檔案管理規則大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理規則范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

社區志愿者走進西城區檔案館 前不久，西城區檔案館邀請白紙坊街道30余名學雷鋒志愿者走進檔案館，走進檔案庫房，近距離接觸檔案，切身感受西城悠久深厚的歷史和全區的發展變化，加深社區志愿者對區情區史的了解。

（石麗芝）

朝陽區檔案局加強統計年報表指導 日前，朝陽區檔案局以新增加的數字檔案統計內容為重點，對全區140家單位進行統計年報業務指導，幫助其正確理解指標涵義，確保統計數據準確無誤。

（張一）

海淀區馬連洼街道召開2012年度檔案工作會 會議總結2012年工作同時部署了2013年工作重點，傳達了區檔案局對我街道進行“北京市區縣機關檔案工作測評”的初查情況，進一步強調了加強規范立卷歸檔的要求。

（高京育）

市檔案局到通州區調研政府信息公開查閱工作 前不久，市檔案局到通州區檔案館調研。副區長劉佳參加并表示區檔案工作一定按市局要求，不斷創新工作方式、積極創造亮點，為社會經濟發展做好服務。

（張鈺叢）

石景山區召開2013年全區檔案工作會 會議總結了上一年全區檔案工作的成績和經驗，分析了當前工作形勢和問題，并明確了2013年全區檔案工作在基礎業務、檔案服務、檔案文化、行政管理和干部隊伍建設等五方面的具體任務。

（武小影 糜棟煒）

大興區檔案局積極服務新機場建設 前不久，大興區檔案局與機場辦聯系協調幫助其建立完善檔案工作各項管理制度，確定檔案歸檔范圍。同時針對其工作特點開展業務培訓，并進行現場指導，確保大興機場建設檔案齊全完整和規范管理。

（曲良亮）

房山區副區長曹蕾到區檔案局調研 前不久，房山區副區長曹蕾到區檔案局調研。她在聽取2013年工作計劃和當前工作面臨問題及“十二五”時期檔案館建設規劃情況的匯報后，提出要認真思考創新檔案工作模式，要加大重點項目和精品項目的建設，同時還要抓好人才隊伍建設。

（何濤）

密云縣檔案館建章立制保證數據安全 日前，密云縣檔案館出臺了《檔案數據光盤存儲規范》，詳細規定了數據光盤的制作要求和管理存放的注意事項等各方面事宜。并以此為依據對館藏土地房產證數字化副本進行了光盤刻錄，充分保障了數字檔案信息的安全。

（劉靜）

平谷區《農村檔案信息資源整合與利用問題研究》課題通過市局驗收 該課題提出的檔案資源整合方式具有較強的創新性和可操作性，開發利用措施，對全市其他涉農區縣農村檔案信息資源整合與利用具有一定的理論指導和借鑒意義。

（楊有啟）

順義區2月份民生檔案利用量顯著提高 2月份，順義區檔案館共接待146人次查閱各類民生檔案199卷，其中：婚姻檔案174卷，土地檔案4卷，知青檔案15卷，工作查考利用檔案4卷，編史修志利用檔案1卷。

（劉英楠）

懷柔區政協主席武占剛到區檔案館視察 3月1日，懷柔區政協主席武占剛等一行5人到區檔案館視察工作，在實地查看庫房，了解館藏及利用情況后對我館工作給予了肯定，并表示區政協將繼續支持檔案工作，共同推進我區檔案事業發展。

（叢麗紅）

延慶縣檔案局榮獲“法治延慶”建設先進單位 在“法治延慶”建設工作中，延慶縣檔案局通過深入學習、明確分工、責任到人、廣泛宣傳等多項措施，得到了依法治縣領導小組的高度認可，被評為建設先進單位。

（李挺）

豐臺區檔案館征集優秀攝影作品進館前不久，豐臺區南苑鄉犇牛攝影協會將24幅攝影作品無償捐贈給區檔案館，這是區檔案館首次集中接受群眾團體捐贈的攝影作品，這批作品將納入區檔案館的記憶專題檔案。

（劉岳）

門頭溝區加強檔案消防安全專項檢查 近日，門頭溝區檔案局與消防支隊聯合對館內電源、消防設備等直接關系檔案安全的各種設施進行了全面安全大檢查，并將檢查結果及時整理匯總，聯系相關部門消除安全隱患。

篇（2）

中圖分類號：D9 文獻標識碼：A 文章編號：1003-2851（2012）-03-0201-01

一、檔案法規的立法本意

《檔案法》明確指出“檔案是指過去和現在的國家機制，社會組織的及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字，圖聲像等不同形式的歷史記錄”。并且具體規定了“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位都有保護檔案的法定義務”，同時規定：“各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃”，具體表明了檔案事業應當在各級人民政府的直接領導下展開檔案收集，整理工作的重要意義和作用，同時規定了“檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，維護檔案完整和安全，便于社會各方面的利用”的工作體制和崇高的工作目標。

二、檔案管理的法律界定

《檔案法》第十條：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有，國家規定的不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”。這一規定不僅對檔案機構和檔案工作人員對應當歸檔或者不得歸檔的材料做出嚴格的規定，也對立卷歸檔的材料如何定期歸檔，集中管理做出了明確的時間限制。本法的第十一條，第十二條規定了“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案”，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的可以按照法律和行政法規的規定，有上述單位自行管理”，上項規定明確了持有須歸檔由檔案管理機構保存的檔案，各機關、團體、企業事業單位和其他組織應負有定期移交檔案的法定義務，同時對現存于檔案機構之外的具有檔案屬性的文物、圖書資料由各單位執行管理的具體方法以及與檔案管理機構必須在利用上形成有效地互相協作，以保證文獻資料的公益性利用。《檔案法》的第十五條至第十八條具體規定了“檔案保存價值，保存期限的標準以及檔案銷毀的程序和辦法，由行政管理部門制定”，禁止擅自銷毀檔案的規定，確保了檔案的保存價值和有價值檔案的安全。對檔案的安全保管和檔案的有序轉移、轉讓、出賣、復制、保管都做出了相關規定。對于立卷歸檔的材料和屬于國家所有的檔案《檔案法》以第十八條做出了“禁止攜運出境”的禁止性規定。

三、對《檔案法實施辦法》的解讀

《檔案法實施辦法》的頒布施行，加強了人們對《檔案法》各條規定的理解，國家行政機關依據國家立法機構依法公布實施的《檔案法》，在充分尊重立法本意和保留各條原意的相對獨立性和連貫性的前提下，以實施辦法或實施細則的方式對《檔案法》的施行進行了有權解釋。從而使《檔案法》的執行更具可行性和操作性。對《實施辦法》的理解，貴在工作的實施和踐行，《檔案法》和《實施辦法》是內涵與外延之間的緊密邏輯關系，各條款之間絕不可能出現和發生原則上的沖突和語義上的重復，它們之間的區分僅在于前者是法律，后者是法規，都是必須切實貫徹一體遵照執行的規則，任何人不得隨意解釋和曲解，更不允許對嚴肅的法律法規產生不應有的歧義。

