檔案信息電子化大全11篇

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追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

一、城建檔案信息電子化數字化的現狀

城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。

2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。

4.城建檔案信息網絡技術有待提高

城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。

7.城建檔案網絡建設資金缺乏

數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。二、城建檔案信息電子化的發展趨勢

現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。

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檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差：檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

檔案信息電子化的益處

可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影Ⅱ向了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。檔案事業超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

慎重選定技術路線，信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征

目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機口工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

實事求是地改進管理體制

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二、檔案信息電子化有其不可替代的優勢

檔案信息電子化，其益處有：1.能夠對現有的微機進行利用，提高其使用效率?，F在很多的檔案館里面的計算機設備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計算機來進行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當時的科技不發達，另一方面也是有其可取之處，但是就當前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準確性上要高出手工加工不是一點半點，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計算機加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產出的模式，能夠節約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經費比較多，而且不能夠多次產出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領導和需要的部門，拓寬了服務范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。

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科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。文書檔案信息的電子化涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。

1 文書檔案信息電子化的作用

1.1 充分利用和發揮計算機的潛能，提高利用率

目前大多數單位檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。

1.2 提高檔案信息的時效性

檔案信息的電子化，工作人員可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。

1.3 檔案信息可多份復制，拓寬了服務范圍。

2 文書檔案信息電子化的優點

2.1 電子檔案能使辦公效率大大提高

電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優點。它解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整，出現漏抄，字跡不工整等問題，節約了人力也提高了準確性。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2.2 電子傳輸，實現資源共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以及時了解檔案室概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

2.3 電子文件保存具有很強的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

以往文書檔案辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失、延誤的情況時有發生，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

3 文書檔案信息電子化管理中存在的問題

3.1 電子檔案真實性難以保障

因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

3.2 電子檔案的安全性問題日益突出

目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。

3.3 電子文件兼容問題

電腦軟件開發的通用性差，不同系統生成的電子文件，相互不能通用，或者是不同軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，為管理人員增加了轉換電子文件格式的工作量，同時也增加了經費的支出，要購買多種格式的軟件，以便使用。

3.4 要求檔案管理人員應具備較高的綜合素質

實現檔案信息電子化，首先管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

4 改革措施和解決辦法探討

文書檔案信息電子化的應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應對方法。

4.1 信息化系統內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

4.2 提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬件環境，提高檔案人員業務技能。二是要不斷加強自我學習，逐步提升業務能力，自覺樹立學習意識、責任意識、安全意識。四是加大檔案部門間系統合作的力度，通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

5 做好文書檔案管理工作的重要意義

單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位行政管理人員及時了解單位整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。

參考文獻

[1]鄧邵興，檔案管理學，中國人民大學出版社

[2]董永昌，電子文件與檔案管理，百家出版社

[3]劉濤《談談檔案工作的“有為”與“有位”》，[J]，《科技咨詢導報》，2006年第14期。

[4]楊靜，《怎樣加強檔案工作者的綜合素質》，[J]，《山東省農業管理干部學院學報》，2005年第3期。

[5]王鳳霞，王秀芳，《深化檔案管理工作》，[J]，《齊齊哈爾大學學報》（哲學社會科學版）， 2004年第3期。

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1.檔案管理信息電子化建設的必要性

隨著計算機和網絡技術的發展和普及，信息電子化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。其次，檔案管理信息電子化可用詳實的檔案信息是否完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證，這樣才能決策的及時、正確，以保障管理措施的適當。對此，檔案信息化有著獨特的優勢，可以發揮重要的作用。第三，實現檔案管理信息電子化，可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享，同時，亦可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性。

2.如何實現檔案管理信息電子化

首先，要實現檔案部門基礎設施建設。主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。只有建設先進的計算機網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工。并要建立和完善局域網，使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

其次，要實現檔案管理信息電子化項目的試點與推廣工作。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，建立、規范、聯通各局域網絡，并選取一定數量的具有行業代表性的單位進行信息化建設的試點，并提供相應的資金和技術資源支持。檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。

第三，要實現檔案管理信息電子化標準規范建設。需要加強頂層設計，通過業務流程、生命周期、信息技術和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設標準，做到框架合理、體系完整，能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。管理規范包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等，業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案文件格式、元數據、對象數據格式標準等，技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障。第四，要實現檔案管理信息電子化人才素質培養。信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，因此針對檔案管理信息電子化人才應積極進行思想教育，有計劃有組織地進行培訓，使其掌握信息技術的新知識。檔案人員還要邊學習邊實踐，不斷提高檔案信息化管理的水平，這樣才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。

