材料，則以不同的形式體現(xiàn)出來(lái)。例如磁盤和光盤所儲(chǔ)存的語(yǔ)言和視頻等依托激光技術(shù)來(lái)進(jìn)行錄入的信息，語(yǔ)音文件屬于波形文件，視頻文件屬于現(xiàn)代數(shù)碼技術(shù)的刻錄文件，用于儲(chǔ)存語(yǔ)音[5]。電子設(shè)備、磁盤等一磁性材料來(lái)作為載體的檔案，則是通過(guò)電流顯示信息，并將其轉(zhuǎn)變?yōu)榇庞涗浀浇橘|(zhì)上，最終形成文檔內(nèi)容。

2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響下機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題探究

網(wǎng)絡(luò)社會(huì)在一定程度上改變了檔案的形成方式和內(nèi)容，使其變得多元化，但也在一定程度上對(duì)檔案的管理造成了影響，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1收集難

由于我國(guó)的辦公軟件并沒(méi)有一個(gè)固定的標(biāo)準(zhǔn)，且各個(gè)機(jī)關(guān)單位的辦公軟件各不相同，使得一些文檔在形成和傳遞方面存在一定的阻礙，甚至?xí)?dǎo)致結(jié)果發(fā)生了改變，這對(duì)于文件的收集而言存在著非常大的阻力。檔案管理者技術(shù)水平受限。部分機(jī)關(guān)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平比較低，以至于在起草、制定或者是修改電子檔案中可能會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)錯(cuò)誤，這將直接影響到電子檔案的收集。

2.2歸整難

由于在機(jī)關(guān)單位中編制比較有限，因此一般比較少配備專門的檔案管理工作人員，大多數(shù)的檔案管理工作人員都是身兼數(shù)職，這對(duì)于其工作而言具有一定的影響。在現(xiàn)代變化多端的網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中，現(xiàn)代機(jī)關(guān)的辦公環(huán)境深受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，因此無(wú)論是檔案的形成，還是檔案載體、內(nèi)容，都朝著多元化取向發(fā)展。這在一定程度上也會(huì)增加相應(yīng)數(shù)量的傳真件與修改稿，增加了檔案規(guī)整的難度。

2.3保存難

即使是在目前科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，依舊存在檔案難保存的問(wèn)題。由于各類軟件與硬件更新?lián)Q代的速度相當(dāng)快，以至于很多機(jī)關(guān)單位來(lái)不及更新?lián)Q代，使得檔案的保存一直處于舊版與新版之間，最終使得檔案并未得到妥善的保存。由于受到新設(shè)備的影響，打印件和復(fù)印件成為了檔案保存的重要形式之一，但是，由于其文件壽命與紙張質(zhì)量、復(fù)印質(zhì)量息息相關(guān)，因此，這對(duì)于機(jī)關(guān)部門檔案的保存而言也存在一定的挑戰(zhàn)性。

3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理措施

3.1加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案制度制定與鑒定整理

檔案的鑒定管理需要有完善的制度。針對(duì)目前機(jī)關(guān)檔案真實(shí)性的問(wèn)題，需要從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行改善。一是完善檔案收集制度，從制度方面人手，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的束縛，提高資料收集的效率。二是強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案的鑒定工作。所謂的鑒定工作，不僅鑒定到紙質(zhì)檔案與電子檔案，還需要將鑒定的范圍擴(kuò)展到其他新形式中，提升鑒定水平。三是，強(qiáng)化對(duì)理論的研究。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響中，機(jī)關(guān)檔案的整理既需要使用現(xiàn)代化的管理模式，也需要使用到先進(jìn)的設(shè)備，因此，強(qiáng)化對(duì)新載體的檔案管理力度能更好地開展檔案管理。

3.2創(chuàng)新服務(wù)手段，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

機(jī)關(guān)的檔案管理服務(wù)是其主要職能，因此，創(chuàng)新服務(wù)手段和拓寬服務(wù)領(lǐng)域?qū)ζ涠宰兊檬种匾Ｅc傳統(tǒng)的檔案管理相比，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)建相關(guān)的電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)等電子儲(chǔ)存空間，才能有效利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案的儲(chǔ)存，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化。而另一方面，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案服務(wù)面向的是機(jī)關(guān)單位本身，但隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案服務(wù)開始面向社會(huì)，檔案信息也越來(lái)越能滿足綜合性需求和滿足社會(huì)各方面的發(fā)展需要。這對(duì)于提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量而言，還是有著極為重要的意義的。

3.3加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員的管理能力

受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，如今檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作存在不同，傳統(tǒng)檔案管理主要是針對(duì)實(shí)物，如紙質(zhì)檔案、文件等進(jìn)行整理和管理，如今機(jī)關(guān)檔案多以視頻、圖形、圖像的形式存在，這對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，加大了一定的管理難度，即需要管理人員具備相應(yīng)的管理能力才能有效提升管理的質(zhì)量。因此，相關(guān)部門的工作人員需要不斷加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員的管理培訓(xùn)，尤其是注重加強(qiáng)管理人員對(duì)全新管理方式，如互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)檔案技術(shù)的掌握，以確保提升個(gè)人的工作能力，實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

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篇（11）

地質(zhì)檔案部門作為行業(yè)信息的重要組成部分，以嶄新的面貌服務(wù)于地質(zhì)工作。隨著地質(zhì)工作的廣泛開展，生產(chǎn)不斷發(fā)展，地質(zhì)檔案數(shù)量急劇增加，地質(zhì)檔案利用率也不斷提高，傳統(tǒng)的手工整理檔案，手工檢索已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要，如何以較少的人力，物力更好地整理加工檔案信息，為利用者提供準(zhǔn)確.快捷的服務(wù)，全面推廣計(jì)算機(jī)在地質(zhì)檔案管理的應(yīng)用勢(shì)在必行。

1 計(jì)算機(jī)在地質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用

運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。地質(zhì)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)的主要功能和優(yōu)越性主要表現(xiàn)為有利于檔案信息資源共享，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離檢索和傳遞。盡管計(jì)算機(jī)在地質(zhì)檔案工作的所有領(lǐng)域都有著廣泛的應(yīng)用前景，但從目前的情況來(lái)看，在地質(zhì)檔案工作的每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和每一個(gè)管理項(xiàng)目都應(yīng)用計(jì)算機(jī)，似乎沒(méi)有多大的必要，也不太現(xiàn)實(shí)。比方說(shuō)，每一套地質(zhì)報(bào)告都有十幾張、幾十張乃至幾百?gòu)垐D紙，假設(shè)平均每個(gè)地勘單位有500卷(件)檔案，每卷有50張附圖，共有25000張圖，每張圖規(guī)格為40厘米x40厘米，MAPGIS成圖每張得5天時(shí)間才能完成，且不說(shuō)計(jì)算機(jī)容量及文字?jǐn)?shù)量問(wèn)題，單是把這些圖件送進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，就需要300多人手；有些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和管理項(xiàng)目，采用手工管理的方式還沒(méi)有遇到很大的困難，還可以勝任，并且更符合效益原則，那就可以暫不采用計(jì)算機(jī)。這點(diǎn)和我國(guó)整個(gè)現(xiàn)代化建設(shè)既要考慮應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，又要充分利用豐富的勞動(dòng)力資源是同樣的道理。根據(jù)檔案工作現(xiàn)代化基本決策目標(biāo)的要求，先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用必須具有經(jīng)濟(jì)上的合理性。如果用計(jì)算機(jī)把地質(zhì)檔案工作的一切領(lǐng)域全副武裝起來(lái)，那么，技術(shù)的先進(jìn)程度雖然提高了，而經(jīng)濟(jì)的合理程度卻因此而降低了。這不符合檔案工作現(xiàn)代化的基本決策目標(biāo)。筆者認(rèn)為，檔案部門當(dāng)前應(yīng)用計(jì)算機(jī)的重點(diǎn)應(yīng)放在編目檢索及借閱管理上，這是地質(zhì)檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程中的主要一步，是地質(zhì)檔案部門應(yīng)用計(jì)算機(jī)的重點(diǎn)領(lǐng)域。

2 對(duì)計(jì)算機(jī)地質(zhì)檔案管理的研究

2.1 自動(dòng)編目，地質(zhì)檔案目錄，按照一定的原次序和方法，編排組織成具有一定體系的地質(zhì)檔案。條目組合是地質(zhì)檔案管理檢索和報(bào)道的工具:每年的報(bào)告成千上萬(wàn)，手工編目太慢.而計(jì)算機(jī)能大大改善檔案手要檢索工具的質(zhì)量。

2.2 聯(lián)機(jī)自動(dòng)檢索，是推進(jìn)地質(zhì)檔案開發(fā)利用的主要手段。地質(zhì)檔案是地質(zhì)工作服務(wù)于我廠生產(chǎn)的主要載體。我廠有內(nèi)部網(wǎng)、可以使檔案室和技術(shù)部門聯(lián)網(wǎng)，從而使檔案利用者直接通過(guò)計(jì)算機(jī)查到所需的檔案信息.有效地發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2.3 地質(zhì)檔案的借閱實(shí)現(xiàn)自動(dòng)管理，可隨時(shí)掌握利用者正在調(diào)閱地質(zhì)檔案數(shù)量、密級(jí)、時(shí)間、復(fù)制、摘抄等情況.

2.4 地質(zhì)檔案的統(tǒng)計(jì)，計(jì)算機(jī)根據(jù)地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息制作地質(zhì)檔案進(jìn)庫(kù)統(tǒng)計(jì)，利用統(tǒng)計(jì)進(jìn)行庫(kù)房的匯總。

2.5 地質(zhì)檔案的保密，計(jì)算機(jī)可以根據(jù)地質(zhì)檔案密級(jí)程度設(shè)置密碼，使具有保密性質(zhì)檔案做到不泄密。

2.6 地質(zhì)檔案的編研，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)根據(jù)地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。總之后計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展為地質(zhì)檔案管理提供了便捷的手段，提高了地質(zhì)檔案管理的工作效率，提高了地質(zhì)檔案查全率，查準(zhǔn)率、加快了檔案的檢索速度，從而使地質(zhì)檔案為我廠的領(lǐng)導(dǎo)決策，經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及地質(zhì)開發(fā)部門的勘探提供了準(zhǔn)確、便捷、快速的服務(wù)，發(fā)揮了地質(zhì)檔案最大的利用價(jià)值

3 計(jì)算機(jī)地質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用

3.1 計(jì)算機(jī)在地質(zhì)檔案編目檢索中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)是理想的地質(zhì)檔案資料檢素設(shè)備，有了它，不僅可以提高查找資料速度，節(jié)省時(shí)間，還可以提高查全率和準(zhǔn)確率，節(jié)約勞動(dòng)力資源。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理地質(zhì)檔案過(guò)程中，筆者曾嘗試過(guò)3種方式:FOXBASE數(shù)據(jù)庫(kù)、EXCEL文檔、地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)軟件。考慮到各種檢索方式的需要，要從多方面設(shè)計(jì)庫(kù)(文檔)結(jié)構(gòu)。如:按檔案號(hào)、資料名稱、比例尺、作者、工作時(shí)間、工作單位、找礦手段、礦種、地區(qū)、地名進(jìn)行編目。

用FOXBASE數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索要求很嚴(yán)，半角/全角、大/小寫狀態(tài)、語(yǔ)句、標(biāo)點(diǎn)不能有一點(diǎn)差錯(cuò)，查找起來(lái)很不方便。

用EXCEL文檔管理，它的優(yōu)點(diǎn)是輸入文字或數(shù)字時(shí)可以用向下充填、等差/等比序列充填，非常方便快捷。缺點(diǎn)是查找時(shí)，只能一下一下地點(diǎn)“查找下一個(gè)”，一條一條地查，不能一次顯示查到符合條件的所有的內(nèi)容。

地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)軟件檢索地質(zhì)檔案資料，就解決了一次顯示一條的缺陷。而且它有單條件和多條件查詢。從利用者的角度上看，檢索系統(tǒng)的開發(fā)利用解決了查詢難的問(wèn)題。使用地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)軟件后跨類別檢索不再是一個(gè)難題，只需輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞，用鼠標(biāo)輕松一點(diǎn)就能找到所要的檔案資料目錄。從管理者的角度上看，地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)利用為檔案管理提供了管理平臺(tái)，初步實(shí)現(xiàn)了信息化，促進(jìn)了檔案管理規(guī)范化和現(xiàn)代化的進(jìn)程，同時(shí)也解決了人工統(tǒng)計(jì)繁雜、不準(zhǔn)確的間題。以往每年做年報(bào)統(tǒng)計(jì)是一件頭痛的事，要每個(gè)類別一頁(yè)一頁(yè)地統(tǒng)計(jì)，既煩瑣又容易出錯(cuò)。利用地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)軟件只需輸入統(tǒng)計(jì)的時(shí)間段，就能得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，管理工作也因此上了一個(gè)新臺(tái)階。從功能上看由可以隨時(shí)增加模塊，具有修改容易、操作簡(jiǎn)單等特點(diǎn)，為不斷持續(xù)改進(jìn)創(chuàng)造了條件。

3.2 計(jì)算機(jī)在地質(zhì)檔案資料借閱中的應(yīng)用

應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行地質(zhì)資料借閱管理，首選當(dāng)屬地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)軟件，它的檢索系統(tǒng)與借閱管理系統(tǒng)是相互關(guān)聯(lián)的。通過(guò)檢索查詢可以生成借條:點(diǎn)擊某一編號(hào)，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)把這一條內(nèi)容存到借條中去，并且可隨時(shí)修改，最后確定，自動(dòng)打印成借條。通過(guò)借閱管理系統(tǒng)，能夠進(jìn)行去向查詢--把某一編號(hào)輸入去向查詢，計(jì)算機(jī)會(huì)提示:“這份資料在下列人員手中”。并列出借閱時(shí)間、借閱者姓名、檔案號(hào)、資料名稱等。還可以統(tǒng)計(jì)使用率--使用某一份資料的人次、回次；已借出的資料有多少份，歸還了多少份，未還的多少份。避免了人工一筆一筆地統(tǒng)計(jì)，既節(jié)約人力，又節(jié)省時(shí)間，而且非常準(zhǔn)確。

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