檔案信息化管理論文大全11篇

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二、疾控中線檔案信息化管理存在的問題

(一)疾控中心在檔案信息化管理上投入的資金不足

疾控中心已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的人工進行信息管理的模式，對于新的管理模式了解不夠透徹，甚至排斥，直接導(dǎo)致了對檔案信息化管理重視度不高，對這方面的資金投入少之又少，產(chǎn)生的后果就是疾控中心因為運轉(zhuǎn)資金不足而無法購買信息化管理設(shè)備，仍然依靠原有的計算機系統(tǒng)進行檔案信息化管理，使得信息管理效率低下、管理質(zhì)量無法媲美發(fā)達國家。甚至有些經(jīng)濟條件相對落后的地區(qū)，由于缺乏雄厚的資金支持，仍然沿用傳統(tǒng)的借助人力的紙質(zhì)的信息管理，無法保障信息管理的準確度。

(二)疾控中心檔案管理模式和方法相對落后

我國對檔案管理工作一直重視度不是特別高，由于幾年黨和國家將檔案資料的管理工作提到國家發(fā)展議程上，檔案管理工作地位才得到了大幅度的提升，同時也帶動了各行各業(yè)對檔案資料管理的重視程度進和了解程度。疾控中心檔案信息化管理在這兩年才剛剛興起，管理人員很難在短時內(nèi)適應(yīng)新的管理模式和方法，大部分是在沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，疾控中心檔案信息化管理模式仍然很難突破原有模式的束縛。有些疾控中心是將人工管理和信息化管理交叉并用。在對檔案進行整理和管理時，以靜態(tài)資料為主，例如文字和圖片，而缺乏一定的音像資料，降低了檔案的完整度，從而間接的影響了檔案管庫現(xiàn)代化和信息化。在進行檔案管理時沒有科學(xué)的歸類方法，導(dǎo)致檔案歸類工作雜亂無章，嚴重影響了后期調(diào)取、查看工作的效果。

(三)缺乏專業(yè)的管理人才

在我國疾控中心檔案管理工作中由于人員工作職責(zé)的不明確，許多管理人員是身兼數(shù)職，檔案信息化的管理人員可能是其他科室的管理人員，這些管理人員缺乏一定的專業(yè)性，在進行檔案管理工作時，并沒有科學(xué)的管理方法和手段，使得檔案管理工作水平不高。

三、解決疾控中心檔案信息化管理問題的措施

(一)加大對檔案信息化管理的資金投入

疾控中心的檔案信息化管理工作不僅需要大量的人力支持，更需要雄厚的資金支持。如果疾控中心的檔案信息化管理缺乏資金支撐，使得管理設(shè)備和手段的更新受阻，降低了管理的水平和質(zhì)量。因此國家和政府應(yīng)該重視疾控中心檔案信息化管理工作，利用財政撥款的形式對疾控中心的檔案信息化管理工作提供支持。此外，疾控中心也應(yīng)該加大對檔案信息化管理方面的資金投入，不斷引進新的管理設(shè)備和手段，促進檔案信息化管理的發(fā)展。

(二)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

疾控中心實行檔案信息化管理無形之中對管理人員提出了更高的要求，因為現(xiàn)代的檔案管理需要借助計算機管理系統(tǒng)，但是原有的檔案管理人員并不能熟練掌握計算機操作技能，在實際的工作中會出現(xiàn)各種各樣的失誤，降低了檔案管理整體水平。因此，加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)工作已是當下疾控中心的必要工作?？梢詫n案管理人員派遣到外地進行技能的學(xué)習(xí)。此外，還可以聘請專家對檔案管路人員進行培訓(xùn)，手把手的指導(dǎo)檔案管理人員的工作。與此同時，檔案管理人員也要加強主動學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)，在工作中積累經(jīng)驗，大膽的嘗試并進行工作方法和手段的創(chuàng)新，以提高檔案管理工作的效率和水平。

(三)建立和完善檔案管理制度

疾控中心的檔案管理工作之所以效率不高，雜亂無章，主要是由于缺乏嚴格的檔案管理制度導(dǎo)致的。因此，建立和完善檔案管理制度，不僅能為疾控中心的檔案管理工作提供制度保障，同時也可以提高檔案管理工作的效率。第一要建立健全檔案管理工作責(zé)任制;明確檔案管理人員各自的工作職責(zé)，使他們在職責(zé)范圍內(nèi)開展工作。第二建立和完善檔案管理績效考核制度;對管理效率和質(zhì)量高的工作人員給與一定的獎勵，以提高大家工作的積極性。第三建立和完善檔案分類管理工作制度；對現(xiàn)有的檔案借助計算機系統(tǒng)，并按照一般性、重要性，長期性和短期性的原則進行分類管理，為后期檢查和調(diào)取檔案奠定基礎(chǔ)，提供便利。第四建立和完善檔案管理收集制度；疾控中心管理部門應(yīng)嚴格要求各個科室對檔案進行定期的收集，并加強對各個科室檔案信息收集的監(jiān)督工作，防止有些科室，并未貫徹和真正落實檔案信息定期收集工作。在各個科室對檔案信息收集完畢后統(tǒng)一交由疾控中心的檔案室，檔案室配備專門的人員對上交的檔案進行分類管理和妥善保管，以提高檔案的利用率。

四、結(jié)束語

疾控中心的檔案信息化管理工作是保證整個疾控中心正常運營的必要工作，隨著疾控中心的人員流量逐漸增多，如果不加強檔案信息管理工作，那么就會使得問題越積越多，時間久了，就會使檔案管理工作的難度加大。因此，做好疾控中心檔案信息化管理工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并找出措施解決問題，才能保證疾控中心檔案信息化管理工作的順利開展。

作者:張烏蘭格日勒 單位:烏蘭察布市疾控中心

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二、企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題

隨著我國檔案信息化建設(shè)的全面開展，企業(yè)、尤其是大型集團企業(yè)的檔案信息化建設(shè)相繼步入實踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設(shè)的逐步推進，一些制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)順利發(fā)展的問題也逐漸顯現(xiàn)。