篇（3）

豐臺區檔案館“第二查檔窗口”圓滿完成任務前不久，經試運行，區檔案館向區民政局移交的婚姻登記檔案數字化副本（含影像919489頁、目錄200650條），在區民政局婚姻登記處查檔窗口正式對外提供利用，至此，區檔案館設立的“第二查檔窗口”圓滿完成任務。“第二查檔窗口”是區檔案館為解決利用者往返于區民政局婚姻登記處與區檔案館辦理相關手續的實際問題，以服務群眾“最后一公里”為目的設立的。據統計，自2015年9月以來，共接待利用者6301人，出具證明3920份，影像12399頁，減少群眾查檔往返路程10712公里。（厲從輝）

門頭溝區人大法制委檢查團蒞臨檔案館實地調研近日，由區人大法制委領導帶隊，區法院、區政府辦、區政府法制辦等單位組成的檢查團一行13人蒞臨檔案館政府信息公開查閱中心，實地調研政府信息公開紙質文件查閱和移送工作。檢查團在查看了政府信息公開查閱大廳，聽取了工作人員關于公開文件的移送、查閱流程等介紹之后，對查閱場所設置在檔案館便于群眾知曉、查閱，接收文件集中在政府辦便于各公開單位報送，文件的查閱手續簡化便于利用等方面給予了肯定，并對此項工作提出了指導意見。（車

西城區檔案局赴東城區檔案局學習交流為貫徹落實視察北京時的重要講話精神，進一步發揮檔案工作在強化首都文化中心建設中的作用，不斷加強各區檔案人之間在檔案業務中的橫向溝通和交流，近日，區檔案局一行6人在主管副局（館）長的帶領下赴東城區檔案局學習取經，就口述檔案采集和展陳征集業務與東城區檔案局副局（館）長和相關科室同志進行了座談，并參觀了東城區的館藏陳列。（龐晨）

海淀區檔案局（館）整合社會資源籌辦“海淀三鎮”展覽“海淀三鎮”包括清河鎮、青龍橋鎮、海淀鎮，為區域內建制較早的重要城鎮，歷史悠久。為收集好展覽素材，區檔案局（館）與本地區文史專家廣泛聯系，同時運用“互聯網+檔案”的思維，通過“海淀檔案”公眾微信號向社會征集“海淀三鎮”史料。近期，區檔案局（館）借助海淀文化沙龍平臺，進一步聽取各界意見，明確了辦展思路和方向，為辦好展覽，最大程度發揮展覽宣教效果奠定了基礎。區檔案局還將與區教委對接，把相關素材制作成學區特色教材，使我區中小學生接受更好的海淀歷史文化教育。（李楠）

石景山區檔案局加強對檔案購買服務工作的管理為進一步落實《北京市機關檔案工作指南》，加大檔案安全監管力度，近日，區檔案局對全區各立檔單位檔案購買服務情況進行調查摸底，要求相關單位上報《檔案購買服務情況報告表》并進行數據匯總。據統計，自2015年以來全區有9家單位開展檔案購買服務，涉及8類檔案約50余萬卷（件），服務內容包括檔案數字化加工掃描、紙質檔案裝訂整理及檔案實體寄存托管等，共涉及8家檔案服務公司。今后，區檔案局將加強對此類檔案服務外包的監管，適時檢查，保證檔案實體和信息安全。（李紅梅）

房山區檔案局征集勝天渠口述檔案近日，區檔案局工作人員攜帶錄音筆、攝像機、照相機等專業設備來到張坊鎮，采訪了五位曾經參加修建勝天渠的老人，采集了具有保存價值的原始口述記錄。勝天渠是房山水利建設史上的奇跡，此次征集的主要內容包括修建勝天渠的起因、當初的設計理念、勝天渠名字的由來、人財物如何組織保障、修渠的生活作息、遇到的主要困y、通水當天的情形，以及勝天渠修好之后的利用情況等。（張娟娟）

通州區檔案局與新奧集團通州分公司合作共建檔案工作近日，區檔案局與北京新奧集團通州分公司就檔案業務合作發展達成協議，制定了《北京市通州區檔案局與北京新奧集團有限公司通州分公司共同開展檔案事業協同發展工作辦法》。《辦法》明確了“優勢互補，資源共享，協同發展”的指導原則，建立了合作共建領導小組，制定了協同發展工作職責，雙方以定期召開檔案工作發展聯席會議、學術交流等為合作形式，積極搭建人才培養平臺，實現檔案工作的互利雙贏。共建后，雙方還將選擇合適的機會互派具有豐富實踐經驗和理論知識的人員到對方檔案工作一線深入學習交流，不斷提高素質，拓寬視野。（馮國棟）

昌平區檔案局推出《我們共同的記憶》歷史照片網上展覽近日，為配合6月9日國際檔案日系列宣傳活動，區檔案局努力實踐“服務先行”的工作理念，利用館藏在昌平檔案信息網上推出了《我們共同的記憶》――昌平歷史照片系列網上展覽。目前，網上展覽已第一期《昨日昌平》，包含昌平東關、政府街等6個地標性建筑的歷史照片，后續還將繼續推出不同時期、具有本區特色的生產生活歷史照片資料，讓更多百姓了解昌平歷史、熟悉檔案工作，走進檔案館。（馮飛）

平谷區檔案館啟用新查檔大廳為了更好地服務百姓，區檔案館開辟了新查檔大廳。新查檔大廳總面積200平方米，在功能設置上劃分為查檔接待、政府公開信息查閱、自助查檔三個區域，其中查檔服務臺設置兩個服務窗口，并配有自助取號機和公告電子顯示屏。檔案查閱區和閱覽區提供寬敞明亮的閱覽空間，查檔人可享受有序的一對一服務和舒適的查閱體驗，充分體現了更完善、更舒心的查檔服務理念。新查檔大廳于5月15日試運行，并于6月1日正式啟用。（崔月紅）

密云區檔案局三項措施助力“拆違打非”工作順利進行一是針對路遠山區群眾多的特點，增加午間便民查閱通道和值班人員；二是針對集中查閱份數多、時間緊的特點，開辟綠色通道，專人負責；三是提前做好各鎮村建房檔案索引，確保群眾到館快速及時查閱。據統計，僅一周時間就出具百余份建房檔案證明，為“拆違打非”工作順利開展提供有力依據。（曹金波）

