檔案管理具體流程大全11篇

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篇（1）

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文書檔案管理工作是各企業(yè)、公司檔案工作的核心內(nèi)容，文書處理整體工作質(zhì)量對檔案管理服務(wù)發(fā)揮著重要影響作用。優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作則離不開公文科學(xué)、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業(yè)的鐵通公司，只有秉承系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范原則，優(yōu)化文書處理，開展現(xiàn)代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續(xù)發(fā)展中作出相輔相成的重要貢獻。

二、提升文書處理規(guī)范性，優(yōu)化檔案管理

良好的文書處理需要依據(jù)規(guī)范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經(jīng)營規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)豐富廣泛、涉及較多現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)實特征，文書處理工作更應(yīng)依據(jù)科學(xué)規(guī)律，統(tǒng)籌安排工作流程，推進各個工作環(huán)節(jié)的良好銜接、文件檔案在公司內(nèi)部的順暢流轉(zhuǎn)、共享傳遞，進而綜合應(yīng)用于細化管理。遼寧公司應(yīng)由文書工作具體形式進行處理流程的科學(xué)設(shè)計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規(guī)范工作秩序。文書處理具體流程包括內(nèi)部發(fā)文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發(fā)文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現(xiàn)了各個工作環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系、互相滲透、有效制約與環(huán)環(huán)相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環(huán)節(jié)則會呈現(xiàn)不同做法，而基本的處理環(huán)節(jié)卻不應(yīng)隨意的增減或省略，應(yīng)遵循客觀規(guī)律、流程安排進行規(guī)范處理，只有這樣才能優(yōu)化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉(zhuǎn)，并在公司內(nèi)部營造良好的工作環(huán)境與暢通的工作秩序。

三、科學(xué)制發(fā)公文，優(yōu)化文書處理

公文是檔案形成的基礎(chǔ)，其制發(fā)科學(xué)性對于自身質(zhì)量與整體檔案水平均產(chǎn)生了至關(guān)重要的影響。因此制發(fā)實踐應(yīng)秉承科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)原則，摒棄注重公文內(nèi)容、忽視制發(fā)形式的不良意識。應(yīng)科學(xué)依據(jù)我國公文格式相關(guān)要求，針對行文目標(biāo)、發(fā)文權(quán)限、行文關(guān)系，合理選擇公文類別，體現(xiàn)文種應(yīng)用的合理時效性。其具體內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)文機構(gòu)、秘密級別、文號、簽發(fā)方、具體題目、主送方、內(nèi)容、印章、抄送機構(gòu)、時間以及附件等。同時應(yīng)注重的原稿公文的有效整理與科學(xué)收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經(jīng)過幾次修改的文稿均應(yīng)全面收納，良好保存。對于字號的編制，應(yīng)依據(jù)文件形式進行統(tǒng)籌編制，不應(yīng)出現(xiàn)某某字或第的字樣，同時不應(yīng)編制字號虛位。對于主題詞內(nèi)涵的解析應(yīng)體現(xiàn)準(zhǔn)確規(guī)范性，即應(yīng)依據(jù)詞表規(guī)定進行選擇，對于特殊應(yīng)用的自擬詞則應(yīng)用三角符號進行清晰標(biāo)識。為體現(xiàn)公文制發(fā)的良好時效性，應(yīng)按行文公司負責(zé)人具體的簽發(fā)時期進行編制。作為正文內(nèi)容的有效補充并提供一定參考依據(jù)，公文附件也不可缺少，不應(yīng)將其隨意略去。應(yīng)位于正文后進行附件題目及順序的標(biāo)注，體現(xiàn)公文制發(fā)完整有效性，進而為優(yōu)質(zhì)的文書處理打下良好的基礎(chǔ)。

四、人性化實施歸檔立卷，契合現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)

現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)要求，對于相似公文不應(yīng)重復(fù)歸檔立卷，同時應(yīng)實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現(xiàn)檔案信息的廣泛利用價值、令其發(fā)揮優(yōu)質(zhì)應(yīng)用效果，體現(xiàn)立卷管理的規(guī)范整體性，便于工作人員的個性化檢索應(yīng)用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應(yīng)基于自身發(fā)展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學(xué)把握以我為核心的實踐工作原則，有效區(qū)別各類資料與文件，注重內(nèi)容、核心價值與具體形式的有效劃分，進而明確核準(zhǔn)各類高度相似的資料與文件。同時應(yīng)確保卷宗處理的一致完整性，應(yīng)依據(jù)鐵通公司發(fā)展特征、經(jīng)營業(yè)務(wù)類別、經(jīng)濟發(fā)展形勢明確主次，樹立人性化管理目標(biāo)，將不應(yīng)歸檔文件合理篩除，并注重預(yù)防價值化文檔信息的不良丟失，進而科學(xué)實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)。

五、引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，提升工作效率

為顯著提升工作效率，應(yīng)科學(xué)引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺、計算機、信息化管理技術(shù)，創(chuàng)建文書檔案優(yōu)質(zhì)管理體系，實現(xiàn)前文后檔單次錄入、廣泛應(yīng)用的科學(xué)目標(biāo)。應(yīng)借助計算機系統(tǒng)、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現(xiàn)文件檔案的快速、穩(wěn)定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯(lián)系、性質(zhì)同樣的工作做一體化連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與高效轉(zhuǎn)儲。再者，可引入多媒體實踐技術(shù)，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現(xiàn)自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規(guī)范錄入、細化標(biāo)引、綜合統(tǒng)計與快速打印，進而令工作人員可由機械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術(shù)含量的文書檔案工作，發(fā)揮核心服務(wù)價值。

六、結(jié)語

總之，基于文書處理、檔案管理科學(xué)重要性，互相作用影響特征，我們只有依據(jù)鐵通公司經(jīng)營業(yè)務(wù)特征，開展規(guī)范性文書處理、科學(xué)制發(fā)公文、實施人性化歸檔立卷、引入現(xiàn)代化檔案管理手段，才能優(yōu)化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理、文書處理為促進鐵通公司的持續(xù)健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)保障。

篇（2）

中圖分類號： TV61 文獻標(biāo)識碼： A 文章編號：

1 引言

1.1水利樞紐工程檔案管理的內(nèi)容

水利樞紐工程檔案管理的內(nèi)容是水利樞紐發(fā)電項目的全過程的記錄，包括立項、可研、初設(shè)、施工、竣工驗收以及試運行等各階段的資料。水利工程檔案的載體可以是文字文件、圖表和聲像資料等。

1.2水利樞紐工程檔案管理的重要性

水利樞紐工程的檔案管理為水利工程的建設(shè)施工提供決策資料，也為水利發(fā)電項目的正常運營安全提供保障。水利樞紐工程檔案管理對我國水利工程建設(shè)的科學(xué)管理具有基礎(chǔ)保障作用。要加強水利檔案資料的收集和整理，做好水利工地竣工驗收，這樣才能有效提高水利工程檔案的“歸檔率”、“完整率”和“準(zhǔn)確率”。水利工程檔案對工程施工的質(zhì)量評定、事故原因分析、竣工驗收以及水利工程項目以后的運行管理提供了必要的依據(jù)。

2大藤峽水利樞紐工程概況介紹

大藤峽水利樞紐工程的開發(fā)目標(biāo)為防洪、航運、發(fā)電、水資源配置以及灌溉等綜合利用。大藤峽水利樞紐壩址位于珠江流域西江水系黔江河段大藤峽峽谷出口的弩灘處，下距廣西桂平市黔江彩虹橋6.6km，壩址控制流域面積為198612km2。樞紐建筑物主要包括擋水建筑物、泄水建筑物、發(fā)電建筑物、通航建筑物、過魚建筑物和灌溉取水口建筑物。大藤峽水利樞紐庫區(qū)淹沒土地面積為283579.2畝（含水域122984.77畝），淹沒區(qū)搬遷安置人口現(xiàn)狀年（2011年）9757人。

3 大藤峽水利樞紐工程檔案管理的特點分析

3.1水利樞紐工程檔案管理種類繁多

由于大藤峽水利樞紐工程施工建設(shè)期較長，這樣使得檔案收集管理周期變長。水利工程檔案覆蓋了水利工程項目的整個過程和各個階段的資料記錄。大藤峽水利工程項目由多個單項工程組成，光可行性研究階段就有二十多個專題項目，這樣就使得水利工程檔案種類繁多。

3.2 水利樞紐工程檔案管理具有時效性和復(fù)雜性

大藤峽水利樞紐工程檔案管理要反映項目施工建設(shè)的整個過程，并為工程竣工驗收和日后的運營提供依據(jù)和參考，這些檔案資料具有指導(dǎo)意義，需要長久妥善保管。另外，水利樞紐工程檔案管理包括了建設(shè)項目的各個階段，涉及眾多部門和單位以及技術(shù)領(lǐng)域，具有設(shè)計內(nèi)容和工程結(jié)構(gòu)功能的復(fù)雜性。

4 水利樞紐工程檔案管理存在的具體問題

4.1 水利工程檔案管理制度不健全，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量低

水利工程的發(fā)展需要相應(yīng)的檔案管理制度，要創(chuàng)新檔案管理的方式和載體。然而，由于水利工程檔案管理制度不健全，造成了檔案管理業(yè)務(wù)流程的不規(guī)范，如資料的收集整理不及時，歸檔不規(guī)范。這些導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量低，表現(xiàn)為檔案分類模糊，案卷形式不規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，部分文件內(nèi)容缺失，檔案檢索功能較弱，限制了檔案的使用。

