檔案管理分類方法大全11篇

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篇（1）

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國(guó)城市化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城市管理過(guò)程中形成的各類檔案增長(zhǎng)迅速，已經(jīng)成為了城管工作中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。城管檔案是指在城市管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各類形式的城市管理活動(dòng)歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項(xiàng)管理工作重要的參考與依據(jù)，也是反映城市管理水平的重要指標(biāo)之一。

1 城管檔案的重要性

城管檔案是對(duì)過(guò)去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實(shí)的城管檔案可以為機(jī)關(guān)工作提供備查依據(jù)，對(duì)城管檔案進(jìn)行調(diào)研，則可以深入挖掘城市管理工作內(nèi)在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的參考資料。隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴(kuò)，城市管理工作的難度也不斷增加，問(wèn)題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢(shì)下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國(guó)解決城市矛盾問(wèn)題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據(jù)信息來(lái)源與依據(jù)。

2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問(wèn)題

目前，我國(guó)城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來(lái)負(fù)責(zé)進(jìn)行。城管局是城市管理中負(fù)責(zé)綜合行政執(zhí)法的部門，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊(duì)”演變而來(lái)。工作內(nèi)容繁雜、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項(xiàng)次要性的工作。對(duì)城管檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足使得城管檔案工作在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)處于被動(dòng)的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。

歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)與起點(diǎn)。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過(guò)程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過(guò)程中，存在著諸多問(wèn)題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問(wèn)題較為突出的環(huán)節(jié)。

在檔案分類上，沒(méi)有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問(wèn)題，而既使用“機(jī)構(gòu)”又使用“問(wèn)題” 標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行分類是較為常見(jiàn)的問(wèn)題，這種分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對(duì)文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問(wèn)題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類中，采用級(jí)次分類法、收文發(fā)文分類法、文號(hào)分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國(guó)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

對(duì)于歸檔文件的排列問(wèn)題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間排列。但在實(shí)際的工作中，按文號(hào)排列、按問(wèn)題排列或是全部文件都按時(shí)間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。

3 歸檔整理問(wèn)題的成因分析

任何問(wèn)題的存在都有其產(chǎn)生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問(wèn)題也不例外，只有對(duì)問(wèn)題的成因進(jìn)行深入分析，才能有效的解決問(wèn)題。就城管檔案管理中的歸檔整理問(wèn)題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業(yè)水平與素質(zhì)因素，當(dāng)然，更深層的原因也與管理者對(duì)檔案工作的重視程度有關(guān)。

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類，是最能體現(xiàn)其專業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠(yuǎn)未達(dá)到專業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設(shè)有專職檔案員的部門較少，而即便在設(shè)有專職檔案員的部門，具備檔案專業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發(fā)展。長(zhǎng)時(shí)間停留在表面意義上的管理，未能達(dá)到專業(yè)化的管理水平，對(duì)城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。

城管檔案管理專業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項(xiàng)制度的建立與完善缺少了專業(yè)指導(dǎo)。如專業(yè)人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無(wú)法從單位實(shí)際出發(fā)來(lái)有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導(dǎo)致了分類方法不具體、檔案保管期限設(shè)置不合理等問(wèn)題的發(fā)生。

4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法

4.1 加強(qiáng)檔案管理專職專業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)

專職與專業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)既是兩個(gè)方面的事情，同時(shí)也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務(wù)的增多，兼職檔案員已經(jīng)無(wú)法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設(shè)立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時(shí)，專職的崗位設(shè)立也體現(xiàn)了對(duì)檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業(yè)人才的基本條件。而對(duì)于專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，要從多渠道、多方面來(lái)進(jìn)行，要從城管部門人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來(lái)進(jìn)行。單位應(yīng)投入更多的資金支持，應(yīng)提供更多的人才吸引條件，加強(qiáng)人才培訓(xùn)與平臺(tái)的提升建設(shè)，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質(zhì)、高水平的檔案管理專業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。

4.2 加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)

加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)無(wú)疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應(yīng)對(duì)《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，對(duì)實(shí)施細(xì)則要加強(qiáng)理解。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以日常工作的常用技能與常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)加強(qiáng)，要少理論性多實(shí)用性，注重實(shí)效。培訓(xùn)應(yīng)定期舉行，可以派員進(jìn)行外部培訓(xùn)，也可以在單位內(nèi)部組織，聘請(qǐng)省市檔案館的專業(yè)人士進(jìn)行指導(dǎo)講座。

4.3 制定科學(xué)合理的檔案分類方案

檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內(nèi)容，因此，制訂科學(xué)合理的檔案分類方案對(duì)于檔案歸檔整理工作來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。檔案分類方案要根據(jù)國(guó)家檔案局2006年公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來(lái)制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌。

科學(xué)合理的檔案分類方案，需要專業(yè)的檔案管理人員來(lái)完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。鑒于城管局檔案管理的專業(yè)水平，可以在檔案分類方案的制定時(shí)請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門進(jìn)行協(xié)助指導(dǎo)，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進(jìn)行。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化，其意義與價(jià)值在于為整個(gè)管理工作提供一個(gè)嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ)。城管檔案歸檔整理工作中存在的問(wèn)題，除缺乏專業(yè)的檔案管理人員外，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。

篇（2）

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2013）09-0047-01

一、分類原則與分類標(biāo)準(zhǔn)

（一）全宗內(nèi)檔案分類原則

全宗內(nèi)檔案分類總的原則是要科學(xué)、客觀、符合邏輯，能反映檔案在其管理過(guò)程中所形成的特點(diǎn)和規(guī)律。通過(guò)實(shí)踐證明，在檔案管理過(guò)程中具體的分類原則可表現(xiàn)出以下幾點(diǎn)：

1.根據(jù)檔案管理過(guò)程中全宗的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分析研究，可以選擇適當(dāng)?shù)姆诸愒瓌t和分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。能夠恰如其分地提示檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，使整個(gè)分類系統(tǒng)具有客觀性，組成一個(gè)有機(jī)的整體，系統(tǒng)反映出立檔單位的活動(dòng)面貌。

2.根據(jù)檔案管理中分類體系的構(gòu)成和應(yīng)用的邏輯性分析，遵守邏輯劃分的相關(guān)規(guī)則。一次檔案分類只能使用一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)，子類外延之和正好等于母語(yǔ)外延，子類之間必須界線清晰，不能互相交叉，類目概念應(yīng)明確。

3.分類層次簡(jiǎn)明，類目不宜過(guò)細(xì)、過(guò)多。一般來(lái)說(shuō)，類目劃分到二級(jí)至三級(jí)，使之能包容一定數(shù)量的案卷。另外，劃分類別時(shí)應(yīng)留有伸縮余地，以便隨實(shí)際需要增加或減少類別。

