檔案管理具體流程大全11篇

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中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文書檔案管理工作是各企業、公司檔案工作的核心內容，文書處理整體工作質量對檔案管理服務發揮著重要影響作用。優質的檔案管理工作則離不開公文科學、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業的鐵通公司，只有秉承系統、科學、規范原則，優化文書處理，開展現代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優質的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續發展中作出相輔相成的重要貢獻。

二、提升文書處理規范性，優化檔案管理

良好的文書處理需要依據規范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經營規模龐大、業務豐富廣泛、涉及較多現代化、網絡信息技術的現實特征，文書處理工作更應依據科學規律，統籌安排工作流程，推進各個工作環節的良好銜接、文件檔案在公司內部的順暢流轉、共享傳遞，進而綜合應用于細化管理。遼寧公司應由文書工作具體形式進行處理流程的科學設計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規范工作秩序。文書處理具體流程包括內部發文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現了各個工作環節的緊密聯系、互相滲透、有效制約與環環相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環節則會呈現不同做法，而基本的處理環節卻不應隨意的增減或省略，應遵循客觀規律、流程安排進行規范處理，只有這樣才能優化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉，并在公司內部營造良好的工作環境與暢通的工作秩序。

三、科學制發公文，優化文書處理

公文是檔案形成的基礎，其制發科學性對于自身質量與整體檔案水平均產生了至關重要的影響。因此制發實踐應秉承科學標準原則，摒棄注重公文內容、忽視制發形式的不良意識。應科學依據我國公文格式相關要求，針對行文目標、發文權限、行文關系，合理選擇公文類別，體現文種應用的合理時效性。其具體內容應包括發文機構、秘密級別、文號、簽發方、具體題目、主送方、內容、印章、抄送機構、時間以及附件等。同時應注重的原稿公文的有效整理與科學收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經過幾次修改的文稿均應全面收納，良好保存。對于字號的編制，應依據文件形式進行統籌編制，不應出現某某字或第的字樣，同時不應編制字號虛位。對于主題詞內涵的解析應體現準確規范性，即應依據詞表規定進行選擇，對于特殊應用的自擬詞則應用三角符號進行清晰標識。為體現公文制發的良好時效性，應按行文公司負責人具體的簽發時期進行編制。作為正文內容的有效補充并提供一定參考依據，公文附件也不可缺少，不應將其隨意略去。應位于正文后進行附件題目及順序的標注，體現公文制發完整有效性，進而為優質的文書處理打下良好的基礎。

四、人性化實施歸檔立卷，契合現代化檔案管理目標

現代化檔案管理目標要求，對于相似公文不應重復歸檔立卷，同時應實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現檔案信息的廣泛利用價值、令其發揮優質應用效果，體現立卷管理的規范整體性，便于工作人員的個性化檢索應用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應基于自身發展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學把握以我為核心的實踐工作原則，有效區別各類資料與文件，注重內容、核心價值與具體形式的有效劃分，進而明確核準各類高度相似的資料與文件。同時應確保卷宗處理的一致完整性，應依據鐵通公司發展特征、經營業務類別、經濟發展形勢明確主次，樹立人性化管理目標，將不應歸檔文件合理篩除，并注重預防價值化文檔信息的不良丟失，進而科學實現現代化檔案管理目標。

五、引入現代化文書檔案管理手段，提升工作效率

為顯著提升工作效率，應科學引入現代化文書檔案管理手段，借助網絡系統平臺、計算機、信息化管理技術，創建文書檔案優質管理體系，實現前文后檔單次錄入、廣泛應用的科學目標。應借助計算機系統、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現文件檔案的快速、穩定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯系、性質同樣的工作做一體化連接，實現數據共享與高效轉儲。再者，可引入多媒體實踐技術，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規范錄入、細化標引、綜合統計與快速打印，進而令工作人員可由機械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術含量的文書檔案工作，發揮核心服務價值。

六、結語

總之，基于文書處理、檔案管理科學重要性，互相作用影響特征，我們只有依據鐵通公司經營業務特征，開展規范性文書處理、科學制發公文、實施人性化歸檔立卷、引入現代化檔案管理手段，才能優化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優質的檔案信息管理、文書處理為促進鐵通公司的持續健康發展提供優質保障。

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中圖分類號： TV61 文獻標識碼： A 文章編號：

1 引言

1.1水利樞紐工程檔案管理的內容

水利樞紐工程檔案管理的內容是水利樞紐發電項目的全過程的記錄，包括立項、可研、初設、施工、竣工驗收以及試運行等各階段的資料。水利工程檔案的載體可以是文字文件、圖表和聲像資料等。

1.2水利樞紐工程檔案管理的重要性

水利樞紐工程的檔案管理為水利工程的建設施工提供決策資料，也為水利發電項目的正常運營安全提供保障。水利樞紐工程檔案管理對我國水利工程建設的科學管理具有基礎保障作用。要加強水利檔案資料的收集和整理，做好水利工地竣工驗收，這樣才能有效提高水利工程檔案的“歸檔率”、“完整率”和“準確率”。水利工程檔案對工程施工的質量評定、事故原因分析、竣工驗收以及水利工程項目以后的運行管理提供了必要的依據。

2大藤峽水利樞紐工程概況介紹

大藤峽水利樞紐工程的開發目標為防洪、航運、發電、水資源配置以及灌溉等綜合利用。大藤峽水利樞紐壩址位于珠江流域西江水系黔江河段大藤峽峽谷出口的弩灘處，下距廣西桂平市黔江彩虹橋6.6km，壩址控制流域面積為198612km2。樞紐建筑物主要包括擋水建筑物、泄水建筑物、發電建筑物、通航建筑物、過魚建筑物和灌溉取水口建筑物。大藤峽水利樞紐庫區淹沒土地面積為283579.2畝（含水域122984.77畝），淹沒區搬遷安置人口現狀年（2011年）9757人。

3 大藤峽水利樞紐工程檔案管理的特點分析

3.1水利樞紐工程檔案管理種類繁多

由于大藤峽水利樞紐工程施工建設期較長，這樣使得檔案收集管理周期變長。水利工程檔案覆蓋了水利工程項目的整個過程和各個階段的資料記錄。大藤峽水利工程項目由多個單項工程組成，光可行性研究階段就有二十多個專題項目，這樣就使得水利工程檔案種類繁多。

3.2 水利樞紐工程檔案管理具有時效性和復雜性

大藤峽水利樞紐工程檔案管理要反映項目施工建設的整個過程，并為工程竣工驗收和日后的運營提供依據和參考，這些檔案資料具有指導意義，需要長久妥善保管。另外，水利樞紐工程檔案管理包括了建設項目的各個階段，涉及眾多部門和單位以及技術領域，具有設計內容和工程結構功能的復雜性。

4 水利樞紐工程檔案管理存在的具體問題

4.1 水利工程檔案管理制度不健全，導致檔案管理質量低

水利工程的發展需要相應的檔案管理制度，要創新檔案管理的方式和載體。然而，由于水利工程檔案管理制度不健全，造成了檔案管理業務流程的不規范，如資料的收集整理不及時，歸檔不規范。這些導致檔案管理質量低，表現為檔案分類模糊，案卷形式不規范標準，部分文件內容缺失，檔案檢索功能較弱，限制了檔案的使用。

4.2 缺乏水利工程檔案管理的專業人員

水利工程檔案管理需要專業性的人員，要懂水利施工工程、檔案管理專業、以及信息技術的復合型人才。否則，就造成水利工程檔案管理停留在表面，難以實現標準化和規范化的管理。非專業的檔案管理人員容易造成檔案資料的缺失，審核不清，整理不規范，交接手續不齊全，這樣就降低了檔案管理的質量。