“順義人”展覽在順義區檔案館開展6月11日，順義區檔案館與順義區攝影家協會共同舉辦的“順義人”展覽在區檔案館展出。本次展覽以寫實的方式從不同角度真實記錄了新時代創業的年輕人、普通的基層社會工作者、退休老干部、社區道德明星、民間藝人和教師等各行業的100名普普通通的順義人，在不同的崗位上勇于創新、追求卓越、樂于奉獻的平凡而又偉大之舉。主辦方旨在通過展覽向社會展示順義兩個文明建設的成果和普通順義人文明素|的整體提升，從而進一步激發順義市民知順義、愛順義、建順義的熱情。開展當天，近500人參觀了展覽。（高樹林）

篇（4）

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）31-0219-02

檔案管理作為事業單位管理活動的一項內容是事業單位正常運行的前提，對事業單位的職能發揮和持續發展起著重要的基礎性作用。因此，檔案管理作為事業單位的一項基礎性工作，必須認真對待和扎實有序推進。在任何一個事業單位發展歷程中其檔案管理發揮了應有職能和重要作用，也為事業單位積累了大量史料和實踐參考文獻。本文從事業單位檔案管理現狀出發，針對其存在的基本問題提出了一些思考和對策。

一、檔案管理內涵與基本原則

檔案管理主要包括兩個方面，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的過程，具體包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等環節。從管理活動過程角度看可以概要分為基礎工作和利用工作兩大部分。檔案管理的最終目是提供檔案信息為社會實踐服務，其中每項工作都必不可少并有一定程序，為實現檔案管理的整體功能而發揮各自的作用。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。

事業單位檔案管理從其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作和政治性的工作。檔案管理工作不直接生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是事業單位管理中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為事業單位實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。

事業單位進行檔案管理要遵循集中統一管理、維護檔案完整與安全及便于利用的原則。集中統一指檔案要由各級各類檔案保管機構分別集中保存，并制定統一的法規進行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；二是從質量上要保持檔案的有機聯系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；二是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性和保持檔案的原貌也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

二、事業單位檔案管理幾個基本問題

事業單位的檔案包含很多方面，這些方面對于人才的選拔、考核以及單位其他工作都是有很大的幫助的。隨著信息技術的發展，事業單位對檔案管理工作已經越來越完善，但是還有一些問題存在于檔案管理中，如果不能及時的去發現并解決這些問題，那么對于事業單位來說無疑會有很大的負面影響，所以事業單位必須要及時發現并解決檔案管理中的問題。

1.管理人員缺少專業知識及必備工作態度。在事業單位中，檔案管理的工作人員普遍缺少專業知識，一些事業單位對檔案管理職能認識不清，任用非專業人員擔任此崗位，往往造成的檔案管理雜亂而制約文獻參閱，影響事業單位工作正常運行和職能發揮。

2.缺乏現代化管理理念和手段。隨著信息技術的發展進步，事業單位缺少引進高科技來管理和保護檔案的意識，原有的檔案管理方式和管理設備已經不能適應發展的需要，但是一些事業單位未有認識到或還未能解決這一問題，對于檔案的損壞也是需要引進高科技產品來修復，很多事業單位不能有效應對。

3.檔案管理缺乏科學系統性和持續性。檔案的管理工作是一項復雜有序、系統性的工作，很多事業單位對于檔案管理沒有建立科學規則，工作中存在隨機性，如想到怎么做就怎么做，根本沒有規律性。而且檔案里的紙張往往散亂無章，當需要的時候查找卻要耗費大量的時間，影響工作效率。還有一點就是缺乏持續性，表現在事業單位檔案管理人員變換時，對于檔案管理的交接工作并沒有做好，最后造成很多檔案變成了“死檔”、“棄檔”，這對事業單位來說是一種損失。

三、提升事業單位檔案管理的幾點對策

1.加強對事業單位檔案管理人員的技能培訓。事業單位應當定期的安排檔案管理人員進行相關工作培訓，提升管理人員的專業知識和技能，并使其認識到此工作的重要性，樹立正確的工作態度。

篇（5）

中圖分類號：K826.16 文獻標識碼：A 文章編號：

企業檔案記載著企業發展的足跡，企業文化思想也被真實地記錄在企業檔案之中。隨著CAD技術應用的深入，我院網絡應用已全面展開。工作方式的改變給管理方式提出新課題。設計手段的現代化，日益增多的CAD電子文件，向長期以來以紙介文件為基礎建立的檔案管理思想、管理原則、管理體制、管理方法提出了全面挑戰，這是一場真正的記錄革命。我院每年有數萬多張圖紙要存檔、入庫，它是廣大設計人員勞動和智慧的結晶，是我院寶貴資源和財富，是檔案的重要組成部分，必須很好地保存。如何收集、如何歸檔、如何存儲、歸檔后形成的電子檔案如何管理、如何利用已成為我們必須解決的新課題。

隨著CAD應用水平的提高。設計人員對資源共享的要求與日俱增。院重復使用的建筑設計施工圖圖、地形圖和可供大家多次使用的標準電子圖簽等，均需要歸檔存儲。同時已存檔的電子文件的再利用可大大縮短設計周期、提高設計質量。因此。為保護設計資源、提高市場競爭力而建立電子圖庫，已是勢在必行，“檔案信息化管理”成為迫在眉睫、因勢而生的必然課題。

一方面是設計手段的改變引起的檔案管理的變革，這是客觀實際的需要，是檔案學發展的內在動力。另一方面，科技進步提供了變革的條件，如CAD應用技術、光盤存儲技術、圖紙掃描技術、網絡應用技術等，都提供了信息存儲和管理的理想手段。院計算機網絡的實施也奠定了檔案管理系統有效應用的基礎。1999年底國家質量技術監督局了“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與管理要求”等四個國家標準。下面，就我院的工程設計項目檔案的信息化建設談幾點體會。

選擇適宜的“檔案信息管理系統”應用軟件

各單位的“檔案信息管理系統”應用軟件。有的是自行開發，有的是購買的，選擇哪條路要根據企業的實際情況。我院選擇了是外購適宜的商品軟件。檔案管理軟件開發的思路似乎并不復雜，但其牽扯的信息技術很多，如數據庫技術、網絡應用技術、瀏覽器的內嵌式使用技術、通用的檔案查詢光盤存儲格式等。特別是檔案管理它是一專門學科技術，有一整套檔案管理的法規和豐富的流程。應用軟件要體現出檔案管理的政策、法規。要做好檔案應用軟件的開發，必須對開發人員進行專門的檔案知識的培訓。況且計算機技術的更新日新月異，如果不能掌握最前沿的新技術，就會使開發出的應用軟件不僅開發周期長、成本高、開發技術滯后，而且導致軟件生命力不強，使應用停頓或因跟不上需求的變化而夭折。為使應用軟件的投資更加合理，我院購買了經國家檔案局鑒定的杭州慧智“檔案管理系統”平臺，作為檔案信息化的起步。