1．檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱

由于大型企業(yè)或企業(yè)集團的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業(yè)性強、保管分散，加之現(xiàn)有的企業(yè)檔案分類規(guī)則定性不當、部分二級類目設(shè)置欠科學(xué)等，給企業(yè)科技檔案的分類整理工作帶來很大難度，導(dǎo)致企業(yè)普遍存在科技檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱等問題。例如，目前企業(yè)檔案的分類整理多執(zhí)行的是1991年7月4日的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》[1]和2008年制定的國標《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，現(xiàn)行的分類和整理規(guī)則已不適應(yīng)檔案信息化管理的需要，亟待進行修訂和完善。

2．缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范

企業(yè)科技檔案專業(yè)性強、形式多樣、規(guī)格不一，且具有成套性等特點，其管理和數(shù)字化處理的業(yè)務(wù)標準和規(guī)范要求應(yīng)與企業(yè)文書檔案有所區(qū)別。由于我國的科技檔案信息化建設(shè)總體上還處于起步探索階段，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標準和業(yè)務(wù)規(guī)范[3]，不同企業(yè)、不同專業(yè)、甚至同一行業(yè)內(nèi)各企業(yè)的科技檔案信息管理系統(tǒng)異構(gòu)，數(shù)據(jù)接口的通用性、兼容性差，不僅導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象的普遍存在，嚴重制約著科技檔案利用效率的提升，同時也加大了企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和維護的成本。

3．檔案信息資源整合不力

據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，目前的企業(yè)檔案信息資源總體上處于分散管理狀態(tài)，尤其是企業(yè)科技檔案信息資源建設(shè)方面，企業(yè)與企業(yè)之間、行業(yè)與行業(yè)之間、地區(qū)與地區(qū)之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業(yè)科技檔案信息資源處于分散管理狀態(tài)，游離于信息化管理系統(tǒng)之外，嚴重制約著企業(yè)科技檔案信息資源的整合和有效開發(fā)利用，直接影響到企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的成效。

4．信息化建設(shè)人才極度匱乏

企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、具有信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，又精通檔案業(yè)務(wù)、通曉本企業(yè)科研生產(chǎn)常識的復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才。而目前的現(xiàn)狀是，企業(yè)檔案人員不具備信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，聘請的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員又不熟悉科技檔案動態(tài)管理的系統(tǒng)需求，加之通用的技術(shù)標準和規(guī)范并不完全適用于企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質(zhì)、復(fù)合型人才匱乏已成為制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)發(fā)展的瓶頸。

三、推進企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的措施

針對上述面臨的問題，筆者認為應(yīng)從以下幾個方面采取措施，進一步推動企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

1．加快信息化標準體系建設(shè)

信息化標準體系建設(shè)不僅是社會信息化科學(xué)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐，也是檔案信息化建設(shè)必不可少的重要保障。為此，國家有關(guān)部門應(yīng)加強信息化標準體系建設(shè)。一是在現(xiàn)有的信息化標準規(guī)范基礎(chǔ)上，加快制定、修訂和完善有關(guān)信息化建設(shè)的標準、規(guī)范，加強信息化建設(shè)的通用標準體系建設(shè)。二是國家檔案行政管理部門應(yīng)會同國家工信、科技、標準管理部門盡快研究制定、修訂有關(guān)檔案信息化建設(shè)的各種標準、規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)保駕護航；三是各行各業(yè)行政管理部門，應(yīng)根據(jù)本行業(yè)科技檔案的特點，研究制定各類企事業(yè)單位科技檔案信息化建設(shè)的專業(yè)標準、規(guī)范，使各行各業(yè)的檔案信息化建設(shè)更加有規(guī)可依。

2．加強企業(yè)科技檔案管理基礎(chǔ)工作

企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位科技檔案的構(gòu)成特點，加強科技檔案的基礎(chǔ)管理工作，使科技檔案管理分類科學(xué)、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應(yīng)遵循企業(yè)科技檔案形成的特點和規(guī)律，注重科技檔案成套性、動態(tài)性保管及企業(yè)CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅實基礎(chǔ)。

3．整合信息資源進行科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作。大型企業(yè)或企業(yè)集團應(yīng)根據(jù)所屬部門多、二級單位多和科技檔案專業(yè)性強的特點，針對科技檔案實體管理分散的狀況，系統(tǒng)地分類整合企業(yè)檔案信息資源，加強各專業(yè)、各項目相關(guān)的科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)筑牢基礎(chǔ)。

4．注重研發(fā)企業(yè)科技檔案信息化管理系統(tǒng)

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一些社會保險經(jīng)辦機構(gòu)和工作人員面對當前現(xiàn)代信息技術(shù)潮流，對實體檔案也進行了數(shù)字化、信息化處理，借助計算機系統(tǒng)瀏覽檢索。但是缺乏對社會保險檔案信息化建設(shè)的深刻認識，只重視管理系統(tǒng)的建設(shè)，重藏輕用，而忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導(dǎo)致社會保險檔案信息化利用效能低下。

（二）信息保密性及安全系數(shù)不高

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及及使用，社會保險檔案信息風(fēng)險不斷增加，網(wǎng)絡(luò)病毒和木馬、網(wǎng)絡(luò)黑客入侵、工作人員無意泄漏、電磁泄漏等都威脅著信息安全，社會保險檔案的保密性及安全系數(shù)較低。

（三）檔案信息管理人才缺乏

社會保險經(jīng)辦部門中缺少檔案管理知識熟練、信息化技術(shù)水平高的工作人員，各級政府也忽視了對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)受阻。

二、推進社會保險檔案信息化管理的舉措

（一）建立完善的社會保險檔案管理信息化機制體制

建立起社會保險檔案管理信息化機制，就需要創(chuàng)新完善檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理標準，在科學(xué)的制度管理下進行管理，優(yōu)化整合資源，實現(xiàn)檔案的資源共享。

（二）創(chuàng)新社會保險檔案管理工作信息化的服務(wù)方式

要使這項工作順利進行，就需要創(chuàng)新服務(wù)方式，運用社會保險信息資源和的先進技術(shù)，實現(xiàn)計算機信息管理，啟用公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為社會保險檔案信息化提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平

要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)技能和計算機應(yīng)用水平，確保檔案管理人員具有高度專業(yè)化技能，能熟練應(yīng)用加密或數(shù)字簽名技術(shù)對電子文件進行歸檔、備份、保存，保證檔案管理信息化工作正常進行。