4.2 缺乏水利工程檔案管理的專業(yè)人員

水利工程檔案管理需要專業(yè)性的人員，要懂水利施工工程、檔案管理專業(yè)、以及信息技術(shù)的復(fù)合型人才。否則，就造成水利工程檔案管理停留在表面，難以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理。非專業(yè)的檔案管理人員容易造成檔案資料的缺失，審核不清，整理不規(guī)范，交接手續(xù)不齊全，這樣就降低了檔案管理的質(zhì)量。

4.3 水利工程檔案管理意識較弱

由于一些水利項目對檔案管理不夠重視，缺乏對檔案管理制度的落實和監(jiān)督，對于檔案管理部門也沒有投入足夠的軟硬件設(shè)備設(shè)施和配備專業(yè)技術(shù)人才隊伍，將檔案管理作為了工程項目的附屬工作，正是這種輕視檔案管理的意識，使得檔案資料的整理不及時，凌亂堆放，在水利建設(shè)項目后期收集整理資料中導(dǎo)致原件收集困難和缺失，無法體現(xiàn)檔案管理的利用價值，影響了工程竣工驗收。

5提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理的有效措施

要提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理質(zhì)量，確保水利工程項目的順利實施，應(yīng)從以下幾個方面進行改進。

5.1 健全水利工程檔案管理制度，提高管理質(zhì)量

要根據(jù)水利工程的特點不斷健全水利工程檔案管理制度，確保檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化。建立檔案管理的監(jiān)督機制，明確檔案管理的責(zé)任，獎罰分明，將檔案管理納入項目管理的議事日程，為檔案管理的開展創(chuàng)造制度保障，這樣才能提高檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)水平。

5.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

為了保障水利工程檔案工作的效率和質(zhì)量，應(yīng)配備專業(yè)人員。要對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高相關(guān)的技能和知識，培養(yǎng)復(fù)合型技術(shù)管理人才。要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，如分類、組卷等業(yè)務(wù)流程,并確保檔案資料的緊密性、延續(xù)性和完整性。

5.3 增強檔案管理的意識

領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視大藤峽水利樞紐工程檔案管理，建立領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)小組，落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，對檔案管理人員的工作進行考核，增強員工工作的責(zé)任意識。加強對檔案管理方面的資源投入，購置先進的辦公設(shè)備，提高工作效率。要制定員工的專業(yè)培訓(xùn)計劃，提高員工的操作能力。要實時對檔案管理工作進行檢查和指導(dǎo)，對發(fā)現(xiàn)的問題要及時采取措施進行解決，使得全體員工都重視檔案管理工作，各單位和工作人員獻計獻策，共同提高檔案管理水平。

5.4 提高檔案資源的開發(fā)利用水平

由于大藤峽水利樞紐工程檔案管理具有復(fù)雜性，必須通過先進的技術(shù)和管理才能滿足實際服務(wù)需要。要購置先進的設(shè)備、管理軟件，以及引進專業(yè)人才。要提高檔案資源的開發(fā)利用水平，通過數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，構(gòu)建水利工程檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享平臺，更好地收集整理和編制檔案文件。創(chuàng)新檔案編制方法，運用信息技術(shù)整編檔案，科學(xué)地編排檔案數(shù)據(jù)，建立全面詳細的檔案數(shù)據(jù)查詢網(wǎng)絡(luò)，為大藤峽水利樞紐工程提供數(shù)據(jù)依據(jù)和參考，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益。

6 結(jié)論

通過對提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理的有效措施進行分析，得出水利樞紐工程檔案管理能夠為水利工程的建設(shè)和安全運營提供資料。它是一項基礎(chǔ)性工作，對發(fā)展水利工程具有支持作用。要明確水利樞紐工程檔案管理的職責(zé)，加強水利樞紐工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化以及規(guī)范化，提高檔案質(zhì)量。因此，提高大藤峽水利樞紐工程檔案管理質(zhì)量，能夠提高工程建設(shè)的安全性，確保工程施工的質(zhì)量和進度，要優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)、整合檔案資源，創(chuàng)新檔案資源的管理方式，促使檔案管理的高效服務(wù)。

[參考文獻]

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篇（3）

醫(yī)院檔案對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院管理現(xiàn)代化有著極為重要的意義。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深化，檔案工作越來越受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視。通過吸納專業(yè)人才，建立綜合檔案室，完善檔案規(guī)章制度和檔案工作組織架構(gòu)，加大軟、硬件設(shè)施的投入，以及加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等一系列措施，醫(yī)院意圖逐步實現(xiàn)檔案的集中、統(tǒng)一及規(guī)范化管理，讓檔案更好地為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。然而，檔案工作的深入開展卻面臨著困局。

1.醫(yī)院檔案工作深入開展的困局

檔案工作的深入開展必須依靠良好的社會公共關(guān)系。檔案利用把檔案部門與利用者聯(lián)系起來，是對檔案工作最實際、最有效的宣傳，不僅能引起外界對檔案工作的重視，而且能為檔案工作中其他環(huán)節(jié)的順利進行創(chuàng)造更好的外部環(huán)境。通過檔案利用擴大檔案工作的影響，可望實現(xiàn)檔案工作的良性循環(huán)。因此，檔案利用被視作推進檔案工作深入開展，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必由之路。

然而，對于醫(yī)院檔案室，尤其是處在建立初期的檔案室而言，最嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)卻來自檔案收集。這是因為：一方面，檔案資源作為檔案利用的客觀對象亟需通過檔案收集得以豐富，以充分發(fā)揮檔案利用服務(wù)的作用，因此，檔案收集是迫切需要解決的問題；另一方面，受制于既有室藏檔案資源的匱乏，檔案室短期內(nèi)難以通過提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)獲得外界的認(rèn)同，而隨著“領(lǐng)導(dǎo)重視”效應(yīng)的逐漸褪去，檔案收集變得舉步維艱。

可見，若不解決檔案收集的問題而大談檔案利用的重要性，只能是空談未能通過檔案收集來豐富檔案資源，而要求檔案工作者通過檔案利用來提高檔案工作地位，推進檔案工作深入開展，只能是“巧婦難為無米之炊”。因此，打破醫(yī)院檔案工作深入開展的困局，充分發(fā)揮檔案利用服務(wù)的作用，不但不能繞開檔案收集這一環(huán)節(jié)，而且需要追本溯源，從源頭上尋求解決方法。

2.檔案收集存在的問題

醫(yī)院的檔案收集主要通過科室檔案員收集、整理檔案材料，移交檔案室集中統(tǒng)一管理來實現(xiàn)。在此過程中，普遍存在檔案材料分散、欠缺系統(tǒng)、不完整等問題。為此，檔案室通過健全歸檔制度、加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)、對業(yè)務(wù)部門進行監(jiān)督指導(dǎo)等措施進行了前端控制，希望增強人員的檔案意識、改善檔案材料的質(zhì)量，但效果并不理想。

任何檔案管理活動都是在一定的環(huán)境中進行的，并受到其所處環(huán)境的制約和影響，檔案收集也不例外。本文認(rèn)為，檔案收集中存在的問題，實際上是在此過程中所涉及的主、客體受規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程等環(huán)境因素制約和影響下的具體表現(xiàn)。因此，解決檔案收集的問題，不能管窺蠡測，必須突破檔案工作的界限，兼而分析規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程等環(huán)境因素。

3.影響檔案收集的環(huán)境因素

3.1 規(guī)章制度

檔案工作固然有其專業(yè)性，但從宏觀上看，檔案管理也是醫(yī)院各項管理活動的有機組成部分。要做好檔案的收集，保證檔案材料的質(zhì)量，必須將檔案管理納入醫(yī)院各項管理工作中進行整體考慮。然而，雖然檔案規(guī)章制度在制訂過程中經(jīng)過了廣泛的咨詢，也與各職能部門取得了共識，但是，由于它們只是站在檔案管理的角度對醫(yī)院各項管理活動提出要求，而并沒有就檔案管理與各項管理活動的銜接進行重新考慮，因此，檔案管理似乎獨立運行于醫(yī)院各項管理活動之外，無法深入開展。

3.2 業(yè)務(wù)流程

每項特定的行政業(yè)務(wù)，皆相應(yīng)地衍生出一種規(guī)范其運作、辦理的具體業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程設(shè)計的質(zhì)量，將影響當(dāng)中各職能部門、科室班組及其員工的工作狀況。醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項管理活動的原始記錄，在流程中產(chǎn)生，因此，醫(yī)院業(yè)務(wù)流程的優(yōu)劣也對檔案材料的質(zhì)量及檔案收集的進行產(chǎn)生著影響：

一方面，醫(yī)院部門眾多，專業(yè)性強，業(yè)務(wù)流程化意味著多個職能部門需要打破部門設(shè)置的界限來協(xié)作完成一項業(yè)務(wù)。但目前的檔案收集卻是依職能或部門而非流程來進行的，檔案收集與醫(yī)院業(yè)務(wù)流程之間缺乏有效銜接，這就導(dǎo)致檔案材料分散、欠缺系統(tǒng)、不完整等問題。

另一方面，醫(yī)院部門內(nèi)部分工較細，部門間部分業(yè)務(wù)存在重疊，相似業(yè)務(wù)之實間缺乏信息的共享，冗余的情況嚴(yán)重，積累的檔案材料復(fù)雜繁多；而部分業(yè)務(wù)又留有空白，部門間沒有就檔案材料積累的職責(zé)達成共識，造成了檔案材料缺失，不能反映醫(yī)院管理活動的完整面貌。