目前，市場上應用軟件較多，如何正確地選擇?要做好市場調查。我們的經驗是：選

擇當今社會的主流產品，要符合現行檔案規則的要求；應是一個便于本單位進行二次開發

的通用平臺；研制單位要有強大的技術支持，可隨計算機技術的發展進行應用軟件的更

新、換代。這樣才不至隨開發商在社會的沉浮，影響到本單位“檔案信息系統”的可持續

發展。

二、走檔案管理者與信息技術人員密切合作之路

檔案信息化的重點是“檔案管理”、“信息技術”兩個方面，兩者的有機結合是檔案信息化成功的關鍵。首先，負責二次開發“檔案信息系統”的計算機人員要做好系統調查和系統分析，要走進檔案庫房，認認真真地向工作多年的檔案管理人員全面了解現存的紙介檔案概況，了解各類檔案的立卷原則、案卷帳目屬性。了解一系列有關檔案管理的規章制度以及案卷在庫房柜架的擺放順序等。之后，再提出二次開發的“檔案信息系統”模型，并在應用過程中不斷完善及修改，以使各項設置相對合理。

建立檔案信息系統，特別是工程設計項目要建立電子檔案，對于檔案管理人員來說其工作方式不再是只將發行的設計文件按冊登錄、完成借閱，而是要面對大量的電子文件。大一點的項目要對上千個電子文件進行收集、整理、編目等。建立電子檔案要做信息系統所需的大量而細致的工作，是紙介檔案管理時初期工作量幾倍甚至幾十倍，這對檔案工作者來說是挑戰也是契機。針對檔案人員缺少信息技術知識這一問題，我們根據工作需要由計算機專業人員對檔案管理人員進行上崗培訓，使其明確信息系統的工作方式，案卷與卷內文件的標識方法。經過培訓，檔案工作人員逐步掌握了使用計算機進行電子文件的網上收集、整理、錄入、利用信息系統進行查詢、借閱管理、光盤的刻錄以及CAD的簡單應用等，既滿足了工作需要，又提高了自身技能，為檔案信息化的與時俱進打下了良好的基礎。

建立一整套檔案管理制度及信息系統應用規則

檔案管理信息系統，是我院一體化的集成應用系統的一部分，其設計思想決不是孤立的。CAD電子文件管理是設計成品管理，屬于“前端控制”的設計階段對全程管理具有決定意義。為此，需要一套與集成應用系統一致的系統參數，包括有項目分類、設計階段、專業、部門、人員、密級、保管期限等。這些都要與CAD項目管理及設計流程管理完全統一。為保證信息系統的順利運行，建立了以下一整套應用規則：

各設計階段、各類電子文件名命名規則

各設計階段立卷規則，案卷號及文檔號標識規則

CAD電子文件網上瀏覽權限規則

卷借閱及電子文檔拷貝規則

各類檔案查詢授權規則

電子文件收集規則

數據錄入與入庫規則

數據庫管理規則

各類檔案用戶管理規則

檔案銷毀管理銷毀規則

系統管理、開發及安全備份規則

光盤存儲、刻錄與利用規則

每一個規則的制訂都經過管理部門及技術部門的認真研討，形成文件后下發于各部門貫徹執行。有些規則已納入院IS09001質量管理體系作為作業文件檢查執行。在執行規章制度推動應用的過程中，我們的體會是：加強管理是關鍵。

四、分步實施，做好檔案信息的積累

由紙介檔案到電子檔案初期有大量工作要做，要分清輕重緩急，分步實施，我們的做

法是：

(一)先現行檔案后歷史檔案

先將目前發生的電子文件及時收集歸檔，再整理以前的檔案，切莫將現行檔案再放置

成歷史檔案。

(二)紙介檔案、電子檔案共存

電子檔案為現行檔案， 以CAD電子文件形式存放，供網上查閱及再利用：紙介檔案為歷史檔案。案卷目錄形式存放，檔案供借閱。這種的局面可能要持續一個相當長的階段。

(三)先整理近期、后整理遠期檔案

整理紙介歷史檔案也本著先近后遠的原則，且先整理重點項目及與目前設計仍發生關系的項目。歷史檔案沒有電子文件，我們將其掃描成電子文件，并使電子文件借閱逐步代替底圖的借閱。

五、建立我院工程設計項目檔案信息系統

依據以上實施原則，在慧智“檔案管理系統”提供的平臺上，根據我院的實際情況進行了二次開發，做了以下開發工作。

(―)建立了遠程管理文件服務器

服務器系統選用Windows2003 Server。因辦公室與服務器機房分別在兩個樓層內，所以選用了遠程管理。項目電子文件收集、編目、校驗后，由系統管理員將數據和圖文件從終端工作站送往服務器。數據庫系統選用Mcrosoft sQL Server2005，數據錄入可采用兩種方式，即由應用系統錄入界面輸入或數據轉換。一般情況下，按項目采用數據轉換方式，這樣服務器相對安全，也減少網絡壓力。圖紙電子文件歸檔及圖紙信息錄入采用的方式是直接由CAD圖紙打圖同時產生條形碼并上傳圖紙信息至系統，并由檔案管理人員對底圖進行條碼掃描提取相應圖紙電子文件及圖紙信息目錄提取，然后再按照庫結構要求整理，這樣能充分利用已存在的資源，減少錄入錯誤，提高錄入速度。

(二)建立各類工程檔案及數據庫

已建立的檔案有“施工圖dwg格式電子文件”、“施工圖tif格式電子文件”、“文字資料”等。其中施工圖電子文件根據版本先后，可供用戶方便查閱最新版施工圖，并可調取舊版施工圖進行參考。并定義了項目、階段、專業、文件四級數據庫結構，建立了數據庫。

㈢建立各類系統參數

建立項目分類、設計階段、專業、部門、人員、密級、保管期限參數等。

(四)CAD電子文件網上瀏覽權限設置

為安全與保密，根據院文件精神對檔案用戶進行密級設定及檔案瀏覽權限的設定。

(五)系統管理

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為了讓檔案管理工作更加規范有序，各項工作流程都要進行常規化管理，同時，還要加強檔案管理工作人員的素質，培養對檔案管理工作的認真工作態度，加強工作的責任感，要有良好的職業道德，在工作中要及時的學習資料進行收集和整理，通過認真的檢查以及核對來把檔案進行歸檔。通過制定相應的工作制度來保證其實施，還要對管理人員的信息技術能力進行培養，提高計算機的操作以及掌握的能力，讓檔案管理工作進一步完善。

