辦公室檔案管理大全11篇

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由于傳統檔案管理不能適應現代社會發展的速度，設備現代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。

2辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統的整理，且多數為法律文件、規劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3辦公室業務檔案的管理

業務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節，方便找出其中關聯檔案，立卷整理的優勢就立刻顯現出來。分類概括。業務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區域名稱即可，并不存在因為人員不同而產生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。

4加強信息化管理

隨著信息技術的飛速發展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化，現代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。

5人力資源和社會保障管理

檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規范細則，加強檔案管理的執行力度。人才培養方面，培養相應的檔案業務人員，規定具體細則，使其有規范性和統一性。做好檔案監控工作，成立專門部門，派遣相應專業，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環節確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監管互相制約、監督。

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在機關事業單位的發展過程中，對于檔案管理工作的重視程度正在不斷地提升，其實早在黨的十四大會議上，對其職能所屬進行了明確的定位，這為檔案管理工作的發展提供了更為廣闊的空間，是檔案管理工作在機關單位發展歷程中的一個重要的轉折。傳統的檔案管理工作模式，主要依靠單位領導的指示，對各單位的工作匯報資料進行有效的收集和整理，在經濟市場中，這種模式已經開始顯現出一定的弊端，對于日程的工作在質量和效率方面開始出現不良的影響，對于機關單位高層進行決策不能提供科學的參考依據。

要將檔案管理工作作為機關單位辦公室的一項重要職能，為領導的決策提供依據和基礎。在辦公室工作中，對檔案管理工作要設立一個相對獨立的管理機制，實現檔案資料管理的獨立性，并與其他工作部門進行協調統一，充分實現其服務性，并促進其作用最大程度地發揮。

二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義

（一）檔案資料是單位領導進行科學決策的重要依據。在一個單位，尤其在國企機關單位中，決策層的工作任務主要有兩個方面：首先是對單位發展和運行的基本情況進行全面的了解。其次就是進行科學、客觀的政策的制定工作，而這也對檔案管理和制定決策之間的關系進行了闡述和明確。查閱單位發展過程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進而才能為科學、客觀決策的制定提供重要依??。隨著改革開放程度的不斷加深，尤其是在國企機關單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對單位發展歷程中的業績、榮譽、重要事件以及一般的成長歷程的一個重要的文字記錄，在進行決策的制定過程中，能夠發揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門提供輔助作用。

（二）檔案管理能夠促進辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門的重要樞紐，同時也為決策部門職能的發揮起著重要的指導作用。新時期下，檔案管理工作模式已經突破傳統模式中的對文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對收集的信息文件進行科學有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過數據信息網絡的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進其現代化建設工作的開展，進而促進事業單位對一系列的文書以及文稿的修改，以及人事、財務等后勤工作的現代化、信息化以及數字化發展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實現單位發展對勞動力的解放的同時，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會提供優質服務。

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（一）缺乏完善的制度。新時期，事業單位辦公室檔案管理工作缺乏完善的制度保障，導致了辦公室工作效率低下，影響了辦公室職能的發揮。傳統的辦公室檔案管理工作只是單一地對檔案進行整理、歸檔，沒有利用當前最新的科技進行管理、分類，主要是由于管理制度不完善或是在執行過程中辦公室人員不按規定進行，使得管理制度成為一種擺設，造成了辦公室的很多檔案資料缺失，影響了辦公室職能的發揮。

（二）專業人員缺乏。辦公室檔案管理工作在事業單位工作中占據著非常重要的地位。但是在當前的辦公室檔案管理工作中，很多的領導沒有重視，導致了從事檔案管理工作的人員專業技術不強，對新知識和新技術的接受能力缺乏，影響了辦公室檔案管理工作職能的發揮。

（三）檔案管理設備落后。當前，由于事業單位在辦公室檔案管理工作中的資金投入較少，對于一些高科技和電子產品的引進較慢，導致了辦公室設備的落后。辦公室檔案管理工作依然采用的是傳統的工作方式，這就給辦公室人員增加了工作量，這是導致檔案管理工作混亂的一個重要因素。

二、新時期加強辦公室檔案管理規范的措施

（一）建立科學合理的規章制度。制度建設是保障，只有建立了科學、合理的規章制度才能保證辦公室檔案管理工作的有效進行。新時期，辦公室檔案管理工作要適應時展的需求，在制定新的檔案管理制度的時候要摒棄原來規章制度的束縛，在制度的內容和形式方面要做到創新，堅決杜絕形式化現象，這樣才能保證檔案管理工作做到有據可循。另外，在制定規章制度的時候要充分將現代化的手段結合進去，使檔案管理制度更具安全性、科學性、完整性。檔案管理制度的建立還要包括檔案銷毀制度，對于一些保存到期的檔案，要按照規定及時銷毀，保證辦公室檔案管理工作職能的發揮。

