檔案管理范本大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案管理范本范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

生物標本檔案是高校科研和教學(xué)工作的重要資源，通常由實物標本和文字記載組成，是一種特殊載體的實物檔案。標本檔案不但擁有其它各類檔案所具有的原始、知識、信息及文化等共同屬性，具備信息存儲、文化傳承和社會記憶等基本功能，同時又是人類認識自然、認知生命、探尋真理的歷史記錄，是其他各種文字記錄所不能取代的，是人類科學(xué)、文明發(fā)展的載體與實證。[1] （P.18-19）目前，農(nóng)、林、醫(yī)、師、地質(zhì)、綜合性大學(xué)等高校都擁有數(shù)量不等的生物標本，且部分建有生物標本館（室），如何規(guī)范管理并充分挖掘這類實體檔案資源深層的科學(xué)價值和文化價值，有效發(fā)揮其在科研、教學(xué)、文化繼承與傳播以及國民經(jīng)濟建設(shè)中的作用，應(yīng)是高校科研人員及科技檔案管理者共同思考的問題。

一、高校生物標本檔案的價值體現(xiàn)

（一）科研價值

生物標本是人們對自然界生命物質(zhì)以及其生活環(huán)境客觀認識的產(chǎn)物，標本檔案作為存貯和傳遞生物信息最基本的原載體，其蘊藏著大量的物種信息，是從事生物分類區(qū)系、形態(tài)解剖與系統(tǒng)進化等方面研究的重要科學(xué)依據(jù)，是生命科學(xué)及其相關(guān)學(xué)科科學(xué)研究的基礎(chǔ)資料。同時，標本檔案的收藏情況也客觀的反映了一個區(qū)域一個部門科研工作的歷史沿革、科學(xué)進展和科學(xué)水平，以及當(dāng)?shù)厣镂锓N資源的分布情況。[2] （P.151-153）

（二）教學(xué)價值

生物標本檔案所具有的直觀性決定了其在生物教學(xué)中的獨特地位，其形象、生動、逼真，是生物教學(xué)中不可或缺的直觀教材。它不但能激發(fā)學(xué)生的專業(yè)興趣，加深和鞏固課堂內(nèi)所學(xué)到的知識內(nèi)容，培養(yǎng)學(xué)生探索生物奧秘的科學(xué)精神，同時還可通過學(xué)習(xí)制作生物標本培養(yǎng)學(xué)生的科學(xué)實踐能力和創(chuàng)新能力。

（三）教育價值

生物標本檔案是文化教育的實物載體，是科學(xué)普及教育的重要教材。高校通過將館（室）藏的生物標本集中向公眾展示，以擴大普通民眾特別是青少年對自然界中神奇奧妙的生物資源的廣泛認知，為公眾提供基礎(chǔ)生物學(xué)、環(huán)境保護、野生動植物保護及人與自然協(xié)調(diào)發(fā)展等方面知識的普及教育。

（四）經(jīng)濟價值

生物標本檔案是生物標本生產(chǎn)企業(yè)了解產(chǎn)品需求的重要窗口，是生物美術(shù)工藝品生產(chǎn)企業(yè)了解生物真實形態(tài)，提高藝術(shù)品科學(xué)觀賞價值的重要依據(jù)。對企業(yè)的生產(chǎn)具有一定的調(diào)節(jié)作用，也是提高企業(yè)經(jīng)濟效益的有效途徑。

二、高校生物標本檔案管理中存在的問題

近年來，由于種種原因，我國各高校在生物標本檔案的管理和利用上出現(xiàn)了諸多問題，嚴重阻礙了高校生物標本事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，致使這些珍貴的實體檔案資源不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

（一）重復(fù)建設(shè)，浪費寶貴的生物資源和社會資源

目前，許多高校仍普遍存在生物標本分散管理的現(xiàn)象，即由各學(xué)科教研室自行管理并使用。此舉存在如下弊端：第一，浪費大量資金。在高校，生物及其相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的教學(xué)與科研工作都離不開生物標本，而高校自身財力有限，不可能把有限的經(jīng)費用于大量購買、制作、維護生物標本方面。第二，浪費寶貴的生物資源。制作生物標本的前提是捕殺、采集動、植物活體，其受國家有關(guān)環(huán)保和動、植物資源保護法規(guī)的制約。尤其是瀕危品種和國家一、二級保護品種，更不能大量采集和捕殺。對于國家級保護區(qū)，更不允許采集任何生物標本。

（二）規(guī)模小，不能發(fā)揮生物標本應(yīng)有的作用

目前，大多數(shù)高校擁有的生物標本規(guī)模還不足以滿足教學(xué)的需要。一方面，體現(xiàn)在管理規(guī)模上：僅就廣西全區(qū)而言，絕大多數(shù)高校還沒有專門的生物標本館，有的甚至沒有標本陳列室，把標本柜放置在教學(xué)樓的樓道里，生物標本也沒有單獨管理，而是隸屬于相應(yīng)教研室。另一方面，體現(xiàn)在藏品規(guī)模上：一是品種少，有的館（室）藏標本僅幾百種；二是標本所覆蓋的地域小，有的標本館（室）生物標本僅覆蓋本省或本地區(qū)。至于世界范圍的生物標本，僅個別高校有少量品種。因此，基于上述原因，許多學(xué)校生物標本館（室）藏品尚不能滿足教學(xué)需要，更談不上服務(wù)社區(qū)的功能。

（三）普遍沒有建立數(shù)字化生物標本信息庫，不能與國際接軌

目前，大多數(shù)高校對生物標本檔案的管理仍主要停留在標本實物和文字記錄的管理，即使是應(yīng)用了計算機技術(shù)管理生物標本信息，也只是用于簡單的著錄、標引等操作，并沒有形成系統(tǒng)的數(shù)字化生物標本信息庫，生物標本信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換與存儲處理、標本信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)體系尚未建立起來。

（四）管理機制及運行機制跟不上時代需求

1.管理模式封閉

目前，大多數(shù)高校生物標本的使用仍僅局限于高校生物相關(guān)專業(yè)的學(xué)生利用，其他專業(yè)的學(xué)生對其知之甚少；中小學(xué)校的第二課堂本來就缺少活動基地，其封閉性導(dǎo)致高校生物標本不能成為中小學(xué)的教學(xué)資源；對生物標本生產(chǎn)企業(yè)來說，失去了了解社會需求的寶貴機會，對生物美術(shù)工藝生產(chǎn)企業(yè)而言，不能了解其產(chǎn)品的原始形態(tài)，生產(chǎn)的產(chǎn)品可能因與真實生物差距過大而失去市場；社區(qū)居民失去了解生物多樣性的機會，淡化了環(huán)保意識。總之，這種管理上的封閉使高校生物標本不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的社會功能。

2.管理手段滯后

其一，管理方式單一。目前大多數(shù)高校仍普遍以生物實物標本展示為主，使用方式陳舊，利用率低。其二，管理制度不完善。目前，各高校對生物標本檔案的管理普遍缺乏系統(tǒng)的實體檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，尚未建立完善的標本檔案管理體系。其三，管理人員水平參差不齊，缺乏規(guī)范化管理意識和能力。

3.運營經(jīng)費缺乏

目前，各高校的生物標本館（室）普遍存在低投入、低使用的問題，有的多年沒有購進標本，標本的維護經(jīng)費更少，造成標本狀態(tài)差，使用功能下降，教師、學(xué)生對標本的使用熱情不高，陷入低投入低使用的惡性循環(huán)。長此下去，必將影響標本館（室）的自身發(fā)展，使其面臨生存危機。

三、高校生物標本檔案規(guī)范管理與有效利用的途徑

為完善高校生物標本檔案的教學(xué)科研功能，充分發(fā)揮這類實體檔案的社會效益，必須實施高校生物標本檔案管理工程，其對策如下：

（一）資源整合，發(fā)揮規(guī)模效益

各類高校應(yīng)根據(jù)本單位生物標本檔案的資源情況，對分散管理的的標本館（室）進行合并管理，做到資源共享，發(fā)揮規(guī)模效益，最大限度滿足于教學(xué)、科研需要。以師范類院校生物及相關(guān)專業(yè)為例，通過整合標本資源，集中建立以二級學(xué)院為單位的生物標本檔案館（室），統(tǒng)籌安排，科學(xué)布局，有效實施教學(xué)資源的統(tǒng)管共用。同時，根據(jù)各地資源不同，各高校生物標本主管機構(gòu)應(yīng)加強信息溝通，建立規(guī)范、高效、有序的協(xié)作機制和標本交換制度，做到取長補短，降低成本，信息共享，共同發(fā)展，從而避免造成投入資金的浪費，且更有利于保護地球上有限的生物資源。