（二）制定檔案管理規則

無規矩不成方圓，任何工作都要有相關規則的制定，這樣工作才能夠規范化、效率化，那么，在開展檔案管理工作的同時，也要將這項工作進行制度化管理，建立成熟的學生檔案管理規章制度。比如，在進行歸檔的時候要明確歸檔的范圍、職責，還有進行查閱的條件以及材料遞交的程序，這樣不但可以提高工作效率，還能夠在進行制定管理的時候明確責任化分工。還有可以建立學生檔案管理的約束以及鼓勵制度，通過定期的職業技能培養和比賽，來激勵管理人員主動的進行職業技能的強化，也可以通過激勵制度讓管理人員對檔案管理提出合理化建議。

（三）進行網絡化檔案管理

隨著檔案數量和內容的不斷增加，傳統的紙制檔案管理模式已經不能夠適應時展的需求了，而且紙制管理也容易出現很多的弊端，比如容易損壞、篡改、丟失和出現錯誤不易察覺等問題，同時，在進行查找的時候也很困難。伴隨著互聯網時代的發展，網絡化管理模式可以取代傳統的管理模式，可以把學生的資料全部輸入到計算機當中，可以建立學生電子檔案，進行網絡化管理，學生可以自己進行檔案資料的查閱，出現了錯誤可以及時的和學校取得聯系，進行及時的更正。這樣可以對學校的檔案管理工作及時起到監督的作用，還有就是電子檔案的建立可以及時的對學生進行資料的管理和查詢，可以上傳到云盤進行備份，即使出現的特殊情況也可以進行及時的恢復，可以保證檔案的安全性。還有就是進行成績報送就可以通過網絡進行傳輸，這樣可以有效避免成績在進行抄送時候出現錯誤，電腦可以對成績進行自動排列以及篩選，這也加大檔案管理的工作效率，所以對檔案管理進行網絡化管理是很有必要的。

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中圖分類號：G270文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2010）36-0221-02

隨著中國高速公路等級越來越高，對工程質量要求也越來越高，作為公路工程施工管理、竣工驗收、檢驗工程質量的重要憑證――高速公路工程檔案管理也越來越受到重視，它所具有的重要作用是能為高速公路的項目使用、養護、改建、擴建提供準確、可靠、真實的依據，從而減少大量的人力、物力、財力。本文結合當前高速公路檔案管理的現狀與存在問題進行簡要的分析并對如何做好高速公路檔案管理工作提出相應的對策。

一、新時期高速公路檔案管理的現狀與存在問題

近幾年，由于中國高速公路建設事業得到了快速發展，大量的工程項目檔案也隨之產生，再加上高速公路工程由于受諸多客觀因素，如專業性強、投資大、工期長，項目多，參建單位多等影響，使高速公路所形成的格局是線長、點多、面廣，正是這一格局致使工程檔案管理存在許多困難。具體表現如下：

1.過分注重工程建設，忽視資料整編工作

在高速公路的工程建設中，作為“硬件”的建筑物本身是摸得著，看得見的，為大家所矚目，領導關心，社會各界關注，幾乎所有的人都把精力放到工程建設當中，抓進度，抓質量，抓關鍵目標的實現。而作為“軟件”的工程資料，卻被棄之一旁，等到工程即將驗收時，才被想到，于是加班加點抽調人員整理資料，可想而知，資料整編的效果。

2.日常資料管理缺乏規范性

在工程的具體實施過程中，無論是建設單位，還是施工單位，無論是設計單位，還是監理單位，在日常的資料管理中都花費了較大的人力、物力，做了許多工作，但基本都是圍繞工程的實施，而并沒有將日常資料與最后的整編歸檔有機結合，致使在資料的管理上深度不夠，規范程度較低。

3.缺乏既懂工程檔案管理又懂工程技術的人員

之所以工程的原始文件不規范，質量不高，其中最重要的因素是這些原始資料，多數由現場的作業層完成，而作業層人員素質較低，技術力量薄弱，培訓少，管理水平有限；監理人員參加正規國家監理工程師培訓的較少，擁有工程師資質的人員較少，在施工現場監理的工程師雖然有專業技術，但施工管理水平差，因此，不能做到現場簽證嚴格把關；有的施工單位在工程檔案管理方面雖然配備了一些專門的具有較高專業知識的檔案管理人員，但對工程建設方面的專業知識了解甚少，甚至不懂工程技術，而工程技術人員又不熟悉檔案管理方面的知識，二者不能有效結合。

4.缺乏健全的資料管理制度

雖然各參建單位建立了一些資料管理制度，但由于管理制度不健全，再加上建設單位和施工單位對竣工資料管理重視不夠，所以資料整編工作難以有效開展。具體表現在：文件、技術通知的管理規定不統一，編號不系統，規格大小不統一；竣工資料編制要求不清晰，沒有具體措施有效控制竣工文件的質量；工程建設的特點是周期長，人員頻繁變動，再加上在工程資料管理方面尚未有專門制度保管與移交資料，因此，在資料移交時，易造成交接手續不到位，資料遺失，給歸檔工作造成很大的損失。

5.檔案管理缺少法律控制

工程資料質量失控，其法定原因是建設單位與施工單位在簽訂合同時，沒有明確、具體的整編責任，整編內容，而且整編的深度及要求也沒細化，造成工程檔案資料管理缺少法律控制。

6.缺乏完善的資料整編規范及標準

在工程檔案管理方面，國家出臺了一些相關的規范，交通主管部門也制定了相應的規定，但由于形勢在不斷的發展，這些固定的規范和標準難以詳盡、完善的滿足具有特殊性的工程項目，因此，在工作的具體開展中，經常會遇到困難，如沒有合理的資料分類辦法，沒有清楚的資料整編的責任劃分，沒有明確規定由誰負責整編幾個單位共同形成的資料等等。

二、做好高速公路檔案管理工作的對策

1.制定檔案管理規則，確保檔案在宏觀上的管理

在工程建設之初，為了加強對建設過程中所形成的材料進行收集、整理、歸檔、編目、裝訂等，以達到“ 齊全、完整、準確” 的要求，可依據《檔案法》，按交通部《公路工程竣工驗收辦法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》、《高速公路建設項目案卷質量標準》，結合具體路段高速公路建設項目管理的特點，編制相應的《高速公路檔案資料管理規定》、《高速公路建設項目檔案分類編號規則》等。在工程實施階段，應結合本路段的具體情況，組織專業人員編制體現本路段的《高速公路竣工文件編制辦法》，詳細規定檔案資料的收集與整理的內容與質量要求，組卷的方法與要求，案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面的要求，以有效控制檔案資料的齊全完整及填寫質量。通過各項規則的制定，使檔案分類整理有章可循，工作規范、有序進行，切實做到對檔案的整理、收集、歸檔的宏觀管理。