（二）加強辦公室檔案管理人員的綜合素質培養。辦公室檔案管理人員的綜合素質決定了檔案管理水平的高低，因此要提高相關人員的綜合素質。首先，要加強檔案管理人員專業知識和技能的學習。其次，檔案管理人員還要具備現代化的操作手段。這就要求在選拔辦公室檔案管理人員時一定要嚴格。另一方面，為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質，必須要加強對工作人員的專業知識培訓，讓他們時刻對知識進行更新，尤其是計算機專業知識的更新，這是因為信息技術已經滲透到了各行各業中，只有讓檔案管理人員掌握了先進的計算機知識才能促使檔案管理朝著規范化的方向發展。

（三）加強檔案管理信息化建設。加強辦公室檔案管理信息化建設是新時代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實現辦公室檔案管理的科學化、規范化、制度化，必須要將信息技術與傳統的紙質檔案管理相結合，實現辦公室檔案管理的現代化。電子檔案是信息時代下紙質檔案的新發展，電子檔案由兩種形態構成，一種是直接以數字模式產生的數字信息檔案，另一種是通過對紙質檔案進行再加工后形成的原件數字檔案。數字檔案是對傳統的紙質檔案的再現過程，但由于各地區信息化水平的不同，數字檔案建設很多還不完善，影響了辦公室檔案的發展。

三、檔案規范化管理的意義

（一）檔案的規范化管理是實現檔案科學管理的客觀要求。由于辦公室檔案管理是一項非常復雜的工作，通過規范檔案管理過程，能夠節省大量的勞動力和時間，減少不必要的成本投入，同時還能提升檔案管理的工作效率。尤其是在當前科學技術飛速發展的時代，檔案管理更要實現規范化，這樣才能保證檔案管理工作的質量，為其他部門提供最真實、可靠的數據，提高辦公室檔案管理的效率。

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一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。

二、 辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。

（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。

督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。

（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

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高校檔案管理是高校對在其教學、科研、行政管理和其他活動中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的系統活動。而院級檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規范。學院作為高校的二級單位同樣也承擔著較大的檔案管理工作，除了有校級文件的歸檔還有院級教學事業發展的檔案管理。因此完善的高校院級檔案管理有利于高校教學、科研工作狀態監控，有利于發展規劃和教學質量監控體系的科學化，有助于推動高校教學工作的發展，教學改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現階段我國高校院級檔案管理中存在的問題進行一些探討，并在此基礎上提出些對策與建議。

一、 高校院級檔案管理中存在的問題

第一、 檔案管理理念落后， 管理意識淡薄。我國許多高校院級辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對檔案的管理意識比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責任心，工作態度敷衍塞責，重程序，輕結果，常常產生“ 文牘主義”和“目標置換”。并沒有形成較好的管理規范。

第二、檔案管理人員專業素質不高， 結構不合理。在高校里只有少數人員是專職的檔案管理人員，而在院級單位的工作人員多數都是兼職的檔案管理人員，并沒有接受過專門的培訓，因此對于如何開展文件的歸檔和規范管理好院級的檔案是亟待解決的首要問題。同時目前有相當一部分檔案人員還跟不上時代的步伐，還缺乏必要的素質和開發檔案信息的能力。

第三、 檔案管理信息化建設不足。由于院級辦公室檔案管理涉及到教學、科研、學生、對外聯系等多種文獻資料，是為了實現某項計劃或一定目標而形成的文獻，當某項計劃或一定目標實現以后，由此而形成的文獻資料往往不被人們所重視，錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成文獻資料的丟失。

二、完善我國高校院級檔案管理的建議

第一、要提高對高校檔案管理工作規范化意識的正確認識。 高校院級檔案的合理建立、有效管理、科學利用是高校院級檔案管理工作規范化的主要目標。 從高校發展的實踐看，完善院級辦公室檔案管理工作規范化，對推動教育改革、提高教學質量和工作效率、實現科學管理、開展科學研究、展示學校綜合實力等具有重要作用。 為了加強院級辦公室檔案管理工作規范化建設，充分發揮檔案在教學管理過程中的積極作用，要依據教育教學發展的客觀規律，不斷提高對院級辦公室檔案管理工作規范化認識，充分發揮各種檔案資料的使用價值，使其為教學科研服務，為課程建設、學科建設和專業建設服務。

