檔案管理基本情況大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理基本情況范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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（一）事業單位專業技術人員檔案歸檔內容

事業單位專業技術人員檔案歸檔內容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學歷及繼續教育情況，包括學歷、學位證書、繼續教育、專業培訓證書等；3.專業技術材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。

（二）事業單位專業技術人員檔案特點

事業單位專業技術人員檔案有著以下特點，一是真實性，檔案要能真實體現技術人員的思想、能力、技能、經歷等資料，為人力資源的配置和優化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術人員的全部內容，客觀全面的體現檔案管理人員的各種信息。三是動態性，檔案要隨著人員情況的變化，進行實時更新，保證檔案材料的時效性。四是機密性，檔案是技術人員個人自身情況和人生軌跡的真實記載，不能隨意泄露。

二、事業單位專業技術人員檔案管理現況

（一）專業技術人員檔案管理意識較弱

目前事業單位在專業技術人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領導沒有意識到專業技術人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業技術人員檔案管理進行規范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業技術人員的檔案斷節、缺項、內容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。

（二）專業技術人員檔案收集范圍不全

部分事業單位雖然對專業技術人員建立了個人檔案，但是檔案收集內容不夠全面。大部分只是收集了個人履歷、家庭及個人基本信息、學歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業技術人員的獲獎情況、科研項目情況、、專利申請等內容進行歸檔。這部分資料對判斷專業技術人員的個人能力和職業資格有著非常重要的作用。

（三）專業技術人員檔案歸類不規范

在對專業就似乎人員的檔案歸類中，一些事業單位歸類方式不規范，沒有按照技術人員的個人進行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個地方，甚至多個部門里面。例如將基本情況、個人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓進修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術部門等等。一旦需要的時候，查找和整理非常不便，而且有可能導致檔案資料內容的遺失。

三、事業單位專業技術人員檔案管理改善措施

（一）提高事業單位對專業技術人員檔案的管理意識

要把事業單位專業技術人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業技術人員檔案管理的創新和建設工作。落實檔案管理的人員和機構，安排具備專業知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責任和義務。建立健全專業技術人員檔案管理的各項規章制度，讓檔案管理工作規范化、科學化。同時要讓專業技術人員認識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個人專業論文、獲獎材料、科研項目等內容進行上交。

（二）對專業技術人員檔案進行動態管理，及時更新

要時刻關注單位專業技術人員變動情況，及時進行檔案資料的更新工作。每年度進行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓、繼續教育等方面的資料進行歸檔處理。也要與技術部門或者專業技術人員所在部門聯系，積極收集專業技術人員的各類檔案資料。還要利用職稱報考、年度考核的時機，收集他們的各類基本資料和技術資料。在年終進行一次定期整理，審核個人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進行補充歸檔。

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一、企業人事檔案管理的作用

企業人事檔案管理能夠直接反映出企業人力資源的現狀，企業的人力資源管理者可以通過對人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業員工的數量、年齡、學歷、工齡、專長等基本情況；企業的人事檔案管理還能夠為企業的人力資源配備提供重要依據，通過對企業人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業的發展水平。企業管理者還可以通過將人事檔案的動態變化與企業的發展狀況結合一起進行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對企業的發展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進；企業的人事檔案管理還可為企業的人力資源開發提供依據，企業在發展過程中，必然需要充足的人力資源來作為保障，單獨依靠大規模的引進人才不但耗時，還會消耗大量的財力。企業可以通過現有的人力資源進行深入的開發，以滿足企業的發展需要，而充分利用企業的人事檔案來選人、用人則是最為合理且有利的方法。

二、企業人事檔案管理對企業的重要性

企業的人事檔案管理是企業對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據。對于企業而言，把好人才的進出關、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對人事檔案材料中所記錄的個人素質、思想品行、業務水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。而在企業的內部考核上，企業可以通過對員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據。人事檔案管理可以為企業制定用人計劃和發展戰略提供支持。所以說，企業認真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現代企業的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業的人事數據和信息管理提供依據，進而為企業的人力資源規范化管理提供基礎保障。

三、企業人事檔案管理對個人的重要性

對于個人來說，不管是調動工作、評定職稱、調整工資，還是入黨或者離職等，所有手續和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據。企業的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強人事檔案管理也成為當今企業管理的重要工作任務。比如國家退休待遇調整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人事檔案來作為依據。所以說，加強人事檔案管理在現代的企業人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發揮重要的作用。

加強企業人事檔案管理的措施

現階段在經濟改革浪潮的不斷沖擊下，企業往往將創造經濟效益放在了企業工作的重點上，而對人事檔案的管理卻重視不足。目前我國大部分企業的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內容不齊全、不真實、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊伍建設不到位等問題。企業要想實現人力資源的良性發展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問題，采取有效措施來加強對人事檔案的管理工作。

一、充分利用現代化的管理手段

為了提高企業人事檔案管理的工作效率，應該充分利用現代化的管理技術和管理方法，進而實現人事檔案管理系統化、程序化和規范化。利用現代的管理設備，實現信息化管理，使人事檔案管理數據能夠通過計算機進行記錄、存儲、查詢、分析。采用先進的存儲設備的管理軟件，以保證人事檔案數據的準確性、完整性和規范性。積極借鑒先進的管理方法，使人事檔案管理更加科學、合理，保證人事檔案管理與企業發展相適應。使現代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應用。

二、健全管理體制，保證人事檔案的真實性

企業應該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進而完善其管理體制。企業要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽取人事檔案工作的匯報。制定嚴格的材料鑒別和調查制度，確保每份資料的真實性；對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應該做好人事檔案的利用和轉遞工作，嚴格執行工作任務，使企業的人事檔案管理實現制度化、標準化。

三、加強人事檔案管理隊伍建設

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2.適應范圍：適用于公司及各管理部門消防檔案的管理。

3.職責

3.1消防管理員負責制定檔案的相關內容，并每年一次對檔案規定的內容進行收集、歸檔、保存，若有修改變化的應告知經公司領導或審批，及時更新。

3.2辦公室負責審閱，并監督各相關部門依規程執行。同時負責對文件、表單、檔案內容統一保管和立卷歸檔工作。

3.3各部門經理、消防管理員為檔案管理負責人、案卷質量審核人；監督本部門檔案管理的實施工作。

3.4管理部檔案員職責

3.4.1熟悉公司檔案管理操作規程，掌握檔案規定的具體內容，做好檔案的整理裝訂工作，做到檔案目錄齊全，內容清楚，便于查找和利用；

3.4.2維護檔案的安全性、完整性、不丟失，人員若有變動應辦好移交手續；

3.4.3每年一次按時向公司檔案室移交檔案，辦好移交手續，并將案卷目錄一同移交；

3.4.4做到文件材料年年清，無積存；

3.5各部、室檔案管理員（兼）負責日常檔案管理工作。

4.消防管理記錄

4.1消防安全管理情況記錄是反映單位消防工作開展情況，記錄管理過程的有效憑證，認真填寫各類記錄表，是落實逐級和崗位責任制的重要手段，對規范單位消防安全管理有重要的意義。填表應該客觀屬實，并要作為消防檔案內容，統一保管、備查