4.3 水利工程檔案管理意識較弱

由于一些水利項目對檔案管理不夠重視，缺乏對檔案管理制度的落實和監督，對于檔案管理部門也沒有投入足夠的軟硬件設備設施和配備專業技術人才隊伍，將檔案管理作為了工程項目的附屬工作，正是這種輕視檔案管理的意識，使得檔案資料的整理不及時，凌亂堆放，在水利建設項目后期收集整理資料中導致原件收集困難和缺失，無法體現檔案管理的利用價值，影響了工程竣工驗收。

5提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理的有效措施

要提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理質量，確保水利工程項目的順利實施，應從以下幾個方面進行改進。

5.1 健全水利工程檔案管理制度，提高管理質量

要根據水利工程的特點不斷健全水利工程檔案管理制度，確保檔案管理實現系統化和規范化。建立檔案管理的監督機制，明確檔案管理的責任，獎罰分明，將檔案管理納入項目管理的議事日程，為檔案管理的開展創造制度保障，這樣才能提高檔案管理的質量和服務水平。

5.2 提高檔案管理人員的專業素質

為了保障水利工程檔案工作的效率和質量，應配備專業人員。要對檔案管理人員進行業務培訓，提高相關的技能和知識，培養復合型技術管理人才。要提高檔案管理人員的業務能力，如分類、組卷等業務流程,并確保檔案資料的緊密性、延續性和完整性。

5.3 增強檔案管理的意識

領導應重視大藤峽水利樞紐工程檔案管理，建立領導機構小組，落實領導責任制，對檔案管理人員的工作進行考核，增強員工工作的責任意識。加強對檔案管理方面的資源投入，購置先進的辦公設備，提高工作效率。要制定員工的專業培訓計劃，提高員工的操作能力。要實時對檔案管理工作進行檢查和指導，對發現的問題要及時采取措施進行解決，使得全體員工都重視檔案管理工作，各單位和工作人員獻計獻策，共同提高檔案管理水平。

5.4 提高檔案資源的開發利用水平

由于大藤峽水利樞紐工程檔案管理具有復雜性，必須通過先進的技術和管理才能滿足實際服務需要。要購置先進的設備、管理軟件，以及引進專業人才。要提高檔案資源的開發利用水平，通過數字化和網絡化的檔案管理，構建水利工程檔案資源的網絡共享平臺，更好地收集整理和編制檔案文件。創新檔案編制方法，運用信息技術整編檔案，科學地編排檔案數據，建立全面詳細的檔案數據查詢網絡，為大藤峽水利樞紐工程提供數據依據和參考，實現經濟效益和社會效益。

6 結論

通過對提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理的有效措施進行分析，得出水利樞紐工程檔案管理能夠為水利工程的建設和安全運營提供資料。它是一項基礎性工作，對發展水利工程具有支持作用。要明確水利樞紐工程檔案管理的職責，加強水利樞紐工程檔案管理的標準化、信息化以及規范化，提高檔案質量。因此，提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理質量，能夠提高工程建設的安全性，確保工程施工的質量和進度，要優化檔案結構、整合檔案資源，創新檔案資源的管理方式，促使檔案管理的高效服務。

[參考文獻]

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醫院檔案對醫院領導決策科學化和醫院管理現代化有著極為重要的意義。隨著醫藥衛生體制改革的不斷深化，檔案工作越來越受到醫院領導的重視。通過吸納專業人才，建立綜合檔案室，完善檔案規章制度和檔案工作組織架構，加大軟、硬件設施的投入，以及加強檔案業務培訓等一系列措施，醫院意圖逐步實現檔案的集中、統一及規范化管理，讓檔案更好地為醫院的建設和發展服務。然而，檔案工作的深入開展卻面臨著困局。

1.醫院檔案工作深入開展的困局

檔案工作的深入開展必須依靠良好的社會公共關系。檔案利用把檔案部門與利用者聯系起來，是對檔案工作最實際、最有效的宣傳，不僅能引起外界對檔案工作的重視，而且能為檔案工作中其他環節的順利進行創造更好的外部環境。通過檔案利用擴大檔案工作的影響，可望實現檔案工作的良性循環。因此，檔案利用被視作推進檔案工作深入開展，實現可持續發展的必由之路。

然而，對于醫院檔案室，尤其是處在建立初期的檔案室而言，最嚴峻的挑戰卻來自檔案收集。這是因為：一方面，檔案資源作為檔案利用的客觀對象亟需通過檔案收集得以豐富，以充分發揮檔案利用服務的作用，因此，檔案收集是迫切需要解決的問題；另一方面，受制于既有室藏檔案資源的匱乏，檔案室短期內難以通過提供高質量的檔案利用服務獲得外界的認同，而隨著“領導重視”效應的逐漸褪去，檔案收集變得舉步維艱。

可見，若不解決檔案收集的問題而大談檔案利用的重要性，只能是空談未能通過檔案收集來豐富檔案資源，而要求檔案工作者通過檔案利用來提高檔案工作地位，推進檔案工作深入開展，只能是“巧婦難為無米之炊”。因此，打破醫院檔案工作深入開展的困局，充分發揮檔案利用服務的作用，不但不能繞開檔案收集這一環節，而且需要追本溯源，從源頭上尋求解決方法。

2.檔案收集存在的問題

醫院的檔案收集主要通過科室檔案員收集、整理檔案材料，移交檔案室集中統一管理來實現。在此過程中，普遍存在檔案材料分散、欠缺系統、不完整等問題。為此，檔案室通過健全歸檔制度、加強業務培訓、對業務部門進行監督指導等措施進行了前端控制，希望增強人員的檔案意識、改善檔案材料的質量，但效果并不理想。

任何檔案管理活動都是在一定的環境中進行的，并受到其所處環境的制約和影響，檔案收集也不例外。本文認為，檔案收集中存在的問題，實際上是在此過程中所涉及的主、客體受規章制度、業務流程等環境因素制約和影響下的具體表現。因此，解決檔案收集的問題，不能管窺蠡測，必須突破檔案工作的界限，兼而分析規章制度及業務流程等環境因素。

3.影響檔案收集的環境因素

3.1 規章制度

檔案工作固然有其專業性，但從宏觀上看，檔案管理也是醫院各項管理活動的有機組成部分。要做好檔案的收集，保證檔案材料的質量，必須將檔案管理納入醫院各項管理工作中進行整體考慮。然而，雖然檔案規章制度在制訂過程中經過了廣泛的咨詢，也與各職能部門取得了共識，但是，由于它們只是站在檔案管理的角度對醫院各項管理活動提出要求，而并沒有就檔案管理與各項管理活動的銜接進行重新考慮，因此，檔案管理似乎獨立運行于醫院各項管理活動之外，無法深入開展。

3.2 業務流程

每項特定的行政業務，皆相應地衍生出一種規范其運作、辦理的具體業務流程。業務流程設計的質量，將影響當中各職能部門、科室班組及其員工的工作狀況。醫院檔案是醫院各項管理活動的原始記錄，在流程中產生，因此，醫院業務流程的優劣也對檔案材料的質量及檔案收集的進行產生著影響：

一方面，醫院部門眾多，專業性強，業務流程化意味著多個職能部門需要打破部門設置的界限來協作完成一項業務。但目前的檔案收集卻是依職能或部門而非流程來進行的，檔案收集與醫院業務流程之間缺乏有效銜接，這就導致檔案材料分散、欠缺系統、不完整等問題。

另一方面，醫院部門內部分工較細，部門間部分業務存在重疊，相似業務之實間缺乏信息的共享，冗余的情況嚴重，積累的檔案材料復雜繁多；而部分業務又留有空白，部門間沒有就檔案材料積累的職責達成共識，造成了檔案材料缺失，不能反映醫院管理活動的完整面貌。