4.破局：運用源頭控制的思想

4.1 源頭控制思想

源頭控制的思想源于電子政務(wù)領(lǐng)域，它強調(diào)“在電子政務(wù)頂層設(shè)計的框架中對政府整個業(yè)務(wù)范圍和流程進行分析、描述和設(shè)計，建立政府信息化的總體架構(gòu)”；與從檔案學(xué)角度進行問題分析和對策性研究的前端控制有所不同的是，源頭控制順應(yīng)文件從生成、處理、歸檔和長期有效保存的運動規(guī)律，是流程重組后管理行為與目的的自然展現(xiàn)；其控制主體通常擁有政策和體制的支持，相比檔案部門更具職能優(yōu)勢，對整體管理具有較強的推動力。有鑒于此，運用源頭控制的思想，可望突破檔案工作的界限，解決環(huán)境因素對檔案收集的制約和影響問題，推進醫(yī)院檔案工作的深入開展。

4.2 實現(xiàn)手段

4.2.1 運用流程管理的技術(shù)和方法。相比起注重工作環(huán)節(jié)銜接的前端控制，源頭控制更注重的是流程重組下的一體化管理。因此，要將源頭控制思想運用到檔案工作的深入開展中去，必須摒棄從個別部門或活動出發(fā)的觀點，摒棄將檔案收集簡單嫁接于醫(yī)院各項管理活動后端的做法。

近年，流程管理正作為提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的重要手段而被應(yīng)用，借此契機，把檔案工作的深入開展與醫(yī)院管理質(zhì)量的提升結(jié)合起來，實現(xiàn)源頭控制思想的運用，有利于降低成本和減少阻力。而運用流程管理的技術(shù)和方法，就是通過繪制業(yè)務(wù)流程圖，對醫(yī)院現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行重新梳理，理清并調(diào)整其中交叉或并行的業(yè)務(wù)關(guān)系，明確流程中各主體的責(zé)任，使包括檔案管理在內(nèi)的醫(yī)院各項管理要求準(zhǔn)確滲透到業(yè)務(wù)操作過程中，促使有關(guān)規(guī)章制度在實際工作中得到貫徹落實，為源頭控制思想的進一步運用奠定良好的基礎(chǔ)。

4.2.2 應(yīng)用業(yè)務(wù)活動分析結(jié)果。業(yè)務(wù)活動分析指的是“通過分析機構(gòu)的業(yè)務(wù)活動和流程，建立一個關(guān)于機構(gòu)做什么、如何做的概念模型”。在流程管理基礎(chǔ)上，將業(yè)務(wù)活動分析的結(jié)果應(yīng)用到檔案材料的收集中，就是要剖析檔案材料與醫(yī)院各項管理活動及業(yè)務(wù)流程的關(guān)聯(lián)方式，明確產(chǎn)生檔案材料的業(yè)務(wù)節(jié)點及具體產(chǎn)生的檔案材料種類，使反映醫(yī)院管理活動并合符檔案資格的材料都納入至檔案收集范圍，維護醫(yī)院各項管理活動中檔案材料的有機聯(lián)系，避免檔案材料欠缺系統(tǒng)、散失，從而保證檔案材料完整反映醫(yī)院歷史面貌，提高檔案室藏質(zhì)量及檔案利用服務(wù)質(zhì)量。它是源頭控制思想運用過程的核心。

4.2.3 轉(zhuǎn)變控制主體。一方面，將控制的主體從檔案室、專職檔案員乃至科室檔案員轉(zhuǎn)變?yōu)獒t(yī)院辦公室。這是因為，流程管理是一項浩大、復(fù)雜的工程，環(huán)節(jié)多、牽涉面廣，而檔案室在醫(yī)院行政管理系統(tǒng)中處于輔助、后端的地位，缺乏全局的影響力，缺乏強有力的行政手段支持及體制支撐，專職檔案員不可能親力親為介入到其他所有部門的實際工作及流程之中；科室檔案員更是雜務(wù)纏身，自顧不暇，無法滿足源頭控制的需要。醫(yī)院辦公室在醫(yī)院的行政管理中，是上層建筑的重要組成部分，是綜合性辦事機構(gòu)，處于承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位，發(fā)揮著主導(dǎo)性、總協(xié)調(diào)、多面手的作用，符合源頭控制思想中主體“對整體管理具有較強推動力”的特征，比檔案室更具職能優(yōu)勢，在源頭控制思想運用過程中起主導(dǎo)和支配作用。

另一方面，原有控制主體――檔案室、專兼職檔案員等要轉(zhuǎn)變自身職能，拓展知識服務(wù)的內(nèi)容。醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項管理活動的原始記錄，檔案收集的過程、檔案材料的質(zhì)量以及檔案本體的內(nèi)容等均不同程度地反映著醫(yī)院管理的質(zhì)量，是一個亟待發(fā)掘的寶庫。而這恰恰契合了業(yè)務(wù)活動分析的需要。因此，檔案室及專兼職檔案員除了履行傳統(tǒng)的職責(zé)以外，應(yīng)當(dāng)主動轉(zhuǎn)變自身的職能，積極學(xué)習(xí)行政管理知識，掌握相關(guān)的統(tǒng)計分析工具，對這個亟待發(fā)掘的寶庫進行數(shù)據(jù)挖掘，協(xié)助醫(yī)院辦公室把握醫(yī)院管理的規(guī)律，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，在運用源頭控制思想推進檔案工作深入開展的過程中發(fā)揮好參謀輔政的作用。

4.3 實踐：醫(yī)院榮譽檔案材料的收集

醫(yī)院榮譽檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，它反映了醫(yī)院、科組集體及個人發(fā)展的面貌。獲獎?wù)咴谌〉脴s譽后主動向職能部門提交材料，由相關(guān)職能部門登記收集。相關(guān)記錄被用于醫(yī)院及科組申報集體評獎、個人的專業(yè)職稱評審、競聘晉升、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核等工作。申報評獎、職稱評審、競聘晉升、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核等工作分屬于醫(yī)院辦公室、人力資源科、醫(yī)教科、護理部等不同的職能部門，由于同一項榮譽可能涉及不同的工作需要，所登記的信息各有不同側(cè)重，部門間并未實現(xiàn)信息共享。

檔案室在進行收集的過程中發(fā)現(xiàn)：一方面，由于登記手續(xù)繁復(fù)，獲獎?wù)咧鲃犹峤徊牧系姆e極性受到削弱，加上相關(guān)職能部門未對榮譽原件及時收集，造成檔案材料的散失；另一方面，登記收集所形成的檔案材料內(nèi)容既有交叉，又不盡相同，質(zhì)量參差不齊，存在大量冗余，增加了檔案材料鑒定、整理等其他工作環(huán)節(jié)的難度。

篇（4）

基層檔案工作真實的記錄了社會各個行業(yè)的變化與發(fā)展，是社會發(fā)展積累下來的財富，具有一定的歷史與參考價值。

一、基層工作中檔案管理具有的缺陷

（一）檔案管理制度不具備力度性與規(guī)范性

對于基層工作中的檔案管理工作來說，存在許多管理制度的不規(guī)范。第一，不規(guī)范的檔案收集程序，使得檔案工作人員在收集相關(guān)檔案資料時，缺乏規(guī)范化和完善性。其制度沒有落實到相關(guān)工作，使得檔案管理人員在收集資料時，其收集到的檔案資料缺乏全面性與有效性。第二，不規(guī)范的檔案整理程序。檔案工作人員在實施立卷工作時，沒有嚴(yán)格參照相關(guān)卷宗內(nèi)的文件目錄，使得其在對文件排序?qū)嵭薪M卷工作時，出現(xiàn)卷內(nèi)相關(guān)文件資料的錯失問題，不利于以后文件檔案的查詢工作。第三，不規(guī)范的檔案使用管理。管理檔案資料的相關(guān)人員在管理檔案的借閱工作時，沒有實施規(guī)劃化的管理，使得部分借閱出去的檔案資料無法及時的歸還，檔案工作人員沒有對檔案在被借閱出去之后加以跟蹤管理，使得檔案文件出現(xiàn)遺失情況。

（二）檔案工作設(shè)備缺乏時代性與先進性

目前，對于部分的檔案管理工作來說，依然采用的是傳y管理手段，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作實現(xiàn)科技化與信息化。傳統(tǒng)的人工記錄工作，不僅加重了工作人員的工作強度，而且對于檔案管理人員來說，容易出現(xiàn)人為的錯誤。此外，有些檔案管理人員對于自動化管理系統(tǒng)的具體操作不了解，使得即使使用了先進的自動化管理系統(tǒng)的有關(guān)單位來說，也無法將先進設(shè)備的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

（三）缺乏具備檔案管理的長遠性意識

對于基層工作的檔案管理工作，存在有些單位對檔案管理不夠重視，其檔案工作只是為了能夠應(yīng)付有關(guān)部門的檢查工作，在檔案資料被檢查之后，就將這些資料棄之不管，沒有意識到檔案資料對其未來發(fā)展的重要性，缺乏長遠性意識，使得其檔案管理只是個擺設(shè)，并沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價值。