4.類目名稱應(yīng)含義明確，具有系統(tǒng)性，有合理的排列順序。必要時(shí)，對(duì)類目所指范圍和歸類方法應(yīng)有說(shuō)明，以保證分類的一致性。

（二）全宗內(nèi)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)

全宗內(nèi)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)主要有文件的時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式四種，每一標(biāo)準(zhǔn)下又有不同的分類方法。

1.按文件產(chǎn)生的時(shí)間分類。一是年度分類法：根據(jù)形成和處理檔案所屬年度分類。二是時(shí)期分類法：按立檔單位在發(fā)展過(guò)程中形成的不同時(shí)期（或不同階段）分類。如前、后、時(shí)期等。三是工作階段分類法：如工程檔案按設(shè)計(jì)、施工、竣工等不同階段進(jìn)行分類。

2.按文件的來(lái)源分類。一是組織機(jī)構(gòu)分類法：按立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類。二是作者分類法：按文件的作者分類。三是通信者分類法：按與立檔單位有較穩(wěn)定的來(lái)往通信關(guān)系的機(jī)關(guān)或個(gè)人分類。

3.按文件的內(nèi)容分類。一是問(wèn)題分類法：按文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題（事由）分類。二是實(shí)物分類法：按文件內(nèi)容所涉及有實(shí)物分類，如石油、糧食、煤炭、棉等。三是地域分類法：按文件內(nèi)容所涉及的地理區(qū)域分類，如湖北、湖南等。四是專業(yè)分類法：按檔案內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)分類。

二、檔案管理過(guò)程中組織全宗內(nèi)檔案的分類研究

根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀及過(guò)程研究來(lái)看，組織全宗內(nèi)檔案管理常用的分類方法可以有三種情況：即檔案管理年度分類法、檔案管理組織機(jī)構(gòu)分類法和檔案管理問(wèn)題分類法。

（一）年度分類法

所謂年度分類法是指在檔案管理中運(yùn)用的最廣泛的檔案實(shí)體分類法進(jìn)行管理，這是因?yàn)橐粋€(gè)立檔單位在一個(gè)年度內(nèi)所形成的檔案與其他情況不同，表現(xiàn)出存在著最緊密的聯(lián)系。立檔單位的工作如果以年度為單位進(jìn)行制訂計(jì)劃和進(jìn)行總結(jié)的研究，對(duì)其檔案可以按年度進(jìn)行分類，所以能夠看出這個(gè)單位逐年發(fā)展的具體情況，可以較好地維護(hù)和再現(xiàn)立檔單位活動(dòng)和檔案形成的歷史過(guò)程。另外，這種分類方法同現(xiàn)行的文書處理工作制度吻合，文書部門按年度進(jìn)行立卷和移交案卷，自然而然地把檔案分成不同類別。

1.文件上沒(méi)有標(biāo)注具體時(shí)間的，要想辦法考證分析出時(shí)間。考證方法有很多，可以根據(jù)文件的內(nèi)容、文件的制成材料、格式和文件上的各種標(biāo)記來(lái)判定檔案的準(zhǔn)確日期或大致日期。

2.專業(yè)部門的工作除了使用通用年度以外，還使用專門年度，如學(xué)年度、會(huì)計(jì)年度等。這些專業(yè)部門的檔案應(yīng)分別按通用年度和專門年度分類，其主要業(yè)務(wù)工作的檔案分類按專門年度進(jìn)行，而其他工作形成的檔案仍按通用年度進(jìn)行分類。同時(shí)，采取交叉設(shè)類的方法，如2007年度與2007-2008學(xué)年，2008年度與2008-200年，依次類推進(jìn)行交叉設(shè)類，類內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行整理。

（二）組織機(jī)構(gòu)分類法

篇（3）

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號(hào)：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

1 前言

管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)歷程的存儲(chǔ)與總結(jié),同時(shí)又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營(yíng)管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫(kù)房200平方米,擁有庫(kù)藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國(guó)電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)也提出了更高的要求,在新形勢(shì)下,強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動(dòng)力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責(zé)不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實(shí)時(shí)性很多問(wèn)題曾出不窮,已不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實(shí)施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進(jìn)的關(guān)系,實(shí)施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責(zé),提高管理效率。①一方面,實(shí)施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒(méi)有沒(méi)有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實(shí)施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動(dòng)性,整合人力和物力資源,對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,明確崗位責(zé)職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)。

3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措

電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對(duì)電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進(jìn)行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定,并把有保存價(jià)值的資源收集起來(lái)。在實(shí)際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別,把有價(jià)值的材料收集到檔案庫(kù)中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項(xiàng)重要的生產(chǎn)活動(dòng)和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準(zhǔn)確的記錄下來(lái),以便于檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制,檔案管理部門要常規(guī)性的對(duì)各部門進(jìn)行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級(jí)的檔案分類數(shù)據(jù)庫(kù)。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機(jī)制,對(duì)檔案分類的范圍、時(shí)間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營(yíng)銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時(shí)間段運(yùn)營(yíng)情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實(shí)好崗位責(zé)任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標(biāo)與規(guī)范,建立健全檔案保管標(biāo)準(zhǔn)與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化要求,把檔案的立卷、標(biāo)題、目錄、時(shí)間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對(duì)管理員的工作進(jìn)行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機(jī)制,把各項(xiàng)工作落實(shí)到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實(shí)施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫(kù)前要掌握庫(kù)存情況,在檔案的保管過(guò)程中,要發(fā)動(dòng)員工的力量進(jìn)行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作。在管理人員調(diào)動(dòng)或離任前,必須對(duì)其所承擔(dān)的保管任務(wù)進(jìn)行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動(dòng)和離任手續(xù),最大限度的保護(hù)檔案資料。第三,要把檔案管理與績(jī)效掛鉤,對(duì)檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級(jí)等切身利益相聯(lián)系。

3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實(shí)的基礎(chǔ),對(duì)電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)服務(wù)才是檔案管理的最終目標(biāo)。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過(guò)閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營(yíng)歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)改進(jìn)與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級(jí)手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負(fù)責(zé),杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機(jī)制,樹立服務(wù)意識(shí),最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時(shí),要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機(jī)制,取長(zhǎng)補(bǔ)短,不斷對(duì)自身的檔案管理進(jìn)行完善。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之,在新形勢(shì)下,強(qiáng)化電力企業(yè)的檔案管理,對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實(shí)施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實(shí)抓好檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用等四個(gè)環(huán)節(jié),使之既相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻(xiàn)

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[3]黃磊.檔案質(zhì)量管理體系的構(gòu)建研究[J].山東大學(xué)學(xué)報(bào),2010,(04):20-22.