4.2檔案管理員應根椐以下提供的消防檔案樣式和內容表單實事求是填寫、認真整理，全面反映單位消防工作的基本情況并附有必要的圖表，后提交消防管理員審閱簽字，并歸檔。

4.2.1 單位基本概況

4.2.1.2單位總平面、道路、水源示意圖

4.2.1.3消防安全重點部位確定表

4.2.1.4消防管理組織機構和各級消防安全責任人

4.2.1.5主要消防設施

4.2.1.6專職（義務）消防隊隊員名冊

4.2.1.7專職（義務）消防隊消防裝備配備情況

4.2.1.8與消防安全有關的重點工種人員情況

4.2.1.9消防安全協議

4.2.2 培訓與考核

4.2.2.1培訓記錄表

4.2.2.2考評細則

4.2.2.3會議記錄

4.2.2.4消防獎懲情況記錄

4.2.3日常運行管理與檢查

4.2.3.1火災情況記錄

4.2.3.2消防日運行值班表

4.2.3.3樓宇消防基本情況登記表

4.2.3.4消防季檢登記表

4.2.3.5消防年檢登記表

4.2.3.6節前消防安全常規檢查表

4.2.3.7消防設施維修保養記錄

4.2.3.8消防設施檢測記錄

4.2.3.9消防安全隱患整改通知書

4.2.3.10臨時動火作業申請表

4.2.4演練與演習

4.2.4.1滅火預案登記表

4.2.4.2消防技能演練記錄表

4.2.4.3消防演習記錄表

4.2.5消防器材管理

4.2.5.1樓宇消防器材缺損情況匯總表

4.2.5.2消防器材設備臺帳

4.2.5.3設備維修申請報告

5.檔案袋（技術檔案袋、資料袋）用于保管技術圖紙、業主資料、協議檔案、證照檔案等。文書、圖紙檔案應有卷內目錄和備考表，目錄中的內容必須與袋中的檔案相對應。證照檔案的目錄可直接寫于檔案袋封面。檔案袋正面應擬寫案卷標題。

5.1 立卷歸檔

5.1.1部門經理和消防管理員應支持檔案員的資料收集工作，

5.1.2將需歸檔的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。

5.1.3在文件的形成和收集歸檔的過程中，應注意文件材料的規范和書寫字跡的牢固持久，一般應采用A4紙張，書寫材料宜使用碳素或藍黑鋼筆水（黑色水筆），不宜使用圓珠筆、純藍或紅色鋼筆水、水彩筆等；重要的傳真件應盡可能索要原件，索要不到應將傳真件復印，用復印件存檔。

5.1.4歸檔整理時間：每年2月1日前整理上一年度文件材料。

5.1.5裝訂：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均應使用檔案線裝訂成冊，不用金屬物裝訂；或采用合適的卷皮、袋、筒、盒等形式將全卷文件裝封為保管單位；裝訂必須牢固、規范。原文件上的金屬物（曲別針、大頭針、訂書釘等）必須拆除。

5.1.6檔案大部分為紙質載體檔案，若為證照、聲像或數碼電子檔案，應在 “備注”欄別注明。

5.2照片說明的編寫方法和要求：

文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

事由：照片影像所反映事件、事物的情由；

時間：事件發生或事物變化、產生的時間和拍攝時間；

地點：被攝物所在的具體地點；

人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

背景：照片影像所反映的場景；

攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

5.3 錄像內容應加注文字說明。

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人事檔案管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統的三大類管理。管理方法上實行“檔隨人走”，主要表現在各單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動部門，管理的主體不清。管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復浪費極為嚴重。

（二）人事檔案法規不健全。

由于人事檔案法律建設上基本還處于探索階段，操作過程中還存在著一些問題：人事檔案觀念淡薄，普法工作開展力度不夠，公眾對于人事檔案的認識還處于一種模糊的狀態，法律法規不夠完善等。

（三）人事檔案內容不完備，檔案整理不規范。

把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。隨著行業的發展，各單位對學歷的要求越來越高，很多干部通過各種方式提高了文化水平和學歷層次，但由于學習渠道（如函授、短期培訓、研修班、進修班等）的差異，以及各個學校對入檔材料的要求不同（如有的學校沒有學歷批準書的相關材料，只有學位證書）等問題的存在，導致某些人事檔案中的學歷材料不齊備，且無法補辦。

（四）人事檔案管理手段落后。

目前大部分單位的人事檔案管理還僅限于傳統紙質檔案管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數據庫管理，而根本沒有實現信息化。但是隨著社會的發展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的地記錄干部所有經歷和資料，實現人事檔案信息化是一種必然趨勢。

二、干部人事檔案管理工作的完善措施

（一）理順人事檔案管理體制。

現行的人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，根據《干部檔案工作條例》有關規定，在強調按隸屬關系管理的基礎上，突出職能管理。組織部門承擔對檔案工作牽頭抓總，負責檔案工作的管理督查和業務指導，同時，具體負責所管領導干部和參照管理單位人員的檔案；人事部門負責國家公務員包括依照管理單位人員的檔案管理；人才交流中心負責事業單位、社會中介機構工作人員及流動人員的檔案管理；勞動部門負責各類企業工作人員的檔案管理。

（二）健全人事檔案規章制度。

要建立健全一套完整科學的人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒定制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料。對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀反映事實。

（三）豐富人事檔案材料內容。

要緊緊圍繞干部工作大局，提高人事檔案利用價值，在收集干部基本情況的基礎上，不斷豐富人事檔案材料內容，一是建立干部工作業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據。二是建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料。三是建立干部認可檔案，本著黨政干部群眾認可、技術人員學術認可、企業人才市場認可的原則，分別建立黨政干部考核考察檔案、技術人員學術和技術推廣成果檔案、企業經營者利稅檔案。通過這些內容，把檔案建設成為反映干部面貌的鏡子，記錄干部成長的錄像，以便于組織對干部進行全面了解，使干部檔案更好地為組織工作、經濟工作服務。