（四）健全社會保險檔案管理信息數(shù)據(jù)，加強信息網(wǎng)絡(luò)安全控制

社會保險檔案管理工作量大、內(nèi)容多、關(guān)系復(fù)雜，管理難度大，這就需要建立健全社會保險檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，可以快速準確的找到相應(yīng)的資料信息，提高檔案管理的有效性。同時加強網(wǎng)絡(luò)安全防范和保護措施，保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和非法訪問。強化硬件防護技術(shù)，對電子檔案當定期檢測和拷貝，避免人為失誤操作，防止數(shù)據(jù)丟失，確保社會保險檔案信息安全。

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一、引言

隨著我國進入信息化網(wǎng)絡(luò)科技時代，人們生活水平的上升，經(jīng)濟的全面增長，讓高校檔案管理工作趨向信息化管理方向發(fā)展?？墒菑娜缃竦那闆r來看，高校檔案管理工作信息化發(fā)展，還只是處在一個開始的階段，其中有著多種多樣的問題需要各個高校進行解決。所以，這也就需要高校對檔案管理工作進行綜合性的分析。

二、檔案信息化管理

高校檔案信息化管理一般是采用檔案自動化和智能方式進行管理，且這樣的信息化管理不但可以進一步提高管理工作的效率，還能完成檔案資源共享。首先，對于提升管理工作的效率，管理工作人員采用計算機以及網(wǎng)絡(luò)來登記檔案信息資料和數(shù)據(jù)、對檔案進行檢索和使用，采集電子檔案，只要登記一次檔案相關(guān)數(shù)據(jù)就可以進行多次使用，而且還能完成數(shù)據(jù)資料共享。相關(guān)工作人員把檔案登記在計算機以后，就可以對檔案信息進行簡單的加工，這樣就不需要進行兩次文獻信息加工，在很大程度上減少了加工的時間，且還可以很快地進行二次出版，這樣就可以提升檔案管理工作效率以及檢索效率。其次，對于完成信息資源共享的問題，一般而言，檔案信息化創(chuàng)建最主要的就是創(chuàng)建資源，然后使用信息技術(shù)提升檔案管理的水平，進而完成資源共享。但相關(guān)人員進行檔案信息化管理，就能夠在很大程度上提高信息資源的使用次數(shù)，進而擴展檔案服務(wù)的范疇。

三、檔案信息化管理存在的不良問題

（一）投入費用高，籌集費用比較困難。從目前的高校檔案信息化管理來看，要想籌集足夠的費用是比較困難的，這也是大部分高校檔案信息化管理需要解決的一個問題。高校要做好信息化管理工作，不單單需要購買對應(yīng)的計算機和掃描儀等，與此同時，還需要對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)體系和安全體系作為支撐，可是要獲取這些東西，需要投入較高的成本費用。除去這一部分，因為電子產(chǎn)品更新速度非常快，且使用期限短，而設(shè)施維修與更新費用很高，所以就需要進行持續(xù)的資金投入才能確保檔案信息化管理工作正常運行。（二）工作任務(wù)繁重，取得良好的效果比較難。由于相關(guān)工作人員進行檔案管理工作的時候，要對已有的檔案資料進行登記和整理，然后經(jīng)過掃描等方法，把各種各樣的照片、書籍、文本等載體轉(zhuǎn)化成電子文檔。且還要根據(jù)有關(guān)規(guī)定采用文檔處理軟件把各種數(shù)據(jù)資料做一個規(guī)范性的整理和歸納，這樣才可以便于使用者進行查詢。除此以外，信息化管理要對客戶提供信息資源共享的服務(wù)平臺，就需要相關(guān)工作人員把遠程信息服務(wù)方面的工作做到位，尤其是安全方面的問題。要做好這些工作，需要投入大量的時間和精力，就需要進行長時間的系統(tǒng)健全，假如費用和技術(shù)等不能保證，就不能取得預(yù)期的效果。

四、檔案信息化管理策略

（一）增加信息化基礎(chǔ)設(shè)備。高校檔案應(yīng)當把檔案信息化管理放在高校整體發(fā)展計劃之中，并且應(yīng)當確保資金和政策方面，進而增強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備。提升檔案信息化管理部門與工作人員的網(wǎng)絡(luò)計算機水平，發(fā)揮檔案信息化體系的最大作用。此外，高校應(yīng)當創(chuàng)建內(nèi)部局域網(wǎng)，完成檔案管理體系以及別的辦公網(wǎng)絡(luò)相互連接，從而完成各個部門向高校檔案管理部門遠程歸檔，這樣可以進一步推動檔案管理信息化發(fā)展。（二）對檔案信息化管理制度進行有效創(chuàng)新。高效應(yīng)當對檔案管理信息化制度進行有效的創(chuàng)新，這樣就可以確保檔案信息化正常運行。高校需要根據(jù)自身的實際發(fā)展情況，對高校內(nèi)部以及外部關(guān)系進行簡單的調(diào)節(jié)，尤其需要調(diào)整好部門的上下級關(guān)系和部門與部門之間的關(guān)系，這樣才能有效確保信息化檔案管理制度可以成為高校管理當中的一個核心部分。采用制度對高校檔案管理的方法與工作流程進行一定的約束，以此讓檔案管理工作成為其他工作的有力支撐。除此之外，高校檔案管理部門應(yīng)當強化網(wǎng)絡(luò)信息安全工作方面的探索，進而提升檔案信息化管理安全性。（三）把檔案管理工作理念進行有效創(chuàng)新。高校開展檔案信息化管理工作的過程中，一定要根據(jù)自身的發(fā)展需求，借助國內(nèi)以及外國的先進管理理念與技術(shù)?？墒歉咝１仨氉⒁獾揭粋€問題，就是不能進行生搬硬套，不對其進行創(chuàng)新。檔案信息化管理應(yīng)當盡可能防止重復(fù)性管理，且不可以只關(guān)注到檔案管理體系軟件和服務(wù)器的創(chuàng)建，一定要根據(jù)自身的檔案管理工作實際情況進行管理工作。與此同時，高校還應(yīng)當兼顧信息技術(shù)更新與進步的趨勢，創(chuàng)新檔案信息化管理工作。

五、結(jié)語

開展高校檔案信息化管理工作，應(yīng)當結(jié)合高校檔案管理工作的實際情況，制定出相應(yīng)的策略，解決管理工作中存在的不良問題。做好高校檔案信息化管理工作，可以提升檔案管理工作效率，充分利用高校檔案資源，發(fā)揮其最大的作用。

作者:陳丹 單位:孝感廣播電視大學(xué)

【參考文獻】

[1]葛桂珍.試論高校檔案信息化管理[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2005(05):79-80.