篇（4）

當(dāng)我國(guó)引入現(xiàn)代化管理的模式與先進(jìn)理念之后，無(wú)論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過(guò)對(duì)人力資源管理的重視與普遍運(yùn)用，逐漸開(kāi)始意識(shí)到了檔案管理的重要價(jià)值與功能取向。一方面，在不斷的實(shí)施檔案管理的改革；另一方面，也在進(jìn)行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對(duì)當(dāng)前檔案管理所面對(duì)的新情況，對(duì)其配套的歸檔整理分類問(wèn)題及提升效率的技巧進(jìn)行具體探討。

1 檔案管理歸檔整理分類解析

1、內(nèi)涵

不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機(jī)密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來(lái)看，它的價(jià)值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運(yùn)用，以及按照管理程序進(jìn)行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓(xùn)，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個(gè)專門化的職能。

2、原t

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準(zhǔn)性、規(guī)范性。比如，精準(zhǔn)性中，要求分類標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)的簡(jiǎn)化、細(xì)則的清晰；再如，針對(duì)具體檔案中的材料、價(jià)值的差異分析、等級(jí)劃分，保管組織單位在不同種類中的對(duì)應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運(yùn)用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個(gè)方面，也需要與之相匹配的精準(zhǔn)性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性等。

3、注意事項(xiàng)

根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗(yàn)分析，應(yīng)該注重在這個(gè)方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過(guò)方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡(jiǎn)化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動(dòng)檔案管理功能與價(jià)值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進(jìn)一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。

2 檔案管理歸檔整理分類技巧

1、以整理程序?yàn)闇?zhǔn)

一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個(gè)層面，在整理過(guò)程中，可以按照設(shè)計(jì)文件、文字材等進(jìn)行進(jìn)一步的項(xiàng)、子項(xiàng)方面的劃分，這樣在劃分中形成一個(gè)制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國(guó)的相關(guān)法律要求，設(shè)計(jì)出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對(duì)方法的運(yùn)用，以及技能的熟練性。具體來(lái)看，整理分類程序相對(duì)簡(jiǎn)單，重點(diǎn)是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對(duì)應(yīng)部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個(gè)密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學(xué)歸檔文件的整理分類為例，一是對(duì)其進(jìn)行收集，如在文字材料、設(shè)計(jì)文件的大類下，進(jìn)一步從子項(xiàng)的外部、內(nèi)部、會(huì)議，以及次子項(xiàng)等進(jìn)行一一的對(duì)應(yīng)收集、整理，再進(jìn)行對(duì)應(yīng)的整理、分類。再如，對(duì)于人事檔案的整理分類，就可以按照時(shí)間、職能、級(jí)別等進(jìn)行劃分，然后，進(jìn)一步整理、分類。總之，不同的檔案管理對(duì)象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅(jiān)持簡(jiǎn)化原則等。

2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對(duì)待

現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對(duì)待。

（1）紙質(zhì)檔案

針對(duì)紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進(jìn)行一些簡(jiǎn)化，在化繁為簡(jiǎn)之后，先進(jìn)行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來(lái)的基本分類，進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分類。這個(gè)方面沒(méi)有必要花費(fèi)更多的功夫。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過(guò)電子檔轉(zhuǎn)化的過(guò)程，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細(xì)化、簡(jiǎn)化，保證其完整性、有效性、精準(zhǔn)性即可；盡可能減少勞動(dòng)要素中的資源浪費(fèi)。

（2）電子檔案

針對(duì)電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個(gè)方面，重點(diǎn)應(yīng)該放置在對(duì)于相關(guān)軟件的專業(yè)知識(shí)與操作技能的訓(xùn)練，并做好技術(shù)性的安保措施。

3、技巧與方法說(shuō)明

（1）以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率

技巧與方法的使用，應(yīng)該與效率結(jié)合起來(lái)。無(wú)論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)的文件流向、流量進(jìn)行歸檔率的計(jì)算，并針對(duì)性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個(gè)方面，可以透過(guò)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)、運(yùn)用頻率進(jìn)行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢(shì)圖譜進(jìn)行進(jìn)一步的歸檔率提升。

（2）透過(guò)職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項(xiàng)目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機(jī)構(gòu)、編制、職能設(shè)計(jì)出具體的方案，從而讓機(jī)構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的整理分類，提高效率。

（3）以“主體”為旨?xì)w的歸檔法

所謂以主體為旨?xì)w，指的是在從機(jī)構(gòu)或組織團(tuán)體本身出發(fā)。比如，以學(xué)校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過(guò)“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則，盡可能從其功能、價(jià)值、應(yīng)用方向，進(jìn)行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進(jìn)行劃分，有助于提升針對(duì)性，提高工作效率。

（4）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行，提高整理質(zhì)量

行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)向的直接指向是整理質(zhì)量問(wèn)題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國(guó)家管理規(guī)范、條例、細(xì)則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價(jià)值、分別立卷，還需要注意時(shí)間性、秘密性與非機(jī)密性等。

（5）歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合

目前來(lái)看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對(duì)；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運(yùn)用好計(jì)算機(jī)文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個(gè)方面可以推薦使用南大之星軟件，因?yàn)樗谀壳暗臋n案管理中的運(yùn)用反響較好，也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。

3 結(jié)束語(yǔ)

由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過(guò)程，所以，可以透過(guò)對(duì)相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進(jìn)作用。具體來(lái)看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應(yīng)。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說(shuō)的五個(gè)提高質(zhì)量與效率的方法進(jìn)行進(jìn)一步整理水平提升。

參考文獻(xiàn)

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篇（5）

由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標(biāo)準(zhǔn)，必須通過(guò)各種形式，加強(qiáng)他們對(duì)新檔案法的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺(jué)性、責(zé)任心，必須加強(qiáng)檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識(shí)的專業(yè)人才，才能完成這項(xiàng)艱巨而重大的任務(wù)。

2辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點(diǎn)，其內(nèi)容有針對(duì)性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長(zhǎng)。對(duì)于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時(shí)效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對(duì)于整理過(guò)程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進(jìn)行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計(jì)劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對(duì)于管理易發(fā)生的錯(cuò)誤。辦公室文件最大的特點(diǎn)是其有機(jī)聯(lián)系性強(qiáng)，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理