第二、要提高院級辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質。 目前，絕大多數高校的院級兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業畢業的，大多是“門外漢”，檔案管理知識很粗淺，不能很好地勝任此項工作。 這就需要高校創造各種機會對他們進行專業培訓。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學習，或請外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業技能。 同時要健全院級檔案管理規章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責任制，不斷增強檔案管理人員責任意識和大局意識。

第三、要建立檔案管理信息化服務網絡，實現高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數字化網絡平臺，院級檔案資料建設在創建傳統紙質檔案資料的同時，一定要優先發展電子檔案資料，這將為院級檔案資料建設和管理開辟廣闊的前景。建立檔案管理信息化服務網絡的意義，在于通過網絡可以聯接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實現資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時空的局限更好地協調了解學校教育管理信息和各種要求，實現檔案管理信息化為一線教學服務。

第四、要根據檔案管理規范化的要求，建立院級辦公室檔案資料索引自動化，設置和強化網上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統的建立，節省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時間內，不用支付任何費用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對于提高新教師的備課質量，使年輕教師盡快成長起來具有積極的促進作用。也為教師更好地“教”和學生更好地“學”提供便捷的服務。 但許多高校院級電子檔案功能遠未開發出來，這種狀況一旦改變，就會極大地推動廣大師生間的學習和交流，從而提高教學實效。

第五、要重視和關心檔案管理工作，不斷提高院級檔案管理水平。 院級領導應把檔案管理規范化工作列入行政管理工作議事日程，院級班子成員中要有專人分管此項工作，平時要加強對檔案管理規范化工作的指導和監督。 安排管理水平高，責任心強的院級辦公室管理人員擔當此項工作。 要建立檢查監督激勵機制，把院級檔案管理工作做得出色的人員推薦到學院作經驗交流。 并且，真正把院級辦公室檔案管理規范化工作納入法制軌道，做到獎懲分明，使院級辦公室檔案管理工作規范化在高校教學管理中發揮積極作用。

高等教育承擔著培養高級專門人才、發展科學技術文化、促進社會主義現代化建設的重大任務。 提高質量是高等教育發展的核心任務，是建設高等教育強國的基本要求。 高校院級檔案管理工作需要不斷創新，只有不斷的創新才能促進質量的提高。 因此，實現高校院級檔案管理工作科學化、制度化、規范化勢在必行，任重道遠。

參考文獻：

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記錄發生的事件、過程記載、物品存檔、關鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。分門別類的存放，此階段的工作重心應放在收集、管理、編目編冊、保存等方面。

（二）文書檔案載體的多樣性

文書檔案涉及方面眾多，是單位發展進程中的真實反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設備檔案、會計檔案等都是文書檔案所涉及的內容。由于文檔內容豐富多樣。所以文書檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協議、合同、責任書各類文件以及各種電子檔案等等。

（三）文書工作與文書檔案之間的聯系

文書工作包括文件的整理收集、立卷和歸檔，文書檔案的管理包括文件的書寫材料、文件的格式、是否及時歸檔等。文書工作可以說是檔案工作的基礎和前提條件，文書工作的全過程也是辦公室文書檔案形成的過程。

二、關于醫院辦公室文書檔案管理中存在的問題概述

（一）醫院文書檔案管理的投入過低

由于醫療用房的緊張，醫院存放檔案的地方也十分有限；醫院文書檔案職責不明,管理不完善，醫院文書檔案與醫療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫院文書管理的信息效率過低。

（二）醫院辦公室文書檔案意識薄弱

長久以來醫院多偏重病案檔案，醫院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。

（三）醫院在文書與檔案工作中存在的不規范現象現下的檔案管理模式下存在這許多的不規范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規范、原稿文件缺損、裝訂不規范等現象。

（四）醫院文書檔案管理工作人員的專業素養有待提高

目前，我國的檔案專業人員隊伍在理論水平、文化水平、專業素養等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規范準則。

三、針對醫院辦公室文書檔案管理工作的一些優化措施

（一）強化醫院文書檔案管理工作的規范銜接實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。

（二）提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和管理意識醫院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業知識。做到與時俱進，辦公現代化是社會發展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現。實現醫院文書檔案管理的現代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業辦公室文書檔案管理人才。

（三）提高醫院文書檔案管理工作人員的積極性

健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。

（四）建立醫院文書歸檔的制度

具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。

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2.基層醫院辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1全員檔案意識薄弱，檔案完整性流失嚴重

大多數醫院的很多工作人員甚至領導，都嚴重缺乏檔案意識，在實際工作過程中仍然存在強烈的“重經營，輕檔案”的思想，對檔案管理在醫院中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認識，從而忽略了檔案的科學有序管理，導致了醫院發展的連續性和歷史性資料的完整性流失，同時也造成了醫院檔案利用率不高。

2.2檔案管理設備落后，無法與時代要求接軌

隨著現代科技與經濟的發展，很多醫院的檔案管理設施設備都已經相當落后，甚至老化，而醫院在檔案管理工作中硬件投入不足，使得檔案現代化管理水平不高。許多醫院的檔案管理工作仍然存在許多困難：如房屋不足，設備陳舊，資金短缺等，甚至于在這個計算機網絡普及的年代，有些單位仍然停留于手工收集，工作效率低下，也給檔案的檢索和利用帶來諸多不便。

2.3管理人員水平不高，跟不上現代管理步伐

在現行醫院管理中，目前多數從事醫院檔案管理的工作人員未經專業化培訓，在專業素質、理論水平、文化程度等方面仍需學習改進，存在知識面窄、計算機操作困難、學歷低等問題。而且醫院只重視醫療技術人員業務素質的提高和繼續教育，沒有培養檔案管理人員素質和水平的意識，更未將其納入培訓計劃和要求，導致許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上時代的發展趨勢。

2.4檔案管理制度散亂，沒有統一的管理標準

多數基層醫院中，檔案管理制度不健全，導致檔案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息資源整體統一性。大部分醫院的檔案管理工作中沒有統一的管理標準和模式，對納入檔案的內容沒有明確的要求和規定，更沒有制定統一的立卷歸檔制度。由于檔案管理制度不完善，很多有價值的資料、數據都丟失了，阻礙了醫學研究的發展。信息管理和檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，從而使現代醫院的發展跟不上新時期發展的需要。

3.針對存在問題采取的應對措施

3.1領導班子提高檔案意識，加大硬件設施投入

醫院領導班子應充分意識到醫院檔案為醫院現代化管理提供了可靠依據，使醫院管理在現代醫學模式轉變中，由單純經營型、粗放型向科學性、集約型轉變，促進了醫療技術水平和服務質量的不斷提高，增加了社會效益與經濟效益，提高了醫院的競爭實力。同時應加強單位檔案室建設，對檔案管理所需房間、文件柜、電腦等硬件設施齊全配備。

3.2檔案管理人員加強學習，提高自身業務水平

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中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-00-01

一、辦公室檔案管理現存的問題

1.檔案管理的意識不強，管理方式有待更新

由于我國檔案管理專業人才的培養還沒有跟上社會需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業的人士來從事，這就導致現代辦公室檔案管理的意識不強。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對日常材料的搜集和保存，工作中的責任心有待進一步加強。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統的模式，并沒有跟上時展的步伐，將現代信息技術引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發達地區在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對檔案管理重要性的認識。

2.辦公室檔案管理工作人員的素質有待提高

由于我國教育體制培養出來的專業檔案管理人才還不能滿足社會的需求，因此，在現代社會中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項工作的，這就產生了工作人員的專業知識不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業的知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時代的發展，信息技術的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時代的步伐，在檔案管理工作中運用現代技術協助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應的現代辦公軟件操作技能。在面對這些問題的時候，現代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業技能相對缺乏、專業水平相對較低、缺乏足夠的運用現代辦公軟件的能力等問題。因此，認真對待辦公室檔案管理工作人員的素質問題是必須的，也是現代辦公室檔案管理發展中必須解決的問題。

3.辦公室檔案管理的信息化建設有待加強

現代辦公室檔案管理的發展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進行記錄和整理。由于現階段檔案管理的信息化建設還沒有完全成熟，很多硬件設施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質文件管理的方式。其次，國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上，沒有建立系統型的管理模式。

二、如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率

辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室各項業務工作的開展具有直接的聯系，　辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。　所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：

1.完善現代辦公室檔案管理體系

現代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯系的，因此不能單獨將這兩個工作分開，應該將其結合在一起進行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應，更能夠便于單位檔案管理系統的建立和完善。另外，應該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應的程序進行，促進單位檔案管理的體系建設。

2.增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念

由于我國現階段的單位檔案管理中管理意識不夠強，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進步，因此，增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規范化關系的正確認識，立足于我國辦公室檔案管理的發展現狀，結合辦公室檔案管理的目標，應該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發展需求和單位自身發展目標的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務意識樹立，都需要包含單位檔案管理的意識。在單位的檔案管理運行中強化崗位責任制，盡量改善單位管理中不合理的規章制度、強化檔案管理工作人員的愛崗敬業意識，強化單位檔案管理體系建設。