3.目前檔案管理信息電子化工作中存在的問題

3.1 戰略定位不準確，理論研究不深入。在2006年編制的《檔案事業發展“十一五”規劃》中提出“以檔案信息化建設為重點”的工作任務，但檔案管理信息電子化工作仍然存在中長期的總體指導思想、戰略目標、基本原則、主要任務與發展架構尚不清晰，檔案信息化在檔案工作發展與改革的地位與作用還不十分明確，檔案信息資源在國民經濟與社會發展中的基礎性戰略信息資源地位尚未確認等等問題。雖然目前關于檔案管理信息電子化的理論著作較多，但都只停留在了實踐方法和技術應用的層面上，理論研究不夠深入，并未形成系統的檔案管理信息電子化理論研究。

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檔案信息電子化主要是指應用計算機對檔案進行材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統的紙質文件轉化為計算機軟件的形式供人們使用。電子檔案，從文件的起草、修改到印發的過程都是在電腦上進行，電子檔案便于修改、復制、傳送，提高了工作的時效性；但其在使用過程中導致原始檔案記錄的消失，原始記錄特征不復存在，并且電子文件是計算機文字處理的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，檔案和文件之間也沒有清晰的界限區分，這樣電子化信息給檔案工作的管理造成的影響是深刻而長遠的。檔案信息的電子化管理是牽一發而動全身，檔案管理工作是信息化的推進，是知識與技術的進步，使得檔案管理工作的技術含量顯著增加，因此，檔案管理工作者要全面發展積極采取措施適應技術的更新。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 檔案信息電子化方便處理、傳送和保存

電子化檔案管理的工作都是在計算機上進行，檔案文件的修改、復制、查找、輸出等工作簡單快捷，避免了傳統的紙質檔案，處理起來就要翻閱大量的文件，檔案的傳送只需互聯網即可，一個郵件的發送就能傳送到使用者手中，解決了距離的局限性。電子化檔案的保存只需一個軟件，解決了傳統的紙質檔案對保存環境和場地面積的高要求。

1.2 檔案信息電子化實現信息利用共享性

電子文件不再是直觀的紙質文件，而是利用計算機以文件的形式展現為任何使用者，實現了信息利用的共享性，不再受時間和距離的影響。

1.3 檔案信息電子化，可充分利用電腦的潛能，降低成本

目前，大部分單位的檔案部門都是使用電腦及網絡對檔案工作進行管理，用于檔案的處理、保存等。檔案信息管理的硬件設備以及技術條件日益成熟，電子化檔案管理廣泛應用，新技術也在逐漸的被應用到管理工作中，如語音識別、文字掃描模式識別等，提高了利用率。減少了傳統紙質文件形式的檔案管理需要大量人力、物力、財力等的浪費，降低了管理成本，提高了工作效率。

1.4 提高檔案信息的時效性

信息的手工加工程序是選題―選材―編輯―出版，是一個比較慢的細活，再從文件資料形成開發二次文獻信息，可想而知，時間比較漫長，等到二次文獻開發好，往往造成信息的失效，直接影響了檔案信息的應用價值。電子化檔案，管理人員只需利用計算機利用機讀形式的檔案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文獻，提高檔案信息的時效性。

1.5 降低傳統的紙質檔案文件使用的出版經費成本

傳統的手工編制的紙質檔案出版需要很多的經費，國家撥給檔案部門的經費又是有限的，靠單位解決更是不現實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經費。

1.6 提升檔案部門的自身價值

檔案信息電子化可實現多次拷貝，拷貝的成果可供任何使用者使用，擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，提高了檔案部門的影響力度及自身價值。

2 檔案信息電子化現狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由于軟件的不統一，造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，不能快捷的出版檔案信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進展。

2.2 檔案信息資源共享的要求達不到

我國目前還沒有開發出一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡的建設形式不統一，層次不同，檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性較差，達不到檔案信息資源共享的要求。

2.3 標準化、規范化的工作有待提高

檔案信息電子化工作開展的前提是規范化和標準化。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統一，僅僅著眼于某個單位或某個企業，并不能全面實施、進行標準化的工作，制約了檔案工作電子化的發展。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高