（四）檔案管理工作人員綜合水平有待提高

檔案管理工作需要具備一定的建筑知識、計算機技術(shù)以及文員素質(zhì)，這就要求其工作人員不僅能夠具有寫作水平和較強的計算機技術(shù)，而且要求工作人員能夠具備有些專業(yè)領(lǐng)域的知識。但是對于許多基層工作中的檔案管理來說，其檔案管理工作人員并不具備這些綜合素質(zhì)，造成檔案管理水平的不足。此外，因為檔案管理是一項相對比較枯燥的工作，因此可能存在人員身兼數(shù)職的情況。而且因為工作枯燥性的存在，使得有些人員無法長期在此崗位工作，造成這個崗位人員的流失性高，而新來的工作人員因缺乏系統(tǒng)和專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理水平偏低。另外，也可能存在人員長期在此崗位工作多年，不具備先進的管理觀念與管理技術(shù)，也導(dǎo)致檔案管理水平偏低。

二、提升檔案管理水平的方法

（一）提高檔案管理流程和制度的力度性與規(guī)范性

應(yīng)對基層工作中檔案管理存在的檔案收集、檔案整理以及檔案使用等問題，有關(guān)單位應(yīng)該加強檔案管理的基礎(chǔ)性工作，建立關(guān)于檔案的收集、整理以及使用等方面的流程規(guī)定與制度要求，嚴(yán)格要求檔案工作人員在實施檔案收集工作時，能夠確保收集到的資料具備完善性與有效性。檔案工作人員在整理檔案資料時，必須按照相關(guān)整理目錄來實施，確保后期查詢工作的便利性。此外，應(yīng)該對檔案的借閱情況進行跟蹤管理，確保檔案資料歸還的及時性。最后，應(yīng)該建立起檔案相關(guān)人員的責(zé)任管理制度，明確各檔案管理工作人員的相應(yīng)職責(zé)，將其在檔案資料的收集、整理以及使用等各個工作流程上的責(zé)任明確，確保工作人員能夠?qū)⑵涔ぷ髀鋵嵉綄嵦帲岣咂鋵n案管理工作的重視度。此外，為了確保管理的力度性，應(yīng)該將其工作責(zé)任制度與相應(yīng)的獎懲制度相聯(lián)系，即能夠?qū)⒕唧w責(zé)任落實到實處，又能夠起到激勵員工工作積極性的作用，確保檔案管理制度的有效實施。

（二）改善檔案管理設(shè)備水平，提高管理工作的時代性與科學(xué)性

檔案工作其最終的目的就是能提供有效的服務(wù)。針對有些單位中存在的檔案設(shè)備水平偏低而導(dǎo)致的服務(wù)水平的低下問題，必須采取有效的措施來避免檔案管理問題的存在。相關(guān)單位應(yīng)該使用先進的檔案管理系統(tǒng)來對檔案的日常工作進行管理，通過使其管理設(shè)備辦公的自動化來改善其管理水平，讓檔案工作人員利用先進管理設(shè)備，及時的管理檔案的收集、整理、利用以及銷毀工作等工作。確保資料的有效性、完整性以及正確性，提高檔案資料的質(zhì)量水平。此外，在引進先進的檔案管理設(shè)備時，應(yīng)該對檔案管理人員實行相關(guān)設(shè)備操作知識的培訓(xùn)，使其能夠熟練的使用相關(guān)設(shè)備，確保設(shè)備的使用效率。

（三）提升檔案管理意識水平

對于部分單位的管理領(lǐng)導(dǎo)層來說，沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，使其檔案工作流于形式，并沒有對相關(guān)檔案資料管理實行長遠性的規(guī)劃，只是完成了資料的儲備工作。為了提升檔案資料的利用價值，必須提高檔案管理的意識水平。應(yīng)該建立起檔案管理與單位相聯(lián)系的業(yè)務(wù)檔案體系，將單位的發(fā)展變化與檔案記錄管理相結(jié)合，使檔案資料能夠全面的反應(yīng)單位的成立、建設(shè)以及發(fā)展歷程。使單位領(lǐng)導(dǎo)層意識到檔案資料能夠為其發(fā)展提供參考資料與數(shù)據(jù)的利用價值，提升檔案的重要性以此來提升領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識水平。

（四）提升檔案管理工作人員的綜合水平

篇（5）

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-00-01

醫(yī)療保險的檔案材料是一種信息資源，是記錄醫(yī)療保險發(fā)展的一手材料，是對醫(yī)保經(jīng)辦部門日常工作記錄下來的真實內(nèi)容。醫(yī)保檔案材料作為我國基本醫(yī)療保險的一項無形資產(chǎn)，在社會保障管理、人力資源管理等多領(lǐng)域發(fā)揮十分重要的作用。因此如何做好醫(yī)保的檔案管理成為各地醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)的一項重要工作環(huán)節(jié)。本文主要從我國醫(yī)保檔案的共性特點和完善我國醫(yī)保檔案管理提出以下幾點思考。

一、我國醫(yī)療保險檔案的特點

在我國，由于歷史的原因，醫(yī)療保險工作起步較晚，且醫(yī)保各環(huán)節(jié)的管理制度和法規(guī)均有待完善，再加上我國醫(yī)保參保范圍廣和醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域的特殊性，決定了我國醫(yī)保檔案管理具有以下幾方面特點：

第一，醫(yī)保檔案管理的內(nèi)容豐富、復(fù)雜。主要包括“醫(yī)、保、患、藥”四大塊內(nèi)容。“醫(yī)”，指醫(yī)保定點醫(yī)療機構(gòu)，具體包括醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)與醫(yī)保定點醫(yī)療機構(gòu)簽訂的服務(wù)協(xié)議、住院費用結(jié)算清單、報銷憑證、門診慢性病、特殊病種的認(rèn)定資料、轉(zhuǎn)外治療的審批備案表，等等。“患”，即參保患者，包括以下一方面內(nèi)容：參保者基本信息、醫(yī)保基金賬戶轉(zhuǎn)移和關(guān)系轉(zhuǎn)接、參保個人賬戶每月劃入金額明細單據(jù)等。“保”即醫(yī)保經(jīng)辦部門、醫(yī)保管理機構(gòu)。業(yè)務(wù)范圍：參保患者的檔案管理、參保單位基本情況、單位醫(yī)保基金征繳詳細情況以及醫(yī)保基金的支付檔案，等等。“藥”指定點零售藥房，包含與醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)簽訂的醫(yī)保服務(wù)協(xié)議、醫(yī)保定點藥店資格認(rèn)證資料、結(jié)算費用清單和憑據(jù)，等等。由此可見，我國醫(yī)保事業(yè)檔案管理涉及面廣，內(nèi)容豐富，且專業(yè)性強。

第二，我國醫(yī)保檔案管理涉及面廣、工作內(nèi)容豐富、類別多。目前，職工醫(yī)保的包括內(nèi)容主要是城鎮(zhèn)機關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位、民辦非企業(yè)、單位里的社會團體，等等。職工醫(yī)保輻射范圍廣、人員類別多，包括在職和退休人員、個體、建國前參加工作人員、離休干部、二級以上傷殘軍人、企業(yè)下崗工人等特殊人群均包含在內(nèi)，涵蓋范圍較廣。

第三，醫(yī)保檔案管理具有較強的實用性。醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)保存的參保者醫(yī)保檔案是其享受醫(yī)保報銷待遇的唯一依據(jù)和憑證，醫(yī)保參保患者享受醫(yī)保報銷主要經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)：首先要辦理醫(yī)保參保手續(xù)，按時交納醫(yī)保費用，然后到定點醫(yī)療機構(gòu)就診（包括門診和住院），發(fā)生治療和藥品等方面的費用，最后醫(yī)保結(jié)算，享受醫(yī)保報銷待遇。操作過程中還包括調(diào)整繳費比例、繳費基數(shù)以及診療項目的報銷范圍和報銷標(biāo)準(zhǔn)等。以上所述工作環(huán)節(jié)均需要依據(jù)參保患者詳細、完整的個人信息資料，同時依據(jù)本地區(qū)所執(zhí)行的醫(yī)保政策才能完成。所以醫(yī)保檔案管理必須要做好詳盡、準(zhǔn)確，關(guān)系到廣大參保患者的切身利益。如果醫(yī)保檔案資料管理不當(dāng)，資料殘缺或者不準(zhǔn)確，將會引起諸多矛盾、糾紛，降低參保人員的滿意度。

二、完善我國醫(yī)保檔案管理的建議

第一，用科學(xué)的管理方法和管理工具，豐富醫(yī)保檔案管理的內(nèi)涵，強化監(jiān)管力度，構(gòu)建全民醫(yī)保檔案管理體系，并充分發(fā)揮其價值功能。各地醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)要將工作職責(zé)落實到檔案管理的具體部門和管理業(yè)務(wù)人員，要按照“收集―整理―歸檔”程序，保證醫(yī)保文檔資料的完整性，避免出現(xiàn)丟失、缺頁等情形，要確保醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的完整率。

第二，要建立真實、可靠、可查詢的工作體系。醫(yī)保事業(yè)具有很強的政策性和專業(yè)性，當(dāng)前，醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)的各級負責(zé)人和業(yè)務(wù)人員均需加強管理意識，要從根源上解決問題，真正從思想上認(rèn)識到檔案管理工作重要性，為確保醫(yī)保工作的有效推進奠定基礎(chǔ)，對我國醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。醫(yī)保檔案管理人員要熟悉和了解各項方針政策、法律法規(guī)，結(jié)合當(dāng)前我國醫(yī)保管理的現(xiàn)狀和存在問題，把醫(yī)保檔案管理納入檔案事業(yè)建設(shè)中，為全方位發(fā)展我國醫(yī)保檔案工作奠定政策上的基礎(chǔ)。