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1何為檔案的信息化管理

1.1檔案信息化管理的內(nèi)涵

檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個方面:一是應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用,對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理,以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來調(diào)控檔案物流,最終實現(xiàn)“無紙化”管理,促進管理創(chuàng)新。

1.2檔案信息化管理的內(nèi)容

(1)數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計算機和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計算機,以備處理。

(2)工作流程信息化。通過專用軟件實現(xiàn)檔案分類、編目和排序,為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標準,減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性,醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。

(3)檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下,通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。

1.3檔案信息化管理的條件

一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng),向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。

二是要加快醫(yī)院局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。

三是需要建立檔案用戶信息庫,及時分析、了解用戶對檔案的需求,有針對性地編輯完整的系統(tǒng)檔案信息,提高檔案利用率。

四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。

2醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性

2.1適應(yīng)社會發(fā)展的需要

現(xiàn)代信息社會日新月異,人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大,對利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強,對檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。

2.2提升檔案管理水平的需要

從總體上來看,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識,改革管理方法,運用先進的設(shè)備與技術(shù),提高工作效率,實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。

2.3確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要

檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù),而且將會大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用,同時可以延長檔案壽命。3醫(yī)院檔案信息化管理需要解決的問題

3.1需要大量資金投入

醫(yī)院檔案信息化的初期建設(shè)需要整體規(guī)劃,包括整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置,如需要投入的設(shè)備就有計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、縮微設(shè)備、打印機、復(fù)印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經(jīng)費投入。另外,這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

3.2任務(wù)繁雜,工作量大

醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢,但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設(shè)需要完成的工作很多:(1)對現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)化處理,通過掃描縮微等手段,將其轉(zhuǎn)換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標準要求對數(shù)據(jù)庫進行規(guī)范整理,便于檢索利用。(3)要對醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺,搞好遠程服務(wù)。(4)要采取數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)加密,設(shè)置防火墻等多種防護措施,確保檔案信息安全。(5)要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進步,要對電子文件進行轉(zhuǎn)換升級,使其處于可用狀態(tài)。(6)紙質(zhì)檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。

3.3難以獲求滿足工作要求的人才

檔案信息化管理要求工作人員要有相適應(yīng)的熟練的計算機操作技能,有獲取判斷運用信息的能力,要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識。那種既會檔案管理、計算機操作,又懂衛(wèi)生管理的復(fù)合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優(yōu)秀人才難以吸引進來,進來后又難以留住,冗員又難以消化。

3.4需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式

傳統(tǒng)的檔案管理處于一種封閉的環(huán)境下,收集的也只是上級發(fā)來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進行深層次的開發(fā)和加工,致使應(yīng)變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠程的看不見的,是背靠背的服務(wù),服務(wù)方式是公開的透明的全方位的,服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗。這就要求我們要更新服務(wù)理念,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量。

4正視問題所在,加強醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)

4.1醫(yī)院檔案信息化的問題所在

(1)基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還有待完善,有的辦公自動化系統(tǒng)尚未實施,形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系,檔案信息化管理也由此受到制約。

(2)技術(shù)保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標準的引導(dǎo),電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準。

(3)相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標準規(guī)范出臺,但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

4.2醫(yī)院檔案信息化的措施

篇（6）

2．3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)

為了全面、準確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動的特點，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護上要實現(xiàn)實時控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點不同，對房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。

2．4建立準確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門進行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍數(shù)據(jù)進行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時運用相關(guān)調(diào)控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達到科學(xué)決策，回避風(fēng)險的目的。

2．5提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關(guān)科學(xué)文化知識和檔案學(xué)知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進的管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進檔案事業(yè)逐漸實現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計等等實現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。

3．小結(jié)

房產(chǎn)檔案管理信息化是先進科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結(jié)合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入．降低了聯(lián)系渠道的費用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

參考資料：

[1]玄藝蘭．論房產(chǎn)檔案室的數(shù)字化建設(shè)[J]．中華教育周刊，2003，(6)．

篇（7）

社會發(fā)展步伐在加快，地質(zhì)檔案管理工作也向著信息化和電子化方向發(fā)展，這在檔案管理工作中是最新型的一個課題，實現(xiàn)信息化檔案管理能有效減少人力勞動的程度，能讓檔案管理的工作有所提高，地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)也逐漸被開發(fā)，發(fā)揮出其特有的作用。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，這種信息化管理更有力管理工作的進行，為檔案需求者帶來諸多便利，也方便了管理人員的管理工作，這能將資料檔案的作用發(fā)揮出來。檔案信息化管理也是時代的要求，更是諸多管理者和檔案利用者的需求，所以這也是地質(zhì)檔案管理工作中最重要的問題。

1地質(zhì)檔案信息化管理概述

1.1檔案信息化的內(nèi)涵。所謂檔案信息化就是對利用信息技術(shù)和計算機技術(shù)，對當前不使用的檔案信息和相關(guān)資料進行管理。并利用信息技術(shù)等先進計算形成一個現(xiàn)代化的管理理念，主要的目的就在于服務(wù)于所有的檔案需求者，這其中涉及的科學(xué)知識和領(lǐng)域是比較多也比較雜的，信息化管理介質(zhì)平臺也是檔案管理的現(xiàn)代化管理業(yè)務(wù)。在日常的工作中，檔案管理人員對檔案進行編號，然后歸檔管理，如果有需求者想利用檔案，管理人員可以通過計算機介質(zhì)對檔案進行查詢，根據(jù)編號去尋找檔案，再借閱給利用者；當利用者歸還檔案的時候，再依據(jù)檔案的編號，將其歸檔到相應(yīng)的位置，再將檔案編號錄入到電腦中，標注檔案在檔，這樣能方便下一次的檔案借用，還不會出現(xiàn)差錯。這就是信息化管理為檔案管理工作帶來的便利。檔案信息化建設(shè)的基本動力是資訊科技檔案管理中的廣泛使用以及檔案信息化建設(shè)，以提高對檔案工作的現(xiàn)代化水平和建立基本網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的框架，檔案管理和檔案信息服務(wù)在檔案信息化建設(shè)過程中一定要注意反思以及記錄管理的原則、理論和方法，檔案信息化建設(shè)的最終目標是最大限度地提高文件的廣泛信息化水平，以滿足建設(shè)社會的需要，更好的社會服務(wù)。1.2地質(zhì)檔案信息化管理必要性。對地質(zhì)檔案進行信息化管理將是檔案管理工作必然的發(fā)展趨勢，利用信息化技術(shù)對檔案資源進行收集，再對檔案資源進行整理，然后開發(fā)檔案資源所具有的利用價值，最后實現(xiàn)檔案的利用。在整個過程中，都是要利用數(shù)字信息對檔案資源進行整理的，并實現(xiàn)信息資源的存儲和檢索，管理人員再依據(jù)檔案管理的載體對檔案進行整理利用，現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理也在時展的要求下進行了創(chuàng)新，向著信息化這一領(lǐng)域邁進。通俗地說，檔案管理就是對有用的信息資源和有價值的信息進行開發(fā)，再到利用的過程，其利用結(jié)果是要依據(jù)社會信息化發(fā)展狀況來定。當然，這種現(xiàn)代信息化的檔案管理，更有利于各種信息的存儲，也更能發(fā)揮其自身利用價值，這是信息時展的產(chǎn)物。