業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)是零散、量大，其特點(diǎn)的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計(jì)細(xì)節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢(shì)就立刻顯現(xiàn)出來(lái)。分類概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問(wèn)題的個(gè)人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問(wèn)題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進(jìn)行分類，且民生問(wèn)題涉及安全性文件量低，主要以個(gè)人或全體檔案調(diào)用為主。立卷簡(jiǎn)易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細(xì)致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來(lái)來(lái)看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因?yàn)槿藛T不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標(biāo)題也可擬寫，幾個(gè)字就行，如勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)、招工表、大學(xué)生報(bào)到卷、某某科室員工信息等，不存在爭(zhēng)議問(wèn)題。

4加強(qiáng)信息化管理

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類帶來(lái)了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，實(shí)施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來(lái)，減少對(duì)檔案材料的磨損，延長(zhǎng)檔案壽命，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來(lái)更加方便。

5人力資源和社會(huì)保障管理

檔案管理的其他思索對(duì)于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國(guó)家應(yīng)及時(shí)出臺(tái)一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺(tái)相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，加強(qiáng)檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細(xì)則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應(yīng)專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。

篇（6）

1.1數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)概述

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是一種基于統(tǒng)計(jì)學(xué)、人工智能等等技術(shù)基礎(chǔ)上，能夠自動(dòng)分析原有數(shù)據(jù)，從而做出歸納整理，并對(duì)其潛在的模式進(jìn)行挖掘的決策支持過(guò)程，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是從一系列復(fù)雜的數(shù)據(jù)中提取人們需要的潛在性信息。

1.2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法

二十世紀(jì)末，計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)產(chǎn)生。其一般用到的方法有：（1）孤立點(diǎn)分析。孤立點(diǎn)分析法主要用于對(duì)于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對(duì)象中，對(duì)其價(jià)值聯(lián)系進(jìn)行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點(diǎn)的數(shù)據(jù)，對(duì)需要解讀的數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別。（4）關(guān)聯(lián)性分析。關(guān)聯(lián)性分析方法是對(duì)指定數(shù)據(jù)中出現(xiàn)頻繁的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘。（5）序列分析。與關(guān)聯(lián)性分析法一樣，由數(shù)據(jù)之間內(nèi)在的聯(lián)系得出潛在的關(guān)聯(lián)。

1.3計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的形式分析

計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)在使用過(guò)程中，收集到的數(shù)據(jù)不同，數(shù)據(jù)收集的方法也就不同。在對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行形式分析的時(shí)候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關(guān)規(guī)則形式。

2計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理

系統(tǒng)中的應(yīng)用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，能夠?qū)㈦[藏的信息挖掘出來(lái)并進(jìn)行總結(jié)和利用，運(yùn)用到檔案管理中來(lái)，在充分發(fā)揮挖掘技術(shù)作用的同時(shí)，極大的提高了檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中，一般用到的方法為：

2.1收集法

該方法在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，建立對(duì)已知數(shù)據(jù)詳細(xì)描述的概念模型。然后將每個(gè)測(cè)試的樣本與此模型進(jìn)行比較，若有一個(gè)模型在測(cè)試中被認(rèn)可，就可以以此模型對(duì)管理的對(duì)象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查并將答案輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。在該數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)客戶的回答進(jìn)行具體屬性描述，當(dāng)有新的回答內(nèi)容輸入的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時(shí)，提高了檔案管理的效率。

2.2保留法

該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過(guò)程。對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，發(fā)展一個(gè)新的客戶的成本要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于留住一個(gè)來(lái)客戶的成本。在客戶保留的過(guò)程中，對(duì)客戶檔案流失原因的分析至關(guān)重要，因此，采用挖掘技術(shù)對(duì)其進(jìn)行分析是必要的。2.3分類法通過(guò)計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類，按照不同的性質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，將所有相似或相通的檔案進(jìn)行整理，在人們需要的時(shí)候，能夠快速的被提取出來(lái)，提高了檢索的效率和分類的專業(yè)性。

3檔案管理引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的必要性

計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現(xiàn)在：

3.1對(duì)檔案的保護(hù)更全面

一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時(shí)間不斷增加，其年代感加強(qiáng)，意義和價(jià)值增大。相應(yīng)的，利用的頻率會(huì)隨著利用的價(jià)值增加，也更容易被損壞從而導(dǎo)致檔案信息壽命折損，此外，管理不當(dāng)造成泄密，使檔案失去了原本的利用價(jià)值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術(shù)的運(yùn)用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。

3.2提升檔案管理的質(zhì)量

在檔案信息管理系統(tǒng)中引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息管理打破了傳統(tǒng)的模式，通過(guò)挖掘技術(shù)，對(duì)管理的模式有了極大的創(chuàng)新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時(shí)間和精力更加豐富，在對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)方面也就更加注意，同時(shí)也加快了對(duì)檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理的速度，提升檔案管理的整體質(zhì)量。

4結(jié)語(yǔ)

綜上所述，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)涉及的內(nèi)容很廣，對(duì)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，使得各行各業(yè)的發(fā)展水平得到了很大的提高，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶動(dòng)社會(huì)發(fā)展模式的創(chuàng)新。在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時(shí)，也需要檔案信息管理人員在進(jìn)行檔案信息管理的時(shí)候，能合理利用計(jì)算機(jī)信息挖掘技術(shù)，在提高工作效率的同時(shí)，促進(jìn)管理模式的不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)時(shí)展的要求。

作者:莫德強(qiáng) 李曉輝 王林 單位:中國(guó)白城兵器試驗(yàn)中心

篇（7）

中圖分類號(hào)：G271 文章編號(hào)：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131

水利工程施工建設(shè)檔案是保證水利工程質(zhì)量安全和可維護(hù)性的重要參考資料，所以水利工程施工建設(shè)檔案管理工作一直以來(lái)都是承建單位在施工建設(shè)中的重要內(nèi)容。某工程渠道長(zhǎng)68.46km，設(shè)計(jì)引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標(biāo)段長(zhǎng)5.848km（樁號(hào)4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區(qū)，施工復(fù)雜度高，地質(zhì)條件復(fù)雜。在建設(shè)過(guò)程中參與單位眾多，包含了勘察設(shè)計(jì)單位、承建單位、材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理單位等，工程資料類型眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以對(duì)于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對(duì)于工程的開(kāi)展與后期的維護(hù)具有非常重要的意義。

1 檔案管理工作的內(nèi)容

1.1 檔案管理組織

檔案管理要有獨(dú)立的辦公室和專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應(yīng)用要求，配置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等。檔案管理人員要具備檔案專業(yè)管理技術(shù)資格，熟悉水利工程施工建設(shè)全過(guò)程業(yè)務(wù)的開(kāi)展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監(jiān)督。

檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統(tǒng)計(jì)制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項(xiàng)目的個(gè)體單位，設(shè)立檔案保管期、責(zé)任人和工作節(jié)點(diǎn)目標(biāo)。檔案管理經(jīng)費(fèi)由各項(xiàng)目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算中。

建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進(jìn)度和施工質(zhì)量控制同步；（3）單元工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗(yàn)收的部分工程檔案，在十日內(nèi)必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。

1.2 檔案管理整理、分類與歸檔

檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。在水利工程施工建設(shè)開(kāi)始前，就要收集工程開(kāi)工建設(shè)的有關(guān)資料，其中包括施工技術(shù)資料、材料與設(shè)備資料、質(zhì)量評(píng)定與驗(yàn)收資料等。施工建設(shè)過(guò)程中，要及時(shí)對(duì)文件的施工圖、施工合同、施工規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行收集，保證文件材料與施工進(jìn)度同步。檔案的保存形式多種多樣，對(duì)于紙質(zhì)文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續(xù)完備。電子資料要進(jìn)行備份，可采用刻盤等方式進(jìn)行保管。標(biāo)注的案卷名稱要簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確，目錄編制規(guī)范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據(jù)水利工程施工建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進(jìn)度控制資料檔案、質(zhì)量控制黨刊、施工管理檔案、生產(chǎn)控制檔案等。

要求工程建設(shè)的參與單位各職能部門要按時(shí)、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據(jù)施工需要調(diào)取檔案時(shí)要建立嚴(yán)格的審批制度，按照用戶需求移交有關(guān)工程檔案。使用完畢后，要及時(shí)歸還。工程檔案的收集與整理要根據(jù)工程節(jié)點(diǎn)設(shè)置考核辦法，保證完成各節(jié)點(diǎn)的檔案整編目標(biāo)。

1.3 檔案后期管理

檔案從工程部門接收后到檔案室要進(jìn)行檔案的保存與統(tǒng)計(jì)，保存時(shí)要在檔案柜架上清晰的標(biāo)出檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統(tǒng)一間距，檔案數(shù)量要與目錄數(shù)量相吻合，定期進(jìn)行檔案檢查，落實(shí)三防工作，保證檔案的保管安全性。

檔案利用時(shí)要根據(jù)目錄進(jìn)行檔案定位，在信息化檔案管理過(guò)程中，可通過(guò)軟件系統(tǒng)通過(guò)關(guān)鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對(duì)水利工程施工建設(shè)過(guò)程中的重要事記、科研成果、基礎(chǔ)資料等進(jìn)行匯編，使檔案更加規(guī)范，做到能夠合理開(kāi)發(fā)和利用。

目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經(jīng)成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級(jí)目錄、檔案簡(jiǎn)介等建立數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔的電子文件直接存儲(chǔ)在服務(wù)器中，建立雙活數(shù)據(jù)中心，保證電子文件的安全性和7*24小時(shí)可利用性。

2 檔案管理評(píng)價(jià)

2.1 評(píng)價(jià)方法

檔案管理評(píng)價(jià)是以《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》和《水利工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等文件為依據(jù)，根據(jù)水利工程施工建設(shè)項(xiàng)目的具體情況建立檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，擬定評(píng)價(jià)閾值、指標(biāo)等參數(shù)，并采用層次分析的方法M行綜合評(píng)價(jià)。層次分析結(jié)構(gòu)可劃分為三個(gè)層次結(jié)構(gòu)，包括目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層。其中目標(biāo)層A作為檔案管理的綜合評(píng)價(jià)，準(zhǔn)確層B1為檔案管理組織機(jī)構(gòu)，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標(biāo)層是以實(shí)際情況確定管理指標(biāo)，Cij（i，j=1，2，…，n），指標(biāo)內(nèi)容包括：檔案管理組織機(jī)構(gòu)下分的管理機(jī)構(gòu)人員、檔案管理設(shè)施、檔案管理制度、檔案管理經(jīng)費(fèi)、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準(zhǔn)確性、文件材料的系統(tǒng)性、歸檔與移交、節(jié)點(diǎn)目標(biāo)完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統(tǒng)計(jì)、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化等。

2.2 指標(biāo)系數(shù)

指標(biāo)系數(shù)依據(jù)檔案管理工作檢查過(guò)程中的實(shí)際情況，以及管理規(guī)范文件的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，采用了等間距分級(jí)法確定系數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)價(jià)指標(biāo)與分值如表1所示：

檔案管理的評(píng)價(jià)方法與指標(biāo)系數(shù)對(duì)某工程渠道的檔案管理工作進(jìn)行權(quán)重分析，得到檔案管理綜合評(píng)價(jià)指數(shù)G=0.92，評(píng)價(jià)為優(yōu)良；準(zhǔn)則層中檔案管理組織結(jié)構(gòu)G1=0.89，評(píng)價(jià)為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評(píng)價(jià)為優(yōu)良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評(píng)價(jià)為優(yōu)良。

3 結(jié)語(yǔ)

水利工程施工建設(shè)檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設(shè)順利完成，而且是竣工后的維護(hù)與保養(yǎng)的重要參考依據(jù)。所以作為水利施工企業(yè)在進(jìn)行水利工程建設(shè)時(shí)，必須要完善檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理水平，保證所建設(shè)的水利工程有檔可查、有據(jù)可依。

參考文獻(xiàn)

篇（8）

經(jīng)年累月的管理工作中，各個(gè)崗位開(kāi)展的工作都與辦公室檔案有著密切聯(lián)系。從現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的狀況來(lái)看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展形式下的需要，導(dǎo)致各方面工作在進(jìn)展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進(jìn)企業(yè)健康積極發(fā)展。

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對(duì)企業(yè)中的人員情況與事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號(hào)合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時(shí)效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案定期進(jìn)行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

不管企業(yè)從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因?yàn)槭艿讲粩喔碌目茖W(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過(guò)渡中存在諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（一）檔案管理人員認(rèn)識(shí)程度不足。因?yàn)檗k公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與時(shí)代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時(shí)吸收新的管理手段與策略。同時(shí)由于管理從業(yè)人員缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識(shí)，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會(huì)存在諸多缺陷。在實(shí)際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達(dá)不到應(yīng)有高度，那么極有可能會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程不相符。社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對(duì)檔案管理工作的精密性要求也越來(lái)越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。為了迎合社會(huì)發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時(shí)代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無(wú)法真正貼合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要。在具體管理中不能運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備對(duì)檔案歸類與云端儲(chǔ)存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無(wú)法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲(chǔ)存中還會(huì)出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時(shí)效性的文件要求進(jìn)行自動(dòng)化管理。企業(yè)引進(jìn)管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費(fèi)，在實(shí)際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費(fèi)有限。

三、完善辦公室檔案管理工作的對(duì)策

在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進(jìn)資源共享，對(duì)存在的不足加以改進(jìn)與完善。（一）增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，不斷汲取先進(jìn)的管理方法，增強(qiáng)自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時(shí)代與企業(yè)未來(lái)發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門工作效益，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類，優(yōu)化管理工作。針對(duì)機(jī)密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。（二）踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。檔案管理工作量越來(lái)越大，行業(yè)分工也越來(lái)越細(xì)致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲(chǔ)存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法，將計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機(jī)制體系，進(jìn)而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過(guò)不同形式的文件增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。企業(yè)中的各個(gè)管理部門同時(shí)還能打破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案文件的云端共享，方便調(diào)用與儲(chǔ)存，以此種方式來(lái)提高檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值，并且不斷豐富檔案管理工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的數(shù)字化，企業(yè)應(yīng)該將其作為重點(diǎn)工作來(lái)抓，也只有這樣，才能迎合時(shí)展需求，推動(dòng)企業(yè)走在時(shí)代的前端，在同行業(yè)中站穩(wěn)腳跟。

四、結(jié)語(yǔ)

為了有效發(fā)揮辦公室檔案管理工作的重要作用，企業(yè)應(yīng)在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開(kāi)展。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質(zhì)，提高專業(yè)技能水平，汲取先進(jìn)管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化、創(chuàng)新化，促進(jìn)資源共享，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐。

作者:李軍 單位:萊州市婦幼保健院

【參考文獻(xiàn)】

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一、文書檔案管理工作的特點(diǎn)及重要性

（一）文書檔案管理的特點(diǎn)

1.保密性：因?yàn)闄n案涉及的信息量特別大，大部分都是對(duì)一些重要信息進(jìn)行歸檔。其中不少信息在一定時(shí)期和階段是不宜公開(kāi)的，特別涉及到一些核心機(jī)密更有嚴(yán)格的規(guī)定和要求，所以檔案管理工作具有保密性。

2.安全性：檔案管理工作無(wú)小事。無(wú)論是在檔案的查閱使用上，還是在建立檔案的過(guò)程中，都需要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度并不折不扣地執(zhí)行，才能確保它的完整和安全。

（二）文書檔案管理的重要性

1.為企業(yè)或單位正確決策提供經(jīng)驗(yàn)或借鑒

由于檔案中所記錄的內(nèi)容都是是人們走過(guò)來(lái)留下的腳印，是對(duì)歷史的客觀記載和反映，既包括發(fā)展過(guò)程的優(yōu)秀成果和成功經(jīng)驗(yàn)，也有對(duì)往事的深刻反省和教訓(xùn)。但“溫故而知新”，“前事不忘，后事之師”。這就為企業(yè)或單位決策提供了很好的經(jīng)驗(yàn)或借鑒，避免再走彎路或少走彎路。

2.為企業(yè)或單位繼往開(kāi)來(lái)提供條件

任何企業(yè)或單位的發(fā)展都有它自身的過(guò)程和規(guī)律，有它的連貫性和延續(xù)性，需要承前啟后、繼往開(kāi)來(lái)。文書檔案管理工作為企業(yè)或單位的發(fā)展提供了最完善的系統(tǒng)資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定科學(xué)發(fā)展的最好參考資料和基礎(chǔ)。

二、文書檔案整理保管方法創(chuàng)新的必要性

目前的檔案整理與保管工作勢(shì)必要順應(yīng)時(shí)代的要求。因?yàn)楝F(xiàn)階段保管與整理的方法還相對(duì)落后，這樣就使得工作的效率偏低。同時(shí)，在經(jīng)濟(jì)體制改革的大背景下，文書檔案的整理與保管工作所面臨的諸多問(wèn)題暴漏無(wú)疑。所以整理與保管方法的變革與創(chuàng)新就是新的趨勢(shì)。

（一）現(xiàn)代管理技能必須得到有效應(yīng)用

社會(huì)進(jìn)人了信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求各項(xiàng)工作都適應(yīng)其內(nèi)外環(huán)境。在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)社會(huì)里，文書檔案的管理方法若能和飛速發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)有效的結(jié)合，勢(shì)必會(huì)提高工作的效率，達(dá)到預(yù)期的效果。在對(duì)文書檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，需要注意采取合適的辦法給檔案進(jìn)行分類處理，并充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以此來(lái)提高工作效率。而且，將現(xiàn)代檔案管理技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理工作中，也是未來(lái)文書檔案發(fā)展的主要方向。

（二）現(xiàn)代整理手段必須得到有效應(yīng)用

就日前來(lái)看，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大的提升了工作的效率，文書檔案的整理與保管工作也不例外。這項(xiàng)工作中對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用較以前來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)重大的突破。打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案的整理方法，避免了工作強(qiáng)度大，效率低的缺陷。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行整理就會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。

三、如何做好文書檔案的整理工作

（一）分類方法

文書檔案工作中最常見(jiàn)的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問(wèn)題分類法。

1.年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度，是通過(guò)將全宗內(nèi)的所有文書檔案按照時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐步區(qū)分，通過(guò)形成年限逐次排開(kāi)。運(yùn)用年度分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進(jìn)行歸納，并且注明其形成的實(shí)踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時(shí)也是在當(dāng)前實(shí)際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。

2.組織機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

3.問(wèn)題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。

（二）檔案裝訂

檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一般說(shuō)來(lái)，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復(fù)和請(qǐng)示可以合并歸成一件，如果頁(yè)數(shù)太多當(dāng)然可以分成兩件或者多件。

（三）檔號(hào)章與頁(yè)碼編寫

檔案管理中章與頁(yè)碼編寫是最細(xì)微繁瑣的上作之一，頁(yè)碼編號(hào)的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應(yīng)當(dāng)加印檔號(hào)章，檔號(hào)章上填寫檔案內(nèi)容，內(nèi)容包括檔案號(hào)碼、所屬年份、機(jī)構(gòu)代號(hào)、問(wèn)題代號(hào)、保管時(shí)限、館編件號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案號(hào)碼的填寫，按照分類標(biāo)準(zhǔn)的不同，檔案號(hào)碼要從分類、保管時(shí)限的低級(jí)順序向高級(jí)順序依次進(jìn)行。

四、如何做好文書檔案的信息保管工作

通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應(yīng)用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時(shí)間按照批次處理。當(dāng)然進(jìn)行這種方法的時(shí)間比較靈活，可以根據(jù)工作的進(jìn)度來(lái)實(shí)施，可以隨時(shí)辦理，不局限于哪個(gè)月或者哪天。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納人索引表，其中包括文件責(zé)任人、內(nèi)容、種類等等。這個(gè)過(guò)程可以有主要和次要之分。按照一定規(guī)范要求給每個(gè)詞條打分，把其余的詞條錄人到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，歸之為自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，形成后各建詞表。其次，根據(jù)不同的要求，對(duì)文書檔案的文件格式進(jìn)行不同的設(shè)置。

五、結(jié)論

新時(shí)期企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高與簡(jiǎn)單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進(jìn)程。因此，相關(guān)工作人員必須提高工作意識(shí)，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投人實(shí)踐。充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源。把新時(shí)期文書檔案的整理與保管工作推向新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

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知識(shí)服務(wù)檔案管理模式是運(yùn)用知識(shí)編碼實(shí)現(xiàn)檔案的歸類、整理，最終實(shí)現(xiàn)制度確定的一種方式[1]。在知識(shí)服務(wù)檔案管理模式中主要是以知識(shí)服務(wù)為根本，從而根據(jù)用戶和顧客的需求創(chuàng)新信息服務(wù)分類，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)效益，以不斷的提高檔案管理的質(zhì)量[2]。知識(shí)服務(wù)檔案管理與傳統(tǒng)模式相比較，其在內(nèi)涵上更加側(cè)重的是實(shí)現(xiàn)資源分類，服務(wù)管理[3]。

2 從價(jià)值出發(fā)分析知識(shí)服務(wù)檔案管理模式

2.1 具有提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)值

從價(jià)值出發(fā)確定知識(shí)服務(wù)檔案管理模式具有提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)值。就當(dāng)前我國(guó)企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)展而言，為適應(yīng)知識(shí)型市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式，以服務(wù)為根本的企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力優(yōu)化具有重要的價(jià)值，也成為企業(yè)和機(jī)構(gòu)創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵。而應(yīng)用知識(shí)服務(wù)檔案管理模式使得企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中利用知識(shí)服務(wù)的原則，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的開(kāi)展和優(yōu)化，促進(jìn)了各個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接，并且更好的為顧客提供了服務(wù)條件，在企業(yè)核心運(yùn)轉(zhuǎn)、流程銜接上具有重要的意義[4]。因此，具有提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)值。

2.2 具有提升檔案工作領(lǐng)導(dǎo)位置的價(jià)值

從企業(yè)發(fā)展價(jià)值上來(lái)看，知識(shí)服務(wù)檔案管理模式具有提升檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)位置的價(jià)值。企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中需要在檔案信息的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)、營(yíng)銷、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)操作。知識(shí)型服務(wù)檔案管理模式以需求分類為基礎(chǔ)原則，實(shí)現(xiàn)檔案的后臺(tái)切換和分類，從而充分的發(fā)揮了檔案在企業(yè)管理中的輔助價(jià)值，進(jìn)一步奠定了檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的領(lǐng)導(dǎo)地位，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了保障。因此，知識(shí)服務(wù)檔案管理模式具有提升檔案工作領(lǐng)導(dǎo)位置的價(jià)值。

2.3 具有優(yōu)化公共檔案管理理念的價(jià)值

知識(shí)服務(wù)檔案管理模式以企業(yè)發(fā)展為基礎(chǔ)，在我國(guó)企業(yè)管理中被廣泛的應(yīng)用。但是，近幾年隨著我國(guó)資本經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的確定，國(guó)家公共管理機(jī)構(gòu)也面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，一些機(jī)構(gòu)還存在著外來(lái)侵占和替代品競(jìng)爭(zhēng)的劣勢(shì)。因此，在此背景下企業(yè)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式的應(yīng)用和推廣為我國(guó)公共檔案管理發(fā)展理念的完善奠定了基礎(chǔ)。我國(guó)公共檔案管理能夠根據(jù)企業(yè)知識(shí)服務(wù)檔案管理實(shí)施內(nèi)部檔案管理理念改革，最終實(shí)現(xiàn)公共檔案管理知識(shí)積累、組織構(gòu)建，系統(tǒng)框架完善等。因此，從價(jià)值角度出發(fā)發(fā)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式具有優(yōu)化公共檔案管理理念的價(jià)值。

3 基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式推廣應(yīng)用對(duì)策

3.1 以理念為基礎(chǔ)，以模式為根本，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新應(yīng)用

針對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案管理模式的應(yīng)用對(duì)其實(shí)施優(yōu)化。首先，以知識(shí)服務(wù)理念為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式應(yīng)用創(chuàng)新。在知識(shí)服務(wù)檔案管理模式的實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中必須明確知識(shí)服務(wù)的“服務(wù)”理念，從而在此基礎(chǔ)上不斷的對(duì)檔案實(shí)施創(chuàng)新組織，提高應(yīng)用的靈活性。其次，以檔案管理模式為根本，實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)用。就當(dāng)前我國(guó)檔案管理模式框架為主，增加知識(shí)服務(wù)檔案應(yīng)用框架，利用信息技術(shù)手段和多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息層次分類，完成檔案的自主生成、歸檔、控制。

3.2 以發(fā)展為需求，以行業(yè)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新制度

基于知識(shí)服務(wù)檔案管理模式制度創(chuàng)新主要是以企業(yè)發(fā)展為需求，以行業(yè)發(fā)展為基礎(chǔ)，從而結(jié)合行業(yè)市場(chǎng)發(fā)展前景和發(fā)展需求創(chuàng)新其應(yīng)用制度。例如，在制度創(chuàng)新的過(guò)程中創(chuàng)建檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)新，以業(yè)務(wù)拓展檔案、業(yè)務(wù)市場(chǎng)檔案為根本分類，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案服務(wù)制度，從而為企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。此外，在知識(shí)服務(wù)檔案管理應(yīng)用創(chuàng)新制度的過(guò)程中還可以通過(guò)根據(jù)檔案材料，檔案信息主次等制定檔案風(fēng)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)制度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作和檔案查閱工作的服務(wù)效率優(yōu)化，促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展。

3.3 以水平為原則，以方法為依托，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理

篇（11）

1.1 知識(shí)經(jīng)濟(jì)下檔案信息分類問(wèn)題

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，我國(guó)已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這對(duì)我國(guó)地質(zhì)科技檔案管理內(nèi)涵或外延的發(fā)展有著很好的促進(jìn)作用，同時(shí)，當(dāng)今時(shí)代下的信息能夠以檔案形式進(jìn)行儲(chǔ)存，其存在的價(jià)值以及對(duì)社會(huì)的影響都非常重要，并且?n案是將人類的知識(shí)結(jié)晶與信息相結(jié)合的產(chǎn)物，也是對(duì)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r的一種反映。此外，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下對(duì)檔案駕駛進(jìn)行評(píng)估時(shí)，往往以檔案信息的含量為主要參照，同時(shí)，檔案信息的載體形式也有所變化，通常情況下，信息的載體一般包括機(jī)讀、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面，并且在科技迅速發(fā)展的今天，新型的載體技術(shù)仍在不斷的出現(xiàn)，我們可以根據(jù)檔案信息的不同選擇合適的儲(chǔ)存方式進(jìn)行信息保存。這種以檔案信息內(nèi)用屬性來(lái)對(duì)檔案的外延進(jìn)行劃分的方式，使得檔案的分類更加的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而建立一套系統(tǒng)化的檔案的分類體系，對(duì)實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的現(xiàn)代化具有十分重要的作用。

1.2 檔案管理中先進(jìn)設(shè)備引入問(wèn)題

在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的前提下，我國(guó)地質(zhì)科技方案管理工作也受到重要影響，但是，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)的指導(dǎo)作用的，只有先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)才能保障經(jīng)濟(jì)時(shí)代快速穩(wěn)定的發(fā)展，檔案管理工作也是一樣，我們只有加強(qiáng)對(duì)管理工作所需的先進(jìn)技術(shù)設(shè)備引入，才能更好地保證地質(zhì)科技檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。目前，國(guó)內(nèi)的檔案管理工作中，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為中心進(jìn)行管理工作，另外在檔案的保管方面采用的是微縮技術(shù)，這些對(duì)我國(guó)現(xiàn)代的檔案管理工作有著十分重要的作用。正是由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、光盤、多媒體等先進(jìn)技術(shù)在國(guó)內(nèi)的廣泛推廣與應(yīng)用，使得我國(guó)的地質(zhì)科技檔案管理工作正在逐漸步入現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。

1.3 知識(shí)經(jīng)濟(jì)下檔案管理思想問(wèn)題

雖然先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)時(shí)代快速發(fā)展的重要因素，但是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展所帶來(lái)的產(chǎn)物并不是只有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，它還為人們的生產(chǎn)發(fā)展帶來(lái)更先進(jìn)的管理思想和方法。人們?cè)趯?duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，要注重一定的管理方法，管理人員要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)檔案實(shí)施開(kāi)放管理的措施，但是要保證工作必須在依法治檔的前提下進(jìn)行，在某些特殊情況下，檔案管理人員可以根據(jù)相關(guān)需要具有一些批判精神，并且對(duì)檔案管理進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，從而尋找出最佳管理方案，此外，我們也可以將圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等相關(guān)知識(shí)理論引入到檔案管理工作中，調(diào)整好信息的供求關(guān)系，提高信息利用率，從本質(zhì)提高檔案管理工作的質(zhì)量。

1.4 檔案管理中工作人員素質(zhì)問(wèn)題

高素質(zhì)的管理人員也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作步入現(xiàn)代化的重要前提，并且德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人才是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的核心內(nèi)容，同樣，在地質(zhì)科技檔案管理工作中，也需要這樣的人才，我們只要保證管理人員具有較高的素質(zhì)水平和專業(yè)知識(shí)水平，才能保證先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理方法實(shí)現(xiàn)完美結(jié)合，從而在檔案管理工作中發(fā)揮出更好的作用。

2 知識(shí)經(jīng)濟(jì)下地質(zhì)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

2.1 分清信息輕重，提高利用率

最大程度實(shí)現(xiàn)檔案信息為社會(huì)所用，是當(dāng)前我國(guó)地質(zhì)科技檔案管理工作中的一項(xiàng)重要指標(biāo)，而且我們將計(jì)算機(jī)為主的一些先進(jìn)技術(shù)設(shè)備引入到檔案管理工作也是提高檔案利用率的一項(xiàng)重要舉措。所以，我們?cè)诓捎糜?jì)算機(jī)等一些先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要注意根據(jù)檔案信息價(jià)值、重要性以及利用率等情況進(jìn)行簡(jiǎn)單分類，然后對(duì)那些開(kāi)放性的、利用率高度檔案信息進(jìn)行優(yōu)先整理，從而真正實(shí)現(xiàn)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值，也大大提高了社會(huì)對(duì)檔案信息的利用率，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)進(jìn)入現(xiàn)代化進(jìn)程。

2.2 參照信息內(nèi)容，分級(jí)次著錄

眾所周知，對(duì)一大堆文件進(jìn)行著錄是一件非常麻煩的事情，但是，如果我們根據(jù)文件的內(nèi)容進(jìn)行整理分類，安裝文件的重要程度或者內(nèi)容進(jìn)行劃分，然后在分批進(jìn)行著錄，將會(huì)大大減少著錄時(shí)間，省時(shí)又省力。因此，在對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，也可以采用此方法將著錄內(nèi)容分為三個(gè)層次，大致包括檔案內(nèi)容反應(yīng)問(wèn)題單一、卷內(nèi)文件設(shè)計(jì)相同主題、重要特殊文件等幾類，然后再根據(jù)相關(guān)的需要，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)先或這種處理，從而大大提高利用效率，為檔案管理工作提供方便。

2.3 利用檔案基礎(chǔ)，準(zhǔn)確化分類

在對(duì)檔案進(jìn)行著錄時(shí)，會(huì)有一些目錄較完備的案卷，我們可以根據(jù)檔案的原基礎(chǔ)進(jìn)行分類著錄，此外，還存在一些文件形式較為特殊，比如房檔等，我們可以根據(jù)其人名、地址等特性對(duì)其進(jìn)行錄入，這樣充分利用檔案原基礎(chǔ)進(jìn)行錄入的方式，大大減少著錄工作量，節(jié)約了時(shí)間，并且在一定程度上提高檔案著錄準(zhǔn)確性。

2.4 貫徹各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化工作

我們要根據(jù)相關(guān)部門的要求，科學(xué)地制定各種規(guī)范和準(zhǔn)則，使地質(zhì)檔案管理工作更加的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在當(dāng)前地質(zhì)科技檔案管理中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)其管理現(xiàn)代化的重要保證，但是計(jì)算機(jī)的高效管理工作也是以檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化為前提的基礎(chǔ)下進(jìn)行的，而且計(jì)算機(jī)無(wú)法準(zhǔn)確識(shí)別那些信息比較混亂的檔案，即便是能夠?qū)ζ溥M(jìn)行管理，也必然大大降低計(jì)算機(jī)運(yùn)算效率，而且還有可能造成管理分類錯(cuò)誤問(wèn)題，因此，我們必須要加強(qiáng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，從而更好的促進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2.5 提高人員素質(zhì)，專業(yè)化管理