篇（6）

自改革開放以來，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的檔案管理已經(jīng)進行了多方面的改善。之所以對社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理不斷地進行完善，是因為最終的目的是要避免養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的不真實、不完整和不安全性。社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理是提高養(yǎng)老保險保障性功能的一種重要手段，通過為參保個人及社會有關(guān)方面提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)來促進社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的發(fā)展，其肩負重任。近年來，有數(shù)據(jù)資料表明，在檔案服務(wù)工作趨于信息化、網(wǎng)絡(luò)化的今天，必須要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作進行改革，才能適應(yīng)當(dāng)今時代的需要。因此，在新形勢下，為了不阻礙社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作適應(yīng)社會保險事業(yè)的發(fā)展，必然要對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理主要存在以下幾點問題：一是缺少規(guī)范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質(zhì)有待進一步提高。

二、新形勢下做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的對策

（一）完善和規(guī)范檔案管理制度。在社會養(yǎng)老保險相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，其原始資料包括參保人個人信息賬戶、繳費資料、養(yǎng)老金的發(fā)放資料以及業(yè)務(wù)有關(guān)的書面資料等，這些都是社會養(yǎng)老保險檔案需要進行管理的資料。完善和規(guī)范檔案管理制度的最終目的是實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。規(guī)范化的檔案管理首先要確保實用性和長遠利用價值的資料檔案在歸檔存檔時，不會出現(xiàn)混淆的問題。這就要求檔案管理人員不僅要確保明確分類，還應(yīng)該做好歸類檔案的記錄。檔案管理部門在完善和規(guī)范檔案管理制度時，需注意制度的合理性、有效性、全面性以及具體化。合理性主要是指有關(guān)檔案管理方式方法符合現(xiàn)實應(yīng)用要求；有效性和全面性是指所建立的檔案制度要涵蓋所有工作環(huán)節(jié)；具體化是指檔案管理具體流程和檔案資料分類方式等都必須明確。此外，完善和規(guī)范檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律為依據(jù)。在檔案管理制度的要求約束下，檔案管理部門對社會養(yǎng)老保險檔案進行科學(xué)分類、集中、規(guī)范有序地管理。

（二）提高信息化檔案管理水平。在新形勢下，信息科技水平得到了快速提升，其已經(jīng)惠及到各行各業(yè)，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理也不例外。信息化檔案管理與完全人工方式的檔案管理相比，工作效率得到了大幅度的提升，適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展需求。信息化檔案管理改變了以紙質(zhì)書面記錄與個人檔案的堆放與存放方式，既縮短了工作時間，又避免了占據(jù)了較大的空間進行資料的存放。信息化檔案管理實現(xiàn)了檔案管理電子化，有利于檔案的查詢與檢索，大大地降低信息檢索的不準(zhǔn)確性。人工進行檔案資料原件的查找與翻閱既費時又耗力，工作效率較低，而由計算機檢索與掃描獲得信息既節(jié)省了大量的時間，又提高了工作的準(zhǔn)確性和效率。

另外，信息化檔案管理在分類與管理時，不可忽視科學(xué)的歸檔與提高工作質(zhì)量。針對普通類型的業(yè)務(wù)文件、退休記錄、審計等的存檔時間要明確記錄。對于影音資料與照片等資料檔案，在選取、收集與初步的記錄時，要注意歸類方式的選擇。總而言之，信息化檔案管理的最終目的是為了減少檔案管理工作的無序現(xiàn)象。

篇（7）

1.1知識管理的含義

知識管理是對基于現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創(chuàng)新等活動的總稱[1]。它是發(fā)揮知識價值、提高知識的有效利用并且最終達到加強企業(yè)核心競爭力目標(biāo)的有效途徑和手段。知識管理多以網(wǎng)絡(luò)化、智能化的運作方式，以用戶的實際需求為核心，提供具有實用性和專業(yè)性的高效管理服務(wù)。

1.2知識管理與檔案管理的聯(lián)系

1.2.1管理對象重疊檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識管理所針對的管理對象則是廣義上的知識、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識的范疇當(dāng)中，是知識的重要組成部分，因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對象上的重疊致使知識管理和檔案管理具有相當(dāng)密切的相互聯(lián)系。1.2.2管理目的相同檔案管理的最終目的是使所管理的對象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會各界所使用，通過檔案管理的相關(guān)工作和活動，為服務(wù)對象提供便利的檔案查閱和使用服務(wù)。知識管理的最終目的是讓知識的價值得到具體實現(xiàn)，提高服務(wù)對象的核心能力，從而實現(xiàn)知識服務(wù)的目標(biāo)和作用。所以，知識管理和檔案管理的管理目的都是為服務(wù)對象提供知識或者檔案方面的服務(wù)，滿足服務(wù)對象對知識和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務(wù)范圍[2]。1.2.3管理流程相似當(dāng)今我國的檔案管理已經(jīng)不再受傳統(tǒng)檔案管理八環(huán)節(jié)的程序限制，還融合了全程監(jiān)理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創(chuàng)新等一系列流程活動，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現(xiàn)象。都有對管理對象進行收集、甄別、整理、利用的程序和環(huán)節(jié)。1.2.4管理手段相近檔案管理與知識管理所采取的管理方式和手段也具有相當(dāng)程度的相近性。知識管理的管理手段多是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實現(xiàn)對其管理對象予以智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理。而目前我國的檔案管理也已經(jīng)改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動當(dāng)中使用計算機進行輔助，融合了現(xiàn)代化信息技術(shù)，初步實現(xiàn)了檔案管理與現(xiàn)代信息化技術(shù)的對接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理[3]。

1.3知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的含義

基于知識管理背景的當(dāng)今企業(yè)檔案管理模式是對融合知識管理觀念、方法，運用先進的信息化技術(shù)，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實現(xiàn)為服務(wù)對象提供更具實用性、便利性和效率性的個性化服務(wù)的新型管理模式的探索。知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對象，但是其服務(wù)方式卻從被動轉(zhuǎn)向為主動，從實體材料管理轉(zhuǎn)向為對信息加工處理。企業(yè)檔案管理在知識管理的背景下從某種意義上已經(jīng)轉(zhuǎn)化為以企業(yè)檔案和相關(guān)信息資源為管理對象的知識管理模式。

2知識管理背景下完善企業(yè)檔案管理模式的重要作用

知識管理背景下的企業(yè)檔案管理模式是一種結(jié)合知識管理與現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理優(yōu)勢和特點的新型管理模式。是知識管理與企業(yè)檔案管理的完美結(jié)合，可有效修正傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理理論創(chuàng)新能力不足的弊端，還可以為知識管理實踐活動提供基礎(chǔ)和途徑[4]。

2.1改善當(dāng)前企業(yè)檔案管理模式的弊端

我國當(dāng)今企業(yè)的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業(yè)檔案管理工作沒有給予足夠的重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運維開支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時，信息化進程的加速導(dǎo)致大量電子類型文件集中出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足當(dāng)今的管理需求。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動對于證明、責(zé)任、信息等方面的要求，合理使用現(xiàn)代化的先進管理技術(shù)和管理理念，科學(xué)進行資源的開發(fā)和利用，為企業(yè)的未來技術(shù)研發(fā)、增加生產(chǎn)、開拓市場、強化管理、擴大企業(yè)規(guī)模等需求和活動提供理論支持和檔案服務(wù)。我國當(dāng)今多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)從手工管理為主時期，經(jīng)歷計算機為輔時期，到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)智能管理時期。檔案管理工作已經(jīng)開始使用智能化和網(wǎng)絡(luò)化等先進手段，但是仍然難以應(yīng)對當(dāng)前大量的電子文檔處理工作，無力滿足服務(wù)對象的個性化管理需求。企業(yè)檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時調(diào)整工作方式和服務(wù)理念，為企業(yè)檔案管理水平的提高提供相應(yīng)的技術(shù)基礎(chǔ)[5]。

2.2改善當(dāng)前知識管理工作當(dāng)中的不足

我國多數(shù)企業(yè)的知識管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實踐較少的現(xiàn)象。另外，某些將知識管理付諸實際的企業(yè)也存在執(zhí)行力度不足，貫徹程度不夠的現(xiàn)象，甚至一定范圍內(nèi)出現(xiàn)停滯現(xiàn)象。企業(yè)的檔案管理和知識管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領(lǐng)域存在相似甚至相同的現(xiàn)象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎(chǔ)。檔案管理是一種早已在各企事業(yè)單位普遍存在的工作內(nèi)容和形式，具有一定的認(rèn)可度和使用基礎(chǔ)，是知識管理的良好引入契機。知識管理可以依托檔案管理形式實現(xiàn)自身理論和實踐之間的結(jié)合，并以實踐情況為參考進行自身理論的完善和修改。知識管理背景下的企業(yè)檔案管理模式也即將知識管理理念與檔案管理實踐進行相互融合，并實現(xiàn)雙方共同進步的最終目標(biāo)。