2地質(zhì)檔案信息化的管理現(xiàn)狀

2.1缺乏通用性的系統(tǒng)平臺。信息化管理平臺都是有其各自特色的，最基本的要說就是要有記錄管理功能，如今的文件信息已經(jīng)向著更遠的方向發(fā)展，檔案管理平臺和電子政務(wù)系統(tǒng)，在集成平臺中也都是優(yōu)先考慮文件管理這一功能，而這并不是單一形式的，檔案部門不同，那么計算機的模型不同，文件系統(tǒng)平臺也就不同，也就導(dǎo)致了規(guī)格的不同，各個軟件開發(fā)系統(tǒng)也是有一定差異的。所以在各個檔案部門之間，是不能有效利用計算機進行檔案管理工作的，也不能對檔案資料進行快速地歸檔，在信息上也是有一定弊端的，這也使檔案信息化管理受到了發(fā)展的制約。2.2缺乏規(guī)范化管理。要想實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化管理以及標準化管理，首先要做的工作就是對網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進行完善，光搞形式是沒有用的，對表面不實用的東西并沒有什么要求?，F(xiàn)在的檔案管理則是沒有明確的等級分類，管理服務(wù)做的不到位，和檔案需求者和提供者也沒有過多地交流，這和新型的信息資源管理是相悖的，尤其是文件夾沒有得到有效的共享，管理系統(tǒng)不能對所有的文件類型進行兼容，在檔案資料進行移植時，也沒有與之相對應(yīng)的書目，文件自動化管理還是沒有完善的標準。多數(shù)情況下，檔案資料也都是限制于一種類型，只能提供給一小部分的人使用，這樣是不利于檔案信息化管理向更好方向發(fā)展的。

3檔案信息化建設(shè)的實施措施和途徑

3.1檔案標準規(guī)范化建設(shè)。檔案管理標準化、規(guī)范化是檔案信息資源的共享過程，通過制定和實施的各項標準使其基本文件到達標準化，這也是規(guī)范的重要前提。勞動力的技術(shù)部門一直是—個統(tǒng)一的科學(xué)標準的部門，是為了確保檔案工作與檔案管理的有機結(jié)合，以達到最佳效果。3.2檔案資源信息化。作為一種有價值的信息資源的地質(zhì)檔案，它的征收管理以及開發(fā)利用檔案信息化建設(shè)的目標之一是實現(xiàn)資源的文件共享。使隱藏文件的價值得到最大化的凸顯。在不久的將來，檔案資源信息化建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容繼續(xù)推進現(xiàn)代管理記錄不斷向前發(fā)展。3.3檔案信息的數(shù)字化。傳統(tǒng)的地質(zhì)文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動密集型的管理使得其訪問也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本，保管十分麻煩。如紙張容易發(fā)黃，變脆。但數(shù)字文件能夠克服傳統(tǒng)檔案館的缺點，節(jié)省了大量人力、物力和財力。使用者可以在世界各地范圍內(nèi)的所有地方享受其的方便。任何人通過網(wǎng)絡(luò)的任何一點、任何終端可以訪問他們需要的信息的文件。這是真正意義上的資源共享。3.4檔案干部隊伍通才化。檔案干部隊伍是檔案管理的主體。檔案工作人員的質(zhì)量對檔案工作的實際成果以及更好地促進檔案信息化建設(shè)過程起著直接影響。提高檔案工作者的技術(shù)水平是整體性能提高的關(guān)鍵之一。培養(yǎng)一大批掌握現(xiàn)代科學(xué)和技術(shù)復(fù)雜的文件管理的工作人員是為了適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，更好地推動現(xiàn)代化的檔案工作和信息化水平的提高。

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，地質(zhì)單位也將有很大的發(fā)展空間，地質(zhì)檔案管理必須從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求地質(zhì)檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進取，以完善的專業(yè)知識和豐富的信息處理、計算機操作技能，滿足社會進步和地質(zhì)發(fā)展對檔案管理的要求，為建設(shè)有中國特色的社會主義地質(zhì)檔案事業(yè)、為更好地服務(wù)于社會主義和諧社會建設(shè)作出貢獻。

作者:辛 玲 單位:黑龍江省煤田地質(zhì)物測隊

參考文獻

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2.管理體制雜亂，相關(guān)人才短缺。雖然2008年8月20日出臺的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出學(xué)生檔案成為高校檔案管理工作的一個分支，但目前為止，國家方面并沒有下達使學(xué)生檔案管理體制具備可操作性的明文條例，這種情況下必然出現(xiàn)學(xué)生檔案管理部門雜錯、各行其是的歸口不統(tǒng)一局面。由于各高校自身的特點，檔案館、人事處、招生部門均有可能成為學(xué)生檔案管理部門，其中較為常見的是在粗放式管理下由各院系輔導(dǎo)員和專職檔案管理人員協(xié)同辦公。另外，人員配置方面也不到位，相關(guān)人才十分短缺。

3.管理制度缺位。國家雖然制定并頒布了不少法規(guī)條令，但就高校學(xué)生檔案管理這一項工作卻并未提及，導(dǎo)致科學(xué)規(guī)高校學(xué)生檔案信息化管理初探文/盛磊代磊張琦范的學(xué)生檔案管理制度嚴重缺位。尤其是多個校區(qū)分散的綜合性高校，學(xué)生檔案的建立、收集、整理、歸檔、借閱以及轉(zhuǎn)遞等流程缺乏統(tǒng)一標準，出現(xiàn)填寫時間不一致、歸檔材料不齊全、審核把關(guān)不嚴格、移交手續(xù)不規(guī)范等問題，甚至造成學(xué)生檔案丟失甚至失真，從而無法發(fā)揮高校學(xué)生檔案的原始憑證作用。