（二）推進生物標本檔案的信息化建設(shè)

生物標本檔案蘊藏著豐富的生物資源信息和珍貴的物種信息，近年來，隨著人們對生物信息資源獲取數(shù)量和速度需求的提高，高校傳統(tǒng)的生物標本利用方式已不能滿足教學(xué)、科研和合作交流的需要，信息化已成為高校生物標本檔案未來發(fā)展的必然趨勢。生物標本的數(shù)字化處理，即運用先進的數(shù)字信息技術(shù)實現(xiàn)生物標本信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和存儲，包括建立文本錄入系統(tǒng)、圖像輸入系統(tǒng)、圖文連接系統(tǒng)和生物學(xué)名查詢系統(tǒng)等。在此基礎(chǔ)上建立數(shù)字化標本檔案信息庫，為逐步建立覆蓋全國、聯(lián)系全球的生物標本檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)奠定基礎(chǔ)。數(shù)字化生物標本檔案建設(shè)是形勢發(fā)展的需要，其優(yōu)點是環(huán)保、節(jié)約資源、信息量大、交流方便等等；數(shù)字化生物標本檔案的建設(shè)是上層次、上水平的體現(xiàn)，是時代要求，是高校生物標本事業(yè)發(fā)展的必由之路。

（三）實施開放戰(zhàn)略，拓展高校生物標本的價值空間

生物標本作為一種特殊載體的實物檔案，其價值的體現(xiàn)離不開教學(xué)、科研工作，然而如果僅僅將生物標本的使用范圍停留在本學(xué)科或本專業(yè)的受眾群體，生物標本檔案在科學(xué)、科普文化教育中的價值就不能充分得以體現(xiàn)。為此，高校標本館（室）可在不影響教學(xué)、科研工作的前提下有計劃地向社會開放，使其成為不追求盈利的，為社會和社會發(fā)展服務(wù)的，向公眾開放的永久性機構(gòu)。可采取以下形式：

1.建立青少年科普教育基地

高校生物標本館（室）應(yīng)充分開發(fā)利用自己寶貴的科普教育資源，構(gòu)建起具有地方特色的青少年科普教育平臺。通過向非生物專業(yè)學(xué)生的開放展示，既豐富了在校大學(xué)生的校園文化生活，拓寬他們的知識視野，又擴大了本專業(yè)在校園內(nèi)的影響；通過向地方中小學(xué)生的開放宣傳，豐富了中小學(xué)生的第二課堂活動，在增長專業(yè)知識的同時，也陶冶了他們熱愛祖國，熱愛大自然的情操；通過對社會團體（如，野生動物保護協(xié)會、環(huán)境保護協(xié)會等）及公眾開放展示，強化了生物標本的知識傳播作用，更有利于增強公民環(huán)保和資源保護的意識。

2.組織科普教育宣傳周活動

自2002年我國頒布了《科普法》，各級學(xué)生團體及社會團體對開展科普教育活動的積極性日益高漲，高校生物標本館（室）應(yīng)以此為契機，組織開展各類以生物為主題的科普教育宣傳周活動，如舉辦“青少年愛鳥周”、“環(huán)保攝影展”、開設(shè)動植物標本制作技術(shù)培訓(xùn)課程等活動，向青少年及社會公眾提供教育、科研、設(shè)施、講解等服務(wù)，以達到傳播科學(xué)知識的目的。同時，通過活動的組織和開展也為本專業(yè)學(xué)生提供了學(xué)以致用的實踐機會，進一步激發(fā)他們探究生物知識奧秘的興趣。

（四）提高生物標本檔案的管理水平

首先，針對收藏生物標本規(guī)模大、數(shù)量多、品種較全的高校，急需建立起一支有學(xué)術(shù)專家參與指導(dǎo)、技術(shù)人員參與制作、科學(xué)管理、經(jīng)營規(guī)范的生物標本檔案管理團隊，這是提高生物標本檔案管理水平的重要前提。其次，結(jié)合生物標本管理技術(shù)及實物檔案管理條例，建立和完善生物標本檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范、規(guī)章制度等，使生物標本檔案的管理有章可循，有法可依。其三，要加強對外聯(lián)系及宣傳力度，擴大影響，在提高社會效益的同時，贏得社會各界的關(guān)注。一方面，可通過自制、購買、交換及贈予等多種方式擴大收集標本的來源，另一方面，通過申報青少年科普教育基地、社區(qū)科普宣傳基地等舉措，多方籌集資金，改善生物標本館（室）的條件。

總之，高校作為教學(xué)和科研的主陣地，蘊含著豐富的優(yōu)質(zhì)教育資源，同時也承載著社會科普教育的使命，為此，高校應(yīng)通過整合標本資源、推進標本數(shù)字化建設(shè)等途徑，充分利用現(xiàn)有的館（室）藏生物標本檔案資源，有效發(fā)揮其社會效益，在為社會服務(wù)的同時，擴大學(xué)校的影響并提升學(xué)校的知名度，從而真正實現(xiàn)生物標本檔案的教學(xué)科研價值與文化傳播價值。

篇（2）

中圖分類號：U412.36+6文獻標識碼： A 文章編號：

前言

高速公路建設(shè)項目檔案的形成、收集、整理、歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)融為一體, 與工程建設(shè)同步。高速公路建設(shè)項目檔案是隨著工程項目的建設(shè)環(huán)環(huán)相扣, 段段相連, 步步延伸, 自始至終逐步形成的。

一、公路工程內(nèi)業(yè)檔案資料的概念

公路工程實施過程中公路工程內(nèi)業(yè)檔案的整理、保存與使用成為公路建設(shè)項目內(nèi)部管理現(xiàn)代性的一個主要體現(xiàn), 為以后管養(yǎng)單位和工程驗收、審計提供數(shù)據(jù)資料。這也成為公路建設(shè)者、從事檔案管理的人員包括檔案管理等部門關(guān)注的重要課題。

1 公路工程內(nèi)業(yè)檔案資料的定義

顧名思義, 所謂公路工程內(nèi)業(yè)檔案資料指的是建筑和養(yǎng)護公路過程中所牽涉到的關(guān)于路體本身及商業(yè)合同等相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。它包括與工程實施前后與之相聯(lián)系的所有紀錄在案和形式分散的各類資料和檔案。

2 公路工程內(nèi)業(yè)檔案資料的特性

首先，要保證公路工程內(nèi)業(yè)檔案資料的實性。在施工現(xiàn)場，相關(guān)檔案記錄人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場情況當(dāng)場記錄，要避免因事后在回憶，造成的記錄誤差。其次公路工程內(nèi)業(yè)檔案資料具備合法性。謂合法性, 即各種原始記錄必須按照規(guī)定權(quán)限的人簽認, 未經(jīng)簽認的原始記錄是不合法的, 因而是無效的。弄清了原始記錄上述三條基本屬性, 當(dāng)然就明白了為什么一定要在施工現(xiàn)場直接填寫表格而不能轉(zhuǎn)手傳抄。轉(zhuǎn)手傳抄給修改原始記錄留下余地, 也給資料的真實性帶來了疑點。例如: 鉆孔灌注樁原始記錄表如果有泥點、手印, 甚至有水漬, 其真實性就靠得住。若是一張干干凈凈字跡工整的原始記錄, 可以說是一文不值, 它經(jīng)過傳抄后, 不知做了多少“修正”, 其真實性也就無從說起了。要求必須對隱蔽工程等必須存有現(xiàn)場的施工原記錄, 包括鉆孔樁、特殊路基處理、預(yù)制梁張拉及孔道壓漿、鋼筋安裝等工序的原始記錄必須經(jīng)驗收保留, 在內(nèi)業(yè)整理中將隱蔽工程的原始記錄在填寫進施工報驗程序內(nèi)業(yè)中, 既保證了現(xiàn)場數(shù)據(jù)的真實準確, 同時也保證了內(nèi)業(yè)填寫的規(guī)范統(tǒng)一。

二、高速公路建設(shè)項目工程檔案管理工作存在的問題

1.建設(shè)項目工程檔案管理制度不健全

高速公路建設(shè)項目的工程檔案管理，需要建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等多個單位全面進行，由于對工程檔案管理工作的不重視，相關(guān)的管理制度建設(shè)也就不完善，無法指導(dǎo)和約束工程檔案管理工作的進行。尤其在一些高速公路建設(shè)項目的招投標和施工合同的簽訂中，沒有將工程檔案管理納入責(zé)任制；施工單位或者監(jiān)理單位甚至只是用兼職人員來進行工程檔案的管理，沒有完善的制度進行指導(dǎo)和約束，工程檔案管理工作的效果難以保證，甚至在實際的工作中出現(xiàn)無專人、無專用工具和無固定庫房的三無檔案管理。