2.3實現(xiàn)知識管理和企業(yè)檔案管理的共同發(fā)展

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理更注重對于相關(guān)記錄文檔的保存和管理，而輕視了對于相關(guān)記錄文檔資料的利用。使企業(yè)檔案管理偏離了價值的創(chuàng)造和開發(fā)目標(biāo)，在相當(dāng)范圍內(nèi)局限了自身價值的體現(xiàn)和發(fā)揮[6]。知識管理則是將文檔資料等全部形式的知識進行管理和利用，通過一系列整合處理過程，建立相對完整和獨立的知識資源框架和系統(tǒng)。結(jié)合知識管理的企業(yè)檔案管理具有更為開闊的活動空間，也對文檔資料的開發(fā)和利用具有更為積極主動的推進作用。因此，知識管理可以有效擴展企業(yè)檔案管理的工作范圍，提高企業(yè)檔案管理工作的作用和價值，提高檔案管理部門與工作人員在企業(yè)當(dāng)中的地位和作用。而與此相對的，檔案管理明確地關(guān)注企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的過程和結(jié)果，有效地進行記錄和保存，預(yù)防相關(guān)信息的消失，其對文檔資料的整理和控制活動對于知識的積累和整合十分有利，也為知識管理提供了資源基礎(chǔ)和實施途徑，其對文件流通方面的效率優(yōu)勢也可有效促進知識的傳遞、交流和整理，對于知識的了解和認(rèn)識也具有很大益處，檔案管理對于重要文件和材料的原始保管和維護，在企業(yè)維護自身知識產(chǎn)權(quán)以及生產(chǎn)合作權(quán)益等方面具有重要作用[7]。因此，企業(yè)的檔案管理和知識管理之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，二者相互貫通并相互促進，找到雙方的準(zhǔn)確結(jié)合契機，就可有效發(fā)揮兩者的自身優(yōu)勢，發(fā)揮更大的作用，推動企業(yè)的良好發(fā)展。

3知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立措施

3.1更新現(xiàn)有企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)觀念

知識管理背景下的企業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)模式的企業(yè)檔案管理的差別在于是否融合了知識管理理念和方式。因此轉(zhuǎn)變對于企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的固有認(rèn)知和觀念是建立新型以知識管理為基礎(chǔ)的檔案管理模式的前提和關(guān)鍵，需要企業(yè)檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業(yè)發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理的高效轉(zhuǎn)化。改變企業(yè)檔案管理工作只重保存輕視利用的現(xiàn)象，轉(zhuǎn)變檔案管理工作關(guān)注點，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式得以實施[8]。

3.2使用信息化手段完善企業(yè)檔案管理模式

知識管理是基于現(xiàn)今社會信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，知識管理的實施途徑主要依靠先進的計算機科技、現(xiàn)代通訊科技以及網(wǎng)絡(luò)傳播科技等技術(shù)手段。知識管理主要針對各類型獨立的文件或檔案進行集中化處理，使之實現(xiàn)有序化、高效化管理，在其實現(xiàn)自身價值的全部過程當(dāng)中都不能脫離現(xiàn)代化信息技術(shù)或設(shè)備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設(shè)施，來保證以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理工作的順利實施，使之實現(xiàn)為服務(wù)對象提供高效服務(wù)的最終目標(biāo)。

3.3建立以知識管理為依據(jù)的企業(yè)檔案管理制度體系

以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式是一種對于傳統(tǒng)檔案管理模式的更新和改造，通過檔案管理的原有結(jié)構(gòu)和工作資源，實現(xiàn)對于企業(yè)檔案管理效果的提升，使檔案管理的價值得以更好地實現(xiàn)的有效途徑和手段。這種以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式區(qū)別于以往的檔案管理模式，在管理對象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過去的實體文檔保管轉(zhuǎn)化為信息的管理。科學(xué)完善的企業(yè)檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩(wěn)過度和連接，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的服務(wù)價值[9]。

篇（8）

中圖分類號：G270.7 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）18-0352-01

一、企業(yè)檔案信息化管理的含義內(nèi)容及必要性

1.企業(yè)的檔案信息化管理內(nèi)涵

什么是企業(yè)的檔案信息化管理？通過字面理解很容易清除的知道，就是俗話說的電子存檔，就是把企業(yè)的檔案按照一定的分類，存在計算機中。傳統(tǒng)的檔案管理，就是講紙質(zhì)的檔案，按照一定的內(nèi)容，進行分門別類，然后把那些紙張放在特定的地方的一種管理方式。傳統(tǒng)的管理方法，第一，需要大量的人力物力，浪費紙張；第二，不便于人們對資料的查詢，想要從那么多資料中找到想到的內(nèi)容，不是一件容易的事情；第三，儲存效果不好。由于是紙質(zhì)的檔案，因此容易受房間溫度濕度的影響，紙張腐爛，導(dǎo)致檔案消失。因此，在高新科技發(fā)達的今天，特別是對于像哈爾濱熱力公司那樣的供熱企業(yè)來說，企業(yè)檔案管理的信息化非常必要，因為供熱公司需要存儲的信息量較其他類型的公司更多更復(fù)雜。

2.企業(yè)檔案的信息化管理具體如何進行

檔案的信息化管理具體是如何進行管理的呢？具體分三個步驟，第一步，進行資料數(shù)據(jù)的錄入。要想規(guī)范化管理，首先要將收集到的檔案信息數(shù)據(jù)，利用掃描儀，或者網(wǎng)絡(luò)其他軟件，把這些數(shù)據(jù)錄入到電腦中，為后面的工作做好準(zhǔn)備工作，需要值得注意的是，錄入的過程要把控好準(zhǔn)確性，這是管理做關(guān)鍵的步驟。第二步，通過專門的軟件，對錄好的數(shù)據(jù)進行分類和編排，這一步，要注意工作流程的規(guī)范，不能隨意讓外部人員進行干預(yù)和改動。為確保錄入檔案與現(xiàn)實記錄的一致性，一定還要注意電腦的自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)是兼容的；最后，為保證管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠準(zhǔn)確無誤的進行，要試用查詢功能。

3.企業(yè)檔案信息化管理存在的必要性

一個企業(yè)檔案對于企業(yè)來說，是一項無形的資產(chǎn)，因此要做到很好管理，就需要運用科學(xué)方法，利用高新科技。因為企業(yè)檔案的存在形式有很多種，有文字說明，圖表描述，聲像呈現(xiàn)等，他們是企業(yè)重要的信息和動力源泉，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做各項重要決策時利用的依據(jù)，雖然對企業(yè)來說，這是一項服務(wù)性的工作，但是他的重要性是不可低估的，對檔案保管的好壞決定了一個企業(yè)生存與滅忙的關(guān)鍵，他們對于企業(yè)的興衰成敗有著不可預(yù)計的重要意義，因此。企業(yè)檔案的信息化管理工作時非常重要的。

二、供熱企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀及現(xiàn)存的問題

某熱力公司是哈爾濱一家大型供熱企業(yè)，公司有1個調(diào)度中心，1個物業(yè)公司，4個供熱分公司，3個熱力站及其他4個直屬獨立的基層機構(gòu)，有員工798人，為10多萬居民，30過萬人口供熱，面對如此紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)，若用傳統(tǒng)的檔案管理方法，那得需要多大的房子才能裝的下如此多的檔案，因此，像哈爾濱熱力公司的供熱企業(yè)都有一套完整的信息化檔案管理方案。但是不是所有的方法都占有絕對的優(yōu)勢，其實這種管理辦法也存在許多現(xiàn)實問題.

1.檔案管理設(shè)備的陳舊及基礎(chǔ)設(shè)施的不完善

隨著時間的流逝，企業(yè)內(nèi)部許多設(shè)備老化陳舊，包括地下網(wǎng)管，計算機設(shè)備，存放檔案的庫房等，又因為大部分的供熱企業(yè)都存在巨額欠費問題，企業(yè)流動資金不足，導(dǎo)致新設(shè)備更新的配給不及時，許多檔案管理人員還在運用運行速度慢，內(nèi)存很小的電腦，給檔案管理的數(shù)據(jù)錄入工作帶來的麻煩，另又因為有些供熱企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)還沒完全，因此，檔案的信息化管理受到以上兩個問題的影響，需要有待改善。

2.檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低

在中國，有個不成文的規(guī)定，許多企業(yè)都愛用老職工或即將退休的員工，進檔案管理部門，覺得檔案管理工作時一項很清閑的工作，許多供熱企業(yè)也不例外。這樣的舉動就會使得檔案管理人員普遍業(yè)務(wù)素質(zhì)降低。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，大部門檔案管理員工文化程度較低，會計算機操作的的人很少，又由于部門人數(shù)少，因此，一部分員工身兼數(shù)職，導(dǎo)致檔案的錄入和分類不能及時的完成，還有一個更重要的原因，檔案管理部門人員經(jīng)常受到調(diào)動，總是出現(xiàn)新手，又不能及時的完成培訓(xùn)，對業(yè)務(wù)流程不熟，以上種種原因?qū)е缕髽I(yè)檔案的信息化管理受到極為嚴(yán)重的影響。

3.企業(yè)缺乏健全的管理體系和保護政策

檔案信息化管理的前提條件時必須有一套健全的管理體系，必須明確出臺管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化方針，另外還需要有政策的保護，比如相關(guān)的法律文件，用來保障電子文件的安全存在，雖然現(xiàn)在企業(yè)還缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度，也還沒有出現(xiàn)信息安全技術(shù)的保障法律法規(guī)，但是，這些都是企業(yè)保障安全運營的必要工具。

三、企業(yè)面對檔案信息化管理出現(xiàn)問題應(yīng)采取的相應(yīng)措施

1.加快硬件軟件等設(shè)備的更新?lián)Q代

企業(yè)基本設(shè)施的不完善表現(xiàn)在兩個方面，一個硬件設(shè)施的不足，二是軟件設(shè)施的更新不夠及時。面對設(shè)備的陳舊老化，企業(yè)應(yīng)第一時間應(yīng)更換各種機器設(shè)備，該修的修，該換的換，該更新的更新，面對某些企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不完善的軟件設(shè)施問題，企業(yè)應(yīng)及時修整網(wǎng)絡(luò)布置，確保信息的流暢，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全到位。