實現檔案信息電子化，檔案管理人員是關鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前大多檔案部門缺乏高技術的人才，專業的檔案、信息處理人才更是缺乏，大部分的檔案管理人員的技術賀歲平較低，文化水平較低，不能滿足于現代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應對措施

3.1 政府要加大支持力度

政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題

做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發展

以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 提高檔案標準化、規范化水平

檔案標準化、規范化，是推進檔案信息電子化的重要前提和基礎；同時，檔案信息電子化水平的提高能有效促進檔案工作的標準化、規范化，二者是相輔相成，互相促進的。要不斷加強電子檔案的硬件和軟件建設，不斷規范電子檔案的收集、整理、歸檔、利用程序，制定嚴格的管理標準，確保信息的準確性、安全性，不斷提高電子檔案管理水平。

3.5 人員知識結構的變革迫在眉睫

我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

4 結束語

總之，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢，當前我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破階段，如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來，是值得我們認真思考的問題.各級檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門要積極行動起來，協同作戰，認真研究檔案信息管理電子化過程中存在的問題，討論并提出系統建設的階段目標、技術路線、標準規范和可實施方案，為全面實現檔案信息處理和管理的現代化貢獻力量。

參考文獻

[1]溫陽春. 檔案信息電子化管理芻議[J]. 企業改革與管理，2014，07：65.

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檔案信息電子化,是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象,用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。人們的手工信息加工工作模式是:“選題――選材――編輯――出版”的工作方式,即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長,造成信息失效,嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化,編者可直接利用機讀形式的檔案,利用電腦完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻。

手工編輯信息成果出版需要較多的經費,但目前企望國家給檔案部門撥更多的經費進行信息編輯是不現實的,依靠自身解決也不是件容易的事,解決不好,檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

一、檔案信息電子化的現狀

1.檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一,規格各異,各自開發的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統,由于不能互調,就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這就制約了檔案信息電子化的進程。

2.在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統,檔案信息系統和網絡建設形式各行其是,層次不一,規范性、開發性、服務性、共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求。

3.標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因,館?穴室?雪藏檔案業務基礎差,案卷質量不高,特別是各類檔案的著錄細則相容性不強,系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準,僅著眼于某一個館或某個專業系統,無法全面實施、推廣統一標準,這也制約了檔案信息工作電子化。

4.檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮,越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5.檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化,首先要有現代化的人,管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現代高技術人才,其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現代技術水平偏低,甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備,仍不能充分發揮作用,就更談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現,使檔案的生成方式發生很大變化,諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行,這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態,那么檔案也自然以機讀形式存在,這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者,將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容,這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中,把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息,必須有一個“去粗取精,去偽存真”的過程,使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性,用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來,檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化,就是以館、室、藏檔案資料、紙質或機讀形式的為主要物質對象,用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有:

1.可充分利用和發揮現有微機的潛能,提高利用率。目前,大多數基層檔案館室對計算機的應用單一,開發功能簡單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財力和時間上的極大浪費,使現代化設備不能盡其用。

2.縮短二次文獻信息的加工時間,提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是:選題―選材―編輯―出版,這條“慢工出細活”的工作方式,即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長,造成信息失效,嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化,編者可直接利用機讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻。

篇（8）

中圖分類號：G275文獻標識碼： A

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業的辦公帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案。目前國家提出了文書檔案管理的改革文書檔案管理信息的電子化應用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。

一、文書檔案電子管理的現狀

隨著我國辦公自動化逐步普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，完全實現電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，主要表現在以下方面：

1.1 辦公自動化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動化，而辦公自動化雖然已聲勢浩大地推廣，已有相當單位的在內部實行辦公自動化，但畢竟還未完全普及。而在機關單位辦公自動化則要求一體化，行政機關事業單位的業務往往與上下級密切聯系，對上履行職責任務，匯報上級下達任務的完成情況，答復上級機關或管理部門的業務范圍的問題；對下達任務和傳達上級指示精神；同級兄弟部門之間的業務聯系也相當密切。而業務信息在很大程度上還需依賴紙質文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。

1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個過程中的應用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實的“高檔打字機”。人們只看到伸手可及的有限的紙質文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費，也造成了檔案電子化管理進程緩慢。

1.3電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現象尤為明顯，電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這些問題丞待解決。

1.4檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進程。

1.5標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.6文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數據傳輸的技術。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。