2.檔案管理人員專業(yè)水平低、隊伍不穩(wěn)定

高速公路建設(shè)項目的工程檔案管理，不僅要求檔案管理者具備檔案管理的相關(guān)知識，還要求檔案管理者熟悉高速公路建設(shè)的相關(guān)技術(shù)，涉及路基、路面、綠化和交通安全等多個方面。因此，檔案管理人員要想完成高速公路建設(shè)項目的檔案管理，需要較高的職業(yè)素養(yǎng)，但當(dāng)前高速公路建設(shè)項目的工程檔案管理人員的素質(zhì)較差，缺乏專業(yè)的知識且責(zé)任心不強，對于高速公路建設(shè)中的工程檔案怎樣收集、歸檔和上交都沒有了解，對工程檔案的管理造成很大的影響。此外，檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，大多由兼職人員組成，且常會出現(xiàn)輪崗現(xiàn)象，導(dǎo)致工程檔案管理工作的混亂。

3.工程檔案的填寫不規(guī)范

工程檔案對于表格填寫時應(yīng)遵守的規(guī)范，并沒有嚴格的要求，這就導(dǎo)致在實際的工作中常會出現(xiàn)建設(shè)項目因不同管理者或者不同地域，甚至在同一工程中的不同階段，出現(xiàn)工程檔案不統(tǒng)一的現(xiàn)象。工程檔案表格填寫不統(tǒng)一，一方面不利于工程質(zhì)量的評價，沒有同一的評價標準；一方面不利于對檔案進行信息化的處理，方便檔案的管理和查詢。

4.工程檔案管理信息化建設(shè)落后

利用計算機技術(shù)進行檔案的管理，是現(xiàn)代工程檔案的發(fā)展趨勢，當(dāng)前的高速公路工程檔案，不論在生成、保存還是查閱等方面，還是以紙質(zhì)的檔案為主，信息化建設(shè)水平低，限制了工程檔案管理工作的發(fā)展。手工填寫的工程檔案，不但效率低，成本高，還會出現(xiàn)因為人為錯誤等造成的填寫不規(guī)范等，在檔案的保存和檢索方面，也遠沒有信息化檔案管理的優(yōu)勢。

三、加強高速公路建設(shè)項目工程檔案管理工作的建議

1 制訂內(nèi)業(yè)資料的范本

雖然《公路工程質(zhì)量檢驗與評定標準》和《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》中給出了內(nèi)業(yè)表格的形式, 但對表格的填寫方法、簽認用語、裝訂順序和歸檔的方法缺少詳細的說明和示例, 使用起來不方便。因此, 制訂一套內(nèi)業(yè)資料的范本是十分必要的, 而這套范本應(yīng)滿足以下要求。范本應(yīng)滿足《公路工程質(zhì)量檢驗與評定標準》和《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》有關(guān)要求, 并在兩本規(guī)范提供的表格的基礎(chǔ)上, 將表格按公路工程項目進一步細化和完善, 使其更便于使用。范本應(yīng)適用于高等級公路的建設(shè)項目, 任何公路工程項目均可根據(jù)實際情況取用該范本的全部或部分。而對于特殊工程, 則應(yīng)在開工前制訂出相應(yīng)的內(nèi)業(yè)表格, 并提供其填寫方法和示例, 形成內(nèi)業(yè)資料的補充范本, 與范本一起下發(fā)到有關(guān)的單位。范本除對各公路工程分項的內(nèi)業(yè)表格的形式、填寫方法、裝訂和歸檔方法進行詳細規(guī)定并給出示例外, 還應(yīng)對監(jiān)理的簽認用語和簽認程序加以規(guī)范和統(tǒng)一, 使之成為內(nèi)業(yè)資料管理規(guī)范的教材, 從而實現(xiàn)內(nèi)業(yè)資料管理。其中包括內(nèi)業(yè)表格和每道工序的報驗程序及報驗表格, 從施工管理、試驗數(shù)據(jù)、計量支付、統(tǒng)計報表等方面, 涵蓋了建設(shè)項目管理所需要的所有表格, 既保證了項目應(yīng)用表格的統(tǒng)一, 同時形成了標準。但可能有些表格在應(yīng)用中隨著規(guī)范等原因的變化, 也需要及時變化。需要項目檔案管理人員及時修改下發(fā), 做到內(nèi)業(yè)表格的及時性和有效性。

2 相關(guān)人員的培訓(xùn)

在開工前, 對相關(guān)人員進行一次培訓(xùn), 對實現(xiàn)內(nèi)業(yè)資料的標準化有十分重要的作用。召開工程內(nèi)業(yè)管理培訓(xùn)工作會議,講解表格的應(yīng)用和填寫的方法, 做到填寫規(guī)范、及時、準確。因為沒有范本, 施工單位的內(nèi)業(yè)人員往往不清楚內(nèi)業(yè)表格填寫方法, 甚至監(jiān)理人員及上級主管部門的有關(guān)人員對內(nèi)業(yè)表格的填寫方法的認識也較為模糊。因此, 經(jīng)過培訓(xùn), 使所有內(nèi)業(yè)人員明確表格的填寫方法, 從而有效地避免內(nèi)業(yè)工作的盲目性, 減少失誤和不必要的損失, 提高工作效率。同時也建議在各級專業(yè)學(xué)校的教學(xué)中也應(yīng)引入相應(yīng)的內(nèi)容, 使學(xué)生畢業(yè)后能更快地適應(yīng)內(nèi)業(yè)方面的工作。

3 必須實行內(nèi)業(yè)資料的微機化管理

內(nèi)業(yè)資料的標準化是實行內(nèi)業(yè)資料微機化管理的基礎(chǔ),而實行內(nèi)業(yè)資料微機化管理又是實現(xiàn)內(nèi)業(yè)資料標準化的有力手段, 兩者相輔相成。實行內(nèi)業(yè)資料的微機化管理, 不僅保證了內(nèi)業(yè)資料的規(guī)范化, 而且快速、經(jīng)濟, 減少了人力和物力的浪費, 減輕了內(nèi)業(yè)人員的工作強度。應(yīng)該指出, 公路工程內(nèi)業(yè)資料管理的微機化不僅僅是內(nèi)業(yè)表格的微機管理, 更重要的是實現(xiàn)內(nèi)業(yè)數(shù)據(jù)的自動采集、內(nèi)業(yè)資料的網(wǎng)上傳輸簽認、歸檔和查詢。

結(jié)束語

高速公路工程檔案是高速公路建設(shè)的真實記錄， 是高速公路建設(shè)和管理的重要依據(jù)， 對高速公路工程檔案的管理也是高速公路工程建設(shè)的重要組成部分。

參考文獻

[1] 葉楊. 如何搞好公路檔案管理建設(shè)工作[J]. 價值工程. 2012(12)

篇（3）

中圖分類號：D630．1;G270．7文獻標識碼：A文章編號：1006－0049－(2016)01－0235－02

事業(yè)單位檔案是對事業(yè)單位組織建構(gòu)、發(fā)展以及人員調(diào)動、財務(wù)狀況等進行的信息保存。在事業(yè)單位改革的新時期，檔案管理擔(dān)負著為事業(yè)單位的進步一發(fā)展提供第一手資料和建議的責(zé)任，發(fā)展事業(yè)單位檔案管理工作值得我們進行思考和探索。

一、事業(yè)單位檔案管理的新發(fā)展

(一)檔案形式的變化

事業(yè)單位的檔案傳統(tǒng)形式是紙質(zhì)，一份員工個人檔案就占用較大的空間并且難以查找，隨著信息技術(shù)的不斷進步，目前檔案的形式發(fā)生了根本改變，普通的員工檔案和財務(wù)會計檔案可以通過數(shù)字信息的形式存入電腦磁盤中，占用空間小，通過文件名查找就可以迅速找到;重要的會議檔案則可以通過視頻和音頻進行記錄，客觀性更強。

(二)檔案管理模式的變化

事業(yè)單位檔案形式的變化使檔案本身的價值提升，檔案不再是對事業(yè)單位發(fā)展歷史的記錄，而是可以當(dāng)做資料進行分析，為事業(yè)單位的未來發(fā)展提供相關(guān)的建議，因此，檔案管理模式也隨之發(fā)生變化。目前事業(yè)單位檔案管理多采用數(shù)字化的管理模式，這不僅提高了檔案管理的效率，也提高了檔案本身的利用率。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理方法