4.高校學(xué)生檔案的管理手段滯后?，F(xiàn)如今，由于種種原因，絕大多數(shù)高校的學(xué)生檔案工作還僅停滯在手工處理、單機歸檔、紙質(zhì)為主的進程中，未加以計算機和互聯(lián)網(wǎng)的輔助，造成管理手段滯后，嚴重制約了開發(fā)與利用學(xué)生檔案的信息資源。

二、高校學(xué)生檔案信息化管理對策分析

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)階段的工作需求，在科技飛速發(fā)展、社會多元化的今天，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)立足信息化背景從技術(shù)、制度、管理和服務(wù)等多種角度探求高校學(xué)生檔案信息化管理的新模式。

1.從思想根源著手，轉(zhuǎn)變態(tài)度，加強認識。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變對待學(xué)生檔案工作的思想誤區(qū)，提高重要性認識，貫徹實施學(xué)生檔案有利于學(xué)生工作開展、教育質(zhì)量提高、人才全面發(fā)展的教育理念。與此同時，借助校園網(wǎng)、廣播站等媒介大力宣揚檔案的重要性，強化廣大師生的檔案意識。在信息化方面，必須摒棄認為利用幾臺計算機簡單存儲一些電子數(shù)據(jù)就是實現(xiàn)檔案管理信息化的錯誤理解。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極帶領(lǐng)檔案管理工作人員認真研習(xí)有關(guān)檔案管理信息化的政策方針，并針對發(fā)現(xiàn)的問題組織開展專題討論，使各院系輔導(dǎo)員和專職檔案管理人員就檔案管理信息化工作在思想上達成重要性和必要性的共識，為實現(xiàn)檔案管理工作智能數(shù)字化的健康持久發(fā)展美好愿景打下堅實基礎(chǔ)。

2.改革學(xué)生檔案管理體制，合理配置檔案工作人員。為避免上述管理部門雜亂的情況，高校學(xué)生檔案應(yīng)統(tǒng)一歸校檔案館管理并專職負責(zé)，同時要協(xié)調(diào)處理好檔案館與學(xué)生檔案形成的各相關(guān)部門如教務(wù)辦、學(xué)生工作部以及學(xué)院等之間的合作關(guān)系，結(jié)合高校自身實際情況，建立以各學(xué)院為基點向校檔案館過渡的科學(xué)系統(tǒng)的學(xué)生檔案管理體制，實行集中統(tǒng)蘭臺縱橫一管理。新生入學(xué)檔案、在校期間形成的文件資料、畢業(yè)生檔案信息等先經(jīng)輔導(dǎo)員整理，之后提交到學(xué)校檔案館，由專業(yè)的檔案管理人員檢查，各部門之間相互配合、密切合作，全程跟蹤收集歸檔大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的成長資料，保證為有關(guān)部門單位呈現(xiàn)最真實可靠的原始學(xué)生檔案。

3.建立檔案管理制度。高校學(xué)生檔案由于具有連續(xù)性和周期性的特點，因此各高校應(yīng)根據(jù)自身實際情況并結(jié)合人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，在檔案的收集、歸檔范圍、整理、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的標準，建立一套適合自身檔案管理特點的、比較完善的檔案管理制度來保障各個部門之間的工作銜接。建立紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的雙套制管理模式，是當今高校學(xué)生檔案管理工作的趨勢所在，是實現(xiàn)電子信息化的安全措施。因為信息網(wǎng)絡(luò)時代的到來，雖然顯著提高了錄入、查詢及利用學(xué)生檔案的工作效率，但在涉及轉(zhuǎn)遞檔案、出具檔案證明文件等關(guān)乎法律方面的重要活動時，仍要以紙質(zhì)檔案作為基準。管理制度的建立應(yīng)從以下收集歸檔、查閱借閱、轉(zhuǎn)遞等三方面具體開展：在學(xué)生檔案收集歸檔過程中，明確各部門檔案材料的歸檔時間和歸檔手續(xù)，輔導(dǎo)員也應(yīng)積極主動地與其他形成檔案材料的部門溝通、合作，做到隨著檔案形成及時歸檔并錄入信息系統(tǒng)，使學(xué)生檔案盡量處于完整連貫和最新狀態(tài)，從而避免畢業(yè)時集中突擊整理，同時做到歸檔標準制度嚴格統(tǒng)一，推動學(xué)生檔案工作的規(guī)范化進程；在內(nèi)容收集上，也應(yīng)按照素質(zhì)教育的人才培養(yǎng)方向，合理擴大范圍，將誠信檔案、心理檔案、科技創(chuàng)新參與情況等一并納入學(xué)生檔案。查閱、借閱檔案方面，要改變以往視檔案為“廢紙”的現(xiàn)象，積極鼓勵師生及有關(guān)單位查閱檔案。高校應(yīng)建立查閱、借閱制度，檔案管理者要嚴格監(jiān)督借閱人員辦理登記手續(xù)，同時借閱者也應(yīng)提高自身素質(zhì)，做到遵守保密制度，堅決杜絕隨意復(fù)印、拍攝甚至在檔案文件上胡亂批注、損毀檔案材料等現(xiàn)象。轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)需要建立更為完善周詳?shù)霓D(zhuǎn)遞制度，以確保檔案在遞交過程中萬無一失。學(xué)生檔案在畢業(yè)時會面臨時間緊迫、數(shù)量繁重、辦公人員較多的情況，因此在遞交環(huán)節(jié)、方式和手續(xù)上嚴格轉(zhuǎn)遞制度勢在必行，從而消除安全隱患。