4.破局：運用源頭控制的思想

4.1 源頭控制思想

源頭控制的思想源于電子政務領域，它強調“在電子政務頂層設計的框架中對政府整個業務范圍和流程進行分析、描述和設計，建立政府信息化的總體架構”；與從檔案學角度進行問題分析和對策性研究的前端控制有所不同的是，源頭控制順應文件從生成、處理、歸檔和長期有效保存的運動規律，是流程重組后管理行為與目的的自然展現；其控制主體通常擁有政策和體制的支持，相比檔案部門更具職能優勢，對整體管理具有較強的推動力。有鑒于此，運用源頭控制的思想，可望突破檔案工作的界限，解決環境因素對檔案收集的制約和影響問題，推進醫院檔案工作的深入開展。

4.2 實現手段

4.2.1 運用流程管理的技術和方法。相比起注重工作環節銜接的前端控制，源頭控制更注重的是流程重組下的一體化管理。因此，要將源頭控制思想運用到檔案工作的深入開展中去，必須摒棄從個別部門或活動出發的觀點，摒棄將檔案收集簡單嫁接于醫院各項管理活動后端的做法。

近年，流程管理正作為提升醫院服務質量的重要手段而被應用，借此契機，把檔案工作的深入開展與醫院管理質量的提升結合起來，實現源頭控制思想的運用，有利于降低成本和減少阻力。而運用流程管理的技術和方法，就是通過繪制業務流程圖，對醫院現有業務流程進行重新梳理，理清并調整其中交叉或并行的業務關系，明確流程中各主體的責任，使包括檔案管理在內的醫院各項管理要求準確滲透到業務操作過程中，促使有關規章制度在實際工作中得到貫徹落實，為源頭控制思想的進一步運用奠定良好的基礎。

4.2.2 應用業務活動分析結果。業務活動分析指的是“通過分析機構的業務活動和流程，建立一個關于機構做什么、如何做的概念模型”。在流程管理基礎上，將業務活動分析的結果應用到檔案材料的收集中，就是要剖析檔案材料與醫院各項管理活動及業務流程的關聯方式，明確產生檔案材料的業務節點及具體產生的檔案材料種類，使反映醫院管理活動并合符檔案資格的材料都納入至檔案收集范圍，維護醫院各項管理活動中檔案材料的有機聯系，避免檔案材料欠缺系統、散失，從而保證檔案材料完整反映醫院歷史面貌，提高檔案室藏質量及檔案利用服務質量。它是源頭控制思想運用過程的核心。

4.2.3 轉變控制主體。一方面，將控制的主體從檔案室、專職檔案員乃至科室檔案員轉變為醫院辦公室。這是因為，流程管理是一項浩大、復雜的工程，環節多、牽涉面廣，而檔案室在醫院行政管理系統中處于輔助、后端的地位，缺乏全局的影響力，缺乏強有力的行政手段支持及體制支撐，專職檔案員不可能親力親為介入到其他所有部門的實際工作及流程之中；科室檔案員更是雜務纏身，自顧不暇，無法滿足源頭控制的需要。醫院辦公室在醫院的行政管理中，是上層建筑的重要組成部分，是綜合性辦事機構，處于承上啟下、聯系左右、溝通內外的樞紐地位，發揮著主導性、總協調、多面手的作用，符合源頭控制思想中主體“對整體管理具有較強推動力”的特征，比檔案室更具職能優勢，在源頭控制思想運用過程中起主導和支配作用。

另一方面，原有控制主體――檔案室、專兼職檔案員等要轉變自身職能，拓展知識服務的內容。醫院檔案是醫院各項管理活動的原始記錄，檔案收集的過程、檔案材料的質量以及檔案本體的內容等均不同程度地反映著醫院管理的質量，是一個亟待發掘的寶庫。而這恰恰契合了業務活動分析的需要。因此，檔案室及專兼職檔案員除了履行傳統的職責以外，應當主動轉變自身的職能，積極學習行政管理知識，掌握相關的統計分析工具，對這個亟待發掘的寶庫進行數據挖掘，協助醫院辦公室把握醫院管理的規律，及時發現存在的問題，在運用源頭控制思想推進檔案工作深入開展的過程中發揮好參謀輔政的作用。

4.3 實踐：醫院榮譽檔案材料的收集

醫院榮譽檔案是醫院檔案的重要組成部分，它反映了醫院、科組集體及個人發展的面貌。獲獎者在取得榮譽后主動向職能部門提交材料，由相關職能部門登記收集。相關記錄被用于醫院及科組申報集體評獎、個人的專業職稱評審、競聘晉升、醫德醫風考核等工作。申報評獎、職稱評審、競聘晉升、醫德醫風考核等工作分屬于醫院辦公室、人力資源科、醫教科、護理部等不同的職能部門，由于同一項榮譽可能涉及不同的工作需要，所登記的信息各有不同側重，部門間并未實現信息共享。

檔案室在進行收集的過程中發現：一方面，由于登記手續繁復，獲獎者主動提交材料的積極性受到削弱，加上相關職能部門未對榮譽原件及時收集，造成檔案材料的散失；另一方面，登記收集所形成的檔案材料內容既有交叉，又不盡相同，質量參差不齊，存在大量冗余，增加了檔案材料鑒定、整理等其他工作環節的難度。

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基層檔案工作真實的記錄了社會各個行業的變化與發展，是社會發展積累下來的財富，具有一定的歷史與參考價值。

一、基層工作中檔案管理具有的缺陷

（一）檔案管理制度不具備力度性與規范性

對于基層工作中的檔案管理工作來說，存在許多管理制度的不規范。第一，不規范的檔案收集程序，使得檔案工作人員在收集相關檔案資料時，缺乏規范化和完善性。其制度沒有落實到相關工作，使得檔案管理人員在收集資料時，其收集到的檔案資料缺乏全面性與有效性。第二，不規范的檔案整理程序。檔案工作人員在實施立卷工作時，沒有嚴格參照相關卷宗內的文件目錄，使得其在對文件排序實行組卷工作時，出現卷內相關文件資料的錯失問題，不利于以后文件檔案的查詢工作。第三，不規范的檔案使用管理。管理檔案資料的相關人員在管理檔案的借閱工作時，沒有實施規劃化的管理，使得部分借閱出去的檔案資料無法及時的歸還，檔案工作人員沒有對檔案在被借閱出去之后加以跟蹤管理，使得檔案文件出現遺失情況。

（二）檔案工作設備缺乏時代性與先進性

目前，對于部分的檔案管理工作來說，依然采用的是傳y管理手段，這嚴重阻礙了檔案管理工作實現科技化與信息化。傳統的人工記錄工作，不僅加重了工作人員的工作強度，而且對于檔案管理人員來說，容易出現人為的錯誤。此外，有些檔案管理人員對于自動化管理系統的具體操作不了解，使得即使使用了先進的自動化管理系統的有關單位來說，也無法將先進設備的優勢發揮出來。

（三）缺乏具備檔案管理的長遠性意識

對于基層工作的檔案管理工作，存在有些單位對檔案管理不夠重視，其檔案工作只是為了能夠應付有關部門的檢查工作，在檔案資料被檢查之后，就將這些資料棄之不管，沒有意識到檔案資料對其未來發展的重要性，缺乏長遠性意識，使得其檔案管理只是個擺設，并沒有發揮出應有的價值。

（四）檔案管理工作人員綜合水平有待提高

檔案管理工作需要具備一定的建筑知識、計算機技術以及文員素質，這就要求其工作人員不僅能夠具有寫作水平和較強的計算機技術，而且要求工作人員能夠具備有些專業領域的知識。但是對于許多基層工作中的檔案管理來說，其檔案管理工作人員并不具備這些綜合素質，造成檔案管理水平的不足。此外，因為檔案管理是一項相對比較枯燥的工作，因此可能存在人員身兼數職的情況。而且因為工作枯燥性的存在，使得有些人員無法長期在此崗位工作，造成這個崗位人員的流失性高，而新來的工作人員因缺乏系統和專業的培訓，導致檔案管理水平偏低。另外，也可能存在人員長期在此崗位工作多年，不具備先進的管理觀念與管理技術，也導致檔案管理水平偏低。