(一)進行檔案管理系統(tǒng)的建立

數(shù)字化的檔案管理即通過計算機和網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理，包括原有的檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、新的檔案收集和整理、檔案分類保存、調(diào)取以及分析應(yīng)用等。這一系列的數(shù)字化的管理是項綜合活動，涉及多方面的內(nèi)容，所以事業(yè)單位需要建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，有效結(jié)合事業(yè)單位自身的實際情況，并要涉及設(shè)備選型、總體設(shè)計、檔案整理、系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等。檔案管理系統(tǒng)的建立是數(shù)字化檔案管理的最基本方法，即在單位內(nèi)部建立一個特殊域名的網(wǎng)站，時期成為一個聯(lián)網(wǎng)性質(zhì)的檔案存儲庫，使所有檔案數(shù)據(jù)都成為這個存儲庫中的一部分，以便統(tǒng)一管理。

(二)合理規(guī)劃檔案管理工作的責(zé)任分配

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程比較復(fù)雜，同時由于事業(yè)單位各項事務(wù)的進行和發(fā)展，檔案資料內(nèi)容越來越多、分類也越來越詳細。傳統(tǒng)的由檔案管理工作人員收取檔案信息并保存管理的工作環(huán)節(jié)，會給工作人員造成巨大的負擔(dān)，因此，應(yīng)合理規(guī)劃檔案管理工作的責(zé)任分配，不要求檔案管理工作人員能夠獨立勝任所有的管理工作，而是要求在數(shù)字化檔案管理的過程中，任何一個環(huán)節(jié)都有優(yōu)秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務(wù)、解決工作問題。以檔案管理中的資料收集為例，事業(yè)單位應(yīng)將其劃分為一至二人的專項工作，使工作人員能夠勝任檔案資料類型的編輯、分類任務(wù)，并且能夠協(xié)助其他部門和員工們，使上交的檔案格式規(guī)范、整齊。

(三)對檔案管理工作進行標準化建制

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化工作并非是檔案管理部門獨立的工作，除了對企業(yè)現(xiàn)存的檔案進行數(shù)字化掃描、建立各種檔案表格并將會計財務(wù)檔案、員工個人檔案和單位發(fā)展規(guī)劃檔案等進行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據(jù)事業(yè)實際需要，對各類檔案的提交格式、提交時間等進行規(guī)定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔。因此，應(yīng)對檔案管理工作進行標準化建制，即根據(jù)檔案資料的來源、類型以及存檔位置等，設(shè)置相關(guān)的檔案資料范本，將范本下發(fā)到單位各部門，要求各部門按照檔案資料范本進行檔案的自主提交;另外，對檔案資料的調(diào)取和應(yīng)用也應(yīng)該設(shè)計標準化的程序，例如，對員工檔案設(shè)置統(tǒng)一格式的賬號和登陸密碼，方便資料的調(diào)取。

(四)積極推進檔案安全管理

數(shù)字檔案管理除了檔案資料的存儲形式不同于傳統(tǒng)的檔案管理，在檔案安全管理上也有很多特殊性，積極推進檔案的安全管理，是做好數(shù)字檔案管理所必須的。建議事業(yè)單位在進行數(shù)字庫建設(shè)時選擇合適的設(shè)備生廠商和供應(yīng)商，要注意檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)無論是在結(jié)構(gòu)還是硬件的組成上都要嚴格依據(jù)設(shè)計的標準要求，從而為日后功能的升級打下基礎(chǔ)性條件;同時要根據(jù)檔案的重要程度不同選擇多種形式的保護級別，進而讓使用者獲得最佳的處理效果。此外，硬件要支持熱插撥，有效保障系統(tǒng)功效，提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。

三、進行數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵

事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化進程能夠使檔案工作本身得到迅速的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理并不是一朝一夕能夠完成的，要進一步推進該項工作，還需要把握住兩個關(guān)鍵。第一，以檔案管理工作人員職業(yè)能力提升為基礎(chǔ)，事業(yè)單位應(yīng)開班業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班、業(yè)務(wù)比拼競賽等，通過這種方式使檔案工作人員的職業(yè)能力不斷提升，以滿足事業(yè)單位檔案管理工作的需要;第二，應(yīng)重視數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)施添置，根據(jù)檔案數(shù)字化發(fā)展的進程以及計算機技術(shù)的革新，不斷更新檔案管理部門的硬件設(shè)施，使其為下一步工作的開展提供助力。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作要順應(yīng)時代的潮流，就需要以數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)為主要發(fā)展方向，根據(jù)檔案管理的特殊性以及數(shù)字化建設(shè)需求，進行管理系統(tǒng)建立、責(zé)任分配、工作標準化建制等各項工作，以確保數(shù)字化檔案管理工作行之有效。

參考文獻

［1］湯玉燕．事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理［J］．城建檔案，2015(02)：125－126．

篇（4）

0引言

文書與檔案是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實踐活動的產(chǎn)物。文書，“經(jīng)國之樞機”，“政事之先務(wù)”。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。

文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強的專業(yè)技術(shù)性和操作性。現(xiàn)代社會的文書工作與檔案管理課程的教學(xué)特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會上相關(guān)職業(yè)崗位群對秘書人才知識和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學(xué)內(nèi)容上要著力從學(xué)科體系建構(gòu)、理論知識完整向注重實用、知識精講、側(cè)重實務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學(xué)方法上從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變。通過該課程的學(xué)習(xí)，重點培養(yǎng)學(xué)生建構(gòu)系統(tǒng)的學(xué)科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務(wù)文書協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。

然而當(dāng)前文書工作與檔案管理教學(xué)存在著以下問題：教學(xué)工作往往立足教材，以闡述文書學(xué)與檔案管理工作的理論知識為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業(yè)技術(shù)能力的實踐培訓(xùn)。一旦參加實習(xí)或工作之后接觸實際問題，又要從頭學(xué)起，因此課程教學(xué)的目的難以達到，專業(yè)特色也無從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學(xué)過程中深入開展教學(xué)改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會不斷發(fā)展的需要。

1轉(zhuǎn)變教育觀念，完善課程體系

傳統(tǒng)的《文書工作與檔案管理》課程的教學(xué)理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學(xué)生聽，從理論到理論”。因此實現(xiàn)理論教學(xué)與實踐教學(xué)并重的首要前提是轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念。要堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。從培養(yǎng)實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎(chǔ)理論知識的講授前提下，加大實踐環(huán)節(jié)的力度。密切聯(lián)系文書工作與檔案管理領(lǐng)域最新的動態(tài)、資料和國家有關(guān)的法律法規(guī)，以崗位需求設(shè)計專業(yè)培訓(xùn)能力模塊，在邊教學(xué)邊實踐的基礎(chǔ)上，安排理論知識學(xué)習(xí)后的集中實習(xí)周或?qū)嵙?xí)月，系統(tǒng)訓(xùn)練涉及該課程的所有操作技能，強化學(xué)生實際動手操作能力的培養(yǎng)，為今后的實際工作奠定扎實的基礎(chǔ)。

2積極探索研究，改革教學(xué)方法

文書工作與檔案管理的課程設(shè)計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構(gòu)建科學(xué)的教學(xué)體系。在教學(xué)方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學(xué)、用三者有機地結(jié)合起來，融傳授知識、培養(yǎng)能力和提高素質(zhì)為一體。在教學(xué)實踐過程中，我作了如下嘗試：

2.1編寫修訂教材教材是學(xué)科知識的基本載體，學(xué)科發(fā)展的程度、深度應(yīng)該在教材上體現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業(yè)教育規(guī)劃教材，大多是對本科教材或檔案專業(yè)教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環(huán)節(jié)和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現(xiàn)象，根據(jù)社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統(tǒng)的教材基礎(chǔ)上，我主動追蹤文書與檔案工作相關(guān)知識的發(fā)展前沿，結(jié)合新時期新形勢下出現(xiàn)的有關(guān)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應(yīng)文秘專業(yè)特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學(xué)生的知識面，使學(xué)生學(xué)有所用，為學(xué)生提供職業(yè)環(huán)境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學(xué)知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發(fā)展而逐步被認識和發(fā)展的，不能用靜止的眼光來看問題。