2.實事求是，確保施工資料的真實性管理

真實是歸檔文件的生命，是工程建設質量檢驗的基點，也是竣工驗收高速公路工程的關鍵。要想為工程質量評定與質量查詢提供簡潔有效的信息，必須要有真實、完整的施工資料，這樣，才能充分發揮文件效能，才能反映工程全貌，也能為以后的公路改造、維修、擴建提供基本依據。施工原始記錄的真實性體現在所記錄的事件是確定的某一時間段，與確定地點發生聯系的分項工程或施工工序。施工記錄的時間跨度應與分項工程的具體時間一致。施工數據的完整性體現在施工記錄體系的各個組成部分相互補充、相互驗證。同時，采用“三同時”的管理模式，即在招投標的同時明確提出檔案管理要求；在檢查工程質量的同時檢查檔案形成積累情況；在工程交工驗收的同時驗收檔案的收集和整理情況，確保檔案齊全、真實管理。

3.嚴把竣工驗收關，確保竣工檔案憑證作用的發揮

在工程項目建設驗收階段，工程技術人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴格把關，嚴格審查各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告，對隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設計變更單的落實情況要著重檢查，如存在問題及時整改，以確保竣工檔案的真實性和準確性，在工程項目合同決算時，使竣工檔案資料能真正發揮憑證作用。

4.制定制約措施，確保資料的完整性管理

依據《檔案管理辦法》與《竣工資料編制辦法》制定相應的合同、運用法律手段加強檔案資料的管理。在合同中應確定參建各方的檔案責任與權利，明確文件材料的形成范圍、費用及歸檔套數，明確檔案質量及權屬，從法律上真正保證檔案歸檔工作。工程監理也應充分發揮監督職能，監督、審核、驗收工程資料形成及檔案整理工作。在工作的具體開展中，要實行專項檢查評比，建立獎罰分明的經濟責任制，獎先罰后，以加強參建單位檔案管理的質量意識，以推進優質檔案的形成。

5.制定檔案管理規章制度，確保檔案的制度保障管理

在制定檔案管理規則的基礎上，為了保證各項規則的真正落實，應建立、健全項目檔案管理制度，使項目檔案的分管領導及各部門如建設、設計、施工、監理單位專兼職檔案人員均明確職責，切實抓好項目文件資料的形成、積累和有序管理，以保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范，保證施工技術材料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符，真正實現“網絡”檔案管理，以保證工程建設全過程各階段檔案工作進程的順暢。

6.加強人員業務培訓，確保檔案的有序管理

檔案管理有序進行的前提是檔案人員需具備過硬的業務素質。但由于現在的檔案管理人員多以兼職為主，專業水平有限，使檔案工作的深入管理受到限制，工程文件資料的形成質量和檔案整理質量也難以保證。因此，工程建設之初，就應對高速公路工程管理人員、監理人員、施工單位人員進行有計劃、有措施、分期分批的業務培訓，使其明確工程項目檔案工作的法規和工程質量標準要求，明確施工過程中原始簽證資料的操作方法，明確竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，明確項目檔案的管理分工職責，使他們在增強檔案意識的同時也熟知掌握檔案業務和工程質量標準。同時，采用各種辦法，如獎勵機制，激勵他們積極主動地參與項目檔案管理，在實踐中提高自身的業務素質和專業技能，以實現規范化、標準化管理。

總之，檔案管理工作是各項事業發展的一個重要基礎，要進一步提高公路建設項目的檔案管理，就必須堅持建路與建檔同步發展，全面提高檔案人員整體素質，重視檔案的開發利用，重視檔案的真實可靠，以確保檔案為高速公路工程建設提供可靠依據。

參考文獻：

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1.1規范、靈活相統一原則

行政事業單位的檔案管理工作要嚴格按照國家標準來執行，體現了制度的規范化、標準化，但是各個事業單位之間的差異是存在的，因此，事業單位也應當結合自身的工作特點和管理方式，在不斷的摸索與實踐中建立起一套結構完善、內容全面、符合本單位實際情況的規章制度體系。

1.2職責、權益兼顧原則

檔案管理過程必須職責分明，才能夠保證管理工作的正常進行。因此，每個領導干部都要明確自己的工作職責范圍及權限，合理制定工作目標，進行不定期檢查和指導等，在明確責任的同時，還要注重保護工作人員的合法權益。

1.3制定、執行并重原則

行政事業單位的管理規則和制度都要在遵循國家標準的基礎上，結合自身特點進行制定，制度的執行情況就是檢驗制度規則是否適合單位發展的關鍵性指標。因此，單位領導要十分注重各項制度的落實與執行情況，在不斷的實踐與檢驗中使制度與規則更加人性化、規范化、合理化。

1.4靜態、動態相結合原則

制度是保證事業單位穩定發展的重要保障，但是隨著時代的發展，制度也要與時俱進，不斷適應當下的工作需要。目前，我國的各項行政事業逐步與國際接軌，因此，行政事業單位要善于學習一些先進的檔案管理辦法，并結合自身工作情況進行改善與調整。

2.行政事業單位檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理工作得不到足夠的重視

目前，我國行政事業單位的領導普遍不重視檔案管理工作，從而導致管理力度不夠，難以保證檔案管理資料的連續性和完整性，難以快速而準確地提供檔案信息為社會的經濟建設服務，使檔案管理的作用和職能得不到充分的發揮。

2.2檔案人員業務素質良莠不齊

檔案管理工作具有很強的政策性，也具有很強的專業性和技術性，這就要求檔案管理人員有扎實的專業基礎知識以及較強的業務水平。但是目前，我國行政事業單位的檔案管理人員往往一崗兼多職，任務繁多，難以全身心地投入到檔案管理工作中去，還往往因為工作需要頻頻變動，難以保證檔案管理工作的持續性和穩定性。在管理隊伍中，個別檔案人員并沒有很強的責任意識，沒有意識到檔案管理工作的重要性，應付工作的現象十分嚴重，再加上沒有強有力的監督與管理措施，導致行政事業單位的檔案管理效率低下。

2.3檔案管理方法滯后，缺乏現代化管理手段

檔案管理工作應當與時俱進，適應時代的發展要求，如果行政事業單位不能夠及時學習檔案管理的新方法、新技術，沒有采用高效的現代化檔案管理手段，就會導致檔案管理工作缺乏程序性與針對性，降低可操作性。在信息化的社會，檔案管理人員缺乏對電子檔案的存儲管理能力與保證信息安全的能力，難以熟練運用現代化的管理手段，就會阻礙檔案管理工作的現代化進程。

3.行政事業單位檔案管理的創新思考

3.1不斷加強各級領導對檔案管理工作的重視程度

重視行政事業單位的檔案管理工作，加大檔案管理工作的力度，才能夠保證檔案管理工作的順利開展，才能夠使檔案管理的作用和職能得到充分的發揮。因此，行政事業單位的領導應當從思想上高度重視檔案管理工作，親自下達檔案管理的各項任務與指標，親自督促落實，才能夠切實提升檔案管理工作的效率。事業單位的領導還要定期開展檔案管理工作職能和作用的宣傳工作，使檔案管理人員都能高度重視檔案管理工作，倡導各部門主動配合本單位的檔案收集與整理工作，同時要發揮模范帶頭作用，激發檔案管理工作人員的工作熱情，不斷提高檔案管理工作水平。