二、提升檔案管理水平的方法

（一）提高檔案管理流程和制度的力度性與規范性

應對基層工作中檔案管理存在的檔案收集、檔案整理以及檔案使用等問題，有關單位應該加強檔案管理的基礎性工作，建立關于檔案的收集、整理以及使用等方面的流程規定與制度要求，嚴格要求檔案工作人員在實施檔案收集工作時，能夠確保收集到的資料具備完善性與有效性。檔案工作人員在整理檔案資料時，必須按照相關整理目錄來實施，確保后期查詢工作的便利性。此外，應該對檔案的借閱情況進行跟蹤管理，確保檔案資料歸還的及時性。最后，應該建立起檔案相關人員的責任管理制度，明確各檔案管理工作人員的相應職責，將其在檔案資料的收集、整理以及使用等各個工作流程上的責任明確，確保工作人員能夠將其工作落實到實處，提高其對檔案管理工作的重視度。此外，為了確保管理的力度性，應該將其工作責任制度與相應的獎懲制度相聯系，即能夠將具體責任落實到實處，又能夠起到激勵員工工作積極性的作用，確保檔案管理制度的有效實施。

（二）改善檔案管理設備水平，提高管理工作的時代性與科學性

檔案工作其最終的目的就是能提供有效的服務。針對有些單位中存在的檔案設備水平偏低而導致的服務水平的低下問題，必須采取有效的措施來避免檔案管理問題的存在。相關單位應該使用先進的檔案管理系統來對檔案的日常工作進行管理，通過使其管理設備辦公的自動化來改善其管理水平，讓檔案工作人員利用先進管理設備，及時的管理檔案的收集、整理、利用以及銷毀工作等工作。確保資料的有效性、完整性以及正確性，提高檔案資料的質量水平。此外，在引進先進的檔案管理設備時，應該對檔案管理人員實行相關設備操作知識的培訓，使其能夠熟練的使用相關設備，確保設備的使用效率。

（三）提升檔案管理意識水平

對于部分單位的管理領導層來說，沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，使其檔案工作流于形式，并沒有對相關檔案資料管理實行長遠性的規劃，只是完成了資料的儲備工作。為了提升檔案資料的利用價值，必須提高檔案管理的意識水平。應該建立起檔案管理與單位相聯系的業務檔案體系，將單位的發展變化與檔案記錄管理相結合，使檔案資料能夠全面的反應單位的成立、建設以及發展歷程。使單位領導層意識到檔案資料能夠為其發展提供參考資料與數據的利用價值，提升檔案的重要性以此來提升領導層的檔案管理意識水平。

（四）提升檔案管理工作人員的綜合水平

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中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-00-01

醫療保險的檔案材料是一種信息資源，是記錄醫療保險發展的一手材料，是對醫保經辦部門日常工作記錄下來的真實內容。醫保檔案材料作為我國基本醫療保險的一項無形資產，在社會保障管理、人力資源管理等多領域發揮十分重要的作用。因此如何做好醫保的檔案管理成為各地醫保經辦機構的一項重要工作環節。本文主要從我國醫保檔案的共性特點和完善我國醫保檔案管理提出以下幾點思考。

一、我國醫療保險檔案的特點

在我國，由于歷史的原因，醫療保險工作起步較晚，且醫保各環節的管理制度和法規均有待完善，再加上我國醫保參保范圍廣和醫療服務領域的特殊性，決定了我國醫保檔案管理具有以下幾方面特點：

第一，醫保檔案管理的內容豐富、復雜。主要包括“醫、保、患、藥”四大塊內容。“醫”，指醫保定點醫療機構，具體包括醫保經辦機構與醫保定點醫療機構簽訂的服務協議、住院費用結算清單、報銷憑證、門診慢性病、特殊病種的認定資料、轉外治療的審批備案表，等等。“患”，即參保患者，包括以下一方面內容：參保者基本信息、醫保基金賬戶轉移和關系轉接、參保個人賬戶每月劃入金額明細單據等。“保”即醫保經辦部門、醫保管理機構。業務范圍：參保患者的檔案管理、參保單位基本情況、單位醫保基金征繳詳細情況以及醫保基金的支付檔案，等等。“藥”指定點零售藥房，包含與醫保經辦機構簽訂的醫保服務協議、醫保定點藥店資格認證資料、結算費用清單和憑據，等等。由此可見，我國醫保事業檔案管理涉及面廣，內容豐富，且專業性強。

第二，我國醫保檔案管理涉及面廣、工作內容豐富、類別多。目前，職工醫保的包括內容主要是城鎮機關、企業和事業單位、民辦非企業、單位里的社會團體，等等。職工醫保輻射范圍廣、人員類別多，包括在職和退休人員、個體、建國前參加工作人員、離休干部、二級以上傷殘軍人、企業下崗工人等特殊人群均包含在內，涵蓋范圍較廣。

第三，醫保檔案管理具有較強的實用性。醫保經辦機構保存的參保者醫保檔案是其享受醫保報銷待遇的唯一依據和憑證，醫保參保患者享受醫保報銷主要經過以下幾個環節：首先要辦理醫保參保手續，按時交納醫保費用，然后到定點醫療機構就診（包括門診和住院），發生治療和藥品等方面的費用，最后醫保結算，享受醫保報銷待遇。操作過程中還包括調整繳費比例、繳費基數以及診療項目的報銷范圍和報銷標準等。以上所述工作環節均需要依據參保患者詳細、完整的個人信息資料，同時依據本地區所執行的醫保政策才能完成。所以醫保檔案管理必須要做好詳盡、準確，關系到廣大參保患者的切身利益。如果醫保檔案資料管理不當，資料殘缺或者不準確，將會引起諸多矛盾、糾紛，降低參保人員的滿意度。

二、完善我國醫保檔案管理的建議

第一，用科學的管理方法和管理工具，豐富醫保檔案管理的內涵，強化監管力度，構建全民醫保檔案管理體系，并充分發揮其價值功能。各地醫保經辦機構要將工作職責落實到檔案管理的具體部門和管理業務人員，要按照“收集―整理―歸檔”程序，保證醫保文檔資料的完整性，避免出現丟失、缺頁等情形，要確保醫保業務檔案的完整率。

第二，要建立真實、可靠、可查詢的工作體系。醫保事業具有很強的政策性和專業性，當前，醫保經辦機構的各級負責人和業務人員均需加強管理意識，要從根源上解決問題，真正從思想上認識到檔案管理工作重要性，為確保醫保工作的有效推進奠定基礎，對我國醫保事業的發展具有十分重要的意義。醫保檔案管理人員要熟悉和了解各項方針政策、法律法規，結合當前我國醫保管理的現狀和存在問題，把醫保檔案管理納入檔案事業建設中，為全方位發展我國醫保檔案工作奠定政策上的基礎。

篇（6）

自改革開放以來，社會養老保險業務的檔案管理已經進行了多方面的改善。之所以對社會養老保險業務檔案管理不斷地進行完善，是因為最終的目的是要避免養老保險業務檔案的不真實、不完整和不安全性。社會養老保險業務檔案管理是提高養老保險保障性功能的一種重要手段，通過為參保個人及社會有關方面提供優質高效服務來促進社會養老保險業務的發展，其肩負重任。近年來，有數據資料表明，在檔案服務工作趨于信息化、網絡化的今天，必須要對社會養老保險檔案管理工作進行改革，才能適應當今時代的需要。因此，在新形勢下，為了不阻礙社會養老保險業務檔案管理工作適應社會保險事業的發展，必然要對社會養老保險檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會養老保險業務檔案管理主要存在以下幾點問題：一是缺少規范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質有待進一步提高。