2.2加強實踐教學(xué)在教學(xué)過程中，我按照科學(xué)規(guī)律加大了教學(xué)實踐過程中實踐訓(xùn)練的比重，以此來鞏固和提高學(xué)生的專業(yè)技能操作水平，并在課程中體現(xiàn)“用理論指導(dǎo)實踐，用實踐再認識理論、發(fā)展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應(yīng)改革過去純理論教學(xué)的模式，在教學(xué)過程中強化實習(xí)實踐的教學(xué)力度，實訓(xùn)實踐課時數(shù)應(yīng)占40％以上，將平時的所有實訓(xùn)、實踐課都結(jié)合相應(yīng)理論教學(xué)，在適當(dāng)?shù)臅r機穿插在教學(xué)過程中；同時用一個學(xué)期左右的時間，讓學(xué)生深入到文書檔案的辦公現(xiàn)場進行實習(xí)，實現(xiàn)理論在實踐中的升華。實習(xí)實踐的基本形式可以打破傳統(tǒng)，可以到學(xué)校的文書與檔案課程實驗室、學(xué)校綜合檔案室或用人單位頂崗實習(xí)，強化學(xué)生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應(yīng)的實習(xí)實踐教學(xué)進行課題分解，確定每個實習(xí)實踐課題的教學(xué)目的、教學(xué)內(nèi)容和所需課時，靈活設(shè)置相應(yīng)環(huán)節(jié)，從而調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和參與欲，提升實習(xí)實踐課程的教學(xué)效果。

2.3探索新型教學(xué)方法

2.3.1范本教學(xué)法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學(xué)過程中，可以通過范本學(xué)習(xí)和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學(xué)生了解當(dāng)前文書工作與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的規(guī)定以及出現(xiàn)的新問題，從而提高學(xué)生用理論去解決實際問題的應(yīng)用能力。:

2.3.2情境教學(xué)法面對沒有實踐工作經(jīng)驗的學(xué)生，打破枯燥無味的教學(xué)桎梏，情境教學(xué)方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現(xiàn)代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結(jié)合。在教學(xué)過程中，根據(jù)教學(xué)重點教師創(chuàng)設(shè)相關(guān)場景，模擬現(xiàn)實生活中的工作環(huán)境，使學(xué)生在模擬中體會知識，培養(yǎng)學(xué)生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設(shè)置如下場景，讓學(xué)生分別扮演秘書、主管領(lǐng)導(dǎo)的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學(xué)生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學(xué)生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環(huán)節(jié)，與純理論式講授相比，情景教學(xué)法更能激發(fā)學(xué)生的參與意識，能收到意想不到的教學(xué)效果。

2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認識客觀事物的一條規(guī)律。運用實物演示教學(xué)，正是從這一認識規(guī)律出發(fā)的。文書與檔案教學(xué)中涉及的物體，對學(xué)生來說是陌生的，一旦出示實物，學(xué)生便能豁然領(lǐng)悟。例如在講解“檔案保管的物質(zhì)條件”這一章節(jié)的內(nèi)容的時候，可以結(jié)合知識點給學(xué)生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業(yè)工具，同時也可以充分挖掘網(wǎng)絡(luò)、報刊雜志等多種資源，為學(xué)生展示檔案庫房、縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、易耗低值物品等的相關(guān)圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學(xué)效果的提高，為學(xué)生所接受。

2.3.4參觀學(xué)習(xí)法在課堂教學(xué)的基礎(chǔ)上，組織學(xué)生前往地區(qū)、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學(xué)習(xí)加深學(xué)生對檔案館的庫房建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施方面的切身了解。同時也可以學(xué)習(xí)現(xiàn)代數(shù)字化、科學(xué)化的現(xiàn)代檔案信息處理技術(shù)，如利用計算機技術(shù)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)單位進行檔案全文信息查詢業(yè)務(wù)等服務(wù)。除此之外，通過參觀也能使學(xué)生學(xué)習(xí)檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責(zé)任感和榮譽感，對于學(xué)生提高自身的素質(zhì)有著良好的促進作用。

3加強“雙師型”教師隊伍建設(shè)

受到傳統(tǒng)觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學(xué)存在著片面性，例如重理論，輕技術(shù)，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養(yǎng)和知識應(yīng)用；師資隊伍建設(shè)和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學(xué)和實踐教學(xué)的正確定位和有機結(jié)合，因此，“雙師型”教師隊伍建設(shè)是文書工作與檔案管理教學(xué)改革發(fā)展的必然要求。首先要加強宣傳，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，一是要轉(zhuǎn)變教育行政部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念，使他們充分認識到培養(yǎng)“雙師型”教師的重要性，將培養(yǎng)計劃納入議事日程，制定相關(guān)的政策，將培養(yǎng)工作落到實處。另一方面要轉(zhuǎn)變專業(yè)教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質(zhì)的學(xué)習(xí)中去。對于從高校畢業(yè)直接進入文秘專業(yè)的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業(yè)實踐，在實踐中提高他們的職業(yè)技能，并為他們獲得文秘資格證書或?qū)I(yè)技術(shù)職稱提供實踐和機會；對于從行政轉(zhuǎn)行過來的教師，可以給予他們進修學(xué)習(xí)的機會，引導(dǎo)鼓勵他們開展學(xué)術(shù)研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關(guān)單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質(zhì)人才，尋找、鼓勵并幫助優(yōu)秀的文書工作與檔案管理人才到學(xué)校任教，通過他們把積累多年的實踐經(jīng)驗、操作技能以及行業(yè)發(fā)展的信息和新觀念帶入學(xué)校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學(xué)改革的有效性，因此，積極引進高素質(zhì)的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質(zhì)量的有效方法之一。

將先進的教學(xué)改革理念有機地融入到傳統(tǒng)的文書工作與檔案管理課程教學(xué)中去，使學(xué)生熟練掌握并運用與時俱進的專業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學(xué)工作者的使命。隨著社會的發(fā)展，教學(xué)改革還將繼續(xù)深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創(chuàng)新，教學(xué)改革之路必定會越走越寬。

參考文獻：

[1]王文亮.淺論高職教育秘書專業(yè)《檔案管理學(xué)》的教學(xué)改革[J].彭城職業(yè)大學(xué)學(xué)報.2001.

[2]張小玲.“雙師型”文秘教師隊伍的建設(shè)[J].秘書雜志.2005（12）.11-14.

篇（5）

一是增強專業(yè)性培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。要把檔案管理列入相對穩(wěn)定的工作崗位，由專人負責(zé)登記檔案管理工作的同時，需要積極支持檔案員參加檔案現(xiàn)代化管理的理論知識和操作技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員素質(zhì)。

目前，我市事業(yè)單位登記管理局配備了3名事登干部，具體負責(zé)311個事業(yè)單位的年檢登記、網(wǎng)上辦公、事業(yè)單位登記管理監(jiān)督和檔案管理工作，其工作量大，業(yè)務(wù)繁重，規(guī)范和提高事登檔案管理水平，筆者認為自上而下組織專門培訓(xùn)，增強其專業(yè)性和穩(wěn)定性很有必要。

二是注重基礎(chǔ)性工作。登記檔案資料的完整性和真實性是體現(xiàn)檔案利用價值的關(guān)鍵所在。檔案歸檔的基礎(chǔ)性工作在于各個事業(yè)單位，我們登記管理部門需要從基礎(chǔ)抓起。

就要提高登記檔案管理人員隊伍的整體素質(zhì)，通過舉辦登記檔案管理知識培訓(xùn)班、下發(fā)事業(yè)單位登記檔案標準和范本等形式，提高登記檔案員的檔案歸檔業(yè)務(wù)知識，這樣就從源頭規(guī)范了檔案，提高了檔案標準，便于后期年審、網(wǎng)上辦公、集中進行歸檔等各項工作。

三是發(fā)揮檔案服務(wù)工作。登記檔案最終的目的就是在于“信息”服務(wù)。對內(nèi)在事業(yè)單位管理上，對外在經(jīng)濟社會發(fā)展中都發(fā)揮著極其重要的作用。

要發(fā)揮好登記檔案信息服務(wù)，就必須緊密圍繞機構(gòu)編制工作大局加強檔案管理，抓好檔案管理促進機構(gòu)編制工作大局這個目標，應(yīng)向經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)學(xué)習(xí)，汲取檔案管理和開發(fā)利用的經(jīng)驗和做法，積極開展信息開發(fā)和檔案資料編研完善工作，以提高登記檔案的利用和服務(wù)價值。