3.加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能

由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業的檔案管理技能，因此，加強單位檔案管理工作的培訓工作是十分重要的。筆者認為應該采用不同的方式通過不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進行專業技能的培訓，盡量提高工作人員的專業檔案管理工作能力。根據檔案管理規范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強專業技能的培訓；其次還要加強自身對于辦公室檔案管理工作的責任心；再次就是要認真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應該根據辦公室檔案管理工作的相關要求以及檔案管理專業人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進行專業的技能培訓，以提高工作人員的檔案管理技能。

4.強化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環節，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。　首先，要規范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；　然后，　要規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現對檔案的網上管理。

參考文獻：

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首先，大多數單位都忽視了辦公室檔案管理工作，檔案管理意識薄弱，導致工作很難取得進步。所以，單位應充分認識辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進檔案管理工作，有機結合檔案管理目標，正確樹立檔案管理理念，堅持完善檔案管理制度，強化檔案管理的崗位責任制。如：單位可依據辦公室檔案管理工作實際，積極成立檔案管理工作領導小組，明確制定檔案崗位目標和職責，并把工作目標層層分解開，把責任落實到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實效納入人員的績效考核范圍，逐漸在單位內部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。又如：單位可在內部組織開展知識競賽、座談會等短期性的辦公室檔案管理宣傳工作，強化單位領導及人員的檔案管理意識，確保辦公室檔案管理工作能得到有效的改進和提升。

其次，進一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，首先應明確檔案管理工作流程，并統一建立檔案人員的約束與監督機制，避免人員出現不規范操作[1]。同時，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯系密切，可在實際工作過程中一起管理。如單獨建立文件資料管理辦公室，根據文件資料的類別、時期等分別存放好，并貼上標簽，為日后查找提供方便。檔案，檔案保管室的安全性應得到保障，特別是針對一些重要的文件資料，應做好加密工作，把它們單獨存放起來。保密級別不同的文件資料應及時跟進相應的保密期限，如果文件資料的保密必要性已經喪失，就應做好記錄，并整理好，且應要求兩名檔案人員同時參與保密辦公室檔案的管理工作，以便能相互監督，確保辦公室檔案管理工作能有序進行，真正把安全工作落到實處。

二、加強辦公室檔案收集，提高檔案人員素質水平

首先，單位應加強辦公室檔案的收集工作。在辦公室檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎的工作，所以只能對檔案收集工作進行規范和加強，才能取得理想的辦公室檔案管理效果。一是單位的檔案文書資料應分門別類進行收集和保管，收集的文件資料應格式規范、字跡清晰，并進行妥善保管;二是進一步規范文件資料的收集與使用程序，如對各種文件資料的選用、正文提料、文字編號、主題詞、附件等統一開展規范工作，并嚴格按照檔案管理制度來執行，為整理、使用辦公室檔案提供方便;三是科學建立檔案檢索制度，利用計算機信息技術完善辦公室自動化系統，實現辦公室檔案的網上管理，做好目錄編號工作，提高辦公室檔案收集效率。

其次，組織開展檔案管理人員培訓工作，提高人員素質水平。辦公室檔案管理工作始終都需要每一名辦公室檔案管理人員在日常工作中去落實，而隨著管理技術、信息網絡技術等的持續提升，檔案管理人員的專業素質提升迫在眉睫。然而很多單位從事辦公室檔案管理的人員并不具備專業培訓經驗，對檔案的立卷、分類等都是不得要領、一知半解，專業素質水平跟信息時代的辦公室檔案管理要求存在較大差距。為提高人員專業素質，單位應從不同方面做出改進：一是促使檔案管理人員充分認識到辦公室檔案管理工作的重要意義，通過采取各項激勵措施來提高人員工作積極性;二是時常組織開展一些教育培訓活動，在豐富檔案管理人員專業知識的同時促使他們掌握更多先進的計算機網絡技術，確保他們能在日常的辦公室檔案管理工作過程中熟練運用計算機網絡技術，有效提高工作效率。特別是在越來越泛濫的網絡病毒、技術水平越來越高的計算機黑客等的入侵下，網絡安全事故時有發生，嚴重威脅著單位辦公室檔案信息的安全性，所以人員不斷提高專業檔案管理意識和操作技能水平是異常關鍵的[2]。