4.信息化系統(tǒng)開發(fā)。高校實施數(shù)字化檔案管理體系的前提是要投入專項資金，加強軟件、硬件建設(shè)，如購買電子計算機、引進開發(fā)數(shù)據(jù)庫等，在配套設(shè)施齊全的基礎(chǔ)上建立一套完善的有本校管理工作特點的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)?；谏鲜鎏岬降母咝W(xué)生檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理這一特點，并充分發(fā)揮校園局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，我們決定實施一套以Web為平臺的高校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)。安裝應(yīng)用非常便捷的Browser/Server架構(gòu)，即支持多種操作系統(tǒng)的Web瀏覽器與運轉(zhuǎn)效率極高的ASP服務(wù)器客戶端協(xié)同工作，加以適應(yīng)性超強的MSSQLServer數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)交互，使得這套學(xué)生檔案管理系統(tǒng)在遵循實用、可靠、安全的理念下變得游刃有余。系統(tǒng)模塊分為檔案館、教務(wù)處、學(xué)院以及學(xué)生四大類，按類型分配權(quán)限，不易出錯，解決了高校學(xué)生檔案材料來源廣、部門多帶來的工作繁瑣，實現(xiàn)了學(xué)生檔案在建立、收集、整理、轉(zhuǎn)遞以及查詢等環(huán)節(jié)真正意義上的信息化與數(shù)字化。

篇（9）

隨著國家《檔案法》實施和醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的進程和需要,各級醫(yī)院對人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來,盡快提高工作質(zhì)量,其最有效的途徑就是實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

只有堅持人事檔案信息化管理,服從和服務(wù)于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務(wù)處理提供及時、有效、準確的信息服務(wù);才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進辦公自動化、實現(xiàn)信息共享和知識管理,提供先進的技術(shù)、手段和方法。

1醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點

(1)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式,往往會在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象,也就是我們在利用檔案的時候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時卻因為檢索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案就不同了,由于計算機的運算速度快,存儲信息量大、計算精度高,可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來,節(jié)省時間,提高工作效益,對數(shù)據(jù)查詢又快又準。

(2)利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。

(3)利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

2醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化

人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護是關(guān)鍵。因此,首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng),利用計算機管理醫(yī)院人事檔案?？梢詫崿F(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化。通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)各項統(tǒng)計和計算機處理方式,由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸,逐步實現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠程數(shù)據(jù)交換,實現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù),運用信息維護系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機,建立完整、準確的全國醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫是個動態(tài)變化的過程,要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數(shù)據(jù),確保信息的準確、真實。為了查詢的便捷,可以將信息數(shù)據(jù)庫進行分類,盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)進行人員信息的查詢、統(tǒng)計、整理、分析等,改變了過去傳統(tǒng)的手工和理,向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變,大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量,為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動化得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)。實現(xiàn)檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動,節(jié)省大量人力和時間,以進行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè),推進人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理,是我國社會主義現(xiàn)代化的需要,是信息化時代的需要,因此,檔案信息化建設(shè)是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。

3健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)

信息化是當今經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢,醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件,利用檔案信息資源,為醫(yī)院各項工作理好地服務(wù)。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個方面去思考:

(1)建立一個高標準的人事檔案信息管理系統(tǒng),必需選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。

現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng),才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。

(2)強化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識,加大對檔案管理工作的投入實現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作。

各級領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認識,加強對此項工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持,充分認識建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化,并且對此項工作高度重視,千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。:

(3)加強學(xué)習(xí),建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊伍

要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此,加強對檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理水平有工作能力,認真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識,掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù),努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識,又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才,熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強自身素質(zhì)的培養(yǎng),要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù),以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。

4重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護。

人事檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對其核心部分的數(shù)據(jù)庫建設(shè)必須做到:

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1.1學(xué)生信息檔案數(shù)量巨大

學(xué)校的檔案大多數(shù)都是以紙質(zhì)形式進行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質(zhì)為準。規(guī)模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學(xué)生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學(xué)校每三年就畢業(yè)一批學(xué)生，而高等院校與較大的中高職校動輒就是數(shù)千人的在校生規(guī)模。因此，學(xué)校需要保存的學(xué)生檔案的數(shù)量巨大。綜合類的高校以及較大規(guī)模的高中等學(xué)校，基礎(chǔ)教育與專業(yè)教育對教育資源的需求量也十分巨大。

1.2檔案及文獻的重要程度高

規(guī)模較大的學(xué)校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學(xué)歷檔案與科研資料。當前雖然教育部也有電子數(shù)據(jù)可以查詢學(xué)歷信息，但是一旦學(xué)歷學(xué)位證書遺失，最終回到學(xué)校補辦時，還是要以學(xué)校存底的檔案信息為依據(jù)。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項目資料、科研成果等，因此更是不容有失。

1.3重要文獻資料使用頻繁易破損

學(xué)校的文獻資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規(guī)模往往很大，老牌院校還保存著一部分數(shù)十年甚至上百年歷史的珍貴文獻和圖書。當前中學(xué)以下的學(xué)校圖書館基本是完全開架，學(xué)生們能夠隨意借閱，不過多數(shù)都是較為常見的普通書籍。高等院校圖書館則采取開閉架并行與研究層次權(quán)限分級的方式。不過，紙質(zhì)的重要文獻還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。

1.4檔案與文獻查閱不便

由于檔案與文獻的數(shù)量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復(fù)雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時，往往需要耗費較多的時間進行查找。而直接借閱紙質(zhì)檔案與文獻，當歸還時需要重新入庫，又需要逐冊進行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。

2檔案與文獻信息化管理系統(tǒng)概述

國家在1997年召開了全國第一次的信息化工作會議，并于2006年以后開始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個方面的內(nèi)容：

2.1檔案及檔案信息數(shù)字化

將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化保存與借閱。主要還分為兩個方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業(yè)學(xué)生的學(xué)歷、學(xué)位信息等；教育科研方面的文獻資料包括利用率極高的通識基礎(chǔ)教育書籍、專業(yè)書籍、科研資料、科研成果、論文等。數(shù)字化的形式有多種，常利用掃描技術(shù)、計算機圖形文字處理技術(shù)等將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲。檔案資料進行數(shù)字化后，還必須將檔案資料的信息進行數(shù)字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。

2.2檔案文獻管理的自動化

主要的方式是建立檔案數(shù)據(jù)庫，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲?，F(xiàn)在已經(jīng)建立較完善信息化檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校，一般是利用數(shù)字圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫的形式進行自動化管理實現(xiàn)查詢、借閱的自助化。數(shù)字圖書館一般只在校內(nèi)可用，為了防范社會上的破壞與惡意利用，一般配合權(quán)限、賬戶與登錄線路的限制。利用計算機搜索技術(shù)，實現(xiàn)快速查詢，利用VPN通道等實現(xiàn)安全下載與上傳，配置專門的服務(wù)器進行數(shù)據(jù)的存儲。