《你在為誰工作》讀書心得體會范文

2019年政府工作報告學(xué)習(xí)體會

工廠車間班組2019年工作匯報

工作的質(zhì)量就是是活的質(zhì)量--國培計劃心得體會

2019年3月酒店工作心得體會2

集團拓展訓(xùn)練心得體會：讓我們充滿激情去工作

拓展2016感想：訓(xùn)練助我們化解工作中的矛盾

民政局紀檢工作心得體會

學(xué)習(xí)半年工作會議講話心得體會

學(xué)習(xí)董事長工作會議講話的心得

民政工作的學(xué)習(xí)心得體會

學(xué)習(xí)《為自己工作》個人感想

篇（6）

中圖分類號： F301.2;G271 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085

1檔案以紙質(zhì)存儲，不便查閱

在土地檔案管理中檔案的歸檔很多地區(qū)仍然以紙質(zhì)材料為主，電子檔案使用沒有得到普及。紙質(zhì)檔案管理中會遇到很多問題，比如年久出現(xiàn)文字的褪色、模糊，紙質(zhì)檔案資料少頁丟失，查閱后不歸還現(xiàn)象時有發(fā)生。電子檔案不存在這些缺點，查閱方便的同時也提高了工作效率。但是電子檔案管理也要十分注意，電子檔案以儲存電腦、優(yōu)盤等為主，電腦容易中毒，而優(yōu)盤容易丟失，所以也要加強對電子檔案的管理。

2 檔案利用率低，達不到最大利用率

檔案利用率低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層對檔案資源主要用于提供近幾年領(lǐng)導(dǎo)決策的工作思路;提供制定各種工作措施、規(guī)章制度的“范本”，及上級部門頒布的法律、法規(guī)及司法解釋等單一供給，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結(jié)出一套行之有效的開發(fā)利用方法。特別是未能發(fā)揮檔案本身的文獻庫效應(yīng)，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規(guī)模地實現(xiàn)時效性、綜合性的特征。

3檔案管理人員專業(yè)水平不足

有些地區(qū)檔案管理員一直是被忽略的職務(wù)，認為檔案管理工作簡單，什么人都可以勝任，甚至采用兼職管理，這種管理意識是錯誤的，土地檔案管理是土地資源規(guī)劃中不可或缺的部分，具有重要的價值和意義。所以要改變這種不重視的態(tài)度，加強檔案管理，提高管理人員的專業(yè)水平，發(fā)揮檔案的應(yīng)有價值和社會效益。

4 對檔案的重視程度不夠

檔案所發(fā)揮的作用是隱性的，往往不被重視，而且這種現(xiàn)象在多個地區(qū)均有存在。對檔案管理工作的不重視說明對檔案了解不夠深入，不了解檔案的存在價值和其所發(fā)揮的作用。對檔案管理工作的輕視，致使相關(guān)人員的工作積極性不高，得過且過，否定了自我的工作價值。這是工作中的一種惡性循環(huán)，沒有工作熱情，糊弄了事，最終會導(dǎo)致檔案歸檔不及時、資料不完整、丟失嚴重，對于后期的使用和查閱造成相當(dāng)大的影響。

5 檔案管理人員管理意識薄弱

土地檔案管理人員在檔案管理上認識比較模糊。有些地區(qū)沒有將土地檔案管理工作放到夯實基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認識，所以在檔案管理上不知如何進行檔案管理。另外，在實際工作中對檔案管理的重視程度不夠。一些地區(qū)沒有意識到檔案在信息化時代的重要作用和實用價值，認為土地檔案管理只是對已經(jīng)發(fā)生材料的收集和整理，在此過程中需要投入人力、財力和物力，但是還出不了成績，因此被看做是一種徒勞工作，得不到重視。

6土地檔案管理力量相對薄弱

土地檔案管理不被重視，導(dǎo)致從業(yè)人員流失嚴重。甚至有些地區(qū)采用兼職人員肩負檔案管理工作，而且人員變動頻繁，這樣就造成了部分管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，導(dǎo)致檔案的管理極為混亂，在檔案提取和利用中問題百出，不利于檔案發(fā)揮其最大作用和價值。有些檔案管理人員只會立卷歸檔，對于檔案的全宗號、目錄號、類別號以及保管期限等混淆不清。

7檔案門類不夠豐富

有的地區(qū)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及有關(guān)資料的收集，影響了土地檔案的系統(tǒng)性和完整性。

檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷檔現(xiàn)象;部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

重保管輕利用。一些地區(qū)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為該地區(qū)的土地資源規(guī)劃和利用提供服務(wù)，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

參考文獻

[1]劉衛(wèi)東，彭俊編著.土地資源檔案管理學(xué)[M].北京：人民大學(xué)出版社，2005）.

[2]汪振江.農(nóng)村土地產(chǎn)權(quán)與征收補償問題研究[M].北京：人民大學(xué)出版社，2008.

[3]姜世峰，李玉敏，方志月，等.土地檔案管理中存在的問題[J].北京農(nóng)業(yè)，2013，（03）.

[4]劉莉，王麗欣.淺析科研檔案的管理與利用[J]，經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2011，（22）.

[5]劉鈞.人事檔案管理工作中的問題及思考[J].陜西煤炭，2011，（03）.

篇（7）

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 17. 091

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）17- 0173- 02

隨著學(xué)校的建立、發(fā)展等過程的延續(xù)，高校檔案管理體系應(yīng)運而生，其記載的內(nèi)容可以被認為是一所院校的自傳，不僅記錄了院校的形成與發(fā)展歷史，更記載了在發(fā)展過程中優(yōu)秀的教育工作者總結(jié)出來的教學(xué)、科研等豐碩的成果。這些寶貴的資料作為每一所高校獨有的財富，為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供了充足的經(jīng)驗和優(yōu)良的范本。隨著我國各所高校不斷地鞏固與發(fā)展，高校的檔案管理也逐步形成了一套管理體系，并且在摸索中不斷完善價值體系，讓高校檔案更好地發(fā)揮效用。

1 現(xiàn)代高校檔案管理價值體系的意義

檔案管理看似簡單的工作，卻承擔(dān)著重要的發(fā)展任務(wù)，現(xiàn)代高校檔案管理的價值體系，在高校長遠發(fā)展的過程中有著重要的意義，本文就以下幾點進行闡述，希望可以引起高校對檔案管理的價值體系有著進一步的重視。

（1）順應(yīng)高校教育的發(fā)展趨勢。隨著高校逐年學(xué)生的擴招以及學(xué)校規(guī)模、院系的擴大，高校檔案管理已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)向計算機信息管理體系。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅浪費人力，同時存在檔案體積大、易丟失、查找困難等缺點，隨著高校規(guī)模的擴大以及計算機技術(shù)的普及，檔案管理也逐步轉(zhuǎn)為無紙化辦公模式，借助計算機的檔案管理系統(tǒng)，不僅使得檔案管理變得更加高效，也為高校的教育發(fā)展提供了必備條件。

（2）價值體系構(gòu)建提升了檔案管理工作的效率及水平。現(xiàn)代高校的檔案管理體系，通常是將科學(xué)與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合的方法，摒棄了傳統(tǒng)檔案管理效率低、查找困難、易丟失的缺點，通過計算機管理系統(tǒng)提高了檔案管理的效率，存檔便捷、查找方便、易保存等特點，都加強了檔案管理的工作效率及整體工作水平。

（3）促進高校檔案管理工作價值體系及跟蹤體系的發(fā)展。高校檔案管理價值體系的構(gòu)建，不僅促進了檔案管理的信息化發(fā)展，更為檔案的跟蹤體系提供了充足的保障條件，只有對檔案的價值予以充分的肯定和認可，才能落實檔案的存檔工作有序進行。

2 現(xiàn)代高校檔案管理價值體系存在的問題

隨著高校檔案管理系統(tǒng)的逐漸完善以價值體系工作的慢慢形成，高校檔案管理已經(jīng)被越來越多的人予以關(guān)注和重視。但是在信息技術(shù)日新月異的今天，大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案管理工作和價值體系也需要不斷地進步和提升。目前，高校管理價值體系中存在一些問題，我們應(yīng)當(dāng)找出問題來進行進一步解決。

（1）檔案管理工作重視度過低。目前，高校以及從業(yè)者對檔案管理工作的重視度普遍偏低，對檔案管理工作的概念不清晰，這些問題的存在不僅導(dǎo)致了檔案工作者情緒的怠慢，而且不能很好為高校的發(fā)展做出貢獻。

（2）檔案管理工作者缺乏專業(yè)性。目前，高校檔案管理工作者多為尋找安逸的教職人員，普遍缺少專業(yè)性，也極少有相關(guān)的工作培訓(xùn)及交流，這些都將限制檔案管理工作的進一步發(fā)展。

（3）檔案管理設(shè)施落后。目前，高校對檔案管理價值體系認識偏低，導(dǎo)致對檔案管理工作相關(guān)的設(shè)備采購費用也少之又少，能省就省的現(xiàn)象頻現(xiàn)。所謂“工欲善其事，必先利其器”，先進的設(shè)備與先進的理念一樣，都是提升檔案管理工作的必要條件。