三、推進檔案數字化進程，加快實現信息資源共享

首先，加快辦公室檔案數字化進程的推進速度。單位應逐年制定辦公室檔案數字化建設計劃，并加強檢查和監督，確保能有序開展辦公室檔案數字化建設工作。單位應以用戶需求為導向，在追求利益的前提下著眼未來，同步推進辦公室檔案的鑒定與數字化建設，盡早構建檔案數字化目錄[3]。同時，要加大投入，在單位各級檔案部門形成協作機制，集中一切能集中的力量來促進開展辦公室檔案數字化建設工作，強化單位在檔案信息資源產生過程中的主體責任，尤其要嚴格遵循檔案信息資源誰生產、誰負責的基本原則，加快檔案數字化建設進度。另外，單位應堅持實行辦公室檔案的雙套歸檔制度，即紙質檔案與電子檔案，通過選用光盤刻錄、網上傳輸兩種方式來實現手書形式檔案以外的所有辦公室文件資料的電子化歸檔，并針對檔案信息資源實施圖形文件、文本文件并存制度，促使檔案全文檢索目標的實現，全面提高辦公室檔案的查準率、查全率等，最終順利改進辦公室檔案管理工作。

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關鍵詞 信息時代；辦公室檔案管理；創新研究

檔案管理工作對于事業單位的發展是極其重要的，它能夠展現一個單位的成長過程，并能夠對其單位的未來發展以及決策進行有效的指導，而檔案管理的工作效率以及質量直接影響著辦公室的工作。各個單位必須要重視辦公室檔案的管理工作，才能夠對單位的實際情況進行全面地了解，才能夠為日后單位的發展以及決策提供可參考的依據，從而促進單位工作的有效進行。

一、要把檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程

黨的十四大會議中已經明確將檔案工作列為政府工作的六項職能之一，并放在顯著位置，為單位開展檔案工作提供了廣闊的前景，這是我國對檔案管理工作認識上一次重要的轉折。以往的檔案管理工作都是依靠工作人員的經驗，通過各項匯報以及單位領導的指示來進行檔案工作，而這種工作模式已經不能夠適應經濟市場的新形勢，會直接影響工作質量，導致領導不能夠進行科學的指導和決策。

然而作為事業單位需要重視辦公室的工作，這就需要依靠檔案管理工作。而這并不只是口頭上說說而已，需要明確工作的性質，將其列入工作計劃中，從而落實到行動上。領導的決策需要將檔案管理工作作為依據和基礎，同時，必須將檔案管理工作列為辦公室工作的一項主要職能，可以為各級行政領導在決策時作為一項可靠的依據。最重要的是檔案管理工作并不是一個獨立的部門，他需要各相關的部門進行統一的協作，為行政領導服務，進而為社會服務，使檔案工作能夠更有效地發揮最大的作用。

二、檔案管理在辦公室工作中的地位

根據檔案管理工作的不斷改革與深化，辦公室管理工作人員已經將檔案管理工作列為重點工作，并進行大力宣傳與推廣在辦公室工作中的優勢，從而能夠讓工作人員更清楚地了解到檔案的管理對辦公室工作既能夠提高其工作效率和也直接帶動工作的質量，這就促進和協調事業單位能夠穩定有序地發展。更加積極地參與到檔案管理工作的改革中去，由于對檔案管理工作編制的相應的激勵措施能夠不斷地加快檔案管理工作改革的步伐，從而鼓勵辦公室工作的效率與質量。

（一）檔案管理是辦公室領導了解情況和實施決策的重要依據。曾這樣說過：“領導機關的基本任務需要遵循這兩條：一是了解情況；二是制定政策”。這句話直接闡明了檔案信息資料與決策之間的關系。其一了解情況就是對事物需要掌握足夠的信息，有了信息作為依據才能夠制定相應的政策來作決策。隨著我國制度的不斷改革，特別是在機關事業單位中，要加強檔案管理就顯得非常重要了。檔案客觀、真實地記錄了事物發展的過程，這不僅僅具有借鑒的作用，也是對其進行查詢以及評價的重要依據。同時辦公室檔案工作作為輔助其他部門工作的主要載體，做好檔案管理工作對事業單位的決策以及管理有著重要的作用。

（二）檔案管理是提高辦公室工作效率的有效工具。檔案管理工作既是行政部門的樞紐也為整個決策部門發揮著重要的指導作用。檔案工作不僅僅需要完成自己的工作任務，還需要及時地對檔案信息做出加工與處理。檔案管理的工作在行政事業機關的日常工作中發揮著重要的作用時，需要進一步建立檔案數據網絡來提高辦公室工作的工作效率，加速辦公室自動化的建設，使事業單位對一系列的文書以及文稿的修改和起草以及人事、財務等后勤工作都逐漸走向現代化、數字化、信息化。讓檔案工作人員從手工勞動中解放出來，既能夠節約相應的人力和物力，也能夠提高事業單位的工作效率，更好地為人民服務。