3.2提升檔案管理人員的整體素質，建設高水平的管理隊伍

行政事業單位的檔案管理工作具有連續性和專業性，因此應當盡量減少檔案管理團隊內人才的流動性，避免一崗兼多職，崗位頻頻調動的現象出現。行政事業單位要建立專職檔案管理崗位，為檔案管理人員分配明確的任務，使其能夠專注于檔案管理工作。科學合理的檔案管理體系可以保證行政事業單位檔案管理工作的標準化與程序化，因此，事業單位要結合自身特點，制定一套適合自己的檔案管理體系并嚴格落實，使每一個檔案管理人員在工作時都能夠有章可循，有助于確保建檔信息的格式化與標準化，有助于保證檔案管理信息的真實性與可靠性。

3.3加強檔案管理工作的電子信息化

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作為國家檔案的重要組成部分，高速公路檔案是對高速公路在規劃、建設、管理等方面的直接記載，并且為高速公路的建設與管理提供重要依據。在我國經濟建設腳步的加快的背景下，我國的高速公路事業也在蓬勃發展，近年來，隨著我國高速公路建設等級的提升，高速公路檔案管理在高速公路建設中發揮著重要作用，高速公路檔案管理工作也變得越來越重要。因此，在新時期，國家有關部門應充分認識到高速公路檔案管理工作的重要性，不斷加強和完善高速公路檔案管理工作。

1 新時期高速公路檔案管理工作的作用與意義

1.1 檔案管理可以為高速公路每個階段的發展提供憑證

高速公路的建設與管理是相當復雜的，相關檔案的搜集與管理是從高速公路的籌建之日就開始的，此后，不論是項目開始建設之前的各種評估報告、工程圖紙、審批文件，還是項目施工時的財務報表、工程進度表等等，都需要進行管理與存檔。這些由各種資料組成的工程檔案，很好地將高速公路建設每個階段的情況記錄了下來，是高速公路建設的重要依據。因此，高速公路檔案管理工作具有重要意義，檔案管理可以為高速公路每個階段的發展提供憑證。

1.2 檔案管理可以促進高速公路企業的發展

高速公路企業的健康發展，需要對企業的管理進行自我評價與總結，而檔案管理可以為高速公路企業提供資金方面、質量監管方面、成本預算與管理方面等多種方面的幫助，從而促進高速公路企業的發展。與此同時，檔案管理作為企業文化管理的一部分，可以通過收集到的資料，為企業文化的建設提供有利的服務，進而促進企業文化的發展。

1.3 檔案管理為高速公路的養護提供基礎保證

由于高速公路建設具有復雜性，其涉及多個方面，相應的，檔案的管理也會涉及多個方面，如設計方面、施工方面、監督方面等等。在高速公路項目竣工并投入使用之后，遇到一些問題是在所難免的，當遇到問題時，就需要對高速公路建設時的原始數據進行查證，此時，檔案管理收集到的大量資料不但為查證工作提供了便利，而且為高速公路的養護提供了基礎保證。此外，根據檔案管理收集到的資料，人們還可以很方便的對高速公路進行分析與評價，進而為以后的高速公路建設提供參考。

2 新時期高速公路檔案管理工作的現狀及存在的問題

2.1 過分注重工程建設，缺少對材料管理的重視

目前，我國的高速公路建設事業普遍存在一些施工單位因過分重視施工質量與工期等工程建設方面的問題而忽視對檔案材料的管理工作的現象，造成了高速公路檔案資料的嚴重缺失。還有一些施工單位只是單純的將關于高速公路建設的資料堆到工程即將結束時才處理，不但使高速公路檔案管理工作的工作難度加大，而且可能由于某些原因而導致最后整理的材料信息不準確，例如，施工過程中臨時改變了方案，卻沒有在圖紙或其他材料中記錄下相應的變更，如果到工程的最后時期才對檔案進行管理，就很有可能保存下沒有變更的材料信息，因而不能保證檔案管理的準確性。

2.2 檔案管理制度不夠健全

通常情況下，一個高速公路的建設工作會有施工單位、監管單位等多個單位參與其中，但是由于各單位缺乏檔案管理意識，而且對竣工后的資料管理工作不夠重視，就導致我國的高速公路檔案管理制度不夠健全。主要體現在以下幾點：第一，檔案管理不規范，如文件、圖紙等資料的規格不統一；第二，對竣工資料的要求低，缺乏系統性；第三，沒有專人保管資料，又缺乏存放資料的庫房，各單位間交接材料時很可能會因為手續不全、資料丟失等原因而給材料的歸檔帶來不便。

2.3 檔案管理缺乏規范性

在高速公路的建設過程中，各單位都是將主要精力放在工程的建設中，雖然也在檔案管理工作中投入了大量的人力、財力，但是卻缺少對檔案管理的規范與統一。此外，雖然目前我國已對檔案管理加以規范，但是由于時代在不斷發展，很多情況都是難以預測的，這就導致在規范檔案管理工作時時常遇到一些難題，例如，資料整編責任的劃分問題、資料分類方法問題等等。

2.4 缺少專業人才

通過調查研究，檔案管理工作雇傭的大多是兼職人員，不但缺乏專業的檔案管理知識，而且部分檔案管理人員責任心不強，對檔案的管理不上心，只是應付了事。此外，雖然部分單位配備了具有高素質的專業檔案管理人員，但是由于對工程建設知識的了解不多，檔案管理與工程建設技術缺少有機結合，導致檔案管理工作的質量不高。因此，專業高速公路檔案管理人才的缺乏是導致工程資料文件不規范、質量不高的重要原因。

3 新時期做好高速公路檔案管理工作的對策

3.1 完善高速公路檔案管理機制

針對檔案管理制度不夠健全的問題，相關部門應制定相應的檔案管理規則，并且不斷健全和完善檔案管理機制，確保制定的檔案管理規則的順利實施，讓每個單位充分認識到檔案管理工作的重要性，明確檔案管理人員的職責，做到高速公路建設每個階段的資料都能被很好的進行管理。此外，完善高速公路檔案管理機制，可以從本質上解決檔案管理工作存在的問題，確保工程資料的可靠性與真實性。

3.2 重視高速公路檔案管理工作

加強對高速公路檔案管理工作的重視度，可以從以下兩點入手：第一，通過培訓、進行宣傳教育等多種方式讓人們認識到高速公路檔案管理工作為保證高速公路質量的重要憑證，從而加強人們的檔案意識；第二，高速公路建設之初就要求各單位貫徹實施檔案管理工作，做到檔案管理與工程的實施同步進行。