（4）檔案管理工作者的積極性較低。由于檔案管理工作的形式較為單一和枯燥，會讓很多檔案工作者產(chǎn)生懈怠心理，安于現(xiàn)狀而沒有危機意識。這些因素都會影響高校檔案管理工作價值體系的進一步發(fā)展。

3 現(xiàn)代高校檔案管理的發(fā)展趨勢及措施

面對以上我們提出的高校檔案管理價值體系存在的問題及不足，我們在檔案管理中應(yīng)該不斷尋求方法去解決問題、克服問題。

3.1 以人為本，注重價值體系的構(gòu)建

高校檔案管理價值體系的構(gòu)建離不開以人為本的服務(wù)理念，只有在檔案管理工作中做到彼此尊重、相互協(xié)作，才可以促進檔案管理價值體系的構(gòu)建。同時，高校也應(yīng)該在根本上加強人文建設(shè)，予以檔案管理足夠的資金及設(shè)備的傾斜，才能保證檔案管理工作有效地進行下去。

3.2 以高效管理、有效性管理為原則

現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)不再是以數(shù)量為衡量標準的年代，更多的是需要檔案部門進行調(diào)查和業(yè)務(wù)的熟識，在了解主體需要的基礎(chǔ)上，收錄有價值的檔案，剔除沒有價值的資料，充分利用檔案的存儲空間。同時建立數(shù)字檔案館，以信息技術(shù)作為推動高校檔案管理發(fā)展的有效手段，摒棄傳統(tǒng)繁重的檔案工作。以現(xiàn)代化信息技術(shù)建立檔案管理登陸系統(tǒng)，通過權(quán)限進行錄入及查詢，不僅克服了時間、空間的限制，還提升了檔案管理的效率，使得檔案管理工作變得更為精準有效。

3.3 提升檔案管理者的業(yè)務(wù)水平，讓工作形式多樣化

工作成果的大小與工作者自身的工作熱情有著重要的聯(lián)系，面對高校檔案管理工作者的諸多問題，我們可以通過3個方面進行提升：①提升工作人員的業(yè)務(wù)水平，組織其定期參加培訓(xùn)或者業(yè)務(wù)交流，讓其開闊眼界，提升工作素養(yǎng)；②增加員工的緊迫感，通過考試、知識競賽等方法設(shè)立考核獎勵機制，鼓勵工作人員主動學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識；③設(shè)立適當(dāng)?shù)妮啀徶贫龋o員工更多的新鮮感，提升員工的工作積極性，開拓思路的同時時刻做到與時俱進。

4 結(jié) 語

事物的形成和發(fā)展都需要隨著時間的推移而進行不斷地提升和進步，一成不變的技術(shù)或者規(guī)則已經(jīng)不再適應(yīng)這個社會的飛速發(fā)展，這對于高校檔案管理的價值體系同樣適用。目前，高校檔案管理體系雖然已經(jīng)形成，但是隨著技術(shù)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案管理的價值體系也需要進一步的發(fā)展和完善，改善缺點、發(fā)揚優(yōu)點，在不斷進取中保持與時俱進的發(fā)展，將高校檔案管理價值體系進一步完善，從而更好地為高校的發(fā)展、教育的進步做出應(yīng)有的貢獻。

主要參考文獻

[1]林珍梅.現(xiàn)代高校檔案管理的價值體系和跟蹤研究與探討[J].現(xiàn)代婦女：理論版，2014（11）.

[2]郭鴻雁.加快高校檔案管理信息化建設(shè)[J].商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012（4）.

篇（8）

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。同時，數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進行自行定制，減少了因業(yè)務(wù)變動而導(dǎo)致的二次開發(fā)費用和時間，極大地方便了使用；創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺，實現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。

檔案管理信息平臺主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會、企業(yè)知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎(chǔ)目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應(yīng)用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。

2 檔案管理信息平臺的實施應(yīng)用

2.1 引入文件連續(xù)體模型

必須做到以下幾點：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統(tǒng)能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸；第三，對于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對于基建、設(shè)備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進行。

2.2 引入知識管理理論

知識管理（Knowledge Management）是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點從文件檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊涵的知識，應(yīng)用先進的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項活動。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：

第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數(shù)據(jù)、信息進行管理，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識資源的整合與共享。

第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務(wù)即將平臺的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。

第三步：實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

3 檔案管理信息平臺的應(yīng)用效果

篇（9）

筆者認為，針對傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的效率低、保密性差、檔案查找和維護困難等問題，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立起現(xiàn)代化的檔案管理體制，實現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。因為，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、存儲量大、查閱方便等特點，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用，對促進學(xué)校檔案管理的高視點、高層次、科學(xué)化和規(guī)范化具有十分重要的意義。

一、現(xiàn)代化的檔案管理，呼喚高素質(zhì)的專職人員

從當(dāng)前來看，由于受傳統(tǒng)檔案管理意識的影響，現(xiàn)在學(xué)校的檔案管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，檔案管理工作流程還停留在傳統(tǒng)的管理層面上，檔案管理人員隊伍普遍存在著觀念落伍、知識老化、知識結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象，浪費了許多人力和物力。二十一世紀是信息時代，要跟上社會的進步，解決檔案事業(yè)發(fā)展中的問題，就要不斷提高檔案管理工作者的整體素養(yǎng)，以適應(yīng)檔案事業(yè)的迅速發(fā)展。一個檔案管理人員必須具備的素質(zhì)，應(yīng)該是其思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力素質(zhì)最佳狀態(tài)的綜合表現(xiàn)。因而，合格的檔案管理工作者應(yīng)該是一個與時俱進，善于吸收新理念、新技術(shù)、新模式、新方法的廣涉博學(xué)的多面手。只有具備了較好的基礎(chǔ)知識、較高的專業(yè)素養(yǎng)和良好的管理能力，才能使學(xué)校的檔案管理工作跟上時代的發(fā)展步伐，向更高的層次邁進。

二、實現(xiàn)學(xué)校師生檔案管理信息化的途徑

為適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，學(xué)校應(yīng)盡快建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。我認為，實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化應(yīng)從以下途徑入手：

1、有效地推進檔案管理自動化建設(shè)。

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案的標準化、規(guī)范化管理滯后和應(yīng)用軟件的多且亂，檔案歸檔內(nèi)容分類不科學(xué)、文件格式不統(tǒng)一、部門之間管理系統(tǒng)不能相互兼容等現(xiàn)象，這些都嚴重影響了檔案管理系統(tǒng)整體水平的提高。我認為，能對這一問題達成共識是檔案管理建設(shè)意識上的一次飛躍，它使我們的視野在立足于計算機系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，擴大到整個檔案信息管理系統(tǒng)。因為，檔案信息自動化的內(nèi)涵應(yīng)包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是規(guī)范檔案業(yè)務(wù)、建立健全檔案標準和真正的實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，抓好檔案的標準化、規(guī)范化建設(shè)，掌握好兩者之間的相輔相成、相互促進的辯證關(guān)系，才能有效地推進檔案管理的自動化建設(shè)。

2、抓好學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

從總體來看，目前檔案信息自動化系統(tǒng)仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，而完成這一步的關(guān)鍵完全在于檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的含義是依托于先進的信息技術(shù)對所歸檔的資料進行科學(xué)的管理和方便的使用。因此，全力抓好學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，是全面提高學(xué)校檔案管理標準化、科學(xué)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)，也是其基本的前提。

3、提高學(xué)校檔案管理的工作質(zhì)量。

要全面推進檔案管理自動化建設(shè)，學(xué)校必須在人力、物力、財力上給予優(yōu)先支持，創(chuàng)造條件，切實抓好學(xué)校的檔案硬件建設(shè)。發(fā)揮庫房、辦公區(qū)和閱覽室的獨立功能，嚴格按照檔案保管“八防”要求，配備相應(yīng)設(shè)備。建立分管領(lǐng)導(dǎo)、教研組長、檔案員等組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)，及時調(diào)整充實檔案管理人員，配備專職檔案員，通過職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。堅持檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為教育教學(xué)服務(wù)、為教職工服務(wù)的導(dǎo)向，努力提高檔案的利用率。加強檔案的編研工作，利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)和資料，進行研究匯集，為檔案的綜合利用開辟重要的途徑。嚴把質(zhì)量檢查關(guān)，嚴格歸檔入庫手續(xù)，及時將歸檔的文件資料按照有關(guān)檔案要求，進行自動化處理和存檔。對不符合要求的歸檔材料進行退回整改，并對歸檔情況進行鑒定評估。

總之，學(xué)校檔案管理的信息化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。因此，積極利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，結(jié)合學(xué)校傳統(tǒng)檔案工作的管理經(jīng)驗，開拓信息化、網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)校檔案管理事業(yè)，對全面推進學(xué)校教育整體改革、維護學(xué)校權(quán)益、促進教師隊伍的發(fā)展具有十分重要的作用。