二、新形勢下做好社會養老保險業務檔案管理工作的對策

（一）完善和規范檔案管理制度。在社會養老保險相關業務范圍內，其原始資料包括參保人個人信息賬戶、繳費資料、養老金的發放資料以及業務有關的書面資料等，這些都是社會養老保險檔案需要進行管理的資料。完善和規范檔案管理制度的最終目的是實現檔案管理的規范化。規范化的檔案管理首先要確保實用性和長遠利用價值的資料檔案在歸檔存檔時，不會出現混淆的問題。這就要求檔案管理人員不僅要確保明確分類，還應該做好歸類檔案的記錄。檔案管理部門在完善和規范檔案管理制度時，需注意制度的合理性、有效性、全面性以及具體化。合理性主要是指有關檔案管理方式方法符合現實應用要求；有效性和全面性是指所建立的檔案制度要涵蓋所有工作環節；具體化是指檔案管理具體流程和檔案資料分類方式等都必須明確。此外，完善和規范檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》等相關法律為依據。在檔案管理制度的要求約束下，檔案管理部門對社會養老保險檔案進行科學分類、集中、規范有序地管理。

（二）提高信息化檔案管理水平。在新形勢下，信息科技水平得到了快速提升，其已經惠及到各行各業，社會養老保險業務檔案管理也不例外。信息化檔案管理與完全人工方式的檔案管理相比，工作效率得到了大幅度的提升，適應當前社會的發展需求。信息化檔案管理改變了以紙質書面記錄與個人檔案的堆放與存放方式，既縮短了工作時間，又避免了占據了較大的空間進行資料的存放。信息化檔案管理實現了檔案管理電子化，有利于檔案的查詢與檢索，大大地降低信息檢索的不準確性。人工進行檔案資料原件的查找與翻閱既費時又耗力，工作效率較低，而由計算機檢索與掃描獲得信息既節省了大量的時間，又提高了工作的準確性和效率。

另外，信息化檔案管理在分類與管理時，不可忽視科學的歸檔與提高工作質量。針對普通類型的業務文件、退休記錄、審計等的存檔時間要明確記錄。對于影音資料與照片等資料檔案，在選取、收集與初步的記錄時，要注意歸類方式的選擇。總而言之，信息化檔案管理的最終目的是為了減少檔案管理工作的無序現象。

篇（7）

1.1知識管理的含義

知識管理是對基于現代信息技術實現知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等活動的總稱[1]。它是發揮知識價值、提高知識的有效利用并且最終達到加強企業核心競爭力目標的有效途徑和手段。知識管理多以網絡化、智能化的運作方式，以用戶的實際需求為核心，提供具有實用性和專業性的高效管理服務。

1.2知識管理與檔案管理的聯系

1.2.1管理對象重疊檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識管理所針對的管理對象則是廣義上的知識、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識的范疇當中，是知識的重要組成部分，因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對象上的重疊致使知識管理和檔案管理具有相當密切的相互聯系。1.2.2管理目的相同檔案管理的最終目的是使所管理的對象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會各界所使用，通過檔案管理的相關工作和活動，為服務對象提供便利的檔案查閱和使用服務。知識管理的最終目的是讓知識的價值得到具體實現，提高服務對象的核心能力，從而實現知識服務的目標和作用。所以，知識管理和檔案管理的管理目的都是為服務對象提供知識或者檔案方面的服務，滿足服務對象對知識和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務范圍[2]。1.2.3管理流程相似當今我國的檔案管理已經不再受傳統檔案管理八環節的程序限制，還融合了全程監理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等一系列流程活動，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現象。都有對管理對象進行收集、甄別、整理、利用的程序和環節。1.2.4管理手段相近檔案管理與知識管理所采取的管理方式和手段也具有相當程度的相近性。知識管理的管理手段多是使用現代化的信息技術實現對其管理對象予以智能化、網絡化管理。而目前我國的檔案管理也已經改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動當中使用計算機進行輔助，融合了現代化信息技術，初步實現了檔案管理與現代信息化技術的對接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數字化、網絡化管理[3]。

1.3知識管理背景下企業檔案管理模式的含義

基于知識管理背景的當今企業檔案管理模式是對融合知識管理觀念、方法，運用先進的信息化技術，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實現為服務對象提供更具實用性、便利性和效率性的個性化服務的新型管理模式的探索。知識管理背景下企業檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對象，但是其服務方式卻從被動轉向為主動，從實體材料管理轉向為對信息加工處理。企業檔案管理在知識管理的背景下從某種意義上已經轉化為以企業檔案和相關信息資源為管理對象的知識管理模式。

2知識管理背景下完善企業檔案管理模式的重要作用

知識管理背景下的企業檔案管理模式是一種結合知識管理與現代化企業檔案管理優勢和特點的新型管理模式。是知識管理與企業檔案管理的完美結合，可有效修正傳統企業檔案管理理論創新能力不足的弊端，還可以為知識管理實踐活動提供基礎和途徑[4]。

2.1改善當前企業檔案管理模式的弊端

我國當今企業的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業檔案管理工作沒有給予足夠的重視，導致企業檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業當中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運維開支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時，信息化進程的加速導致大量電子類型文件集中出現，傳統的檔案管理模式無法滿足當今的管理需求。企業檔案管理工作應當符合企業生產經營活動對于證明、責任、信息等方面的要求，合理使用現代化的先進管理技術和管理理念，科學進行資源的開發和利用，為企業的未來技術研發、增加生產、開拓市場、強化管理、擴大企業規模等需求和活動提供理論支持和檔案服務。我國當今多數企業的檔案管理工作已經從手工管理為主時期，經歷計算機為輔時期，到現在的網絡智能管理時期。檔案管理工作已經開始使用智能化和網絡化等先進手段，但是仍然難以應對當前大量的電子文檔處理工作，無力滿足服務對象的個性化管理需求。企業檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時調整工作方式和服務理念，為企業檔案管理水平的提高提供相應的技術基礎[5]。

2.2改善當前知識管理工作當中的不足

我國多數企業的知識管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實踐較少的現象。另外，某些將知識管理付諸實際的企業也存在執行力度不足，貫徹程度不夠的現象，甚至一定范圍內出現停滯現象。企業的檔案管理和知識管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領域存在相似甚至相同的現象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎。檔案管理是一種早已在各企事業單位普遍存在的工作內容和形式，具有一定的認可度和使用基礎，是知識管理的良好引入契機。知識管理可以依托檔案管理形式實現自身理論和實踐之間的結合，并以實踐情況為參考進行自身理論的完善和修改。知識管理背景下的企業檔案管理模式也即將知識管理理念與檔案管理實踐進行相互融合，并實現雙方共同進步的最終目標。

2.3實現知識管理和企業檔案管理的共同發展

傳統的企業檔案管理更注重對于相關記錄文檔的保存和管理，而輕視了對于相關記錄文檔資料的利用。使企業檔案管理偏離了價值的創造和開發目標，在相當范圍內局限了自身價值的體現和發揮[6]。知識管理則是將文檔資料等全部形式的知識進行管理和利用，通過一系列整合處理過程，建立相對完整和獨立的知識資源框架和系統。結合知識管理的企業檔案管理具有更為開闊的活動空間，也對文檔資料的開發和利用具有更為積極主動的推進作用。因此，知識管理可以有效擴展企業檔案管理的工作范圍，提高企業檔案管理工作的作用和價值，提高檔案管理部門與工作人員在企業當中的地位和作用。而與此相對的，檔案管理明確地關注企業各項生產經營活動的過程和結果，有效地進行記錄和保存，預防相關信息的消失，其對文檔資料的整理和控制活動對于知識的積累和整合十分有利，也為知識管理提供了資源基礎和實施途徑，其對文件流通方面的效率優勢也可有效促進知識的傳遞、交流和整理，對于知識的了解和認識也具有很大益處，檔案管理對于重要文件和材料的原始保管和維護，在企業維護自身知識產權以及生產合作權益等方面具有重要作用[7]。因此，企業的檔案管理和知識管理之間有著千絲萬縷的聯系，二者相互貫通并相互促進，找到雙方的準確結合契機，就可有效發揮兩者的自身優勢，發揮更大的作用，推動企業的良好發展。

3知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施

3.1更新現有企業檔案管理的傳統觀念

知識管理背景下的企業檔案管理與傳統模式的企業檔案管理的差別在于是否融合了知識管理理念和方式。因此轉變對于企業內部檔案管理工作的固有認知和觀念是建立新型以知識管理為基礎的檔案管理模式的前提和關鍵，需要企業檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業發展，實現檔案管理的高效轉化。改變企業檔案管理工作只重保存輕視利用的現象，轉變檔案管理工作關注點，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識管理為基礎的企業檔案管理模式得以實施[8]。

3.2使用信息化手段完善企業檔案管理模式

知識管理是基于現今社會信息技術發展的產物，知識管理的實施途徑主要依靠先進的計算機科技、現代通訊科技以及網絡傳播科技等技術手段。知識管理主要針對各類型獨立的文件或檔案進行集中化處理，使之實現有序化、高效化管理，在其實現自身價值的全部過程當中都不能脫離現代化信息技術或設備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設施，來保證以知識管理為基礎的企業檔案管理工作的順利實施，使之實現為服務對象提供高效服務的最終目標。

3.3建立以知識管理為依據的企業檔案管理制度體系

以知識管理為基礎的企業檔案管理模式是一種對于傳統檔案管理模式的更新和改造，通過檔案管理的原有結構和工作資源，實現對于企業檔案管理效果的提升，使檔案管理的價值得以更好地實現的有效途徑和手段。這種以知識管理為基礎的企業檔案管理模式區別于以往的檔案管理模式，在管理對象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過去的實體文檔保管轉化為信息的管理。科學完善的企業檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩過度和連接，實現企業檔案管理的服務價值[9]。

篇（8）

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）18-0352-01

一、企業檔案信息化管理的含義內容及必要性

1.企業的檔案信息化管理內涵

什么是企業的檔案信息化管理？通過字面理解很容易清除的知道，就是俗話說的電子存檔，就是把企業的檔案按照一定的分類，存在計算機中。傳統的檔案管理，就是講紙質的檔案，按照一定的內容，進行分門別類，然后把那些紙張放在特定的地方的一種管理方式。傳統的管理方法，第一，需要大量的人力物力，浪費紙張；第二，不便于人們對資料的查詢，想要從那么多資料中找到想到的內容，不是一件容易的事情；第三，儲存效果不好。由于是紙質的檔案，因此容易受房間溫度濕度的影響，紙張腐爛，導致檔案消失。因此，在高新科技發達的今天，特別是對于像哈爾濱熱力公司那樣的供熱企業來說，企業檔案管理的信息化非常必要，因為供熱公司需要存儲的信息量較其他類型的公司更多更復雜。

2.企業檔案的信息化管理具體如何進行

檔案的信息化管理具體是如何進行管理的呢？具體分三個步驟，第一步，進行資料數據的錄入。要想規范化管理，首先要將收集到的檔案信息數據，利用掃描儀，或者網絡其他軟件，把這些數據錄入到電腦中，為后面的工作做好準備工作，需要值得注意的是，錄入的過程要把控好準確性，這是管理做關鍵的步驟。第二步，通過專門的軟件，對錄好的數據進行分類和編排，這一步，要注意工作流程的規范，不能隨意讓外部人員進行干預和改動。為確保錄入檔案與現實記錄的一致性，一定還要注意電腦的自動化系統與檔案管理系統是兼容的；最后，為保證管理系統的應用能夠準確無誤的進行，要試用查詢功能。

3.企業檔案信息化管理存在的必要性

一個企業檔案對于企業來說，是一項無形的資產，因此要做到很好管理，就需要運用科學方法，利用高新科技。因為企業檔案的存在形式有很多種，有文字說明，圖表描述，聲像呈現等，他們是企業重要的信息和動力源泉，也是企業領導做各項重要決策時利用的依據，雖然對企業來說，這是一項服務性的工作，但是他的重要性是不可低估的，對檔案保管的好壞決定了一個企業生存與滅忙的關鍵，他們對于企業的興衰成敗有著不可預計的重要意義，因此。企業檔案的信息化管理工作時非常重要的。

二、供熱企業檔案信息化管理的現狀及現存的問題

某熱力公司是哈爾濱一家大型供熱企業，公司有1個調度中心，1個物業公司，4個供熱分公司，3個熱力站及其他4個直屬獨立的基層機構，有員工798人，為10多萬居民，30過萬人口供熱，面對如此紛繁復雜的數據，若用傳統的檔案管理方法，那得需要多大的房子才能裝的下如此多的檔案，因此，像哈爾濱熱力公司的供熱企業都有一套完整的信息化檔案管理方案。但是不是所有的方法都占有絕對的優勢，其實這種管理辦法也存在許多現實問題.

1.檔案管理設備的陳舊及基礎設施的不完善

隨著時間的流逝，企業內部許多設備老化陳舊，包括地下網管，計算機設備，存放檔案的庫房等，又因為大部分的供熱企業都存在巨額欠費問題，企業流動資金不足，導致新設備更新的配給不及時，許多檔案管理人員還在運用運行速度慢，內存很小的電腦，給檔案管理的數據錄入工作帶來的麻煩，另又因為有些供熱企業的網絡系統的建設還沒完全，因此，檔案的信息化管理受到以上兩個問題的影響，需要有待改善。

2.檔案管理人員職業素養較低

在中國，有個不成文的規定，許多企業都愛用老職工或即將退休的員工，進檔案管理部門，覺得檔案管理工作時一項很清閑的工作，許多供熱企業也不例外。這樣的舉動就會使得檔案管理人員普遍業務素質降低。據調查數據顯示，大部門檔案管理員工文化程度較低，會計算機操作的的人很少，又由于部門人數少，因此，一部分員工身兼數職，導致檔案的錄入和分類不能及時的完成，還有一個更重要的原因，檔案管理部門人員經常受到調動，總是出現新手，又不能及時的完成培訓，對業務流程不熟，以上種種原因導致企業檔案的信息化管理受到極為嚴重的影響。

3.企業缺乏健全的管理體系和保護政策

檔案信息化管理的前提條件時必須有一套健全的管理體系，必須明確出臺管理工作的標準化方針，另外還需要有政策的保護，比如相關的法律文件，用來保障電子文件的安全存在，雖然現在企業還缺乏相應的規范制度，也還沒有出現信息安全技術的保障法律法規，但是，這些都是企業保障安全運營的必要工具。

三、企業面對檔案信息化管理出現問題應采取的相應措施

1.加快硬件軟件等設備的更新換代

企業基本設施的不完善表現在兩個方面，一個硬件設施的不足，二是軟件設施的更新不夠及時。面對設備的陳舊老化，企業應第一時間應更換各種機器設備，該修的修，該換的換，該更新的更新，面對某些企業網絡建設不完善的軟件設施問題，企業應及時修整網絡布置，確保信息的流暢，網絡設備的安全到位。

2.加強檔案管理部門人員的培訓及人才的培養

其實檔案的信息化管理牽涉的技術能力很強，它不僅需要懂得計算機的人員，而且還需要素質高的人員，在精通計算機和網絡知識的同時，還需要懂得科學化的管理檔案。企業既然需要這種復合型人才，就需要對檔案管理部門的員工加強專業知識的培訓，同時還要注意努力培養專業的人才。

3.健全企業的檔案信息化管理體系增強保護措施

企業領導要足夠重視到檔案管理信息化的重要性，然后出臺相應的政策來確保信息化管理的安全性，制定完善的管理工作流程，建立相應的規章制度，保證檔案管理工作能夠順利安全的進行，其次，要加強員工對信息化安全性的意識的培訓，只有法律法規的保障，才是信息化檔案管理安全性保障的后備力量。這是企業安全生產，長久發展的必要條件。

四、總結

檔案的信息化管理建立在高新科技發展的基礎之上，社會在進步，計算機應用的技藝能力在進步，因此，總的來說，企業檔案的信息化管理是社會發展的必然趨勢，是檔案管理工作的一場改革。對于企業來說，這場改革有利于企業自身的發展，它提高了企業員工工作的效率，保障了企業檔案管理的有效性，面對這種新方法的出現，企業要做好準備，不論是在思想上還是在行動上，積極努力充分利用高新科技手段，整合資源的最優化配置，為企業的發展帶來堅固的保障。因此，企業只有做好信息化的檔案管理，才能保障企業的安全發展。

參考文獻

篇（9）

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

前言

檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人在從事政治、經濟、軍事、科學技術、文化等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖像、語音等不同形式的歷史記錄…。檔案管理工作從具體業務來說，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、提供利用、編研等工作。其根本宗旨在于維護檔案的本質特性和根本價值，并運用各種方法利用檔案信息資源，使檔案的本質特性和根本價值得以充分體現。

作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優點能夠極大地提高人事檔案信息的管理效率。

1 目的與依據

1.1 目的和意義

檔案管理是一項重要的基礎管理工作，涉及了單位的所有部門，每個部門均可能產生檔案材料，檔案日常工作主要包括收集、鑒定、整理、利用、編研、統計、銷毀等。經過多年的發展，檔案管理已形成較嚴格的管理流程，檔案庫存比較清楚。但由于文件、檔案數量較多，分類方式與組卷方式發生過多次改變，并且檔案所涉及的部門很多，各部門又各有自己的接收、移交檔案材料目錄，它們之間缺乏一個統一的界面，沒有相互連接的信息渠道，數據通常都被封存在各部門的計算機上，造成工作的重復，增加出錯的幾率。

而市面上現有的檔案管理軟件要么不實用，不利于維護，要么價格較高。開發基于網絡技術的檔案管理系統對提高單位信息共享程度，以及實現紙質檔案與電子文檔的共同管理具有很大實用意義。種種現實狀況表明，建立基于網絡技術的數字化檔案管理系統具有重大意義。

1.2 設計思路與依據

基于網絡技術的數字化檔案管理系統設計思路與依據如下：

計算機設備

從傳輸、存儲到顯示都是通過計算機實現，離開了計算機的軟硬件條件，人工不可能將數字檔案信息存儲到存儲介質上，也不可能識別存儲在存儲介質上的數字檔案信息。

安全性

處在系統網絡中的數字檔案信息表現出明顯的不安全性。計算機網絡系統給人們的生活帶來了很多便捷，但也同時帶來了某些隱患。另外，計算機病毒的威脅、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會造成數字檔案信息丟失的問題，帶來難以估量的損失。因此，系統設計時應充分考慮檔案管理的網絡安全性。

信息容量與存儲格式

數字檔案信息的數量龐大，而紙質文件主要承載文字和圖形信息，數字檔案信息的構成形態則是多變的。隨著計算機技術的發展，人們創建了大量形態的數字信息，比如圖像、音頻、視頻，它們即可以單獨存放可以組合存放構成數字信息化檔案，致使數字檔案信息存儲格式的復雜多樣。因此，系統設計時應充分考慮信息容量與存儲格式。

檔案管理依據

檔案管理有標準的規程規范，系統要嚴格按照規程規范作為設計依據。隨著技術的發展，數字檔案信息在新、舊數字平臺間的轉換是通過不同的標準與規范進行的，數字檔案信息按標準進行管理，會減少數據格式變換的頻率，降低所需的費用，另一方面也有助于數字檔案信息在存取與保存時的完整性。

2 設計語言

Visual C++作為一種程序設計語言，它同時也是一個集成開發工具，提供了軟件代碼自動生成和可視化的資源編輯功能。在使用Visual C++開發應用程序的過程中，系統為我們生成了大量的各種類型的文件。

擴展名為dsw的文件類型，這種類型的文件在VC中是級別最高的，稱為Workspace文件。在VC中，應用程序是以Project的形式存在的，Project文件以.dsp擴展名，在Workspace文件中可以包含多個Project，由Workspace文件對它們進行統一的協調和管理。與dsw類型的Workspace文件相配合的一個重要的文件類型是以opt為擴展名的文件，這個文件中包含的是在Workspace文件中要用到的本地計算機的有關配置信息，所以這個文件不能在不同的計算機上共享，當我們打開一個Workspace文件時，如果系統找不到需要的opt類型文件，就會自動地創建一個與之配合的包含本地計算機信息的opt文件。

3 設計流程圖

基于網絡技術的檔案管理系統的總體流程如下：

圖1基于網絡技術的檔案管理系統流程圖

4 模塊實現

4.1檔案錄入模塊

對一般紙質檔案、特殊載體檔案進行錄入、刪除、修改。每一個題名都對應一個文件，通過題名查找文件內容，實現全文錄入。模塊的部分典型代碼如下：

if((Directory == NULL)||(Directory[0] == 0))return;

char PreDirectory[MAX_PATH+1];

memset(PreDirectory,0,sizeof(PreDirectory));

CFileFind cFindDirectory;

short lens = strlen(Directory);

if(lens

4.2 檔案查詢模塊

對各類檔案按各種途徑進行查詢(通用查詢)，按年度和檔案類型查詢。模塊的部分典型代碼如下：

for(short ii = 0;ii < lens;ii++)

{

if(Directory[ii] != '\\') continue;

if((ii != 0)&&(Directory[ii-1] == ':')) continue;

strncpy(PreDirectory,Directory,ii);

if(cFindDirectory.FindFile(PreDirectory) > 0)

continue;

｝

4.3 檔案管理模塊

進行檔案的類別管理、立卷管理、銷毀管理等。模塊的部分典型代碼如下：

for(i=1;i

{

lst[1] = i;

if(_CopyListReg(QSDWAi,lst,outdltbAi)==0) continue;

if(_RegAskPntToList(outdltbAi,LXDWAi)==NULL) continue;

if(_GetReg(QSDWAi,i,&outdat,&len,NULL)) continue;

_GetRegEdge(QSDWAi,outdat,&len,&xxyy,&dianshu);

if( _RegAskPntToList(outdltbAi,LXDWAi)

if( _RegAskPntToList(outdltbAi,XZDWAi)

if( _RegAskPntToList(outdltbAi,DLTBAi)

RegLst= _RegAskPntToList(outdltbAi,LXDWAi);

}

4.4 報表打印模塊

報表打印模塊是指對各類檔案報表進行打印。模塊的部分典型代碼如下：

if(_GetAtt(XZDWAi,PNT,ii,&stru,&att)

_GetField(att,stru,"權屬性質",qsxz,256,NULL);

lxdwarea[1]=_GetFld(att,stru,"線狀地物面積",NULL,NULL);

_GetField(att,stru,"地類編碼",dlbm,256,NULL);

if(strcmp((char*)&qsxz,"30")==0)

{

if(strcmp((char *)&dlbm,"011")==0||strcmp((char *)&dlbm,"012")==0||strcmp((char *)&dlbm,"013")==0)

{gengdi=gengdi+lxdwarea[1]/2;t01=1;}

else if(strcmp((char *)&dlbm,"021")==0||strcmp((char *)&dlbm,"022")==0||strcmp((char *)&dlbm,"023")==0)

{yuandi=yuandi+lxdwarea[1]/2;t02=2;}

else if(strcmp((char *)&dlbm,"031")==0||strcmp((char *)&dlbm,"032")==0||strcmp((char *)&dlbm,"033")==0)

{lindi=lindi+lxdwarea[1]/2;t03=3;}

else if(strcmp((char *)&dlbm,"041")==0||strcmp((char *)&dlbm,"042")==0)

{caodi=caodi+lxdwarea[1]/2;t04=4;}

}

5小結

檔案管理系統設計的目標是提高檔案管理水平及效率、建立完整的統計查詢分析功能、充分發揮網絡信息技術的作用，以滿足檔案信息管理需求。系統設計的方法和原則是采用信息工程學與工作流結合的方法進行設計；在安全性和完備性的基礎上，力求適用、靈活、拓展；軟件代碼標準化，軟件統一化，確保軟件的可維護性和實用性；界面力求簡單明了、實用方便，能夠滿足不同層次用戶需要。

參考文獻

篇（10）

企業檔案管理模式是企業檔案管理的組織、制度和機構、機制或組織結構的形式，是企業檔案管理的式樣。企業檔案管理模式隨時展而不斷優化，將先進的管理思想、管理手段不斷吸收，用來改善企業檔案管理環境，提高檔案管理效率是時代的要求。

2 知識管理背景下企業檔案管理的新特征

知識管理要求檔案管理具有新的特點：一是知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能。由于企業知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也發生了相應轉變，其轉變主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享。二是知識管理要求企業完善和優化館藏。隨著信息化技術的發展，電子文件大量產生，檔案工作者須投身對其的產生和控制過程中，進行價值鑒定，確定接收內容，積極接收磁盤、照片、錄像帶、光盤等非紙質檔案。三是知識管理要求企業提高檔案管理技術。檔案信息化離不開企業信息化，須納入企業整體信息化建設中。

3 知識管理背景下企業檔案管理模式的建立

3.1 將知識積累電子化、信息化，建立企業檔案電

子信息庫。應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，改變過去重藏輕用的現象，制定適合本單位的知識資源管理整體規劃，全面收集各種信息、知識，采用統一的數據格式和元數據標準，對文本、音像、音頻、視頻等檔案信息資源，采用標準規范對其進行加工、組織、整合，使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用，完善檔案管理職能。

完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，而其重要手段則是數字化檔案館的建設，同時，也是深化知識管理的重要環節。在數字化檔案館的建設中，檔案工作者不僅要介入電子文件的產生和控制過程，對電子文件進行價值鑒定，確定接收內容，并積極接收磁盤、磁卡(照片) 、錄像帶、光盤等非紙質檔案，而且，要借助信息網絡傳送、儲存、查詢等數字化手段去挖掘檔案中的知識成分，引導知識資源的擁有者，積極提供專業領域的知識和訣竅，用知識的語言進行有效的整合，形成系統的企業知識體系和企業知識庫，以完善和優化館藏。

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一、檔案管理創新是時展的必然要求

檔案管理是以檔案信息資源為管理對象、以做好檔案信息資源保存和利用服務為管理目的、以檔案技術為載體的一項重要的管理性工作。檔案管理是國家檔案事業的重要基礎和主要構成，檔案管理工作的質量和效率決定了國家檔案事業的發展與進步。進入信息時代，檔案管理工作的內外部環境發生了巨大的變化，這對檔案管理提出了更高要求，檔案管理工作只有不斷創新，才能適應當前的新形勢：一是，信息內容的豐富化。隨著人類社會的發展與進步，人們對客觀世界的認識也在不斷深入，檔案信息資源的內容得到了極大的豐富，傳統的檔案管理模式已無法跟上時展的腳步，只有追求創新并最終實現創新，才能滿足當前檔案管理工作的新要求；二是，信息載體的信息化。信息技術是信息時代最重要、最先進的科技研究成果之一，也是推動包括檔案管理在內的人類社會各個領域變革的強勁動力。充分利用信息技術，搭建檔案管理的信息平臺，是實現當前檔案管理工作創新發展的技術優勢；三是，信息服務的高效化。信息是信息時代最寶貴的資源，各個組織機構都迫切希望利用檔案信息提高組織管理績效，這也對檔案管理的服務功能提出了更高要求。只有實現創新管理、提高服務水平，才能更好地滿足不斷提高的信息服務需求。

二、檔案管理創新所面臨的困境

謀求發展就要付出代價，實現改革就要應對阻力。正是因為當前檔案管理工作存在著一些問題和不足，才更加迫切地需要實現創新改革。具體來說，檔案管理創新需要面對以下幾方面阻力：

1.檔案管理創新意識不強

意識是行動的先導，這就要求，一方面，相對于行動，意識應當更加客觀、成熟和完善。另一方面，意識應當先于行動。具體到檔案管理領域，檔案管理部門及有關人員應當具有創新檔案管理工作的意識，并能夠以此來引導檔案管理創新的行動。但現實情況是，部分領導并沒有充分認識到檔案管理創新的重要性和迫切性，在檔案管理創新進程中只能是被“推著走”的；還有相當一部分的檔案管理工作者也只關注自身職責范圍之內的具體工作，從未跳出藩籬從更全面更深入的角度來對這項工作進行思考，導致檔案管理陷入“行動”帶著“意識”前行的尷尬局面。

2.檔案管理制度亟待完善

制度是檔案管理具體工作的標準和原則。檔案管理制度亟待完善，一方面，是當前各個檔案管理部門大多都在沿用以往的檔案管理制度，這些檔案管理制度難以對新階段、新形勢下的檔案管理工作產生積極的指導作用；另一方面，是原有的檔案管理制度本身就存在一定的缺失，如，對檔案管理責任界定不清、檔案管理流程混亂，這樣就有可能導致的檔案管理不規范、缺乏計劃性以及檔案信息遺失等具體問題。

3.檔案管理資金投入不足

當前，我國社會已經步入了發展的快車道，政治、經濟、文化、教育事業均取得了長足進步，但因為我國仍處于并將長期處于社會主義發展初級階段，建設資金仍嚴重不足，投入到檔案管理方面的資金也相對有限，在購置信息技術設備和管理軟件，改善檔案管理的軟硬件條件方面存在較大困難，阻礙了檔案管理創新化發展的步伐。

三、檔案管理創新的有效策略

當前不斷變化的社會形勢，使得檔案管理創新發展已經成為一種必然選擇。針對檔案管理創新發展所面臨的種種阻力，可以嘗試采取以下策略加以改進：

1.創新管理意識

創新是民族進步的永恒動力。一方面，要強化檔案管理部門領導的創新意識。使其清醒地認識到創新發展是檔案管理不可逆轉的必然趨勢，力求在管理上采取有效策略和手段，推動整個檔案管理工作的創新；另一方面，要引導檔案管理部門員工準確認識到檔案管理創新的重要性。促使檔案工作人員要轉變原有的工作方法和作風，為檔案管理創新發展做出貢獻。

2.創新管理技術

信息技術是檔案管理創新的重要技術支持。要切實提高信息技術在檔案管理中的應用，搭建檔案管理信息化平臺，在節省檔案資料存放空間、降低檔案管理成本、確保檔案信息的完整性與時效性的同時，提高檔案信息服務的效率，使檔案信息能夠創造出更大的社會效益和經濟效益。

3.創新資金運用

資金是檔案管理創新發展的血脈。一方面，要盡量爭取發展資金。檔案部門要強化服務意識和服務功能，提高檔案部門的價值，力爭得到上級領導部門更多的重視，為檔案管理創新發展爭取到更多的發展資金；另一方面，要高效利用現有資金。將有限的資金運用到最重要的環節上去，盡量做到“花小錢辦大事”，有計劃性地改善檔案管理的現實條件。