3當前學(xué)校檔案文獻信息化管理中存在的問題及對策

3.1管理制度落后

當前，有不少學(xué)校，即使已經(jīng)引入了信息化管理系統(tǒng)，仍然采用陳舊的管理系統(tǒng)，多數(shù)情況下還采取傳統(tǒng)模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質(zhì)登記與電子記錄并存，常常發(fā)生兩者不符的現(xiàn)象。因此，應(yīng)該在管理制度上，將能夠信息化的手續(xù)實現(xiàn)信息化的管理。

3.2管理人員計算機技術(shù)水平較低

利用信息化系統(tǒng)進行檔案的管理，要求具備一定的計算機技能，比如熟悉電腦數(shù)據(jù)庫軟件的操作，維護人員更要有信息安全與計算系統(tǒng)維護方面的專業(yè)技能。同時，他們還應(yīng)該具有較高的職業(yè)操守，對待檔案管理的工作能夠認真細致、耐心謹慎。不過，當前多數(shù)學(xué)校數(shù)字化圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫依舊是原來管理傳統(tǒng)檔案的人員進行管理，計算機數(shù)據(jù)庫技能上普遍偏低，難以發(fā)揮信息化系統(tǒng)管理上的優(yōu)勢，而且在信息安全上存在一些漏洞。

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2人事檔案信息化管理重要意義

人事檔案管理具體面向企業(yè)工作人員、專業(yè)技術(shù)員工以及不同類別崗位員工基礎(chǔ)信息進行匯總，進而對形成的有關(guān)檔案資料做進一步的整理，并可為企業(yè)單位的人力資源工作提供有用的檔案資料。人事檔案工作實現(xiàn)信息化管理具有重要的意義與作用，倘若在日常管理任務(wù)之中采取必要的信息化工作方式、進行持續(xù)的發(fā)展創(chuàng)新，將無疑會令我們更明顯的提升任務(wù)質(zhì)量以及工作效率，對各類工作的順暢進行極為有利。人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，更新了以往單純的手工錄入以及圖紙化工作方式，由長遠意義來講可有效的縮減人工成本，預(yù)防不必要的投入浪費，合理的節(jié)約時間，使工作效率穩(wěn)步提升，并可為人事管理工作提供更人性化的服務(wù)。另外，人事檔案信息化管理還對優(yōu)化制度建設(shè)、加緊改革創(chuàng)新奠定了堅實的基礎(chǔ)。信息時代，人事工作體制持續(xù)的創(chuàng)新變革，尤其是事業(yè)單位人事工作條例的頒布，為其人事體制的變革以及進一步規(guī)范提供了有效的參考依據(jù)，契合人事管理工作改革的根本需求。人們在信息化的工作模式下可真正由復(fù)雜的手工作業(yè)中脫離出來，使其有更多的精力與時間從事其他業(yè)務(wù)，勇于創(chuàng)新發(fā)展、刻苦鉆研、掌握更新的技能與知識，進而全面提升業(yè)務(wù)水平以及管理技能。

3人事檔案現(xiàn)代信息化管理方式

3.1提升人事檔案工作人員整體素質(zhì)

人事檔案信息化管理建設(shè)針對工作人員的技能水平要求提高到了全新的層次，即需要工作人員體現(xiàn)更高的專業(yè)素質(zhì)。信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，人事檔案工作離不開綜合性人才，需要崗位員工掌握豐富的專業(yè)知識，并了解更多的計算機基礎(chǔ)應(yīng)用技術(shù)，通過持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)、積極的參加培訓(xùn)以及不斷的創(chuàng)新，參照學(xué)習(xí)的內(nèi)容將計算機技術(shù)手段有效的融合到人事檔案工作之中。在熟練應(yīng)用一些工具軟件的同時，應(yīng)對人事檔案信息化管理技術(shù)做持續(xù)不斷的開拓以及全面創(chuàng)新，進而可真正改進并研究開發(fā)出符合自身單位特征的系統(tǒng)軟件。這樣一來便可快速推動人事檔案工作信息化發(fā)展進程，真正提升實踐工作水平。

3.2做好人事檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)以及維護

人事檔案管理信息化建設(shè)牽涉到人事檔案工作的各個層面，是極為系統(tǒng)且繁瑣的任務(wù)，針對人事檔案管理工作人員來講，需要錄入的信息量極為龐大，因此對于起初建設(shè)打造的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提出了較高標準的要求。為此，應(yīng)快速創(chuàng)建起標準化的并能夠精準錄入有關(guān)信息的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。日常工作之中應(yīng)快速的補充并做好信息數(shù)據(jù)維護，保證人事檔案工作信息化建設(shè)可順暢的開展。

3.3優(yōu)化人事檔案工作體制，強化安全性建設(shè)

以往的人事檔案工作體制在較多層面并不適合當前時代快速發(fā)展步伐，為此，工作人員只有積極努力的學(xué)習(xí)掌握新型人事檔案工作體制，持續(xù)的在現(xiàn)實工作中優(yōu)化并拓展管理體制，方能提升工作體制可用性、適用性，發(fā)揮應(yīng)有的作用與價值。眾多人事檔案信息資料極為重要，其體現(xiàn)出整體性、客觀性、機密性、嚴肅性以及流動性等特點。當前有關(guān)信息化管理安全保障的應(yīng)對策略較多，然而也包含較多的安全隱患。在現(xiàn)實工作之中，檔案員工由于沒有形成較強的安全防護意識，對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行加密的方式方法不得當，因而導(dǎo)致檔案信息資料不完整、機密信息泄露、重要數(shù)據(jù)丟失的狀況較多，使人事檔案管理工作蒙受了巨大的損失。由此不難看出，人事檔案管理工作的信息化建設(shè)對于安全保障工作極為重要，同時對于檔案資料以及計算機系統(tǒng)的存放與應(yīng)用環(huán)境提出了更高標準的要求，需要工作人員掌握高水平的保密技術(shù)手段，同時形成敏銳、機警的洞察意識，科學(xué)的應(yīng)用計算機系統(tǒng)的加密功能，養(yǎng)成定期維護系統(tǒng)以及檢查漏洞的習(xí)慣，方能真正營造出安全可靠的人事檔案信息化管理運行環(huán)境，創(chuàng)設(shè)明顯的經(jīng)濟效益與社會效益。