（三）檔案工作是維護事業單位穩定發展的保證。由于事業單位的檔案種類相當的繁雜，紙質的檔案存檔占用的地方較大，這就給檔案工作人員帶來了困難。事業單位檔案的內容和性質各不相同，而且檔案的重要性也是各有不一，對于內部機密文件，檔案人員必須做好保密工作，防止機密文件的泄露，影響工作的正常進行。檔案在辦公室工作中主要是加強對檔案的管理以及對于事業單位未來發展的重大影響。另外，辦公室檔案是對某一業務的指導，是業務部門的工作思路和方法，那么加強對此檔案的管理就保障了單位的發展。為了提高檔案管理工作的效率，方便借閱檔案文件，檔案管理工作，運用計算機來進行工作已經成為必要，這不僅能夠節約存放檔案而花費的資金，還方便任何地方對資料的查詢，當然我們可以對檔案查詢設置權限，以保證檔案的機密性。

綜上所述，隨著信息時代的不斷發展，對辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關的事業單位要想讓檔案管理工作更好地服務于社會，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現代化的信息、技術結合相關管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動檔案的科學化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應社會的發展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。

參考文獻：

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對于廣大基層醫院來說，實施預防保健、培訓、科研、治療過程中，普遍需要用到醫院檔案，醫院在其有效引導之下，也才能利于各方面工作順利實施。加強醫院檔案管理比較重要，能夠利于醫院順利發展，在醫療技術水平方面，也能夠實現較為明顯的提升。然而在具體開展的各項管理中，現如今普遍面臨一系列問題。

1醫院檔案的定義以及分類情況

目前情況下，不少基層醫院的檔案管理工作存在著混亂的情況，造成這種局面的一個極為重要的因素便是醫院檔案的定義含糊不清，分類界定不明。所以，要改變當前我國醫院檔案管理中存在的一些問題就必須從定義入手，對醫院的檔案進行嚴格的劃分以及界定，從而提升醫院檔案的管理水平以及能力。醫院的檔案主要是在醫療、科研、教學、保健、醫藥管理、行政管理等過程中形成的具備保存價值的以文字、圖像、聲象等作為載體的記錄。根據相應的要求，醫院的檔案具體的劃分標準各不相同，一般可以分成病歷檔案、人事檔案、設備檔案、財務檔案、實物檔案等，在所有的這些中，病歷檔案是非常重要的檔案，其不僅僅是醫院醫療水平以及管理水平的具體體現，而且也是醫院避免醫療糾紛的重要憑證。人事檔案是醫院選撥以及任用人才的記錄，是醫院考核、培養、職務晉級的重要保證。科技檔案則是醫院的醫療成果鑒定以及推廣實施的重要的有效保障。基建檔案主要是指醫院在建設、管理、維修、擴建等方面的真實的記錄形式，它不僅僅服務于醫院的經濟建設，而且有助于醫院的醫療水平以及醫療事業的發展。所以，做好醫院的檔案管理工作對于醫院的發展等尤為重要。醫院的財務檔案包括一些具體的會計憑證、會計賬簿、個人保險的資料、獎金、津貼等，主要是以書面的形式來進行核算的資料，以及上級部門所發出的文件、法規制度的操作流程。其不僅僅反映了會計工作的有效控制，而且也為醫院建立完備有效地檔案管理提供了原始的、真實的數據。除了書面的表現形式，聲像資料也是醫院檔案非常重要的部分，其主要是指醫院在醫療活動、社會活動中依靠電子設備攝錄的形式來完成的具有重要價值的照片、磁盤、錄音帶、錄像帶等，其是醫院醫療活動、科研活動、教學活動的真實反映，是醫院眾多檔案的重要組成部分。

2目前基層醫院檔案管理存在的問題

2.1管理制度難以完善

目前檔案管理逐漸變得越來越復雜，已經并非局限于查看、保密、存放和保管，并且包括電子檔案方面的管理，如何利用網絡平臺進行共享，以及分級審查等內容。因此，如果仍然采用以往的管理制度，勢必難以符合管理的迫切需求[1]。一些醫院在這方面開展過程中，特別是對于實物檔案等方面，普遍未予以及時有效的歸檔，缺乏相對完善的制度，這樣往往就會容易造成存在大量檔案材料，在實際進行歸檔的時候往往就會不齊全，另外普遍容易出現重復歸檔。檔案一旦被整理之后，同樣無法進行迅速地查找。

2.2硬件設施落后

在檔案管理具體開展的過程中，就硬件設施方面來說，目前難以保障先進性，并和現代化管理有出入[2]。現階段檔案管理的具體開展階段，存在著很多設施過于落后，陳舊和老化現象相對來說就會比較嚴重，一些醫院甚至缺乏比較獨立的辦公室，這無疑不利于檔案的良好保存，使用一段之后可能就會容易出現一定的破損，容易影響壽命等方面，另外對于檔案保密來說，同樣具有較大隱患。

2.3重視度缺乏

通常來說檔案管理對于整個醫院來說都具有十分重要的作用，通過檔案管理能夠實現更好地服務于醫院。但是目前由于重視程度不足，在檔案管理上也缺乏足夠的意識，因而使檔案資源沒有達到預期的利用效果。另外對于檔案管理隊伍來說，普遍難以做到完善，因此，實際工作效率就會大打折扣，一些原本有用的檔案資源沒有被充分調動起來，部分檔案資源甚至出現了閑置和丟棄，導致相當一部分檔案資源的浪費，因此，缺乏檔案重視的問題亟需解決。

2.4業務水平較差

對于檔案的各項管理而言，應不斷完善檔案管理團隊，使其具備一定專業性。然而一些醫院實際開展各項工作的過程中，并沒有較為完備的檔案管理團隊，甚至均屬于部門轉崗而來，因而就本質來說也就非專業了。他們一方面專業知識比較缺乏；另一方面未受到過培訓，因此，容易認識程度不足，并且在一些具體的業務上，同樣容易一知半解。

3怎樣有效加強基層醫院檔案管理

3.1不斷完善檔案管理制度

在檔案管理具體開展階段，應改變分散模式這一方法，大力推崇集中模式。醫院不同相關部門之間，需要進行較為有力的協調，在資源方面也應該進行有效的整合。就檔案管理方面來說，還需要不斷完善職能機構，并且充分肯定檔案室的地位[3]。另外應根據檔案工作具體情況，有機完善崗位責任制度，讓各環節具體的工作，都能夠充分實現有章可循。對各類檔案文獻，也應該力求予以集中式管理，檔案管理的具體開展階段，應力求實現綜合性，當成一個獨立整體，然后通過較為統一規范化標準，予以一定程度的系統整理。

3.2注重增加資金投入

基層醫院應不斷加大資金投入力度，并且應該及時引入現代化技術。就現階段檔案數量與種類方面，已經持續得到增加，因此，檔案開發利用實際階段，如果僅僅依靠人工進行管理，普遍難以實現迅速查找檔案，往往就會具有一定困難。所以，應該通過計算機等較為先進的手段，這樣才能有效開展檔案整理，管理能夠朝著現代化步伐前進。

3.3加強開發利用

應充分重視資源的開發，這樣才能充分利于后續較為良好的利用，并能夠充分避免重藏輕用的實際問題。作為檔案管理人員，應力求能夠通過多種渠道，深入到實際工作中去，并力求較為合理的開發利用資源。并且還應該秉承著較為積極樂觀的態度，有效組織編研活動。在服務觀念方面，也應該力求實現創新。另外在檔案具體進行利用過程中，不可避免的就會出現反饋信息，應重視這方面的管控。

3.4不斷提升檔案人員水平

檔案管理具體開展階段，人員培養相對來說尤為重要，因此，應該不斷提升管理人員水平。應注重加強培訓規劃，讓檔案管理方面人員，應該定期深入到實際中去進行參觀，積極有效地進行有關的學習，并且彼此之間加強交流，并且應該利用繼續教育手段，持續更新自我的知識，并且有效提升知識水平。

4結語

該文根據目前基層醫院實際情況，就怎樣落實檔案管理陳述自己觀點，旨在能夠為同行所參考。就現階段情況來看，很多醫院仍然采用人工管理這樣比較傳統落后的手段，無法真正將管理工作落到實處。特別是當前網絡化管理的普及，更要求人們應該及時有效創建有力平臺，并不斷完善管理方式，這樣檔案管理才會達到預期目的。總之，醫院的檔案管理工作并不是一項可有可無的工作，在思想上，醫院應該首先提高重視程度，改變傳統的管理方法，盡可能地采用先進的技術手段來加強檔案管理工作，從而為醫院的發展提供強有力的支撐。

作者:范瑩 單位:吉林省白城中心醫院人事科

參考文獻: