檔案管理分類大全11篇

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合同檔案詳細記錄了風電企業的各項經濟活動，在企業制定年度預算、評估和審計等工作中發揮了重要的參考價值。調查發現，許多企業對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現合同檔案的科學分類和優化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業的合法權益。

1企業合同檔案的基本特征

對風電企業來說，企業運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。

1.1法律性

法律性是企業合同檔案的基本特征，也是區別于企業其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業經濟活動和維護企業法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發揮應有的作用。

1.2憑證性

近年來，風電行業蓬勃發展，風電企業在推動自身經濟發展的同時，也加劇了行業內競爭的激烈程度。部分企業為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業生產經營活動的真實記錄，對企業應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3規范性

規范性是企業合同發揮法律效力的必要條件，合同檔案的規范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的親筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發揮。因此，必須要嚴格按照相關的規定進行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4繁雜性

企業每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2企業合同檔案管理分類的優化措施

2.1強化企業合同檔案管理機制

建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業經營業務的發展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業發展向適應。從企業發展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業實現健康和持續發展。

2.2加強合同檔案之間的聯系

企業合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。

2.3實施合同檔案的統一編號

為了便于進行合同檔案的管理，風電企業在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。

2.4定期進行檔案材料的整理

合同檔案的管理是一項動態的工作，隨著企業各項業務的不斷開展，也源源不斷的產生了許多新的合同檔案。因此，風電企業在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。

3優化企業合同檔案管理分類的方法

3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。

3.2集分式分類表

我國企業的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業合同檔案管理分類的效率，與傳統的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優勢，這也是集分式分類方法在企業合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。

3.3分類表的使用方法

集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優勢得到完美的體現。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學區分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發揮著重要的作用。

4結語

在日趨激烈的行業競爭環境中，合同檔案成為關系到企業經營業務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規范化、科學化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應有價值的發揮。作為風電企業的管理者，應當重視合同檔案在企業經營發展中所發揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。

主要參考文獻

［1］藍玉超.新時期國有企業職工檔案管理工作存在的問題及對策［J］.蘭臺世界,2015(z3).

［2］蔣怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企業破產法》第十八條為切入點［J］.特區法壇,2016(5).

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當家庭之舟開始在生活的海洋中遠航之時，真實記錄和反映家庭生活歷史與家庭文化的家庭檔案也就相伴而生。本文就家庭檔案管理具有重要的意義和整理保管談談粗淺看法。

一、家庭檔案管理的作用和意義

1、家庭檔案是社會檔案財富的組成部份

作為社會“細胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個家庭的社會實踐和家庭事務活動情況，而且也較真實地反映了整個社會局部地區的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區的歷史狀況，制定本地區的社會經濟發展規劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉鎮企業家、私營企業主以及廣大社會個體的家庭檔案，可以作為研究、對比城鄉經濟發展狀況、社會風貌的典型資料。

2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據

俗話說“清官難斷家務事”。原因之一就是因為在家庭糾紛中，當事者多為“口說空話”，拿不出白紙黑字的真憑實據來。譬如，在現實生活中，兄弟分家多年后又為家庭財產分配問題發生糾紛，有的口角不止，有的引訟。假如我們重視了家庭檔案的建設，兄弟分別把分家時的財產分配清單保存下來，那就不致于會發生上述糾紛了，即使發生了糾紛，也不會使“清官”再為難了。

3、家庭檔案是家庭日常生活的助手

隨著社會生產和科學技術的飛速發展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經普及各個家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護這些家電，就需要把有關的圖紙、使用說明書、保修單等歸檔保存起來，否則，一旦出現什么故障會給家庭生活帶來許多不便，以致造成一定的損失。

4、休閑文化的一個重要組成部份

利用家史、自傳、回憶錄和家庭過去與現在的變化情況，可以對家庭成員，尤其是對子女進行教育。節假日或其他空余時間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實地記錄了長輩們在家庭事務和社會實踐活動中的一些經歷，即使他們與世長辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。

二、家庭檔案的分類整理與保管

（一）家庭檔案的收集

1、財產檔案――理財、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價證券、工資條、水電費支出記錄、保險憑據、借條、合同契約、貴重物品清單和發票等。

2、證件檔案――一旦遺失麻煩多。包括房產證、土地證、出生證、學生證、畢業證、學位證、工作證、結婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證和技術資格等級證書等。

3、說明書檔案――使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點、聯系電話等。

4、音像檔案――逝去的點滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個時期的照片，結婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。

5、保健檔案――創造幸福生活的基礎。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫療保健卡、B超、x光、cT等檢查結果及片子，心腦電圖、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫院處方、飲食禁忌等。

6、交友聯誼檔案――親情友誼連結的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號碼，老師、同事、同學名錄、來往書信、賀卡、明信片等。

7、個人履歷檔案――記錄下人生道路的堅實步伐。包括家庭成員的生日、結婚紀念日及入學、入團、入黨、應聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡歷、日記，獎狀、獎牌、獎章，各種考試的成績單。

8、榮譽檔案――熠熠如生、催人奮進。包括各種榮譽證書、獲獎證明、獎狀、獎牌、獎章、獎杯等。

9、珍藏品檔案――陶冶情操、修身養性的載體。包括家庭成員個人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學術論文、專著、在各類報刊發表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術品收藏，書報刊物收藏等等。

10、旅游檔案――開闊視野、愉悅身心。旅游景點門票、導游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機票、游覽日記等。

三、家庭檔案的整理與保管

1、家庭檔案的整理

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檔案分類就是依據一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區分，并形成相應的體系。檔案分類體現了人們對檔案的基本認識，是人類主觀意識的反映。

首先，要充分體現依法治檔的理念，中學學校檔案實體分類的體系結構、類目設置、序列編排要以《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施條例》等法規標準為依據，從實際出發，突出教學、學籍等檔案在中學學校檔案中的中心地位，強化行政、管理、安全、思政等各類型檔案的管理，使檔案工作科學、真實地反映學校管理工作全貌，全面系統反映新時期中學職能活動的新情況、新特點。

其次，要充分體現綜合性，學校檔案的分類體系是一項系統的工程，特別是面向中學具有普遍適用性的分類體系，涉及面廣，包括法律、法規、規章、技術標準、實施細則等多方面內容，并且要將檔案基礎標準、業務工作組織標準、管理工作程序標準和現代化設施技術標準準確應用到實踐中，使之符合高等學校檔案工作的現實需要和長遠發展。

再次，要確保具有操作性。我國檔案工作已經形成了以《檔案法》及其實施辦法為核心，各行業檔案管理規定為主干的法律體系，成為檔案工作的宏觀、原則、概括的導向，確立了檔案工作的基本目標。對于中學學校檔案工作來說，除了宏觀的導向外，還必須根據學校檔案工作的規律和特點建立具有操作性的工作規范，為中學學校檔案工作的開展提供微觀、具體、量化的保證。對于檔案分類來說，就是要在《中國檔案分類法》的指導下，堅持整體性、結構性、層次性、有序性、開放性的原則，擬定中學學校檔案的分類方法。

二、增強分類體系的科學性

科學性主要體現在兩個方面，一方面是從實踐的角度來看，要實事求是，符合學校檔案工作的實際；另一方面是從理論的角度來看，要遵循檔案基礎理論和形式邏輯原則。兩個方面要有機地結合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力爭實現分類表的全覆蓋。

首先要形成科學的概念體系。采用“學校檔案”這一具有綜合性的概念，學校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬學校檔案。中學學校檔案以中學全部檔案為對象，按照不同類型檔案形成的領域范疇以及特點，將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。

其次要把握檔案的形成規律和內容、特點，確定統一的實體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業務性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法――教育檔案分類表》（即信息分類）體系的協調。再次，確立科學的類目體系。類目設置必須有相對穩定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內不隨意改變，在類目名稱、檔號模式、標識符號等方面，力求做到準確、簡明、易懂、好記。

最后，類目排列，檔號結構的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到中學學校檔案記述和反映事物的本質屬性和非本質屬性的不同，嚴格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。

三、提高分類體系的適用性

首先，要具有適度的靈活性。中學具有多樣性的特點，不僅分初級和高級中學，還分普通中學和職業中學等。因此，中學學校檔案的分類體系在強調宏觀和總體原則統一的同時，采用多元、靈活的處理方法，照顧不同類型、規模、層次院校的特點。各?？梢栽诳偟姆诸愺w系基礎上，根據檔案工作的實際情況和發展水平，給各校在類目設置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。

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1 企業合同檔案的特征

要想分析企業合同檔案的分類管理，就必須掌握企業合同檔案的特征，具體包括以下幾點。

1.1 法律性

人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場競爭日益激烈的背景下，會引發較多的經濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權利的憑證，又是法院及仲裁機構處理和解決糾紛的一種法律依據。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規范特征

合同的簽訂、變更和終止等環節，必須要在合同法允許的范圍內執行，也因此，賦予了合同檔案規范的特征。就合同的內容和形式等方面而言，合同法均有明確規定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內容方面，對合同的當事人姓名、數量、價款和住所等一般條款做了明確規定；還特別規定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權益。

1.4 相關文件多

企業合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數量多

與行政機關相比，一個完備的企業，每年內制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業檔案分類表來看，主要是依據科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據我國合同法有關規定，適用于企業的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術合同及建設工程合同9種。依據有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規定中，確定其規則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規定中，未確定其規則及名稱的合同。本科會計畢業論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項

在把合同方案轉交至檔案室前，企業要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。

對合同編號實行統一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現簡便、快捷地查找相關合同材料。

移交前，由合同主辦部門統一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協調，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規定時間內，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉交至檔案室。

4 結語

企業合同檔案管理，對企業的發展起到極其重要的作用。傳統合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統計管理。對于企業合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現對于企業合同檔案的有效管理。由此得出結論，在企業合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業合同管理的需求，能夠在企業合同檔案的查找、使用及統計中達到顯著效果。

參考文獻

[1] 李林峰.企業合同檔案管理難點問題分析及建議[J].中國科技博覽，2013（20）：231.

[2] 王志偉.企業合同檔案管理初探[J].機電兵船檔案，2015（4）：40-43.

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一深入學習

八十年代末以來，我們為了跟上檔案工作標準化的步伐，學習了一些有關分類標引和主題標引的著作和分類法。經常反復學習的有1986年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標引手冊》，1988年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，1998年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，1999年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復學習中使用，又在使用中反復學習才能做好分類標引工作。

二全面返工

前面提到，我院著錄標引工作起步較早，當時只能按《中檔法》第一版做粗標引。待《中檔法》第二版出來時，絕大部分庫存檔案已著錄標引完畢，并輸入了計算機。粗標引的結果是成百上千個案卷標的是同一個分類號，很難達到分類檢索的要求?！吨袡n法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細目，原來的粗標引必須返工作細標引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結構、類別也有所調整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業復分表，增加了科技檔案復分表，取消了R基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動。這意味著，按第一版標引的不少類號必須報廢，重新按修改后的類目號標引。

我院的檔案內容涉及到《中檔法》A至U19個基本大類（其中工業基本大類N又分21個類）的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機上改一遍。

三處理難題

大家知道，一個單位確定做分類標引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標上分類號，否則建立的分類目錄或數據庫將是殘缺不全的，進行分類檢索時，未被標引的檔案就會漏檢。

孫鋼同志在《檔案著錄與標引手冊》中說分類法編制應做到：“有檔應有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中?！蔽覀冊趯嶋H標引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠遠沒有達到“有檔應有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標引人員最為難的一個問題。標引操作上還有一大難題是不必要的重復類目太多。一個事物或問題設了多個不同的類目，使標引人員弄不準用哪個類目號標引才對。

下面就談一下我們解決這兩個問題的作法和看法。

（一）對分類表欠缺類目號的解決方法

1采用上位類號標引。例如：關于人才開發問題的文件找不到相應的類號，可標BC4人事。又如：寶鋼燒結廠煙囪設計，從NG冶金類R和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標NG6133燒結廠燃燒系統。

2采用靠類標引。例如：關于法人代表的確定和變更的文件找不到相應的類號，可標與其接近的概念類號BC43干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設計，在NW62水泥廠基建類中和R4建筑工程設計中均無“車庫”類目號，可靠標NW6243水泥廠運輸基建。

3采用“其他”類號標引。在上位標引和靠類標引都不宜表達時，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在R類中卻無類目，若用上位標引，住宅小區的鍋爐房建筑只能標R4121作居住建筑的附屬工程，而商業區的供暖鍋爐房只能標R41421作商業建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質的建筑標成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用R4192“其他”建筑設計類號標引，就能達到同樣事物用同一類號標引的要求。

（二）重復類目的選用

在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因為檔案分類是按職能分工設類，在不同職能類中不能共用一個相同的類目號標引。例如：干部任免”在A黨務、BC行政、D軍事三個類目中都設了類目，就是必要的重復類目。但是，分類表中實際上還存在大量不必要的重復類目。之所以說它們是不必要的重復類目，筆者認為是編表時未嚴格按“共性集中”的原則設類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復設類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個就行了，但實際卻在5個大類中設了5個類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設了11個類目（有的還分若干細目）。R類本來就是建設檔案類，其中檔案館、居住建筑都設有類目，它們的共性都很強，用R類標引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標引，就不可能達到標引的一致性。為此，我們采取了以下做法：

1在主題專業大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標引。例如，R類是“城鄉建設、建筑業”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設各該專業的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業系統的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用R4121類（下面還有住宅、宿舍等細目）標引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛生、體育、科研、商業各大類下都設有居住建筑類目，這些系統用各自的居住類號標引他們的基建檔案也不為錯，但設計、施工部門為上列各系統做的居住設計、施工檔案就可能都用R類標引，這就出現了不一致問題。

2主題專業類目中雖有相應類目號，但若太粗，也可不用，而用相關大類中的具體類號標引。例如：R4124為“教育及科研建設”，但下邊并無科研建筑細目，而HA62“科研用房”下又分科研大樓、實驗室等，實驗室建筑就可用HA622標引。科研用房不多的單位也可用R4124做粗標引。這也要出現同一事物用不同類號標引問題。

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本科教學工作水平評估根據一定的指標體系，通過系統地收集高校的主要信息和材料，在進行科學分析的基礎上對高校辦學條件和教育教學質量等方面進行客觀評價。高等學校教學檔案是在教學活動中逐步累積形成的具有參考、利用和保存價值的原始記錄，它能夠完整、準確、真實地反映教學管理的全過程，揭示教學單位的教學質量和管理水平，是教學評估的基礎和依據。雖然教學檔案在評估指標體系中沒有單獨設立項目，但是評估指標體系中的大多數指標和觀測點都是以教學檔案為依據的，如教學計劃、教學大綱、試卷、成績、畢業論文等都是評估材料的重要依據。實踐證明，教學評估與教學檔案建設相輔相成、相互促進，教學檔案是教學評估的基礎和依據，同時教學評估又能促進教學檔案建設，提升教學檔案的價值和地位，教學評估工作為提升教學檔案建設水平帶來了新的契機。然而教學檔案材料具有內容豐富、類別復雜、涉及面廣的特點，這就使得教學檔案的詳細分類十分困難。如何根據教育教學規律建立行之有效的教學檔案分類標準是教學管理人員面臨的一個重要問題。

一、本科教學評估方案與高校教學檔案。

(一)本科教學評估方案與高校教學檔案的關系。

在高校教學水平評估方案中，一級指標有七項，其中與教學檔案明顯相關的指標占了三項，分別是：

1　專業建設與教學改革。包括專業、課程與實踐教學三個方面。這部分內容廣泛，是評估材料中的重點和難點。它主要反映專業的總體布局與結構是否合理。專業的設置是否適應社會的需要；改革教學方法與手段的效果：實踐教學內容的科學性和取得的效果等。

2　教學管理。包括管理隊伍與質量監控兩個二級指標。管理隊伍的情況可以從人事檔案中收集。質量監控部分主要就是觀測教學規章制度的建設與執行、各主要教學環節的質量標準和教學質量的監控。

3　教學效果。包括基本理論、技能、畢業論文、思想道德修養、體育、社會聲譽、就業七個二級指標。主要觀測學生基本理論與技能的實際水平、學生創新精神與實踐能力、論文質量、學生體質健康標準、畢業生就業率等。這部分內容比較復雜，涉及多個檔案體系，教學檔案是其中主要一個材料來源。

(二)本科教學評估體系下教學檔案的細化。

對照本科教學評估指標體系中關于教學檔案的指標，筆者根據實際工作情況，將院系教學檔案細化為如下四個方面。

1　基本教學文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和專業建設與教學改革的部分指標。對應的教學檔案具體包括教學計劃、教學大綱、教學進程安排、教師授課計劃書、教學任務書、教學日志及考勤表、課表等。

2　日常工作文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和教學效果指標。對應的教學檔案具體包括學籍管理、調課管理、學期各類教學總結、各類考試管理和其他日常文件。

3　主要教學環節文件：涵蓋教學評估方案中專業建設與家偶爾改革的部分指標和教學效果兩個指標。對應的教學檔案包括理論課程排課管理、教學改革、教材管理、實踐教學管理、畢業論文管理。

4　教學質量管理文件：涵蓋教學評估方案中專教學效果及教學管理兩個指標。對應的教學檔案包括包括教師教學質量監控管理、各類成績管理。

二、本科教學評估下的“高校院系教學檔案分類管理”運行機制研究

(一)教學檔案分類管理的原則。

1　真實性原則。教學檔案是歷史的原始記錄，必須真實、客觀、可信，因此，必須遵循檔案自然形成的規律進行分類，科學選擇分類方法，合理設置分類項目，從而使教學檔案能夠系統的反映出教學活動的本來面目。這是教學檔案分類管理的首要原則。

2　系統性原則。由于教學檔案是在處理教與學的各種活動中逐漸形成的，它的成分較多，縱橫關系錯綜復雜，因此，在進行教學檔案分類的時候必須遵循一定的邏輯規則，尤其要注意分類標準的一致性和縱橫關系的明確性。如我們在對教學檔案進行分類時縱向可以根據學年進行分類，橫向可以按照檔案職能進行分類，一旦確定分類方法以后，每次分類就都遵循同一標準進行，而不能第一次以學年縱向、職能橫向分類，第二次以職能縱向、學年橫向分類。這是教學檔案分類管理的根本性原則。

3　實用性原則。也是教學檔案分類管理的終極目標。教學檔案是為教育教學、科研和管理服務，它能夠提供詳盡完備的原始材料，發揮檔案的查考和憑證作用，所以在對教學檔案進行分類時就必須考慮其實用性。如根據學年進行教學檔案分類時，我們不能忽視檔案本身的職能特點而生搬硬套進行分類，而要注意檔案的可用性。

(二)教學檔案分類管理的一般方法。

在教學檔案分類管理的原則指引下，筆者認為可以采用如下方法對教學檔案進行分類。

1　按教學檔案的職能進行分類。教學檔案是一個復雜的整體，各種教學檔案的內容、性質、成分、形式各不相同，各有特點。據此，筆者根據本科教學評估方案，具體分析教學檔案的構成，針對不同檔案的特點，提出了按照教學檔案的職能進行分類的方法。按照教學檔案職能進行分類就是在本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面。

2　按學年――學期進行分類。在高校實行學年制具有悠久的歷史，早在12--13世紀大學的初建階段，就實行學年制的分科教學制度。我國高校經歷了學分制―學年制一學年學分制這樣一個過程。目前高校多數實行學年學分制這樣一種教學管理制度。它保留了學年制的整齊劃一等特點，為教學檔案按照年度進行分類提供了依據。按學年分類即意味著按學期分類，按學期分類其實是按學年分類的細化。現在高校分為春季和秋季兩類招生，然而無論哪一類別的招生，一個學年都要分為兩個學期，相應的教學檔案就可以在學年之下再根據不同的學期進行分類。

(三)本科教學評估下的“院系教學檔案分類管理體系”的具體措施。

在理清了本科教學評估與教學檔案的關系后，秉著教學檔案分類管理的原則和方法，筆者建立了如下的“院系教學檔案分類管理體系”。

首先，根據筆者提出的職能分工的要求，將本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面作為分類體系第一級別，分別予以編號，為1(基本教學文件)、2(日常工作文件)、3(主要教學環節文件)、4(教學質量管理文件)。

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1.1檔案管理人員對基礎工作不重視

檔案管理基礎工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應付了事。在一些企業里對檔案的認識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現缺失、分類不明等現象。檔案管理對企業是非常重要的，基礎工作做的不好導致檔案無法調取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。

1.2檔案的分類不合理

很多企業在檔案管理中出現分類不合理的現象，分類標準太過單一。有些檔案在分類時致使簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標注不全，使得檔案缺頁或者排序不當造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現各種問題。

1.3檔案的編號缺失或不準確

檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業中檔案管理還是按照傳統的進行編號，使得許多新的內容無法準確表達。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設計目錄，使得很多檔案無法被準確定義，丟失的部分無法確定，已經存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內容的確定。

1.4檔案管理缺少高素質的檔案管理人員

在許多企業中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結構是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應用，無法正確使用新的檔案管理系統。缺乏應用信息技術的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學習快，探索性強，能更好的操作信息管理系統，推進檔案管理系統的現代化。

二、如何加強檔案管理基礎工作的有效性

檔案管理基礎工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規范性準確性及有效性都有積極的意義。為了實現檔案管理的現代化就要正確對待檔案管理的基礎工作。切實的落實好每一步。

2.1提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識

在現實的工作中企業要加強對檔案管理基礎工作重要性的培訓，讓檔案管理人員清晰的認識到這份工作的重要，在觀念上強化基礎工作不容馬虎。在實際操作中也要做到準確規范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴格認真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質要高要求，在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業的正規程度。

2.2加強檔案管理的標準，使其更正規化系統化

檔案管理中重要的就是對檔案進行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統一的標準，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細致，關鍵詞區分更完善，就能大幅度提升查找的準確性和便捷性。建立關聯數據庫，加速檔案檢索速度。一個完善系統的檔案基礎工作是檔案管理工作系統高效運行的保障。當然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現代化發展的。那么引進現代化的信息技術和管理手段建立一套全面的檔案管理標準才能規范檔案管理基礎工作。有了較高標準的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認真，有利于提高檔案管理的查準率。標準一旦設立就要嚴格執行，否則就形同虛設。

2.3強化檔案管理信息系統

信息技術的快速發展使得它在檔案管理系統中發揮著重要的作用，檔案信息大多已經變成數字信息化。但信息管理系統還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現信息化的管理模式就要完善信息管理系統。首先在信息管理上要優化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統那就要不斷地進行更新，保持與現代技術的同步性，實現檔案管理工作的現代化。

2.4加大檔案管理的安全性

檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補漏，做到檔案管理心中有數。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎工作做好了才能保證檔案管理準確嚴密。

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1.促進檔案管理的規范化。

檔案管理基礎工作可以使檔案管理更加的規范化，檔案管理基礎工作主要是對檔案資料進行分類、整理、保管等一系列操作，認真、準確的完成檔案基礎工作可以簡化后續工作，加快提取有效的信息的速度和質量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類和編號，方便進行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規范。

2.提高檔案資料的準確性。

檔案管理基礎工作是后續檔案管理工作的基礎和依據，提高檔案管理基礎工作的準確性會對后續工作的進行有很好的幫助。特別是隨著計算機網絡技術的普及，檔案管理信息化建設已經成為必然的趨勢，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類等工作準確性就變的更加重要。

3.加快檔案管理的現代化進程。

當代社會，檔案管理工作現代化建設已經成為必然。檔案管理基礎工作與可檔案管理現代化建設是相輔相成的關系，在計算機網絡強大的引擎和運算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎工作的準確性和規范性，也減小了檔案管理現代化建設的工作量，保障了資料錄入的準確性。

二、檔案管理基礎工作中常見的問題

檔案資料的數量龐大，在進行整理和分類時，檔案管理工作人員的工作強度非常大，往往忽視了對檔案資料的檢查，在加上檔案管理機構對于檔案管理基礎工作不重視，就使檔案管理工作經常出現一些問題。

1.檔案管理基礎工作不受重視。

檔案管理基礎工作是對檔案資料進行整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，檔案管理的基礎工作往往工作強度很大，而且工作內容單一，容易使檔案管理工作人員產生枯燥乏味的感覺，從而引起對工作的抵觸或者是應付了事。此外，許多檔案管理機構對檔案管理基礎工作的重要性認識不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問題頻發，嚴重影響了檔案管理工作的正常進行，給后續整理工作造成影響。

2.檔案的分類不合理。

檔案資料分類不合理也是檔案管理基礎工作中常出現的問題。由于檔案資料數量龐大，檔案管理機構管理不到位，使檔案資料分類不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機構沒有規范的分類標準，在進行檔案分類時往往是盲目的按時間分類，忽視了檔案資料的內容，給檔案資料的查找帶來很大的困難，增加了檔案管理人員的工作強度。

3.檔案的編號不準確。

檔案編號就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨一無二的，但是在檔案管理工作中常常會出現一個編號多份檔案或者是一份檔案多個編號的問題，嚴重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。

4.缺少高素質的檔案管理人員。

許多檔案管理機構不重視人才的培養，造成高素質檔案管理人員嚴重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統的檔案管理模式工作，無法理解和應用信息化的檔案管理方法，對數字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發展。

三、加強檔案管理基礎工作的方法

檔案管理基礎工作對于整個檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機構必須采取科學有效的措施來加強檔案管理基礎工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節的準確性和規范性，保障檔案管理工作的正常進行。

1.提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識。

在檔案管理工作中由于檔案管理機構的不重視或者是檔案資料基礎工作工作強度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎工作，工作狀態散漫，檔案資料管理不規范，影響了檔案管理工作的正常進行，因此，檔案管理機構必須要加強對工作人員的教育和培訓，要讓每一個工作人員認識到檔案管理基礎工作的重要性，在工作中規范自己的行為，保證檔案資料的準確和規范。

2.加強檔案管理的標準，使其更正規化系統化。

檔案管理工作主要是對檔案進行分類、整理等一系列的工作過程，在對龐大的檔案資料進行整理時，往往會由于管理不到位而產生錯誤，影響了檔案管理的后續工作。此外，由于檔案管理機構的管理模式和規章制度各不相同，沒有統一的管理標準，在進行檔案資料的傳遞和共享時，會產生許多的問題。因此，必須要加強檔案管理的正規化、系統化建設。國家和各級政府要統一檔案管理制度，建立行業標準，各檔案管理機構要加強本單位的正規化建設，完善自身的管理體系，加強檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺性，在工作中嚴格遵守規章制度。

3.強化檔案管理信息系統。

信息技術的快速發展使得它在檔案管理系統中發揮著重要的作用，檔案信息大多已經變成數字信息化。但信息管理系統還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現信息化的管理模式就要完善信息管理系統。首先在信息管理上要優化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統那就要不斷地進行更新，保持與現代技術的同步性，實現檔案管理工作的現代化。

4.提高檔案管理的安全性。

確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎工作必不可少的一部分。檔案資料的數量龐大，在進行管理時會非常的困難，一些檔案管理工作人員會疏忽對檔案資料的檢查，無法及時的發現檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設，要定期的對檔案資料進行檢查和整理，一旦發現檔案資料損壞和丟失要及時采取補救措施，對于有條件的管理機構，要在檔案室安裝監控系統，確保檔案資料的安全。

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2、地質勘查數字化項目檔案管理制度有待加強。在檔案管理時，相關責任分散、不夠明確。缺乏對數字化項目檔案的管理合作，不同部門的檔案管理各自為政，不能將所有的數字化項目檔案進行有效的整合，使得地質勘查數字化項目檔案管理效率低下。

3、檔案管理水平有待提高。現階段的數字化項目檔案管理工作，管理工作人員的技能水平不高，對數字化項目的檔案管理工作認識不夠，相關職業技能和業務能力不強，不能有效的完成地質勘查數字化項目的檔案管理工作，所獲取的信息量小，對于檔案的二次利用效果低下。

4、地質勘查數字化項目檔案管理缺乏協調合作。地質勘查數字化項目的檔案管理工作需要，地勘企業各部門間沒有進行有效配合，沒能將數字化項目的檔案進行科學合理的整合分類，使得數字化項目檔案管理工作進展不夠順利管理水平不高。

二、地質勘查數字化項目檔案管理建議

1、加強對地質勘查數字化項目檔案的分類整合。通過先進的計算機技術對地質勘查數字化項目檔案進行科學合理的分析、收集和整理，從而增加檔案管理的有效性和檔案調用的有效性。

2、建立完善的檔案管理制度，拓寬檔案管理范圍?？茖W完善的檔案管理制度是地質勘查檔案管理水平提升的重要因素，隨著地質勘查工作的不斷增多，地質勘察數字化項目的檔案就不斷增多。在地質勘察數字化項目檔案管理過程中，完善的項目檔案管理制度能夠有效增加地質勘察數字化項目檔案管理的工作效率，并將其他與數字化項目檔案有關的工作納入到檔案管理中去。增加檔案管理范圍。

3、加強對先進計算機技術的創新，加強相關人員培訓。隨著地質勘查數字化項目檔案管理工作的不斷進行，就需要對地質勘查數字化項目檔案管理的系統加以改進，提高項目檔案的管理水平。加強相關管理人員的職業技能培訓，從而實現地質勘查數字化項目檔案管理。

4、加強各部門間的配合，并做好檔案管理工作的監督和和指導。通過檔案管理部門和企業各部門間的有效合作能夠，提高企業檔案管理的效率和全面性，同時，上級檔案管理部門需要做足對下級檔案管理部門的監督和指導工作，并制定相關的責任制度，對出現的數字化項目的檔案管理失誤人員進行合理的懲罰。

篇（10）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-01

社會不斷發展，信息技術水平得到提升，且信息技術在檔案管理中也發揮著越來越重要的作用。傳統的檔案管理模式已經無法滿足現在社會檔案管理的實際需要，因此必須要有一種時效性、系統性和需求量都能滿足需要的管理技術模式。而數據挖掘技術的出現很好的改善了檔案管理的情況，保證了檔案資源得到合理的分類、收集與保留。

1 檔案管理中應用數據挖掘技術的價值分析

檔案記錄的內容都是極為重要的信息資料，且能夠在一定程度上反映出檔案管理人員的素質與智慧。隨著信息技術以及計算機水平的提高，數據挖掘技術逐漸被應用到檔案信息管理中，使傳統的檔案管理模式發生了轉變，并促進了檔案管理水平的提升，因此在檔案管理中應用數據挖掘技術具有重要的價值。

首先，其能夠使檔案管理更加安全。檔案資料中記錄的都是比較珍貴、具有一定歷史價值的資料，檔案信息實體是其價值體現的重要載體。作為檔案管理人員應盡可能長時間的對檔案信息資源進行保存，更好的體現和增加其價值，并且提高檔案信息資源的使用頻率。但是這種情況下檔案信息資料的保存管理工作就會遇到一定的難度，使用的次數越多，檔案的壽命就會縮短。且在檔案管理工程中，保密性也是重要的工作熱藎如果檔案信息泄露，相關信息會暴露，工作人員的隱私權等也會受到不利的影響，使檔案管理與使用之間存在著一定的問題。而在檔案管理中使用數據挖掘技術能夠很好地防止出現這種情況，使檔案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技術進行檔案管理還能減少檔案管理的成本支出，提高管理效率。數據挖掘技術的應用能夠在很大程度上彌補傳統檔案管理的不足，提高檔案管理的效率及水平。應用數據挖掘技術也能夠節省時間，使信息處理更加快速。在檔案信息管理過程中，檔案鑒定是極為重要的工作內容，以往的檔案鑒定都是通過檔案管理人員的經驗進行的，主觀性較強，而數據挖掘技術的應用能夠在很大程度上避免因管理人員主觀因素使有價值的檔案出現丟失等現象，能夠實現定量化的檔案管理，保證檔案鑒定更加科學、有依據。

2 數據挖掘技術在檔案管理中的應用

2.1 檔案分類

檔案分類就是依據一定的標準規范，對檔案進行不同種類的劃分，通過檔案分類能夠將不同種類以及性質的檔案分開。在檔案分類中應用數據挖掘技術，能夠更好地對檔案進行分類歸檔，使檔案檢索更加快速、有效。

在檔案分類分析中應用數據挖掘技術，一般是利用挖掘系統數據庫的分析功能，將所有對象劃分成為不同種類的工作過程。而在檔案管理中應用數據挖掘分類技術能夠在很短的時間內、在復雜的用戶信息中找到所需的，并結合信息利用者的特點進行分類。如使用者通過網絡訪問檔案館，數據挖掘技術就能自動保留使用者的訪問記錄，結合使用者的個人情況以及信息等進行科學的分類。由于利用者的自身特點以及喜好等是存在差異的，因此使用數據挖掘技術能夠使用戶信息更加準確的被使用，使信息的服務質量及水平得到提升。

2.2 檔案收集

在檔案收集中使用數據挖掘技術其實就是對數據庫中的數據進行科學的分析，并建立數據模型，對數據模型以及測試樣本之間的差異進行對比，在測試時，如果測試模型與數據模型之間有相似之處，就可以利用測試模型中的分類方法分類管理對象。數據挖掘技術需要科學的分析數據庫中的信息，保證描述方案的科學合理，有效描述已知的數據和概念模型等，并進行對比測試，如果多次測試后模型的準確性比較高，就可以將模型作為標準，對不同的對象進行科學的分類。檔案管理工作中信息收集是基礎性的工作，要實現個性化的檔案管理就需要先做好檔案信息的收集工作。如，檔案管理人員通過網絡調查問卷，將問卷內容輸入到數據庫中，其主要包括使用者的個人資料等。若有新使用者的信息需要輸入到數據庫中，程序可以結合檔案資料以及實際需要自動進行分析，明確用戶類型，使服務更加針對性、更加有效。

2.3 檔案保留

檔案保留是使用科學的手段對老員工的檔案進行有效保管，避免檔案出現流失。而科學的挖掘、分析和整合老員工檔案流失的情況，明確具體的原因，采用科學的措施方法，能夠有效防止人才出現流失。檔案管理中應用數據挖掘技術能夠使檔案管理的工作效率得到提升，并使檢索更加方便快捷，進而將檔案管理與人事管理相結合，更好地實現人事管理。

3 結 語

信息技術的發展推動了數據挖掘技術的進步，數據挖掘技術在很多方面都有廣泛的應用，能夠更好地促進信息事業的發展。在檔案管理中應用數據挖掘技術能夠使檔案管理的效率得到提升，檔案檢索更加科學有效，因此需要提高數據挖掘技術在檔案管理中的應用，使檔案事業更好的發展與進步。

主要參考文獻

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中圖分類號：F27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）07-248-02

一、前言

對于企業檔案管理而言，檔案管理分為內部檔案管理和外部檔案管理兩部分。其中內部檔案屬于企業的自有信息，往往涉及到企業的敏感信息的商業機密，這部分檔案一般都由企業內部檔案管理部門進行管理。而外部檔案主要是企業的一般經營管理信息和市場銷售信息等，這部分資料企業通常會提交給政府檔案管理部門進行保管。其目的除了供政府搜集企業信息之用，還有另外一個目的是降低企業檔案管理成本，提高企業檔案管理效率。所以，對于企業外部檔案，加強與政府溝通，或者政府支持，對做好企業檔案管理而言具有重要意義。

二、企業檔案管理應加強與政府職能部門的溝通

企業在檔案管理中，除了涉及企業核心機密的檔案，其他的檔案資料管理都應納入到政府檔案管理體系中?；谄髽I檔案管理的實際需要，加強與政府職能部門的溝通，是做好企業檔案管理質量的關鍵。為此，企業在檔案管理中要想獲得政府的支持，就要加強與政府職能部門的溝通，具體應從以下幾個方面入手：

（一）企業檔案管理應與政府檔案管理部門建立聯系

由于企業檔案中的絕大部分檔案資料在管理過程中需要納入到政府檔案管理體系中，所以企業在檔案管理中，應與政府檔案管理部門建立聯系，并建立良好的溝通，使政府檔案管理部門能夠掌握企業檔案資料信息，進而為后續管理提供有力幫助。

（二）企業檔案管理應掌握政府檔案管理流程

考慮到企業外部檔案需要納入到政府檔案管理的特點，企業在檔案管理中應掌握政府檔案管理流程，便于在實際檔案管理中積極配合政府主管部門做好企業檔案信息的整理和管理，達到進一步完善企業檔案管理工作和提高檔案管理質量的目的。因此，掌握政府檔案管理流程是爭取政府支持的關鍵。

（三）企業檔案管理行為應受政府的主管部門監管

基于企業檔案的特殊性，以及企業檔案管理的重要性，企業檔案管理行為必須受到政府主管部門的監管，只有保證這一點，才能提高企業檔案管理的有效性。因此，企業在檔案管理中應加強與政府的主管部門的溝通，積極將檔案管理行為納入到主管部門監管之下。

三、企業檔案管理應做好檔案資料的分類

在企業檔案管理中，要想獲得政府的支持，就要根據政府檔案管理規定，對企業的檔案資料進行合理分類，使企業中合格的檔案資料都能夠納入到政府檔案管理體系中，提高企業檔案管理的實效性。為此，做好檔案資料的分類，是企業檔案管理獲得政府支持的重要措施，具體應從以下幾個方面入手：

（一）企業檔案管理應對檔案資料進行準確分類

企業在檔案管理中，外部檔案納入到政府檔案管理體系中是十分必要的。為了實現這一功能，企業在檔案管理中應對檔案資料進行準確分類，并根據政府檔案管理規定進行分類，使企業歸檔資料能夠滿足政府檔案管理要求，進而獲得政府在檔案管理工作中的一系列支持。

（二）企業檔案管理應把握檔案資料分類原則

為了更好的滿足企業檔案管理需要，在企業檔案管理中，應根據政府檔案管理要求，把握檔案資料分類原則，將符合政府檔案管理要求的所有檔案都納入到政府檔案管理體系中，其中檔案資料的分類應把握針對性、全面性和合理性原則，保證檔案資料的分類達到預期目標。

（三）企業檔案管理應合理劃分企業內部檔案和企業外部檔案

考慮到企業經營管理的特殊性，在檔案管理過程中，企業內部檔案由于涉及企業機密，通常都是由企業自己的檔案管理部門保管。外部檔案由于不涉及機密信息，可以交由政府檔案管理部門進行統一管理。在這一過程中，合理劃分企業內部檔案和企業外部檔案是十分重要的。

四、企業檔案管理應引入政府管理機制

考慮到企業檔案管理的特殊性以及檔案管理的現實需求，政府的支持對提高企業檔案管理質量具有重要的促進作用?；谶@一現實需求，企業在檔案管理過程中要想獲得政府支持，就要積極引入政府管理機制，保證企業檔案管理取得實效，具體應從以下幾個方面入手：

（一）企業檔案管理應對政府管理職能有正確認識

企業在檔案管理中能否獲得政府支持，關鍵在于企業檔案管理能否對政府管理職能有正確認識。通過對政府檔案管理職能的了解，企業的檔案管理將會獲得有力支持，無論是在檔案管理有效性還是檔案管理的全面性上都能滿足實際需要。因此，加強對政府管理職能的認識很重要。

（二）企業檔案管理應根據實際需要引入政府管理機制

基于政府檔案管理的專業性，企業要想獲得政府在檔案管理上的支持，就要根據實際需要引起政府管理機制，保證企業檔案管理能夠在管理機制上更加完善，并達到預期要求，提高企業檔案管理的實效性，滿足企業檔案管理的實際需要，促進企業檔案管理的發展。

（三）企業檔案管理應執行政府檔案管理制度

在企業檔案中有一部分檔案不能轉入政府檔案管理體系，但是為了提高檔案管理的整體效果，并保證檔案管理的專業性，在企業內部檔案管理中也應執行政府檔案管理制度，保證企業內部檔案管理取得積極效果，滿足企業檔案管理的實際需求。因此，執行政府檔案管理制度是一種重要的管理方式。

五、企業檔案管理應根據政府要求進行保管和存放

在企業檔案管理中，有些企業缺乏專業的檔案保管場所，對于一些重要檔案的管理，企業自己租用場地進行保管和存放的成本相對較高。基于這一現狀，企業檔案管理部門應積極與政府相關部門溝通，獲得政府在此方面的支持。具體應做好以下幾個方面工作：

（一）企業檔案管理應與政府主管部門溝通，積極協調檔案保管場所

企業在檔案管理中，要想降低檔案保管成本并提高檔案保管的整體效果，就要在獲取政府支持的過程中，積極與政府主管部門溝通，利用政府的公共檔案管理場所實現企業檔案的保管和存放，滿足企業檔案管理的實際需要，達到提高企業檔案管理效果的目的。

（二）企業檔案管理應根據政府要求，對檔案進行統一保管和存放

在政府檔案管理要求下，檔案資料應進行統一保管和存放，這不但是為了提高檔案管理效果和降低檔案管理成本，同時也是推動企業檔案管理方式的轉變和改革。因此，企業檔案管理應根據政府要求，對檔案進行統一保管和存放，滿足檔案管理需要。

（三）企業檔案管理應加強與政府溝通，獲得政府的場地支持

在企業檔案管理中，檔案保管和存放場所十分關鍵?；谄髽I現有資源的薄弱性，企業在檔案管理中應加強與政府溝通，并努力獲得政府在場地上的支持，達到利用政府場地服務企業檔案管理的目的。

六、結論

通過本文的分析可知，對于企業檔案管理而言，檔案管理分為內部檔案管理和外部檔案管理兩部分。其中內部檔案屬于企業的自有信息，往往涉及到企業的敏感信息的商業機密，這部分檔案一般都由企業內部檔案管理部門進行管理。而外部檔案主要是企業的一般經營管理信息和市場銷售信息等，這部分資料企業通常會提交給政府檔案管理部門進行保管。其目的除了供政府搜集企業信息之用，還有另外一個目的是降低企業檔案管理成本，提高企業檔案管理效率。所以，對于企業外部檔案，加強與政府溝通，或者政府支持，對做好企業檔案管理而言具有重要意義。

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