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隨著醫保制度的不斷完善，醫院醫保檔案管理水平也必須順應時代的要求進一步提升，但是從目前醫院醫保檔案管理的工作現狀來分析，醫保檔案管理工作在很多方面上還不夠完善，醫保檔案管理的質量將會直接影響醫保制度作用的發揮。醫保檔案管理創新之處在于要提高醫保制度的作用，最大限度發揮醫院醫保檔案對醫保制度的促進作用，因此，我們必須對當前的醫保檔案管理工作進行創新與完善。

1 完整性

加強醫院醫保檔案管理的質量，從而為社會提供更好的服務，首先必須要加強醫保檔案的完整性。從目前醫保檔案的內容來分析，醫保檔案主要記錄、收集、保存了醫保參保單位、參保個人的基本情況，其中還會涉及到一些特殊情況，例如：特定病種診療情況、慢性疾病、重大疾病審批情況等等。但是從內容覆蓋的范圍來看，很多與醫保相關又較為重要的相關內容沒有納入到檔案管理當中，可以說醫院醫保檔案在內容上來說還比較單薄，還無法實現真正意義上公開、透明、全程的檔案管理要求。

基于目前醫保檔案內容上存在的這一問題，筆者認為應該在醫保檔案管理中增強一些管理內容，主要包括這些方面：一是，相關的法律法規，我國各地醫保檔案管理過程中，需要將國家頒布的相關法律法規納入到管理當中，目的是讓醫保檔案管理能夠時時刻刻關注到政策的變化，更好的掌握政策的走向才能對當前的醫保檔案管理工作進行更好的指導與規劃；二是，個人健康信息。針對個人參保的檔案，筆者認為需要建立較為全面的健康檔案，檔案內容不僅需要包括特定的病種、慢性疾病與重大疾病，還應該加強一般疾病的記錄，將力所能及的相關信息納入醫保檔案管理范疇當中。針對有特殊疾病、突出大病等等需要進行重點跟蹤管理的參保人員，筆者認為可以有意識的加強他們的健康與醫療指導；三是，全面的醫療機構詳細資料。對于本地區所有的醫院，必須在檔案管理中將醫院的等級表明，其中醫院當中的主要門診科室、醫療技術人員以及他們的業務素質與能力，醫院的收費標準、醫保門診記錄等等，這些都是屬于醫療結構的詳細資料，都是醫保檔案的內容，而這些信息的記錄可以充分體現醫院的醫療服務水平，為社會提供更加全面的醫保服務；四是，醫保藥品信息要完善。納入醫保范圍的所有藥品，必須要有詳細的記錄，需要記錄藥品的名稱、品牌、生產日期、生產廠商、藥品用法與用量，還需要記錄本地銷售的醫院、藥店與價格等等，不斷加強醫保檔案內容的完整性，才能為參保人員提供更加人性的服務。

2 連續性

醫保檔案實際管理的過程中會受到各方面因素的影響，例如：參保人死亡或者遷出、遷入等等客觀因素的影響，往往這些客觀因素會影響到醫保檔案的連續性。醫保檔案一旦失去連續性，參保人在工作變動等等其他因素的影響下，如果選擇外地就醫，在外地醫院查詢此人的醫保檔案就比較困難。而且就醫院轉診的情況來說，醫院轉診本身難度就較大，而且還會出現“死人領活人錢”的情況，此類情況的存在無疑是對醫保制度最大的諷刺。縱觀這類問題產生的原因可以得知由于醫保檔案相關信息內容傳遞的不夠及時，導致醫保信息失去了連續性，從而導致信息上的缺失。

針對此類情況，要求醫保檔案管理過程中要更加重視醫保信息的傳遞性，最大限度確保醫保信息管理的連續性。筆者認為可以從這些方面入手：一是，要保障醫保信息的傳遞性，應該及時做到立卷歸檔，進一步保障醫保檔案相關的每一個單位都在醫保檔案管理當中。醫保檔案管理人員要樹立立卷歸檔的良好意識，關于需要納入到醫保檔案范圍當中相關文件、單位規定以及參保人員電子病歷等等，必須要在醫院規定時間之內做好整理歸檔工作。要嚴格控制因為歸檔不夠及時而影響到醫保信息的傳遞，導致醫保信息缺乏連續性。因此，做好醫保信息及時傳遞的工作，為醫保信息的使用打下堅實的基礎；二是，對醫保檔案要及時更新，醫保檔案建立之初會產生很多的新的檔案，這就需要在實際的工作中及時做好各種檔案收集工作，并⑵涫淙氳郊撲慊系統當中，及時更新檔案代替陳舊的檔案信息，最大限度保障醫保檔案信息的新穎、實效與有效，從而避免由于醫保檔案信息失效而導致醫保制度無法有效實施；三是，醫保檔案的及時跟蹤轉移，參保人員由于工作原因或者疾病治療需要進行轉院的情況下，需要將參保人員的醫保檔案及時轉入到對應的醫院或者單位，需要在醫保檔案管理過程中，要根據醫保檔案轉移必須遵守的相關規定進行轉移工作，同時還必須對轉移檔案工作實施跟蹤管理，目的是一旦遇到參保人員由于特殊情況進行轉移時，能夠從檔案管理系統中及時為參保人員辦理相關轉移手續，從而提高醫院醫保檔案管理的效率與質量。

3 參考性

醫院醫保檔案管理的創新還需要注重發揮醫保檔案的參考性。隨著電子信息化技術的發展與進步，醫院醫保檔案信息化管理水平也在不斷的提升。從目前醫院醫保檔案管理過程中，首先要將醫保檔案信息輸入電腦系統，醫保檔案管理信息系統依托先進的計算機技術、互聯網技術，以醫保經辦單位為管理核心，醫保信息收集的主線依托于醫保卡，從而對醫保檔案實現系統的管理，進一步將醫保檔案信息輻射到醫院、各個參保單位，甚至可以是銀行、藥店等等相關單位的醫保檔案管理信息系統當中，從而讓醫保檔案信息管理網絡更加完善，在實際使用過程中更加具有參考性。發揮醫保檔案的參考性，還需要實現單位之間的共享，在醫保檔案信息共享的前提上才能進一步實現適時傳輸，充分利用醫保信息為參保單位、個人、醫生診斷等等方面進行良好的服務，進一步加強醫院醫保檔案信息使用的快捷性。

從目前醫院醫保檔案信息的參考作用來看并不是非常明顯，剖析其原因便是醫保檔案的內容在查詢過程中比較有限，因此，醫院醫保檔案信息在今后的信息化管理過程中，為了更好的發揮醫保檔案的參考性，需要從醫院醫保檔案信息系統查詢功能方面入手，主要有：一是，參保個人信息。醫院醫保檔案信息化管理系統查詢的基本功能主要是個人信息的查詢，主要查詢內容是個人參保的基本情況、疾病情況、就診情況、診療情況、藥品使用使用、實際報銷情況等等；二是，醫保政策查詢功能。隨著我國對醫保制度的重視，醫保政策不斷發展并完善，政策的變化直接影響參保人員的切身利益，提供醫保政策查詢功能能夠讓廣大參保人員及時查詢到相關訊息，從而提高醫保服務的效率與質量；三是，咨詢功能。醫保檔案信息化管理系統發展過程中，需要向參保人員說明參保具體情況，要從繳費到就醫、報銷、結算等等每個環節的辦事程序，而這些功能可以當做參保人員享受的基本權利，筆者認為醫院醫保檔案管理可以堅持按照這一程序進行，從而更好的做好醫保服務工作。

綜上所述，隨著我國醫保體系的不斷發展與完善，醫院醫保檔案管理水平無法滿足現實的需求，需要不斷進行創新與完善相關管理內容與管理方式，從而為社會為參保人員提供更多更好的服務。

參考文獻

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1.1社區內常住人口計劃生育資料的填寫

社區內常住人口的資料包括基本情況、婚姻情況、懷孕信息等，這些信息都要按照要求進行填寫，不能夠涂改，也不能缺漏某些信息。在每一年的年初，發生變動的信息都要重新填寫，每一年的年末都要將變動的信息進行采集、核查，保證其準確性。社區每一年都要將常住人口計劃生育檔案進行上報，包括社區內的總人口數、居民組的名稱等，并上報上年末本社區的計劃生育基本情況。社區生育指標的審批要具有完備的手續與資料，夫婦申報的第一個孩子要在街道具備一套完整的資料，社區內有一份申請表以及相關資料，申報的第二個孩子同樣也要在街道有一套完整的資料，除此之外，還要有能證明生育情況的材料和相關的特殊情況說明材料，以證明夫婦符合申請二胎指標的條件。社區工作人員要對常住人口進行隨訪，并做好資料的記錄和存檔，資料整理之后要按照時間的先后順序做好標記。

1.2社區內流動人口的計劃生育檔案填寫

社區內流動人口的計劃生育檔案包括社區內流入人口資料、 流出人口計劃生育檔案資料。社區內的流入人口登記簿有三類，包括流入的已婚育齡婦女、流入的未婚女性、流入的育齡男性，流入的已婚育齡婦女要具有婚姻證明，持有準生證的已婚育齡婦女，其準生證每半年要驗證一次并做好記錄。社區內流入人口離開時要在備注欄內寫明離開的時間，資料上報時要及時進行變更。流入人口的婚育情況發生變化時，要由本街道進行變更，并加蓋街道計生辦的公章。社區內的流出人口登記簿有三類，包括流出的已婚育齡婦女、未婚女性、育齡男性，填寫內容包括其基本情況、懷孕、生產等信息。這些內容都不能用鉛筆填寫，而且不能存在缺漏與涂改。

2. 做好社區計劃生育檔案動態管理的有效措施

2.1增強工作人員的責任感和使命感

計劃生育是關系到我國人口素質和經濟社會進步的大事，社區的工作人員必須要深刻認識到計劃生育作為我國長期國策的重要性，認識到計劃生育工作的緊迫性。作為一名計劃生育工作者，必須要充分認識到自己的責任和使命，努力學習國家相關的法律法規，不斷提高自身素質和業務水平，在基層的社區工作中總結經驗與教訓，認真做好計劃生育工作。社區計劃生育檔案動態管理水平的提高離不開工作人員的辛勤勞動，只有堅守崗位，才能夠促進我國計劃生育工作的順利開展。

2.2 配置先進的硬件設備和軟件管理系統

計劃生育檔案對于計劃生育工作的開展十分重要，因此，檔案必須要實現完整、準確、完好的保存。隨著科學技術的發展，計算機與網絡技術已經在各個領域中得到了十分廣泛的應用，為社區配置相關的信息管理系統，利用先進的管理系統實現計劃生育檔案的動態管理，可以保證社區計劃生育檔案管理工作的順利開展。在配備硬件系統和軟件系統的同時，社區還要選拔高素質的檔案管理人員工作，以實現計劃生育檔案的及時更新，保證檔案信息的準確性，并讓檔案信息通過軟件系統實現共享。

2.3 提高對計劃生育檔案動態管理工作的重視程度

社區計劃生育檔案動態管理工作的順利開展離不開領導的重視，在基層社區中，領導必須要高度重視計劃生育檔案管理工作，將檔案管理工作與計劃生育工作的重要性等同起來，加大人力、物力以及財力的支持。社區是我國計劃生育最小的基層單位，只有先搞好社區計劃生育檔案的動態管理工作，才能夠不斷積累經驗，做好全國的計劃生育檔案管理工作。

2.4 做好資料錄入和檔案建立保存工作

計劃生育的資料記錄以及信息建檔必須要保證真實性和可靠性，必須要有理有據，并進行反復核對，避免出現缺漏。計劃生育檔案管理人員要認真負責，提高自身的責任感，認真做好每一項計劃生育資料記錄和信息建檔工作，使計劃生育檔案真實可靠，準確詳實。同時，社區計劃生育檔案管理要加強內部監督，實行責任制，將責任落實到個人。

2.5 認真做好上報工作

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黨校教務檔案是黨校校史的重要組成部分，是黨校工作業績的展示窗口，也是黨校開展教學、科研，提高教學質量和實現科學管理的必備材料。隨著信息化時代的到來，如何更有效地運用現代化手段管理教務檔案，則是新時期教務檔案管理的重點課題。

一、當前教務檔案管理存在的問題

1.收集、管理不夠規范

目前，教務檔案的管理工作往往得不到學校領導的重視，工作人員對檔案管理工作也缺乏足夠認識，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規范，有些科室只重視紙質檔案，而忽視其他介質檔案。而且，隨著學校的發展，教學不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉調研，教學互動嘗試等活動，所形成的教學檔案數量增多，載體也日益多樣化。一些黨校所采用的仍然是傳統的檔案管理模式，即組卷、立卷、擬定標題裝訂等等，工序多，操作難，工作量大。這種方式收集整理的檔案，其查準率是可想而知的。

2.內容缺乏系統性

開辦黨校的最終目的是進行我黨理論和工作的宣傳以及對黨員進行黨性知識教育，黨校教育的結果應該被記錄在案并且形成系統，有助于黨校進行教育總結。但是，現實的情況是有些班次的材料在辦班結束后沒有及時移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報送論文題目，沒有按時把科研成果復印存檔，導致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結資料并沒有形成系統的檔案資料被保存下來。對檔案資料整理的缺乏直接導致黨校教務檔案不完整，沒有系統性，影響了教務檔案的質量和利用價值。

3.信息缺乏共享性

保守秘密是檔案管理人員的神圣職責，黨校教務檔案中包含了大量黨校學員的個人信息，這些是必須加以保密的檔案內容，但黨校教務檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務工作中的資料，例如對學習班教學效果的總結、黨校開辦過程中產生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學效率。但是，在傳統的保密觀念影響下，黨校教育檔案工作存在重保輕用，利用不良的現象。對黨校教務信息的共享缺乏導致些弊端：首先，大多數教務檔案工作保密多，內需利用多，對外交流共享少，有些重要的、有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，檔案管理工作的實際作用被抹殺了；其次，黨校教務檔案信息資源的開發利用始終處于原始、簡單的數據整理狀態，信息含量低、封閉，無法實現資源共享，也就無法與外校進行有效交流，致使黨校教學本身的質量遲遲得不到提高。

4.重要檔案沒有專人管理

黨校教務檔案不僅包括參加黨校學習的黨員和部分群眾的基本信息，還包括黨校學習班的教學具體內容、教學實際過程和結果的總結，有些教學過程當中出現的對教學內容的分析和深度反思則體現在參與黨校學習人員的日常匯報和筆記中；教務工作人員的科研成果可能保存在各自的電腦上。因此，黨校教務檔案來源渠道很多，材料繁而雜，沒有指定專人管理，很難做到分類明確，歸檔有序。另外，沒有專人管理也使材料容易混雜，使得要找的材料不易找到。

5.缺乏現代化管理手段

檔案管理對我國各項事業的發展都具有極為重要的作用，因此，進行現代化的檔案管理成為我國檔案管理事業發展的主要趨勢之一。現代化管理手段的應用時基于檔案管理信息化的，這就要求檔案管理工作人員必須具備相應的計算機文件處理能力和網絡化信息處理能力。但是，黨校教務檔案管理人員多是年齡較大的工作人員，這些工作人員計算機應用水平普遍不高，較少參加業務培訓，管理方面習慣于舊模式，以傳統的手工方式管理教務檔案，材料分類立卷裝訂，很少進行檔案信息化處理，致使檔案提取和調用的效率很低。此外，黨校辦公系統的信息化建設中的應用軟件缺少文檔一體化功能模塊，使檔案信息化工作進展不順暢，沒有辦法對教務檔案實施徹底的現代化管理。

二、加強黨校教務檔案管理的對策

1.加強宣傳，提高領導的檔案意識

教務檔案管理人員要抓住時機，加大宣傳力度，從而提高有關人員特別是領導同志的檔案意識，為做好檔案工作打下堅實的思想基礎。能夠加強檔案管理宣傳力度的方式包括以下三點：第一，以提高檔案服務管理意識為基礎進行檔案應用性宣傳，從檔案管理工作的實際作用出發提升檔案管理意識；第二，去先進單位觀察信息化檔案管理的好處；第三，進行檔案管理服務改革。對檔案管理工作的重視則是實現檔案信息化管理的基礎，檔案管理工作重視與否，關鍵在領導，如我們市委黨校，就專門配備了一名檔案管理人員，還配備了計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、鐵皮柜等。由于領導思想的重視，并從人力、物力上給予大力支持，使得該單位的檔案管理工作非常規范。

2.建章立制，規范教務檔案的收集整理制度

進行黨校教務檔案信息化的第二個步驟，就是要對檔案管理工作進行制度建設，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎上，根據國家檔案局有關規定，結合新的管理方式，檔案網絡信息化的要求及學校當前實際，制定和完善教務檔案管理的規章制度。具體包括制定和完善教學檔案、教師業務檔案、學員學籍檔案、科研成果檔案、基層黨校活動檔案以及其他檔案管理實施細則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實施細則，并對檔案的收集、整理、保管、利用等環節做出具體規定，使檔案管理進入規范化、制度化、程序化軌道。

3.更新觀念，努力實現教務檔案管理信息化

隨著電子政務在快速發展，各級立檔單位所產生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統載體的紙質檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業發展階段的新的標準，檔案信息化勢在必行。這就要求學校的檔案工作者要更新理念，調整思路，切實領悟到教務檔案信息化對檔案管理工作的實際作用、觀察并了解到教務檔案的應用對檔案信息化建設的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發，將將檔案管理的實際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務檔案，利用計算機錄入教務檔案信息，建立教務檔案信息數據庫，實現網絡化管理和利用。

4.明確重點，指定專人收集重要檔案材料

要根據教務檔案的特點，明確各科室收集檔案材料的范圍，指定專人收集具有保存價值的重要檔案資料。如：①文件類：縣委、縣政府文件、上級文件以及學校制定的教學科研工作文件和實施方案等；②綜合類：教學通知、各科室工作計劃總結、教學工作會議材料等；③教學類：教學課程表、干部培訓進程表、考試安排、考核辦法等；④學籍類：各班次花名冊、成績單、結業證及畢業證書、學歷證書電子數據等；⑤教師業務類：本校教師以及外聘教師基本情況材料、考核情況、進修情況、骨干教師的培養考核材料、教學評價、教學競賽和教學獎勵；⑥科研類：教學改革方案、下鄉下企業調研資料、教學評估和反饋、校際之間的交流材料、情況材料等；⑦教材類：征訂的教材、各類教學參考書、本校教師參與編寫的教學材料等；⑧其他類：主要包括電子檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、多媒體材料等，只有指定專人負責收集整理，才能使材料歸檔做到完整準確、系統、規范。

5.嚴守秘密，處理好教務檔案的開發利用與保密的關系

在教務檔案的開發利用過程中，要堅持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時也要正確處理好所有權、隱私權的關系，檔案的開發開放不能危害學校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學員的合法權益，對教務檔案中諸如有關教師基本情況，對教師的評價、獎懲情況，學員的基本情況等內容應加以保密。要公開上網的，要經過學校認真審核。但對于那些可以及時開放的檔案信息，也要及時上網，避免造成信息利用價值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發展，實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務，也使檔案的社會功能得到充分發揮。

6.加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質

社會的發展，科學技術的不斷進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。因此，要加強對檔案管理人員的業務培訓工作，提高他們的綜合素質。一是要提高思想素質，營造一種愛崗敬業的良好氛圍，具有強烈的檔案意識和服務意識以及良好的職業道德和心理素質。二要注重自身學習，主動參加崗位培訓，不斷提高管理教務檔案的水平，做到依法治檔。三要成為復合型人才，既有檔案管理的專業能力，又要善于運用現代化手段，擅長計算機的應用和網絡信息管理的技術。因此，檔案管理人員要主動參加計算機等的考試，熟練地運用計算機技術管理電子檔案，以便對電子檔案管理和電子文件實行“前端控制”，爭取做到及時接收電子文件。

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1.2 法規、管理制度落實不到位，檔案管理工作手段單一。目前，一方面，有《檔案法》等法規的監督。另一方面，也有各煤炭企業內部較多的規章制度的施行。但總體來說，這些規定大多都沒有落到實處，尤其是一些細節上的管理沒有得到充分的展開。其次，是檔案工作人員的專業素質低。檔案工作人員往往安于現狀，沒有對專業知識進行深入的培訓，以致跟不上時代的發展腳步。再次，檔案管理工作手段單一，現代化的管理水平低。煤炭企業檔案服務工作還處于相對傳統的管理階段，不能適應現代化的發展要求。此外，硬件設施的投入少，也導致開發收集檔案的效率低。

1.3 對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。有些較小的單位由于定員緊張，沒有專門的檔案室及專業檔案管理人員，造成檔案管理混亂，造成檔案管理無序，查檔不方便。這種輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

2、切實抓好煤炭企業檔案管理途徑分析

2.1 建立保障檔案數字化的制度。在煤炭企業檔案進行數字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現的不歸檔現象，要制定完善的歸檔制度，其基本內容應該包括：由單位統一制定的歸檔日期，各部門領導的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學化、標準化、統一化和系統化，確保檔案收集、保管的科學性。制度的建設必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數據加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統現象，才能快速高效地推進數字化建設。

2.2 煤礦企業檔案管理要建立科學規范的體系。煤礦企業的檔案管理要建立一套行之有效的體系作保證，需要從幾個不同的方面進行有益嘗試和探索。首先，為了適應市場化競爭的需要，要根據市場競爭的需要，根據檔案群體性的特點，要按照常規分類和特殊分類相結合的方法，對檔案進行專業的統計分析，把查閱頻率高和限時要求緊的檔案獨立出來，建立專門的 整理檔案室，以提高工作效率和查詢檔案的便捷性。其次，要做到對檔案的集中管理，建立檔案的集中管理體制，并落實好檔案的集中管理工作。對檔案實行集中管理是做好檔案管理的行之有效的措施。實踐證明，檔案的集中管理有利于企業內部工作的順利進行，也有利于理順其他各種縱橫關系。同時建立相應的監督考核機制，對檔案管理工作人員進行督促。

2.3 創新檔案信息開發方式，提升檔案工作的服務功能。傳統的檔案工作方式單一，往往造成檔案信息開發與收集的不足。另外，一些檔案信息加工處理工作與咨詢服務工作等都體現出相對的局限性。對此，檔案工作應當實現手段的信息化與多元化。一方面，可以運用科技手段對檔案信息進行編研、開發、整理，使檔案工作手段信息化。并利用計算機的優勢進行匯編、加工，有利于檔案查詢與提高管理的效率。與此同時，也不要忽略文書檔案的作用，根據需要的不同各有側重，使文書檔案與計算機信息化的檔案兩者充分發揮對應的優勢。如此一來，使檔案管理工作現代化、信息化，不僅方便了信息的查詢、使檔案工作更簡單卻又更嚴密，為煤炭企業的利用提供了更便捷的服務。

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［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1009－5349（2011）07－0061－01

從檢查中看到，檔案是各單位搞好工作執行政策的重要依據，更是歷史的記錄。檔案管理搞得好的單位，究其原因，檔案管理做到經常化、規范化，檔案工作納入了單位目標管理考核，領導重視，且利用檔案解決了大量的產權糾紛、人事問題、債權債務等難題。但是有些單位整理過的檔案又變得混亂不堪，主要還是對檔案工作重要性認識不夠，上面要求時突擊一下，抓一次便突擊一次。檔案室又成了雜貨倉庫，文件不立卷歸檔，不及時收集，存在檔案管理是檔案部門的事的模糊認識，故而始終不能徹底解決。

一、建檔工作的幾個基本原則

第一，建以致用。資料可以為企業當好參謀，利用很重要，資料的貯存更為重要。多年來，企業積極主動去利用檔案及時提供了有效數據，主動去分析、整理檔案內容，為企業和政府提供信息，并在實際工作中，及時發現各種新問題，使“死”檔變“活”檔。

第二，整理檔案，不搞逐級匯總。在以往檔案管理中，有的地方試行逐級匯總上報，匯總檔案，以便掌握全面情況。每年形成一個綜合檔案資料，經過幾年的實踐證明，這種做法出發點是好的，但同時這種做法也帶來了一些問題。第一，檔案數據的整理分析往往需要耗費許多人力和時間去完成，是一項非常繁重的工作，每年付出的勞動在人力投入方面造成較大損失，不能換來有效的參考數據。第二，是收集數據不全，由于整理檔案不規范，數據不準確等種種原因，造成匯總后的數據出入很大，檔案數據不準確，直接影響到檔案利用效果。其三，匯總檔案額外的負擔，必然會影響到基層人員的工作積極性，在一定程度上加重了基層工作的負荷量。

第三，收集資料要“精”。從檔案收集的內容來說，從多年的實踐經驗來看，一般包括生產性有害因素及接觸人群的基本情況、生產單位的基本情況、工藝流程的基本情況等等。若把原始數據以流水賬的形式進入檔案，不分周期，不定范圍，必然會給后期的檔案分析帶來不必要的麻煩。對上述各類繁雜的數據，如何進行收集整理，必須要涉及到各類數據的收集范圍和周期問題。在確定上檔數據的周期時，要針對不同企業提出不同的要求，分別確定檔案的形式和內容，以保證建檔工作取得良好效果。對于一些監測數據多，自我監測機構，監測周期短，要將數據進行處理后(原則上按平均值計算)，按照一個地區的統一要求整理上檔。一般來說，上檔周期定為每年一次比較適宜。在確定范圍和周期的基礎上，為保證歷年數據的對比和即時分析，一定要精化所收集的各類數據，做到既不重復，又不遺漏，并力爭使每一個數據反映出一方面的情況，對各種原始資料要進行初步整理。

二、選擇適當的檔案形式

在檔案管理工作中，由于地方部門和企業所承擔的管理范圍、任務及所收集的資料、數據等方面存在著較大的差別，應該從各自的需要和實際情況出發。從幾年的實踐來看，絕不能以一套統一的檔案形式去要求不同層次的管理機構。根據各自的工作特點和資料形式，各工業企業采用全國統一檔案的形式和內容是基本可行的，但仍然需要在此基礎上加以補充和完善，確定各自適用的檔案形式和內容，使得各類有價值的資料能夠真正保存和利用起來。作為地方管理機構，由于承擔任務和管理范圍不同，所應建立的檔案形式遠比企業機構的形式要多，一定要靈活掌握，倍加重視，不斷完善，搞好本單位的檔案建設。

三、檔案的建立

要真正做好建檔工作，建立檔案是檔案管理的重要環節，必須解決好以下幾方面的問題：第一，要做好各種相應的配套工作。只有在摸清各種數據的前提下，才能夠建出比較真實的檔案來。檔案必須在搞好工作的基礎上才能建檔，因此，在建檔前必須完成各項工作任務，是一個單位工作情況的真實反映。第二，檔案工作要及時做好復核、審查、完善工作，遇到問題及時處理，完成之后確保建檔工作的總體質量。第三，要做好建檔工作中的技術指導。由于基層人員業務水平有限，為了確保建檔質量，必然會遇到各種各樣的技術問題，隨時發現和解決建檔過程中出現的具體問題，必須指定專業人員搞好技術指導。第四，搞好培訓工作。在全面開展建檔工作之前，當檔案形式確定以后，必須做到統一認識，認真培訓全體建檔人員，統一方法，統一步驟，把建檔過程中可能遇到的各種問題及其解決方法教給建檔人員，將建檔過程中的各項具體任務都落到實處，確保建檔工作的順利開展。

建立、管理和利用好檔案，有一個從實踐到理論，再到實踐的過程。它是關系到工作的百年大計，不是一時一事的問題，也是工作重要的信息資料來源。建立、管理和利用好檔案，必然會出現更多新的發展。

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學生檔案是指學校在培養學生的教育教學與管理活動中形成的，記錄和反映學生個人的基本經歷、德才能績、學習和工作表現、家庭基本信息的，以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校學生檔案主要包括：學生的高中檔案、高考報考資料、高校入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記

錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等材料。

1. 高校學生檔案的重要性

學生檔案不僅對教育和培養、管理與服務在校學生有著重要作用，而且對學生能否順利就業，甚至對學生畢業后的長遠發展也關系重大。學生檔案既是個人人事檔案的重要基礎，又是個人人生檔案的重要組成部分。

1.1 學生檔案是學生基本情況的記載和在校綜合表現的證明。學生檔案既是學生基本情況的記載，又是學生在校表現的證明，對于核查新生入學資格與確認獲取學籍，具有最直接有力的佐證作用；既是全面了解學生個人歷史的有效窗口，又是加強學生思想教育和日常管理工作的重要參考資料。

1.2 學生檔案是用人單位可信的依據與日后人事檔案的基礎。由于學生檔案材料真實地記載著學生的成長歷史、思想表現、個人素質、實踐能力、學業成績及家庭背景、社會關系等，因此，學生檔案是用人單位選擇畢業生或高校選拔新生的可信依據與重要參考，是學生就業后人事檔案的基礎材料，同時也是學校未來校友檔案的基礎信息。

2. 學生檔案工作的存在問題

2.1 各地檔案材料標準不一，差異明顯。教育部《關于高中建立學生檔案的暫行規定》（［84］教中字002號）明確了高中學生檔案材料的內容與構成，但各地依此規定而設立的建檔要求與標準卻差異明顯，有的建檔案標準系統全面、規范細致，有的卻簡單粗放。以致有的學生檔案內容全面、材料完整、填寫規范，有的學生檔案材料卻只有一、二頁紙，過于簡要、單薄，有的甚至以學生的高考電子檔案代替其中學紙質檔案。

2.2 部分人員不認真對待學生檔案。主要表現為制作檔案材料比較隨意，對學生的鑒定總結不全面、不完整，甚至只論學習不談其他，或只寫優點不寫缺點；甚至有的學生檔案材料不齊全或記錄不全面，或是填寫馬虎、潦草不清等。不少管理人員認為學生學習成績好則萬事大吉，以致平時收集和審核檔案材料不及時不認真；有的學生檔案袋既不封口也不蓋公章，或有密封袋口但不蓋公章確認；不及時向有關高校寄送大學新生的檔案。

2.3 學生對檔案不重視或太敏感。主要表現為不論學生在中學還是在大學期間，都馬虎大意不認真填寫檔案材料，或者三言兩語高度概括綜合表現，甚至用圓珠筆填寫檔案材料；部分學生對檔案太敏感，甚至不誠信對待檔案，填寫檔案時故意以偏概全或只寫優點與成績，以致檔案記錄與現實表現出入較大；自帶檔案太隨便、不妥善保管，或出于好奇將自帶檔案隨意拆開；學生在大學新生入學時不按時向學校提交檔案，畢業生就業后又常常不及時查找檔案，以致急需檔案時，難以及時，甚至無法找到。

2.4 日常管理手段不科學、不先進。主要表現為在日常工作中基本沒有應用電腦和掃描儀等現代電子設備進行管理，依然停留在傳統的手工記錄狀態；雖有電腦輔助工作，但仍以傳統手工為主，缺乏通過計算機網絡管理系統進行日常管理，以致查找不便捷、保管不齊全或保存不方便，從而難以甚至無法長久性地追溯查找。

2.5 檔案管理制度不規范、不完善。主要表現為不少地方教育行政部門，對于學生檔案的管理制度的建立健全缺乏系統性、嚴密性與科學性，以致更多的學校缺乏科學規范、系統全面的學生檔案管理制度，不少高校特別是高職院校也同樣缺少健全完善和科學嚴謹的學生檔案管理制度，工作中往往以相對隨意的臨時通知代替更注重嚴肅性和科學性的規章制度。

2.6 不重視對學生檔案的開發利用。學生檔案進到學校后，其日常利用主要表現在核查新生入學資格時審查其檔案材料，或者是當學生有突發事件或意外事故發生時或需對學生作政審時而查閱其檔案信息。這種簡單的利用，顯然與國家日益強調的素質教育和更注重因材施教的高等教育發展趨勢不適應，更沒有發揮出學生檔案對于改進教育教學工作與管理服務工作的應有作用。

2.7 用人單位基本不寄檔案回執。主要表現為用人單位在收到畢業生檔案后，因嫌麻煩或因要花錢而基本不將收檔回執寄回學校，或者是有寄回學校但沒有在寄檔回執上蓋公章或沒有經辦人簽名確認，以致事后時間一久難于追查，特別是各郵寄公司基本最多只在寄出學生檔案后的一年內提供查詢服務，之后則根本無法追查。

3. 對存在問題的解決辦法

3.1 完善學生檔案制度。為確保學生檔案管理有據可依和有章可循，省(市)教育行政部門應根據教育部、國家檔案局的相關法規，結合組織人事部門的有關要求等，出臺省（市）關于各級各類學生檔案的管理規章。就學校內部而言，應根據學生檔案管理的基本依據與相關要求，及時制定本校學生檔案管理制度，明確細分各單位各部門及相關人員的具體職責，加強精細化管理，并注重管理過程的檔案建設，以保證能及時收齊學生檔案，并確保有差錯時可以追究到相關人員的責任，并可以長久持續地查找學生檔案的去向。

3.2 及時恰當選配人員。相比于具備一定的專業、學歷、職稱與特長，實踐證明，學生檔案管理員的基本素質更強調具有高度的工作責任心和政治責任感，以及嚴謹持久的細心、耐心和恒心，否則其工作容易馬虎、粗放或者時松時緊，難于嚴格履行學生檔案管理職責。不論學生檔案是在學生處或就業中心還是在二級院系管理，或者是在學校檔案館（室）統一管理等，都應按照學生檔案管理員的基本素質要求，配備專人負責，學生數在5000人以上的最好不要搞兼職負責制，而應實行專人專職負責制。

3.3 加強檔案教育培訓。一是對專職與兼職檔案管理員加強業務培訓，就高校內部而言，主要是對輔導員和班主任等學生工作人員和教務人員就學生檔案的作用意義、內容范疇、制作要求、注意事項等進行系統培訓，以強化其制作和管理學生檔案的責任心與科學性，確保其可以正確指導和制作合格的學生檔案；就外部而言，主要是對中學和中專教務主任與班主任加強學生檔案的相關培訓。二是對廣大學生加強檔案教育，不論是在中學階段還是在大學階段，都要盡早和反復教育學生正確認識檔案的重要性，填寫基本要求與注意事項等，使其既能夠充分重視學生檔案的作用與價值，又不弄虛作假、夸大其詞或以偏概全地填寫本人檔案。

3.4 引入電腦管理系統。通過計算機網絡管理既可以大大提高管理效率，又有利于豐富學生檔案信息和拓展學生檔案管理功能。具體做法：一是引入計算機軟件公司開發成熟和應用較普遍的學生檔案管理系統，這可以簡便快捷地提高管理效率，但所需資金投入相對較大；二是結合自身工作實際，組織專業人員編寫制作學生檔案電腦管理網絡系統，這樣做所需資金相對較少，但需專業人員加強后繼維護。

3.5 加強外部督查力度。學生檔案管理工作瑣碎、繁雜、持久，其工作的開展除了靠自身的落實外，在督查指導方面主要靠專職檔案管理員對兼職人員進行內部督查，或者是依靠專職人員的自查自糾。實踐證明這并不夠，還需要加強來自外單位專業的督查指導，最好能夠推行旨在“以評促建、以評促改、評建結合”的管理制度，推行確有困難的也應加強本單位其他相關部門對學生檔案管理的督查工作，通過加強督查以保質量促發展。

3.6 分類總結開發利用。通過全面查閱學生檔案上的歷史記載，按生源地、是否獨生子女、富裕或貧困、專長或特長、城鎮或農村、性格內向或外向、不同年齡與成長經歷等，分類統計和分析其基本情況，在進行教育教學和學生日常事務管理改革時，多考慮學生檔案的相關信息，以因材施教；并可結合建立學校未來校友的檔案數據庫，以加強對日后校友資源的開發利用。

3.7 強化轉遞回復機制。鑒于學生檔案作用的長久性，為確保可以及時和長久地查找到每份學生檔案的去向，應強化檔案轉遞回復機制。具體做法：一是要求機要郵局或郵寄公司在轉遞學生檔案后的一個月內，必須向學校提供一份用人單位簽收并蓋章確認的檔案回執單，否則不支付郵費；二是及時將學生檔案轉遞去向掛在學校網站相關網頁上，告知學生憑本人學號與身份證號可登錄查詢。與此同時還可順便建立校友檔案數據庫。

4. 結語

電子檔案沒有固定的字跡，無法從筆跡上分辨其原始性，我們無法采用與紙質檔案相同的標準和方法來判斷電子檔案的原始性。由于各種原因技術水平的保管相差很大，丟失電子檔案的風險時刻存在，電子檔案要完全代替學生個人紙質檔案還需要一個漫長的進程，因此紙質檔案的原始記錄性有不可替代的作用。鑒于我國國情與社會發展的趨勢，可以預見在相當長的時期內，檔案工作包括學生檔案工作只會加強而不可能淡化。因此，加強和改進學生檔案工作依然任重而道遠。

參考文獻：

［1］楊莉.淺談高校學生檔案管理工作［J］.云南檔案，2008（1）：39-40.

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【點評】檔案機構的合理設置，是檔案工作的組織基礎，它直接關系到檔案工作的質量和效率。中小企業一定要考慮自身特點，根據需要建立適宜的檔案工作機構。在此，筆者針對現實中存在的問題，結合工作實際，就中小企業檔案管理，從中小企業建立檔案機構的職責、中小企業檔案工作的管理體制、中小企業選擇檔案分類的方法、中小企業檔案管理要符合基本程序等四個方面進行探索。

一、中小企業建立檔案機構的職責

企業內部的檔案機構，是單位檔案工作的主要承擔者。主要職責包括：貫徹執行檔案工作法律、法規和方針政策，建立健全本單位檔案工作的各項規章制度；統一管理本單位的檔案工作；對本單位及下屬單位的檔案工作進行監督和指導。檔案機構的設置既要依據相關的法規，還要考慮單位實際和檔案工作現狀、發展和檔案管理成本。

二、中小企業檔案工作的管理體制

從廣義上說，中小企業檔案工作的管理體制是指機構設置及隸屬關系、行政職權的劃分及運行等各種相關制度的總稱。從宏觀上看，主要是指國家對檔案工作進行管理的行政體制，包括管理國家檔案事務的轉移機構的設置、職能分工、運行方式等內容。而中小企業的檔案管理，屬微觀管理范疇。具體指單位對其檔案工作進行管理的內部體制，包括檔案的領導關系、檔案工作機構的設置及職責、檔案工作人員的配備等內容。

三、中小企業選擇檔案分類的方法

由于企業規模大小不一、性質不同，檔案管理分類方法也有區別。

1.年度分類法

一般來說，年度分類方法簡單易行，運用也最為廣泛，適用于組織機構界限不清、檔案數量少的中小企業單位。

2.組織機構分類法

此方法能較好地保持檔案在來源上的聯系，歸檔較準確，共同內容的文件相對集中，便于查找利用檔案，適于內部機構較穩定的中小企業單位

3.問題分類法

采用問題分類法能較好地保持檔案在來源上的聯系，集中同性質的檔案，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度，較適用于職能分工界限不清，檔案數量少的中小企業單位。