二、關于做好文書檔案電子化管理的對策

檔案電子化管理必須是在辦公自動化條件下，將如何應對日益增多的電子文件進行更科學、更準確及時地歸檔并保證其安全性呢？我認為必須把握好幾個環節：

2.1文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來說分為兩部分，一部分是電子文件形成過程中的管理，另一部分是電子文件的歸檔處理。劃分出不同的保管期限。同時編制文件索引，供查詢調閱使用。

2.2建立電子檔案管理制度。為了保證信息資源的安全性，建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度是必不可少的，可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。

2.3嚴格執行電子文檔的安全管理制度，及時進行預防和保護，消除風險。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。保密文件需加密碼。密碼文件的管理，應該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機人員的相互制約。就是要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

2.4針對安全性問題，積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，使得文書檔案只能在某一范圍的局部網絡內傳輸，防止文件流向外網。最簡單的方法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內的IP地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。再有一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾等。

2.5分散風險的措施

在電子信息檔案管理中，有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。所以為了預防人為因素而造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

2.6建設專職隊伍，提高管理水平。隨著當今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為現在的以現代化的辦公設備為依托的知識密集型工作。這就要求管理者應具有很強的分析能力，對一些專業性強的檔案要做到精確把握。此外，還根據利用者要求提供大量的數據檔案信息。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任 ，保證信息的安全可靠。

3、結 語

文書檔案電子信息化平臺建設應用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現。用戶或查閱數據，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。但也有一定的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性。針對在文書檔案管理信息的電子化應用中實際出現的問題，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，有效規避風險和降低損失。隨著現代科學技術的進步，實現文書檔案管理現代化已是必然的發展趨勢。因此，每一位文書檔案工作者都要有緊迫感，努力學習和掌握現代科學知識，把文書檔案管理提升到一個全新的水平。

【參考文獻】

[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案，2011（01）.

篇（9）

文書檔案是反應各個階段，各個時代的主要政治和管理制度的記錄過程，是社會發展過程中的主要記錄者。文書檔案記錄了一個社會組織在生產過程中各個階段的重要管理活動和各個業務開展狀況，是社會發展過程中主要的體現形式。文書檔案管理是通過由各種已經完成的活動中能夠具有保存價值的文書整理形成的，是歷史的客觀記錄，是用來來反映在某一時期領導的決策、部門建設、研究開發、問題處理等的過程和成果。隨著當前社會中計算機技術和信息技術不斷的開發和利用，人們對網絡技術和信息技術的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現了高水準，高系統化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。為了能夠滿足當前人們對檔案管理過程中的系統化，精確化，各種先進的技術在檔案管理工作中的應用不斷的加快，成為當前為人們提供準確信息的前提，用以滿足當前人們對信息的需求。

一、文書檔案管理信息的電子化的優點

電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環節，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進技術進行工作的前提和基礎，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標準化和規范化。

1，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時電子檔案改變了傳統紙質檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時出現的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問題，也節省了人工，提高了效率。而且檔案管理的過程

也變得更容易操作，只是在計算機上打打字和點點鼠標便可完成，時間大大縮短。所以，電子信息化管理文書檔案相比傳統的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2，信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統的紙質載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節能、環保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節約型社會的理念。更避免了紙質載體在高溫、濕度大的環境下發生氧化或者是被腐蝕的風險。而且光盤和磁盤的存儲量大，占用空間小，穩定性高，操作簡單，造價低廉，方便備份，易于管理，所以，資源信息的電子化，這大大提高了檔案管理的服務質量。

第三，電子傳輸，實現資源的共享。在傳統的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網絡的發展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網絡傳輸資源。

第四，提高了文書檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力等，安全性也隨之降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，只要有互聯網，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象，綠色節能，大大節省了人力、物力和財力。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點

首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

2、電子檔案的安全問題隨著網絡的普及而變得更為嚴峻： 現在，通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，或者使用計算機病毒，病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題都對電子檔案的安全性構成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設置專門人員維護計算機和局域網，這就為管理帶來了另一筆費用，購買殺毒軟件，增加人員開支。

第三，文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數據傳輸的技術。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。

第四，電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴重，現在全世界各大軟件開發公司都相對獨立，為了獲得更多經濟效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進行轉換格式。同時也增加了經費的支出，要同時購買多種格式的軟件，以便使用。