3.3 規范高速公路檔案管理工作

檔案管理工作貫穿高速公路建設的始終，為了保證高速公路建設的各個階段都有詳細而準確的資料記載，規范高速公路檔案管理工作勢在必行。首先，要做好對檔案完整性與準確性的審核，因為這樣不但能保證工程資料的真實性，確保資料能將工程真實的反應出來，而且對高速公路檔案管理機制的完善起著促進作用。其次，要做到檔案的集中統一管理，并配備檔案庫房，由專人負責。最后，及時解決新形式下不斷出現的檔案管理問題，并將其進行規范化處理。

3.4 提高檔案管理人員的整體素質

要做好高速公路檔案管理工作，具有高素質的專業檔案管理人才是必不可少的。針對目前檔案管理工作中人才方面存在的問題，新時期需要的高速公路檔案管理人員需要滿足以下兩點要求：第一，要熱愛這份工作，不但責任心強，而且具有良好的價值觀；第二，不僅要具備很高的檔案管理知識水平，還要了解與高速公路建設有關的知識，從而實現二者的有機結合。

4 結語

通過以上分析可知，高速公路檔案管理工作是十分重要的，但這項工作的實施面臨著諸多問題，需要有關部門及時解決，以提高高速公路檔案管理工作的質量，確保存檔的工程資料的真實性與準確性，為日后高速公路的建設提供更多的依據。

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導致基層疾控檔案信息化進程緩慢的原因無外乎：1.檔案管理人員文化素質低而且更換頻繁，要掌握檔案信息化技術難上加難；2.資金投入的不足，直接導致檔案管理過程中硬件設施不完備，基礎設施建設相當薄弱；3.檔案工作人員、單位領導沒有從思想上認識到檔案信息化建設的重要性，關心檔案信息化建設的自覺性、主動性不強。

為落實疾病預防策略，加強疾控檔案信息化管理，建議重點抓好以下方面：

一、明確單位檔案管理目標，做到任務清楚，渠道通暢，實行計劃管理、信息管理和責任管理。縣級醫療衛生單位之間要形成檔案管理網絡，要確定疫情信息員為本單位疾控檔案管理員，各管理員要互相溝通協作，互通信息。縣疾控中心應建立設施齊全，技術領先的綜合檔案室，配備1～2名專職人員，負責收集縣級單位檔案管理人員遞交的和本單位工作中形成的原始文件資料，集中管理本單位的各種門類和載體的檔案，并按照規定向檔案館移交檔案，貫徹執行有關法律、法規和上級有關方針、政策，建立、健全本單位的檔案工作規章制度，創造條件，實現檔案管理的規范化、標準化與現代化，監督、指導各單位疾控檔案的管理工作。

二、不斷對檔案管理人員知識進行更新。基于疾控檔案的重要性和行業的特殊性，要求檔案管理人員既要具備優良的品質和過硬的業務素質，更重要的是要樹立檔案信息化的意識，掌握現代化的檔案管理知識。同時，有足夠的信息化知識，熟練掌握新型電子設備和信息技術的應用。相關部門應經常組織檔案管理與技術培訓和研討，將新的管理理念和技能傳授給基層檔案工作人員，推動基層檔案信息化管理的進程。

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（一）對檔案信息資源的價值認識不足。檔案信息化管理的建設已成為一個重要的檔案管理的發展趨勢，是當前最大化開發利用檔案信息資源的基礎，所以應加強關注。但在實際工作中，盡管政府相關政策給予一些支持，但由于一些?撾壞牡蛋腹芾砣嗽泵揮腥鮮兜降蛋感畔⒆試純?發利用的重要性，對檔案管理信息建設的單位發展缺乏認同感，導致文件優化信息資源開發和利用的一體化進程被阻塞。

（二）專業人員的總體質量需要提高。首先，消極的態度。由于長期的工作習慣、歷史因素、客觀環境和其他原因，一些檔案工作人員服務意識欠缺。在文件資源管理的過程中，只要資源分類是好的，沒有損失，就認為成功地完成了工作。這種被動的思維方式有很大程度上影響了對檔案資源的開發利用。檔案管理有很強的政治需要和機密性，政治安全和信息安全是檔案管理工作人員首先需要考慮的。因此借口保密而限制應該開放的檔案的利用的情況也是存在的。

（三）檔案資源有限。大部分的檔案信息資源部門和單位的存放空間很小，所以檔案信息管理是先天不足，缺乏豐富的資源。近年來，我國一些部門加強室藏空間的建設，慢慢完善文件管理規則。但在實際的工作環境中，設施不足、檔案資源結構不完整仍然是制約檔案有效利用的關鍵性因素之一。

（四）缺乏創新理念。在傳統檔案管理的約束下，紙質文件的大量使用在很大程度上影響了檔案信息資源的開發。由于傳統的文件管理模式不利于傳播檔案信息資源，在時間和空間是有限的，所以管理效率較低。管理人員缺乏創新的理念，缺乏在開發和利用檔案信息資源的創新意識，所以直接影響到檔案信息資源共享。

二、加強檔案資源的開發利用措施

結合檔案資源管理中存在的問題，檔案資源的開發利用和檔案的利用效率可以從以下方面改進。

（一）轉變觀念。首先，檔案應該改變傳統觀念，改革舊的工作方法和方式，注重提升服務檔案資源的能力，這是時展的需求。為了充分利用檔案資源，為公眾提供良好的服務，就必須加強法治觀念，并促進檔案資源建設的法律、法規建設。加強檔案工作指導，檔案管理工作有很多專業知識，需要管理人員具有堅實的基礎，一些基層單位可能對重要的文件資源的管理要點不了解，需要專業指導業務部門加以指導和培訓。其次，檔案工作人員需要加強服務意識，變被動為主動，深入現場、深入基層，結合檔案資源的特點和群眾的需要，為群眾提供各種各樣的服務，不斷優化檔案信息資源服務手段，為用戶提供高質量的檔案信息資源，也可以在檔案資源管理部門設置咨詢服務平臺，擴大檔案資源的社會服務功能。最后，檔案管理者還需要不斷提高自身素質，加強思想文化建設，提高修養，鑒定信念，處理和廣大員工的關系，做好檔案業務指導。

（二）加強檔案信息資源的整合和利用措施。首先，我們需要建立現代檔案管理模式，建立檔案信息資源管理中心，通過實施集中管理檔案信息資源管理中心的資源，建立一個一站式服務平臺，利用搜索、查詢、使用功能，實現檔案信息資源共享，提高檔案信息資源的利用率。此外，加強社會部門及機構的橫向合作，整合社會整體資源，建立一個更強大、更完整的檔案資源信息數據庫，讓整個社會檔案資源可以得到充分利用。還可以建立和完善室藏，通過網絡社區傳送最新的、最準確的檔案資源目錄，以利于用戶快速獲取有效信息。