2.加強檔案管理部門人員的培訓(xùn)及人才的培養(yǎng)

其實檔案的信息化管理牽涉的技術(shù)能力很強，它不僅需要懂得計算機的人員，而且還需要素質(zhì)高的人員，在精通計算機和網(wǎng)絡(luò)知識的同時，還需要懂得科學(xué)化的管理檔案。企業(yè)既然需要這種復(fù)合型人才，就需要對檔案管理部門的員工加強專業(yè)知識的培訓(xùn)，同時還要注意努力培養(yǎng)專業(yè)的人才。

3.健全企業(yè)的檔案信息化管理體系增強保護措施

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視到檔案管理信息化的重要性，然后出臺相應(yīng)的政策來確保信息化管理的安全性，制定完善的管理工作流程，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，保證檔案管理工作能夠順利安全的進行，其次，要加強員工對信息化安全性的意識的培訓(xùn)，只有法律法規(guī)的保障，才是信息化檔案管理安全性保障的后備力量。這是企業(yè)安全生產(chǎn)，長久發(fā)展的必要條件。

四、總結(jié)

檔案的信息化管理建立在高新科技發(fā)展的基礎(chǔ)之上，社會在進步，計算機應(yīng)用的技藝能力在進步，因此，總的來說，企業(yè)檔案的信息化管理是社會發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理工作的一場改革。對于企業(yè)來說，這場改革有利于企業(yè)自身的發(fā)展，它提高了企業(yè)員工工作的效率，保障了企業(yè)檔案管理的有效性，面對這種新方法的出現(xiàn)，企業(yè)要做好準(zhǔn)備，不論是在思想上還是在行動上，積極努力充分利用高新科技手段，整合資源的最優(yōu)化配置，為企業(yè)的發(fā)展帶來堅固的保障。因此，企業(yè)只有做好信息化的檔案管理，才能保障企業(yè)的安全發(fā)展。

參考文獻

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中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼： A

前言

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人在從事政治、經(jīng)濟、軍事、科學(xué)技術(shù)、文化等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖像、語音等不同形式的歷史記錄…。檔案管理工作從具體業(yè)務(wù)來說，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用、編研等工作。其根本宗旨在于維護檔案的本質(zhì)特性和根本價值，并運用各種方法利用檔案信息資源，使檔案的本質(zhì)特性和根本價值得以充分體現(xiàn)。

作為計算機應(yīng)用的一部分，使用計算機對檔案進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優(yōu)點能夠極大地提高人事檔案信息的管理效率。

1 目的與依據(jù)

1.1 目的和意義

檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)管理工作，涉及了單位的所有部門，每個部門均可能產(chǎn)生檔案材料，檔案日常工作主要包括收集、鑒定、整理、利用、編研、統(tǒng)計、銷毀等。經(jīng)過多年的發(fā)展，檔案管理已形成較嚴(yán)格的管理流程，檔案庫存比較清楚。但由于文件、檔案數(shù)量較多，分類方式與組卷方式發(fā)生過多次改變，并且檔案所涉及的部門很多，各部門又各有自己的接收、移交檔案材料目錄，它們之間缺乏一個統(tǒng)一的界面，沒有相互連接的信息渠道，數(shù)據(jù)通常都被封存在各部門的計算機上，造成工作的重復(fù)，增加出錯的幾率。

而市面上現(xiàn)有的檔案管理軟件要么不實用，不利于維護，要么價格較高。開發(fā)基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)對提高單位信息共享程度，以及實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子文檔的共同管理具有很大實用意義。種種現(xiàn)實狀況表明，建立基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有重大意義。

1.2 設(shè)計思路與依據(jù)

基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計思路與依據(jù)如下：

計算機設(shè)備

從傳輸、存儲到顯示都是通過計算機實現(xiàn)，離開了計算機的軟硬件條件，人工不可能將數(shù)字檔案信息存儲到存儲介質(zhì)上，也不可能識別存儲在存儲介質(zhì)上的數(shù)字檔案信息。

安全性

處在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)字檔案信息表現(xiàn)出明顯的不安全性。計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)給人們的生活帶來了很多便捷，但也同時帶來了某些隱患。另外，計算機病毒的威脅、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會造成數(shù)字檔案信息丟失的問題，帶來難以估量的損失。因此，系統(tǒng)設(shè)計時應(yīng)充分考慮檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全性。

信息容量與存儲格式

數(shù)字檔案信息的數(shù)量龐大，而紙質(zhì)文件主要承載文字和圖形信息，數(shù)字檔案信息的構(gòu)成形態(tài)則是多變的。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，人們創(chuàng)建了大量形態(tài)的數(shù)字信息，比如圖像、音頻、視頻，它們即可以單獨存放可以組合存放構(gòu)成數(shù)字信息化檔案，致使數(shù)字檔案信息存儲格式的復(fù)雜多樣。因此，系統(tǒng)設(shè)計時應(yīng)充分考慮信息容量與存儲格式。

檔案管理依據(jù)

檔案管理有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)程規(guī)范，系統(tǒng)要嚴(yán)格按照規(guī)程規(guī)范作為設(shè)計依據(jù)。隨著技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案信息在新、舊數(shù)字平臺間的轉(zhuǎn)換是通過不同的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進行的，數(shù)字檔案信息按標(biāo)準(zhǔn)進行管理，會減少數(shù)據(jù)格式變換的頻率，降低所需的費用，另一方面也有助于數(shù)字檔案信息在存取與保存時的完整性。

2 設(shè)計語言

Visual C++作為一種程序設(shè)計語言，它同時也是一個集成開發(fā)工具，提供了軟件代碼自動生成和可視化的資源編輯功能。在使用Visual C++開發(fā)應(yīng)用程序的過程中，系統(tǒng)為我們生成了大量的各種類型的文件。

擴展名為dsw的文件類型，這種類型的文件在VC中是級別最高的，稱為Workspace文件。在VC中，應(yīng)用程序是以Project的形式存在的，Project文件以.dsp擴展名，在Workspace文件中可以包含多個Project，由Workspace文件對它們進行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理。與dsw類型的Workspace文件相配合的一個重要的文件類型是以opt為擴展名的文件，這個文件中包含的是在Workspace文件中要用到的本地計算機的有關(guān)配置信息，所以這個文件不能在不同的計算機上共享，當(dāng)我們打開一個Workspace文件時，如果系統(tǒng)找不到需要的opt類型文件，就會自動地創(chuàng)建一個與之配合的包含本地計算機信息的opt文件。

3 設(shè)計流程圖

基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的總體流程如下：

圖1基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)流程圖

4 模塊實現(xiàn)

4.1檔案錄入模塊

對一般紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案進行錄入、刪除、修改。每一個題名都對應(yīng)一個文件，通過題名查找文件內(nèi)容，實現(xiàn)全文錄入。模塊的部分典型代碼如下：

if((Directory == NULL)||(Directory[0] == 0))return;

char PreDirectory[MAX_PATH+1];

memset(PreDirectory,0,sizeof(PreDirectory));

CFileFind cFindDirectory;

short lens = strlen(Directory);

if(lens

4.2 檔案查詢模塊

對各類檔案按各種途徑進行查詢(通用查詢)，按年度和檔案類型查詢。模塊的部分典型代碼如下：

for(short ii = 0;ii < lens;ii++)

{

if(Directory[ii] != '\\') continue;

if((ii != 0)&&(Directory[ii-1] == ':')) continue;

strncpy(PreDirectory,Directory,ii);

if(cFindDirectory.FindFile(PreDirectory) > 0)

continue;

｝

4.3 檔案管理模塊

進行檔案的類別管理、立卷管理、銷毀管理等。模塊的部分典型代碼如下：

for(i=1;i

{

lst[1] = i;

if(_CopyListReg(QSDWAi,lst,outdltbAi)==0) continue;

if(_RegAskPntToList(outdltbAi,LXDWAi)==NULL) continue;

if(_GetReg(QSDWAi,i,&outdat,&len,NULL)) continue;

_GetRegEdge(QSDWAi,outdat,&len,&xxyy,&dianshu);

if( _RegAskPntToList(outdltbAi,LXDWAi)

if( _RegAskPntToList(outdltbAi,XZDWAi)

if( _RegAskPntToList(outdltbAi,DLTBAi)

RegLst= _RegAskPntToList(outdltbAi,LXDWAi);

}

4.4 報表打印模塊

報表打印模塊是指對各類檔案報表進行打印。模塊的部分典型代碼如下：

if(_GetAtt(XZDWAi,PNT,ii,&stru,&att)

_GetField(att,stru,"權(quán)屬性質(zhì)",qsxz,256,NULL);

lxdwarea[1]=_GetFld(att,stru,"線狀地物面積",NULL,NULL);

_GetField(att,stru,"地類編碼",dlbm,256,NULL);

if(strcmp((char*)&qsxz,"30")==0)

{

if(strcmp((char *)&dlbm,"011")==0||strcmp((char *)&dlbm,"012")==0||strcmp((char *)&dlbm,"013")==0)

{gengdi=gengdi+lxdwarea[1]/2;t01=1;}

else if(strcmp((char *)&dlbm,"021")==0||strcmp((char *)&dlbm,"022")==0||strcmp((char *)&dlbm,"023")==0)

{yuandi=yuandi+lxdwarea[1]/2;t02=2;}

else if(strcmp((char *)&dlbm,"031")==0||strcmp((char *)&dlbm,"032")==0||strcmp((char *)&dlbm,"033")==0)

{lindi=lindi+lxdwarea[1]/2;t03=3;}

else if(strcmp((char *)&dlbm,"041")==0||strcmp((char *)&dlbm,"042")==0)

{caodi=caodi+lxdwarea[1]/2;t04=4;}

}

5小結(jié)

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的目標(biāo)是提高檔案管理水平及效率、建立完整的統(tǒng)計查詢分析功能、充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用，以滿足檔案信息管理需求。系統(tǒng)設(shè)計的方法和原則是采用信息工程學(xué)與工作流結(jié)合的方法進行設(shè)計；在安全性和完備性的基礎(chǔ)上，力求適用、靈活、拓展；軟件代碼標(biāo)準(zhǔn)化，軟件統(tǒng)一化，確保軟件的可維護性和實用性；界面力求簡單明了、實用方便，能夠滿足不同層次用戶需要。

參考文獻

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企業(yè)檔案管理模式是企業(yè)檔案管理的組織、制度和機構(gòu)、機制或組織結(jié)構(gòu)的形式，是企業(yè)檔案管理的式樣。企業(yè)檔案管理模式隨時展而不斷優(yōu)化，將先進的管理思想、管理手段不斷吸收，用來改善企業(yè)檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率是時代的要求。

2 知識管理背景下企業(yè)檔案管理的新特征

知識管理要求檔案管理具有新的特點：一是知識管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能。由于企業(yè)知識管理的加強及信息技術(shù)的不斷運用，檔案管理的職能也發(fā)生了相應(yīng)轉(zhuǎn)變，其轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的智能化服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的共享。二是知識管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，檔案工作者須投身對其的產(chǎn)生和控制過程中，進行價值鑒定，確定接收內(nèi)容，積極接收磁盤、照片、錄像帶、光盤等非紙質(zhì)檔案。三是知識管理要求企業(yè)提高檔案管理技術(shù)。檔案信息化離不開企業(yè)信息化，須納入企業(yè)整體信息化建設(shè)中。

3 知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立

3.1 將知識積累電子化、信息化，建立企業(yè)檔案電

子信息庫。應(yīng)將檔案管理看成是企業(yè)知識管理的重要組成部分，改變過去重藏輕用的現(xiàn)象，制定適合本單位的知識資源管理整體規(guī)劃，全面收集各種信息、知識，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對文本、音像、音頻、視頻等檔案信息資源，采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對其進行加工、組織、整合，使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用，完善檔案管理職能。

完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎(chǔ)和重點，而其重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設(shè)，同時，也是深化知識管理的重要環(huán)節(jié)。在數(shù)字化檔案館的建設(shè)中，檔案工作者不僅要介入電子文件的產(chǎn)生和控制過程，對電子文件進行價值鑒定，確定接收內(nèi)容，并積極接收磁盤、磁卡(照片) 、錄像帶、光盤等非紙質(zhì)檔案，而且，要借助信息網(wǎng)絡(luò)傳送、儲存、查詢等數(shù)字化手段去挖掘檔案中的知識成分，引導(dǎo)知識資源的擁有者，積極提供專業(yè)領(lǐng)域的知識和訣竅，用知識的語言進行有效的整合，形成系統(tǒng)的企業(yè)知識體系和企業(yè)知識庫，以完善和優(yōu)化館藏。

篇（11）

一、檔案管理創(chuàng)新是時展的必然要求

檔案管理是以檔案信息資源為管理對象、以做好檔案信息資源保存和利用服務(wù)為管理目的、以檔案技術(shù)為載體的一項重要的管理性工作。檔案管理是國家檔案事業(yè)的重要基礎(chǔ)和主要構(gòu)成，檔案管理工作的質(zhì)量和效率決定了國家檔案事業(yè)的發(fā)展與進步。進入信息時代，檔案管理工作的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了巨大的變化，這對檔案管理提出了更高要求，檔案管理工作只有不斷創(chuàng)新，才能適應(yīng)當(dāng)前的新形勢：一是，信息內(nèi)容的豐富化。隨著人類社會的發(fā)展與進步，人們對客觀世界的認(rèn)識也在不斷深入，檔案信息資源的內(nèi)容得到了極大的豐富，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法跟上時展的腳步，只有追求創(chuàng)新并最終實現(xiàn)創(chuàng)新，才能滿足當(dāng)前檔案管理工作的新要求；二是，信息載體的信息化。信息技術(shù)是信息時代最重要、最先進的科技研究成果之一，也是推動包括檔案管理在內(nèi)的人類社會各個領(lǐng)域變革的強勁動力。充分利用信息技術(shù)，搭建檔案管理的信息平臺，是實現(xiàn)當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的技術(shù)優(yōu)勢；三是，信息服務(wù)的高效化。信息是信息時代最寶貴的資源，各個組織機構(gòu)都迫切希望利用檔案信息提高組織管理績效，這也對檔案管理的服務(wù)功能提出了更高要求。只有實現(xiàn)創(chuàng)新管理、提高服務(wù)水平，才能更好地滿足不斷提高的信息服務(wù)需求。

二、檔案管理創(chuàng)新所面臨的困境

謀求發(fā)展就要付出代價，實現(xiàn)改革就要應(yīng)對阻力。正是因為當(dāng)前檔案管理工作存在著一些問題和不足，才更加迫切地需要實現(xiàn)創(chuàng)新改革。具體來說，檔案管理創(chuàng)新需要面對以下幾方面阻力：

1.檔案管理創(chuàng)新意識不強

意識是行動的先導(dǎo)，這就要求，一方面，相對于行動，意識應(yīng)當(dāng)更加客觀、成熟和完善。另一方面，意識應(yīng)當(dāng)先于行動。具體到檔案管理領(lǐng)域，檔案管理部門及有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)具有創(chuàng)新檔案管理工作的意識，并能夠以此來引導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的行動。但現(xiàn)實情況是，部分領(lǐng)導(dǎo)并沒有充分認(rèn)識到檔案管理創(chuàng)新的重要性和迫切性，在檔案管理創(chuàng)新進程中只能是被“推著走”的；還有相當(dāng)一部分的檔案管理工作者也只關(guān)注自身職責(zé)范圍之內(nèi)的具體工作，從未跳出藩籬從更全面更深入的角度來對這項工作進行思考，導(dǎo)致檔案管理陷入“行動”帶著“意識”前行的尷尬局面。

2.檔案管理制度亟待完善

制度是檔案管理具體工作的標(biāo)準(zhǔn)和原則。檔案管理制度亟待完善，一方面，是當(dāng)前各個檔案管理部門大多都在沿用以往的檔案管理制度，這些檔案管理制度難以對新階段、新形勢下的檔案管理工作產(chǎn)生積極的指導(dǎo)作用；另一方面，是原有的檔案管理制度本身就存在一定的缺失，如，對檔案管理責(zé)任界定不清、檔案管理流程混亂，這樣就有可能導(dǎo)致的檔案管理不規(guī)范、缺乏計劃性以及檔案信息遺失等具體問題。

3.檔案管理資金投入不足

當(dāng)前，我國社會已經(jīng)步入了發(fā)展的快車道，政治、經(jīng)濟、文化、教育事業(yè)均取得了長足進步，但因為我國仍處于并將長期處于社會主義發(fā)展初級階段，建設(shè)資金仍嚴(yán)重不足，投入到檔案管理方面的資金也相對有限，在購置信息技術(shù)設(shè)備和管理軟件，改善檔案管理的軟硬件條件方面存在較大困難，阻礙了檔案管理創(chuàng)新化發(fā)展的步伐。

三、檔案管理創(chuàng)新的有效策略

當(dāng)前不斷變化的社會形勢，使得檔案管理創(chuàng)新發(fā)展已經(jīng)成為一種必然選擇。針對檔案管理創(chuàng)新發(fā)展所面臨的種種阻力，可以嘗試采取以下策略加以改進：

1.創(chuàng)新管理意識

創(chuàng)新是民族進步的永恒動力。一方面，要強化檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)的創(chuàng)新意識。使其清醒地認(rèn)識到創(chuàng)新發(fā)展是檔案管理不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢，力求在管理上采取有效策略和手段，推動整個檔案管理工作的創(chuàng)新；另一方面，要引導(dǎo)檔案管理部門員工準(zhǔn)確認(rèn)識到檔案管理創(chuàng)新的重要性。促使檔案工作人員要轉(zhuǎn)變原有的工作方法和作風(fēng)，為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展做出貢獻。

2.創(chuàng)新管理技術(shù)

信息技術(shù)是檔案管理創(chuàng)新的重要技術(shù)支持。要切實提高信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，搭建檔案管理信息化平臺，在節(jié)省檔案資料存放空間、降低檔案管理成本、確保檔案信息的完整性與時效性的同時，提高檔案信息服務(wù)的效率，使檔案信息能夠創(chuàng)造出更大的社會效益和經(jīng)濟效益。

3.創(chuàng)新資金運用

資金是檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的血脈。一方面，要盡量爭取發(fā)展資金。檔案部門要強化服務(wù)意識和服務(wù)功能，提高檔案部門的價值，力爭得到上級領(lǐng)導(dǎo)部門更多的重視，為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展?fàn)幦〉礁嗟陌l(fā)展資金；另一方面，要高效利用現(xiàn)有資金。將有限的資金運用到最重要的環(huán)節(jié)上去，盡量做到“花小錢辦大事”，有計劃性地改善檔案管理的現(xiàn)實條件。