三、加快推進檔案信息化技術的基本原則

1、科學化規范化和精細化原則。標準化、規范化、精細化是強化電子文檔管理的重要原則，因為文檔管理本身就是一項嚴謹細致的工作，必須要進一步細化檔案工作標準和規范，才能提高檔案管理的質量和效率要求。

2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰。所以，要堅持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數，強調安全使用和管理。

3、效益與質量兼顧的原則。因為檔案信息數字化建設的艱巨性、復雜性和繁重性，因此需要投入相當的人、財、物力，所以，要堅持效益與質量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，強化建檔質量，思考快捷安全建檔的途徑。

四、改革措施和解決辦法探討

針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現的實際問題，本人結合相關資料總結以下方案：第一，針對安全性問題，使用局域網，讓文書檔案只能在局域網的范圍內傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個IP地址范圍內，防止文件流向外網。比較常用的辦法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內的IP地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，加強人員管理，針對人員素質低的現象，定期進行教育培訓。經過定期的教育培訓，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強的責任心，同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等，加強思想教育，樹立較強的責任意識，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發生，達到檔案管理的保密要求。

五、結束語

現代社會是一個信息高速發展的社會，是一個科學技術不斷進步的社會，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著生產經營過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現者?，F在，科學技術正在日新月異的發展著，信息科學已經影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當前社會發展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經逐步取代老式的紙質檔案管理，更是實現檔案管理過程中對其精確化劃分和系統化整理的有力基礎和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。因此在其工作中實現電子化成為其發展過程中的必然結果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎。加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。

參考文獻

篇（10）

以“載體的異同”劃分標準?？梢园央娮游募譃楣獗P文件，硬盤文件，軟盤文件和磁帶文件。（1）以“文件的不同用途”分，又可以把光盤文件，硬盤文件，軟盤文件，磁帶文件可分為程序文件和數據文件兩大類。程序文件是管理設備，生成數據文件的文件，數據文件是供人們利用加工的數據信息的集合，而程序文件又有系統軟件和應用軟件之分，以“文件內數據的組合形態”為劃分標準，數據文件又有數據庫文件和非數據庫文件之件，數據庫文件內的數據關聯性強，非數據庫文件內的數據關聯性弱。（2）以“不同屬性”為劃分標準，數據庫文件又有FOXBASE數據庫，FOXPRO數據庫，ACOF3數據庫，OGOAL數據庫等。（3）而無論數據庫文件還是非數據庫文件，又有文本文件，超文本文件和純文本文件之分，文本文件帶有一定的格式，超文本文件是集文，像，聲于一體的多媒體文件，純文本文件是不帶格式的文本文件（4）以“數據的表現形式”為劃分標準，它有字符文伯，表格文件，圖文混排文件，數據庫文件，圖形文件，動態影像文件與聲音文件之分。

二、當前電子文檔管理面臨的挑戰

1.電子文件的原始件鑒別和保存、輸出形式的多元化。電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。（1）電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。（2）電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。（3）電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構，格式的改變為代價。（4）電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以采和不同的方式輸出。（5）電子文件不再具有特定的字跡。人們可以根據需要以不同的字體，字號以將電子文件輸出，無法從字跡上分辯其原始性。（6）目前電子文件的簽署技術還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

2.電子檔案管理需要信息化技術的支持。對于電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，需要計算機技術和數據通信技術的協同管理，如果檔案管理人員不懂電子文件形成，存儲，傳輸，檢索，利用等技術，就無法對電子文件，電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。此外，對于檔案管理人員來講，怎樣保證電子檔案的可存或可取性，可用性，可理解性，怎樣確定和保證電子檔案的開放年限，保密級別，以及怎樣解決跨館利用等問題，都是必須要面對和解決的問題。

三、檔案管理信息電子化的優點

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集，篩選和不同層次的加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其長處有（1）可以充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。（2）縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。（3）檔案信息電子化?？梢淮瓮度?，多次產出，可改變信息加式工作受經費限制局面。（4）檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。（5）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝。

四、加強檔案信息電子化的措施

1.實施電子文檔標準化管理。電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，與紙質等載體檔案截然不同，所以一開始就要充分注意到電子檔案的各項管理標準，法規，制度的建立。制定出本單位的電子檔案的管理規章和制度，制定統一的工作流程。

2.對電子文件的“原始性”概念進行重新界定。電子文件的自身特點使我們無法采用與紙質文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，這就需要建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內容確確實實是當時，由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，我們就應該承認它是原始的。

3.加強辦公自動化系統安全防護工作。首先要抓好信息存儲載體制成材料問題。嚴把電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命。一般應存入光盤，最好不用磁盤存貯，二是要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制，使用文件權限和文件屬性等。三是做好數據庫備份工作，保證信息安全。罩要在計算機系統上安裝防毒軟件，預防病毒，防止網絡系統遭受到侵害，對電子檔案的管理也應做到不壞，不丟，不散，不亂。

4.以人為本，建設復合型文檔管理人才資源。電子檔案管理，實質是一項檔案技術工程的管理，電子文檔管理的發展趨勢，要求檔案專業人員必須成為既能從事現代文書的處理和檔案的管理，又難從事檔案，又能從事檔案，圖收，情報等綜合信息的管理，文檔案室管理人員既要掌握文書知識和又要具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握電子計算機軟硬件技術，數字通信技術等。

五、電子文檔管理的發展趨勢

1.信息內容數碼化。電子文件是將文字，圖形，圖像，影像，聲音等信息，按照一定的格式轉換為數碼或符號，進行存儲，傳輸，通過相應的軟硬件技術還原后才能知曉。

篇（11）

中圖分類號：F203 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（c）-0160-02

一直以來，在社會主義現代化建設發展中，事業單位文書檔案管理工作發揮的作用是不可忽視的。作為事業單位檔案管理工作中的重點核心組成部分――文書檔案電子信息化管理，不僅客觀地記載著社會發展的整個歷程，更記載著事業單位做出的很多重要決定離不開文書檔案電子信息化管理的幫助?，F今的社會是科技信息與知識快速同步發展的時代，各企、事業單位要想持續穩定的發展與生存，必須重視電子信息技術的應用。隨著信息時代的到來，人們進入了網絡快速發展時代，很多數據信息通過電子信息網絡數據進行傳輸和管理。國家經濟的迅猛發展促使事業單位改革體制不斷的完善與深入，做好文書檔案電子信息化管理，進一步提升文書檔案管理工作水準，加強信息電子化的應用，為事業單位能夠提供及時的、準確的、完整的信息檔案資源，以此來達到信息資源的需要。筆者根據實踐工作經驗對文書檔案電子信息化管理的優勢作了簡單陳述，并針對于文書檔案電子信息化管理工作中存在的一些瓶頸問題做了幾點分析，最后給出了加強與提升文書檔案電子信息化管理的重要舉措。希望對各位同行有所幫助。以下是具體陳述與體現。

1 文書檔案電子信息化管理的優勢

1.1 有利于提高工作效率

W絡信息的發展，使人們迅速的進入了計算機信息網絡時代。不論是在生活中還是在工作中，都離不開計算機的應用。計算機不僅運算速度快，而且還能將很多數據信息進行一個有效的處理。大家都知道，電子檔案主要是通過光盤作為一個數據傳播的載體，把很多數據信息儲存在里面。這也是文書檔案電子信息化管理的一個主要優點。在傳統的文書檔案管理工作中，人們通過用手來操作各種信息的保管，因此，會浪費很多時間，有些時候甚至會漏掉一些重要信息數據，不僅會需要很多人力，更主要的是長時間手抄下去，影響工作質量與工作效率。電子信息化管理不僅改變了傳統文書檔案管理模式，大大的提升了工作效率與工作質量。

1.2 確保文件信息資源傳輸的安全性提升

過去以往文書檔案管理工作中，辦理檔案的傳輸方式都是靠手工抄寫，因此會導致很多重要檔案信息的流失，甚至經常會出現信息傳遞的不及時，導致需要的信息資源延誤時有發生，安全性也不高。而計算機網絡信息的應用，對于傳統文書檔案辦理人員手工抄寫中出現的所有問題都一一給予了解決，不僅能夠確保文檔信息傳輸的安全性，更加的及時。根本就不會出現檔案信息的延誤和丟失現象。

與此同時，文書檔案電子信息管理的優勢還有很多，例如：電子傳輸，實現資源的共享，信息易于保管等。不僅時效性高，而且檔案信息還可以多份復制，真正的拓寬了服務范圍。

2 文書檔案電子信息化管理工作中存在的一些瓶頸問題簡析

2.1 文件信息資料的保密性降低了

相對與傳統文書檔案管理來說，辦理人員手工抄寫雖然浪費時間，同時也浪費了很多人力。但是卻不易于更改。電子信息的介入，辦理人員不僅可以對檔案信息資料進行隨便的進入和更改，最主要的是沒有留下任何痕跡。傳統檔案管理模式下，人們可以通過字體來辨別檔案信息資料的變動，可以來判斷檔案資料的原貌。而電子信息化管理中每一份電子文件都沒有相關單位的蓋章和親筆簽名，因此無法辨別真偽。所以說，電子資料的真實性不能保證，而且保密性也大大的降低了。

2.2 電子信息檔案管理人員業務素質不高

計算機網絡時代的到來，致使傳統文書檔案管理模式不能適應社會發展，而計算機技術的應用也是事業單位改革的一個立足之身。因此，在社會主義新的社會形勢發展下，對文書檔案電子信息化管理人員提出了更高的要求。他們不僅要具備專業的知識層次，更要通曉計算機技術的應用和一些信息數據的傳輸與管理。只有具有先進的計算機技術水平和不斷的豐富自身的計算機技術知識，才能勝任這項工作。但實際卻遠不是如此，很多管理人員只是懂得一些計算機基礎的操作知識，缺乏現代先進的計算機技術知識，嚴重缺乏檔案管理計算機信息處理復合型人才。為此說，就算有在先進的現代化計算及設備，也未能發揮用武之地。

3 加強與提升文書檔案電子信息化管理的重要舉措

3.1 加強與提升檔案管理人員的綜合素質

首先，增加硬件設施的投入力度，硬環境是做好檔案建設的重要基礎，唯有創建良好的硬環境，工作人員才有工作的信心，業務人員的水平才能得到提升。從具體的實踐來看，唯有強化管理部門的硬件設施，檔案人員方可通過這些設備才能實現管理水平的提高，增強業務水平，提高檔案管理的效率。

其次，豐富檔案管理人員的知識水平.在日常的教育中要采取“自學為主、培訓為輔”的方式進行檔案人員的培訓，建立終身教育機制，促進檔案人員知識能力的提高，與時展相適應。在日常工作中不斷學習，豐富專業知識，提高自身知識能力，在單位內部建立激勵約束機制，將檔案的專業水平作為業績考核的一項指標，激發員工的積極性。

最后，增加檔案部門與區域間的合作。想提高檔案管理的水平，必須要加強系統間與區域間的合作，互相學習，揚長避短，運用現有的資源進行知識的更新，同時采用現代化的科技手段促進檔案人員專業水平的提升。

3.2 加強檔案保管穩定性，確保檔案信息安全。

電子化的文書檔案具有一定的特殊性，部分檔案具有公開性，部分檔案具有保密性，就要求電子軟件查看特定檔案附有權限，只能給相關人員查看。針對保密文件，為確保其安全性，還需對其作加密處理，并限定加密的時間，保密期后相關人員才可對其進行解密查看。為保證文書檔案電子化的安全性，要妥善保管光盤、移動硬盤等保存檔案的載體，同時在數據備份方面，主要采取兩種方式：一是通過服務器存儲及本機備份。兩臺服務器運用RAID5磁盤陣列技術，儲存全部檔案數據及數字化影像。PC機每天進行本機數據備份，每半月所有PC機數據庫進行數據同步，保持各數據庫數據一致，防止由硬盤損壞無法恢復導致數據丟失現象的發生；二是通過實物介質存儲備份。將全部檔案數據及數字化影像刻錄成DVD光盤一式兩份保存到防磁柜中，另將全部檔案數據及數字化影像儲存在移動硬盤中。

4 結語

隨著科技信息網絡時代的到來，文書檔案的電子信息化管理已成為事業單位發展與生存的必然趨勢。同時，電子信息化管理也是事業單位文書檔案管理的一個主要便捷途徑。文章已通過對文書檔案電子信息化管理的優勢作了簡單陳述，同時也對電子信息化管理中存在的問題進行了闡述與簡析，我們不能忽略其當下存在的問題，一定要通過各種途徑來找出更多的解決對策。在這里，筆者真誠的呼吁，讓我們大家共同關注事業單位文書檔案電子信息化管理工作。在該文的論述與分析中，又不對或是不完善的地方，請各位同行勇于給予修改意見或建議，筆者會表示真心的感謝。最后，感謝大家的認真閱讀與觀賞。

參考文獻

[1] 楊勇，劉晶.關于“文書檔案一體化”的若干認識[J].大學圖書情報學刊，2003，21（1）：80-82.