篇（10）

管理形式雷同性強是社會失范的突出癥結(jié)之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴重降低了檔案的內(nèi)在價值。現(xiàn)階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補性進一步加強，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領(lǐng)導(dǎo)的言論，還是文件的內(nèi)容都要求具有真實樸質(zhì)的特點，嚴禁出現(xiàn)“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領(lǐng)導(dǎo)演講和文件中大多出現(xiàn)了缺乏實用性、創(chuàng)造性的觀點，從而導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。比如在不同級別的文件中屢次出現(xiàn)“科學(xué)發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團隊”等方面的內(nèi)容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關(guān)鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進行管理，對增強單位競爭力無益，不利于企業(yè)的個性化發(fā)展。

1．2檔案信息失真，可靠性降低

真實性體現(xiàn)了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現(xiàn)明顯的信息失真和浮夸現(xiàn)象。比如，在現(xiàn)代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經(jīng)濟數(shù)據(jù)；有些行政領(lǐng)導(dǎo)為了減少自身責(zé)任，少報或者隱報管轄內(nèi)的安全責(zé)任事故或者自然災(zāi)害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導(dǎo)政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現(xiàn)象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內(nèi)容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內(nèi)容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構(gòu)出的文字或者數(shù)字記錄活動情形，無實質(zhì)性的檔案價值。管理過程失真，是為達到某種不正當(dāng)?shù)哪康模鴮⒄鎸嵉挠涗涍M行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規(guī)范的實踐過程。

1．3檔案內(nèi)容缺失，完整性差

在現(xiàn)實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴重影響了檔案管理內(nèi)容的完整性。社會失范易導(dǎo)致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會議上，某些單位領(lǐng)導(dǎo)為了推脫自身責(zé)任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關(guān)記錄人員對自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內(nèi)容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據(jù)。在社會管理缺失的環(huán)境下，各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發(fā)展。受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠發(fā)展及其不利。

2提升檔案價值的方法

2．1優(yōu)化管理內(nèi)容，改變虛假的記錄習(xí)慣

在不同的社會中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術(shù)和經(jīng)驗可以成為企業(yè)對外競爭的優(yōu)勢，也容易導(dǎo)致企業(yè)陷入孤獨的境況。在現(xiàn)代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內(nèi)容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進步。如何使公共的檔案管理經(jīng)驗成為單位特有的競爭性力，必須結(jié)合單位實際情況，對檔案管理辦法進行革新。比如，對于單位內(nèi)外部的技術(shù)文件、重大過失的處理方法進行收錄，并進行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻類型，設(shè)定保存期限，同時按照國家相關(guān)檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。

2．2建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機構(gòu)

開展檔案工作，必須要有相應(yīng)的組織機構(gòu)保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對應(yīng)。目前，管理體制均有了很大的轉(zhuǎn)變，從單位的發(fā)展趨勢來看，一方面，單位內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團隊化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權(quán)逐漸公開化，單位領(lǐng)導(dǎo)需要進行統(tǒng)一設(shè)定設(shè)置專業(yè)的管轄部門，強調(diào)檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結(jié)合的方式，即單位內(nèi)部設(shè)立自上而下的檔案管理機構(gòu)體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進行綜合管理。

2．3創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時代元素

檔案管理方法關(guān)系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應(yīng)不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)成形若干個范式，并在相應(yīng)的時期促進了單位的發(fā)展。但是隨著社會的不斷前進，信息化逐漸成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢，又創(chuàng)造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發(fā)生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應(yīng)根據(jù)不同的檔案種類，確定相應(yīng)的檔案管理方法。比如，對于數(shù)量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進行存儲，對于數(shù)據(jù)原始檔案，通過建立數(shù)據(jù)庫進行存儲，對于機密性較強的檔案則可利用以上兩種方法進行儲存。

篇（11）

1.樹立正確的檔案資源觀念。學(xué)校應(yīng)當(dāng)明確認識到檔案信息資源的管理對學(xué)校發(fā)展的重要意義，進一步發(fā)揮檔案在中學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用過程中的作用，從而使檔案資源能夠得到合理的配置和流動。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視對檔案資源的管理工作，將檔案資源的管理納入到學(xué)校的日常建設(shè)中來，并且要成立專門的機構(gòu)，不斷優(yōu)化檔案管理的外在環(huán)境，從而更好地實現(xiàn)對檔案的管理。2.樹立科學(xué)的檔案資源開發(fā)的觀念。學(xué)校的檔案資源管理部門應(yīng)當(dāng)摒棄落后的思想觀念，確立開放的、科學(xué)的觀念，最大程度地對檔案資源進行開發(fā)利用，從而適應(yīng)學(xué)校未來的各種發(fā)展需求。

（二）構(gòu)建適合中學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的管理模式

1.完善中學(xué)檔案信息資源開發(fā)與利用的相關(guān)制度。完善對檔案信息資源的管理就是要求學(xué)校必須制定出方便靈活、科學(xué)合理的檔案管理制度，其不僅是檔案資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)，而且也是促進檔案工作逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化的重要保證。例如，學(xué)校可以參照相關(guān)的檔案管理制度，制定一些《檔案資源管理》、《檔案人員的工作職責(zé)》等相關(guān)規(guī)章制度。此外，學(xué)校應(yīng)當(dāng)將檔案工作納入到責(zé)任考核中去，鼓勵檔案人員積極地對檔案資源進行管理，從而使檔案管理工作能夠全面、有效地展開。

2.健全檔案資源開發(fā)利用的保障體制。健全檔案開發(fā)的保障機制就是必須要要獲得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和財政的支持，在學(xué)校財政支持的基礎(chǔ)上，不斷加強對檔案資源的開發(fā)利用，從而保證檔案開發(fā)工作能夠持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。另外，學(xué)校還可以充分利用人才優(yōu)勢，引進相關(guān)的檔案管理人才，從而為檔案資源管理工作提供人才保障。

（三）健全中學(xué)檔案信息資源管理現(xiàn)代化開發(fā)與利用的途徑

1.進一步規(guī)范中學(xué)檔案信息資源的收集。現(xiàn)階段，我國中學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)的規(guī)范化相對滯后，并且應(yīng)用軟件也比較雜亂，這就在很大程度上阻礙了檔案信息管理系統(tǒng)水平的提高。其實檔案規(guī)范本身就是一項系統(tǒng)的工程，所以在對中學(xué)檔案信息進行收集時，應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)一的標準，科學(xué)合理地對檔案信息進行收集整理，從而實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標準化。其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是要明確學(xué)校不同部門以及工作人員的責(zé)任；明確不同時期檔案管理工作的重點；明確檔案收集的具體方式。二是要制定出相關(guān)檔案材料的收集標準，用科學(xué)合理的方法對檔案進行管理，從而收集整理出系統(tǒng)科學(xué)的檔案。此外，檔案工作人員還應(yīng)當(dāng)妥善處理好檔案的“接收”和“移送”，做到接收時有清冊，移送時有手續(xù)。

2.重視檔案資源開發(fā)利用的有效性。學(xué)校的檔案工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的管理規(guī)定，及時對檔案進行歸類整理，完善建檔工作，強化檔案的管理意識，能夠在日常檔案的管理中發(fā)現(xiàn)檔案所蘊含的對學(xué)校的教學(xué)有用的信息，從而進一步地實現(xiàn)檔案信息資源的有效性。

（四）加強學(xué)習(xí)，最大限度地開發(fā)檔案中的信息資源

首先，可以以現(xiàn)代的檢索方法來轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案檢索方式，同時也可以依據(jù)微機檢索的方式為主干，對檔案信息網(wǎng)絡(luò)進行區(qū)域化管理，并且做到有步驟、有計劃地進行聯(lián)網(wǎng)，從而實現(xiàn)檔案信息資源利用方式的轉(zhuǎn)變。其次，就是要進一步提高研究室開發(fā)儲藏檔案的能力，通過向社會提供一些經(jīng)過精心研究和整理的有用信息，這樣就減少了查閱的時間，從而也提高了檔案室的工作效率。

（五）不斷強化中學(xué)檔案信息教育，逐步構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)

在對檔案信息教育的過程中要注重對檔案主體意識的培養(yǎng)，通過對檔案有關(guān)制度的宣傳，不斷提升檔案工作者的檔案信息保密意識、轉(zhuǎn)換意識以及傳播意識。除此之外，還應(yīng)當(dāng)運用現(xiàn)代的先進設(shè)備和技術(shù)，武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的保密性，從而構(gòu)建起一個科學(xué)完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺。