辦公室檔案管理效率提升的方法

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高校黨政辦公室主要工作職責是協助學院領導處理黨、政日常事務，負責學院內外的聯系、接待、溝通和協調工作。其中文件收發是一項既日常又重要的工作，把好文件收發關口，對于文書檔案的整理歸檔和進一步的資源開發利用十分有幫助[1]。近年來，本科高等院校的檔案工作走上了一條獨特發展的道路，原來隸屬于學校黨委(行政)辦公室的綜合檔案室逐漸脫離出來，相繼成立了獨立的檔案館或檔案管理中心，與校內二級單位平級[2]。以河北建材職業技術學院為例，檔案室從辦公室剝離出來后又歸到現代信息服務中心，負責學院的檔案管理工作。辦公室通常以年度為單位，除去需要回收上交的上級文件和過保密期需要銷毀的文件，更多的文書檔案被整理移交存入學院檔案室中。因此，辦公室收集、保存的檔案材料必須具有真實性和客觀性，并且檔案的分類要規范，保存的檔案內容要為原始資料。筆者長期從事圖書、檔案方面工作，目前為黨政辦公室文秘科科員，負責文書檔案的管理工作。本文所提的辦公室檔案指上級主管單位和平行單位往來文件，不包括本單位辦文、實物檔案和編研素材管理。

一、完善辦公室檔案管理規章制度

受辦公室工作繁雜且重，領導重視程度等問題影響，河北建材職業技術學院黨政辦公室一直沒有規范的辦公室檔案管理制度。因此制定出科學合理的辦公室檔案管理制度是首先要解決的問題。通過制定《辦公室檔案工作規范》，明確辦公室檔案收集范圍、暫存與整理要求、歸檔要求等內容，細化檔案管理過程中各環節的步驟，健全和完善辦公室檔案管理業務流程和技術規范。一是通過部門辦公會的形式，在征求意見和多方討論的基礎上對現有的規章制度進行整改和優化；二是要結合信息化時代特點和上級保密部門的要求，對文件管理平臺的使用做出規定，設置平臺訪問權限，充分考慮辦公室檔案管理機制的靈活性、動態性，便于今后對其改進和創新[3]。目前，河北建材職業技術學院辦公室文件管理涉及協同辦公系統和保密業務管理平臺，要在制度中明確辦公系統和平臺的管理權限，確保信息安全。

二、建立完善的辦公室檔案管理體系

利用office辦公軟件word強大的文字處理功能和Excel的數據處理功能，為文件建立登記薄、傳閱薄等，建立文件收發登記和歸檔環節的有效銜接[4]，文件管理規范化從源頭上抓起，是提高檔案管理效率的重要環節。

（一）文件的登記。收發文件登記是文件往來的第一環節，嚴把文件登記關，以文件登記全面、完整、即時等為基本原則。辦公室往來文件中還有涉及敏感信息和秘密文件，隨著國家越來越重視保密工作，處理秘密文件需要使用無物理網絡連接、無外接通信設備的專用計算機，因此excel數據處理軟件則能發揮重要作用。筆者按照往來文件的途徑建立不同的工作簿，如中央文件、省級文件、市級文件等，根據時間建立假期文件和學期文件登記簿。本文使用wps辦公軟件的excel建立了文件登記簿（圖1），根據來文單位建立不同的工作表（圖2），每個工作表中利用excel編輯下拉功能，明確標注收文序號、收文日期、收文來源、文號、標題、牽頭部門、備注等。

（二）文件傳閱和督辦。利用wps辦公軟件word文字處理強大功能，以年度為單位根據文件性質創建“文件呈辦簽”（圖3），并進行編號。文件歸檔后，如需調閱歸檔文件，輸入關鍵字或者編號即可快速查找到該文件的位置。同時，根據《保密工作條例》規定在人與人轉手交接就要進行登記，檔案管理人員要做到全程掌握文件的流向。密文管理建立空白“借閱登記表”，嚴格登記借閱人、借閱日期、文號、標題、歸還日期、簽字等，嚴防文件丟失造成失泄密事件。文件呈辦簽領導簽批意見后，文秘科要對領導簽批意見向執行部門進行傳達，通過excel數據表格建立督辦表（圖4）與督辦科交接。督辦表包括序號、文件名、文件級別、領導批示和批示內容、牽頭部門、備注上報信息、完成情況（督辦科完成）。利用excel中條件格式，設置上報日期不同顏色顯示，如臨近上報日期設置為紅色。同時，督辦科年底可以根據督辦表“牽頭部門”數據，統計各個部門年度完成工作情況，通過插入統計表或圖的形式來直觀地展示，為年度考核和領導決策提供必要的依據。

（三）文件的歸檔。文件傳閱完成后需要及時歸檔，這是辦公室檔案規范化管理的最重要的一個環節，確保檔案歸檔即時性。一是根據年度來文單位選擇不同厚度的檔案盒并統一文件盒簽，盒簽包括單位的標識、管理部門、來文單位、年度等，每個文件盒內配置明細表，為文件的移交和上交打好基礎，避免重復性的工作，提高管理效率。在日常的管理中，流轉后的文件及時歸檔，密文單獨存放在密碼柜中，專人管理。年度結束后，首先整理上級需要回收的文件，其余文件按照檔案室要求，填寫文件移交表（圖5），移交表中標注移交部門、日期、材料名稱、材料形成時間、形成機構、備注等，經移交人和接收人核實無誤后完成移交手續。

（四）逐步實現檔案信息化。傳統的紙質檔案材料數量龐雜，整理起來工作量巨大，且容易出錯。而有效地運用信息技術對文書檔案進行整理，不僅能夠提高工作效率，還能提高檔案管理的準確率，使文書檔案的資源得到更好保存。河北建材職業技術學院檔案室未建成數字檔案館，網絡化平臺僅僅是紙版檔案材料的電子版，實現檔案信息化還需各方努力。辦公室文件交換系統與檔案室系統之間互相獨立、不互聯互通，需要辦理的文件打印成紙質后再進行傳閱，但是存檔的時候需要下載整理后再次上傳檔案系統，工作量大且重復[5]。因此加快檔案信息化建設，建立檔案信息共享系統，在保證數據信息安全的前提下實現平臺之間信息互通，將是提高辦公室檔案管理效率迫在眉睫的工作。

（五）培養專業化的辦公室檔案管理人員。通過查閱資料發現，目前高職院校辦公室檔案管理工作繁瑣、復雜、耗時多，缺少科學有效的管理方式，檔案管理信息化建設需要具備計算機、檔案管理方面的專業人員，很多高校都沒有專職辦公室檔案管理人員，由辦公室文秘科兼任。辦公室的工作本來就繁雜且工作強度比較大，很難專心投入到檔案管理工作中。因此，設立辦公室檔案管理工作崗位，把任務細分到人，對辦公室檔案管理人員進行專業的培訓，聘請專業人員來校培訓或者安排外出學習提升的機會，逐步提高辦公室檔案管理人員的專業化水平，定期考核，也是辦公室檔案管理效率提高有效路徑，使辦公室檔案管理工作走向正規化、標準化[6]。

三、結語

本文探討了提高辦公室檔案管理效率的幾種有效途徑。就目前形式來看，在未實現檔案信息化的高校，完善辦公室管理規章制度，利用辦公軟件規范文件收發登記和歸檔全流程，規范文件管理各環節，從源頭抓起，提高辦公室檔案管理人員的專業化水平。為實現檔案信息化打好基礎，從而減少不必要的重復性工作，提高辦工作效率。檔案信息化管理是檔案工作必然的發展趨勢，辦公室檔案管理人員在做好當前工作的前提下，開展檔案信息化前期準備工作，也是提高未來辦公室檔案管理工作效率的有效途徑。

參考文獻：

[1]李飛.Excle在高校辦公室檔案資源開發與利用中的應用[J].工作指導,2020(20):184-185.

[2]鐘曉蕓.探析辦公室工作與檔案工作的緊密關系[j]時代報告,2021(10):90-91.

[3]胡大利，邢磊.解析新時期辦公室檔案管理的創新思路[J].蘭臺內外,2021(5):40-42

[4]李飛.Excel在高校辦公室檔案資源開發與利用中的應用[J].工作指導,2020(20):184-185.

[5]朱菁菁.高校辦公室檔案工作存在的問題及其對策——以X大學為例[J].城建檔案，2021（12）：163-164

[6]毛業博.高校檔案收集歸檔工作優化研究[期刊論文[j].辦公室業務,2021(6):144-145.

作者：陳立學 王耀萍  單位：河北建材職業技術學院